Konkursa “Ideju kauss 2024” dalībnieku personas datu apstrādes drošības noteikumi
Konkursa “Ideju kauss 2024” dalībnieku personas datu apstrādes drošības noteikumi
I. Vispārīgie jautājumi
1. Šie personas datu apstrādes drošības noteikumi (turpmāk –Noteikumi) nosaka kārtību, kādā Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra (turpmāk- LIAA) nodrošina Konkursa “Ideju kauss 2024“ (turpmāk – Konkurss), kas norisinās no 2024. gada 3. septembra līdz 12. decembrim, dalībnieku datu apstrādi, to drošību un aizsardzību. Lai nodrošinātu Konkursa norisi, LIAA var piesaistīt Apstrādātāju, kas LIAA vārdā veic personas datu apstrādi atbilstoši šiem noteikumiem.
2. LIAA veikto personas datu apstrādi, kas nav regulēta Noteikumos, regulē LIAA privātuma politika (pieejama šeit: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxx).
3. Noteikumos lietoti termini:
3.1. Personas dati – Dalībnieka vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs;
3.2. Dalībnieks – fiziska persona kas reģistrējusies dalībai Konkursā;
3.3. Apstrāde – jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana;
3.4. Apstrādātājs – fiziska vai juridiska persona, kas XXXX vārdā veic personas datu apstrādi atbilstoši Noteikumiem. Pasākuma ietvaros LIAA apstrādātāji ir SIA “Alpha Baltic Media” (reģ. Nr. 40103170420) un SIA “Helve” (reģ. Nr. 40103350017), kas apstrādā personas datus Pasākuma organizēšanai un vadīšanai;
3.5. Trešā persona – fiziska vai juridiska persona, publiska persona, aģentūra vai struktūra, kura nav datu subjekts.
4. Šo noteikumu mērķis ir sniegt pilnīgu informāciju Dalībniekam par tā Personas datu apstrādes mērķiem un tiesisko pamatu.
II. Personas datu apstrādes mērķis
5. Personas datu apstrādes mērķi:
5.1. lai reģistrētu Dalībnieka dalību un nodrošinātu piedalīšanos Konkursā (vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs);
5.2. Kvalificēšanās de minimis atbalstam (vārds, uzvārds, personas kods, e-pasta adrese, deklarētā dzīves vieta, faktiskā dzīves vieta);
5.3. Konkursa organizatoriskās un operatīvās informācijas apmaiņas nodrošināšana (vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs);
5.4. nodrošināt Konkursa publicitāti, popularizēšanu un sabiedrības informēšanu par Konkursa norisi (fotofiksēšana un videofilmēšana Konkursa norises laikā).
5.5. Konkursa 2. kārtas prezentācijas tiks ierakstītas un ieraksti tiks izmantoti vērtējumu pārbaudei.
III. Personas dati reģistrācijai Konkursā
6. Reģistrāciju Konkursam Dalībnieks veic izmantojot platformu xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx, kurā Dalībnieks ievada savus personas datus, ja vien nav ievadījis iepriekš, un apstiprina iepazīšanos ar Noteikumiem. Dalībniekam aizliegts ievadīt citu personu personas datus, ja vien tas tieši nav paredzēts šajos Noteikumos.
7. Reģistrējoties Konkursam Dalībnieks nodod šādus savus personas datus: vārds, uzvārds, tālr. numurs, e-pasta adrese, loma komandā un kompetences.
8. Aizpildot pieteikumus de minimis atbalstam 2. kārtā un finālā: vārds, uzvārds, personas kods, e- pasta adrese, deklarētā dzīves vieta, faktiskā dzīves vieta.
9. LIAA saglabā tiesības ierobežot vai liegt piekļuvi Konkursā vai Konkursa pasākumos jebkurai personai, par to informējot, gadījumos ja personas darbības varētu radīt augstu risku citu fizisku personu tiesībām un brīvībām
IV. Personas datu vākšanas, glabāšanas un dzēšanas termiņi
10. Personas datu vākšana un turpmāka apstrāde tiek veikta laika posmā no 2024. gada 3. septembra līdz 2024. gada 12. decembrim (konkursa noslēguma datums).
11. Personas dati tiek glabāti, apstrādāti tikai tādā apjomā un termiņā, cik tas nepieciešams šajos noteikumos noteikto mērķu izpildei:
11.1. šo noteikumu 7.punktā norādītie personas dati - līdz 2034.gada 31. decembrim;
11.2. vārds, uzvārds, personas kods, e-pasta adrese, deklarētā dzīves vieta, faktiskā dzīves vieta - līdz 2034.gada 31. decembrim;
11.3. Fotofiksēšanas un videofiksēšanas materiāli – 10 gadi, saskaņā ar MVU projekta Vienošanās par Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanu, Nr. 0.0.0.0/0/00/X/000 īstenošanu.
11.4. Dalībnieka vārds, uzvārds, e-pasta adrese – patstāvīgi, lai sniegtu informāciju Dalībniekam par citiem LIAA organizētajiem pasākumiem.
11.5. Konkursa 2. kārtas prezentāciju ieraksti tiks saglabāti 10 gadi saskaņā ar normatīvo aktu prasībām Eiropas Savienības fondu projekta īstenošanas jomā.
12. LIAA dalībnieka personas datus (vārdu, uzvārdu) pēc atsevišķa pieprasījuma var nodod Eiropas Savienības struktūrfondu uzraudzībā iesaistītajām iestādēm uzraudzības funkciju veikšanai.
V. Dalībnieka piekrišana personas datu apstrādei
13. Dalībnieks, iesniedzot personas datus un reģistrējoties Konkursam, apliecina, ka ir iepazinies ar Noteikumiem, kā arī apliecina, ka ir piekritis savu personas datu apstrādei, ievērojot Noteikumos noteikto apjomu, mērķi un termiņus un Ministru kabineta noteikumi Nr. 715. par de minimis atbalsta uzskaites un piešķiršanas kārtību.
14. Bez Dalībnieka personas datu apstrādes LIAA nevar nodrošināt Dalībnieka dalību Konkursā.
15. Ja Dalībnieks atsauc savu piekrišanu personas datu apstrādei, tad tiek dzēsti visi Dalībnieka iesniegtie personas dati, izņemot tos gadījumus, kuros nav iespējams personas datus dzēst tehnisku iemeslu dēļ vai tas rada nesamērīgi lielas pūles (piemēram, jau nodrukātu materiālu gadījumā, publiskotas fotogrāfijas vai audiovizuālie materiāli), kā arī izņemot tos, kuru apstrādi paredz normatīvie akti.
VI. Fotofiksēšana
16. Piesakoties Konkursam sabiedrības interese nosaka, ka Konkursa norises laikā Dalībnieks var tikt fotografēts un filmēts (regulas 6. panta 1. punkta “e” apakšpunkts) .
17. LIAA ir tiesīga fotofiksācijas un videofiksācijas rezultātā radīto materiālu kopumā vai pa daļām izmantojot 5.4. minētajiem mērķiem.
18. Dalībniekam ir tiesības pieprasīt no LIAA informāciju par trešajām personām, kurām nodotas tiesības izmantot fotofiksācijas un videofiksācijas rezultātā radīto materiālu.
19. Dalībnieks var iebilst pret šajā sadaļā noteiktajām darbībām un pieprasīt pārtraukt tās tikai gadījumā, ja konkrētajā fotogrāfijā vai videomateriālā Dalībnieks ir tieši identificējams, un LIAA ir tehniski iespējams dzēst konkrēto Dalībnieku un/vai neizmantot konkrēto fotogrāfiju vai videomateriālu.
VII. Dalībnieka tiesības
20. Dalībnieka tiesības:
20.1. jebkurā laikā pieprasīt LIAA informāciju par Xxxxxxxxxx, kas noteikta Regulas 13. pantā;
20.2. piekļūt attiecīgajiem datiem un saņemt Regulas 15. pantā noteikto informāciju, sazinoties ar LIAA;
20.3. pieprasīt no LIAA Dalībnieka personas datu labošanu, dzēšanu vai personas datu apstrādes ierobežošanu, vai tiesības iebilst pret šādu apstrādi atbilstoši Regulas 17. pantam un 21. pantam.
VIII. LIAA pienākumi veicot personas datu apstrādi
21. LIAA personas datu apstrādes ietvaros nodrošina:
21.1. informāciju Dalībniekam saskaņā ar Regulas 13.pantu;
21.2. tehnisko un organizatorisko pasākumu veikšanu personas datu drošībai un aizsardzībai;
21.3. saņemot atbilstošu pieprasījumu no Dalībnieka, xxxxx vai dzēst tā sniegtos personas datus.
22. LIAA apņemas bez kavēšanās paziņot Dalībniekam par personas datu aizsardzības drošības pārkāpumu, gadījumā, ja personas datu aizsardzības pārkāpums varētu radīt augstu risku fizisku personu tiesībām un brīvībām.
23. LIAA saglabā tiesības jebkurā laikā koriģēt šos Noteikumus.
IX. Saziņa un Dalībnieka tiesību īstenošanas kārtība
24. Dalībnieks var īstenot savas tiesības, tostarp tiesības iebilst vai uzdot LIAA jautājumus, rakstiski sazinoties ar LIAA, rakstot uz xxxxx@xxxx.xxx.xx
25. Ja mainās Dalībnieka sniegtā personas datu informācija, Dalībnieks ir tiesīgs pieprasīt labot (koriģēt) savus personas datus, sazinoties ar LIAA.
X. Apstrādātājs, kas LIAA vārdā apstrādā personas datus
26. Konkursa administratīvās organizēšanas gaitā, atbilstoši nepieciešamībai, LIAA var piesaistīt citus apstrādātājus (identifikācijas karšu izgatavotājus, pasākumu organizētājus, Sistēmas uzturētājus, fotogrāfus u.c.) slēdzot ar tiem līgumus, kuros tiks ietverts nosacījums par šo noteikumu ievērošanu
27. Apstrādātājs veic Dalībnieka personas datu apstrādi saskaņā ar šajos noteikumos noteikto apstrādes mērķi, un:
27.1. nevāks, neizmantos un neizpaudīs Dalībnieka personas datus, ja vien to neparedz normatīvie akti vai tas nav nepieciešams, normatīvajos aktos paredzētu tiesību, interešu aizsardzībai;
27.2. veicot datu apstrādi, īstenos atbilstīgus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu datu aizsardzību;
27.3. nodrošinās, ka personas, kuras ir pilnvarotas apstrādāt datus, ir apņēmušās ievērot konfidencialitāti;
27.4. nodrošinās datu nepieejamību trešajām personām un nekavējoši informēs par gadījumiem, kad nepilnvarotām vai trešajām personām radās pieeja personas datiem;
27.5. nodrošinās, ka jebkura fiziska persona, kas darbojas Apstrādātāja pakļautībā un kam ir piekļuve personas datiem, tos neapstrādās bez Apstrādātāja norādījumiem.
28. Ja LIAA Konkursa administratīvajā organizēšanā piesaista citus apstrādātājus, kas veic personas datu apstrādi, tad LIAA var nodot tiem tādus personas datus, ko LIAA ieguvusi un apstrādā Pasākuma ietvaros saskaņā ar Noteikumiem. Apstrādātājs nodrošina LIAA piekļuvi citiem apstrādātājam nodotajiem personas datiem. Ja tiek piesaistīts cits apstrādātājs, tad LIAA nodrošina, ka šim citam apstrādātajam tiks uzlikts pienākums ievērot šos noteikumus.
XII. Apstrādes drošības prasības
29. Ņemot vērā tehnikas līmeni, īstenošanas izmaksas un apstrādes raksturu, apmēru, kontekstu un nolūkus, kā arī dažādas iespējamības un smaguma pakāpes riskus attiecībā uz Dalībnieka tiesībām un brīvībām, LIAA un apstrādātājs īsteno atbilstīgus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu atbilstošu drošības līmeni.
30. Personas datu obligāto tehnisko aizsardzību LIAA un apstrādātājs īsteno ar fiziskiem un loģiskiem aizsardzības līdzekļiem, nodrošinot:
30.1. aizsardzību pret fiziskās iedarbības radītu personas datu apdraudējumu;
30.2. aizsardzību, kuru realizē ar programmatūras līdzekļiem, parolēm, šifrēšanu, kriptēšanu un citiem loģiskās aizsardzības līdzekļiem.
31. Apstrādājot personas datus, LIAA un apstrādātājs nodrošina:
31.1. pilnvarotu personu piekļūšanu pie tehniskajiem resursiem, kas tiek izmantoti personu datu apstrādei un aizsardzībai (tajā skaitā pie personas datiem);
31.2. to, ka informācijas nesējus, kuros ir personas dati, apstrādā tām pilnvarotas personas;
31.3. to, ka personas datu apstrādē izmantotos resursu pārvieto tam pilnvarotas personas.