Satura rādītājs
III PIELIKUMS. FINANŠU UN LĪGUMA NOTEIKUMI
Šis pielikums attiecas uz 1. pamatdarbību “augstākā izglītība” – KA131-HED saistībā ar viena saņēmēja dotāciju nolīgumiem.
Satura rādītājs
I. TĀDĀM BUDŽETA KATEGORIJĀM PIEMĒROJAMIE NOTEIKUMI, KURU PAMATĀ IR VIENĪBAS IEMAKSAS 2
II. TĀDĀM BUDŽETA KATEGORIJĀM PIEMĒROJAMIE NOTEIKUMI, KURU PAMATĀ IR FAKTISKI RADUŠOS IZMAKSU ATLĪDZINĀŠANA 9
III. PROJEKTA PASĀKUMU ATTIECINĀMĪBAS NOSACĪJUMI 12
V. DOTĀCIJU SAMAZINĀJUMS NEKVALITATĪVAS, DAĻĒJAS VAI NOVĒLOTAS ĪSTENOŠANAS GADĪJUMĀ 13
VII. DOTĀCIJAS SAŅĒMĒJA PĀRBAUDES UN APLIECINOŠO DOKUMENTU IESNIEGŠANA 15
I. TĀDĀM BUDŽETA KATEGORIJĀM PIEMĒROJAMIE NOTEIKUMI, KURU PAMATĀ IR VIENĪBAS IEMAKSAS
I.1. Vienības iemaksu atbilstības nosacījumi
Ja dotācija tiek piešķirta vienības iemaksas veidā, vienību skaitam jāatbilst šādiem nosacījumiem:
• vienībām jābūt faktiski izmantotām vai iegūtām Īpašo nosacījumu I.2.2. punktā paredzētajā laikposmā,
• vienībām jābūt nepieciešamām projekta īstenošanai vai iegūtām tajā,
• vienību skaitam jābūt nosakāmam un pārbaudāmam, jo īpaši pamatotam ar šajā pielikumā paredzēto uzskaiti un dokumentāciju.
I.2. Vienības iemaksu aprēķins un apliecinošie dokumenti
A. Ceļa izdevumi
Pēc noklusējuma izcelsmes vieta ir vieta, kurā atrodas nosūtītāja organizācija, savukārt pasākuma norises vieta ir vieta, kurā atrodas saņēmēja organizācija. Ja tiek paziņota cita izcelsmes vai pasākuma norises vieta, saņēmējam jānorāda šīs atšķirības iemesls.
Ja ceļa izdevumi nav radušies vai tie ir finansēti no citiem ES līdzekļu avotiem, kas nav programma “Erasmus+” (piemēram, mobilitātes dalībnieks jau atrodas pasākuma norises vietā saistībā ar citu pasākumu, kas nav finansēts saskaņā ar Nolīgumu), saņēmējam par šo situāciju attiecīgi jāziņo, izmantojot “Erasmus+” ziņošanas un pārvaldības rīku katram atbilstošajam mobilitātes gadījumam. Šajā gadījumā netiks piešķirts dotācijas atbalsts ceļa izdevumiem.
(a) Dotācijas summas aprēķins par ceļa izdevumiem: dotācijas summu aprēķina, dalībnieku skaitu katrā attāluma diapazonā reizinot ar vienības iemaksu, kas piemērojama attiecīgajam attāluma diapazonam un pārvietošanās veidam (standarta vai zaļais), kā norādīts Nolīguma IV pielikumā. Vienības iemaksa uz attāluma diapazonu atbilst dotācijas summai, kas paredzēta ceļa izdevumiem turp un atpakaļ starp izbraukšanas vietu un ierašanās vietu. Zaļo ceļojuma veidu (vilciens, autobuss, koplietošanas automobilis) gadījumā piemēro “zaļā ceļojuma” vienības iemaksas, pretējā gadījumā piemēro standarta ceļojuma vienības iemaksas.
Vienības iemaksas par ceļa izdevumiem ir piemērojamas jebkādai personāla mobilitātei. Studentu mobilitātei vienības iemaksas par ceļa izdevumiem piemēro
a) nosūtītājām iestādēm no tālākajām ES dalībvalstīm un programmas asociētajām trešām valstīm un reģioniem (tālākie reģioni, Kipra, Islande, Malta) un aizjūras zemēm un teritorijām, b) dalībniekiem, kam ir mazāk iespēju attiecībā uz studentu īstermiņa mobilitāti, un c) dalībniekiem, kas dodas uz programmas neasociētajām trešām valstīm, izņemot programmas neasociētajām trešām valstīm no 13. un
14. reģiona. Pēdējā c) gadījumā saņēmēji var nolemt neveikt ceļa izdevumu vienības iemaksu, izņemot tiem dalībniekiem, kam ir mazāk iespēju. Kritērijiem attiecībā uz noteikumu nesniegšanu ir jābūt taisnīgiem (nodrošināt vienlīdzīgu attieksmi), pārredzamiem, dokumentētiem un publicētiem iestādes tīmekļa vietnē.]
Lai noteiktu piemērojamo attāluma diapazonu, saņēmējam jānorāda attālums vienā virzienā, kas aprēķināts, izmantojot Komisijas tīmekļa vietnē pieejamo tiešsaistes attāluma kalkulatoru:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx.
Saņēmējs “Erasmus+” ziņošanas un pārvaldības rīkā aprēķina ceļa dotāciju summas, pamatojoties uz piemērojamām vienības iemaksu likmēm.
(b) Izraisītājnotikums: notikums, kas rada tiesības saņemt dotāciju, ir tas, ka dalībnieks ir faktiski piedalījies pasākumā.
(c) Apliecinošie dokumenti
- Apliecinošie dokumenti personālam: pasākuma apmeklējuma pierādījums saņēmējas organizācijas parakstīta paziņojuma veidā, kurā ietverti arī virtuālie komponenti jauktas mobilitātes gadījumā un kurā norādīts dalībnieka vārds un uzvārds, pasākuma mērķis, kā arī tās apstiprinātais fiziskās mobilitātes pasākuma sākuma un beigu datums.
- Apliecinošie dokumenti studentiem: saņēmējas organizācijas izdoti dokumentāri pierādījumi, kuros ietverti arī virtuālie komponenti jauktas mobilitātes gadījumā un kuros norādīts:
• studenta vārds un uzvārds,
• apstiprinātais fiziskās mobilitātes pasākuma sākuma un beigu datums
šādā formātā:
- sekmju izraksts (vai tam pievienota izziņa), ja īstenota mobilitāte mācību nolūkos,
- stažēšanās sertifikāts (vai tam pievienota izziņa), ja īstenota mobilitāte stažēšanās nolūkos.
Turklāt, ja izmanto ilgtspējīgus transportlīdzekļus (zaļi ceļojumi): par apliecinošiem dokumentiem tiks uzskatīts apliecinājums, ko parakstījusi persona, kura saņem ceļa izdevumu dotāciju, un nosūtītāja organizācija. Dalībniekiem jābūt informētiem par pienākumu saglabāt ceļošanas apliecinājumu (transporta biļetes) un pēc pieprasījuma to iesniegt saņēmējam.
B. Individuāls atbalsts
(a) Dotācijas summas aprēķins studentiem: dotācijas summu aprēķina, katra studenta fiziskās klātbūtnes dienu/mēnešu skaitu reizinot ar vienības iemaksu, kas piemērojama par dienu/mēnesi attiecīgajā saņēmējā valstī, kā norādīts Nolīguma IV pielikumā. Finansētās ceļā pavadītās dienas var pievienot, ja tas attiecas uz konkrētu pasākumu, nepārsniedzot programmas vadlīnijās noteiktos limitus.
Nepilnu mēnešu gadījumā ilgtermiņa mobilitātei dotācijas summu aprēķina, nepabeigtā mēneša dienu skaitu reizinot ar 1/30 no vienības iemaksas mēnesī, ieskaitot piemaksu summas.
Ja tiek īstenota augstākās izglītības studentu mobilitāte stažēšanās nolūkos starp ES dalībvalstīm un programmas asociētajām trešām valstīm un uz programmas neasociētajām trešām valstīm no 13. un 14. reģiona, studentam un nesenajam absolventam jāsaņem individuālā atbalsta ikmēneša piemaksa par stažēšanos.
Studentiem un nesenajiem absolventiem, kam ir mazāk iespēju piedalīties mobilitātē, ir jāsaņem piemaksa par mazāku individuālā atbalsta iespēju skaitu, ja viņi atbilst valsts līmenī noteiktajiem atbilstības kritērijiem.
Piemaksas par stažēšanos un mazākām iespējām ir kumulatīvas attiecībā uz studentu ilgtermiņa mobilitāti starp ES dalībvalstīm un programmas asociētajām trešām valstīm un uz programmas neasociētajām trešām valstīm no 13. un
14. reģiona.
Gadījumos, kad studenti un nesenie absolventi nesaņem atsevišķu ceļošanas atbalsta budžeta kategoriju, viņiem ir tiesības saņemt finansējumu ilgtspējīgu transportlīdzekļu izmantošanai, kā norādīts programmas vadlīnijās. Apliecinošos dokumentus skatīt iedaļā par atbalstu ceļa izdevumiem.
Sākuma un beigu datumus aprēķina šādi:
• sākuma datums ir pirmā diena, kad studentam jāatrodas saņēmējā organizācijā (pirmais kurss / pirmā diena darbā / atklāšanas pasākuma vai valodas un starpkultūru kursu pirmā diena),
• beigu datums ir pēdējā diena, kad studentam jāatrodas saņēmējā organizācijā (sesijas / kursa / darba / obligātā apmeklējuma perioda pēdējā diena).
Dotācijas summas aprēķins personālam: dotācijas summa tiek aprēķināta, reizinot katra dalībnieka fiziskās klātbūtnes dienu skaitu ar vienības iemaksu, kas piemērojama par dienu attiecīgajā saņēmējā valstī, kā norādīts Nolīguma IV pielikumā. Finansētās ceļā pavadītās dienas var pievienot, ja tas attiecas uz konkrētu pasākumu, nepārsniedzot programmas vadlīnijās noteiktos limitus.
“Daļējas nulles dotācijas mobilitātes” gadījumā augstākās izglītības mobilitātē, ko atbalsta iekšpolitikas līdzekļi, dalībniekiem ir jāsaņem individuāls atbalsts uz minimālo mobilitātes laiku, izņemot pilnībā nefinansēto mobilitāti (“nulles dotācijas mobilitāte”).
Studentu un personāla uzturēšanās ilguma izmaiņas:
• ja paredzamais uzturēšanās periods ir ilgāks, nekā noteikts dotācijas nolīgumā, saņēmējs var:
o vai nu grozīt dotācijas nolīgumu mobilitātes perioda laikā, lai tajā tiktu ņemts vērā ilgākais uzturēšanās periods, ja vien ir pietiekams atlikušās dotācijas apmērs,
o vai īstenotā mobilitātes perioda laikā vienoties ar dalībnieku, ka papildu dienu skaits tiks uzskatīts par nulles dotācijas periodu (nefinansēts periods),
o dotācijas summu nevar palielināt pēc mobilitātes beigām,
• ja apstiprinātais uzturēšanās ilgums pārsniedz dotācijas nolīgumā noteikto, papildu dienas uzskatāmas par nulles dotācijas periodu,
• attiecībā uz studentu ilgtermiņa mobilitāti — neskarot minimālā atbilstošā ilguma ievērošanu, gadījumos, kad apstiprinātais uzturēšanās ilgums ir īsāks par dotācijas nolīgumā noteikto, saņēmējs rīkojas šādi:
o ja atšķirība starp apstiprināto ilgumu un dotācijas nolīgumā norādīto ilgumu ir lielāka par piecām dienām, saņēmējam ir jāprecizē ilgums “Erasmus+” ziņošanas un pārvaldības rīkā, norādot apstiprināto ilgumu (t. i., sākuma datumu un beigu datumus, kas norādīti sekmju izrakstā vai stažēšanās sertifikātā), un dotācija tiks pārrēķināta,
o savukārt, ja atšķirība ir piecas vai mazāk dienu, saņēmējam “Erasmus+” ziņošanas un pārvaldības rīkā jāsaglabā dotācijas nolīgumā norādītais ilgums (t. i., dotāciju nepārrēķina).
• ja uzturēšanās periods tiek pārtraukts, pārtraukuma periods netiek ieskaitīts, aprēķinot individuālā atbalsta dotāciju. “Nepārvaramas varas” izraisītas pārtraukšanas gadījumā dalībniekam jāļauj turpināt pasākumus pēc pārtraukuma (ja iespējams, ievērojot šajā nolīgumā paredzētos nosacījumus),
• ja dalībnieks izbeidz nolīgumu ar saņēmēju nepārvaramas varas dēļ, dalībniekam ir jābūt tiesībām saņemt dotācijas summu, kas atbilst vismaz faktiskajam mobilitātes perioda ilgumam. Visi atlikušie līdzekļi jāatmaksā saņēmējam, ja vien abas puses nevienojas citādi.
(b) Izraisītājnotikums: notikums, kas rada tiesības saņemt dotāciju, ir tas, ka dalībnieks konkrētajā laikposmā ir faktiski piedalījies pasākumā.
(c) Apliecinošie dokumenti:
Apliecinošie dokumenti darbiniekiem: pasākuma apmeklējuma pierādījums saņēmējas organizācijas parakstīta paziņojuma veidā, kurā ietverti arī virtuālie komponenti jauktas mobilitātes gadījumā un kurā norādīts dalībnieka vārds un uzvārds, pasākuma mērķis, kā arī tās apstiprinātais fiziskā sākuma un beigu datums.
Apliecinošie dokumenti studentiem: saņēmējas organizācijas izdoti dokumentāri pierādījumi, kuros ietverti arī virtuālie komponenti jauktas mobilitātes gadījumā un kuros norādīts:
• studenta vārds un uzvārds,
• apstiprinātais mobilitātes pasākuma fiziskā sākuma un beigu datums šādā formātā:
- sekmju izraksts (vai tam pievienota izziņa (dalības izziņa)), ja īstenota mobilitāte mācību nolūkos,
- stažēšanās sertifikāts (vai tam pievienota izziņa (dalības izziņa)), ja īstenota mobilitāte stažēšanās nolūkos.
Apliecinošie dokumenti jauktajai mobilitātei un dalībai jauktajās intensīvajās programmās: jāizmanto iepriekš minētie parastie dokumenti.
Apliecinoši dokumenti par piemaksu mazāku iespēju gadījumā: pierādījums par atbilstību vienam valsts kritērijam. Valsts kritēriju ietvaros kā apliecinošu dokumentu ir atļauts izmantot pašdeklarāciju.
d) Ziņošana
Dalībniekiem mobilitātes pasākumos jāsniedz atsauksmes faktiskas informācijas veidā un novērtējums par pasākuma periodu, tā sagatavošanu un turpmākajiem pasākumiem. Iesniedzot atsauksmes, dalībniekiem jāizmanto standarta tiešsaistes anketa, ko nodrošina Eiropas Komisija (dalībnieka ziņojums).
Dalībniekiem, kuri neiesniedz ziņojumu, var pieprasīt daļēji vai pilnībā atmaksāt finanšu iemaksu, kas saņemta no programmas “Erasmus+”.
C. Organizatoriskais atbalsts
Dotācijas summas aprēķins par organizatorisko atbalstu mobilitātei: dotācijas summu aprēķina, reizinot kopējo mobilitātes pasākumos iesaistīto dalībnieku skaitu (t. i., neatkarīgi no tā, vai viens un tas pats dalībnieks ir iesaistījies mobilitātē vienreiz vai vairākkārt) ar piemērojamajām vienības iemaksām, kā norādīts Nolīguma IV pielikumā.
Kopējais organizatoriskā atbalsta aprēķinā ietverto dalībnieku skaits ietver visus studentus un personālu, kas piedalās nosūtīto personu mobilitātē, tostarp personas, kas saņem “Erasmus+” ES līdzekļu nulles dotācijas visam mobilitātes periodam, kā arī uzaicināto personālu no uzņēmumiem, kas piedalās uzņemto personu mobilitātē. Kopējais organizatoriskā atbalsta aprēķinā vērā ņemto personu skaits neietver personas, kas pavada dalībniekus uz pasākumu.
Dotācijas summas aprēķināšana jauktajam intensīvajam programmas organizatoriskajam atbalstam: dotācijas summu aprēķina, reizinot apvienotās intensīvās programmas dalībnieku (apmācāmo) kopējo skaitu, kas tiek uzņemti ar studentu mācību vai personāla apmācības mobilitātes pasākumiem, ar piemērojamo vienības iemaksu, kā norādīts nolīguma IV pielikumā un ievērojot programmas vadlīnijās noteiktos ierobežojumus.
(b) Izraisītājnotikums: notikums, kas rada tiesības saņemt dotāciju, ir tas, ka dalībnieks ir faktiski piedalījies pasākumā un jaukto intensīvo programmu gadījumā minimālais nepieciešamais mobilo apmācāmo dalībnieku skaits ir piedalījies pasākumā
(c) Apliecinošie dokumenti:
Tie paši apliecinošie dokumenti, kas norādīti individuālā atbalsta iedaļā. Jaukto intensīvo programmu gadījumā apmeklējuma pierādījums, kurā norādīts dalībnieku (apmācāmo) vārds un uzvārds un fiziskā pasākuma sākuma un beigu datums.
d) Ziņošana
Organizatoriskais atbalsts mobilitātei:
- pastāv 10 % pielaide, proti, organizatoriskā atbalsta dotāciju nedrīkst samazināt, ja kopējais studentu un personāla mobilitātes gadījumu skaits ir mazāks nekā Nolīguma II pielikumā noteiktais mobilitātes gadījumu skaits, un šī atšķirība ir 10 % vai mazāk,
- ja galīgā ziņojuma posmā īstenoto mobilitātes gadījumu skaits ir lielāks par II pielikumā paredzēto, dotācijas summa organizatoriskajam atbalstam nepārsniegs maksimālo II pielikumā noteikto summu.
Mobilitātes pasākumi: saņēmējam jāziņo par veikto pasākumu.
Organizatoriskais atbalsts jauktajām intensīvajām programmām: saņēmējam jāziņo par veikto pasākumu.
D. Iekļaušanas atbalsts organizācijām
(a) Dotācijas summas aprēķins: dotācijas summu aprēķina, reizinot dalībnieku kopskaitu ar iekļaušanas atbalstu mobilitātes pasākumos ar piemērojamo vienības iemaksu, kā norādīts Nolīguma IV pielikumā.
(b) Izraisītājnotikums: notikums, kas rada tiesības saņemt dotāciju, ir tas, ka dalībnieks ir faktiski piedalījies pasākumā un saņēmis dalībnieku iekļaušanas atbalstu.
(c) Apliecinošie dokumenti: apliecinoši dokumenti, kas apliecina iekļaušanas atbalsta izmaksu dalībniekiem, kā norādīts šā pielikuma II.2.A iedaļā.
E. Tiešsaistes lingvistiskais atbalsts (OLS)
- Saņēmējam jānodrošina, ka piekļuve OLS tiek piešķirta visiem atbilstīgajiem dalībniekiem (cik drīz vien iespējams pēc viņu atlases mobilitātes pasākumam).
- Dalībnieki var apmeklēt tik daudzus valodu kursus OLS rīkā pieejamajās izvēles valodās (un veikt novērtējumus), cik vēlas, ņemot vērā, ka augstākās izglītības dalībniekiem, kuri piedalās ilgtermiņa pasākumos (14 dienas vai ilgāk) starp dalībvalstīm, tomēr vajadzētu OLS rīkā veikt pašnovērtējumu savā mobilitātes valodā.
- OLS jāizmanto laikposmā starp OLS piekļuves piešķiršanu un mobilitātes pasākuma beigām.
- Saņēmējam jāuzrauga, kā dalībnieki izmanto tiešsaistes lingvistisko atbalstu, pamatojoties uz informāciju, kas sniegta, izmantojot saistītos pārvaldības rīkus.
- Saņēmējam jādara viss iespējamais, lai nodrošinātu, ka atlasītie dalībnieki aktīvi izmanto visus piekļuves veidus OLS (kas ietver gan novērtējumus, gan kursus).
- Parakstot individuālo mobilitātes dotācijas nolīgumu, mobilitātes dalībnieki apņemas valodas apguvei veltīt nepieciešamo uzmanību, pirms mobilitātes (un, ja nepieciešams, tās laikā) izmantojot OLS valodas novērtējumu un kursus, ja tādi ir piešķirti. Augstākās izglītības dalībnieki, kas piedalās ilgtermiņa pasākumos (14 dienas vai ilgāk) starp dalībvalstīm, pirms izbraukšanas apņemas veikt sākotnējo novērtējumu mobilitātes valodā.
- Saņēmējam jārīkojas saskaņā ar OLS pakalpojumu sniedzēju nodrošinātajām
OLS izmantošanas vadlīnijām.
- Saņēmējam savos ziņojumos jāziņo par izmantoto valodas novērtējumu un kursu skaitu.
- Ja starpposma un galīgā ziņojuma iesniegšanas brīdī ir vērojams būtisks neizmantoto OLS piekļuvju skaits, VA var nolemt ņemt to vērā projekta rezultātu izvērtēšanā attiecībā uz saņēmēju.
II. TĀDĀM BUDŽETA KATEGORIJĀM PIEMĒROJAMIE NOTEIKUMI, KURU PAMATĀ IR FAKTISKI RADUŠOS IZMAKSU ATLĪDZINĀŠANA
II.1. Faktisko izmaksu atlīdzināšanas nosacījumi
Ja dotācija tiek piešķirta faktisko izmaksu atlīdzināšanai, jābūt izpildītiem šādiem nosacījumiem:
(a) tās rodas saņēmējam;
(b) tās rodas I.2.2. punktā noteiktajā laikposmā;
(c) tās ir norādītas II pielikumā sniegtajā provizoriskajā budžetā vai tiek atzītas par attiecināmām pēc budžeta līdzekļu pārvietošanas, ko veic saskaņā ar I.17. punktu;
(d) tās rodas saistībā ar projektu, kā aprakstīts II pielikumā, un ir nepieciešamas projekta īstenošanai;
(e) tās ir nosakāmas un pārbaudāmas, jo īpaši tās ir iegrāmatotas saņēmēja grāmatvedības dokumentos un ir noteiktas saskaņā ar tās valsts spēkā esošajiem grāmatvedības standartiem, kurā saņēmējs ir reģistrēts, un saskaņā ar saņēmēja parasto izmaksu uzskaites praksi;
(f) tās atbilst piemērojamo nodokļu un sociālās jomas tiesību aktu prasībām;
(g) tās ir saprātīgas, pamatotas un atbilst pareizas finanšu pārvaldības principam, jo īpaši attiecībā uz saimnieciskumu un efektivitāti;
(h) tās nesedz ar vienības iemaksu, kas aprakstīta šā pielikuma I iedaļā.
II.2. Faktisko izmaksu aprēķins
A. Dalībnieku iekļaušanas atbalsts
a) Dotācijas summas aprēķins: dotācija ir faktiski radušos attiecināmo izmaksu atlīdzība 100 % apmērā.
b) Attiecināmās izmaksas:
Šīs papildu izmaksas ir tieši saistītas ar dalībniekiem, kam ir mazāk iespēju, un viņus pavadošajām personām, un tās nevar segt no individuālā atbalsta piemaksas dalībniekiem, kam ir mazāk iespēju. Šo izmaksu mērķis jo īpaši ir segt papildu finansiālo atbalstu, kas vajadzīgs dalībniekiem ar fiziskiem, garīgiem vai ar veselību saistītiem traucējumiem, lai viņi varētu piedalīties mobilitātē, kā arī sagatavošanās vizītēs.
Finansējums pavadošajām personām pirmajās 60 dienās ir balstīts uz vienības izmaksām personāla mobilitātei (atbalsts ceļa izdevumu segšanai, individuālais atbalsts). Tāpat kā dalībniekam, ja ceļa izdevumu atbalsta vienības izmaksas nesedz vismaz 70 % no pavadošās personas reālajiem ceļa izdevumiem, var tikt piemēroti noteikumi par lielu ceļa izdevumu ārkārtas izmaksām. Ja uzturēšanās ārvalstīs pārsniedz 60 dienas, dotācijas postenis “Dalībnieku iekļaušanas atbalsts” tiks aprēķināts, pamatojoties uz reālajām uzturēšanās izmaksām pēc 60. dienas.
Pēc dalībnieku atlases līdzekļus dalībnieku iekļaušanas atbalstam var darīt pieejamus divējādi. Saņēmējs var vai nu iesniegt VA finansējuma pieprasījumu, vai arī pārvietot budžeta līdzekļus saskaņā ar I.17. punktu.
c) Apliecinošie dokumenti: saņēmējas vai nosūtītājas organizācijas parakstīti dokumenti, kuri pamato dalībnieka iekļaušanas atbalsta nepieciešamību un kuros norādīts dalībnieka vārds, uzvārds, pasākuma mērķis, kā arī tā sākuma un beigu datums, dokumenti par plānotajām reālajām izmaksām un to apstiprinājumu VA un] saistīto izmaksu maksājuma pierādījums, proti, rēķini, kuros norādīts rēķina izdevējiestādes nosaukums un adrese, summa un valūta, kā arī rēķina izrakstīšanas datums, un, ja nepieciešams, saņēmējas organizācijas parakstīti dokumenti, kuros norādīts pavadošās personas uzturēšanās apstiprinātais sākuma un beigu datums.
d) Xxxxxxxx: par katru šīs budžeta kategorijas izmaksu posteni saņēmējam ir jāpaziņo izmaksu veids un faktiskā radušos izmaksu summa.
B. Ārkārtas izmaksas
(a) Dotācijas summas aprēķins: dotācija ir šādu faktisko attiecināmo izmaksu atlīdzināšana 80 % apmērā.
(b) Attiecināmās izmaksas:
– izmaksas, kas saistītas ar priekšfinansējuma garantiju, ko iesniedz saņēmējs, ja šādu garantiju pieprasa VA, kā norādīts Nolīguma I.4.2. punktā,
– vislētākā, bet arī efektīvākā ceļojuma izmaksas, kas radušās atbilstīgiem dalībniekiem, par kuriem saskaņā ar standarta finansēšanas noteikumu tiek finansēts mazāk nekā 70 % no attiecināmajām izmaksām. Šo finansējumu studentiem un personālam var piešķirt tikai tad, ja viņiem ir tiesības saņemt atsevišķu ceļa izdevumu atbalsta dotāciju, kā norādīts I.2.A. punktā. Lielu ceļa izdevumu ārkārtas izmaksas aizstāj atsevišķu ceļa izdevumu dotāciju.
– finanšu garantijas ārkārtas izmaksu gadījumā saņēmējs var iesniegt VA finansējuma pieprasījumu. Pēc dalībnieku atlases līdzekļus lielu ceļa izdevumu ārkārtas izmaksu atbalstam var darīt pieejamus divējādi: saņēmējs var vai nu iesniegt VA finansējuma pieprasījumu, vai arī pārvietot budžeta līdzekļus saskaņā ar I.18. punktu.
(c) Apliecinošie dokumenti:
– finanšu garantijas izmaksu pierādījums, kuru izsniedz iestāde, kas saņēmējam sniedz šo garantiju, un kurā norādīts finanšu garantijas izdevējiestādes
nosaukums un adrese, garantijas izmaksu summa un valūta, kā arī garantijas izdevējiestādes juridiskā pārstāvja paraksts un datums,
– ceļa izdevumu gadījumā — saņēmējas vai nosūtītājas organizācijas parakstīti dokumenti, kuri pamato dalībnieka nepieciešamību pēc šīs dotācijas un kuros norādīts dalībnieka vārds, uzvārds, pasākuma mērķis, kā arī tā sākuma un beigu datums, dokumenti par plānotajām reālajām izmaksām un to apstiprinājumu VA un saistīto izmaksu maksājuma pierādījums, proti, rēķini, kuros norādīts rēķina izdevējiestādes nosaukums un adrese, summa un valūta, rēķina izrakstīšanas datums un ceļojuma maršruts,
(d) Ziņošana:
– attiecībā uz tiešajām izmaksām — par katru šīs budžeta kategorijas izmaksu posteni saņēmējam ir jāpaziņo izmaksu veids un faktiskā radušos izmaksu summa,
– attiecībā uz netiešajām izmaksām — ziņošana nav obligāta.
III. PROJEKTA PASĀKUMU ATTIECINĀMĪBAS NOSACĪJUMI
a) Saņēmējam jānodrošina, ka projekta pasākumi, par kuriem piešķirts dotācijas atbalsts, ir atbilstīgi saskaņā ar programmas “Erasmus+” vadlīnijās izklāstītajiem noteikumiem.
b) Nosakot atbilstību programmas vadlīnijās noteiktajam minimālajam atbilstīgo mobilitātes pasākumu ilgumam, netiks ņemts vērā ceļā pavadītais laiks.
c) Pasākumus, kas neatbilst programmas “Erasmus+” vadlīnijās izklāstītajiem noteikumiem (kurus papildina šajā pielikumā ietvertie noteikumi), VA jāatzīst par neatbilstošiem, un dotāciju summas, kas attiecas uz šiem pasākumiem, ir jāatmaksā pilnā apmērā. Minētās summas jāatlīdzina visās budžeta kategorijās, kurām piešķirta dotācija attiecībā uz pasākumu, kas atzīts par neatbilstīgu.
d) Saņēmējam ir atļauts līdz 20 % no pēdējās piešķirtās projekta dotācijas, kas norādīta
I.3.1. pantā, izmantot nosūtīto studentu un personāla mobilitātei uz programmas neasociētajām trešām valstīm (budžeta daļa starptautiskajai mobilitātei). Šajā budžeta daļā ir iekļautas šādas budžeta kategorijas:
- starptautiskās studentu mobilitātes dotācijas: individuāls atbalsts un atbalsts ceļa izdevumu segšanai,
- starptautiskās personāla mobilitātes dotācijas: individuāls atbalsts un atbalsts ceļa izdevumu segšanai,
- mobilitātes organizatoriskais atbalsts: aprēķināts, pamatojoties uz starptautiskās mobilitātes gadījumu skaitu, kur rādītājs uz vienu starptautisko mobilitāti ir projekta vidējais organizatoriskais atbalsts katrai mobilitātei,
- organizāciju iekļaušanas atbalsts.
Reālo izmaksu budžeta kategorijas (dotāciju posteņi) “Dalībnieku iekļaušanas atbalsts” un “Lielu ceļa izdevumu ārkārtas izmaksas” netiek ņemtas vērā starptautiskās mobilitātes budžeta daļas aprēķinos — ne kā daļa no kopējās projekta dotācijas, ne kā daļa no paziņotajiem starptautiskajiem mobilitātes līdzekļiem.
IV. GALĪGAIS ZIŅOJUMS
Galīgo ziņojumu izvērtēs kopā ar dalībnieku ziņojumiem, izmantojot vienotu kvalitātes kritēriju kopumu, galveno uzmanību pievēršot:
- apmēram, kādā projekts tika īstenots saskaņā ar dotācijas nolīgumu,
- apmēram, kādā projekts tika īstenots to kvalitātes un atbilstības prasību ziņā, kas noteiktas “Erasmus” Augstākās izglītības hartā un piemērojamā(-os) iestāžu nolīgumā(-os),
- apmēram, kādā mobilitātes dalībniekiem paredzētās dotācijas summas ir tiem pārskaitītas saskaņā ar līguma noteikumiem, kas izklāstīti nolīgumā, kurš noslēgts starp saņēmēju un dalībnieku atbilstīgi Nolīguma V pielikumā ietvertajām veidnēm.
Galīgajam ziņojumam kopumā var tikt piešķirti maksimāli 100 punkti. Ja VA uzskata, ka projekta īstenošana neatbilst saņēmēja kvalitātes saistībām, VA var papildus vai alternatīvi saņēmējam pieprasīt noteiktā laikposmā izstrādāt un īstenot rīcības plānu, lai nodrošinātu, ka tiek ievērotas piemērojamās prasības. Ja saņēmējs līdz noteiktajam termiņam rīcības plānu neīsteno pieņemamā veidā, VA var ierosināt Eiropas Komisijai atcelt saņēmējam piešķirto “Erasmus” Augstākās izglītības hartu.
V. DOTĀCIJU SAMAZINĀJUMS NEKVALITATĪVAS, DAĻĒJAS VAI NOVĒLOTAS ĪSTENOŠANAS GADĪJUMĀ
VA var konstatēt projekta nekvalitatīvu, daļēju vai novēlotu īstenošanu, pamatojoties uz saņēmēja iesniegto galīgo ziņojumu (tostarp mobilitātes pasākumos iesaistīto individuālo dalībnieku ziņojumiem).
Turklāt VA var ņemt vērā arī informāciju, kas saņemta no jebkura cita atbilstīga avota, pierādot, ka projekts nav īstenots saskaņā ar līguma noteikumiem. Citi informācijas avoti
var būt uzraudzības apmeklējumi, akreditācijas starpposma ziņojumi, dokumentu pārbaudes vai pārbaudes uz vietas, ko veic VA.
Ja galīgajā ziņojumā rādītāji kopumā nepārsniedz 60 punktus, VA var samazināt dotācijas galīgo summu organizatoriskajam atbalstam, pamatojoties uz nekvalitatīvu, daļēju vai novēlotu darbības īstenošanu, pat ja visi paziņotie pasākumi bija attiecināmi un faktiski notika. Tādā gadījumā dotācijas samazinājums var atbilst:
- 10 %, ja galīgais ziņojums tiek novērtēts ar 50–60 punktiem,
- 25 %, ja galīgais ziņojums tiek novērtēts ar 40–50 punktiem,
- 50 %, ja galīgais ziņojums tiek novērtēts ar 25–40 punktiem,
- 75 %, ja galīgais ziņojums tiek novērtēts ar mazāk nekā 25 punktiem.
VI. IZMAIŅAS DOTĀCIJĀS
a) Dotācijas izmaiņas līdzekļu pārdales vai papildus pieejamo līdzekļu dēļ
Ja tiek pārdalīti augstākās izglītības mobilitātes līdzekļi vai ja VA rīcībā nonāk papildu līdzekļi piešķiršanai/pārdalei saņēmējiem, I.3.1 punktā norādīto dotācijas maksimālo kopsummu var palielināt ar nosacījumu, ka starpposma ziņojuma posmā ir noticis vai ir paredzēts, ka notiks liels skaits mobilitātes pasākumu vai ilgāki nosūtīto personu (tostarp, attiecīgā gadījumā, no uzņēmumiem uzaicinātā personāla) mobilitātes pasākumi. Kritēriji, saskaņā ar kuriem var tikt piešķirti papildu līdzekļi, ir šādi:
- Pirmā prioritāte – papildu līdzekļiem Ukrainas mobilitātes dalībnieku mobilitāšu īstenošanai;
- Otrā prioritāte – papildu līdzekļiem jaunu studentu (studiju un prakses) mobilitāšu īstenošanai;
- Trešā prioritāte – papildu līdzekļiem jaunu Kombinēto intensīvo programmu īstenošanai;
- Ceturtā prioritāte – papildu līdzekļiem jaunu personāla (docēšanas un profesionālās pilnveides) mobilitāšu īstenošanai;
- Piektā prioritāte – papildu līdzekļiem apstiprinātu mobilitāšu perioda pagarināšanai.
b) Dotācijas palielinājums iekļaušanas atbalstam un ārkārtas izmaksām
Tā kā augstākās izglītības jomā nav noteikuma par iekļaušanas atbalsta vai ārkārtas izmaksu pieprasīšanu pieteikuma posmā, saņēmējs var pieteikt papildu dotācijas atbalstu, tiklīdz ir atlasīti dalībnieki. Šādu iekļaušanas atbalstu VA var sniegt
dalībniekiem, kam ir mazākas iespējas, un viņu organizācijai vai ārkārtas izmaksu gadījumā, kā norādīts II.2.B punktā.
c) Līgumsaistību izmaiņas
Saskaņā ar Nolīguma I pielikuma II.13. punktu jebkādas dotācijas izmaiņas, kā noteikts iepriekš V iedaļas a) un b) punktā, ir noformējamas kā Nolīguma grozījumi.
VII. DOTĀCIJAS SAŅĒMĒJA PĀRBAUDES UN APLIECINOŠO DOKUMENTU IESNIEGŠANA
Saskaņā ar Nolīguma I pielikuma II.27. punktu var tikt veiktas saņēmēja pārbaudes un revīzijas saistībā ar Nolīgumu. Lai noteiktu galīgās dotācijas summu, ko saņēmējs ir tiesīgs saņemt, pārbaudes un revīzijas veic ar mērķi pārbaudīt, vai saņēmējs ir pārvaldījis dotāciju atbilstīgi Nolīgumā izklāstītajiem noteikumiem.
Visiem projektiem jāveic galīgā ziņojuma pārbaude. Papildus var tikt veikta arī projekta dokumentācijas pārbaude vai pārbaude uz vietas, ja projekta Nolīgums ir iekļauts VA izlasē, ko pieprasa Eiropas Komisija, vai ja VA ir to izvēlējusies selektīvai pārbaudei, pamatojoties uz veikto riska novērtējumu.
Galīgā ziņojuma pārbaudei un dokumentācijas pārbaudei saņēmējam VA jāiesniedz
I.2. punktā minēto apliecinošo dokumentu fiziskas vai elektroniskas kopijas, ja vien VA nepieprasa iesniegt oriģinālus. Pēc apliecinošo dokumentu oriģinālu analīzes VA tie jānodod atpakaļ saņēmējam. Ja saņēmējam nav likumīgu pilnvaru nosūtīt dokumentu oriģinālus galīgā ziņojuma vai dokumentācijas pārbaudēm, to vietā var nosūtīt apliecinošo dokumentu kopijas.
VA var pieprasīt saņēmējam iesniegt jebkāda veida pārbaudei vēl citus apliecinošos dokumentus vai pierādījumus, ko parasti pieprasa cita veida pārbaudei, kā norādīts Vispārīgo nosacījumu II.27. punktā.
Jāveic turpmāk minētās dažādās pārbaudes.
a) Galīgā ziņojuma pārbaude
Galīgā ziņojuma pārbaudi veic galīgā ziņojuma posmā VA telpās, lai noskaidrotu galīgo dotācijas summu, ko saņēmējam ir tiesības saņemt.
Saņēmēja galīgajā ziņojumā valsts aģentūrai jāiekļauj šāda informācija (attiecīgā gadījumā darbības formātā un attiecīgajā projektā):
• vienības iemaksas, kas izmantotas šādām budžeta kategorijām:
− organizatoriskais atbalsts,
− organizatoriskais atbalsts jauktajām intensīvajām programmām,
− atbalsts ceļa izdevumu segšanai,
− individuālais atbalsts,
− organizāciju iekļaušanas atbalsts
• faktiskās izmaksas budžeta kategorijās:
− dalībnieku iekļaušanas atbalsts
− ārkārtas izmaksas.
b) Dokumentācijas pārbaude
Dokumentācijas pārbaude ir apliecinošo dokumentu padziļināta pārbaude VA telpās, ko var veikt galīgā ziņojuma posmā vai pēc tā. Pēc pieprasījuma saņēmējam jāiesniedz valsts aģentūrai apliecinošie dokumenti par visām budžeta kategorijām.
c) Pārbaudes uz vietas
Pārbaudes uz vietas VA veic saņēmēja telpās vai citās atbilstošās telpās, kurās tiek īstenots projekts. Uz vietas veikto pārbaužu laikā saņēmējam jāsagatavo pieejami apliecinošo dokumentu oriģināli par visām budžeta kategorijām, lai tos varētu pārbaudīt valsts aģentūra, un jānodrošina valsts aģentūrai piekļuve projekta izdevumu iegrāmatošanai saņēmēja grāmatvedībā.
Pārbaudes uz vietas var notikt šādos veidos:
- pārbaude uz vietas projekta īstenošanas laikā. Šāda pārbaude tiek veikta projekta īstenošanas laikā, lai valsts aģentūra varētu nepastarpināti pārbaudīt visu projekta pasākumu un dalībnieku patiesumu un atbilstību,
- pārbaude uz vietas pēc projekta pabeigšanas. Šo pārbaudi veic pēc projekta pabeigšanas un parasti pēc galīgā ziņojuma pārbaudes,
- sistēmu pārbaude.
Sistēmu pārbaudi veic, lai noteiktu saņēmēja sistēmu tā regulāro dotāciju pieprasījumu iesniegšanai saistībā ar programmu, kā arī atbilstību saistībām, ko tas uzņēmies akreditācijas rezultātā. Sistēmu pārbaudi veic, lai noskaidrotu, vai saņēmējs ievēro īstenošanas standartus, ko tas apņēmies ievērot “Erasmus+” programmas ietvaros. Saņēmējam jāļauj valsts aģentūrai pārbaudīt visu projekta pasākumu un dalībnieku patiesumu un atbilstību, izmantojot visus dokumentāros līdzekļus, tostarp video un fotogrāfiskos ierakstus par veiktajiem pasākumiem, lai nepieļautu dubultu finansēšanu vai citus pārkāpumus.