Contract
PIELIKUMS “PIETEIKUMAM-LĪGUMAM”. Dalības noteikumi (turpmāk – Noteikumi) izstādē “BILTIM TEHNIKA 2023”. 1. IZSTĀDE. 32. starptautiskā tehnisko nozaru biznesa izstāde “BILTIM TEHNIKA 2023”, kuras norise plānota no 05.-07.10.2023 (trīs dienas). 2. ORGANIZATORS. SIA “A.M.L.”, xxx.xx. 42803005352. 3. IZSTĀDES NORISES VIETA. Biznesa centrs RĀMAVA, Izstāžu iela 11, Valdlauči, Ķekavas pagasts, Ķekavas novads, LV-1076, Latvija. 4. IZSTĀDES NORISES LAIKS. 4.1. Izstādes darba laiks (apmeklētājiem): 05.-07.10.2023., plkst. 10:00-17:00. 4.2. Izstādes darba laiks (dalībniekiem): 05.-07.10.2023., plkst. 09:45-17:15. 4.3. Liela izmēra eksponātu ievešana un montāža, tai skaitā eksponātu ievešana ar kravas mašīnām: 27.- 30.09.2023., plkst. 09:00-17:00 (trešdiena-piektdiena); 02.- 03.09.2023., plkst. 09:00-17:00 (pirmdiena-otrdiena). 4.4. Ekspozīcijas (gan iekštelpas, gan ārpuse) iekārtošana: 03.- 04.10.2023. plkst. 09:00-20:00 (otrdiena, trešdiena). 4.5. Ekspozīcijas (gan iekštelpas, gan ārpuse) papildināšana Izstādes norises dienās: 05.10.2023., plkst. 08:00-09:30 un 17:15-18:00 (ceturtdiena); 06.10.2023., plkst. 08:00-09:30 un 17:15-18:00 (piektdiena); 07.10.2023., plkst. 08:00-09:30 (sestdiena). 4.6. Ekspozīcijas demontāža un izvešana: 07.10.2023., plkst. 17:00-19:00 (sestdiena), izņemot liela izmēra tehnikas izvešanu (ar kravas mašīnām). 09.-11.10.2023., plkst. 09:00-17:00 (pirmdiena-trešdiena). 4.7. Lai turpinātu eksponātu ievešanas, ekspozīcijas iekārtošanas, demontāžas un izvešanas darbus ārpus Noteikumu punktā Nr.4 noteiktā laika, Dalībniekam tas iepriekš jāsaskaņo ar Organizatoru. 5. DALĪBNIEKS. Izstādes dalībnieks var būt juridiska vai fiziska persona, kas iesniedz pieteikumu dalībai Izstādē (turpmāk – Pretendents), kā piedāvātā produkcija un/vai pakalpojumi atbilst Izstādes tematikai un kas tos demonstrēs Izstādes apmeklētājiem ar savu personālu pašu nomātā laukumā, kas ir apņēmies ievērot un ievēro Noteikumus un citus Organizatora norādījumus, ko Organizators ir apstiprinājis dalībai Izstādē, un kas apmaksā Organizatora izrakstītus attiecīgus rēķinus (turpmāk – Dalībnieks). 6. IZSTĀDES TEMATIKA. Lauksaimniecībā un lopkopībā izmantojamā tehnika, aprīkojums, materiāli un pakalpojumi; Komunālā un industriālā tehnika un aprīkojums; Lauku celtniecībai un vides veidošanai paredzētā tehnika, materiāli un pakalpojumi, būvniecības un energoefektivitātes uzlabošanas materiāli un pakalpojumi; Mežsaimniecības tehnika, materiāli un pakalpojumi; Industriālā tehnika, materiāli un pakalpojumi; Tehnika noliktavām un iekraušanai; Tehnoloģiju inovācijas un pieredzes apmaiņa; Ar tehniku saistītā izglītība, zināšanas un prasmes; Transportlīdzekļi, to aprīkojums un serviss, degviela un tās uzglabāšanas risinājumi; Lauksaimniecības produktu pārstrāde, aprīkojums un pakalpojumi (pārtikai); Dārzs, dārzkopība (x.xx. stādi) un mājražojumi (pašrocīgi ražoti Latvijas lauku labumi, pārtika). 7. PIETEIKŠANĀS IZSTĀDEI. 7.1. Lai pieteiktos dalībai Izstādē, līdz 04.09.2023 Pretendents nogādā Organizatoram aizpildītu Pieteikumu-Līgumu. | ATTACHMENT TO “APPLICATION-AGREEMENT”. Terms of participation (further – the Terms) in the exhibition “BILTIM TEHNIKA 2023”. 1. EXHIBITION. The 32nd international business exhibition for technical industries “BILTIM TEHNIKA 2023”, which is planned to be held on 05.-07.10.2023 (three days). 2. ORGANIZER. A.M.L. SIA, Xxx.Xx 42803005352. 3. VENUE OF THE EXHIBITION. Business centre RĀMAVA, Xxxxxxx xxxx 00, Valdlauči, Ķekavas pagasts, Ķekavas novads, LV-1076, Latvia. 4. EXHIBITION HOURS. 4.1. Opening hours of the Exhibition (for visitors): 05.-07.10.2023, 10:00-17:00. 4.2. Opening hours of the Exhibition (for participants): 05.-07.10.2023, 09:45-17:15. 4.3. Arrangement and mounting of large-size exhibits, including delivery of exhibits using trucks: 27.- 30.09.2023, 09:00-17:00 (Wednesday-Friday); 02.- 03.09.2023., 09:00-17:00 (Monday-Tuesday). 4.4. Arrangement of the exposition (both inside and outside): 03.- 04.10.2023., 09:00-20:00 (Tuesday, Wednesday). 4.5. Adjustments of stands in the days of the Exhibition (both inside and outside): 05.10.2023, 08:00-09:30 un 17:15-18:00 (Thursday); 06.10.2023, 08:00-09:30 un 17:15-18:00 (Friday); 07.10.2023, 08:00-09:30 (Saturday). 4.6. Dismantling and removal of exhibits: 07.10.2023, 17:00-19:00 (Saturday), except for removal of large- size exhibits (with trucks). 09.-11.10.2023, 09:00-17:00 (Monday to Wednesday). 4.7. To continue exhibit arrangement, mounting, as well as dismantling and removal of the exposition during hours other than indicated under Clause 4 of these Terms, Participant in advance shall agree other hours with the Organizer. 5. PARTICIPANT. Participant of the Exhibition may be any organization or person who applies for participation in the Exhibition (hereinafter – the Applicant), whose type of production and/or services corresponds to the theme of the Exhibition and who will demonstrate its exhibits to the visitors with its own personnel in its own rented exhibition area, who has undertaken to comply and complies with the Terms and other Organizer’s instructions, whom the Organizer has admitted as qualifying for participation in the Exhibition, as well as who pays particular invoices issued by the Organizer (hereinafter – the Participant). 6. THEME OF THE EXHIBITION. Machinery, equipment, materials and services used in agriculture, animal husbandry; Utility and industrial machinery and equipment; Machinery, materials and services for rural construction and infrastructure improvement, materials and service for construction and efficiency improvement; Forestry machinery, materials and services; Industrial machinery, materials and services; Machinery for warehouses and lifting; Innovations of technologies and exchange of knowledge; Machinery related education, knowledge and skills; Transport, its equipment and services, Fuel and fuel storage solutions; Processing of agricultural products, equipment and services (for food); Garden, gardening (including seedlings) and homemade products (homemade rural goods and food from Latvia). 7. APPLICATION FOR THE EXHIBITION. 7.1. In order to apply for the participation in the Exhibition, until 04.09.2023 the Applicant shall deliver filled-in Application- Agreement form to the Organizer. |
7.2. Aizpildītais un iesniegtais Pieteikums-Līgums var būt elektronisks dokuments (.doc, .docx, .pdf), kas nosūtīts Organizatoram uz e- pasta adresi xxxxxxx@xxxxxx.xx), vai papīra formāta dokuments, kas nogādāts Organizatoram Izstādes ofisā.
7.3. Persona/-as, kas iesniedz Pieteikumu-Līgumu Pretendenta/Dalībnieka vārdā, apliecina, ka šīs personas ir tiesīgas iesniegt Organizatoram šo Pieteikumu-Līgumu Pretendenta/Dalībnieka vārdā.
7.4. Iesniedzot Pieteikumu-Līgumu, Pretendents/Dalībnieks apliecina, ka ir pilnībā iepazinies ar Pieteikumu-Līgumu un tā pielikumiem, tai skaitā šiem Noteikumiem, Pretendents/Dalībnieks tiem piekrīt un apņemas tos ievērot.
7.5. Pretendents/Dalībnieks, izdarot atzīmes Pieteikumā-Līgumā, ekspozīcijas laukumu var nomāt ar vai bez papildpakalpojumiem. Pēc Pieteikuma-Līguma iesniegšanas Organizatoram, Pretendents/Dalībnieks var precizēt nomai vēlamā laukuma parametrus, kā arī pieteikt papildpakalpojumus, nosūtot Organizatoram attiecīgu informāciju uz e-pasta adresi xxxxxxx@xxxxxx.xx.
7.6. Lai nodrošinātu vizuāli un saturiski kvalitatīvu, tehniskajām un normatīvajām prasībām atbilstošu Izstādes kopainu un Izstādes norisi, kā arī nodrošinātu sabalansētu un proporcionālu tehnikas, aprīkojuma, materiālu, izstrādājumu, citu preču grupu un pakalpojumu piedāvājumu un izvietojumu Izstādē, pēc Pieteikumu- Līgumu un papildus Pretendentu/Dalībnieku e-pastu saņemšanas, Organizators veic to apstrādi un izvērtēšanu (skatīt kopā ar punktiem Nr. 14.1.-14.6.). Apstiprinājums vai atteikums dalībai Izstādē katram Pretendentam tiks nosūtīts uz Pieteikumā-Līgumā norādīto Pretendenta/Dalībnieka e-pasta adresi.
7.7. Pēc Pieteikuma-Līguma un papildus Pretendentu e-pastu apstrādes, Pretendentiem, ko Organizators ir apstiprinājis dalībai Izstādē, Organizators (no e-pasta adreses: 1) Izstādes ofiss: xxxxxxx@xxxxxx.xx un/vai 2) Grāmatvedība: xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx) nosūtīs apstiprinājuma e-pastu, kā arī rēķinu/-us par saskaņotiem un apstiprinātiem pakalpojumiem uz Pieteikumā-Līgumā norādīto Pretendenta/Dalībnieka e-pasta adresi. Pēc apstiprinājuma e-pasta un rēķina nosūtīšanas Pieteikums-Līgums ir uzskatāms par līgumu, kas noslēgts starp Organizatoru un Dalībnieku (turpmāk abi kopā saukti – Puses), tai skaitā saskaņā ar šiem Noteikumiem un citiem Pieteikuma-Līguma pielikumiem.
7.8. Nepieciešamības gadījumā (piemēram, bet ne tikai – normatīvo prasību izmaiņu gadījumā) Organizatoram ir tiesības veikt izmaiņas plānotajā Izstādes norisē un Izstādes norises kārtībā. Tādā gadījumā Organizators pēc iespējas īsākā laika periodā informē Pretendentus/Dalībniekus par izmaiņām.
7.9. Savukārt, Pretendenti, kas vēlas pieteikties dalībai/tirdzniecībai Zonā C izvietotajā “Stādu, lauku labumu un mājražojumu tirdziņā” (t.i., kas Izstādes norises laikā tirgos stādus, pašrocīgi ražotus Latvijas lauku labumus, pārtikas produktus, u.c. pēc Organizatora ieskatiem izvēlētas preču kategorijas), piesakās dalībai Izstādē saskaņā ar “Dalības noteikumi izstādē “BILTIM TEHNIKA 2023” Zonā C izvietotajā “Stādu, lauku labumu un mājražojumu tirdziņā”” (piebilde – šie noteikumi ir tikai latviešu valodā). Pieteikumi dalībai/tirdzniecībai Zonā C tiek pieņemti tikai no Pretendentiem, kas reģistrēti Latvijas Republikā.
8. EKSPOZĪCIJAS LAUKUMA NOMA, IETVERTIE PAKALPOJUMI UN PAPILDPAKALPOJUMI.
8.1. Ekspozīcijas laukuma noma un citi papildpakalpojumi tiek uzskatīti par rezervētiem ar brīdi, kad Dalībnieks ir apmaksājis Organizatora izrakstītus attiecīgus rēķinus, izņemot – ja Puses ir atsevišķi vienojušās citādi.
8.2. Organizators negarantē Pretendenta/Dalībnieka izvēlētā pakalpojuma un/vai papildpakalpojuma izpildi, ja Pretendents/Dalībnieks dalībai Izstādē pieteicies un/vai papildpakalpojums pieteikts pēc 04.09.2023. Turklāt Organizators ir tiesīgs neizpildīt pakalpojumu un/vai papildpakalpojumu, ja līdz Organizatora paredzētajam pakalpojuma un/vai papildpakalpojuma izpildes brīdim Dalībnieks nav pilnībā norēķinājies ar Organizatoru par Dalībniekam izrakstītajiem rēķiniem (x.xx. par norēķiniem avansā par dalību Izstādē).
8.3. Detalizēta informācija par Organizatora piedāvāto ekspozīcijas laukumu nomas maksām, maksas papildpakalpojumu veidiem un to
7.2. The completed and submitted Application-Agreement may be an electronic document (.doc, .docx., .pdf), sent to the Organizer to the e-mail address xxxxxxx@xxxxxx.xx, or in paper format a document delivered to the Organizer to the Exhibition Office.
7.3. The person/-s submitting the Application-Agreement for and behalf of the Applicant/Participant confirm that these persons are entitled to deliver to the Organizer the Application-Agreement for and behalf of the Applicant/Participant.
7.4. By submitting the Application-Agreement, the Applicant/Participant confirms that he/she has fully read the Application-Agreement and its attachments, including these Terms, the Applicant/Participant agrees to them and undertakes to comply with them.
7.5. Applicant/Participant, by marking in the Application-Agreement form, can rent exhibition area with or without additional services. After submission of the Application-Agreement to the Organizer, the Applicant/Participant can specify (make changes to) the parameters of the exhibition area, as well as apply for additional services by sending particular information to the Organizer to the email address xxxxxxx@xxxxxx.xx.
7.6. In order to ensure that the overview of the Exhibition and the performance of the Exhibition is high-quality visually and in terms of content, is in accordance with technical and regulatory requirements, as well as to ensure a balanced and proportionate offer and layout of machinery, equipment, materials, other product groups and services at the Exhibition, after receiving Application- Agreements and additional e-mails from Applicants/Participants, the Organizer processes and evaluates them (see together with Clauses 14.1-14.6). Confirmation or rejection to participate in the Exhibition will be sent to each Applicant to the Applicant’s/Participant’s e-mail address specified in the Application-Agreement.
7.7. After the Application-Agreement and additional e-mails from the Applicant have been processed, to the Applicants, which the Organizer has approved for participation in the Exhibition, the Organizer (from email address: 1) Exhibition office: xxxxxxx@xxxxxx.xx and/or 2) Accounting: xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx) will send a confirmation e-mail, as well as an invoice about agreed and approved services to the Applicant’s/Participant’s e-mail address specified in the Application-Agreement. Thereafter, the Application-Agreement is considered as an agreement concluded between the Organizer and the Participant (further together called – Parties) in accordance with the Terms of participation and other attachments to the Application-Agreement.
7.8. If necessary (for example, but not only – in case of changes in regulatory requirements) the Organizer has the right to make changes in the planned course and arrangements of the Exhibition. In this case, the Organizer informs the Applicants
/ Participants about the changes as soon as possible.
7.9. While Applicants wishing to apply for participation/trade in the “Seedlings, rural goods and homemade products fair” (i.e., who during the Exhibition would sell seedlings, handmade rural goods from Latvia, food products from Latvia, and other product categories selected by the Organizer), located in Zone C, shall apply for participation in the Exhibition according to “Terms of participation in the exhibition “BILTIM TEHNIKA 2023” in “Seedlings, rural goods, and homemade products fair”” (note – these terms are only in Latvian). Applications for participation/trade in Zone C are accepted only from Applicants registered in the Republic of Latvia.
8. RENT OF THE EXHIBITION AREA, INCLUDED SERVICES AND ADDITIONAL SERVICES.
8.1. Rent of exposition area and other additional services shall be considered as reserved from the moment when the Participant has paid particular invoices issued by the Organizer, except – if the Parties have separately agreed otherwise.
8.2. Organizer does not guarantee delivery of services and/or additional services chosen by the Applicant/Participant, if the Applicant/Participant has applied for it after 04.09.2023. Furthermore, the Organizer is entitled not to perform service and/or additional service, if till the scheduled service and/or additional service performance time Participant has not fully paid invoices issued by the Organizer (including advance invoices about participation in the Exhibition).
8.3. Detailed information on exposition area rent prices, types and prices of additional services is available in the pricelist:
izcenojumu ir norādīta cenrādī: “Pielikums “Pieteikumam-Līgumam”, “Ekspozīcijas laukumu nomas un maksas pakalpojumu cenrādis izstādē “BILTIM TEHNIKA 2023”” (turpmāk – Cenrādis).
8.4. Neapbūvēta laukuma hallē nomas maksa ir no 43.00-52.00 EUR/m² plus PVN.
8.5. Standartizēta apbūvēta laukuma hallē nomas maksa ir no 64.00-
75.00 EUR/m² plus PVN. Standartizēta laukuma apbūve iekļauj (Organizatora veiktu) standarta stenda sienu un stenda konstrukciju izveidošanu, noteiktas pelēkas krāsas paklāja ieklāšanu, stenda apgaismojuma (viena 100W lampa uz katriem 3m²) un elektrības pieslēguma (220V, jauda līdz 2kW) ar rozeti izveidi, standarta karnīzes ar uzrakstu ar Dalībnieka nosaukuma izveidošanu.
8.6. Laukuma ārpus halles nomas maksa ir no 10.00-19.00 EUR/m² plus PVN.
8.7. Maksā par laukuma nomu ietverti sekojoši pakalpojumi: noteiktas platības ekspozīcijas laukuma noma; centrālā apkure izstāžu hallē; izstādes teritorijas vispārējie uzkopšanas darbi; teritorijas kopējā apsardzība Izstādes darba laika slēgtajā periodā; Izstādes oficiālā kataloga izdošana (neskaitot krāsainu reklāmu, kas ir papildus maksas pakalpojums); standartizētas Dalībnieka nosaukuma plāksnes izgatavošana un novietošana dalībnieka nomātajā laukumā, dalībnieku karšu un ielūgumu apmeklētājiem izgatavošana (to skaits ir noteikts Cenrādī); atļauja noteikta automašīnu skaita novietošanai izstādes stāvvietā bez papildus maksas (skaits noteikts Cenrādī); Izstādes reklāma masu informācijas līdzekļos.
8.8. Elektrības pakalpojumi pieejami par atsevišķu samaksu. Elektrības pakalpojuma cenā iekļauta elektrības pievada izveide līdz nomātajam laukumam, kā arī attiecīga rozete (gan hallē, gan āra teritorijā). Elektrības pievada izveidē izmantotie vadi un rozetes ir Organizatora īpašums. Savukārt, ja Dalībnieka nomātā laukuma ietvaros nepieciešami papildus pagarinātāji, tos nodrošina pats Izstādes Dalībnieks.
8.9. Ja rēķins par norēķiniem avansā ir izrakstīts un tiek apmaksāts līdz 15.07.2023 (ieskaitot), maksājumam tiek piemērota termiņatlaide 10% apmērā no ekspozīcijas laukuma nomas maksas (neattiecas uz citiem pieteiktajiem pakalpojumiem).
8.10.Ja rēķins par norēķiniem avansā ir izrakstīts un tiek apmaksāts laikā 16.-31.07.2023 (ieskaitot), maksājumam tiek piemērota termiņatlaide 5% apmērā no ekspozīcijas laukuma nomas maksas (neattiecas uz citiem pieteiktajiem pakalpojumiem).
9. APMAKSA.
9.1. Organizators par visiem pakalpojumiem Pretendentam/ Dalībniekam var izrakstīt vienu kopīgu rēķinu, vai arī vairākus atsevišķus rēķinus.
9.2. Pretendents/Dalībnieks piekrīt, ka Organizators visus rēķinus, kas tiks izrakstīti par dalību Izstādē un citiem papildus pakalpojumiem, nosūta uz Pieteikumā-Līgumā Pretendenta/Dalībnieka norādīto e- pasta adresi/-ēm. Rēķini tiek sagatavoti elektroniski un ir derīgi bez paraksta.
9.3. Šādā veidā sagatavotie rēķini ir atbilstoši likuma „Par grāmatvedību” 11.panta prasībām un izmantojami kā saimnieciskā darījuma apliecinošie dokumenti gan pie Pievienotās vērtības nodokļa (turpmāk – PVN) aprēķināšanas, gan kā norēķinu dokuments pie pakalpojuma apmaksas.
9.4. Rēķini par norēķiniem avansā kļūst par nodokļa rēķiniem PVN likuma izpratnē to apmaksas brīdī un/vai pakalpojuma saņemšanas brīdī.
9.5. Maksājumi jāsamaksā līdz rēķinā norādītajam termiņam ar pārskaitījumu uz rēķinā norādīto kontu bankā.
10. EKSPOZĪCIJAS LAUKUMA APBŪVE.
10.1. Ja Dalībnieka nomāto laukumu neapbūvē Organizators, Dalībniekam ir tiesības apbūvēt laukumu pašam vai izvēlēties trešās puses piedāvājumu ekspozīcijas laukuma apbūvēšanā, par to iepriekš rakstiski paziņojot Organizatoram un sniedzot Organizatoram papildus pieprasītu informāciju.
10.2. Ja ekspozīcijas konstrukcijas būvē apakšuzņēmējs, Dalībniekam ir pienākums darbu veikšanu koordinēt ar Organizatoru, kā arī Dalībnieka pienākums ir uzņemties pilnu atbildību par būvniecības procesu, kā arī garantēt konstrukciju drošību un izturību (gan montāžas laikā, gan Izstādes norises laikā, gan demontāžas laikā). Jebkurš divstāvīga stenda vai augsta izmēra viena stāva stenda (augstumā virs 2.5m) projekts ir iepriekš jāsaskaņo ar Organizatoru.
10.3. Kategoriski aizliegts bez iepriekšējas saskaņošanas ar Organizatoru izvietot jebkādus elektrības pievadus, kā arī veikt rakšanas, stiprinājumu „iedzīšanas” vai „ieskrūvēšanas” darbus.
“Attachment to the “Application-Agreement”, “Exposition area rent and charged services pricelist in the exhibition “BILTIM TEHNIKA 2023”” (further – Pricelist).
8.4. Rent price of the non-equipped area in the hall is 43.00-52.00 EUR/m² plus VAT.
8.5. Rent price of the standardized equipped area in the hall is 64.00-
75.00 EUR/m² plus VAT. Equipped area in the hall includes construction and arrangement (by the Organizer) of standardized stand – standardized stand walls and constructions, particular grey carpet, lighting (one 100W lamp per every 3m²), electricity connection (220V, power up to 2kW) and socket, standardized cornice with the name of the Participant.
8.6. Rent price of the exhibition area outside is 10.00-19.00 EUR/m² plus VAT.
8.7. Price for exhibition area rent includes following services: rent of an exhibition area of a certain size; central heating in exhibition hall; general cleaning of the territory; general security of the territory while exhibition is closed; publication of the Exhibition’s official catalogue (excluding coloured advertisement which is additional charged service); preparation and placement in the rented area of standardized nameplate with the Participant’s name; issuance of participant cards and invitation cards (number of pieces is indicated in the Pricelist); permission to park certain number of cars in the exhibition parking lot without additional charge (number of cars is indicated in the Pricelist); advertising of the Exhibition in mass media.
8.8. Electricity services are available at an additional cost. Electricity services price includes installation of power supply and particular socket till the rented area (both in the hall and outdoors). The wires and sockets used in the installation of power supply are the property of the Organizer. But if additional wire extensions within the Participant’s rented area are necessary, these should be provided by the Participant himself/itself.
8.9. If advance invoice is issued and paid until 15.07.2023 (including), term discount in amount of 10% from exposition area rent price is applied (discount is not applicable for other offered services).
8.10. If advance invoice is issued and paidin period 16.-31.07.2023 (including), term discount in amount of 5% from exposition area rent price is applied (discount is not applicable for other offered services).
9.TERMS OF PAYMENT.
9.1. Organizer may issue to the Applicant/Participant one invoice for all services or several separate invoices.
9.2. Applicant/Participant agrees that the Organizer will send all invoices, which will be issued for participation in the Exhibition and other additional services, to the Applicant’s/Participant’s e-mail address/-es specified in the Application-Agreement. Invoices are prepared electronically and are valid without signature.
9.3. The invoices prepared in this way are in compliance with the requirements of Clause No.11 of the Law "On Accounting" (the Republic of Latvia) and shall be used as document for attesting the existence of the economic transaction, both for the calculation of value-added tax (hereinafter – VAT) and as a payment document for the payment of the service.
9.4. Invoices for advance payments become tax invoices within the meaning of the VAT Law (the Republic of Latvia) at the moment of invoice payment and/or at the moment of service performance.
9.5. Payments shall be transferred to the bank account and by the due date set in the invoice issued by the Organiser.
10. ARRANGEMENT OF THE EXHIBITION AREA.
10.1. If arrangement and construction of the rented exposition area is not done by the Organizer, Participant is entitled to arrange, and construct rented exposition area by himself or to choose services offered by the third party. In these cases, Participant should notify the Organizer in written in advance, as well as to provide additional information to the Organizer if requested.
10.2. If arrangement and construction of the rented exposition area is done by the third-party sub-constructor, Participant has obligation to coordinate construction works with the Organizer, as well as the Participant has obligation to take full responsibility for the construction work process, and to guarantee safety and durability of the constructions (both during mounting, during the Exhibition and during dismantling). Any project of two-level stand or high one- level stand (higher than 2.5m) construction shall be agreed with the Organizer in advance.
10.3. It is strictly forbidden without prior permission from the Organizer to place any electric actuators, fasten and screw in fittings, perform excavation works.
10.4. Dalībnieks nav tiesīgs veikt ekspozīcijas materiālu stiprināšanu, atbalstīšanu, atsaiti vai savādāku sasaisti ar konstrukcijām uz blakus esošiem ekspozīcijas laukumiem.
10.5. Halles siju un citu jumta konstrukciju izmantošanu stenda uzbūvē vai lietošanā ir iepriekš jāsaskaņo ar Organizatoru.
10.6. Dalībniekam ir aizliegts patvaļīgi veikt stenda laukuma apbūves izmaiņas Izstādes darba laikā, tās iepriekš ir jāsaskaņo ar Organizatoru un ir veicamas ārpus apmeklētājiem pieejamā Izstādes darba laika.
10.7. Dalībnieks nodrošina, lai tiktu izmantotas iekārtas ar putekļu nosūcējiem, gadījumā ja, būvējot un iekārtojot ekspozīcijas laukumu vai Izstādes darba laikā demonstrējot iekārtas, veidojas putekļi.
11. ATTEIKŠANĀS UN NEIERAŠANĀS.
11.1. Dalībniekam ir tiesības atcelt vai izmainīt pasūtījumu (daļēji vai pilnībā) līdz 04.09.2023. (ieskaitot). Dalībniekam visas vēlamās izmaiņas jāiesniedz Organizatoram rakstiski, nosūtot uz e-pasta adresi xxxxxxx@xxxxxx.xx.
11.2. Gadījumā, ja Dalībnieks atceļ (atsaka dalību Izstādē) vai izmaina pasūtījumu no 16.-31.07.2023 (ieskaitot), Organizators ietur maksu (atlīdzību) par laukumu un papildus pakalpojumu rezervāciju 50% apmērā no izrakstīto rēķinu (x.xx. avansa) kopsummas.
11.3. Gadījumā, ja Dalībnieks atceļ (atsaka dalību Izstādē) vai izmaina pasūtījumu pēc 18.09.2023., kā arī gadījumā, ja Dalībnieks nav aizņēmis laukumu (stendu) 24 stundas pirms Izstādes darba laika atklāšanas (ja vien Dalībnieks un Organizators pirms tam nav vienojušies citādāk), Organizatoram ir tiesības izmantot iepriekš rezervēto laukumu pēc saviem ieskatiem. Kā arī Organizators ietur maksu (atlīdzību) par laukumu rezervāciju 50% apmērā un ietur maksu (atlīdzību) par papildus pakalpojumu rezervāciju 100% apmērā no izrakstīto rēķinu (x.xx. avansa) summas.
11.4. Izstāde notiek neatkarīgi no laikapstākļiem. Ja Dalībnieks nepiedalās Izstādē laikapstākļu dēļ, Organizators ietur maksu (atlīdzību) saskaņā ar 11. punktā norādīto kārtību.
12. EKSPOZĪCIJAS IEKĀRTOŠANA UN IZVEŠANA.
12.1. Ekspozīcijas iekārtošana, kā arī eksponātu ievešana un izvešana notiek Organizatora noteiktajā laikā, kas minēts šo Noteikumu punktā Nr.4 (Izstādes norises laiks).
12.2. Ekspozīcijas demontāžas un izvešanas laikā no 07., 09., 10. un 11.10.2023 (ieskaitot) no biznesa centra teritorijas ar transportlīdzekļiem varēs izbraukt, uzrādot Organizatora izsniegtu attiecīgu izbraukšanas caurlaidi, ko Dalībnieka pārstāvim laicīgi pirms tam ir jāsaņem Izstādes ofisā.
12.3. Par eksponātu atstāšanu un neatbrīvotu laukumu pēc 11.10.2023 Dalībniekam tiks izrakstīts rēķins par maksu par eksponātu atstāšanu biznesa centra teritorijā pēc Izstādes norises beigām (sākot ar 12.10.2023.) – 5.00 EUR/m²/dienā plus PVN par laukumu hallē, un 1.00 EUR/m²/dienā plus PVN par laukumu āra teritorijā, un kopsummā ne mazāk kā 20.00 EUR plus PVN.
13. PUBLICITĀTE UN IZSTĀDES OFICIĀLAIS KATALOGS.
13.1. Izstādes oficiālajā katalogā tiek publicēta informācija par Dalībniekiem. Organizators ir tiesīgs vienpusēji izlemt neievietot katalogā informāciju par Dalībniekiem, kas piedāvā noteiktas produktu un/vai pakalpojumu grupas.
13.2. Informācija un reklāmas materiāli ievietošanai un publicēšanai Izstādes oficiālajā katalogā jānosūta Organizatoram uz e-pasta adresi xxxxxxx@xxxxxx.xx līdz 04.09.2023 (ieskaitot). Ja informācija un/vai reklāmas materiāli nosūtīti pēc noteiktā termiņa, Organizators ir tiesīgs to/tos neievietot katalogā.
13.3. Publicēšanai katalogā iesniegtajam reklāmas maketam ir jāatbilst noteiktiem faila izmēra un kvalitātes kritērijiem. Detalizēta informācija par kritērijiem pieejama, jautājot Organizatoram. Reklāmas faila maketēšanas pakalpojumi reklāmas publicēšanas pakalpojuma cenā nav iekļauti.
13.4. Organizators ir tiesīgs vienpusēji koriģēt daļu informācijas vai izlemt neievietot informāciju par Dalībnieku un/vai Dalībnieka iesniegto reklāmas maketu Izstādes oficiālajā katalogā, ja, pēc Organizatora uzskatiem, tā/tas neatbilst faktiskajiem apstākļiem vai vispārpieņemtām ētikas normām, tā/tas neatbilst Izstādes oficiālā
10.4. Participant is not entitled to strengthen, support or attach is other way its exposition materials to constructions on a neighbouring exposition area.
10.5. Use of hall roof constructions during stand construction and exposition set up process and during the Exhibition, should be agreed with the Organizer in advance.
10.6. Participant is not entitled to arbitrarily change constructions on the exposition area during the Exhibition opening hours, changes shall be coordinated with the Organizer in advance, and they should be made outside the Opening hours of the Exhibition.
10.7. Participant shall ensure that dust suction equipment is used, in case if dust is produced during the construction and arrangement of the exposition area or during the Exhibition while demonstrating exhibits.
11. CANCELLATION.
11.1. Participant has the right to cancel or change the order (partially or fully) until 04.09.2023 (including). Participant shall submit all required changes to the Organizer in written form, by sending to the e-mail address xxxxxxx@xxxxxx.xx.
11.2. In case the Participant cancels (withdraws the participation) or changes order during period 16.-31.07.2023. (including), the Organizer shall withhold fee (as compensation) for reservation of exposition area and additional services in amount of 50% from the total amount of all previously issued invoices (including advance).
11.3. In case the Participant cancels (withdraws the participation) or changes order after 18.09.2023., as well as in case if the Participant has not arranged its rented exposition area 24 hours before the Opening hours of the Exhibition (except if the Parties in advance have separately agreed otherwise), the Organizer is entitled to use the reserved exposition area according to the Organizer’s discretion. Also, the Organizer shall withhold fee (as compensation) for reservation of exposition area in amount of 50% and the Organizer shall withhold fee (as compensation) for additional services in amount of 100% from the total amount of all previously issued invoices (including advance).
11.4. The Exhibition takes place regardless of the weather conditions. If the Participant cancels its participation in the Exhibition due to the weather, the Organizer shall withhold a reservation fee (as compensation) according with the procedure described in Clause 11.
12. ARRANGEMENT AND DISMANTLING OF THE EXPOSITION.
12.1. Exposition arrangement, including delivery and removal of exhibits, is allowed in hours set by the Organizer, as indicated under Clause 4 of these Terms (Exhibition hours).
12.2. During dismantling and removal of exhibits, on 07., 09., 10. and 11.10.2023 (including), vehicles will be allowed to exit business centre territory after presenting particular Organizer’s issued pass card, which timely before exiting territory shall be received by the Participant’s representative in the Exhibition office.
12.3. In case Participant does not remove all exhibits from the rented exposition area by 11.10.2023, the Organizer shall issue invoice to the Participant for leaving exhibits in the business centre territory after the end of the Exhibition (starting with 12.10.2023.) – 5.00 EUR/m² plus VAT per day for area inside the hall and 1.00 EUR/m² plus VAT per day for area outside, and in total not less than 20.00 EUR/m² plus VAT per day.
13. PUBLICITY AND EXHIBITION’S OFFICIAL CATALOGUE.
13.1. Information about the Participants is published in the official catalog of the exhibition. Organizer is entitled to unilaterally decide not to include in the Catalogue information on Participants offering certain product and/or service groups.
13.2. Information and advertising materials for posting and publishing them in the Exhibition’s official catalogue should be sent to the Organizer to e-mail address xxxxxxx@xxxxxx.xx until 04.09.2023 (including). If information and/or advertising materials are sent after deadline, the Organizer is entitled not to publish it/them in the catalogue.
13.3. Advertisement files submitted for publishing in the catalogue should fulfil certain file size and quality criteria. Detailed information about the criteria is available by asking the Organizer. Advertisement file design services are not included in the price of publishing advertisement in the catalogue service.
13.4. Organizer is entitled to unilaterally modify part of the information or to decide not to publish information about the Participant and/or Participant’s submitted advertisement file in the Exhibition’s official catalogue, if, in the opinion of the Organizer, it does not provide actual facts or it does not comply with generally accepted ethical norms, it does not correspond to the basic idea of the official
kataloga pamatdomai, vai ir pretrunā ar normatīvo aktu prasībām, kā arī, ja tā/tas iesniegta pēc 04.09.2023..
13.5. Organizators ir tiesīgs veikt Izstādes, tai skaitā Dalībnieka, Dalībnieka pārstāvju un ekspozīcijas, fotografēšanu un filmēšanu un izmantot šos fotoattēlus un video Organizatora rīkoto pasākumu publicitātei, kā arī Organizatora pašreklāmas vajadzībām (tai skaitā pēc šīs Izstādes norises).
13.6. Organizators ir tiesīgs informāciju par Dalībniekiem ievietot mājaslapā xxx.xxxxxx.xx, sociālajos tīklos, kā arī citos Organizatora rīkoto pasākumu publicitātes un Organizatora pašreklāmas materiālos, sniegt informāciju sabiedriskajiem medijiem (tai skaitā pirms un pēc šīs Izstādes norises).
14. ORGANIZATORA TIESĪBAS UN PIENĀKUMI.
14.1. Lai nodrošinātu vizuāli un saturiski kvalitatīvu, tehniskajām un normatīvajām prasībām atbilstošu Izstādes kopainu un Izstādes norisi, Dalībnieku izvietojumu un kopējo Izstādē iznomājamo platību nosaka Organizators pēc saviem ieskatiem. Nepieciešamības gadījumā Organizatoram ir tiesības pēc saviem ieskatiem līdz Izstādes sākumam mainīt Dalībnieku izkārtojumu Izstādes norises vietā.
14.2. Lai nodrošinātu sabalansētu un proporcionālu tehnikas, aprīkojuma, materiālu, pakalpojumu, izstrādājumu, citu preču grupu piedāvājumu Izstādē Organizators ir tiesīgs saskaņā ar reālo saņemto Pieteikumu-Līgumu apjomu attiecībā pret Izstādē tehniski iespējamo un Organizatora ieplānoto iznomājamo platību, pēc saviem ieskatiem noteikt, ierobežot un/vai palielināt jebkuras preces/pakalpojumu kategorijas apjomu attiecībā pret citām preču/pakalpojumu kategorijām.
14.3. Izvērtējot katra Pretendenta/Dalībnieka Pieteikumu-Līgumu un papildus e-pastus, Organizators ir tiesīgs prasīt Pretendentam/Dalībniekam iesniegt papildus informāciju, x.xx. par Pretendenta/Dalībnieka preču un pakalpojumu piedāvājumu (x.xx. paplašinātu aprakstu un/vai fotogrāfijas).
14.4. Organizators ir tiesīgs apstiprināt dalībai Izstādē tos Pretendentus/Dalībniekus, kuru piedāvājums, pēc Organizatora uzskatiem, atbilst visām šo Noteikumu prasībām un, kuru piedāvājums, pēc Organizatora uzskatiem, padara daudzveidīgāku un interesantāku Izstādes kopainu.
14.5. Organizators ir tiesīgs pēc saviem ieskatiem piešķirt lojalitātes atlaides Pretendentiem/Dalībniekiem, kas piedalās Organizatora rīkotās izstādēs ilggadēji un regulāri, kā arī piešķirt laukuma apjoma atlaides Pretendentiem/Dalībniekiem, kas nomā lielas platības (āra teritorijā 600m2 un vairāk un/vai iekštelpās hallē 60m2 un vairāk) ekspozīcijas laukumus.
14.6. Organizators ir tiesīgs atteikt Pretendentam/Dalībniekam dalību Izstādē un/vai vienpersoniski uzteikt Pieteikumu-Līgumu, ja:
14.6.1. Organizators nevar izpildīt vai nevar garantēt Pretendenta/Dalībnieka pieteiktā pakalpojuma un/vai papildpakalpojuma izpildi, tai skaitā, bet ne tikai šādu apstākļu dēļ: 1) Pretendents iesniedzis Pieteikumu-Līgumu Organizatoram pēc punktā Nr. 7.1. minētā termiņa; 2) Pretendents/Dalībnieks pieteicies papildpakalpojumam pēc punktā Nr. 8.2. minētā termiņa; 3) Puses nav vienojušās par abām pusēm akceptējamu pakalpojumu un papildpakalpojumu kopumu (t.i. Organizators nepiedāvā un/vai nevar izpildīt Pretendenta/Dalībnieka vēlamo pakalpojumu un papildpakalpojumu kopumu);
14.6.2. Pretendenta/Dalībnieka piedāvājums, pēc Organizatora uzskatiem, neatbilst Izstādes tematikai, pamatmērķiem un/vai šiem Noteikumiem;
14.6.3. Pēc Organizatora uzskatiem, Pretendenta/Dalībnieka piedāvājuma saturs un kvalitāte ir Izstādei neatbilstoša, piedāvājums ir tehnoloģiski novecojis un/vai nav aktuāls Izstādes apmeklētāju vidū;
14.6.4. Pretendenta/Dalībnieka iesniegtais Pieteikums-Līgums nav aizpildīts pilnībā, precīzi un korekti, un/vai Pretendents/Dalībnieks 7 dienu laikā nav iesniedzis papildus informāciju, saskaņā ar punktu Nr.14.3.;
14.6.5. Publiskos reģistros un citos publiskos avotos par Pretendentu/Dalībnieku vai tā pārstāvjiem pieejama informācija, kas, pēc Organizatora uzskatiem, var negatīvi ietekmēt Izstādes norisi, Organizatoru, Izstādes apmeklētājus un/vai citus Dalībniekus, vai informācija, ka Pretendentam/Dalībniekam ir kavēti maksājumi trešajām pusēm (x.xx. Valsts Ieņēmumu dienestam);
14.6.6. Pretendenta/Dalībnieka dalība Izstādē var negatīvi ietekmēt Izstādes turpmāku sekmīgu norisi un attīstību;
catalogue, or it contradicts existing legislative acts, as well as if it is submitted after 04.09.2023.
13.5. Organizer is entitled to take photos and film the Exhibition, including the Participant, Participant’s representatives and exposition, and to use to these photos and videos for the publicity of events organized by the Organizer, as well as for the Organizer’s self-promotion needs (including after the end of this Exhibition).
13.6. Organizer is entitled to publish information about Participants on the website xxx.xxxxxx.xx, social networks, as well as in other materials for the publicity of events organized by the Organizer and the Organizer’s self-promotion materials, provide information to public media (including before and after the end of this Exhibition).
14. RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE ORGANIZER.
14.1. In order to ensure that the overview of the Exhibition and the performance of the Exhibition is high-quality visually and in terms of content, is in accordance with technical and regulatory requirements, the layout of the Participants and the total rented exposition area is determined by the Organizer at its own discretion. If necessary, the Organizer is entitled to change the layout of Participants and exposition area until the beginning of the Exhibition.
14.2. In order to ensure a balanced and proportionate offer of machinery, equipment, materials, services and other product groups at the Exhibition, the Organizer, taking into account the actual amount of the received Applications-Agreements in relation to the technically possible and the Organizer’s planned rented exposition area, is entitled to determine, limit and/or increase the amount of any product/service category in relation to other product/service categories.
14.3. When evaluating the Application-Agreement and additional e-mails received from of each Applicant/Participant, the Organizer is entitled to request the Applicant/Participant to submit additional information, including about the Applicant’s/Participant’s offer of goods and services (including extended description and/or photos).
14.4. The Organizer is entitled to approve for participation in the Exhibition those Applicants/Participants whose offer, in the opinion of the Organizer, meets all the requirements of these Terms and whose offer, in the opinion of the Organizer, makes the overview of the Exhibition more diverse and interesting.
14.5. The Organizer is entitled, at its own discretion, to grant loyalty discounts to the Applicants/Participants participating in exhibitions organized by the Organizer on a long-term and regular basis, as well as to grant volume discounts to Applicants/Participants renting large exposure areas (outdoors 600m2 and more and/or indoors 60m2 and more).
14.6. Organizer shall be entitled to reject Applicant’s/Participant's participation in the Exhibition and/or withdraw unilaterally from the Application-Agreement, if:
14.6.1. The Organizer cannot perform or cannot guarantee the performance of the service and/or additional service applied for by the Applicant/Participant, including, but not limited to the following circumstances: 1) The Applicant has submitted the Application-Agreement to the Organizer after deadline indicated in the Clause 7.1; 2) The Applicant/Participant has applied for the additional service after a deadline indicated in the Clause 8.2; 3) The Parties have not agreed on a set of services and additional services acceptable to both parties (i.e. the Organizer does not offer and/or cannot perform the set of services and additional services wanted by the Applicant/Participant);
14.6.2. Participant’s offer, in the opinion of the Organizer, does not correspond to the theme and basic objectives of the Exhibition and/or these Terms;
14.6.3. In the opinion of the Organizer, the content and quality of Applicant’s/Participant’s offers is not consistent with the Exhibition, the offer is technologically outdated and/or is not relevant among the visitors of the Exhibition;
14.6.4. The Application-Agreement submitted by the Applicant/Participant has not been completed fully, accurately and correctly, and/or the Applicant/Participant within 7 days has not submitted additional information, indicated in Clause 14.3;
14.6.5. In public registers and in other public sources, about the Applicant/Participant or its representatives there is available information that, in the opinion of the Organizer, may adversely influence the performance of the Exhibition, Organizer, Exhibition visitors and/or other Participants, or information that the Applicant/Participant has overdue payments to the third parties (including to the State revenue service);
14.6.6. The presence of the Applicant/Participant in the Exhibition may negatively influence further successful performance and development of the Exhibition;
14.6.7. Pretendents/Dalībnieks, piedaloties Izstādē, pārkāpj Latvijas Republikas (turpmāk – LR) normatīvos aktus vai šos Noteikumus;
14.6.8. Pretendents/Dalībnieks iepriekš ir kavējis vai kavē Organizatora izrakstītos rēķinos (x.xx. avansa) noteikto maksājumu apmaksu (x.xx. apmaksu par citiem tiešā veidā ar šo Izstādi nesaistītiem pakalpojumiem, ko Organizators ir sniedzis Dalībniekam);
14.6.9. Iepriekšējās Organizatora rīkotās izstādēs, kurās Pretendents/Dalībnieks ir bijis pieteicies dalībai un/vai piedalījies, Pretendents/Dalībnieks ir pārkāpis attiecīgās izstādes noteikumus un nav pilnībā novērsis vai ir nevērīgi izturējies pret pārkāpumu novēršanu vai radīto zaudējumu atlīdzināšanu.
14.7. Atteikuma piedalīties Izstādē gadījumā Organizatora lēmums netiek pārskatīts. Organizators ir tiesīgs detalizēti nepaskaidrot un nepamatot atteikuma iemeslus.
14.8. Gadījumā, ja Organizators vienpersoniski uzsaka Pieteikumu- Līgumu, Organizators 30 dienu laikā atmaksā Dalībniekam no Dalībnieka jau saņemto naudu Pieteikuma-Līguma sakarā.
14.9. Organizators ir tiesīgs jebkurā laikā kontrolēt šo Noteikumu ievērošanu no Pretendenta/Dalībnieka puses, kā arī pieprasīt norēķinus tādā apmērā un termiņos, kādi ir noteikti Pieteikumā- Līgumā un tā pielikumos.
14.10. Organizators nodrošina vispārējo kārtību Izstādes norises hallē un āra teritorijā, kā arī Izstādes norises vietas kopējo apsardzi Izstādes darba laika slēgtajā periodā.
14.11. Organizators ir atbildīgs par ugunsdrošības priekšnoteikumu ievērošanu, ugunsdzēsības iekārtu pieejamību un to izmantošanas spējām.
14.12. Organizators ir atbildīgs par Organizatoram noteikto epidemioloģiskās drošības pasākumu nodrošināšanu Izstādē.
14.13. Organizators neuzņemas atbildību par Dalībnieka eksponātu, stenda konstrukciju un materiālu bojājumiem vai tiešiem un netiešiem zaudējumiem. Organizators nav atbildīgs par jebkuriem tiešiem vai netiešiem zaudējumiem vai bojājumiem, kas radušies nepārvaramas varas apstākļu iestāšanās rezultātā, kā arī Dalībnieku, Dalībnieku darbinieku, Dalībnieku apakšuzņēmēju, apmeklētāju vai citu trešo pušu darbības vai bezdarbības rezultātā.
14.14. Organizators ir tiesīgs pieprasīt zaudējumu atlīdzību, kas tam radušies Dalībnieka vainas dēļ.
14.15. Ja Izstādes darba laikā Dalībnieks pārkāpj Noteikumus un Organizatora citu noteikto kārtību un ja Dalībnieks nevērīgi izturas pret pārkāpumu novēršanu, x.xx. neievēro Organizatora izteiktos Dalībniekam mutiskos aizrādījumus, Organizatoram ir tiesības Dalībniekam aizliegt tālāku dalību Izstādē, kā arī izraidīt Dalībnieku no Izstādes.
15. DALĪBNIEKA TIESĪBAS UN PIENĀKUMI.
15.1. Par Dalībniekiem kļūst tie Pretendenti, ko Organizators ir apstiprinājis dalībai Izstādē, kas apmaksā Organizatora izrakstītus attiecīgus rēķinus (x.xx. avansa), kas ir apņēmušies ievērot un ievēro šos Noteikumus un citus Organizatora norādījumus un noteikto kārtību.
15.2. Dalībnieks nomātajā laukumā var veikt aktivitātes, kas saistītas ar Dalībnieka preču un/vai pakalpojumu piedāvājumu (prezentācijas, demonstrējumi, reklamēšana, u.c.).
15.3. Dalībniekam ir pienākums ievērot šos Noteikumus un citus Organizatora norādījumus un noteikto kārtību, sabiedriskās kārtības un drošības noteikumus, ugunsdrošības noteikumus, darba aizsardzības prasības, Ceļu satiksmes noteikumus, LR un Organizatora noteikto epidemioloģiskās drošības pasākumu izpildi, utt., un nodrošināt, ka tos ievēro arī Dalībnieka darbinieki un Dalībnieka nolīgtie apakšuzņēmēji.
15.4. Par kārtību un tīrību Dalībnieka nomātajā laukumā jārūpējas Dalībniekam.
15.5. Izstādes norises laikā (Noteikumu punkts Nr.4) vismaz vienam Dalībnieka pārstāvim jāatrodas nomātajā ekspozīcijas laukumā.
15.6. Dalībnieks nav tiesīgs demontēt ekspozīciju pirms Izstādes darba laika (apmeklētajiem) beigām. Izstādes eksponātiem un vismaz vienam Dalībnieka pārstāvim nomātajā stendā vai nomātajā laukumā ir jāatrodas visu Izstādes darba laiku.
14.6.7. By participating in the Exhibition, the Applicant/Participant violates the statutory documents of the Republic of Latvia (hereinafter – the LR) or these Terms;
14.6.8. Applicant/Participant previously has delayed or delays payments specified in the invoices (including advance) issued by the Organizer (including for services which are not directly related to this Exhibition but which the Organizer has provided to the Participant);
14.6.9. Applicant/Participant has applied for participation and/or participated in the previous exhibitions organized by the Organizer and failed to fulfil obligations under terms of participation of particular exhibition and has not fully eliminated violation of the terms or compensated caused damages.
14.7. In case of rejection to participate in the Exhibition, the decision of the Organizer is not reviewed. The Organizer is entitled not to explain in detail and justify the reasons for rejection.
14.8. In case the Organizer unilaterally withdraws from the Application- Agreement, the Organizer within 30 days shall refund to the Participant the money already received from the Participant in relation to the Application-Agreement.
14.9. Organizer is entitled at any time to control the observance of these Terms by the Applicant/Participant, as well as to request payments in the amount and within the terms (dates) specified in the Application-Agreement and its appendices.
14.10. Organizer shall ensure general order in the halls and territory, as well as general security of the venue during the closed period of the Exhibition.
14.11. Organizer is responsible for compliance with fire safety requirements, availability of fire-fighting equipment and its utilization capabilities.
14.12. Organizer is responsible for ensuring at the Exhibition the epidemiological safety measures specified for the Organizer.
14.13. Organizer does not undertake responsibility for damages and direct and indirect losses to the Participant’s exhibits, constructions and materials. The Organizer shall not be liable for any direct or indirect damages or losses incurred by circumstances of force majeure or due to acts or omissions of the Participant, Participant’s representatives, Participant’s sub- constructors, visitors or other third parties.
14.14. Organizer shall be entitled to demand refund of the losses incurred due to Participant’s fault.
14.15. If during the Opening hours of the Exhibition the Participant violates the Terms and other Organizer’s instructions and specified arrangements and if the Participant fails to eliminate violations, including does not comply the verbal reprimands expressed by the Organizer to the Participant, the Organizer has the right to prohibit the Participant from further participation in the Exhibition, as well as to expel the Participant from the Exhibition.
15. RIGHTS AND OBLIGATIONS OF THE PARTICIPANT.
15.1. Those Applicants, who have been approved by the Organizer for participation in the Exhibition, who have paid particular invoices issued by the Organizer (including advance), who have undertaken to observe and who comply with these Terms and other Organizer’s instructions and the specified arrangements, become Participants.
15.2. Participant shall be entitled to perform activities related to Participant’s products and/or services offering (presentations, demonstrations, advertising, etc.) in the rented exposition area.
15.3. The Participant has the obligation to comply with these Terms and other Organizer’s instructions and specified arrangements, public order and safety regulations, fire safety regulations, labour protection requirements, Road Traffic Regulations, implementation of epidemiological safety measures specified by the LR and the Organizer, etc., and to ensure that they are also complied by the Participant's representatives and Participant’s sub-constructors.
15.4. The Participant must take care of the order and cleanliness of the exposition area rented by the Participant.
15.5. During the Exhibition hours (Clause 4) at least one Participant’s representative must be present at the rented area.
15.6. Participant is not allowed to dismantle exposition before the end of Opening hours of the Exhibition (for visitors). Exhibits and at least one Participant’s representative shall be located in the rented exposition stand or area during all Opening hours of the Exhibition.
15.7. Dalībniekam ir jāizvairās no jebkādām aktivitātēm, kas var traucēt citiem Izstādes dalībniekiem, tai skaitā, skaņu pastiprinošiem efektiem, skaļas mūzikas atskaņošanas, u.c.
15.8. Izstādes darba laikā aizliegta papildu preces piegāde Dalībnieka nomātajā laukumā, izmantojot transportlīdzekļus.
15.9. Dalībnieks nav tiesīgs nodot apakšnomā ekspozīcijas laukumu vai kādu tā daļu bez Organizatora rakstveida piekrišanas.
15.10. Dalībnieks nav tiesīgs izvietot jebkādus priekšmetus vai tā daļas ārpus nomātā laukuma, izņemot ja Puses ir atsevišķi vienojušās citādi.
15.11. Dalībnieks pats nodrošina savu eksponātu atvešanu, izkraušanu, uzstādīšanu, uzraudzīšanu, novākšanu, aizvešanu, ievērojot Organizatora norādījumus.
15.12. Dalībnieks patstāvīgi kārto muitas jautājumus un pilnībā atbild par reglamentējošo normatīvo aktu ievērošanu.
15.13. Eksponātu, materiālu un aprīkojuma apdrošināšana ir Dalībnieka atbildība. Dalībnieks uzņemas pilnu atbildību par saviem eksponātiem, materiāliem un Dalībnieka lietoto aprīkojumu, konstrukcijām, utt. Organizators nenes atbildību par Dalībnieka eksponātiem, materiāliem un aprīkojumu, kā arī neveic to apdrošināšanu.
15.14. Smēķēšana un atklāta liesma iekštelpās ir aizliegta.
15.15. Dalībniekam ir pienākums nodrošināt, ka Izstādes darba laikā Dalībnieka, Dalībnieka darbinieku un Dalībnieka nolīgto trešo pušu transportlīdzekļi atrodas ārpus Izstādes norises teritorijas.
15.16. Dalībnieks ir atbildīgs par darba drošības un ugunsdrošības noteikumu ievērošanu. Uz eksponātiem, kuriem nav CE marķējuma, Dalībniekam redzamā vietā jāizvieto informācija, kur skaidri norādīts, ka eksponātus nav paredzēts tirgot vai nodot ekspluatācijā, kamēr nav nodrošināta to atbilstība Eiropas Savienības tiesību normām vai LR normatīvajiem aktiem. Šādiem eksponātiem atļauts veikt demonstrācijas, ja tiek pienācīgi ievēroti sabiedrības interešu aizsardzības pasākumi.
15.17. Mašīnu un iekārtu darbināšana ir atļauta tikai pēc atsevišķas Organizatora atļaujas saņemšanas, ievērojot visus nepieciešamos drošības pasākumus, par kuru ieviešanu un izpildi atbild Dalībnieks.
15.18. Pēc Izstādes noslēguma Dalībniekam jāatbrīvo laukums, tas jāatstāj bez mantām, atkritumi jāsavāc un jānogādā uz tam speciāli paredzētām vietām.
15.19. Dalībnieks ir atbildīgs par iznomātā inventāra zaudējumu vai bojājumu kompensāciju (atlīdzināšanu), kā arī par zaudējumiem, kas radušies Organizatoram vai trešajai personai Dalībnieka, Dalībnieka darbinieku, vai Dalībnieka nolīgtu apakšuzņēmēju darbības vai bezdarbības rezultātā no brīža, kad Organizators nodod Dalībnieka rīcībā izstādes laukumu, līdz brīdim, kad Dalībnieks to ir atbrīvojis no eksponātiem.
15.20. Noteikumu neizpildes vai pārkāpuma gadījumā, Dalībniekam ir pienākums pēc iespējas ātrāk novērst pārkāpumu, kā arī atlīdzināt zaudējumus. Organizatoram ir tiesības prasīt Dalībniekam maksāt papildus atlīdzību 300.00 EUR plus PVN apmērā par katru Noteikumu neizpildes vai pārkāpuma gadījumu, savukārt Dalībniekam ir pienākums šo atlīdzību samaksāt.
15.21. Dalībnieks ir tiesīgs pieprasīt zaudējumu atlīdzību, kas tam radušies Organizatora rupjas neuzmanības vai ļaunprātības dēļ.
15.22. Dalībniekiem (juridiskām un fiziskām personām) atļauts Izstādes darba laikā nodarboties ar mazumtirdzniecību nomātajā laukumā, ievērojot LR MK Noteikumus Nr. 440 “Noteikumi par tirdzniecības veidiem, kas saskaņojami ar pašvaldību un tirdzniecības organizēšanas kārtību”, ja pirms Izstādes: 1) Dalībnieks ir saskaņojis ar Organizatoru, ka Izstādes darba laikā nodarbosies ar mazumtirdzniecību, 2) Dalībnieks ir samaksājis Organizatoram maksu par izbraukuma tirdzniecības atļaujas noformēšanu un ir samaksājis attiecīgu pašvaldības nodevu (ja tāda noteikta), 3) kā arī Dalībnieks pie Organizatora ir saņēmis rakstisku atļauju iepriekš saskaņotu attiecīgu preču un/vai produktu grupu izbraukuma tirdzniecībai. Dalībniekam jāievēro mazumtirdzniecības noteikumi un citi tirdzniecību reglamentējoši normatīvie akti, attiecīgās veterinārās un higiēnas prasības, kā arī atsevišķu preču aprites, izplatīšanas, publiskas demonstrēšanas vai reklamēšanas īpašā kārtība, kas noteikta normatīvajos aktos. Xxxxx Xxxxxxxxxx pats ir atbildīgs par normatīvo aktu prasību izpildi. Organizators neatbild par šo prasību ievērošanu no Dalībnieka puses.
15.7. The Participant shall avoid any activities that may interfere other participants, including sound reinforcement effects, loud music playing, etc.
15.8. During the Opening hours of the Exhibition, delivery of additional products to the Participant's rented exposition area using transport/vehicles is prohibited.
15.9. Participant shall not be entitled to sub-rent the exposition area or part of it without prior written consent of the Organizer.
15.10. Participant shall not be entitled to place any objects or their parts outside of the rented exposition area, except - if the Parties have separately agreed otherwise.
15.11. Participant ensures delivery, unloading, installation, supervision, dismantling, removal of his exhibits in accordance with the Organizer's instructions.
15.12. Participant shall independently complete customs formalities and be fully liable for compliance with the requirements of the regulatory normative acts.
15.13. Insurance of exhibits, materials and equipment is the responsibility of the Participant. Participants take full responsibility for its exhibits, materials and Participant’s used equipment, constructions, etc. The Organizer does not assume any liability for the Participant’s exhibits, material and equipment, as well as does take out its insurance.
15.14. Smoking and open fire indoors is prohibited.
15.15. The Participant is obliged to ensure that during the Opening hours of the Exhibition the vehicles/transport of the Participant, the Participant's employees and sub-contractors are outside the territory of Venue of the Exhibition.
15.16. Participant is responsible for compliance with occupational safety and fire safety regulations. On exhibits that do not have CE marking, the Participant shall place visible notices with information where it is clearly indicated that exhibits are not intended to be sold or put into operation until their compliance with European Union legal norms or normative acts of the LR is ensured. Demonstration of such exhibits is allowed only if the public interest measures are duly respected.
15.17. The operation of machinery and equipment shall be performed after receiving the Organizer’s permission; it is the Participant’s responsibility to implement, follow and enforce all necessary security measures.
15.18. After closing of the Exhibition, the Participant must vacate the rented exposition area, leave it free of things, collect waste and bring it to specially designated places.
15.19. Participant shall compensate for the rented inventory damages and losses, as well as losses incurred to the Organizer or third parties due to acts or omissions of the Participant, Participant’s representatives or Participant’s sub-constructors, from the moment the Organizer passes exposition area for the use of the Participant, till the moment the Participant has removed all exhibits from the rented area.
15.20. In case of non-compliance or violation of the Terms, Participant has obligation to eliminate violation as soon as possible, as well as compensate losses. Organizer shall be eligible to demand Participant to pay additional compensation in amount of 300.00 EUR plus VAT for each case of non-compliance or violation of the Terms, while the Participant has obligation to pay this compensation.
15.21. Participant shall be entitled to demand compensation of losses, incurred due to Organizer’s gross negligence or malice.
15.22. During the Opening hours of the Exhibition, the Participants (legal and private persons) in the rented exposition area are allowed to engage in retail trade activities, according to the Regulation No. 440 of the Cabinet of Ministers of the LR "Regulations Regarding the Types of Trade to Be Agreed upon with a Local Government and the Procedures for Organising of Trade”, if before the Exhibition: 1) the Participant has agreed with the Organizer that during the Opening hours of the Exhibition the Participant will engage into retail trade, 2) the Participant has paid to the Organizer fee for the formation of itinerant trade permission and has paid municipality fee (if such is required), 3) as well as the Participant has received from the Organizer written permission for itinerant trade of agreed particular products and/or product groups. The Participant must comply with the retail regulations and other regulatory enactments governing trade, the relevant veterinary and hygiene requirements, as well as the special procedures for the circulation, distribution, public display or advertising of certain goods specified in the regulatory enactments. Each Participant himself/herself is responsible for compliance with the requirements of regulatory enactments. The Organizer is not responsible for the Participant's compliance with these requirements.
16. REKLĀMA.
16.1. Ja Dalībnieks nomā standartizētu apbūvētu laukumu hallē, Dalībniekam ir tiesības izmantot stenda iekšējās sienas savu izstrādājumu vai pakalpojumu reklamēšanai, tās nebojājot. Atļauts uzkarināt reklāmas materiālus pie sienām, nebojājot stenda konstrukcijas. Pēc Izstādes norises beigām Dalībniekam pašam reklāmas materiāli ir jānotīra no stenda sienu paneļiem un konstrukcijām, bet, ja tas netiek izdarīts – pēc Izstādes norises beigām Organizators Dalībniekam izraksta rēķinu par sienas paneļu un konstrukciju attīrīšanu, saskaņā ar Xxxxxxx.
16.2. Dalībniekam nav atļauts izvietot jebkādus priekšmetus, kā arī veikt iespieddarbu, preču paraugu vai reklāmas materiālu izplatīšanu ārpus nomātā ekspozīcijas laukuma bez iepriekšējas saskaņošanas ar Organizatoru.
16.3. Dalībniekam nav atļauts pārdot, demonstrēt un reklamēt pakalpojumus un eksponātus, ko pārstāv trešā puse nevis pats Dalībnieks, kā arī nav atļauts reklamēt citus pasākumus vai aktivitātes, bez iepriekšējas saskaņošanas ar Organizatoru.
16.4. Organizators ir tiesīgs aizliegt visa veida reklāmu un reklāmmateriālu izplatīšanu gadījumos, ja, pēc Organizatora uzskatiem, to saturs ir pretrunā ar LR normatīvajiem aktiem, Izstādes tematiku vai var kaitēt Organizatora, Izstādes apmeklētāju un/vai valsts interesēm.
17. PERSONAS DATU APSTRĀDE.
17.1. Dalībnieks piekrīt, ka Organizators kā personu datu apstrādes pārzinis un personas datu operators apstrādā un nodod trešajām personām Dalībnieka un Dalībnieka pārstāvju personas datus ar mērķi nodrošināt Pieteikuma-Līguma un tā pielikumu izpildi, nodrošināt pakalpojumu un papildpakalpojumu izpildi, nodrošināt Izstādes norisi, īstenot tiesības un pienākumus, kas izriet no tiesību aktiem.
17.2. Dalībnieks piekrīt, ka Organizators apstrādā Dalībnieka un Dalībnieka pārstāvju personas datus, lai pēc Izstādes norises – uzlabotu Organizatora sniegtos pakalpojumus, sūtītu Dalībniekam un Dalībnieka pārstāvjiem paziņojumus un izteiktu piedāvājumus, tai skaitā piedalīties citās Organizatora rīkotās izstādēs un pasākumos.
17.3. Organizators apstrādā Dalībnieka datus tik ilgi, cik ta sir nepieciešams, lai sasniegtu Dalībnieka datu apstrādes vai no tiesību aktiem izrietošo pienākumu izpildes mērķus.
17.4. Dalībniekam ir pienākums nekavējoties informēt Organizatoru par visām izmaiņām Dalībnieka un tā pārstāvju personu datos, tai skaitā par izmaiņām Dalībnieka kontaktinformācijā.
17.5. Papildus informācija par personas datu apstrādi pieejama pie Organizatora pēc pieprasījuma.
18. NEPĀRVARAMAS VARAS APSTĀKĻI.
Puses tiek atbrīvotas no atbildības par daļēju vai pilnīgu Pieteikumā- Līgumā un tā pielikumos noteikto saistību neizpildīšanu, ja tam par iemeslu ir nepārvaramas varas apstākļi.
19. SŪDZĪBAS UN STRĪDI.
19.1. Visas sūdzības Organizatoram jāiesniedz rakstiski ne vēlāk kā Izstādes norises laikā. Sūdzības, kas saņemtas pēc šī perioda, netiks ņemtas vērā.
19.2. Visi strīdi un domstarpības šo Noteikumu, Pieteikuma-Līguma vai tā pielikumu sakarā tiek risināti savstarpēju pārrunu ceļā. Strīdi un domstarpības, par kurām Puses nav panākušas vienošanos savstarpēju pārrunu ceļā, izšķirami LR tiesu iestādēs saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
19.3. Jebkuru domstarpību un strīdu gadījumā Noteikumu teksts latviešu valodā tiks uzskatīts par noteicošo.
20. VISPĀRĒJIE NOTEIKUMI.
20.1. Šie Noteikumi ir Pieteikuma-Līguma neatņemama sastāvdaļa un tie ir attiecināmi uz Dalībnieku sākot ar brīdi, kad Pretendents/Dalībnieks iesniedzis Organizatoram Pieteikumu- Līgumu, un darbojas līdz Pušu savstarpējo saistību pilnīgai izpildei.
20.2. Jautājumu gadījumā sazinieties ar Organizatoru:
• Izstādes ofiss (A.M.L. SIA) atrodas Biznesa centrā RĀMAVA, halles 1. stāvā.
• Tālruņa numurs: x000 00000000
• E-pasta adrese: xxxxxxx@xxxxxx.xx
16. ADVERTISING.
16.1. If the Participant rents standardized equipped area in the hall, Participant is allowed to use the inside walls of the stand to promote its products or services, without damaging these walls. Participant is allowed to hang advertising materials on the stand walls only if stand constructions are not damaged. After the end of the Exhibition Participant itselft has to clean advertising materials off from the stand walls and constructions, but if this is not done – after the end of the Exhibition, the Organizer will issue an invoice to the Participant for the cleaning of the wall panels and constructions, in accordance with the Pricelist.
16.2. Participant shall not be entitled to place any objects, as well as to perform distribution of printed materials, samples of goods or other advertising materials outside the Participant’s rented exposition area without prior consent of the Organiser.
16.3. Participant shall not be entitled to sell, display and advertise services and exhibits which are represented by a third party instead of the Participant itself, as well as to promote other events or activities without prior consent from the Organizer.
16.4. Organizer is entitled to prohibit the distribution of all types of advertising and promotional materials in cases where, in the opinion of the Organizer, their content contradicts existing legislative acts of the LR, contradicts themes of the Exhibition or it may harm interests of the Organizer, visitors of the Exhibition and/or the State.
17. PERSONAL DATA PROCESSING.
17.1. Participant agrees that the Organizer as the personal data protection administrator and the personal data operator processes and transfers to third parties the personal data of the Participant and the Participant's representatives with aim to ensure the implementation of the Application-Agreement and its attachments, to ensure the performance of services and additional services, to ensure performance of the Exhibition, to exercise rights and obligations arising from the normative acts.
17.2. Participant agrees that the Organizer processes the personal data of the Participant and the Participant's representatives, after the end of the Exhibition in order to – improve the services provided by the Organizer, send notifications to the Participant and the Participant’s representatives and make offers, including offers to participate in other exhibitions and events organized by the Organizer.
17.3. Organizer processes the Participant’s data for as long as is necessary to achieve the objectives of the Participant's data processing or of the obligations arising from the normative acts.
17.4. Participant shall immediately inform the Organizer of all changes in the personal data of the Participant and its representatives, including changes in the Participant's contact information.
17.5. Additional information on personal data processing is available at the Organizer on request.
18. FORCE MAJEURE.
Parties shall be released from liability for partial or full non-fulfilment of the obligations specified in the Application-Agreement and its attachments, if it is caused by the Force Majeure circumstances.
19. COMPLAINTS AND DISPUTES.
19.1. All complaints must be submitted to the Organizer in written form no later than during the Exhibition hours. Complaints received after this period will not be taken into consideration.
19.2. All disputes and disagreements regarding these Terms, the Application-Agreement or its attachments shall be settled by mutual negotiations. Disputes and disagreements, in which Parties could not reach settlement by mutual negotiations, shall be decided in the court institutions of the LR in compliance with the regulatory normative acts.
19.3. In case of any disputes or disagreements the text of the Terms in Latvian shall prevail.
20. OTHER CONDITIONS.
20.1. These Terms form an integral part of the Application-Agreement and are attributable to the Participant from the moment the Applicant/Participant submits the Application-Agreement to the Organizer and operate until the Parties have fully fulfilled their obligations.
20.2. In case of questions, contact the Organizer:
• Exhibition office (A.M.L. SIA) is located in the Business centre RĀMAVA, 1st floor of the hall.
• Phone: x000 00000000
• E-mail address: xxxxxxx@xxxxxx.xx