Partneru seminārs 15.augusts
Partneru seminārs 15.augusts
Rīga
Partnerības līgums (partnership agreement)
Partnerības līgumā iekļauta informācija par katra projekta partnera lomu projektā, finansiālo un materiālo ieguldījumu Projekta ieviešanā, finanšu norēķiniem starp Projekta partneriem, līdzdalību projekta aktivitātēs, pienākumiem un atbildību Projekta ieviešanā un gala rezultātu sasniegšanā, informācijas un publicitātes prasībām, par partnera pārskata un konsolidētā pārskata sagatavošanu u.c.
Partnerības līgums (partnership agreement)
• Līguma forma pieejama programmas mājas lapā:
xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxx
• Parakstīšana un iesniegšana 1 mēneša laikā pēc nosacījumu
izpildes
• Augšupielāde eMs
• E-pasta nosūtīšana caur eMs programmas vadošajai iestādei
– Anu Roomere un Ege Ello
Finansējuma līgums (subsidy contract)
Līgums tiek slēgts starp Vadošo partneri un programmas
Vadošo iestādi.
Vadošā iestāde 🡪 līgums vadošajam partnerim 1 mēneša
laikā pēc partnerības līguma saņemšanas
Vadošais partneris 🡪 līguma parakstīšana un atgriešana
1 mēneša laikā Vadošajai iestādei
Projekta sākuma datums
• Atskaites periods/atskaitīšanās termiņš (reporting period):
4 mēneši
• Projekta pieteikumā norādītais sākuma datums ir pamats
atskaites periodu kalkulācijai
Piemērs: atskaites periods 1.augusts – 30.novembris
Partneru pārskats ir jāiesniedz ne vēlāk kā 13.decembrī (ieskaitot)
Atskaišu gatavošana: partneru pārskats
• Atskaites jāiesniedz eMS (e-Uzraudzības sistēmā).
Instrukcijas: xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx
• Latvijā finanšu kontroli veic Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas Investīciju uzraudzības departaments; Igaunijā – State Shared Service Centre (Riigi Tugiteenuste Keskus).
• Xxxxxx projekta partnerim (ieskaitot vadošo partneri) ir jāiesniedz partnera pārskats ar izmaksu un aktivitāšu aprakstu 10 darba dienu laikā pēc atskaites perioda beigām.
Atskaišu gatavošana: partneru pārskats
• Projekta partneriem ir jāiesniedz pārskats ar visiem izmaksu pamatojošajiem dokumentiem (piemēram, rēķini, darba līgumi, amata apraksti, ārējo ekspertu līgumi, pieņemšanas – nodošanas akti, dalībnieku sarakstu utt.) un papildus materiāliem, piemēram, projekta rezultātu piemēriem.
• Katra projekta partnera grāmatvedībai ir jābūt nodalītai atsevišķi (attiecīgi jāpiešķir atsevišķs grāmatvedības kods)!
• Finanšu kontroles institūcija apstiprina partneru pārskatus, izsniedzot gala atzinumu eMS.
Atskaišu gatavošana: konsolidētais pārskats
• Pēc pēdējā atzinuma saņemšanas par partnera pārskatiem, vadošajam partnerim 10 darba dienu laikā ir jāiesniedz Konsolidētais pārskats ar papildus materiāliem.
• Konsolidēto pārskatu apstiprina Apvienotais sekretariāts (Joint Secretariat).
• Jāiesniedz papildus materiāli, kā, piemēram, projekta
rezultāti (xxxxxxx, fotogrāfijas, raksti u.c.)
Atskaišu gatavošana: konsolidētais pārskats
• Pēc konsolidētā pārskata apstiprināšanas, apvienotais
sekretariāts to nosūta programmas vadošajai iestādei.
• Vadošā iestāde izvērtē konsolidēto pārskatu un veic maksājumu uz vadošā partnera kontu.
Atskaišu gatavošana: indikatīvs grafiks
Partneru pārskats: 10 darba dienas
Finanšu kontroles atzinums:
3 mēnešu laikā
Konsolidētais pārskats:
10 darba dienas
Vadošās iestādes izvērtējums un maksājums:
~ 1 mēnesis
Sekretariāta pārbaude:
~ 1 mēnesis
Projekta sagatavošanas izmaksas
Projekta sagatavošanas izmaksas 5 000 eur (lump sum) var saņemt tiklīdz kā ir parakstīts finansējuma līgums (ja nav faktiskās izmaksas, kas ir saistītas ar tehniskās dokumentācijas sagatavošanu).
Projekta sagatavošanas izmaksas (lump sum 5 000 eur) deklarē vadošais partneris. Nav jāiesniedz izmaksu apliecinošie dokumenti vai aprēķini!
Priekšfinansējums
• Iespējams pieprasīt priekšfinansējumu līdz 50% apmērā no kopējā ERAF pieprasījuma partneru pārskatos.
• Pieprasījumu iesniedz vadošais partneris pēc visu partneru pārskatu iesniegšanas finanšu kontroles institūcijām
(NB! Jaunu priekšapmaksas pieprasījumu var iesniegt pēc maksājuma saņemšanas no
programmas vadošās iestādes par iepriekšējo apstiprināto pārskatu)
• Priekšfinansējumu nav iespējams pieprasīt pirmajā un pēdējā pārskata periodā
• Annex 3 (Priekšfinansējuma procedūra)
• Priekšfinansējuma pieprasīšanas forma:
xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx
Kam pievērst uzmanību, ieviešot projektu?
• Sekot līdzi pieteikuma formā aprakstītajam!
• Aktivitātes ārpus programmas teritorijas: jābūt paredzētām un
aprakstītām pieteikuma formā
• Līdzekļu tērēšana: plānotais pieteikuma formā
Grozījumu veikšana, izmaiņu pieprasīšana
Nobīde no projektā aprakstītā? – jākonsultējas ar sekretariātu
10% budžeta elastības princips – kopējā projekta budžeta līmenī tiek atļauts līdz 10% pārtēriņš budžeta pozīcijās, neiesniedzot oficiālu projekta izmaiņu pieprasījumu.
Projekta kopējo budžetu un katra Projekta partnera kopējo budžetu nedrīkst pārtērēt!
Budžeta sadalījums starp darba pakām ir indikatīvs, tādēļ grozījumu pieprasījumu budžeta pārdalei starp darba pakām nav nepieciešams iesniegt.
Grozījumu veikšana, izmaiņu pieprasīšana
• Izmaiņas budžetā, aktivitātēs un projekta īstenošanas termiņā var pieprasīt tikai vadošais partneris
• «Request for changes» forma: xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-
projects/project-changes
• Formas nosūtīšana programmas konsultantam, kurš
atbild par projektu
• Dokumenta augšupielāde eMS
• Izmaiņu veikšana eMS
Izmaiņu pieprasīšana: Apvienotais Sekretariāts
• Izmaiņas aktivitātēs, kas negatīvi neietekmē izvēlēto programmas iznākuma mērķa vērtības(u) izpildi;
• Izmaiņas budžetā, kas pārsniedz 10% budžeta elastības principu un negatīvi neietekmē Projekta mērķu sasniegšanu;
• Pieprasījums mainīt Projekta sākuma datumu;
• Pieprasījums pagarināt Projektu uz laika posmu, kas nepārsniedz 6 mēnešus;
• Pieprasījums mainīt partnera kopējo budžetu par summu, kas nepārsniedz 30%.
Izmaiņu pieprasīšana: Uzraudzības Komiteja
• Izmaiņas aktivitātēs, kas negatīvi ietekmē izvēlēto programmas iznākuma mērķa vērtības(u) izpildi;
• Izmaiņas Projekta partnerībā;
• Izmaiņas Projekta mērķos;
• Aktivitāšu ārpus programmas teritorijas pievienošana, pārtraukšana vai ar šīm
aktivitātēm saistītu būtisku izmaiņu veikšana;
• Pieprasījums pagarināt Projektu uz laika posmu, kas pārsniedz 6 mēnešus;
• Pieprasījums mainīt partnera kopējo budžetu par summu, kas pārsniedz 30%. Ja izmaiņas ir saistītas ar budžeta samazinājumu, jauns līdzfinansējuma apliecinājums nav jāiesniedz.
Iepirkumi
• Publisko iepirkumu likums
• Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likums
• Ministru kabineta 2017.gada 28. februāra noteikumi Nr.
104. (Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās
piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem)
• FKI var pieprasīt paskaidrojumus par pirkumiem, kas ir zemāki
par iepirkuma likumā noteikto slieksni
• Iepirkumu semināra prezentācijas (2017) -
xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxxx#
Netiešais de minimis atbalsts
(Indirect de minimis)
Ja projektā plānots veikt pasākumus iesaistot uzņēmumus (gan MVU, gan lielos uzņēmumus), uzņēmumi tiek uzskatīti par trešajām personām, kas saņem netiešo de minimis atbalstu šādos gadījumos:
• Individuālas konsultācijas un mentorings uzņēmumiem;
• Izpētes / pieredzes apmaiņas braucieni / vizītes;
• Uzņēmumu dalība izstādēs prezentējot savu produktu/servisu;
• Uzņēmumu vajadzībām pielāgotas apmācības, kuru rezultāti ir tiešā veidā izmantojami
uzņēmuma ekonomiskās situācijas uzlabošanai.
Aktivitātes ar mērķi iesaistīt ieinteresētās puses/mērķa grupas, kas nepieciešamas projekta mērķu sasniegšanai (piemēram, tīklošanās pasākumi, pasākumi, kas sniedz vispārējas zināšanas, paplašina dalībnieku redzesloku u.c.), ja šādu darbību rezultātus uzņēmums nevar tieši izmantot, lai uzlabotu uzņēmuma ekonomisko kapacitāti, neuzskata par gadījumiem, kad saņem netiešo de minimis atbalstu.
Netiešais de minimis atbalsts (Indirect de minimis)
• VP ir jānodrošina, ka PP(-i) apzinās, ka aktivitāšu dalībniekiem tiek piešķirts netiešais de minimis atbalsts. Partneriem (ieskaitot LP) ir jāievēro programmas rokasgrāmatas nodaļā 4.7. aprakstītā procedūra, lai nodrošinātu, ka dalībnieki (uzņēmumi) ir informēti par situāciju un de minimis atbalsts ir pareizi aprēķināts.
• Netiešo de minimis atbalstu piešķir State Shared Service Centre (Riigi
Tugiteenuste Keskus).
• Dokumentu formas pieejamas: xxxxx://xxxxxx.xx/xx/xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx
Vizītes pie projektiem
• Sekretariāts apmeklē projektus un pārbauda to ieviešanu;
• Lūgums informēt par notikumiem, kas saistīti ar projektu: laiks, vieta, darba kārtība un cita būtiska informācija (lūgums informēt atbildīgo programmas konsultantu, kā arī kolēģi Xxxxxx Xxxxx)