TILBUDSFORESPØRSEL
TILBUDSFORESPØRSEL
Tjeneste: Bedre sammen - lederutvikling Trondheim kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. TILBUDSINNBYDELSE 2
1.1. GENERELT OM OPPDRAGET 2
1.2. BEHOV 2
1.2.1. Krav til tjenesten 3
1.2.2. Omfang / budsjettramme 3
1.3. KONTRAKT 3
1.3.1. Kontraktsbestemmelser 3
1.3.2. Prisjustering 3
1.3.3. Kontraktsperiode 3
1.4. TILLEGGSOPPLYSNINGER 3
1.5. OMKOSTNINGER 4
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4
2.1. LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 4
3. DOKUMENTASJONSKRAV 4
3.1. Tilbudsfrist og fremdriftsplan 4
3.2. INNLEVERING 5
3.3. VEDSTÅELSESFRIST 5
3.4. LEVERANDØRENS PLIKT 5
3.5. TILDELING 5
3.5.1. Kvalitet 30% 5
3.5.2. Gjennomføringsevne 60% 5
3.5.3. Pris 10% 5
VEDLEGG 6
Vedlegg 1 Skjema for miljøkrav 7
Vedlegg 2 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår 8
1. TILBUDSINNBYDELSE
1.1. Generelt om oppdraget
Trondheim kommune inviterer til å gi tilbud på bistand til lederutvikling for kommunedirektørens ledergruppe. Ledergruppen består av kommunedirektøren og sju områdedirektører. I tillegg møter kommunikasjonssjefen i alle ledermøter.
1.2. Behov
Formål med oppdraget
Formålet er å styrke kommunedirektørens ledergruppe i deres lederrolle, både som deltakere i ledergruppen med felles ansvar for gjennomføring og utvikling av kommunen, og som ledere for egne grupper.
Begrunnelse for behov
De sju områdedirektørene utgjør sammen med kommunedirektøren kommunens strategiske ledelse. Innenfor de to største områdene, helse og velferd og oppvekst og utdanning, er det innført kommunalsjefer som et ekstra ledernivå mellom områdedirektørene og enhetslederne. De fleste enhetsledere har lederansvar for avdelingsledere. Til sammen har Trondheim kommune rundt 700 ledere, og i overkant av 15.000 ansatte.
Sammensetningen av kommunedirektørens ledergruppe har endret seg relativt mye de siste to årene, da fem av sju områdedirektører er nye i gruppen i denne perioden. I 2022 gjennomførte kommunen et organisasjonsprosjekt med vurdering av hvorvidt dagens arbeidsformer og organisering i ledelse, kommunedirektørens fagstab, og utviklings- og støttetjenestene i tilstrekkelig grad setter kommunen i stand til å følge opp politiske prioriteringer og til å nå strategiske mål. Som et av flere tiltak ble det identifisert et behov for at kommunedirektørens ledergruppe fremstår mer samordnet og enhetlig. Arbeidet med dette ble påbegynt i 2022 med støtte fra to rådgivere i kommunedirektørens stab. Det er imidlertid behov for å styrke arbeidet med ekstern konsulentbistand som innehar spisskompetanse innen utvikling av ledergrupper på dette nivået.
Forventninger til resultater
Kommunen er leverandør av viktige tjenester til innbyggerne, og har sentrale roller som samfunnsutvikler, myndighetsutøver og demokratisk arena. Utvikling og oppfølging av politiske saker er kjernen i kommunens virke, og en hovedoppgave for kommunedirektørens ledergruppe. For å gjøre kommunen i stand til å gjennomføre sine oppgaver og roller effektivt og med høy kvalitet også i framtiden, må behovet for lederutvikling sees i sammenheng med behov for endringskapasitet, samhandling og strategisk beslutningsevne. Et viktig hensyn i dette er at kommunens strategiske og praktiske oppgaver stadig oftere har en tverrfaglig karakter, der det er behov for å samarbeide på tvers av egne sektorer og med andre offentlige og private aktører. I den nye Kommuneplanens samfunnsdel, Trondheimsløftet, er det tydeliggjort at man ikke har mulighet til å møte dagens og morgendagens utfordringer, uten at man styrker samskapingen i byen og regionen. Dette stiller krav til tilpasninger i ledergruppens arbeids- og samarbeidsform. Viktige gevinster av
lederutviklingsarbeidet er derfor økt psykologisk trygghet og bedre samarbeidsklima på tvers av områdene internt i ledergruppen, og mer enhetlig kommunikasjon internt og eksternt.
Tema og problemstillinger:
Kommunedirektørens ledergruppe ønsker å utvikle seg “fra gruppe til team”. Aktuelle temaer:
● Xxxxxx verdier vil vi formidle, og hvordan lever vi dem selv?
● Hvordan blir vi bedre til å samarbeide på tvers?
● Hvordan kommuniserer vi mer enhetlig?
● Hvordan kan den enkelte bedre forståelsen for egen ledelsesstil og dennes effekt på andre?
● Hvordan kultivere forskjellighet som grunnlag for et trygt fellesskap?
1.2.1. Krav til tjenesten
Trondheim kommune søker en erfaren leverandør som har gode referanser fra arbeid med ledergrupper på tilsvarende nivå. Tilbyder skal fremlegge skisse til innhold i et program for kommunedirektørens ledergruppe i 2023, med redegjørelse for faglig tilnærming, plan for praktisk gjennomføring, og budsjett for oppdraget. Forventningen er at det gjennomføres inntil tre samlinger for ledergruppen, og at disse skjer i eller i nærheten av Trondheim. I tillegg kan det være aktuelt med individuelle og/eller gruppebaserte digitale samtaler.
Det forutsettes at leverandøren kan yte tjenesten med snarlig oppstart.
1.2.2. Omfang / budsjettramme
Oppdraget som er beskrevet i denne forespørselen har en øvre ramme på 500 000,-. inkl. mva.
Tilbyder skal i tillegg spesifisere timepris for eventuell forlengelse eller utvidelse av oppdraget.
1.3. Kontrakt
1.3.1. Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt.
1.3.2. Prisjustering
Oppdraget har en fast, øvre ramme. Timepris for ekstra oppgaver, som eventuelt avtales underveis, skal spesifiseres og er fast for hele oppdragsperioden.
1.3.3. Kontraktsperiode
Avtalen gjelder fra oppstart av kontrakt, og fram til oppdraget avsluttes 31.desember 2023.
1.4. Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger via kommunikasjonsmodulen i Mercell konkurransegjennomføringsverktøy, heretter omtalt som KGV.
Spørsmål til anbudsdokumentene må være mottatt av oppdragsgiver senest ved frist for å stille spørsmål 27.04.2023 kl 12:00. Opplysninger, som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en potensiell leverandør, meddeles samtidig til alle leverandører via KGV. Det skal ikke være kommunikasjon om anbudskonkurransen utenfor KGV.
Det oppfordres til å lese gjennom alle anbudsdokumentene så snart som mulig etter utlysning, og sende inn eventuelle spørsmål i god tid før frist for å stille spørsmål.
All kommunikasjon i anskaffelsesprosessen skal foregå via KGV. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon vil være tilgjengelig under fanebladet
«Tilleggsinformasjon» i kommunikasjonsmodulen i KGV.
1.5. Omkostninger
Omkostninger som leverandør pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
2.1. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 18. august 2016 nr. 974 (FOA) del I, samt reglene i denne tilbudsforespørselen.
3. DOKUMENTASJONSKRAV
Det stilles følgende krav til leverandøren:
Krav | Dokumentasjonskrav |
● Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgift innbetaling | ● Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret og skal legges ved tilbudet |
● Leverandør skal utøve miljøledelse | ● Vedlegg 1 skjema for miljøkrav skal fylles ut og legges ved tilbudet |
● Leverandørens lønns- og arbeidsvilkår skal være i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter | ● Leverandør skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se vedlegg 3. |
● Leverandøren skal dokumentere erfaring fra prosjektledelse av tilsvarende oppdrag. | ● Referanser fra tilsvarende oppdrag i store virksomheter, fortrinnsvis i offentlig sektor |
3.1. Tilbudsfrist og fremdriftsplan
Siste frist for innlevering av tilbud er 04.05.2023 Kl. 12:00
En eventuell forlengelse av tilbudets vedståelsesfrist kan bare skje dersom leverandøren godkjenner dette.
Tilbudet skal være sendt til oppdragsgiver før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
3.2. Innlevering
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokumentet, og leveres etter den utforming KGV angir for innlevering.
3.3. Vedståelsesfrist
Leverandøren er bundet av tilbudet til 2 måneder etter tilbudsfristens utløp.
3.4. Leverandørens plikt
Leverandør plikter å gjennomgå tilbudsforespørselen på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra leverandørens side, og leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning.
3.5. Tildeling
Tildelingen skjer på basis av oppdragsgivers vurdering av følgende:
3.5.1. Kvalitet 50%
Xxxxxxxx må vise god oppdragsforståelse. Spesifikt må tilbudet inneholde:
● tilbyders forståelse av oppdraget
3.5.2. Gjennomføringsevne 40%
Leverandør må beskrive hvordan oppdraget er tenkt gjennomført. Spesifikt må tilbudet inneholde:
● tidspunkt for oppstart
● referanser fra tilsvarende oppdrag
● forpliktende tilbud om ressurs for oppdraget, med CV
3.5.3. Pris 10%
Fastpris for oppdraget skal oppgis i tilbudet. Alle arbeidsoppgaver som er beskrevet i kravspesifikasjonen og i leverandørens tilbud skal inngå i fastprisen. I tillegg skal timepris for eventuelt tilleggsarbeid oppgis. Med tilleggsarbeid menes oppgaver som ikke er beskrevet i kravspesifikasjonen og som partene blir enige om underveis i kontraktsperioden
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover eventuelle avklaringer/korrigeringer.
VEDLEGG
Vedlegg 1 Skjema for miljøkrav
Vedlegg 2 Egenerklæring for lønns og arbeidsvilkår
Vedlegg 3 Alminnelig innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester – AIK
Vedlegg 4 Kontrakt
Vedlegg 1 Skjema for miljøkrav
Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert.
For utfylling: Bruk TAB for å flytte til neste
Spørsmål | Svar | |
Ja | Nei | |
1. Har virksomheten et miljøstyringssystem ISO 14001, EMAS eller lignende? | ||
2. Er virksomheten sertifisert? | ||
3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? | ||
4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A. Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? | ||
B: Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? | ||
C: Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? | ||
5. Har leverandør rutiner for miljøfarlig avfall | ||
6. Leverandør er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til oppdraget innen 5 måneder | ||
Leverandør er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spørsmål 1 eller 2 eller b Dersom svaret er ja på spørsmål 3-5 eller c Leverandør er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til oppdraget innen 2 mnd. | ||
Dato:………….. Signatur/Firmaets stempel: ………………………………………….. | ||
Vedlegg 2 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår
I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune.
Lønns- og arbeidsvilkår
I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler.
Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
……………………… …………………………………….