Veileder for samarbeidsavtaler
Veileder for samarbeidsavtaler
Forslag til innhold i en kontrakt:
1. Avtaleparter
Navn og organisasjonsnummer for begge partene samt evt. Logo.
2. Avtalens varighet
3. Avtalens bakgrunn og formål
Beskriver formålet for avtalen og hvilke rettigheter og plikter som skal ligge i samarbeidet.
4. Økonomisk ramme
Beskriver verdien av avtalen, evt. avgiftspliktig beløp og hva som evt. kan anses som en gave. Videre angis diverse fakturainformasjon.
5. Aktivitetsbeskrivelse
En nærmere angivelse av hva samarbeidet skal omfatte.
6. Aktivitetsplan og samarbeidsmøter
Partene lager en plan for hvordan aktivitetene skal planlegges og gjennomføres.
7. Logobruk og synliggjøring av samarbeidet
En detaljert beskrivelse av hvordan logo og merkenavn kan brukes.
8. Partenes rettigheter og forpliktelser
Beskriver hvilke rettigheter og forpliktelser partene har vedrørende bl.a. etiske retningslinjer, underleverandører og pressekontakt.
9. Oppsigelse
Beskriver forhold som gjelder oppsigelse.
10. Tvister
11. Kontaktpersoner
Utdyping av punktene:
1. Avtaleparter
• Her er det viktig å legge inn korrekt navn på hver av avtalepartene samt partenes organisasjonsnummer.
2. Avtalens bakgrunn og formål
• Avtalen skal regulerer rettigheter, plikter og ansvarsforhold som ligger til grunn for samarbeidet mellom partene i forbindelse med denne avtalen. Det forutsettes at partene respekterer hverandres ulikhet og egenart. Partene hefter ikke på noe
tidspunkt for den andres handlinger, og skal gjennom hele samarbeidet bevare sin integritet og egenart.
• Organisasjon må beskrives sammen med partneren.
• Formålet med avtalen må også beskrives på en god måte.
3. Aktivitetsbeskrivelse
Formålet med samarbeidet beskrives.
Eksempler:
• Avtalens hovedformål er å samarbeide for å øke befolkningens kunnskap om xx og xx
• Avtalen gjelder salg og markedsføring av diverse produkter/aktiviteter gjennom xxs salgskanaler.
• Produktene/aktivitetene er: XXX
• Partner vil donere kr …,- per produkt solgt i sine forretninger / hos sine forhandlere.
4. Aktivitetsplan og samarbeidsmøter
Partene skal i fellesskap utarbeide en aktivitetsplan for hvert år i avtaleperioden med målsetninger for samarbeidet. Aktivitetsplanen skal være skriftlig godkjent av begge parter. Formålet med denne er å gi en oversikt over hvilke aktiviteter partene skal gjennomføre og avklare forventninger.
5. Logobruk og synliggjøring av samarbeidet
Organisasjonens logo og ordmerket «Organisasjon» er varemerkeregistret og eies av organisasjonen. Dette gjelder også andre logoer tilknyttet organisasjonen. Materiell som skal brukes til informasjonsarbeid og profilering i forbindelse med samarbeidet skal godkjennes skriftlig av begge parter på forhånd. Godkjennelse fra organisasjonen kan ta opptil fem arbeidsdager.
Unntak gis for presentasjoner som benyttes i interne møter holdt av en av partene. Eksempel:
Samarbeidspartneren:
• Kan bruke Organisasjons logo knyttet til produkt/aktivitet beskrevet i aktivitetsplanen og til markedsføring av disse i annonser, på web og i markedsføringsmateriell.
• Kan på de vilkår som beskrives i denne avtalen, kalle seg Organisasjons partner i ekstern og intern markedsføring.
Organisasjon:
• Er ansvarlig for å oversende Organisasjons logoer til samarbeidspartneren for deres bruk, samt retningslinjer for grafisk profil.
• Skal eksponere samarbeidspartneren som Organisasjons partner på Organisasjons nettside.
• Synliggjøre samarbeidspartneren iht. øremerking til et eventuelt samarbeidsprosjekt
Ingen av partene har rett til å gi den annen parts logo videre til tredjepart uten etter særlig, skriftlig avtale.
Dersom en av partene oppdager eller blir tipset om mulig misbruk av logo hos tredjepart, skal partene så raskt som mulig informere hverandre om dette, slik at mottiltak kan iverksettes og skadene av misbrukes begrenses.
6. Partenes rettigheter og forpliktelser
Partene hefter ikke på noe tidspunkt for den andres handlinger.
Eksempel på tekst:
Samarbeidspartneren skal gjøre seg kjent med Organisasjons etiske retningslinjer, og bekrefte at de ikke selv, eller underleverandører, har et formål/aktiviteter/andre samarbeidspartnere som kan oppfattes å være i strid med organisasjonens etiske retningslinjer
Ved produktsalg skal samarbeidspartneren garantere at produktet er produsert på fabrikker som tar hensyn til medarbeidernes helse og arbeidsforhold, og at produksjonen ikke involverer ulovlig barnearbeid. Samarbeidspartneren skal overholde lover, forskrifter og anerkjente bransjestandarder for produktet.
Pressemeldinger knyttet til denne avtalen, skal godkjennes av partene før utsendelse.
7. Økonomi
Eksempel på tekst:
Samarbeidspartneren garanterer en støtte til ‘organisasjonen’ på kroner kr xxx,-
Verdien av markedsføring og rettigheter denne avtalen innebærer er kr xxx,- Dette er en avgiftspliktig tjeneste, og det faktureres moms på dette beløpet.
Resten av det garanterte beløpet kr xxx,- betraktes som gave/donasjon eks MVA.
Basert på avtalen sender ‘organisasjonen’ en årlig faktura innen <dato> i avtaleperioden til:
Firmanavn:
Postadresse:
Fakturaadresse:
Elektronisk fakturainformasjon:
Deres ref:
Fakturaen merkes: «xx»
Ved forsinket betaling kan ‘organisasjonen’ kreve rente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976, nr. 100.
‘Organisasjonen’ har ikke ansvar for noen markedsføringskostnader forbundet med denne avtalen.
Hver av partene bærer ansvaret for sin skatte- og avgiftsmessige posisjon.
8. Avtalens varighet og oppsigelse
• Avtalen skal beskrive tidsrommet den gjelder for, med en tydelig avslutningsdato. Før utløpet av avtaleperioden skal partene evaluere samarbeidet og vurdere om partene ønsker å fornye samarbeidsavtalen.
• Avtalen må kunne sies opp av begge parter.
• Begge partene skal har rett til å heve avtalen med umiddelbar virkning hvis avtalen misligholdes, eller det er forhold ved den ene part eller avtalen som kan skade den annens omdømme.
• Ved opphør av avtalen skal partene stoppe enhver markedsføring og synliggjøring av samarbeidet.
9. Tvister
Det er vanlig å ha med noen setninger om tvister, slik at det er dekket dersom samarbeidet må avsluttes.
Eksempel på tekst:
• Partene vedtar Oslo tingrett som rett verneting.
• Avtaleforhold reguleres av norsk rett.
10. Kontaktpersoner
Oppgi kontaktpersoner for begge parter med navn og kontaktinformasjon. Disse oppnevnes for å ivareta samarbeidsavtalen.
Avtalen utarbeides i 2 (to) eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt.
11. Vedlegg
Eksempler på vedlegg:
1. Organisasjons etiske prinsipper og retningslinjer
2. Aktivitetsplan
3. Logo / emblem og retningslinjer for bruk
4. Gjenytelser fra partene
Skatt for ideelle organisasjoner
Skatteplikten:
Institusjoner, organisasjoner, selskap, foreninger og stiftelser mv som ikke har erverv til formål er fritatt for formues- og inntektsskatt
Skattefrie inntekter:
• Medlemskontingenter
• Startkontingenter
• Treningsavgifter
• Billettinntekter ved arrangementer
• Offentlige tilskudd
• Rene gaver og tilskudd
• Inntekt av medlemsmøter (klubbaftener, møter og tilstelninger)
• Inntekt av enkeltstående, tilfeldige aktiviteter og arrangementer som f.eks. loppemarked
• Salg av supporterutstyr
Økonomisk virksomhet
Selv om en organisasjon anses for å være skattefri er den skattepliktig for inntekter fra økonomisk virksomhet, herunder bortleie av fast eiendom (også i tilfelle eiendommen delvis er benyttet til egen bruk). Det må derfor skilles mellom inntekter som omfattes av skattefritaket og inntekter som er skattepliktige som økonomisk virksomhet.
Kiosk og kafédrift
Dersom en institusjon eller organisasjon som ‘ikke har erverv til formål’ omsetter varer fra kiosk eller kafé med fast, daglig åpningstid, regnes det som skattepliktig økonomisk virksomhet uavhengig av om kiosken eller kafeen er plassert på eller i tilknytning til, f.eks. et idrettsanlegg.
Tillitsvalgte
Når samlet lønnsutbetaling fra organisasjonen til én person i løpet av inntektsåret ikke overstiger 10 000 kroner vil lønnen være fritatt for lønnsopplysningsplikt og unntatt fra beskatning. Ved vurdering av om beløpsgrensen er nådd ses det bort fra eventuelle trekkfrie utgiftsgodtgjørelser. Overstiger lønnsutbetalingen 10 000 kroner, er den lønnsopplysningspliktig og mottakeren er skattepliktig for hele beløpet.
Inntekter fra dugnad
De som deltar i dugnad, er ikke skattepliktige for verdien av dugnadsinnsatsen så lenge de ikke mottar vederlag for sin innsats fra organisasjonen eller andre. Dette gjelder som utgangspunkt også når dugnaden ytes innenfor et yrke, f.eks. at en snekker bidrar med snekkervirksomhet i en dugnad.