KONKURRANSEBESTEMMELSER, Avtale om forvaltning av Microsoft lisenser (License Solution Partner), Helse Nord
KONKURRANSEBESTEMMELSER, Avtale om forvaltning av Microsoft lisenser (License Solution Partner), Helse Nord
Innholdsfortegnelse
1 Generell informasjon om konkurransen
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.3 Skatteattest 3 Krav til tilbudet
3.3 Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving
3.5 Tilbudets utforming ved levering
3.10 Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
4.3 Angivelse av kvalifikasjonskrav 5 Kvalifikasjonskrav
5.1 Registrert i handelsregister eller foretaksregister
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
5.4 Støtte fra andre foretak 6 Avgjørelse av konkurransen
6.2 Innstilling på tildeling av avtale 7 Kontraktsvilkår
1 Generell informasjon om konkurransen
Sykehusinnkjøp HF ble stiftet 17. desember 2015 og har strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Foretaket har fire eiere: Helse Sør-Øst RHF, Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord RHF, hvorav eierandelene er på 25 prosent hver.
Foretaket skal kun tilby tjenester til sine eiere, deres heleide virksomheter, ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene og virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet.
Sykehusinnkjøp HF divisjon Nord, gjennomfører anskaffelser og avtaleforvaltning på vegne av Kunden, Helse Nord IKT HF.
Helse Nord IKT, har som oppgave å forvalte og drifte IKT-systemene i Helse Nord. Dette innebærer forsvarlig drift av applikasjoner og IKT-infrastruktur, samt utvikling av nye systemer og løsninger. Helse Nord IKT har et tverrfaglig og høykompetent IKT-miljø, som skal være på lag med klinikken og bidra til en kostnadseffektiv utnyttelse av IKT-ressursene i et regionalt perspektiv. Helse Nord IKT har rundt 270 ansatte med arbeidssteder på 11 sykehus. Hovedkontoret er etablert i Tromsø.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Kunde, Helse Nord IKT skal inngå avtale om kjøp av LSP-tjeneste (License Solution Partner). Valgt LSP skal administrere lisensavtalen mellom Helse Nord IKT HF og Microsoft.
Administrasjon skal minimum omfatte følgende:
Bestilling av lisenser på vegne av Kunden Viderefakturering på vegne av Microsoft
Opptelling/rapportering av antall lisenser i henhold til Microsoft sine krav
Rådgivning knyttet til Microsofts lisensbestemmelser og hvorvidt Kunden er compliant med disse Møte i Kundens lokaler etter behov
Pris for Microsoft lisenser for kunden er estimert til ca. 35 000 000 NOK pr. år ekskl mva. Estimatet er kun veiledende og ikke på noen måte bindende.
For nærmere beskrivelse se vedlegg 4 – «Mal Tildelingskriterie kvalitet" (kravspesifikasjon) og vedlegg 5 – "Mal Tildelingskriteriet Pris" (Prisskjema).
Kontrakt med en leverandør
Avtale om kjøp av LSP-tjeneste inngås for en periode på 3 (tre) år. Oppdragsgiver skal i tillegg ha en ensidig rett til å forlenge avtalen med 1 (ett) år, til samme betingelser. Maksimalt samlet avtaleperiode er 4 år.
Oppdragsgiver har i hele kontraktsperioden rett til å si opp avtalen med 3 måneders varsel, i det tilfellet det inngås nasjonal(e) lisensavtale(r) mellom partene i spesialisthelsetjenesten og Microsoft.
Det er ikke anledning til å gi deltilbud.
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Vedlegg 1 Tilbudsbrev
Vedlegg 2 Statens Standard Avtale (SSA-O) Vedlegg 3 SSA-O Bilag 1-7
Vedlegg 4 MAL svarskjema for tildelingskriteriet kvalitet Vedlegg 5 MAL svarskjema for tildelingskriteriet Pris Vedlegg 6 MAL Forpliktelseerklæring
Vedlegg 7 Retningslinjer for sladding av tilbud Vedlegg 8 MAL Databehandleravtale
Vedlegg 9 MAL Kontrakt- bestillingsskjema Fjernaksess Vedlegg 10 CV-mal
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | |
Kunngjøring av konkurransen | 20.12.2018 09.09 |
Frist for å stille spørsmål om konkurransegrunnlaget | 23.01.2019 12.00 |
Frist for å levere tilbud | 30.01.2019 12.00 |
Evaluering | Tentativt uke 4-6 |
Tildelingsbeslutning | Tentativt uke 6, 2019 |
Avtaleinngåelse | Tentativt uke 7, 2019 |
Vedståelsefrist for tilbud | 30.04.2019 00.00 |
Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse.
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3 Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving
Ikke relevant.
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7 Fremdriftsplan.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 ellerpå e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Elektronisk signatur kan Xxxxxxxx skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Elektronisk signatur utenfor Norge:
Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark: Sverige: Svensk Bank ID, Nordea
Danmark: Nem ID, TDC/OCES
Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509-sertifikater, men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.
Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings- / tilbudsinnleveringsstegene.
3.5 Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
1 Krav til tilbudsstruktur (Informasjon)
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
2 Tilbudsbrev (Svar er påkrevd)
Utfylt og signert vedlegg 1 "MAL Tilbudsbrev" skal lastes opp her.
3 Leverandørens besvarelse av tildelingskriteriet Kvalitet (Svar er påkrevd)
Her vedlegges leverandørens utfylte Vedlegg 4 "MAL besvarelse tildelingskriterie Kvalitet" opp.
Vedlegget vil inngå i endelig SSA-O "bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget", når avtalen inngås.
4 Leverandørens besvarelse av tildelingskriteriet pris (Svar er påkrevd)
Her vedlegges leverandørens utfylte Vedlegg 5 "MAL besvarelse tildelingskriterie Pris" opp.
Vedlegget vil inngå i endelig SSA-O bilag 5 Pris og prisbestemmelser, når avtalen inngås.
5 Utfylt CV-mal (Svar er påkrevd)
Her vedlegges utfylte CV-mal over tilbudt nøkkelpersonell.
6 Forpliktelseserklæring (Svar er påkrevd)
Her vedlegges Vedlegg 6 "Forpliktelseserklæring", dersom relevant
7 Sladdet tilbud (Svar er påkrevd)
Her leveres leverandørens tilbud i sladdet versjon. Se dokument vedlegg 7 "Retningslinjer for sladding av tilbud".
Tilbudet skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.
Brosjyrer, produktdatablad, mv. kan også leveres på engelsk med mindre annet er angitt.
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 –«MAL Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
Tilbyder må vedstå seg tilbudet til vedståelsesfrist angitt i pkt 1.7
Omkostninger som Xxxxxxxx pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.
3.10 Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og lastes opp på angitt sted i Mercell og som navngis "Sladdet versjon av tilbudet».
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 7 – "Retningslinjer for sladding av tilbud".
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 "Mal Tilbudsbrev".
4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1 Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
§24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
4.3 Angivelse av kvalifikasjonskrav
I denne konkurransen kan leverandørene i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a.
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet i Mercell om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
5.1 Registrert i handelsregister eller foretaksregister
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Det er et krav at tilbyderen har en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at tilbyder har positiv egenkapital. En tilbyder kan støtte seg på den finansielle og økonomiske styrken til andre foretak for å oppfylle dette kvalifikasjonskravet. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom tilbyder og foretaket/foretakene. Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle soliditet, skal det fremlegges dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak ved at forpliktelseserklæringen som ligger ved konkurransedokumentene fylles ut og legges ved tilbudet. |
Dokumentasjon | Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. • Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Leverandøren skal ha LSP-status hos Microsoft |
Dokumentasjon | Tilbyder må fremlegge kopi av godkjennelse på LSP-status utstedt av Microsoft. Dersom godkjennelsen er utstedt til tilbyders morselskap, må det tydelig fremkomme av godkjennelsen at den også gjelder for datterselskapet. |
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg 6 Mal Forpliktelseserklæring.
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har
det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet
1 Pris/totalkostnad | Ingen respons | 80,0% |
Pris vurderes ut fra leverandørs besvarelse av Vedlegg 5 "MAL svarskjema for tildelingskriteriet pris". For evaluering vil det legges til grunn en avtalevarighet på 4 år. Tilbudet vil bli evaluert etter forholdsmessig metode. Tilbud med lavest totalsum på pris gis poengscore 10. | ||
2 Kvalitet | Ingen respons | 20,0% |
Vurdering av Leverandørens svar på Vedlegg 4 "Mal svarskjema for tildelingskriteriet kvalitet" (kravspesifikasjon). Her vurderes oppfyllelse av evalueringskrav i kravspesifikasjonen. Kundens fagpersoner vil vurdere kvalitet på tjenesten basert på opplysninger gitt i tilbudet. Tilbud med best kvalitet gis poengscore 10. | ||
6.2 Innstilling på tildeling av avtale
Beslutning vedrørende tildeling av avtale vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før avtalen inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid.
Kontraktsvilkår SSA-O 2018 med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.