LEIEAVTALER/LEASINGAVTALER I HELSE SØR-ØST

LEIEAVTALER/LEASINGAVTALER I HELSE SØR-ØST

UTDRAG FINANSSTRATEGI HELSE SØR-ØST

Generelt om leieavtaler/leasingavtaler

Alle leieforhold i Helse Sør-Øst RHF reguleres av finansstrategien i Helse Sør-Øst RHF, basert på føringer som er gitt i Helse Sør-Øst RHFs vedtekter samt helseforetakenes vedtekter.

Leieavtaler kjennetegnes ved en avtale hvor leietaker mot vederlag får bruksrett til en eiendel for en nærmere angitt periode. Uttrykket leasing brukes ofte som benevning på en leieavtale.

Avtaler om operasjonell leie og finansiell leasing tillates i Helse Sør-Øst etter nærmere regler i finansstrategien og innenfor gjeldende vedtekter.

Finansielle leieavtaler skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF uavhengig av beløp. Dersom den finansielle leieavtalen har kontraktsverdi over 100 millioner kroner må denne i tillegg godkjennes av foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF.

For øvrig sidestiller finansstrategien fullmaktgrensene for leiekontrakter med investering i egen regi, ved at inngåelse av operasjonelle leieavtaler skal følge de til en hver tid gjeldende beslutningsprosesser og fullmaktsstrukturer som gjelder for investeringer i helseforetaksgruppen.

Det er utarbeidet særskilte retningslinjer for leie av lokaler og for leie av utstyr i helseforetaksgruppen. Disse er vedlagt i egne vedlegg (Vedlegg 15.5). Retningslinjene er sammen med den til en hver tid gjeldende fullmaktsstruktur styrende for helseforetakenes mulighet til å inngå leiekontrakter.

I forkant for inngåelse av en leieavtale er det nødvendig å vurdere avtalens innhold for å sikre korrekt klassifisering av avtalen som enten operasjonell eller finansiell leieavtale. Klassifiseringen er en regnskapsmessig vurdering som er regulert av Regnskapsloven, herunder Norsk Regnskaps Standard (NRS) 14.

“Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser skal balanseføres i regnskapet”.

Med dette betyr det at en finansiell leieavtale i stor grad ligner på de samme reelle forhold som hvis foretaket hadde kjøpt objektet. Operasjonelle leieavtaler er avtaler hvor det vesentligste av risiko og kontroll ikke er overført, og skal ikke balanseføres i regnskapet. Helseforetaket skal forut for søknad om fullmakt til avtaleinngåelse konsultere med sin revisor der det er tvil om hvorvidt avtalen skal klassifiseres som operasjonell eller finansiell, samt for alle avtaler over 100 millioner kroner.

Noen hovedpunkter for å skille finansiell og operasjonell leie er:

Finansiell:

• En avtale der det vesentligste av risiko og kontroll over driftsmidlet er overført leietaker uten at selve eiendomsretten er overført

• Tilgang til likviditet

• Gir i praksis mulighet til å finansiere en eiendel selv om man strengt tatt aldri kjøper denne og innebærer at et helseforetak opptar lån i det private markedet

• Utvikling: Flere avtaler klassifisert som finansiell

Operasjonell:

• leietaker overtar ikke det vesentligste av risiko og kontroll (negativt avgrenset)

• Leiekostnadene utgiftsføres fortløpende.

Fullmakter

Forpliktelsen som helseforetaket påtar seg ved å inngå leieavtalen vil tilsvare verdien av leieavtalen. Verdien av leieavtalen må holdes opp mot fullmaktgrensene i den til en hver tid gjeldende fullmaktsstruktur. Søknad om fullmakt skal forelegges Helse Sør-Øst RHF dersom nåverdi av forpliktelsen overstiger relevant fullmaktsnivå i etablert fullmaktsstruktur.

Finansielle leieavtaler skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF uavhengig av beløp.

Søknad om fullmakt til å inngå operasjonell leieavtale skal sendes Helse Sør-Øst RHF dersom leiekontraktens verdi overstiger:

• For leie av lokaler:

o leieforpliktelse over 50 millioner kroner, xxxxxx styresak 016-2012 Fullmaktsstruktur for bygginvesteringer – tilpasning til endrede styringskrav.

• For leie av utstyr (MTU, IKT og annet):

o leieforpliktelse over 20 millioner kroner, jfr. styresak 032-2015 Revisjon av finansstrategi for Helse Sør-Øst.

Ved fullmaktssøknader til Helse Sør-Øst RHF skal følgende omtales og dokumenteres:

• Beskrivelse av formål og behov for leieavtalen

• Vurdering av eventuell merkostnad ved å leie fremfor å eie

• Vurdering av økonomisk bæreevne på prosjekt- og foretaksnivå

• Beregning av kontraktsverdi jfr. retningslinjens metode

• Dokumentert klassifisering av avtalen som operasjonell eller finansiell leasing

Leie- og leasingavtaler skal som hovedregel ikke inngås basert på knapphet på finansiering, men være begrunnet i en risiko- og nyttevurdering. Helse Sør-Øst RHF forbeholder seg retten til å avslå søknaden hvis Finansstrategien med dens anbefalte retningslinjer i vedlegg 15.5 ikke er fulgt.

Vedlegg 15.5 til finansstrategi i Helse Sør-Øst RHF:

Retningslinjer for leie av lokaler og utstyr Retningslinjer for leie av lokaler i Helse Sør-Øst

1. Innledning

1.1 Formål

Formålet med retningslinjene er å sikre god saksforberedelse og oversikt over leide arealer i foretaksgruppen.

1.2 Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle helseforetak i Helse Sør-Øst, og gjelder for alle leieavtaler for arealer og lokaler

2. Utredning av lokalbehov

2.1 Generelt om ansvar og krav til utredning

Foretakene er pålagt å utarbeide arealplaner og er ansvarlige for å utrede arealbehov for å kunne drive sin virksomhet forsvarlig. I den forbindelse er foretakene ansvarlige for å påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet og vurdert i forkant av en arealanskaffelse. Ekstern kvalitetssikring KSK gjennomføres ved planer om leie i markedet når fremtidig leieforpliktelse (se beregningsmetode under pkt. 3.2) overstiger den til en hver tid gjeldende beløpsgrense, p.t. på 500 millioner kroner.

2.2 Funksjonsbeskrivelse

Dersom det identifiseres et behov for økte arealer skal det utarbeides en funksjonsbeskrivelse, som kan legges til grunn i det videre arbeidet med arealanskaffelsen. Funksjonsbeskrivelsens omfang må sees i forhold til arealanskaffelsens størrelse, og risikoen forbundet med anskaffelsen. Av funksjonsbeskrivelsen skal det fremgå hvilke krav som må stilles til lokalene mht. funksjon, størrelse, beliggenhet og kvalitet, for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver. Ved utformingen av funksjonsbeskrivelsen skal det tas hensyn til det lov- og regelverk som til en hver tid gjelder. Det vises her blant annet til lov og regelverk om universell utforming, arbeidsmiljø og særskilte krav til sikkerhet/teknisk infrastruktur som følger av virksomhetens egenart. Det skal videre så langt som mulig tas hensyn til de strategiske føringer som til en hver tid gis. Dette kan eksempelvis være føringer mht. beliggenhet og energibruk mv.

2.3 Forholdet til ledige egne lokaler

Med utgangspunkt i funksjonsbeskrivelsen skal det avklares om det er ledig egne lokaler eller tomgangsleieforhold som det kan være aktuelt for helseforetaket å benytte.

2.4 Leie i markedet eller byggeprosjekt

Dersom det ikke er relevante ledige lokaler og/eller tomgangsleieforhold i eget helseforetak, skal det med utgangspunkt i funksjonsbeskrivelsen tas stilling til om arealbehovet skal dekkes ved leie i markedet, eller ved investering i nytt prosjekt.

Dersom et helseforetak skal dekke deler av sitt arealbehov gjennom leie, forutsettes det at dette gjøres på basis av en utviklingsplan og med dertil hørende arealplan. Fordelingen mellom leide og egne arealer må være et resultat av denne planen. Det må særlig vurderes når leie velges fordi det ikke er tilstrekkelig likviditet tilgjengelig i helseforetaket, eller at en investering ikke er gitt prioritet i den regionale prioriteringen. I denne vurderingen skal det overordnede hensynet være hva som er økonomisk mest gunstig for helseforetaket, på kort og lang sikt. Eksempelvis kan det innebære at lokaler som det er et velfungerende leiemarked for, kalt konkurransebygg (Konkurransebygg er bygg det er et velfungerende leiemarked for, dvs. bygg hvor det lett kan inngås leieavtaler i eksisterende bygg), leies i markedet, mens lokaler det ikke er et velfungerende marked for, kalt formålsbygg, eies. Lokaler med en leietid på mer enn 10 år klassifiseres som formålsbygg (Formålsbygg er normalt oppført for et spesielt formål, og er bygg hvor det som følge av byggets beliggenhet eller funksjon er grunn til å anta at utleier kommer i en monopolsituasjon overfor helseforetaket ved leiekontraktens utløp), mens lokaler med lavere leietid klassifiseres som konkurransebygg.3

3. Leie av lokaler i markedet

3.1 Generelt om ansvar, fullmakter og krav til saksbehandling

Helseforetakene er ansvarlige for leieforhold som de inngår. Inngåelse av operasjonelle og finansielle leasingavtaler følger de til en hver tid gjeldende beslutningsprosesser samt fullmaktsstrukturer som ved investeringer. I forkant for inngåelse av en leieavtale er det nødvendig å vurdere avtalens innhold for å sikre korrekt klassifisering av avtalen som enten operasjonell eller finansiell leieavtale. Helseforetaket skal forut for søknad om fullmakt til avtaleinngåelse konsultere med sin revisor der det er tvil om hvorvidt avtalen skal klassifiseres som operasjonell eller finansiell, samt for alle avtaler over 100 millioner kroner.

Helseforetakene kan inngå operasjonelle leiekontrakter uten å forelegge disse til Helse Sør-Øst RHF dersom følgende kriterier er oppfylt:

a) Total leieforpliktelse fra kontrakten ikke overstiger 50 millioner kroner.

b) Leieavtalen inngås for ti år eller mindre. (Det kan leies lokaler i markedet på kontrakter med lengre varighet enn 10 år, dersom det er økonomisk mest fordelaktig.)

c) Leieavtalene må gjelde den ordinære driften av helseforetaket

d) Utgiftene i forbindelse med avtalene må kunne dekkes innenfor helseforetakets forventede framtidige inntektsbevilgning

e) For alle avtaler utover budsjettåret må behovet for oppsigelsesklausuler nøye vurderes.

f) Kriteriene gjelder samlet.

For å vurdere om utgiftene i forbindelse med leieavtalen kan dekkes innenfor forventet bevilgningsnivå i hele avtaleperioden, og hvilken handlefrihet avtalen vil gi, skal alle relevante forutsetninger knyttet til den operasjonelle leieavtalen være avklart og vurdert før avtalen inngås. For eksempel gjelder dette regulering av husleie, oppsigelse/evt. mulighet for forlengelse av avtale, regulering og belastning av øvrige driftsutgifter (for eksempel strøm, vaktmestertjenester og resepsjon mv.).

3.2 Fullmakt fra Helse Sør-Øst RHF

Finansielle leieavtaler skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF uavhengig av beløp. Alle saker knyttet til operasjonell leie av lokaler skal forelegges Helse Sør-Øst RHF for fullmakt dersom summen av fremtidige leieforpliktelser overstiger de til enhver tid gjeldende fullmaktsnivåer som for investeringer. Beregningsmetode ved fullmaktspørsmål medfører at årlig leiebetaling (husleie samt andre kostnader forbundet med leieavtalen, men eksklusive generelle driftskostnader, eksempelvis andel av felles driftskostnader i leiebygget) diskonteres med 3 prosent. Dette gjøres for hele leieavtalens periode, inkludert samtlige opsjoner om forlengelse. Pt. er relevant fullmaktsnivå for leie av lokaler på 50 millioner kroner, jfr. fullmaktsstruktur sist

vedtatt i styresak 016-2012. Fullmaktsstruktur for bygginvesteringer – tilpasning til endrede styringskrav.

Ved foreleggelse av søknad om fullmakt til å inngå leieavtale til skal det i oversendelsen til Helse Sør-Øst RHF redegjøres for:

• Beskrivelse av formål og behov for leieavtalen

• Vurdering av eventuell merkostnad ved å leie fremfor å eie

• Vurdering av økonomisk bæreevne på prosjekt- og foretaksnivå

• Beregning av kontraktsverdi jfr. retningslinjens metode

• Dokumentert klassifisering av avtalen som operasjonell eller finansiell leasing

3.3 Finansiell leasingavtale

Helseforetaket har ikke fullmakt til å inngå finansielle leasingavtaler, og må jamfør gjeldende fullmaktsstruktur forelegge søknad om fullmakt om dette til Helse Sør-Øst RHF uavhengig av avtalens verdi. Helseforetaket skal forut for søknad om fullmakt til avtaleinngåelse konsultere med sin revisor der det er tvil om hvorvidt avtalen skal klassifiseres som operasjonell eller finansiell, samt for alle avtaler over 100 millioner kroner. Dersom leieavtalens verdi overstiger 100 millioner kroner skal saken i tillegg forelegges foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF.

3.4 Regelverk om offentlige anskaffelser

Helseforetakene er ansvarlige for at lokalanskaffelsen skjer i henhold til de til en hver tid gjeldende bestemmelser i anskaffelsesregelverket. Hovedregelen er at det skal innhentes flere tilbud.

Retningslinjer for leie av utstyr i Helse Sør-Øst

1. Innledning

1.1 Formål

Formålet med retningslinjene er å sikre god saksforberedelse og oversikt over utstyr som leies i foretaksgruppen.

1.2 Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle helseforetak i Helse Sør-Øst, og gjelder for alt utstyr som leies.

2. Utredning av utstyrsbehov

2.1 Generelt om ansvar og krav til utredning

Foretakene er ansvarlige for god økonomistyring og risikokontroll for å kunne drive sin virksomhet forsvarlig. I den forbindelse er foretakene ansvarlige for å påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet og vurdert i forkant av en utstyrsanskaffelse.

2.2 Funksjonsbeskrivelse

Avtaleinngåelser om leie av utstyr skal baseres på en funksjonsbeskrivelse som legges til grunn i det videre arbeidet med utstyrsanskaffelsen. Funksjonsbeskrivelsens omfang må sees i forhold til anskaffelsens størrelse, og risikoen forbundet med anskaffelsen.

Av funksjonsbeskrivelsen skal det fremgå hvilke krav som må stilles til utstyr mht. funksjon og kvalitet, for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver. Ved utformingen av funksjonsbeskrivelsen skal det tas hensyn til det lov- og regelverk som til en hver tid gjelder.

2.3 Leie i markedet eller egen investering

Dersom et helseforetak skal dekke deler av sitt utstyrsbehov gjennom leie, skal det med utgangspunkt i funksjonsbeskrivelsen tas stilling til om utstyrsbehovet skal dekkes ved leie i markedet, eller ved egen investering (kjøp). Fordelingen mellom leid og eget utstyr må være et resultat av spesifikk vurdering av hensiktsmessigheten ved hvert av de to alternativene.

Det må særlig vurderes når leie velges fordi det ikke er investeringsmidler i helseforetaket, eller at en investering ikke er gitt prioritet i lokal eller regional prioritering. I denne vurderingen skal det overordnede hensynet være hva som er økonomisk mest gunstig for helseforetaket, på kort og lang sikt. Eksempelvis kan det innebære at utstyr som det er et velfungerende leiemarked for leies i markedet, mens utstyr det ikke er et velfungerende marked for bør eies.

3. Leie av utstyr i markedet

3.1 Generelt om ansvar, fullmakter og krav til saksbehandling

Helseforetakene er ansvarlige for leieforhold som de inngår. Inngåelse av operasjonelle og finansielle leasingavtaler følger de til en hver tid gjeldende beslutningsprosesser samt som ved investeringer. I forkant for inngåelse av en leieavtale er det nødvendig å vurdere avtalens innhold for å sikre korrekt klassifisering av avtalen som enten operasjonell eller finansiell leieavtale. Helseforetaket skal forut for søknad om fullmakt til avtaleinngåelse konsultere med sin revisor der det er tvil om hvorvidt avtalen skal klassifiseres som operasjonell eller finansiell, samt for alle avtaler over 100 millioner kroner.

Helseforetakene kan inngå operasjonelle leiekontrakter uten å forelegge disse til Helse Sør-Øst RHF dersom følgende kriterier er oppfylt:

a) Total nåverdi av leieforpliktelse fra kontrakten overstiger ikke 20 millioner kroner.

b) Leieavtalen inngås for ti år eller mindre.

c) Leieavtalene må gjelde den ordinære driften av helseforetaket.

d) Utgiftene i forbindelse med avtalene må kunne dekkes innenfor helseforetakets forventede framtidige inntektsbevilgning.

e) For alle avtaler utover budsjettåret må behovet for oppsigelsesklausuler nøye vurderes.

f) Kriteriene gjelder samlet.

For å vurdere om utgiftene i forbindelse med leieavtalen kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå i hele avtaleperioden, og hvilken handlefrihet avtalen vil gi, skal alle relevante forutsetninger knyttet til leieavtalen være avklart og vurdert før avtalen inngås. For eksempel gjelder dette regulering av leien, oppsigelse/evt. mulighet for forlengelse av avtale og regulering og belastning av øvrige driftsutgifter.

3.2 Fullmakt fra Helse Sør-Øst RHF

Finansielle leieavtaler skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF uavhengig av beløp. Alle saker knyttet til operasjonell leie av utstyr skal forelegges Helse Sør-Øst RHF for fullmakt dersom summen av fremtidige leieforpliktelser overstiger de til enhver tid gjeldende fullmaktsnivåer som for investeringer. Beregningsmetode ved fullmaktspørsmål medfører at årlig leieforpliktelse (grunnleie samt andre kostnader forbundet med leieavtalen) diskonteres med 3 prosent. Dette gjøres for hele leieavtalens periode, inkludert samtlige opsjoner om forlengelse. Pt. er relevant fullmaktsnivå på 20 millioner kroner, jfr. fullmaktsstruktur sist vedtatt i styresak 032-2015 Revisjon av Finansstrategi i Helse Sør-Øst. Ved foreleggelse av fullmaktssøknad til Helse Sør- Øst RHF skal det redegjøres for:

• Beskrivelse av formål og behov for leieavtalen

• Vurdering av eventuell merkostnad ved å leie fremfor å eie

• Vurdering av økonomisk bæreevne på prosjekt- og foretaksnivå

• Beregning av kontraktsverdi jfr. retningslinjens metode

• Dokumentert klassifisering av avtalen som operasjonell eller finansiell leasing

3.3 Finansiell leasingavtale

Helseforetaket har ikke fullmakt til å inngå finansielle leasingavtaler, og må jamfør gjeldende fullmaktsstruktur forelegge søknad om fullmakt til Helse Sør-Øst RHF. Helseforetaket skal forut for søknad om fullmakt til avtaleinngåelse konsultere med sin revisor der det er tvil om hvorvidt avtalen skal klassifiseres som operasjonell eller finansiell, samt for alle avtaler over 100 millioner kroner. Dersom leieavtalens verdi overstiger 100 millioner kroner skal saken i tillegg forelegges foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF.

3.4 Regelverk om offentlige anskaffelser

Helseforetakene er ansvarlige for at lokalanskaffelsen skjer i henhold til de til en hver tid gjeldende bestemmelser i anskaffelsesregelverket. Hovedregelen er at det skal innhentes flere tilbud.