Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår

Denne rammeavtalen gjelder oversettertjenester for Sivilombudsmannen. Avtalen er inngått med 1 (én) leverandør. Det er inngått parallelle rammeavtaler med to andre leverandører. Leverandørens tilbud er rangert som nummer … av disse tilbudene.

Avtalens omfang

Avtalen løper fra [dato] og for en periode på 2 år med opsjoner på forlengelse i 1+1 år (til sammen to år).

Hvis Sivilombudsmannen ønsker å gjøre gjeldende en opsjon på forlengelse, skal leverandøren varsles om dette senest 3 måneder før avtalen ellers ville utløpt. Varselet skal være skriftlig og rettes til leverandørens kontaktperson.

Sivilombudsmannen er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt antall oversettelser i

rammeavtaleperioden.

Leveransens innhold

Sivilombudsmannen undersøker klager på offentlig forvaltning om urett og feil som måtte være gjort mot borgerne. Sivilombudsmannens forebyggingsenhet mot tortur og umenneskelig behandling ved frihetsberøvelse ble opprettet våren 2014, etter at Norge ratifiserte tilleggsprotokollen til FNs torturkonvensjon (OPCAT). Enheten forebygger tortur og annen grusom, umenneskelig eller nedverdigende behandling eller straff, og har i så måte anledning til å besøke alle steder hvor personer er fratatt sin frihet.

Sivilombudsmannen generelt og forebyggingsenheten spesielt har behov for å knytte til seg kvalifiserte tjenesteytere av oversettelsestjenester. Tekstene som skal oversettes, vil som utgangspunkt være dokumenter med juridisk terminologi.

Slik Sivilombudsmannen vurderer behovet ved avtaleinngåelsen, vil følgende oversettelsesoppdrag være aktuelle for forebyggingsenheten:

• Oversettelse av forebyggingsenhetens årsmelding, én melding i året på cirka 20.000 ord

• Oversettelse av sammendrag og anbefalinger fra hver besøksrapport, ca. 20 rapporter i året à ca. 1500 ord

• Oversettelse av tekster til den engelske nettsiden, ca. 40 i året à 250 ord

• Oversettelse av andre tekster «strøjobber», 1-2 i året à 500 ord

• Språkvask av foredrag og talepunkter på engelsk til internasjonale konferanser, 2-4 i året à 1000 ord

• Oversettelse av lengre brev på engelsk hvor det juridiske presisjonsnivået er viktig, 1 i året à 500 ord

Følgende oversettelsesbehov er estimert for Sivilombudsmannens virksomhet for øvrig:

• Oversettelse av ombudsmannens årsmelding, én melding i året på i underkant av

20.000 ord

• Oversettelse ved lovendringer. Sivilombudsmannen har sporadisk behov for å få utarbeidet en kvalitetssikret uoffisiell engelsk oversettelse av enkeltbestemmelser eller hele lover.

• Oversettelse av ny brosjyre (én gangs foreteelse à ca. 500 ord)

• Oversettelse av ny hjemmeside til engelsk versjon (én gangs foreteelse à ca. 5000 ord og eventuelle oppdateringer, estimert til ca. 100 ord i året)

• Enkelte brev

De oversatte tekstene skal anvendes utad, og hver enkelt leveranse må være av høy kvalitet. Sivilombudsmannen må også kunne stole på at avtalte leveranser kommer til avtalt tid.

2. Administrasjon av avtalen

Kontakt vedrørende avtaleforholdet

Hver av partene skal ved inngåelsen av avtalen oppnevne en representant med fullmakt til å opptre på vegne av partene i saker som angår avtalen. Alle henvendelser vedrørende denne avtalen skal rettes til nedenfornevnte:

For Sivilombudsmannen:	For Leverandøren:
Navn:	Navn:
Tlf:	Tlf:
Fax:	Fax:
Mobil:	Mobil:
E-post:	E-post:

Hver av partene kan endre kontaktperson i løpet av avtaleperioden. Den andre parten skal i så fall varsles skriftlig om endringen.

Personell

Leverandørens personell ved utførelse av oppdrag i henhold til rammeavtalen er:

…

Skifte av personell hos leverandøren skal på forhånd godkjennes av Sivilombudsmannen. Godkjennelse kan bare nektes hvis det foreligger saklig grunn.

Avrop på rammeavtalen

Sivilombudsmannen vil forholde seg til leverandørens oppgitte kontaktperson når det er behov for å gjøre avrop på rammeavtalen. Leverandøren gis en frist på to virkedager, inkludert dagen hvor forespørselen om avrop rettes, til å bekrefte eller avkrefte at leverandøren kan levere den etterspurte leveransen. Manglende bekreftelse innen utløpet av denne fristen behandles som om leverandøren har avslått forespørselen om avrop.

Sivilombudsmannens rangering av tilbudene til leverandørene som det er inngått parallelle rammeavtaler om oversettertjenester med, fungerer som fordelingsnøkkel. Avrop tildeles den leverandøren med best rangering som bekrefter å ha kapasitet til å utføre oppdraget.

3. Skatteklausul

Hvis Leverandøren i endelig forvaltningsvedtak er ilagt tilleggsskatt etter forhøyet sats, jf. likningsloven § 10-2 jf. § 10-4 nr. 1 annet pkt, tilsvarende tilleggsavgift etter merverdiavgiftsloven § 73 eller i rettskraftig dom blir domfelt for overtredelse av skatte- og avgiftslovgivningen eller medvirkning til dette, kan Sivilombudsmannen si opp avtalen. Det samme gjelder dersom det i et tilsvarende forvaltningsvedtak rettet mot et annet skattesubjekt legges til grunn at Leverandøren har medvirket til skatteunndragelsen. Også forhold begått før kontraktsinngåelsen omfattes av denne klausul.

4. Arbeids- og lønnsforhold

Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke.

Leverandøren er kjent med at Sivilombudsmannen kan kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene for ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Leverandøren er kjent med at Sivilombudsmannen forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktklausulen.

Leverandøren plikter for øvrig å overholde følgende ILO-konvensjoner:

1. Konvensjon nr. 87 om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten

2. Konvensjon nr. 98 om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger

3. Konvensjon nr. 100 om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi

4. Konvensjon nr. 111 om diskriminering i sysselsetting og yrke Konvensjonene finnes på xxxx://xxx.xx.xx/xxx_xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx.

Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon som godtgjør lojal atferd i forhold til de ovenfor nevnte forpliktelser. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører.

Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har Sivilombudsmannen rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare omtrent to ganger innsparingen for leverandøren.

5. Partenes plikter

Leverandørens plikter

Oversettelsestjenestene skal gjennomføres i samsvar med avtalen, og skal være av høy faglig standard. Sivilombudsmannen forbeholder seg retten til å foreta kontroller av kvaliteten på mottatte leveranser.

Oversettelsestjenestene skal leveres i samsvar med leveringstiden som leverandøren har angitt i tilbudet.

Én av leverandørens angitte personell skal være ansvarlig for oppdrag som utføres i henhold til rammeavtalen.

Leverandøren skal for øvrig samarbeide lojalt med Sivilombudsmannen, og xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxx interesser. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold leverandøren forstår eller bør forstå kan være av betydning for Sivilombudsmannen, herunder eventuelle forsinkelser av leveransene.

Sivilombudsmannens plikter

Sivilombudsmannen skal medvirke lojalt til gjennomføringen av oversettertjenestene. Sivilombudsmannen skal foreta avrop i følge rutinene for avrop på rammeavtalen.

Sivilombudsmannen skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Sivilombudsmannen forstår eller bør forstå kan få betydning for tjenestens gjennomføring.

Samarbeid. Møter

Begge parter er forpliktet til å samarbeide for å oppnå tilfredsstillende kvalitet og service i forbindelse med leveransen og til å vise lojalitet under gjennomføringen av rammeavtalen.

Hver av partenes representanter kan kreve at det avholdes møter dersom de mener det er behov for det. Innkallelsen skal skje skriftlig med rimelig frist. Det skal lages referat fra møter, og referatene føres normalt av leverandørens representant. Referatet sendes snarest, og senest 14 dager etter at møtet er avholdt, til de øvrige møtedeltakerne og til partenes

representanter. Eventuelle innsigelser mot referatet skal fremsettes senest innen 10 dager etter at det er mottatt.

Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon

Begge parter skal sørge for forsvarlig oppbevaring, og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale.

Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under leverandørens kontroll.

6. Taushetsplikt

Taushetspliktsbestemmelsene i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 10. februar 1967 (forvaltningsloven) kommer til anvendelse for leverandør og andre leverandør eventuelt svarer for.

På lik linje med de tilsatte hos Sivilombudsmannen skal leverandørens medarbeidere undertegne en taushetserklæring. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos leverandøren, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen.

Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør.

7. Vederlag

Vederlagets størrelse

Se Vedlegg 2 Pris og betalingsbetingelser.

Fakturamottak

Statlige aktører er pålagt å motta elektronisk faktura. Faktura må leveres elektronisk til Direktorat for økonomistyring (DFØ) i samsvar med standarden «Elektronisk handelsformat» (EHF). Elektronisk fakturaadresse er Sivilombudsmannens organisasjonsnummer: 974761270.

Elektronisk faktura er ikke pdf-fil i e-post eller lenke til fakturahotell. Overføring av fakturafilene skal skje via aksesspunkt. Et aksesspunkt er en meldingsformidler som har en avtale om formidling av dokumenter i et strukturert oppsett til andre aksesspunkt. Leverandører må om nødvendig inngå avtale med et aksesspunkt. Leverandøren kan produsere fakturaer i EHF i et eget fakturasystem, benytte formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunkt eller bruke en nettbasert fakturaportal. Mer informasjon om bl.a. prosedyrer for elektronisk faktura finnes på xxxx://xxx.xxx.xx/xxx.

8. Betalingsforsinkelse

Ved forsinket betaling betaler Sivilombudsmannen forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om forsinket betaling.

9. Mangler

Hva som anses som mangel

Det foreligger mangel fra leverandørens side dersom oversettertjenesten ikke blir utført som avtalt, jf denne avtales punkt 1 og 5, eller leverandøren for øvrig ikke overholder sine plikter, og det ikke skyldes Sivilombudsmannen eller force majeure.

Reklamasjon

Dersom Sivilombudsmannen mener at leverandøren ikke utfører leveranser i samsvar med forpliktelsene etter rammeavtalen, skal reklamasjon fremsettes til leverandørens kontaktperson innen rimelig tid. Muntlig reklamasjon skal umiddelbart bekreftes skriftlig.

Plikt til å avhjelpe mangler

Leverandøren er forpliktet til snarest mulig å rette feil eller på annen måte utbedre mangler slik at avtalte spesifikasjoner mv. oppfylles. Sivilombudsmannen kan fastsette en rimelig frist for avhjelp av mangelen.

Arbeidet med å avhjelpe mangler skal ha prioritet hos leverandøren.

Avhjelp fra tredjepart

Dersom leverandøren ikke har påbegynt arbeidet med å avhjelpe mangelen innen avtalt tidsfrist, kan Sivilombudsmannen la tredjepart foreta avhjelp for leverandørens regning etter varsel.

Prisavslag

Dersom leverandøren ikke lykkes med å avhjelpe en mangel, har Sivilombudsmannen krav på forholdsmessig prisavslag.

Heving

Sivilombudsmannen har rett til å heve avtalen ved vesentlig mislighold. Gjentatte mangler ved tjenester utført under avtalen er blant de forholdene som kan utgjøre et vesentlig mislighold. Det samme er brudd på taushetsplikten, jf punkt 6.

Hvis det i forbindelse med leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Sivilombudsmannen rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning.

Erstatning for mangler

Sivilombudsmannen kan kreve erstattet tap som med rimelighet kan tilbakeføres til mangelen med mindre leverandøren kan godtgjøre at mangelen eller årsaken til mangelen ikke kan tilskrives ham eller noen han svarer for. Erstatning etter dette ledd inkluderer blant annet tap og utgifter ved merarbeid forårsaket av mangelen.

Annet tap kan bare kreves erstattet dersom leverandøren, eller noen denne er ansvarlig for, har utvist forsett eller grov uaktsomhet.

Sivilombudsmannen

Document Metadata

Table of Contents

Vedlegg 1 – Kontraktsvilkår

Document Metadata