Innholdsfortegnelse
Konkurransegrunnlag for Anbudskonkurranse:
“Utforming av visuell profil for Sørum kommunes organisasjon og kommunale foretak”
Ref: Sørum kommune 14/00514
Innholdsfortegnelse
1 KUNDEN 3
1.1 Om kunden 3
1.2 Kundens kontaktperson – Tilleggsopplysninger 3
2 OM AVTALEN 4
2.1 Definisjoner 4
2.2 Formål 4
2.3 OMFA
NG 5
2.4 Avtaleforholdet 5
2.5 Avtalens varighet 5
3 OM KONKURRANSEN 6
3.1 Regelverk 6
3.2 Fremdriftsplan 6
3.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag 6
3.4 Tilbud på deler av anskaffelsen og underkonsulenter 6
3.5 Alternative tilbud 7
3.6 Tilbudsbefaring 7
3.7 Forbehold 7
3.8 Avklaring 7
3.9 Anbudsåpning 7
3.10 Avvisning av konkurransen eller tilbud 7
4 KVALIFIKASJONSKRAV 8
4.1 Organisatoriske og juridiske stilling 8
4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet 8
4.3 ERFARING FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.
5 KRAVSPESIFIKASJON 9
5.1 Se Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget 9
5.2 Dokumentasjon av tilsvarende og relevante arbeider som Konsulenten tidligere har utført 9
5.3 Presentasjon av nøkkelperson som er ansvarlig for den faglige leveransen 9
6 KRAV TIL TILBUDET 10
6.1 Priser 10
6.2 Språkkrav 10
6.3 Tilbudsdisposisjon 10
6.4 Innlevering av tilbudet 11
6.5 Tilbuds- og vedståelsesfrist 11
6.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud 12
7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 12
7.1 Tildelingskriterier 12
7.2 Beskrivelse av poengberegning for de ulike tildelingskriterier 12
7.2.1 Egnethet og tidligere erfaringer 12
7.2.2 Pris 12
7.2.3 Kompetanse på nøkkelperson 12
8 BILAG 13
1 Kunden
1.1 Om kunden
Midt i Akershus fylke, mellom Aurskog-Høland og Skedsmo, ligger Sørum. Kommunen er en mellomstor kommune, preget av folketilvekst og optimisme. Sørum er en kommune som går fra å være en landlig kommune til tettstedsutvikling. Det bor i dag 16 000 innbyggere i Sørum. I Sørum kommunes organisa- sjon, inkludert kommunale foretak, arbeider det rundt 1000 ansatte.
Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx.
1.2 Kundens kontaktperson – Tilleggsopplysninger
Dersom Konsulent finner at konkurransegrunnlaget m/bilag ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det
skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Kunden ved:
Kontaktopplysninger | |
Sørum kommune | |
v/ Xxxxxxxxx Xxxxxxxx | |
Postadresse | Besøksadresse |
c/x Xxxxx kommune | Sørum Rådhus |
Postboks 113 | Kuskerudveien 11 |
1921 SØRUMSAND | 1921 SØRUMSAND |
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes ”Tilleggsopplysninger anskaffelse Sørum kommune 14/00514”
Konsulenter som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Kunden, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist.
2 Om avtalen
2.1 Definisjoner
Kunden: Sørum kommune, orgnr: 942645295
Konsulent: Den som legger inn tilbud på konkurransen og den tilbyder som vinner konkurransen og inngår kontrakt med kunden.
2.2 Formål
Kunden, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med “Utforming av visuell profil for Sørum kommunes organisasjon og kommunale foretak” i henhold til dette konkurransegrunnlaget og bilag.
Kunden ønsker i den gjeldende avtaleperioden å inngå kontrakt med en konsulent.
Sørum kommune er en stor organisasjon med over 1000 ansatte. Sørum kommune har to kommunale foretak; Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommunale Eiendomsselskap KF, samt en rekke virk- somheter (skoler, barnehager, sykehjem osv). Sørum kommune ser viktigheten av et felles visuelt ut- rykk, samtidig som navn/identitet til de kommunale foretakene og virksomhetene ivaretas og frem- kommer tydelig. Våre viktigste målgrupper er innbyggere, næringsliv og frivillige organisasjoner.
Kommunen har i dag en visuell profil fra 1997. Den beskriver bruk av kommunevåpen, typografi, farger symbolbruk og vist brukt på ulike trykte flater (brevark, visittkort, trykksaker. Dagens profil finnes som vedlegg til anbudet. Dagens profil er ikke tilpasset dagens krav, blant annet på følgende områder:
• Visuell stil er ikke tilpasset samfunnets visuelle utrykk i 2013 – en profil krever jevnlig vedlike- hold. Anonym i formen, taper kampen om oppmerksomheten.
• Inneholder få malbeskrivelser. Etterspørsel og ønske i organisasjonen etter dette.
• Mest tilpasset grafisk bransje, ikke ansatte. I dag gjøres mye grafisk produksjon av den ansatte selv. Vanskelig for den ansatte å forstå dagens profil.
• Inneholder ikke retningslinjer eller tilpasset elektroniske flater.
Høsten 2012 starter Sørum kommune med å utvikle ny merkevarestrategi og kommunikasjonsstrategi gjennom ”Prosjekt Dialog”. Strategien følger som vedlegg. Målet er at kommuneorganisasjonen skal fremstå som en godt synlig, profesjonell og positivt aktør i lokalsamfunnet. Dette arbeidet skal være ferdig i løpet av februar 2013.
Utforming av visuell profil skal tydelig bygge opp under merkevare- og kommunikasjonsstrategi, og dens målsetninger. De ansatte skal oppfatte dette som en nyttig verktøykasse som gir svar på praktisk bruk av visuelle profil og ferdige maler. Når det gjelder visuell profil, er det spesielt ferdige maler og praktisk bruk av visuell profil som vil være nyttig.
Som et ledd i dette arbeidet ønsker Sørum kommune å fornye sin visuelle profil. Årsaken er at dagens profil har behov for en modernisering generelt, men også at vårt fremtidige visuelle utrykk skal bygge opp under ny merkevare- og kommunikasjonsstrategi.
Kommunen satser sterkt på bruk av elektronisk kommunikasjon, og er dyktige på å ta i bruk ny teknologi for å forenkle og effektivisere sine tjenester. Spesielt i arbeidet rundt nettsider, satsing på sosiale me- dier/chat og elektroniske skjemaer, har Sørum kommune kommet langt og vunnet en rekke priser for sitt arbeid.
Prosjektet gjelder kommuneorganisasjonen og kommunale foretak.
2.3 Omfang
Leveransens øvre økonomiske rammer er satt til NOK 200.000.- eks mva. Vi ønsker fastpris på prosjek- tet.
2.4 Avtaleforholdet
Avtaleforholdet vil bli regulert av avtalebestemmelser i kontrakten.
Som kontrakt vil Statens standardavtale for konsulenttjenester bli brukt. SSA-O. Den er ikke vedlagt an- budet, men kan lastes ned fra xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxx/0000/00/xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-x
Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Xxxxxx forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt Konsulent.
2.5 Avtalens varighet
Se prosjekt og framdriftsplan i Bilag 3
3 Om konkurransen
3.1 Regelverk
Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Lov om offentlig anskaf- felser og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx
Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningslo- ven § 6 til § 10.
Anbudet blir sendt til et utvalg leverandører som kan levere denne tjenesten.
3.2 Fremdriftsplan
Utsending av konkurransegrunnlag m/bilag | Februar 2014 |
Frist for å levere tilbud | Tirsdag 25.2 2014 kl 12:00. |
Tildeling av kontrakt | Ca. uke 11 2014 |
Kontraktinngåelse | Ca. uke 11 2014 |
Forventet oppstart | Ca. uke 12 2014 |
Forventet leveranse | Ca. uke 26 2014 |
Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Ende- lig fremdriftsplan utarbeides i samarbeid med leverandør etter kontraktsinngåelse.
3.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag
Kunden har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil sju døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli sendt til alle leverandører som har fått anbudspapirene tilsendt.
Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Kunden senest 8 døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli anonymisert og sendt til alle senest seks døgn før tilbudsfristens utløp.
Dersom Konsulent oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Konsulents ansvar å påpeke dette i tilbudet.
3.4 Tilbud på deler av anskaffelsen og underkonsulenter
Det åpnes ikke for deltilbud i dette anbudet.
Kunden ønsker ved denne anskaffelsen å inngå en avtale med en hovedkonsulent. Konsulenten ved denne anskaffelsen må derfor gi tilbud på, og påta seg å være konsulent for, hele anskaffelsen. Dette innebærer at Konsulenten har det samlede ansvaret for anskaffelsen, herunder all oppfølging av aktuelle underkonsulenter.
Konsulenten plikter å inngå et samarbeid med Xxxxxx for forvaltning av anskaffelsen slik den blir be- skrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette krever at de avtaler som konsulenten inngår med 3. parts konsulenter, må videreføres i tid i henhold til den avtale som inngås mellom Kunden og konsulenten.
Konsulenten skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underkonsulenter/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Kunden skal i kontrakten innvilge hvilke underkonsulenter som kan benyttes. Ved bruk av underkonsulent vil avtalens priser være gjeldende. Fakturering skal skje via Konsulent.
3.5 Alternative tilbud
Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud.
3.6 Tilbudsbefaring
Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring
3.7 Forbehold
Det er anledning til å ta forbehold som ikke er av vesentlig grad. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Eventuelle forbehold skal oppgis i tilbudsbrevet Bilag 8
Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist.
3.8 Avklaring
Kunden kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Xxxxxx, å avholde møter med utvalgte Kon- sulenten hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennom- ført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene:
• Klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist.
• Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som Konsulenten selv foreslår, kan Kunden be Konsulenten foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunn- laget vil bli ivaretatt
• Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig kan det gjøres mindre juste- ringer i de løsninger Konsulenten har framsatt.
3.9 Anbudsåpning
Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Kunden, Konsulent har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Konsulent vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.
3.10 Avvisning av konkurransen eller tilbud
I konkurransen vil avvisningsreglene i Forskrift om offentlige anskaffelser § 20-12 til § 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder konsulentene om å gjøre seg kjent med disse. xxxx://xxx.xxxxxxx.xx
Kunden forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn.
4 Kvalifikasjonskrav
Obligatoriske krav for denne anskaffelsen er satt opp i punktene under. Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Konsulent, vil tilbudet avvises.
4.1 Organisatoriske og juridiske stilling
Kundens kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
4.1.1.HMS - egenerklæring Det kreves at konsulenten framlegger HMS- egenerklæring om at konsulenten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. | • HMS – egenerklæring |
4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
Kundens kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt |
4.2.1.Skatteattest Det kreves at konsulenten framlegger skatteattest . Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Dersom det er restanse må dette begrunnes. | • Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skattekontoret Skjema RF-1244 bør brukes. |
4.2.2.Merverdiavgift Det kreves at konsulenten framlegger attest for betalt merverdiavgift,. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrun- nes. | • Attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret Skjema RF-1244 bør brukes. |
Der Konsulenten har en akseptabel grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Kunden har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Kunden kan akseptere. Dersom Konsulenten har en slik akseptabel grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Xxxxxx for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
5 Kravspesifikasjon
5.1 Se Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget
Konsulent må gå nøye gjennom Bilag 1, og spesifisere på Bilag 2 hvordan oppdraget er tenkt utført. Det er ikke tillatt å endre på Bilag 1.
Konsulenten kan komme med forslag på alternative måter å løse de enkelte oppgavene, men forslagene må ikke være av vesentlig grad. Forslag som i vesentlig grad avviker fra kravspesifikasjonen vil ikke bli godtatt.
5.2 Dokumentasjon av tilsvarende og relevante arbeider som Konsulenten tidligere har utført.
Konsulent må legge ved en grundig dokumentasjon på hvordan tilsvarende og relevante arbeider har blitt utført.
Dokumentasjonen skal være i form av et reelt “case” fra en tidligere kunde. Det må vise arbeidsproses- sen og sluttresultatet.
Mottatte priser/utmerkelser på relevant arbeid kan legges ved.
5.3 Presentasjon av nøkkelperson som er ansvarlig for den faglige leveransen. Konsulent må legge ved en liste over nøkkelperson som er ansvarlig for den faglige leveransen. Her må det tas med hvilken erfaring vedkommende har, portfolio av relevant arbeider, og en enkel CV.
6 Krav til tilbudet
6.1 Priser
Tilbudets pris skal oppgis i Tilbudsbrevet, Bilag 8
Dette pristilbudet inkluderer alle utgifter forbundet med gjennomføringen av leveransen deriblant: Lønnskostnader, sosiale kostnader, kostnader i forbindelse med produksjon av rapporter, reise- og diettutgifter og lignende.
NB! Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser.
6.2 Språkkrav
Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Alle dokumenter, eller annen kommunika- sjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis imidlertid adgang til å benytte bilag på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke forefinnes.
Tilsvarende skal all formell muntlig og skriftlig kommunikasjon i gjennomføringen av kontrakten foregå på norsk. Det kreves at arbeidsleder/bas på det enkelte arbeidslag behersker norsk. Tilsvarende gjelder også for de som utfører arbeid alene på arbeidsstedet.
6.3 Tilbudsdisposisjon
Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene.
Tilbudet skal leveres i en papirversjon i perm og to elektroniske versjoner på minnepinne.
En av de elektroniske versjonene skal være sladdet for taushetsbelagte opplysninger (merkes ”sladdet
tilbud”). Sladding bør gjøres med tusj på papir som skannes. Dette sladdede tilbudet kan det bli gitt inn- syn i.
Minnepinnen skal legges i permen.
For perm: Dokumentene i tilbudet skal struktureres under nummererte skilleark tilsvarende tabellen på neste side.
For minnepenn: Format: MS Word eller .pdf
Innholdsfortegnelse perm / minnepinne
Skilleark / Mappe | Innhold |
1 | Tilbudsbrev inkl pristilbud – datert og signert / Eventuelle forbehold med begrunnelse. Bruk bilag 8 |
2 | Konsulentens spesifikasjon av oppdraget. Jfr pkt 5.1 Bruk bilag 2 |
3 | Administrative bestemmelser. Bruk bilag 4 |
4 | Organisatorisk og juridisk stilling Jfr pkt 4.1 • HMS-erklæring. Bruk bilag 9 |
5 | Økonomisk og finansiell kapasitet Jfr pkt 4.2 • Attest for betalte skatter og arbeidsgiveravgift – Ikke eldre enn seks mnd. • Attest for betaling av merverdiavgift – Ikke eldre enn seks mnd. |
6 | Erfaring Jfr pkt 4.3 Liste over tidligere, offentlige oppdragsgivere. |
7 | Dokumentasjon av tilsvarende og relevante arbeider som leverandøren tidligere har utført. Jfr pkt 5.2 |
8 | Presentasjon av nøkkelperson som er ansvarlig for den faglige leveransen. Jfr pkt 5.3 |
9 | Sjekkliste. Bruk bilag 10 |
6.4 Innlevering av tilbudet
Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal:
1. Være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Konsulent.
2. Leveres i nøytral, lukket forsendelse
3. Være tydelig merket med: "Anbud Sørum kommune 14/00514 v/ Xxxxxxxxx Xxxxxxxx”
Innleveringssted: Sørum kommune Postadresse: Postboks 113, 1921 Sørumsand
Besøksadresse: Sørum rådhus, Xxxxxxxxxxxxx 00, 1920 Sørumsand
Ved innlevering på Sørum rådhus skal resepsjonen utlevere kvittering på mottatt tilbud.
6.5 Tilbuds- og vedståelsesfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er Tirsdag 25.02.2014 kl. 12.00.
Tilbudet skal være Kunden i hende på innleveringsstedet, jf pkt 6.4, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Konsulents ansvar at tilbudet er Kunden i hende innen tilbudsfristens utløp.
For sent innkomne tilbud må avvises, jfr FOA §11-11a og §20-13a Konsulenten er bundet av tilbudet i 30 dager fra tilbudsfristens utløp.
6.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud
Tilbud som er mottatt av Kunden, kan tilbakekalles og endres innenfor tilbudsfristen. Tilbakekallingen må gjøres skriftlig; pr brev, e-post eller faks.
Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlaget/bilag.
7 Avgjørelse av konkurransen
7.1 Tildelingskriterier
Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskri- terier:
Tildelingskriterier | Vekting |
1. Egnethet og tidligere erfaringer | 60 % |
2. Pris | 10 % |
3. Kompetanse på nøkkelpersoner | 30 % |
SUM | 100 % |
7.2 Beskrivelse av poengberegning for de ulike tildelingskriterier
De enkelte tilbudene vil bli omregnet til poeng, fra 0 poeng til 10 poeng
7.2.1 Egnethet og tidligere erfaringer
Det gjøres en vurdering av eksempel på tilsvarende og relevant arbeide som Konsulenten tidligere har utført. Jfr pkt 5.2.
Tilbudene vil bli vurdert ut fra av innsendt dokumentasjon og besvarelsene i Bilag 2 “Konsulentens spesi- fikasjon av Oppdraget”. Det beste tilbudet får 10 poeng og de andre rangeres fra 0 til 9 poeng.
7.2.2 Pris
Poengene beregnes etter følgende formel: 10*Pb/Pe der Pb er beste pris (laveste) og Pe er prisen som evalueres. Dette gir at beste pris får 10 poeng.
7.2.3 Kompetanse på nøkkelperson
Poeng beregnes ut fra kompetanse og erfaringer på nøkkelperson som er ansvarlig for den faglige lever- ansen. Jfr pkt 5.3
Nøkkelperson vil bli vurdert ut fra av innsend(te) presentasjon(er). Den beste presentasjonen får 10 poeng og de andre rangeres fra 0 til 9 poeng.
8 Bilag
Disse bilag følger med konkurransegrunnlaget:
Bilag nr | Bilag | Skal fylles ut og leg- ges ved tilbudet |
1 | Kundens beskrivelse av Oppdraget | Nei |
2 | Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget | Ja |
3 | Prosjekt og framdriftsplan | Nei |
4 | Administrative bestemmelser | Xx |
5 | Samlet pris og prisbestemmelser | Nei |
6 | Endringer i den generelle avtaleteksten | Nei |
7 | Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelse | Nei |
8 | Tilbudsbrev inkl Pristilbud | Ja |
9 | HMS-egenerklæring | Ja |
10 | Sjekkeliste | Xx |
11 | Dagens visuelle profil | Nei |
12 | Merkevare- og kommunikasjonsstrategi | Nei |
Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de tilsendte filene ikke kan leses slik de skal, er det Konsulentens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet.