FORSLAG TIL UTKAST - REVIDERING AV KAPITTEL 5.2 I NTNUS ØKONOMIINSTRUKS
FORSLAG TIL UTKAST - REVIDERING AV KAPITTEL 5.2 I NTNUS ØKONOMIINSTRUKS
5.2 Retningslinjer for NTNUs forpliktende samarbeid med andre virksomheter og forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper
5.2.1 Gyldighetsområde
Retningslinjene gjelder når NTNU ved sine enheter og ansatte gjennomfører faglig virksomhet i samarbeid med selskap eller stiftelser og samarbeidet er av en slik art at det kommer inn under bestemmelsene i rundskriv F-20-07 fra Kunnskapsdepartementet om Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, heretter kalt BOA-reglementet.
Følgende selskaper og stiftelser anses å omfatte av retningslinjene som forpliktende samarbeid:
1. Selskaper hvor NTNU har ervervet aksjer og innehar eierinteresser i.
2. Helse Midt-Norge RHF med datterselskaper, herunder St Olavs Hospital.
3. Stiftelsen SINTEF med datterselskaper.
4. Andre selskaper og selveiende tiltak (stiftelser, foreninger osv) som NTNU har eller ønsker å innlede et langsiktig strategisk samarbeid med som ikke primært gjelder finansiering av FoU ved NTNU. Det forutsettes også generelt at ansatte ved samarbeidspartnerne som en varig ordning deltar i hverandres prosjekter eller annen faglig virksomhet. Styret avgjør i tvilstilfelle hvorvidt et konkret samarbeid omfattes av disse retningslinjene.
Det skal utarbeides og vedlikeholdes en oversikt over de selskaper og stiftelser dette gjelder. Økonomiavdelingen ved NTNU har ansvaret for å utarbeide en slik oversikt.
5.2.2 Prinsipper for organisering av BOA ved NTNU
Ved valg om en aktivitet skal organiseres internt ved NTNU eller i samarbeidende selskaper, stiftelser eller liknende, skal det overordnede hensyn alltid være hva som tjener NTNUs interesser best.
Ved samarbeid med datterselskaper eller andre selskaper, stiftelser eller liknende skal følgende prinsipper legges til grunn:
a. Samarbeidet skal skje i henhold til bestemmelsene i BOA-reglementet og andre bestemmelser
b. Samarbeidet skal være av faglig interesse for NTNU, og aktiviteten skal styrke NTNUs evne til å utføre sine primæroppgaver og ikke svekker NTNUs faglige uavhengighet
c. Samarbeidet skal involvere fagmiljøer internt ved NTNU med hovedformål å styrke kvaliteten på aktiviteter ved NTNUs fagmiljø
d. Samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar NTNUs økonomiske interesser.
e. NTNU kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved samarbeidende virksomhet. Smarbeidende virksomhet skal fullt ut dekke de kostnader som følger av dets aktivitet
f. Ordinære bidragsfinansierte prosjekter til enkeltforskere (herunder finansiering av doktorgradsstipendiater) eller forskergrupper skal som hovedregel organiseres internt ved NTNU
5.2.3 Samarbeidsavtaler
Det skal inngås samarbeidsavtaler i henhold til punkt 1.2 i BOA-reglementet med alle selskaper, stiftelser osv som omfattes av denne instruksens punkt 5.2.1. Samarbeidsavtalene skal godkjennes av styret eller den styret i det enkelte tilfelle har gitt fullmakt.
Etablering av samarbeid og utarbeidelse av samarbeidsavtale skal skje i samråd med rektor eller den rektor delegerer denne funksjonen til. Samarbeidsavtalene skal utarbeides i samsvar med utfyllende retningslinjer for innholdet i slike avtaler.
5.2.4 Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU NTNU skal forvalte statens eierinteresser i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler, BOA-reglementet og i henhold til de fullmakter som er gitt av
Kunnskapsdepartementet.
I henhold til Hovedreglenes punkt 5.2 er rektor ansvarlig for å utarbeide interne retningslinjer og rutiner for NTNUs forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Retningslinjene og rutinene skal blant annet ivareta og tilfredsstille forvaltning knyttet til NTNUs erverv av aksjer, utøvelse av eierrolle i aksjeselskaper og rapportering. Retningslinjene skal også beskrive hvem som er ansvarlig for å utføre og xxxxxxx XXXXx forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper.
5.2.5 Opprettelse eller deltakelse i aksjeselskaper
Ved vurderingen av om NTNU skal opprette eller delta i aksjeselskaper skal det alltid vurderes om den planlagte virksomheten i aksjeselskapet alternativt kan organiseres internt ved NTNU eller i samarbeid med eksisterende selskap, stiftelse eller liknende.
Vedtak om å opprette et aksjeselskap eller gå inn med aksjekapital fattes i hvert enkelt tilfelle av styret selv. Styret skal så tidlig som mulig orienteres om planer for slik opprettelse eller deltakelse.
Alle aktiviteter knyttet til opprettelse eller deltakelse i aksjeselskaper skal skje i samråd med rektor eller den rektor delegerer denne funksjonen til. Tilsvarende gjelder for eventuelle engasjementer i andre selskaper, stiftelser, foreninger eller liknende.
5.2.6 Retningslinjer for styremedlemmer
Xxxx som styremedlemmer medfører et betydelig personlig ansvar. Med unntak for ex officio- medlemmer, er det derfor frivillig for NTNU-ansatte å påta seg slike verv.
Alle som oppnevnes av NTNU som styremedlemmer i aksjeselskaper hvor NTNU har aksjer, plikter å bidra til at NTNU fyller kravene til utøvelse av eierrollen som til enhver tid er fastsatt av departementet.
Alle som oppnevnes av NTNU som styremedlemmer i selskaper, stiftelser eller andre tiltak plikter å følge de krav og retningslinjer for styremedlemmer som utarbeides. Retningslinjene gjelder også styremedlemmer som i henhold til vedtekter eller andre bestemmelser skal være ansatt ved NTNU, selv om de oppnevnes av organer utenom NTNU.