Contract

Personvernerklæring for innsamling av informasjon for å kartlegge hjelpebehov i Gjerdrum kommune etter leirskredet i Ask

Versjon 1, publisert 5. mars 2021

1. Behandlingsansvarlig

Gjerdrum kommune med xxx.xx. 864 949 762 (Kommunen) er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven, for innsamling av personopplysninger om voksne og barn ved bruk av kartleggingsskjemaer for innbyggerne i Kommunen, samt for Kommunens videre behandling av slike personopplysninger. Dette følger av den generelle personvernforordningen kalt GDPR.

Kontaktinformasjonen til behandlingsansvarlig er:

• Navn: Kommunedirektør i Gjerdrum kommune, Xxxxx Xxxx Xxxxxxx

• Adresse: Gjerdrum kommune v/ kommunedirektøren, Postboks 10, 2024 Gjerdrum

• E-post: Xxxxx.Xxxx.Xxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Det er viktig for oss i Kommunen at du vet hvilke opplysninger vi behandler om deg, før og etter at du har deltatt i kartleggingen som Kommunen er behandlingsansvarlig for. Du skal føle deg trygg på at personvernet ditt er godt ivaretatt. Denne personvernerklæringen gir deg informasjon om personopplysningene som samles inn, hvorfor vi samler inn opplysningene, hvordan de behandles, hvem som gis tilgang til dine personopplysninger, og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger.

2. Formål med behandlingen

Kommunen benytter kartleggingsskjemaer for å samle inn personopplysninger om innbyggere i Kommunen og deretter for å gi innbyggerne relevant bistand fra Kommunen basert på mottatte opplysninger. Kommunens formål med behandlingene av personopplysningene er å kartlegge hjelpebehov for berørte innbyggere etter leirskredet i Ask, slik at innbyggere får nødvendig bistand fra Kommunen.

3. Nasjonalt Kunnskapssenter om Vold og Traumatisk Stress

Nasjonalt Kunnskapssenter om Vold og Traumatisk Stress (NKTVS) er felles behandlingsansvarlig med Kommunen for å samle inn personopplysninger i kartleggingsskjemaene. NKTVS har laget kartleggingsskjemaene og skal bruke informasjonen fra innsamlede opplysninger til å forske på de konsekvenser leirskredet kan ha for livskvalitet og helse.

4. Personopplysningene som vil behandles

Kartleggingsskjemaene vil avdekke traumer og hjelpebehov for innbyggere i Kommunen som er berørt av leirskredet. I den forbindelse vil både alminnelige og særlige kategorier av personopplysninger bli behandlet.

Hvilke opplysninger hver innbygger velger å oppgi vil kunne bli behandlet, og generelt omfatter det følgende opplysninger:

Personvernerklæring for kartlegge hjelpebehov i Gjerdrum kommune etter leirskredet i Ask

• Personalia, som navn, alder og kjønn (fødselsnummer 11 siffer vil ikke bli registrert ved bruk av kartleggingsskjemaene).

• Relasjoner til andre, som ektefelle, samboer og barn.

• Kontaktopplysninger, telefonnummer, e-post og adresse.

• Særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger av fysisk og/eller psykisk karakter.

5. Behandlingsgrunnlag

Grunnlaget for at det samles inn personopplysninger i kartleggingsskjemaet over telefon er samtykke jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Det vil også lagres personopplysninger fra kartleggingsskjemaene, og grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e (Kommunen må utøve rettigheter og plikter som kommune). Grunnlaget for behandlingene av særlige kategorier av personopplysninger er GDPR artikkel 9. nr. 2 bokstav b sammenholdt med forskjellige bestemmelser i helse- og omsorgstjenesteloven. Dette betyr at Kommunen har lov til å samle inn og behandle forskjellige typer personopplysninger for å følge opp de ulike forpliktelsene Kommunen har.

Kommunen har etablert rutiner for at samtykke fra voksne og barn ved bruk av skjemaene håndteres i henhold til personvernreglene. Foresatt til barn må samtykke til at barnet svarer på spørsmålene i kartleggingsskjemaet for barn. Samtykke fra voksne og barn kan når som helst trekkes tilbake ved å kontakte personvernombudet i Kommunen, og samtykket vil få virkning for den videre behandlingen av personopplysninger i den utstrekning Kommunen ikke plikter å ta vare på personopplysningene for en viss periode.

6. Hvem har tilgang til personopplysningene

Behandlingen av personopplysningene skjer under strenge juridiske og faktiske rammer. Det er kun ansatte i Kommunen og i NKTVS som har behov for å se dine personopplysninger, som vil ha tilgang til dine personopplysninger. De som har tilgang til personopplysningene, er pålagt en streng taushetsplikt.

I tillegg vil leverandører av de behandlingsansvarlige kunne gis tilgang til dine personopplysninger. De behandlingsansvarlige inngår databehandleravtaler med hver slik leverandør og pålegger slik leverandør å behandle personopplysninger på en sikker måte og slik at kun personer som har behov for det og som er underlagt taushetsplikt får tilgang.

7. Lagringstid

Opplysningene fra kartleggingsskjemaene lagres så lenge det er nødvendig for at Kommunen skal kunne utføre lovpålagte oppgaver. Opplysningene slettes som hovedregel etter at innbyggeren har fått den bistand det er behov for, med mindre Kommunen har en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene etter regelverk som arkivloven.

NKTVS lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å nå formålet med forskningen, og dine personopplysninger vil anonymiseres om andre enn NKTVS skal forske videre på slike data.

8. Utlevering til tredjeparter

Personopplysninger vil ikke bli gitt til andre virksomheter eller personer med mindre det foreligger et samtykke, avtale eller lovhjemmel. Unntak fra dette er ved rettslig kjennelse. For eksempel vil Kommunen utlevere opplysninger hvis Kommunen har en rapporteringsplikt til statlige etater, eller hvis det er nødvendig for at Kommunen skal kunne levere en tjeneste. Kommunen utleverer aldri flere opplysninger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet.

Opplysningene vil deles med NKTVS som er felles behandlingsansvarlig med Kommunen. Kommunen og NKTVS har inngått avtale kalt Arrangement om felles behandlingsansvar for å sikre at dine personopplysninger behandles lovlig.

For eksterne virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av Kommunen, ivaretar Kommunen dine personverninteresser ved å inngå databehandleravtale med de eksterne virksomhetene. En databehandleravtale er en avtale mellom Kommunen og en ekstern virksomhet, hvor den eksterne virksomheten forplikter seg til å behandle personopplysningene i tråd med personopplysningsloven og GDPR.

Opplysningene kan deles med relevante aktører i Kommunen som skal bistå berørte innbyggere med de behov som er avdekket gjennom kartleggingsskjemaet. Dette gjelder:

• Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk

• Barne-, ungdoms- og familieetaten

• Distriktspsykiatrisk senter i Kommunen

Grunnlaget for utleveringen av personopplysningene følger av helse- og omsorgstjenesteloven. Det er i tillegg inngått databehandleravtaler med disse aktørene i henhold til GDPR slik at Kommunen kan gi instrukser om behandlingen av personopplysninger til slike aktører. Det er bare de personer hos hver aktør som skal tilrettelegge for en form for bistand hos slike tredjeparter, som vil gis tilgang til personopplysningene.

9. Dine rettigheter

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger som behandles om deg og kan be om innsyn i dine personopplysninger. Hvis du oppdager at personopplysninger om deg er uriktige, har du rett til å få disse personopplysningene rettet. Du har også rett til å kreve at Kommunen sletter dine personopplysninger når Kommunen ikke lenger trenger dem, og Kommunen vil deretter slette opplysningene med mindre Kommunen har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.

I noen tilfeller kan du kreve at Kommunen begrenser personopplysningene vi behandler om deg. Å begrense behandlingen betyr at Kommunen ikke sletter opplysningene dine, men at Kommunen tar vare på dem uten å bruke dem videre. Dette gjelder hvis:

• Kommunen behandler opplysningene dine ulovlig.

• Dersom du mener at opplysningene om deg ikke er riktige, kan du kreve at Kommunen begrenser behandlingen mens Kommunen kontrollerer dette. I noen tilfeller må Kommunen likevel fortsette å behandle opplysningene mens Kommunen kontrollerer dem, for å kunne gi deg de tjenestene du har krav på fra Kommunen.

• Kommunen ikke lenger har et rettslig grunnlag for å beholde opplysningene, og du mener at du kan ha et rettskrav mot Kommunen. Et rettskrav kan for eksempel være at du vurderer å kreve erstatning eller vil klage Kommunen inn for Datatilsynet.

Dersom du ønsker å rette en henvendelse til Kommunen vedrørende behandlingen av personopplysningene dine, skal Kommunen besvare henvendelsen senest innen 30 dager. Henvendelser bes rettet til Kommunens personvernombud som angitt nedenfor.

Dersom du mener at Kommunen behandler personopplysningene dine ulovlig, bør du først ta kontakt med Kommunens personvernombud for informasjon og bistand. Skulle du oppleve at informasjonen og bistanden

du får fra personvernombudet i Kommunen ikke er tilstrekkelig, kan du klage til Datatilsynet ved å sende en skriftlig henvendelse til:

Datatilsynet Postboks 8177

0034 Oslo

10. Personvernombud

Personvernombudet i Kommunen kan gi råd og veiledning hvis du har generelle spørsmål om vår behandling av personopplysninger. Har du spørsmål kan du kontakte Kommunens personvernombud:

• Epost: Xxxx.Xxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

• Telefon: 00 00 00 00

• Postadresse: Gjerdrum kommune v/ Personvernombud, Postboks 10, 2024 Gjerdrum Se også Kommunens informasjonsside med øvrig kontaktinformasjon.