KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
FORESPØRSEL NR 2015/313
INNHOLDSFORTEGNELSE
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen 3
1.4 Bruk av underleverandør/tilleggshotell 4
2.2 Kunngjøring, kommunikasjon og prosedyre 4
2.5 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget 5
2.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 5
3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 10
3.1 Tilbudets innhold og struktur 10
3.2 Format og levering av tilbud 10
4. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 10
VEDLEGG
A. KRAVSPESIFIKASJON/BESKRIVELSE
B. STANDARD KONTRAKTSVILKÅR BIOFORSK
C. ERKLÆRING OM LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR
D. EGENERKLÆRING OM FN BARNEKONVENSON OG ILO KONVENSJON
E. FORPLIKTELSESERKLÆRING
1. GENERELL INTRODUKSJON
1.1 Oppdragsgiver
Bioforsk er et forskningsinstitutt med spisskompetanse på et høyt internasjonalt nivå innen landbruk, matproduksjon, plantehelse, miljø og ressursforvaltning. Bioforsk har også fokus på forskningsbasert innovasjon og verdiskaping. Bærekraftig ressursbruk er et grunnleggende premiss. Bioforsk har sju forskningssentre med omlag 450 ansatte og avdelinger over hele landet. Bioforsk heretter, benevnt som oppdragsgiver er organisert under Landbruks- og matdepartementet (LMD) som forvaltingsorgan med særskilte fullmakter.
Regjeringen vedtok 19. juni 2014 å slå sammen Bioforsk, Norsk institutt for Skog og Landskap og Norsk Institutt for landbruksøkonomisk forskning (NILF) til ett forskningsinstitutt. Formålet med fusjonen er å etablere et faglig og økonomisk robust forsknings- og utviklingsmiljø, som leverer kunnskap av høy kvalitet og relevans til næring og forvaltning. Det nye instituttet har fått navnet Norsk institutt for Bioøkonomi (NIBIO).
Fusjonen skal skje fra 1.juli 2015- Det nye instituttet skal være et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter og ha et eget styre, med hovedkontor på Ås, avdelingskontor i Oslo og regionale enheter.
Det nye instituttet vil som dagens tre institutter være underlagt Landbruks- og matdepartementet.
Det er besluttet at organisasjonsnummeret til Bioforsk skal benyttes for det nye instituttet. Vedlagte forespørsel er knyttet opp mot det organisasjonsnummeret som skal videreføres for det nye instituttet.
1.2 Beskrivelse av anskaffelsen
XXXXX har intensjon om å gjennomføre en «NIBIO-konferanse» i 2016. Som beskrevet i pkt. 1.1 over er fusjonen et faktum først fra 1. juli 2015. Oppdragsgiver ønsker derfor å forbeholde seg retten til å inngå en kontrakt med intensjon om gjennomføring i 2016 og med opsjon på delvis tilsvarende gjennomføring i 2017, se pkt 1.3 under. Anskaffelsen gjelder også tilstøtende møter som blir lagt til arrangørhotellet, og evt. tilleggshotell vil kunne bli bruk til overnatting.
Det ønskes inngått avtale med én leverandør.
I forbindelse med opprettelsen av NIBIO 01.07.15 er intensjonen å samle de ansatte til en dagskonferanse i 2016 med etterfølgende festmiddag for ca. 600 personer der majoriteten ønsker overnatting.
Påfølgende dag i 2016 er intensjonen at NIBIO arrangerer en ny konferanse med inntil 500 deltakere, hvor majoriteten av deltakerne skal overnatte.
Etter at tilbudsfristen er gått ut vil det bli avtalt besøk mellom Oppdragsgiver og tilbydere. Dette vil være et besøk for at Oppdragsgiver skal kunne gjøre de nødvendige vurderinger i forhold til tildelingen.
Oppdragsgiver ønsker å gjøre tilbydere oppmerksom på at det i perioden frem til tilbudsinnlevering kan bli tatt avgjørelse hvorvidt denne utlysningen skal fortsette som intensjon, eller om ny ledelse i XXXXX har tatt avgjørelse om arrangementet skal gjennomføres med sikkerhet.
1.3 Intensjon og Opsjon
Intensjon: Oppdragsgiver har til intensjon å gjennomføre arrangementet som beskrevet over. Som følge av at fusjonen er gjeldende fra 1. juli 2015 er oppdragsgiver nødt til å ta forbehold. Det vil kunne bli forandringer i planene i form av antall dager arrangementet skal gjennomføres over, antall deltakere som skal delta de respektive dagene og eventuelt at konferansen kanselleres i sin helhet. Det vises videre til Vedlegg A kravspesifikasjon, pkt «Avbestillingsrutiner og vilkår» hvor tilbyder skal fylle inn kritisk informasjon vedrørende dette punkt.
Opsjon: Det er ønskelig å ha muligheten til å gjennomføre NIBIO-konferansen for 2017 på samme hotell som for 2016. De samme administrative vilkår skal gjelde ved uttak av opsjon. Konferansen vil være forskjellig for
de to angitte årene, da i hovedsak ved at det i 2016 starter en dag tidligere enn hva det vil gjøre i 2017. For mer informasjon henvises det til Vedlegg A, kravspesifikasjon.
1.4 Bruk av underleverandør/tilleggshotell
Ved tilfeller hvor leverandøren velger å benytte underleverandører for overnatting skal dette komme klart frem i tilbudet. Det gis ikke rom for å benytte underleverandør på andre deler av konferanseaktiviteten.
Uansett om det blir benyttet tilleggshotell eller ikke, skal Oppdragsgiver kun ha kontaktpunkt hos hovedtilbyder. Tilleggshotell må være i gangavstand til konferansehotellet.
2. INSTRUKS TIL TILBYDER
2.1 Forespørselsdokumenter
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av:
• Tilbudsinvitasjon i xxx.xxxxxx.xx gjennom xxx.xxxxxxx.xxx
• Denne forespørsel med instruks
o Vedlegg A – Kravspesifikasjon
Vedlegg B - Utkast til kontrakt basert på standardbetingelser Vedlegg C – Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår
Vedlegg D – Egenerklæring om FN barnekonvensjon og ILO konvensjon Vedlegg E- Forpliktelseserklæring
2.2 Kunngjøring, kommunikasjon og prosedyre
Konkurransen er kunngjort i Doffin via Mercell. All kommunikasjon med kontaktperson skal foregå skriftlig gjennom Mercell. Anskaffelsen skal foretas etter prosedyren konkurranse med forhandling i et trinn.
MERK: Ved anskaffelser over nasjonal terskelverdi kreves det digital signering ved levering av tilbud. Tilbyder har det absolutte ansvar for at deres tilbud er signert og levert i tide.
Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert
Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens § 11-8(1).
2.3 Regler for konkurransen
Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 / innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2004.
Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi, kategorisert som uprioriterte tjenester, og skal følge forskriftens del I og II.
2.4 Habilitet
Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven og kommuneloven.
2.5 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver har, innen tilbudsfristens utløp, rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.
Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form.
2.6 Konfidensialitet
Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle.
Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter.
Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke.
2.7 Offentlighet
Bioforsk er forutsatt å følge så vel Offentlighetsloven som Forvaltningsloven. Dersom leverandør ønsker opplysninger unntatt offentlighet, skal leverandør levere to (2) eksemplarer av tilbudet. Et av eksemplarene skal være normalt. Eksemplar nummer to skal være sladdet. Det vil si at alle punkter og all informasjon som leverandør har rett til å unnta offentlighet skal sladdes. For hver sladding skal det lages en kommentar i et eget vedlegg, som beskriver grunnen for at informasjonen er sladdet. Det er ikke tillatt å bare fjerne informasjon fra et dokument. Hvis informasjon sladdes, skal det være godt synlig hvor og hvor mye som er sladdet. For eksempel med svart overstreking over all tekst som ikke skal vises.
2.8 Tidsplan
Alle frister fremkommer i Mercell.
2.9 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen.
2.10 Kontraktsbetingelser
Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår.
Tilbudet skal baseres på betingelsene vedlagt denne forespørselen.
2.11 Kvalifikasjonskrav
Fullstendig oversikt over kvalifikasjonskrav fremkommer i Mercell. All dokumentasjon for de underliggende krav skal besvares og lastes opp i Mercell under fanen for kvalifikasjonskriterier.
2.11.1 Obligatoriske krav
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift | Skatteattest for skatt og mva skal lastes opp i Mercell og skal ikke være eldre enn 6 måneder. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. | HMS egenerklæring skal være underskrevet av arbeidsgiver og ansattes representant. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.11.2 Krav til organisatorisk og juridisk stilling
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. | Firmaattest for norske leverandører. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.11.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Det kreves at tilbyder har erfaring og kapasiteter som gjør dem i stand til å gjennomføre denne leveransen i sin helhet på en god måte. | Liste over foretakets relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres deltatte personer på angitt konferanse, hvor mange som overnattet, hvor mange dager konferansen varte og referansekunden med kontaktinformasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte referansekunder for kontroll av dette punkt. Leverandøren skal ha orientert referansekunde på forhånd om en slik mulig kontakt. Hvis det skal brukes underleverandører skal dens kapasitet/fasiliteter også beskrives i dette dokumentet, herunder bla. rom som hovedtilbyder har tilgang på og eventuelle andre fasiliteter. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem | Sertifisering etter ISO 9000 eller tilsvarende, eventuelt redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/-styringssystem. Er bedriften sertifisert av tredjepart holder det med sertifikat som dokumentasjon. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
Det kreves at tilbyder har et miljøledelsessystem1 som oppfyller kravene i Miljøfyrtårn eller tilsvarende iht. aktuelle bransjekrav eller oppfyller tilsvarende krav. | Leverandøren skal vedlegge gyldig sertifikat. Alternativt: Leverandøren skal levere en redegjørelse av sitt miljøledelsessystem som forklarer hvordan det oppfyller kravene i Miljøfyrtårn eller tilsvarende bransjekrav. Som veileder for hva som skal være i system kan tilbyder se til xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/XxxxxxxXxxxxx/XxxxxxxxxxxXXXx/0.xxx og xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx/XxxxxxxXxxxxx/XxxxxxxxxxxXXXx/00.xxx (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
1 Et miljøledelsessystem kan være et forenklet system som er del av virksomhetens interne HMS-system, eller det kan være et
tredjeparts verifisert system som ”Miljøfyrtårn”, ISO 14001 og EMAS. Det er et viktig poeng at miljøledelsessystemet skal være forankret i øverste ledelse i virksomheten, og at det oppdateres jevnlig (som regel årlig eller hvert tredje år).
2.11.1 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. | Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderings-institusjon Alternativt: Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra 2013. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.11.1 Etisk handel
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Varer som leveres til Bioforsk skal være fremstilt under forhold som er forenlige med krav om etisk handel. Kravene bygger på sentrale FN- konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. | For dette punkt skal vedlegg D til dette dokument leses, forstås og signeres. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.11.2 Lønns- og arbeidsvilkår
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Ansatte hos leverandør, og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. | For dette punkt skal vedlegg C til dette dokument leses, forstås og signeres. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.11.3 Underleverandører
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Anbyder kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av anbudet, men anbyder skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for tilbudt løsning. (En bestillingsløsning og en avsender for faktura) Hovedleverandør må også i sitt tilbud sørge for at alle ovennevnte kvalifikasjonskrav også dokumenteres for underleverandør. | For dette punkt skal vedlegg E forpliktelseserklæring fylles ut. (Lastes opp i Mercell i modulen for kvalifikasjonskrav) |
2.12 Tildelingskriterier
De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier:
Tildelingskriterier: | Dokumenteres ved: |
1. Pris 40 % | • Estimert totalkostnad basert på oppgitte priser i tilbudet. • Jf. kravspesifikasjonen |
2. Kvalitet, fasiliteter og avbestillingsvilkår 40 % | • Jf. Kravspesifikasjonen, tilbyders tilbud og oppdragsgivers vurdering etter befaring o Standard på rom og saler o Service og tilgjengelighet før, under og etter gjennomføring o Teknisk utstyr o Hotellets utforming og oppdragsgivers vurdering av lokalene etter befaring. • Ang. avbestillingsrutiner så vil tilbyders vilkår og forbehold for normale avbestillingsvilkår, og for vilkår hva angår endring/avbestilling av gjennomføringen i 2016 og 2017 bli vektlagt. (Punktene nevnt over er ikke uttømmende) |
3. Lokalisering 20 % | • Plassering i forhold til sentral offentlig kommunikasjon og flyplass. |
Ved vekting benyttes en skala fra 1-9 der 9 er best.
2.13 Forbehold og avvik
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold som ikke er vesentlig skal være klart og entydig angitt slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Xxxxxxxx.
Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at Tilbudet ansees som ufullstendig og bli avvist.
3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD
3.1 Tilbudets innhold og struktur
For å sikre alle leverandørene lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Filene som lastes opp i Mercell skal merkes så beskrivende i forhold til innhold det lar seg gjøre. Dette for at Oppdragsgiver ved gjennomgang av dokumentasjon lett skal kunne finne fram til riktige dokumenter. Det bes om at tilbudet besvares etter følgende vedleggsstruktur:
1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift, aksept av vedståelsesfrist og presisering av eventuelle forbehold. Tilbudsbrevet skal gi en kortfattet introduksjon til virksomheten, og en oppsummering av tilbudet.
2. Svar på alle krav angitt i punkt 2.11, (dokumentasjon skal lastes opp i kvalifikasjonsfanene i Mercell, under de krav der hvor de hører hjemme)
3. Svar på alle tildelingskriterier angitt i punkt 2.12
3.2 Format og levering av tilbud
Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell.
3.3 Avvisning av tilbud
Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist.
Xxxxxxxx som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning.
4. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.