Anskaffelse av eiendomsforvaltningssystem og prosjektregnskap (opsjon) Saksnr 2020/28014

Det er ulike løsninger for forvaltningssystem og prosjektregnskap som er benyttet i tidligere Hedmark fylkeskommune og Oppland fylkeskommune. I dag benyttes Xxxxx (View Software), ASI (prosjektregnskap) og Facilit (Facility Management AS) parallelt i Innlandet fylkeskommune.

Ledergruppen på Eiendom har besluttet at det skal gjennomføres en anskaffelse av et FDVU – system med hovedvekt på drift og vedlikehold, internkontroll, muligheter for leiekontrakter og grunndata.

Tegningshåndtering inkluderes også, og leveranse av interaktive tegninger i systemet skal tillegges vekt. Det gjelder da både 2D og BIM. I tillegg er det besluttet at prosjektregnskap skal være en opsjon som eventuelt vil utløses samtidig med kontraktinngåelsen.

Formålet med anskaffelsen av FDVU-system er å sikre effektiv drift og forvaltning av en bygningsmasse på ca. 400.000 m². Bygningsmassen består av formålsbygg, administrasjonsbygg og bygg for andre fylkeskommunale tjenester. Videre skal anskaffelsen av FDVU-systemet ivareta Innlandet fylkeskommunes daglige drift knyttet til forvaltning av eksisterende bygg og eiendommer. I dette ligger blant annet dokumenthåndtering, kontroll og rapportfunksjoner i eiendomsforvaltningen, samt håndtering av innleie- og utleie av eiendommer og bygninger. Systemet skal også benyttes i forbindelse med avvikshåndtering, slik at brukerne av byggene kan melde inn avvik som direkte kan knyttes til bygget/eiendommen. Videre må systemet kunne ivareta integrasjon mot andre systemer, som for eksempel økonomisystem, renholdsystem og KS-system.

1.2 Omfang ‌

Programvaren skal leveres som en tjeneste (SaaS) som skal dekke bruksrettigheter, drift, vedlikehold og innføring av en ferdig utviklet løsning i bruk i det norske markedet. Innføringen skal omfatte tjenester som konfigurering, overføring/konvertering av data, integrasjon, test og opplæring.

Det anslås et antall brukere som vist i tabellen under. Anslått volum på lisenser er ikke bindende for oppdragsgiver. Antall brukere vil kunne variere, og avtalen må åpne for å kjøpe flere lisenser etter behov. Et foreløpig estimat er som følger:

Type bruker	Anslått volum
Administrator/systemansvarlig	2
Saksbehandler med fulle rettigheter	70
Saksbehandler begrenset rettigheter	400
Lesetilgang (eksempelvis eksterne)	50

1.3 Opsjon - Prosjektregnskap ‌

Innlandet fylkeskommune gjennomfører i løpet av året flere større og mindre byggeprosjekter, hvor en er avhengig av god oppfølging og økonomistyring av prosjektene.

Nytt prosjektregnskap skal være et vesentlig bidrag til fylkeskommunens mål om effektiv drift og god økonomioppfølging av byggeprosjektene. Formålet med anskaffelsen av prosjektregnskap er å få en gode og oversiktlige løsning for budsjettering og kontaktsoppfølging, samt ivareta bestillinger, håndtering av dokumenter og dokumentasjon, kontroll og ulike rapportfunksjoner i byggeprosjekter. Videre må det være mulig å utveksle data med fakturabehandling, visninger og betalinger.

Løsningen må kunne gi god oversikt på det enkelte prosjekt og må kunne håndtere både hovedprosjekt og underprosjekter. Videre må systemet kunne integreres mot andre FDVU-system eller moduler.

Type bruker	Anslått volum
Administrator/systemansvarlig	2
Saksbehandler med fulle rettigheter	25
Saksbehandler begrenset rettigheter	100
Lesetilgang (eksempelvis eksterne)	25

2 LEVERANDØRS OPPFYLLELSE AV FORMÅL ‌

Leverandørs oppfyllelse av formålet med anskaffelsen, skal inntas i L Bilag 2. Leverandøren skal gi en overordnet beskrivelse av tilbudt løsning, samt beskrive sin forståelse av anskaffelsens formål, herunder hvordan Leverandøren skal bidra for å oppnå dette.

3 LEVERANDØRS FORUTSETNINGER FOR LEVERANSEN ‌

Leverandørs forutsetninger for leveransen skal inntas i L Bilag 2. Leverandøren skal beskrive de forutsetninger Leverandør finner nødvendig å ta for å vedstå seg sine forpliktelser under avtalen. Alle forutsetninger av generell, merkantil, funksjonell eller teknisk karakter som er relevante for at Kunden skal kunne benytte den tilbudte løsningen skal beskrives.

Hvis løsningen forutsetter bruk av tredjepart verktøy skal dette spesifiseres.

4 MYNDIGHETSKRAV OG EKSTERNE RETTSLIGE KRAV ‌

Løsningen skal innfri aktuelle og relevante myndighetskrav. Dette omfatter krav pålagt gjennom lov og forskrifter, standarder og kodeverk, samt sikkerhetsmessige krav. Kravene omfatter både løsning og Leverandør, og skal besvares i L Bilag 2.

Leverandøren skal holde seg orientert om regelverksendringer og ha en strategi for å holde løsningen oppdatert til enhver tid.

Aktuelle lover med tilhørende forskrifter og myndighetskrav er (ikke uttømmende):

• Byggeregler, forskrift

• FOR-1996-12-06-1127 – Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

• Arbeidstilsynets forskrifter

• LOV-2002-06-14-20 Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven)

• Lover og forskrifter på brann- og eksplosjonsområdet

• FOR-2002-06-26-744 - Forskrift om brannfarlig vare

• FOR-2002-06-26-847 - Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forskrift om brannforebygging)

• FOR-2002-06-26-922 - Forskrift om håndtering av eksplosjonsfarlig stoff (Forskrift om fyrverkeri og pyrotekniske varer)

• FOR-2002-06-26-729 - Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (Forskrift om organisering av brannvesen) (endret 01.01.07)

• FOR-2009-06-08-602 - Forskrift om håndtering av brannfarlig, reaksjonsfarlig og trykksatt stoff samt utstyr og anlegg som benyttes ved håndteringen (Forskrift om brannfarlig eller trykksatt stoff)

• FOR-2004-02-24-456 - Forskrift om transport av petroleum i rørledning over land (Forskrift om rørledningstransport av petroleum)

• FOR-2017-11-29-1849 - Forskrift om utstyr og sikkerhetssystem til bruk i eksplosjonsfarlig område (Forskrift om utstyr mv. i eksplosjonsfarlig område)

• FOR-2003-06-30-911 - Forskrift om helse og sikkerhet i eksplosjonsfarlige atmosfærer (Forskrift om helse og sikkerhet i eksplosjonsfarlige atmosfærer)

• FOR-2016-06-03-569 - Forskrift med veiledning om tiltak for å avverge og begrense skadevirkningene av storulykker i virksomheter der farlige kjemikalier forekommer (storulykkeforskriften)

• NS 3454:2013 - Livssykluskostnader for byggverk - Prinsipper og klassifikasjon

• NS 3453:2016 - Spesifikasjoner av kostnader i et byggeprosjekt

• NS 3451 Bygningsdelstabellen

• NS 3940:2012 Areal- og volumberegninger av bygninger

• NS 3424:2012 Tilstandsanalyse for byggverk

• NS 3456:2018 - Krav til FDV-dokumentasjon

• NS 3457-3 :2013 Bygningstyper

• Veiledning til NS 3424:2015 - Et must for tilstandsanalyser

• NS-INSTA 800 - Rengjøringsstandarden

• FOR-2004-12-01-1558 - Forskrift om bokføring (Bokføringsforskriften)

• LOV-1992-12-04-126 - Lov om arkiv (Arkivloven)

• LOV-2018-06-15-38 - Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven)

5 PERSONOPPLYSNINGER ‌

Behandling av personopplysninger skal skje i henhold til Personopplysningsloven og EU’s personvernforordning gjeldende fra mai 2018. Det skal inngås en databehandleravtale mellom Kunde og Leverandør basert på Innlandet fylkeskommune sin standard databehandleravtale (se vedlegg).

5.1 Personvern

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
P1	Leverandøren skal sette kunden i stand til å etterleve personvernregelverket i avtaleperioden og også etter at avtaleforholdet avsluttes, herunder ved å legge til rette for dette i utformingen av løsningen.	AV	Leverandøren bes beskrive overordnet hvordan dette kravet vil oppfylles.
P2	Løsningen skal tilrettelegges for å ivareta personvernprinsippene, herunder særlig prinsippene om åpenhet, dataminimering, lagringsbegrensning og riktighet.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan personvernprinsippene tenkes ivaretatt i løsningen. Beskrivelsen bør peke på tiltak, prosesser og rutiner som sikrer ivaretakelse av hvert av personvernprinsippene.
P3	Løsningen skal ha innebygd personvern og personvern som standardinnstilling.	AV	Leverandøren bes beskrive hvilke tiltak, prosesser og rutiner som vil bidra til å ivareta innebygd personvern og personvern som standardinnstilling.

6 SPESIFIKASJON AV PROGRAMVARE ‌

Leverandøren skal i L Bilag 2 gi en komplett oversikt over tilbudt programvare. Oversikten skal være en spesifisering av alle relevante komponenter og moduler, inkludert versjonsnummer.

I tillegg skal det gis en roadmap over kommende versjoner med datoangivelse de neste 2-4 år. Leverandør bes redegjøre for hvilke utviklingsplaner som foreligger for systemet på kort og lang sikt, og hvor ofte oppgraderinger og nye versjoner av systemet kan forventes/er planlagt.

All annen programvare som er en forutsetning for at tilbudt programvare skal fungere optimalt, skal spesifiseres på tilsvarende måte.

Dersom standard programvare må leveres under standard lisensbetingelser og avtalevilkår, skal dette være uttrykkelig angitt i L Bilag 9. Kopi av lisensbetingelsene skal i såfall vedlegges tilbudet som L Bilag 9.

7 FUNKSJONELLE KRAV ‌

Kundens funksjonelle behov og krav til løsning spesifiseres i kapitlene under. Leverandøren skal besvare kravene i L Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Der leverandøren i sin besvarelse refererer til sin egen dokumentasjon skal nøyaktig plassering (kapittel, avsnitt, punkt etc. oppgis).

Kravene i kravspesifikasjonen er formulert som behov. I kolonnen for beskrivelse er det angitt hva som forventes av leverandørens besvarelse.

Kravene er kategorisert som følger:

Kravtype A: Krav kategorisert som absolutte krav som må være oppfylt ved tilbudsfrist (i dag).. Leverandør må bekrefte og beskrive i Bilag 2 at kravet er oppfylt i dag.

Kravtype V: Krav som er kategorisert som V (vurderingskrav) inngår i tildelingskriteriene. Leverandør må i Bilag 2 beskrive hvordan løsningen ivaretar kravet som er fremstilt.

Kravtype AV: Krav som er kategorisert som AV er både absolutte og vurderingskrav som inngår i tildelingskriteriene.

7.1 Generelt om løsningen ‌

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F1	Kunden har behov for en løsning som bruker et rent norsk språk i alle deler av løsningen.	A	Beskriv om hele løsningen er på norsk.
F2	Kunden har behov for en brukervennlig og intuitiv løsning som tillater logisk navigering mellom ulike funksjoner	AV	Beskriv hvordan dette løses i systemet.
F3	Kunden har behov for støtte til god arbeidsflyt ved å enkelt kunne forhåndsvise dokumenter, rapporter og kommunikasjon.	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F4	Kunden har behov for en løsning som leveres med oppdatert online brukerveiledning med video og bilder for administratorer og sluttbrukere.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F5	Kunden har behov for en løsning som har god responstid på alle vanlige transaksjoner og handlinger.	AV	Beskriv løsningens responstider i normal drift. Angi eventuelle forutsetninger i Kundens installasjoner eller nettverk.
F6	Kunden har behov for avansert søkefunksjonalitet via frisøk og bruk av ulike filtreringsmuligheter.	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F7	Xxxxxx har behov for at løsningen ivaretar relevante krav til universell utforming i henhold til Digitaliseringsdirektoratets krav til universell utforming av IKT på xxxxx://xx.xxxx.xx/.	AV	Beskriv hvilke krav til universell utforming som er relevante og hvordan løsningen oppfyller disse.
F8	Kunden har behov for at løsningen er tilpasset ulike digitale flater, er responsiv og støtter ulike nettlesere.	AV	Beskriv • hvordan dette er ivaretatt. • eventuelle begrensninger. • hvordan løsningen håndterer tegninger på ulike flater
F9	Xxxxxx har behov for selv å enkelt administrere lisenser og tilganger på ulike nivåer både internt og eksternt	V	Beskriv: • Hvilke type tilganger/roller som finnes i løsningen og hva disse har rettigheter til å gjøre • Hvordan tilganger kan settes • Hvordan nye brukere opprettes og tildeles nye lisenser i løsningen • Hvordan lisenser og tilganger tas bort fra brukere • Hvordan man får oversikt over aktive lisenser
F10	Xxxxxx har behov for å sette opp arbeidsflyt mellom forskjellige roller i hierarkiet.	V	Beskriv mulighetene for dette i løsningen

7.2 Grunndata ‌

7.2.1 Grunneiendom

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F11	Kunden har behov for en unik identifisering av grunneiendom vha. matrikkel (kommune-gnr- bnr og evt. festenr)	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F12	Kunden har behov for å knytte bygninger mot grunneiendom	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F13	Kunden har behov for å gruppere/lenke sammen eiendommer. Når flere eiendommer har samme tilhørighet, f. eks. skole, bør disse kunne linkes mot denne fellesnevneren.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F14	Kunden har behov for å lagre eiendomsrelaterte dokumenter mot eiendommen.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F15	Xxxxxx har behov for egendefinerte felt for å kunne tillegge eiendommen egenskaper som utgangspunkt for sortering/rapportering.	A	Beskriv hvordan bruker med tildelte rettigheter har mulighet for å opprette egendefinerte felt og hvordan disse feltene fremkommer og benyttes i løsningen. Beskriv også eventuelle begrensninger.
F16	Kunden har behov for å angi eier til eiendommen	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F17	Kunden har behov for å angi eierforhold til eiendommen	A	Beskriv hvordan dette er løst og hvordan eid/leid/festet fremkommer
F18	Kunden har behov for listevisning og å kunne eksportere viste data.	A	Beskriv:

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
			• Hvordan alle verdier i grunneiendommens visningsfelt framkommer i felles listevisning for grunneiendommer. • Beskriv hvordan det er mulig å sortere i undergrupper. • Beskriv hvordan data fra listevisningen kan eksporteres til f.eks. excel
F19	Xxxxxx har behov for å vise grunneiendommen i kart.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F20	Kunden har behov for at eiendommens areal hentes fra matrikkel.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.

7.2.2 Bygning

Nr	Krav	Status krav	Beskriv
F21	Kunden har behov for å identifisere bygninger med et unikt bygningsnummer hentet fra Statens kartverk	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F22	Kunden har behov for å knytte bygninger mot grunneiendom	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F23	Kunden har behov for å lagre dokumenter relatert til bygget knyttet mot bygget.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F24	Kunden har behov for egendefinerte felt for å kunne tillegge bygget egenskaper som utgangspunkt for sortering/rapportering.	A	Beskriv hvordan bruker med tildelte rettigheter har mulighet for å opprette egendefinerte felt og hvordan disse feltene fremkommer og benyttes i løsningen. Beskriv også eventuelle begrensninger.
F25	Kunden har behov for å angi eier av bygget.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F26	Kunden har behov for å angi eierforholdet til bygget.	A	Beskriv hvordan dette er løst og hvordan eid/leid/festet fremkommer
F27	Kunden har behov for listevisning.	A	Beskriv hvordan alle verdier i grunneiendommens visningsfelt framkommer i felles listevisning for grunneiendommer. Beskriv hvordan det er mulig å sortere i undergrupper. Beskriv hvordan listevisninger enkelt kan eksporteres av brukeren til excel
F28	Kunden har behov for å vise bygget i et kart.	V	Beskriv hvordan lokasjonen til bygningen vises i kartet basert på bygningsnummer.
F29	Kunden har behov for at byggets arealer fremkommer	A	Beskriv hvordan følgende er håndtert i løsningen: • Bruttoareal for hele bygningen • Bruttoareal for hver etasje • Nettoareal for bygget som summen av nettoareal for alle rom.

7.2.3 Rom

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F30	Xxxxxx har behov for unikt å identifisere hvert rom med romnummer og romnavn hentet fra plantegning	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F31	Kunden har behov for å identifisere tilhørigheten til rommet	A	Beskriv: • Hvordan rommet knyttes til riktig og gjeldende bygg • Hvordan rommet knyttes til riktig og gjeldende etasje
F32	Kunden har behov for å lagre dokumenter relatert til spesifikke rom knyttet mot aktuelt rom.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F33	Xxxxxx har behov for egendefinerte felt for å kunne tillegge rommet egenskaper som utgangspunkt for sortering/rapportering.	A	Beskriv hvordan bruker med tildelte rettigheter har mulighet for å opprette egendefinerte felt og hvordan disse feltene fremkommer og benyttes i løsningen. Beskriv også eventuelle begrensninger.
F34	Kunden har behov for listevisning	A	Beskriv: • Hvordan alle verdier i grunneiendommens visningsfelt framkommer i felles listevisning for grunneiendommer. • Hvordan det er mulig å sortere i undergrupper. • Hvordan data fra listevisningen kan eksporteres til f.eks. excel
F35	Kunden har behov for at NTA romareal kan avleses fra plantegning ut fra definert rompolygon i tegning	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F36	Kunden har behov for å angi leieparametre for rommet	A	Beskriv hvordan dette er løst og hvilke parametre. Beskrivelsen skal minimum inneholde angivelse av ledig/opptatt, arealdisponering, bruker.
F37	Xxxxxx har behov for å tilegne rommet en type ut fra forhåndsdefinerte verdier.	A	Beskriv hvordan kunden kan opprette romtyper selv og hvordan disse benyttes i løsningen.
F38	Kunden har behov for at bestående romlister i dagens løsning importeres inn i ny løsning.	A	Beskriv hvordan importering av bestående romlister blir ivaretatt.

7.3 Tegningshåndtering ‌

Krav

Status krav

Beskriv

F39

Kunden har behov for aktive plantegninger. Plantegninger skal ha en funksjonalitet slik at

rominfo framkommer ved å peke i tegning.

Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.

Nr	Krav	Status krav	Beskriv
F40	Kunden har behov for to-veis kommunikasjon mellom plantegninger og romlister. Plantegninger og romlister skal være knyttet aktivt sammen slik at en kan gå direkte fra tegningsvisning til rominformasjon og direkte fra rom i romliste til visning av aktuelt rom i plantegning.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F41	Kunden har behov for å håndtere tegninger i 2D dwg-format. Over 90% av bestående plan- og branntegninger er i 2D dwg-format, dette må videreføres som aktive tegninger i databasen.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F42	Kunden har på sikt behov for å kunne vise og håndtere 3d-modeller og BIM. Nye byggeprosjekter leverer tegningsunderlag av forskjellige kompleksitet, fra enkle 3D- arkitekttegninger til fullverdig BIM. Løsningen bør være forberedt for å håndtere visning av disse 3D-modeller.	V	Beskriv hvordan løsningen er forberedt for håndtering av BIM.
F43	Xxxxxx har behov for målriktig utskrift av tegninger.	A	Beskriv hvordan det er mulig å definere målriktige utskrifter i henhold til utskriftsformat
F44	Kunden har behov for tegningsutskrift med skravur/framheving av definerte temaer.	A	Beskriv hvordan samspill mellom tegning og romliste gir mulighet for dette (utvalgte rom, skille på type rom, status ledige/opptatt rom, brukere etc.)
F45	Kunden har behov for at branntegninger i tegningsvisning også linkes til brannbok.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F46	Kunden har behov for at alle fagtegninger i samme bygg og etasje knyttes mot samme plantegning.	A	Beskriv hvordan dette er løst. Beskriv også hvordan endringer på plantegning samtidig endrer plantegning for alle berørte fagtegninger.
F47	Xxxxxx har behov for at tegninger i dwg med flere lag (og egenskaper for disse) må kunne videreføre sin funksjonalitet etter implementering i FDVU-system.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F48	Kunden har behov for at løsningen for tegningshåndtering er kompatibel med de tre siste versjonene av AutoCad.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F49	Kunden har behov for et tegningsarkiv som kan håndtere tegninger i formatene dwg, pdf og rvt.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.
F50	Kunden har behov for at aktive tegninger fra dagens løsning overføres til ny løsning (link mellom romliste og rom i tegning opprettholdes).	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.

7.4 Drift og vedlikehold ‌

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F51	Kunden har behov for å planlegge rutinemessig vedlikehold basert på gitte intervaller.	AV	Beskriv • hvordan brukere av løsningen kan planlegge rutinemessig vedlikehold • hvordan oppgavene kan prioriteres
F52	Kunden har behov for å registrere og håndtere arbeidsordre (arbeidsflyt) i løsningen.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette. • hvordan status fremkommer • hvordan dokumentasjon tilknyttet drifts- og vedlikeholdsobjektet håndteres • innrapportering av ferdigmelding
F53	Kunden har behov for å legge opp oppgaver/arbeidslister både internt og til eksterne samarbeidspartnere.	V	Beskriv hvordan løsningen som et minimum ivaretar følgende funksjonaliteter: • Gir varsler til mottaker om oppgave/ny oppgave • Oppgaven kan kvitteres ut når utført • Gi tilbakemelding • Laste opp sluttdokumentasjon på arbeidsordre • Avslutte arbeidsordre
F54	Kunden har behov for oppgaveoppfølging	AV	Beskriv funksjonalitet for milepæler/fremdrift, dokumenthåndtering og økonomioversikt
F55	Kunden har behov for varslinger når en arbeidsordre nærmer seg utløpsdato eller andre angitte tidsfrister	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette
F56	Kunden har behov for å selv kunne registrere tidspunkt for når varslingen skal komme.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette
F57	Xxxxxx har behov for å få varslinger når arbeidsordre/arbeidsoppgaver har oppdatert/endret status.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F58	Kunden har behov for å registrere og håndtere avvik i løsningen.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette. • hvordan status fremkommer • hvordan dokumentasjon tilknyttet drifts- og vedlikeholdsobjektet håndteres • innrapportering av ferdigmelding
F59	Xxxxxx har behov for oversikt over utførte og ikke utførte planlagte tiltak på kort og lang sikt.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F60	Kunden har behov for kontroll av både lovpålagte og egendefinerte kontroller/oppgaver.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan løsningen støtter dette.
F61	Kunden har behov for å bruke standard sjekklister og utforme egne sjekklister knyttet til gjennomføring av internkontroll.	AV	Beskriv løsningens mulighet for • Standard sjekklister • Utforme egne sjekklister
F62	Xxxxxx har behov for å gjennomføre bestillinger i løsningen.	V	Beskriv hvordan bestillinger kan: • genereres enkeltvis • genereres pr bygningsgruppe • genereres gyldige over flere år • genereres med ulike konteringer
F63	Kunden har behov for å utarbeide ulike maldokumenter i forbindelse med bestillinger til leverandør jfr byggherreforskriften	AV	Beskriv hvordan systemet kan importere ulike maldokumenter innenfor HMS
F64	Kunden har behov for å utveksle informasjon/data med eksterne parter	AV	Beskriv hvordan systemet kan utveksle informasjon/data med eksterne parter.
F65	Kunden har behov for økonomisk oppfølging i løsningen.	AV	Beskriv hvordan økonomisk oppfølging tilknyttet budsjettering, årsplan og rapportering er ivaretatt
F66	Xxxxxx har behov for å få en samlet oversikt over alle bestillinger og estimater.	AV	Beskriv hvordan løsningen gir oversikt over bestillinger og estimater gruppert etter: • Forvaltning • Drift • Vedlikehold • Investering innenfor samtlige aktuelle tjenestegrupper/bygningskategorier med aggregering til et overordnet nivå
F67	Kunden har behov for å kunne få løpende sammenstilling mellom bestilt (estimat) og forbrukt (regnskapsført) på enkeltbestillinger og aggregert oppover pr FDVU og tjenestegruppe/bygningskategori.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F68	Kunden har behov for å importere aktuelle budsjettposter fra økonomisystemet med løpende oppdateringen i henhold til NS3454 (kobling mot regnskap).	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F69	Kunden har behov for kvalitetssikring av økonomiske data.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar følgende data: • rett kontering • rett føring mot rett bygg • avdekke eventuelle uregelmessigheter
F70	Kunden har behov for digital brannbok for bygg.	AV	Leverandøren bes beskrive løsningens funksjonalitet for dette og hvordan bruker enkelt kan skrive ut komplett oppdatert brannbok ved endringer.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F71	Kunden har behov for at den digitale brannboken til enhver tid er oppdatert ift gjeldende lovverk.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar oppdateringer i henhold til eventuelle lovendringer.
F72	Xxxxxx har behov for å kunne gi ut lesetilgang til brannboken/branndokumentasjon til unike brukere, både internt og eksternt.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F73	Kunden har behov for å ha tilgang til kontaktinformasjon til sentrale personer/roller knyttet til det enkelte bygg som f.eks. driftsansvarlig, bygningsansvarlig, brannvernleder	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F74	Kunden har behov for å registrere og forvalte inventar, utstyr og kunst.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F75	Kunden har behov for nøkkeladministrasjon.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F76	Kunden har behov for tilstandsanalyser av bygg.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette, og hvordan det kan dokumenteres med bilder.
F77	Kunden har behov for å lagre dokumenter i løsningen.	AV	Beskriv hvordan dokumentene kan lagres, hvilken informasjon som kan lagres om dokumentene, hvordan de kan spores opp igjen (f.eks. søk, QR-kode, etc.), og om andre mulige funksjoner knyttet til dokumentlagring/registrering og versjonshåndtering.
F78	Xxxxxx har behov for å dele sjekklister som personer internt i organisasjonen har utarbeidet med andre brukere, samt opprette den som en mal.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.

7.5 Leie (innleie/utleie/fremleie)‌

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F79	Kunden har behov for å behandle utleie (næringsbygg, skoler, tannklinikker), innleie, framleie og utleie internt.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F80	Kunden har behov for å håndtere ulike typer leieobjekter. Et leieobjekt kan for eksempel bestå av tomt, bygning(er), etasje, fløy, rom, takareal, parkeringsplass, uteareal.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F81	Xxxxxx har behov for at en/samme leietaker kan leie flere leieobjekter; i samme bygg, i flere bygg, samt deler av eiendom/bygg.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F82	Kunden har behov for å velge hvilke rom i bygget som skal leies ut via interaktive tegninger.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F83	Kunden har behov for å leie ut tomt/tomter uten bygninger.	A	Beskriv hvordan løsningen håndterer utleie av eksempelvis festetomter, landbrukseiendom mm.
F84	Kunden har behov for å skille mellom forskjellige momskategorier avhengig av type kunde og utleier.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette for ulike kundegrupper/selskapstyper.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F85	Kunden har behov for å legge inn relevante opplysninger om en avtale, som avtalenummer, avtaletype, utleier, leietaker, start/sluttdato, timeleie, arealleie, A-konto, eiers FDV, leietakers FDV, indeks, indeksart, oppdatere innleiepris og uteleiepris med indeks, avtalens status, avtalens lengde, mva status, garanti/depositum, oppsigelsestid, mulighet for fritekst mm. Listen er ikke uttømmende.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar muligheten til å legge inn relevante opplysninger om avtaler.
F86	Xxxxxx har behov for å beregne husleie ved utleie av eiendom.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar: • Mulighet til å beregne husleie per år • Mulighet til å beregne husleie per måned • Mulighet til å beregne husleie per kvartal
F87	Kunden har behov for at løsningen kan gi varslinger når en leieavtale nærmer seg utløpsdato og ved indeksreguleringer.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F88	Xxxxxx har behov for å selv kunne registrere tidspunkt for hvor lenge i forkant av avtalens utløpsdato varslingen skal komme.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F89	Kunden har behov for at opsjoner i leieavtalene forlenges automatisk ved forlengelse av avtalen.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F90	Xxxxxx har behov for å utarbeide milepælsplaner knyttet til utleie av bygg og eiendom.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F91	Kunden har behov for å laste inn og knytte dokumenter tilhørende avtalen	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F92	Kunden har behov for å foreta beregninger av bruttoarealer, fellesarealer, nettoarealer på bygg ved utleie (utleieavtaler).	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F93	Kunden har behov for listevisning over alle leieforhold med mulighet for å filtrere og sortere etter behov, eksempelvis etter avtalenummer, navn, utleier, leietaker, avtaletype, datoer, status, arealer, leiepriser, indeksregulerte leiepriser, sted, bygg, rom, mm. Listen er ikke uttømmende.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar listevisning og muligheten for å tilpasse den til eget behov. Beskriv hvordan listevisninger enkelt kan eksporteres av brukeren til excel.
F94	Xxxxxx har behov for å bruke seg av maler til generering av tilbud (utleie)	A	Beskriv hvordan løsningen egner seg for: • Tekstbehandling (word) • Statiske stantard maler for registering og utarbeidelse av leieavtaler • Dynamiske maler der man kan flette inn datafelter ved registering og utarbeidelse av leieavtaler
F95	Kunden har behov for å registrere flere selskaper, for eksempel datterselskaper.	V	Beskriv hvordan løsningen håndterer registrering av flere selskaper.
F96	Kunden har behov for å generere og håndtere leietakererklæring.	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen.

Krav

Kravtype

Beskriv

F97

Xxxxxx har behov for at endringer knyttet til forlengelse av avtaler, prisendringer, oppsigelse av avtaleforholdet mm. (ikke uttømmende) fremkommer på avtalen.

Beskriv hvordan løsningen ivaretar endringer.

F98

Xxxxxx har behov for å publisere en avtalekatalog til ikke-påloggede brukere filtrert på virksomhet.

Beskriv hvordan brukere kan se avtaler i løsningen, for eksempel avtaler som gjelder den enkelte skole.

7.6 Rapporter ‌

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F99	Kunden har behov for å kunne ta ut gode rapporter og god statistikk i løsningen med mulighet til å definere innhold og utvalg i rapporter etter behov. Alle rapporter og sluttresultat av spørringer skal kunne skrives ut eller eksporteres til andre formater for videre bearbeiding og distribusjon (for eksempel odf, word, excel, pdf)	AV	Beskriv hvilke rapporter og hva slags statistikk som kan tas ut av løsningen, både standard rapporter og egendefinerte. Beskriv også muligheten å eksportere data.
F100	Kunden har behov for at rapporter over bygninger og eiendommer ved utskrift i sin helhet viser alle eiendommer og alle bygg, men at det også er tilrettelagt for at en kan begrense søket/utskrifter til: • alle grunneiendommer med bygg • alle grunneiendommer/bygg i angitte kommuner • eid og/eller leid	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F101	Kunden har behov for en eiendomsbok.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F102	Kunden har behov for å ta ut rapporter over innleie, utleie og framleie i løsningen på minimum følgende områder: • Totaloversikt leie • Priser • Indeks • Bygg • Leverandører med alle opplysninger • Uarbeide egne rapporter	AV	Beskriv hvilke rapportmuligheter som finnes i løsningen.

8 PROSJEKTREGNSKAP (OPSJON)‌

Alle generelle funksjonelle krav samt øvrige krav til tjenesten gjelder også for opsjonen.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F103	Kunden har behov for funksjonalitet for både hovedprosjekt og underprosjekter. Løsningen skal kunne gi en oversikt over budsjett, bestillinger, utbetalinger og gjenstående budsjett i hvert enkelt prosjekt med løpende oppdateringer og kunne gi en samlet oversikt over alle prosjekter eller et utvalg av prosjektene på et overordnet nivå (porteføljeoversikt).	A	Beskriv overordnet den tilbudte løsningen.
F104	Kunden har behov for at det kan opprettes flere underprosjekter på hovedprosjekter. Underprossjekt skal inneholde og ha tilgang til samme type informasjon/data som et hovedprosjekt.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F105	Kunden har behov for å kunne etablere prosjekt med både prosjektspesifikt nummer- og navn.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F106	Xxxxxx har behov for å skille på om et prosjekt er et investeringsprosjekt eller et vedlikeholdsprosjekt.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F107	Kunden har behov for å legge inn generell, grunnleggende informasjon som fritekst/notater på ulike nivåer i prosjektet.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F108	Kunden har behov for å legge inn bevilgning/budsjett i et prosjekt/prosjektets startside.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F109	Kunden har behov for å registrere egne budsjetter/bevilgning på underprosjekter (på samme måte som på et hovedprosjekt).	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F110	Xxxxxx har behov for å få oversikt over økonomen (budsjett, bestilt, forbrukt, gjenstående osv,) på kun et underprosjekt, et utvalg underprosjekter og hovedprosjekt som er fordelt på underprosjekter.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F111	Kunden har behov for å legge inn kvaliteten (eksempelvis passivhus) i et prosjekt/prosjektets startside.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F112	Kunden har behov for å knytte prosjekter til bestemte eiendommer og/eller bestemte bygninger på en gitt eiendom via FDVU- modulen.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F113	Xxxxxx har behov for å knytte ansvarlige personer/roller til prosjekter på to nivåer, for eksempel prosjektleder og prosjektleder 2 (de som kan forplikte prosjektet).	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F114	Kunden har behov for å utarbeide milepælsplaner knyttet til fremdriften i prosjekt (fra start til slutt).	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F115	Kunden har behov for å registrere prosjektets finansiering på flere måter, for eksempel via lån, fond, andre bevilgninger mm.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F116	Xxxxxx har behov for å kunne oppdatere seg på prosjektets og prosjektenes status til enhver tid.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F117	Kunden har behov for å føre budsjetter basert på NS3451 og NS 3453. Budsjettoppsettet skal som et minimum inneha følgende kolonner; kalkyle, budsjett, avgift, budsjett inkl. Mva., bestilt/forpliktet og utbetalt. Det skal være mulighet å tilpasse budsjettoppsettet med egne poster.	AV	Beskriv hvordan dette løses i systemet.
F118	Kunden har behov for å definere og utarbeide egne standardbudsjettmaler.	V	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F119	Xxxxxx har behov for å kunne redigere alle poster i budsjettet.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F120	Xxxxxx har behov for at avgifter må kunne endres og settes i sammenheng med hver kontolinje i budsjett for å sikre riktig avgift pr. linje.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F121	Kunden har behov for visning av faktura fra økonomisystemet.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F122	Xxxxxx har behov for å laste opp dokumenter og knytte disse til det enkelte prosjekt, underprosjekt og kontrakt.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F123	Kunden har behov for å få oversikt over status på fakturaer fra økonomisystemet og å håndtere eventuelle omstridte fakturaer.	A	Beskriv og vis hvordan løsningen tilgjengeliggjør en oversikt over • Omstridte fakturaer • Ikke utbetalte fakturaer • Fakturaer som registrert og overført til økonomiregnskapet, men som ikke er utbetalt
F124	Xxxxxx har behov for at utbetalt (faktura som er utbetalt) er integrert med Visma. Det er også behov for å kunne legge inn utbetalt (faktura som er utbetalt manuelt, for eksempel reiseregninger, lønn, vedlikeholdsprosjekter mm).	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F125	Xxxxxx har behov for å håndtere bestillinger i løsningen.	A	Beskriv hvordan bestillingene kan registreres • enkeltvis • pr prosjekt • på underprosjekter til et hovedprosjekt • med gyldighet over flere år • med ulike konteringer
F126	Kunden har behov for å registrere bestillinger mot leverandører ved å innhente informasjon om leverandørene fra Visma og/eller Enhetsregisteret.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F127	Xxxxxx har behov for å håndtere endringsmeldinger (bestilte og ikke-bestilte endringer).	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.

Nr	Krav	Kravtype	Beskriv
F128	Kunden har behov for å kunne definere og registrere ulike type bestillinger: Kontrakter, prisjusteringer, avrop/regningsarbeid, rekvisisjoner, pris og lønnsjusteringer, endringer.	AV	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F129	Xxxxxx har behov for å kunne etablere kontrakt/avtale med henvisning til konto, (budsjett konto), kontraktbeløp og mva- kode.	A	Beskriv hvordan løsningen ivaretar dette.
F130	Kunden har behov for at det ved opprettelse av kontrakt/avtale genereres en unik referanse mellom løsningen og økonomisystemet som sikrer korrekt kontering.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F131	Xxxxxx har behov for å registrere endringer, se hva som er bestilt og ikke bestilt, få oversikt over innestående og alle utbetalinger på den enkelte kontrakt.	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F132	Xxxxxx har behov for å drille opp og ned i detaljer på økonomien i prosjektet (drill down).	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F133	Foreslår å endre tekst til: Xxxxxx har behov for å sikre at budsjettrammer på enkeltpostnivå og totalnivå ikke overskrides ved etablering av kontrakter / bestillinger og at man kan ha egendefinerte grenser for varsling mot dette.	AV	Beskriv: • Hvordan løsningen hindrer at det kan etableres bestillinger dersom budsjettposten overskrides. • Hvordan det er umulig å utføre utbetalinger dersom bestillingssummen overskrides. • Hvordan det kan legges inn grenser (budsjettposter) med varsling når grenser overskrides.
F134	Xxxxxx har behov for varsler dersom budsjett nærmer seg overskridelse eller fare for overskridelse, både på enkeltposter og totalbudsjettet.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F135	Xxxxxx har behov for å motta varsler om overskridelser på e-post og i løsningen.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F136	Xxxxxx har behov for å sette egne grenser for når varsling skal skje for hver enkelt post i budsjettet og for hver enkelt bestilling / kontrakt.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F137	Xxxxxx har behov for å sette avsluttede prosjekter i «avsluttet modus».	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F138	Xxxxxx har behov for å utarbeide prognoser.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen
F139	Xxxxxx har behov for å utarbeide tertial- og årsrapporter.	V	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i løsningen

Krav

Kravtype

Beskriv

F140

Det er behov for å kunne ta ut rapporter fra systemet med eksportmulighet til blant annet Excel. Den skal være fleksibel og brukervennlig slik at brukerne enkelt kan definere innhold og utvalg i rapporter etter behov.

Det skal minimum kunne tas ut rapporter på følgende:

• Prosjektet/prosjektrapport

• Finansieringsrapport

• Rapportlogg over importerte elementer

• Per prosjekt

• Underprosjekt

• Utvalg av prosjektporteføljen

• Hele prosjektporteføljen

• Samlet for alle aktive prosjekter

• Månedsrapporter

• Kvartalsrapporter

• Tertialrapporter

• Årsrapport

Beskriv hvilke rapportmuligheter som finnes i løsningen, hvilke standard rapporter som leveres og om kunden kan definere egne rapporter.

9 INTEGRASJON ‌

Det er behov for å integrere med følgende tredjeparts løsninger:

• Økonomisystem (regnskap/faktura)

o Kunden benytter Visma Enterprise

o Data bør enten eies av forvaltningssystemet eller økonomisystemet. Det skal bare unntaksvis godtas dubletter, men da med synkronisering (oppdatering) begge veier

o Inngående og utgående faktura.

o Man bør kunne manøvrere seg sømløst fra budsjett, avtale, bestilling, estimat og inn på faktura

o Ifm fakturabehandling bør samtidig opprinnelig bestilling vises sammen med samtlige transaksjoner.

o Kundeforhold/leverandørregister

• Renholdssystem

• Sak/arkiv

o Kunden benytter Elements

o Arkivering av avtaler

• Mellom FDV og Prosjektregnskap

• AutoCad

• AD

• Åpne API for både lesing og skriving

Leverandøren skal i Bilag 2 beskrive sitt metodeverk for utvikling og tilpasning av integrasjoner med tredjeparts løsninger. Det skal fremkomme både teknisk tilnærming, prosjektmetodikk og kvalitetssikring.

Leverandøren skal i Bilag 6 prise de oppgitte integrasjonene og beskrive mekanismene for prising av fremtidige integrasjoner.

10 PROSJEKTRELATERTE KRAV ‌

10.1 Prosjektgjennomføring ‌

Det er behov for en effektiv og vellykket implementering og innføring av løsningen.

Leverandør skal i Bilag 3 beskrive en plan for gjennomføring fra signering av kontrakt til leveringsdag, inkludert etablering av vedlikeholdstjenesten. Planen skal inneholde alle nødvendige aktiviteter med ansvar og estimert tidsbruk. Kundens aktiviteter og ansvar skal også inngå i planen.

Leveransen skal gjennomføres ved anvendelse av Leverandørens etablerte prosjektmetoder samt Leverandørens beste praksis for tilsvarende leveranser.

Leverandøren skal gi en overordnet beskrivelse av disse samt hvordan disse kommer til anvendelse i prosjektet.

10.2 Konvertering ‌

Det er behov for å overføre data fra eksisterende løsninger. Følgende data skal minimum omfattes:

• Grunndata, eiendoms- og bygningsinformasjon. Aktive og historikk

• Tegninger og formater, aktive tegninger

• FDV-dokumentasjon på komponentnivå

• Vedlikeholdshistorikk

• Maler og sjekklister

• Oppgaveoversikter

• Kontroller fra 3 år tilbake

• Leieavtaler

• Pågående prosjekter

• Avsluttede prosjekter

Leverandør skal i Bilag 3 beskrive en plan for konvertering av data med alle nødvendige aktiviteter, inkludert ansvar og estimert tidsbruk. Kundens aktiviteter og ansvar skal også inngå.

Leverandøren skal også beskrive sitt metodeverk for konvertering, herunder både teknisk tilnærming, prosjektmetodikk og kvalitetssikring.

10.3 Test og godkjenning ‌

Kunden skal undersøke leveransen ved å gjennomføre en akseptansetest, jfr de alminnelige kontraktsbestemmelsene punkt 2.2.2. Leverandør skal i Bilag 3 beskrive plan for test og godkjenning, og legge ved en generisk testplan.

Kunden skal ikke være begrenset av de alminnelige kontraktsbestemmelsenes regulering av en testperiode på 10 dager. Testperioden avsluttes når alle planlagte tester er gjennomført og godkjenningskriteriene er oppnådd.

10.4 Opplæring ‌

Xxxxxx har flere målgrupper for opplæring

• Administrator/superbruker

• Saksbehandlere

• Brukere som skal ha en avgrenset rolle i deler av systemet

• "Lette" brukere som skal ha lesetilgang

Leverandør skal tilby tilpasset opplæring av de ulike målgruppene.

Leverandøren skal i Bilag 3 beskrive hvordan leverandøren gjennomfører opplæring av målgruppene og i hvilken form (for eksempel klasseromsundervisning, videosamlinger, e-læring).

Beskrivelsen skal inneholde følgende informasjon: Målgruppe, målsetting, innhold, varighet, sted/form på opplæring, krav til forkunnskap, resultat etter opplæring, dokumentasjon og anbefalt antall deltakere.

Kunden forbeholder seg retten til enten selv å gjennomføre kurs i bruk av tilbudt applikasjon, eller å hente inn annen ekstern undervisningskompetanse.

10.5 Dokumentasjon ‌

Kunden skal kunne bygge egen kompetanse på løsningen.

Det skal leveres brukerdokumentasjon på norsk som presenterer systemets virkemåte og funksjonalitet for brukerne, og dekker alle de ulike roller brukere av systemet kan ha.

Det skal leveres systemdokumentasjon som skal gi innsikt i og forståelse av applikasjonen.

All dokumentasjon skal foreligge elektronisk for kunde med mulighet til å redigere/editere på dokumentasjonen og kopiere denne til internt bruk.

All dokumentasjon skal være oppdatert, og klart merket med hvilken versjon, revisjon, rettelse etc. den relaterer seg til.

Leverandøren bes i Bilag 2 beskrive tilbudt dokumentasjon.

11 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER ‌

Leverandøren skal beskrive sin planlagte organisering og bemanning av etableringsprosjektet. Dette skal dokumenteres med CV med relevant erfaring og referanser, for følgende roller

• Prosjektleder

• Løsningsarkitekt

• Fagressurser

• Testleder

• Integrasjonsansvarlig

• Konverteringsansvarlig

• Opplæringsansvarlig

• Ansvarlig for dokumentasjon

Leverandøren skal beskrive organisasjonen som kreves for gjennomføring av ytelsen etter etablering, herunder roller og tilbudt kompetanse. Det skal også redegjøres for hvilke krav som stilles til medvirkning fra Kundens side.

Leverandøren skal beskrive sine rutiner for brukerstøtte og feilretting, herunder eskaleringsrutiner.

12 DRIFT OG VEDLIKEHOLD ‌

12.1 Informasjonssikkerhet og personvern ‌

Kunden har etterspurt en løsning som ikke installeres i Kundens eget driftsmiljø, og data lagres utenfor Kundens eksisterende driftsmiljø/infrastruktur. Det er et viktig prinsipp for denne type leveranse at Kunden eier dataene.

Leverandøren bes akseptere dette og gi en oversikt over de regulerende lover og regler som berører Kundens sikkerhet for datalagring og datasletting i løsningen. Data skal ikke lagres utenfor EU.

Leverandør bes dokumentere hvilken del av egen organisasjon eller underleverandør som leverer skytjenesten.

12.1.1 Styring og kontroll med informasjonssikkerheten

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D1	Leverandør må ha et etablert ledelsessystem for informasjonssikkerhet i henhold til en anerkjent standard, for eksempel ISO/IEC 27001:2017.	A	Leverandøren bes beskrive sitt styringssystem for informasjonssikkerhet
D2	Leverandøren skal ha tydelig definerte sikkerhetsmål og strategier. Videre skal leverandøren ha sikkerhetsdokumentasjon for bruk i egen virksomhet, herunder instrukser, sjekklister og beredskapsplaner for å understøtte arbeidet med sikkerhet i virksomheten og mot kunder.	AV	Leverandøren bes overordnet beskrive sine sikkerhetsmål og strategier.
D3	Leverandøren skal regelmessig gjennomføre en metodisk risikovurdering for å evaluere risiko, samt beslutte sikringskrav og -tiltak. Risikovurderingen skal som minimum utføres årlig, og resultatet av denne, samt tilhørende tiltak for risikohåndtering skal på forespørsel gjøres tilgjengelig for tilsynsmyndighet og kunden.	AV	Leverandøren bes beskrive hvorledes de gjennomfører risikovurderinger og implementerer risikoreduserende tiltak for løsningene de leverer
D4	Det er ønskelig at leverandøren innehar gyldige sertifiseringer og/eller kan vise til tredjepartsattestasjoner som er relevante for utvikling, drift og forvaltning av løsningen, med hensyn til informasjonssikkerhet. Eksempler kan være ISO 9001, 27001-sertifisering, sertifisering av datasentre, ISAE 3402-rapporter, CSA STAR- sertifisering, osv.	V	Leverandøren bes beskrive relevante sertifiseringer og/eller tilgjengelige attestasjonsprodukter for seg selv og eventuelle underleverandører.
D5	Dersom leverandøren innehar gyldige sertifiseringer, skal de fremlegge ekstern revisjonsrapport vedrørende oppfyllelse av krav til de aktuelle sertifikatene. Dokumentasjon av gjennomførte revisjoner skal ikke være eldre enn to år.	V	Leverandøren bes fremlegge relevant dokumentasjon for seg selv og eventuelle underleverandører
D6	Leverandøren skal jevnlig gjennomføre interne revisjoner, herunder testing av tekniske, organisatoriske og fysiske sikkerhetstiltak.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de planlegger, gjennomfører og dokumenterer revisjoner og testing.
D7	Leverandøren skal sørge for at eventuelle underleverandører følger sikkerhetsrelaterte retningslinjer og krav.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de følger opp sikkerhetsarbeidet hos sine underleverandører.

12.1.2 Tilgangsstyring

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D8	Brukeren skal autentisere mot Kundens eget brukeradministrasjonssystem, MS AD/ADFS. Flere personer skal ikke benytte samme autentiseringskriteria.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan løsningen tilrettelegger for brukerautentisering mot Xxxxxxx egen brukeradministrasjonsløsning på en betryggende måte.
D9	Løsningen skal legge til rette for autorisasjon basert på tjenestlig behov. Systemet skal derfor autorisere tilgang for bruker på bagkgrunn av gitt rolle- /gruppetilhørighet, som bestemmer hvilke deler av systemet brukeren får tilgang til og hva de kan utføre (minimum lese/skrive). Rolle- og gruppetilhørighet i systemet synkroniseres med kundens egen brukeradministrasjon som baserer seg på MS AD/ADFS.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan løsningen tilrettelegger for autorisasjon på en betryggende måte.
D10	Leverandøren skal ivareta informasjonssikkerheten ved fjernaksess.	AV	Leverandøren bes beskrive sine rutiner for fjernaksess.
D11	Leverandøren skal implementere fysiske sikringstiltak hvor Kundens data er tilgjengelig.	AV	Leverandøren bes på en overordnet måte beskrive sine fysiske sikringstiltak.
D12	Leverandøren skal separere data som tilhører forskjellige kunder. Leverandørens egne data skal separeres fra kundenes data.	AV	Leverandøren bes beskrive sin sikkerhetsarkitektur med hensyn til separasjon av data som tilhører forskjellige kunder.

12.1.3 Hendelsesregistrering

Krav nr

Kundens behov, beskrivelse av krav

Krav type

Krav til besvarelse

D13

For å oppdage brudd eller forsøk på å bryte regelverket skal det som minimum føres logg over følgende:

• Autorisert bruk av informasjonssystemene skal registreres.

• Sikkerhetsbarrierene skal registrere sikkerhetsrelevante hendelser, bl.a. forsøk på uautorisert bruk av informasjonssystemet.

• Nettverksoperativsystemer skal registrere alle forsøk på uautorisert bruk.

• Alle informasjonssystemer skal registrere alle forsøk på uautorisert bruk.

Leverandøren bes beskrive hvordan de vil etablere hendelsesregistrering i løsningen.

D14

Logger (data og informasjon) i hendelsesregistrene skal kunne analyseres ved hjelp av analyseverktøy med henblikk på å oppdage brudd. Videre skal loggene fra hendelsesregistre kunne eksporteres eller gjøres tilgjengelig for eksterne analyseverktøy.

Leverandøren bes beskrive hvordan data fra hendelsesregistre kan tilgjengeliggjøres for analyse.

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D15	Loggene i hendelsesregistrene skal sikres mot uautorisert endring og sletting.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de sikrer hendelsesregistrene

12.1.4 Kryptering

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D16	Leverandøren skal ha mekanismer for sikring av data under transport, prosessering og lagring for å ivareta integritet og konfidensialitet.	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de sikrer data under transport, prosessering og lagring.
D17	Kryptering forutsetter en forsvarlig behandling av partenes krypteringsnøkkel(er).	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de håndterer nøkler (f.eks. passord, sertifikater).

12.1.5 Lagring og rekonstruksjon av data

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D18	Det skal jevnlig tas sikkerhetskopi av data og informasjon som er nødvendig for gjenoppretting av normal bruk.	AV	Leverandøren bes beskrive sine rutiner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting inkludert retensjonstid.
D19	Sikkerhetskopier skal oppbevares avlåst og brannsikret, og adskilt fra driftsutstyret.	A	Leverandøren bes beskrive hvordan sikkerhetskopier sikres og oppbevares.
D20	Det skal jevnlig foretas test av at sikkerhetskopiene er korrekte og kan tilbakeføres.	A	Leverandøren bes beskrive hvordan de tester og dokumenterer gjenoppretting sikkerhetskopier.

12.1.6 Tiltak mot digitale angrep

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D21	Løsningen skal sikres mot sikkerhetstruende hendelser.	AV	Leverandøren bes beskrive på en overordnet måte hvorledes løsningen sikres mot digitale angrep.

12.1.7 Bruk av testdata

Krav

Kundens behov, beskrivelse av krav

Krav

type

Krav til besvarelse

D22

I tilfeller der Kundens data benyttes til test etter avtale, skal disse sikres på samme måte som produksjonsdata.

Leverandøren bes beskrive sine rutiner for bruk av testdata.

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D23	Der det benyttes produksjonsdata til testformål, skal disse slettes etter at test er utført.	A	Leverandøren bes beskrive sine rutiner for sletting av testdata.

12.1.8 Krise- og beredskapsplaner

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D24	Det skal vedlikeholdes dokumentasjon og oversikt over informasjonssystemer som er kritiske for drift av løsningen.	AV	Leverandøren bes beskrive hvorledes de dokumenterer løsningen og tilhørende informasjonssystemer med henblikk på kritikalitet.
D25	Med utgangspunkt i klassifiseringen av informasjonssystemene skal det etableres nødprosedyrer for alternativ drift av løsningen uten informasjonssystemene, og alternativ drift med delvis støtte fra informasjonssystemene, samt testing av nevnte prosedyrer.	AV	Leverandøren bes beskrive sine nødprosedyrer og hvorledes disse testes.

12.2 Brukerstøtte ‌

Brukerstøtte skal være inkludert i den faste avgiften. Med brukerstøtte menes bistand fra Leverandøren som ikke har tilknytning til feil i programvaren. Dette kan eksempelvis være forhold som:

• Kunden trenger forklaring på prosesser i systemet.

• Kunden ber om råd for å optimalisere bruken av systemet.

• Kunden har et rapportbehov og trenger hjelp til å finne ut hvilke rapporter de kan bruke i den sammenheng.

Krav

Kundens behov, beskrivelse av krav

Krav

type

Krav til besvarelse

D26

Kunden har i normal arbeidstid behov for et kompetent brukerstøtteapparat som kan løsningen som supporteres

Beskriv supportapparatet deriblant:

• Tilgjengelighet

• Antall faste supportmedarbeidere

• Medarbeidernes kompetanse og erfaring

• Gjennomsnittlig svartid

• Gjennomsnittlig løsningstid

• Support kanaler, eksempelvis epost, tlf mm

12.3 Feilretting ‌

Når kunden oppdager feil eller mangler ved leveransen, skal disse rapporteres til Leverandøren med kategori. Ved feilmelding foretar Xxxxxx selv kategorisering av feil innenfor de kategorier som er gitt i de alminnelige kontraktsvilkårene.

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D27	Det er Kunden som kategoriserer hva som er feil og hva som er endringsønsker. Xxxxxx rapporterer opplevde feil. Leverandøren kan ikke endre kategoriseringen uten Kundens samtykke.	AV	Beskriv rutiner for mottak, behandling og retting av feil
D28	Dersom Kunden er i tvil om feilen skyldes programvare, utstyr eller nettverk kan Kunden kreve at Leverandøren iverksetter nødvendige tiltak for diagnostisering.	A	Leverandøren bes akseptere dette
D29	Leverandøren plikter å informere Xxxxxx om kjente feil, og å informere om hvordan og når feilen er tenkt løst samt informasjon om eventuelle midlertidige løsninger.	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt
D30	I spesielle situasjoner vil det være hensiktsmessig med en midlertidig løsning for å omgå innmeldte feil. Dette skal ikke påvirke opprinnelig kategorisering og heller ikke bli en permanent løsning for innmeldte feil.	A	Leverandøren bes akseptere dette

12.4 Tjenestenivå ‌

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D31	Kunden har behov for en robust tjeneste med høy tilgjengelighet og rask responstid. Leverandøren skal garantere stabiliteten på tjenesten. Manglende tilgjengelighet som skyldes forhold utenfor tjenesten levert av Leverandøren, eller planlagte ekstraordinære driftsstanser, omfattes ikke av tilgjengelighetsgarantien	AV	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i Bilag 4 eller i egen, vedlagte SLA. Beskrivelsen skal minimum inneholde: • Garantert oppetid • Responstider på feilhåndtering etter kategori • Responstid på brukerstøtte
D32	Ved brudd på tilgjengelighetsgarantien har Kunden rett på kompensasjon. Dersom bortfallet bare gjelder deler av tjenesten, reduseres betalingsplikten forholdsmessig etter omfang, skyld og avbruddstid.	AV	Forholdsmessig prisavslag ved brudd på tilgjengelighetsgarantien skal være angitt i Bilag 5 eller vedlagt SLA. Metode for utregning skal også beskrives.
D33	Kunden har behov for varsling før planlagt nedetid.	A	Beskriv hvordan dette er ivaretatt i Bilag 4 eller i egen, vedlagte SLA.

12.5 Nye versjoner og konfigurasjonskontroll ‌

Krav

Kundens behov, beskrivelse av krav

Krav

type

Krav til besvarelse

D34

Nye versjoner av programmer er inkludert i avtalen. Når nye versjoner av programmer er utgitt, skal Leverandøren så snart som mulig tilgjengeliggjøre disse for Kunden.

Leverandøren bes bekrefte dette

D35

Nye eller endrede funksjoner skal være ferdig utviklet og testet internt hos Leverandør før tilgjengeliggjøring til Kunden.

Leverandøren bes beskrive rutiner og metoder som benyttes ved endringer og videreutvikling av løsningen.

Krav nr	Kundens behov, beskrivelse av krav	Krav type	Krav til besvarelse
D36	Løsningen skal til enhver tid være kompatibel med eksisterende versjoner av annen eller tredjeparts programvare den er integrert med.	A	Leverandøren bes bekrefte dette
D37	Dersom nye versjoner krever endringer i teknisk infrastruktur eller 3.partsverktøy, må dette varsles Kunden i god tid, og endringene skal beskrives.	AV	Leverandøren bes beskrive rutiner og metoder som benyttes ved endringer og videreutvikling av løsningen.
D38	Kunden ønsker mulighet til å påvirke utviklingen av løsningen.	V	Leverandøren bes beskrive hvordan kundens behov for å påvirke endringer og videreutvikling av funksjonalitet blir ivaretatt.
D39	Konfigurasjonsendringer, dvs. endringer i utstyr og/eller programvare, skal ikke settes i drift før risikoreduserende tiltak er gjennomført. Eksempler kan være: • Prosess for godkjenning og gjennomføring av endringer • Risikovurdering som viser at nivå for akseptabel risiko er oppnådd • Test som sikrer at forventede funksjoner er ivaretatt • Implementering som sikrer mot uforutsette hendelser • Ny konfigurasjon er dokumentert • Konfigurasjonsendringer er godkjent av kunden	AV	Leverandøren bes beskrive hvordan de planlegger og gjennomfører konfigurasjonsendringer i utstyr og/eller programvare
D40	Leverandøren skal dokumentere alle konfigurasjoner i et konfigurasjonskart over informasjonssystemene og teknisk beskrivelse av konfigurasjonen. Dokumentasjonen skal vise leverandørens og eventuelle underleverandørers datasentre og lokasjoner.	A	Leverandøren bes beskrive hvorledes de dokumenterer konfigurasjoner av utstyr og programvare

13 SAMLET PRIS OG PRISBESTEMMELSER ‌

Leverandøren skal, som Bilag 6 og i vedlagte prisskjema, utarbeide pristabeller basert på Kundens mal for bilaget.

Leverandøren må beskrive hvilke av de angitte kravene som dekkes av standard leveranse og hva som er tillegg og faktureres ut over standard priser. Leverandøren må også beskrive priser for tilleggstjenestene.

Regulering av pris skjer etter de alminnelige avtalebestemmelsene med unntak av første prisregulering som skjer 1. januar 2022.

Document Metadata

Table of Contents

Anskaffelse av eiendomsforvaltningssystem og prosjektregnskap (opsjon) Saksnr 2020/28014

Document Metadata