RETNINGSLINJER FOR EKSTERN BRUK AV KOMMUNALE FORMÅLSBYGG

RETNINGSLINJER FOR EKSTERN BRUK AV KOMMUNALE FORMÅLSBYGG

(oppdatert pr. 18.03.16 – godkjent i formannskap 18.03.16.).

1.0 INNLEDNING

Elverum kommune har forskjellige formålsbygg for utøvelse av tjenesteproduksjon innenfor forskjellige kategorier. Disse er:

• Xxxxxxxxxx med uteanlegg.

• Skoler med undervisningsbygg, idrettsbygg, garderober, uteanlegg m.v.

• Helseinstitusjoner – sykehjem, bofellesskap, legesenter, legevakt m.v.

• Idrettshaller/bygg – Elverumshallen, Svømmehallen, uteanlegg m.v.

• Kulturbygg – kino, kulturhus, festsal, bibliotek, Ungdommens hus.

• Bygg for tekniske tjenester – driftssentral, renseanlegg, pumpestasjoner, trykkbasseng, øvrige tekniske installasjoner m.v.

• Kirkebygg

• Administrasjonsbygg – Elverum Rådhus, Kommunehuset Folkvang, Elverum Helsehus med møterom, kantiner m.v.

En del av disse formålsbyggene eller særskilte rom i formålsbyggene er aktuelle for bruk/utleie til samfunnsgagnlige formål og/eller kommersielle formål. Det vises til kommunens gebyrregulativ for de byggene/rommene hvor utleie er aktuelt. Gebyrregulativet fastsetter leiepriser for det enkelte utleieobjekt for hvert enkelt budsjettår (kalenderår). Gebyrregulativet finnes på kommunens hjemmesider – se: xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx.

Ved all ekstern bruk av kommunale formålsbygg må Eiendomsstaben v/driftstekniker varsles slik at ventilasjon, lys, alarmer, adgangskontroll etc. blir programmert og tilrettelagt for utleie.

Gebyrregulativet redegjør for enkelte vilkår vedrørende bruk/utleie av den enkelte bygg/rom. I det følgende refereres vilkårene fra gebyrregulativet for de enkelte kategorier av bygg/rom, samt eventuelle ytterligere vilkår som ekstern bruker/leietaker må kjenne til.

2.0 SKOLER

Fra gebyrregulativet:

«Skolens lokaler kan lånes ut til sosiale og kulturelle formål utenom skoletid, såfremt denne bruken ikke i vesentlig grad begrenser skolens bruk av lokalene.

Rektor har det daglige ansvaret for tilsyn med skoleanlegget og forestår utlån/utleie i disse tilfelle:

• Arrangementer i skolens egen regi, eller i regi av skolens rådsorganer eller foreninger i skolens lokalmiljø.

• Idretts- og kulturaktiviteter der utlån/-leie avtales for det enkelte tilfelle.

• Voksenopplæringskurs arrangert av kommunen eller av godkjent studieorganisasjon, slik at bruk av skolelokalene som ikke har inntektsbringende siktemål, er gratis for brukeren.

• For arrangementer av inntektsbringende karakter betales leie etter satsene i gebyrregulativets punkt 6. Xxxxxxxx betaler for ekstra renhold som måtte bli nødvendig på grunn av utvidet bruk, også i de tilfelle det ikke betales leie.

• Utlån av skolens kroppsøvingsanlegg som trenings- og øvingslokaler for lokalt idretts- og kulturliv gjennom hele eller deler av skoleåret: Søknad sendes den enkelte skole etter kunngjøring før skoleferien. Denne bruken av skoleanlegget er gratis for brukerne. Brukes skolens kroppsøvingsutstyr så som baller, apparater og matter, betales en avgift pr t/u pr halvår for dette (se gebyrregulativ). Ekstra renhold betales av bruker.

• Utleie av skolebygg til overnatting skjer etter avtale med rektor og innkvarterings- ansvarlig for arrangementet, alternativt direkte med representant for brukerne. Rektor er ansvarlig for forhåndsvarsling av brannvesenet. Rektor har ansvar for at arrangør/bruker blir gjort kjent med skolens brann- og sikkerhetsinstruks. Rektor vurderer om overnatting krever at det etableres bakvaktsordning av vaktmester eller tilsynsansvarlig. Uttak av strøm til campingvogner o.l skjer etter skolens anvisning, og kan bare skje i det omfang skolens tekniske anlegg tillater det. Se gebyrregulativet for priser.

Skolelokalene kan også leies bort til andre etter avtale med rektor:

• Møter og samlinger i heimevern og sivilforsvar.

• Kortere kurs arrangert av andre enn nevnt foran.

• Andre møter og foredragsvirksomhet, også av politisk eller religiøs art.

• For slik utleie betales husleie som nevnt i gebyrregulativets punkt 6

Bortleie skjer i alle tilfelle på slike vilkår:

• Kravene i renholdsforskriftene for skoler må overholdes.

• Leieren må i hvert tilfelle oppgi en ansvarshavende blant dem som er tilstede, til skolens vedkommende ( rektor eller vaktmester).

• Den fastsatte godtgjøringen kan kreves innbetalt på forskudd.

• Leietillatelsen kan når som helst tilbakekalles.

• Leieren er ansvarlig for at skolens lokaler og inventar blir behandlet aktsomt og forsvarlig og står økonomisk ansvarlig for all skade som måtte oppstå.

• All parkering av sykler og motorkjøretøyer skjer på anvist plass.

• Det er forbudt å nyte rusmidler innfor skoleområdet. Videre er det forbudt å røyke på skolens arealer.»

3.0 HELSEINSTITUSJONER

Kommunens helseinstitusjoner er normalt ikke utleieobjekter/aktuelle for ekstern bruk, og er ikke omtalt i gebyrregulativet. De kommunale sykehjemmene er å betrakte som beboernes hjem, hvilket medfører at det må utvises skjønnsomhet ved eventuell ekstern bruk av rom/arealer i disse institusjonene. Kommunens faglige skjønn leder til følgende retningslinjer for eventuell anvendelse av rom/arealer i de kommunale helseinstitusjonene:

• Ønske om bruk av rom/arealer i de kommunale helseinstitusjonene skal avklares og godkjennes med institusjonens leder i god tid. Så fremt ønsket aktivitet vurderes som egnet å gjennomføre, så skal angitt tid og område for utøvelse av aktivitet fastlås. Øvrige nødvendige detaljer avklares også. Samlet avtale for aktivitet dokumenteres skriftlig fra institusjonens leder og bekreftes av vedkommende arrangør.

• Det skal påses at aktiviteten ikke er til sjenanse for brukere/beboere i institusjonen.

• Lyngholtet sykehjem vurderes i hovedsak ikke som hensiktsmessig for eksterne arrangementer, da sykehjemmet ikke har fellesarealer som vurderes som egnet.

• Fellesarealer på Moen sykehjem (Festsal) og Sætre sykehjem (Storstua) vurderes som egnede arealer for eksterne arrangement.

• Fellesareal på Jotunhaugen sykehjem (Storstua) kan være egnede lokaler for eksterne arrangører. Arealet er også forbindelsen mellom parkeringskjelleren for tjenestebilene til hjemmebaserte tjenester og personalbasen for fire hjemmebaserte avdelinger, dette kan derfor gi begrensninger på bruken til eksterne formål.

4.0 BARNEHAGER

Barnehager er normalt ikke utleieobjekter/aktuelle for ekstern bruk, og er ikke omtalt i gebyrregulativet.

5.0 IDRETTSHALLER/BYGG OG KULTURBYGG

For utleie/bruk av disse byggene for ekstern bruk vises det til det kommunale gebyrregulativet - – se: xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx.

6.0 ADMINISTRASJONSBYGG

Administrasjonsbygg – Elverum Rådhus, Kommunehuset Folkvang, Elverum Helsehus med møterom, kantiner m.v. For utleie/bruk av disse byggene for ekstern bruk vises det til det kommunale gebyrregulativet - – se: xxx.xxxxxxx.xxxxxxx.xx.

7.0 KIRKEBYGG

For arrangementer i kommunens kirkebygg henvises det til kontakt med Elverum kirkelige fellesråd – se: xxxx://xxxxxxx.xxx0.xxxxxx-xxxxxx.xx/.