praksisavtalebilder.xlsx

Forklaring til bildene Praksisavtale og Praksisplassberegning

praksisavtalebilder.xlsx

Avtaler om praksis mellom internt sted og eksternt praksissted (f.eks. mellom et institutt ved lærestedet og en skole) registreres i bildet Praksisavtale. Primærnøkkel er stedkode for internt sted, stedkode for praksissted og avtalenummer. Avtalen er en form for «intensjonsavtale» om at praksisstedet skal ta imot studenter på praksis, men det er i utgangspunktet ikke spesifisert når og hvor mange. Dette gjøres i underbildet Plasser etter at man har beregnet behovet for praksisplasser i bildet Praksisplassberegning. En tekstlig beskrivelse av avtalen kan oppgis i felt Beskrivelse. Bildet Praksisplassberegning brukes til å beregne behov for praksisplasser og oppdatere kapasitet for et gitt praksissted en gitt avvikling (UndTid - undervisningstid), samt til å knytte praksissteder til partier/UndAkt (undervisningsaktiviteter) og sette kapasitet på disse.

Forslag til arbeidsflyt

1) Formell praksisavtale inngås mellom internt sted og praksissted.

2) Avtalen registreres i øvre del av bildet Praksisavtale

3) Bildet Praksisplassberegning åpnes. Her opprettes en ny forekomst for å beregne behov for praksisplasser for en gitt avvikling (UndTid) på et gitt nivå. Nivået kan f.eks. være et fakultet, institutt, studieprogram eller emne. Primærnøkkel består av stedkode for internt sted, UndTid og et løpenummer. Løpenummeret muliggjør flere beregninger for samme sted, dersom man beregner på et lavere nivå enn stedet, som f.eks. studieprogram eller emne. Dette angis i tilsvarende felter i øvre del av bildet.

4) I venstre underbilde dukker studieprogram opp som (kanskje utledet fra emnekombinasjon og kullinformasjon) skal ha undervisning i praksisemne den gitte UndTid, og der studieprogrammet/evt. emnet er knyttet til det gitte interne stedet (adm. ansv. sted, eller annen grunnlagsdata). Skal studieprogram uten praksisemner også kunne vises ved hjelp av andre gunnlagsdata som sier at det skal være praksis på disse? Praksisemner uten studieprogram (som ikke ligger i emnekomb. ved et aktuelt studieprogram) kan evt. også vises. Det er mulig dette undervinduet bør gi utplukk i (praksis)emner, og bare vise studieprograminfo i tillegg.

5) I feltene Prog., X.xx. og Und. skal det vises hhv. antall studenter på programmet/kullet, antall studenter med emnet i utdanningsplanen og antall studenter undervisningsmeldt (hvis aktuelt) til emnet. Ihht. beregningsmetoden valgt i øvre del av bildet vil en av disse verdiene ligge i felt Ber.beh. (beregnet behov). Denne verdien vil også være default for felt Beh. (behov), men denne kan manuelt overstyres.

6) I høyre underbilde vises alle aktive avtaler for aktuelt internt sted (evt. avgrenset for markert rad i venstre underbilde ihht. xxxxx xxxxxxxxxxxxx som f.eks. at praksistype matcher). Ut i fra behovet satt i aktuell rad i venstre underbilde kan man ønske seg plasser på de ulike avtalene og dermed de ulike praksisstedene vha feltet Ønsket. I feltet Ønsket totalt vises summen av alle verdiene i Ønsket for den aktuelle avtalen (dette er en sum over radene i venstre underbilde (beregningsgrunnlag) evt. også inkl. ønsker fra andre beregninger mot samme avtale). Denne verdien overføres til felt Ber. ønsk. i underbilde Plasser i bildet Praksisavtale. Der kan verdien overstyres manuelt i felt Ønsket ant. som gir grunnlag for forespørsel til praksisstedet.

7) Når man har fylt inn verdi for Ønsket for alle kombinasjoner av rader i venstre og høyre underbilde kan man trykke på overgangsknappen Praksisavtale for å komme til bildet Praksisavtale for å sende forespørsel om plasser. Man kan evt. ha en funksjon som sier fra når alle verdier av feltet Ønsket for den enkelte avtale er utfylt. Dermed er avtalen klar til å sende forespørsel på.

8) I underbildet Xxxxxxx har man nå fått en verdi for hvor mange plasser man ønsker fra det aktuelle praksisstedet. Det kan hende det er mer aktuelt at man sender en forespørsel på forhånd om hvor mange plasser hvert praksissted kan tilby. Man har da allerede en verdi for hvor mange plasser hvert sted tilbyr (Kan ta imot) før man setter verdi for Ønsket.

9) Forespørsel sendes ved å trykke på knappen Førespør. Det sendes da en e-post med lenke til nettside hvor kontaktperson (underbilde Kontakt) kan fylle inn hvor mange plasser de kan tilby. Forespørsel og svar kan evt. inneholde info om praksisperiode, type praksis, veiledere (antall, personalia).

10) Svar innhentes ved å trykke på Hent svar.

11) Man setter til slutt en verdi for antall avtalt Ant. Avtalt. Ny e-post må kanskje sendes til praksissted. Evt. kan det gjøres etter at studenter er partiplassert og evt. gitt veileder.

12) Man åpner igjen bildet Praksisplassberegning. Nå har man en verdi for total avtalt kapasitet for hver avtale.

13) Man trykker på Vis partier. Da vises alle partier/UndAkt som passer med valgt rad i venstre underbilde (ut i fra match på internt sted eller emne evt, annen xx.xxxx). Her vises emnekode, antall undervisningsmeldt, antall partiplassert, antall ønsket (fra undervisningsaktiviteten dersom det er aktuelt å sette en slik verdi der). Man knytter praksisstedet i høyre undervindu til partiet ved på trykke på Inngår. Dersom partiet er knyttet til et annet sted, er dette stedet angitt og partiet er grået ut. Kanskje kan man også ha mulighet til å generere partier her? Dette vil nok kreve at utplukket i venstre underbildet svarer til ett spesifikt emne.

14) Man setter nå kapasitet på de tilknyttede partiene ut i fra total avtalt kapasitet på stedet. Dette må fordeles dersom flere partier er knyttet til samme sted.

15) Nå kan studenter plasseres på partier (gitt at evt. annen nødvendig info som f.eks. veildere er på plass.).

Det er tenkt at man også skal kunne få beregnet en tilnærmet verdi for kostnader:

Total estimert kostnad: beregnet ut i fra Estimert kostnad per plass (kan f.eks. eksistere som verdi for Praksistype) og Xxxxxx plasser avtalt for alle refererte avtaler. Man kan evt. også inkludere informasjon om antall veiledere, veilederkompetanse som gir utslag i lønn m.m.