Leverandørlogo
Leverandørlogo
Rammeavtale
Rammeavtale for leveranse av mat og drikke
Ferskt 01.05.2020–30.04.2022 Tørt 01.10.2020–30.09.2022
Avtaleforvalter Sykehusinnkjøp HF: Xx
E-post: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Telefon: 00 00 00 00
Avtalenummer:
Leverandør: Xx Nn
E-post: xx@xx.xx Telefon: xx xx xx xx Xxx.xx: xx xx xx xx
Innhold
1 Avtalens parter 5
2 Avtalens gjenstand 5
3 Avtalens dokumenter 7
4 Avtalens varighet 7
4.1 Varighet 7
4.2 Oppsigelse 8
4.3 Prøvetid 8
4.4 Prosedyre for prolongering av avtalen 8
4.5 Ekstraordinær oppsigelse 8
4.6 Avslutning av avtalen 8
5 Priser og prisregulering 8
5.1 Priser 8
5.2 Prisregulering 9
5.3 Øvrig sortiment 12
5.4 Øvrig økologisk sortiment 12
5.5 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 13
5.6 Retur og pant på emballasje 13
6 Bestilling 13
7 Levering 13
7.1 Leveringsbetingelser 13
7.2 Leveringssted 13
7.3 Leveringstid og Leveringsfrekvenser 14
7.4 Leveringsgrad og leveringspresisjon 14
7.5 Leveringsrutiner 14
7.6 Restleveranser 15
7.7 Prognoser 15
7.8 Feilleveranser og reklamasjon 15
7.9 Forsinkelse 15
8 Leverandørens plikter 15
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet 15
8.2 Krav til etisk handel 16
8.3 Krav til medlemskap i returordning 16
8.4 Krav til dokumentert miljøarbeid 16
8.5 Lette og tunge lastebiler 16
8.6 Bruk av underleverandører 16
8.7 Leverandørens ansvar 17
8.8 Levering av erstatningsprodukter 17
8.9 Endring av produkter i sortimentet 18
8.10 Nyutviklede produkter 18
8.11 Faktura 18
8.12 Elektronisk faktura 19
8.13 eHandel 19
8.14 Utarbeidelse av statistikk over økologisk kjøp 19
8.15 Matinformasjon 19
8.16 Produktansvar 19
8.17 Forsikringer 20
8.18 Import til Kunden 20
8.19 Personvern 20
8.20 Håndtering ved krisesituasjoner 21
8.21 Avvikshåndtering 21
8.22 Produktene 21
8.23 Mat og drikke ferskt - Ferdig saltbehandlet og ferdig tint torskeloins 21
8.24 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – truede arter 21
8.25 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – Ulovlig fiske 22
8.26 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – destruktive fiskemetoder 22
8.27 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – uetisk fiskeripraksis 22
8.28 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – MSC- eller ASC-sertifisert 22
8.29 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – sporbarhet 22
8.30 Mat og drikke ferskt - Kursing av lærlinger 22
8.31 Opplæring 23
8.32 Mat og drikke tørt - Salgsfremmende utstyr 23
8.33 Mat og drikke tørt - Utlånsavtale kaffemaskiner 23
9 Kundens plikter 23
9.1 Betaling 23
9.2 Kundens medvirkning 24
10 Mangler 24
11 Mislighold 24
11.1 Standardkompensasjon ved mislighold i tilknytning til avrop 24
11.2 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop 24
11.3 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop 25
11.4 Heving av rammeavtalen 25
12 Generelle bestemmelser 25
12.1 Statistikk 25
12.2 Revisjon 26
12.3 Reklame og annen offentliggjøring 26
12.4 Oppfølgingsmøter 26
12.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden 27
12.6 Transport av avtalen 27
12.7 Kjøp av nisje- og kortreiste produkter 27
13 Force majeure 27
13.1 Definisjon 27
13.2 Underretning 27
13.3 Kostnader 28
14 Endringer 28
15 Tvister 28
15.1 Lovvalg 28
15.2 Forhandlinger 28
15.3 Mekling 28
15.4 Domstolsbehandling 28
15.5 Verneting 29
16 Vedlegg til avtalen 29
1 Avtalens parter
Kunder på denne avtalen fremkommer av vedlegg «Kunder tiltredelse».
Kunden(e) inngår rammeavtale med x, heretter kalt Leverandør, om kjøp av x. Avtalen(e) er signert elektronisk. De regionale helseforetakene signerer etter fullmakt på vegne av Kunden.
Hver kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf § 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden.
Sykehusinnkjøp HF er Kundens rådgiver og avtaleadministrator «(Avtaleforvalter»).
2 Avtalens gjenstand
Avtalen gjelder levering av mat og drikke til Kunden. Avtalen omfatter leveranse av næringsmidler til grupper av befolkningen som er særlig utsatt for matbåren smitte, eksempelvis små barn, skrøpelige eldre, gravide og personer med nedsatt immunforsvar. Leverandøren skal være bevist på at det derfor er stilt tydelige og spesifikke krav til kvalitet, avvikssystem, og mattrygghet.
Deltilbud mat og drikke - tørt |
Delområde 1: Grossistvarer - Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 2: Flytende meieriprodukter 1– Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. Delområde 3: Flytende meieriprodukter 2 – Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. Delområde 4: Faste meieriprodukter – Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak |
Delområde 5: Kaffe - Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. Delområde 6: Kaffekonsentrat – Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 7: Mineralvann - Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 8: Fersk juice og konsentrat - Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 9: Iskrem - Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Deltilbud mat og drikke - ferskt |
Delområde 10 Rødt kjøtt |
Delkontrakt 10.1: Rødt Kjøtt - HSØ: OUS HF, AHUS HF, Sykehuset Østfold HF |
Delkontrakt 10.2: Rødt Kjøtt - HSØ: Vestre Viken HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset i Vestfold HF |
Delkontrakt 10.3: Rødt Kjøtt - HSØ: Sykehuset Telemark HF, Sørlandets Sykehus HF |
Delkontrakt 10.4: Rødt Kjøtt - Helse Vest RHF |
Delkontrakt 10.5: Rødt Kjøtt - Helse Midt-Norge RHF |
Delkontrakt 10.6: Rødt Kjøtt - Helse Nord RHF |
Delområde 11 Hvitt kjøtt – Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 12 Frukt og grønnsaker Delkontrakt 12.1: Frukt og grønnsaker - HSØ: OUS HF, AHUS HF, Sykehuset Østfold HF |
Delkontrakt 12.2: Frukt og grønnsaker - HSØ: Vestre Viken HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset i Vestfold |
Delkontrakt 12.3: Frukt og grønnsaker - HSØ: Sykehuset Telemark HF, Sørlandets Sykehus HF |
Delkontrakt 12.4: Frukt og grønnsaker - Helse Vest RHF med underliggende helseforetak. |
Delkontrakt 12.5: Frukt og grønnsaker - Helse Midt-Norge RHF med underliggende helseforetak. |
Delkontrakt 12.6: Frukt og grønnsaker - Helse Nord RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde Fersk fisk og fiskeprodukter Delkontrakt 13.1: Fersk fisk og fiskeprodukter - Helse Sør-Øst RHF med underliggende helseforetak. |
Delkontrakt 13.2: Fersk fisk og fiskeprodukter - Helse Vest RHF med underliggende helseforetak. |
Delkontrakt 13.3: Fersk fisk og fiskeprodukter - Helse Midt-Norge RHF: St. Olavs Hospital HF, Helse Nord-Trøndelag HF |
Delkontrakt 13.4: Fersk fisk og fiskeprodukter - Helse Midt-Norge RHF: Helse Møre og Romsdal HF |
Delkontrakt 13.5: Fersk og fisk og fiskeprodukter - Helse Nord RHF med underliggende helseforetak |
Delområde 14: Fryst fisk og fiskeprodukter – Rammeavtale med en leverandør for alle RHF med underliggende helseforetak. |
Delområde 15: Ferske bakeri- og konditoriprodukter |
Helse Sør-Øst RHF: |
Delkontrakt 15.1: Oslo Universitetssykehus HF |
Delkontrakt 15.2: Vestre Viken HF |
Delkontrakt 15.3: Sykehuset i Vestfold HF |
Delkontrakt 15.4: Sykehuset Telemark HF |
Delkontrakt 15.5: Sørlandet Sykehus HF |
Delkontrakt 15.6: Akershus Universitetssykehus HF |
Delkontrakt 15.7: Sykehuset Østfold HF |
Delkontrakt 15.8: Sykehuset Innlandet HF |
Helse Vest RHF: |
Delkontrakt 15.9: Helse Stavanger HF |
Delkontrakt 15.10: Helse Fonna HF |
Delkontrakt 15.11: Helse Bergen HF |
Delkontrakt 15.12: Helse Førde HF |
Helse Midt-Norge RHF: |
Delkontrakt 15.13: Helse Nord-Trøndelag HF |
Delkontrakt 15.14: St. Olavs Hospital HF |
Delkontrakt 15.15: Helse Møre og Romsdal HF |
Helse Nord RHF |
Delkontrakt 15.16: Finnmarkssykehuset HF / Finnmárkku Buohcciviessu |
Delkontrakt 15.17: Universitetssykehuset Nord-Norge HF/Davvi-Norgga Universitehtabohcceviessu |
Delkontrakt 15.18: Nordlandssykehuset HF/ Nordlánda Skippijviesso |
Delkontrakt 15.19: Helgelandssykehuset HF/ Helgelaanten Skiemtje-Gåetie |
Hvert delområde/delkontrakt skal anses som en selvstendig avtale slik at hver enkelt bestemmelse i avtalen gjelder opp mot hvert enkelt delområde/delkontrakt.
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som en del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte:
• Denne avtalen med vedlegg og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Annen skriftlig dokumentasjon
For forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om Kjøp av 13. mai 1988 nr. 27.
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Rammeavtalen gjelder i 2 år fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside. Kunden kan prolongere rammeavtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. Dersom Kunden ved Avtaleforvalter ikke melder fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen, prolongeres rammeavtalen automatisk. Den enkelte Kunde tiltrer rammeavtalen i henhold til vedlegg – ”Kunder tiltredelse”.
4.2 Oppsigelse
Xxxxxx har ensidig rett til å si opp avtalen med virkning fra 6 måneder etter at skriftlig varsel er sendt.
Oppsigelse etter dette punkt administreres av Avtaleforvalter.
4.3 Prøvetid
De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Kunden kan i prøvetiden si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal sendes fra Kunden senest den dag som prøvetiden utløper.
Oppsigelse etter dette punkt administreres av Avtaleforvalter.
4.4 Prosedyre for prolongering av avtalen
Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene og/eller sortiment ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Xxxxxx kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene og/eller sortiment som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen.
Prolongering etter dette punkt administreres av Avtaleforvalter.
4.5 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
Oppsigelse etter dette punkt administreres av Avtaleforvalter.
4.6 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, frakt, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.
Prisene er faste for bestillinger frem til første reguleringsmuligheter jamfør punkt 5.2. Bestillinger gjort før en gjennomført prisregulering er ikke gjenstand for regulering selv om levering og fakturering skjer etter tidspunktet for prisregulering.
5.2 Prisregulering
Mat og drikke tørt
I avtaleperioden kan prisene reguleres 1. mars og 1. september.
Prisjusteringen er basert på endringer i angitte undergrupper eller hovedgrupper knyttet opp mot Prisindeks for førstegangsomsetning innenlands (PIF, tidligere kalt engrosprisindeksen), en korttidsstatistikk som publiseres månedlig (den 10. hver måned) av SSB (Statistisk Sentralbyrå).
Prisendringsgrunnlag
For delområde 1 (Grossistvarer): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i hovedgruppeindeksen Matvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 2 (Flytende meieriprodukter1): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Meierivarer og egg (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 3 (Flytende meieriprodukter 2): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Meierivarer og egg (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 4 (faste meieriprodukter): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Meierivarer og egg (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 5 (Kaffe): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Kaffe, te, kakao, krydderier (Hjemmemarked), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 6 (kaffekonsentrat): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Kaffe, te, kakao, krydderier (Hjemmemarked), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 7 (Mineralvann): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i hovedgruppeindeksen Matvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 8 (Fersk juice og konsentrat): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i hovedgruppeindeksen Matvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 9 (Iskrem): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i hovedgruppeindeksen Matvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
Delområde | Produktområder | Hovedgruppeindeks | Undergruppe | Indeksverdi ved innlevering av tilbud |
Delområde 1 | Grossistvarer | PIF Matvarer | ||
Delområde 2 | Flytende meieriprodukter 1 | PIF Matvarer | Meierivarer og egg | |
Delområde 3 | Flytende meieriprodukter 2 | PIF Matvarer | Meierivarer og egg | |
Delområde 4 | Faste meieriprodukter | PIF Matvarer | Meierivarer og egg | |
Delområde 5 | Kaffe og konsentrat | PIF Matvarer | Kaffe, te og krydderier | |
Delområde 6 | Kaffekonsentrat | PIF Matvarer | Kaffe, te og krydderier | |
Delområde 7 | Mineralvann | PIF Matvarer | ||
Delområde 8 | Fersk juice og konsentrat | PIF Matvarer | ||
Delområde 9 | Iskrem | PIF Matvarer |
Tabell 1 Prisindeks mat og drikke tørt.
Prisene holdes faste for bestillinger frem til første reguleringsmulighet som er 1. september 2020.
Mat og drikke ferskt
I avtaleperioden kan prisene reguleres 1. mars og 1. september. Med unntak av fersk laks og øvrig fersk fisk på delområde 13. Her kan prisene reguleres 1. mars, 1. september og 1. juni. Fisk som har vært fryst ansees ikke som fersk uavhengig om fisken leveres røkt, saltet, tint etc.
Prisjusteringen er basert på endringer i angitte undergrupper eller hovedgrupper knyttet opp mot Prisindeks for førstegangsomsetning innenlands (PIF, tidligere kalt engrosprisindeksen), en korttidsstatistikk som publiseres månedlig (den 10. hver måned) av SSB (Statistisk Sentralbyrå). Med unntaket av fersk laks (delområde 10), her justeres prisene etter Fish Pool Indeksen.
Prisendringsgrunnlag
For delområde 10 (Rødt kjøtt): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Kjøtt og kjøttvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 11 (Hvitt kjøtt): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Kjøtt og kjøttvarer (Hjemme- og importmarked i alt), jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 12 (Frukt og Grønnsaker): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Grønnsaker og frukt (Hjemme- og importmarked i alt) jf. Statistikkbanken til SSB.
For delområde 13 (Fersk fisk og fiskeprodukter): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Fisk, krepsdyr og bløtdyr (Hjemme- og importmarked i alt), jf.
Statistikkbanken til SSB. For fersk laks justeres prisene basert på den prosentvise endringen i FPI, xxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxx/.
For delområde 14 (Fryst fisk og fiskeprodukter): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Fisk, krepsdyr og bløtdyr (Hjemme- og importmarked i alt), jf.
Statistikkbanken til SSB.
For delområde 15 (Ferske bakeri- og konditoriprodukter): Prisene justeres basert på den prosentvise endringen i undergruppeindeksen Korn og kornvarer (Hjemme- og importmarked i alt) jf.
Statistikkbanken til SSB.
Tabellen nedenfor viser oversikten over hovedgruppe- og undergruppeindekser (verdi/pris innhentes for måned ved innlevering av tilbud og er utgangspunkt for første prisendring):
Delområde | Produktområde | Prisindeks | Hovedgruppe- indeks | Undergruppeindeks | Indeksverdi ved innlevering av tilbud |
Delområde 10 | Rødt kjøtt | PIF | Matvarer | Kjøtt og kjøttvarer | |
Delområde 11 | Hvitt kjøtt | PIF | Matvarer | Kjøtt og kjøttvarer | |
Delområde 12 | Frukt og grønnsaker | PIF | Matvarer | Grønnsaker og frukt | |
Delområde 13 | Fersk fisk (m/unntak av laks) | PIF | Matvarer | Fisk, krepsdyr og bløtdyr | |
Delområde 13 | Laks (kun fersk) | Fish Pool Indeks | |||
Delområde 14 | Fryst fisk og fiskeprodukter | PIF | Matvarer | Fisk, krepsdyr og bløtdyr | |
Delområde 15 | Ferske bakeri – og konditoriprodukter | PIF | Matvarer | Korn og kornvarer |
Tabell 2 Prisindeks mat og drikke ferskt.
Prisene holdes faste for bestillinger frem til første reguleringsmulighet som er 1. september 2020.
Generelt for tørt og ferskt
Grunnlaget for første prisjustering er hoved-/ undergruppenes indeksverdi for måned ved innlevering av tilbud til reguleringsmulighet. For første gangs prisjustering på fersk laks se tekst nedenfor.
For etterfølgende justeringer er grunnlaget for prisjustering henholdsvis 1. mars og 1. september følgende:
Prisjustering 1. september: Indeksverdi/pris januar - indeksverdi/pris juli. Prisjustering 1. mars: Indeksverdi/pris juli - indeksverdi/pris januar.
For laks (fersk fisk, delområde 13) er grunnlaget for første prisjustering FPIs gjennomsnittlige pris for måneden ved innlevering av tilbud - FPIs gjennomsnittlig pris for juli 2020. For etterfølgende justeringer på laks er grunnlaget for prisjustering henholdsvis 1. mars, 1. juni, og 1. september følgende:
Prisjustering 1.9.: Snittpris april – snittpris juli Prisjustering 1.3.: Snittpris juli - snittpris januar Prisjustering 1.6.: Snittpris januar – snittpris april
Eksempel prisjustering:
Inngitt pris er kr 50,- ved innlevering av tilbud i februar Indeksverdi i februar 2016 = 116,9
Indeksverdi i desember 2016 = 122,8
Prosentvis endring i indeksen = (122,8-116,9)/116,9 = 0,050 = 5,0 prosent Endring i kr. = 50,00 kr. * 0,05 = 2,5 kr.
Justerte beløp = 50,00 kr. + 2,5 kr = 52,50 kr.
Alle ordrer effektuert før tidspunkter for prisendring skal følge gjeldende priser uavhengig av om fakturering skjer etter tidspunkt for iverksatt prisendring.
Dersom prisendring for den enkelte indeks/prisliste ikke går ut over +/- 0,15%, gjennomføres det ingen prisendring. Dersom en prisjustering etter avtaleforvalter sin vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandling. Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs. Leverandøren må dokumentere indeksverdiene som danner grunnlaget for endring i priser.
Anmodning om prisregulering skal fremmes skriftlig senest 3 uker før ikrafttredelse. Anmodning om prisregulering kan gjøres av både leverandør og kunde. Ikrafttredelse vil være første tilgjengelige måned for justering år etter dato for avtalestart, og kan ikke settes i kraft før Avtaleforvalter har godkjent reguleringen. Etter prisregulering er prisene faste til neste mulige prisreguleringsvindu.
Prisreguleringer administreres av Sykehusinnkjøp HF.
5.3 Øvrig sortiment
Avtaleforvalter vil stryke varelinjer/produkter i øvrig sortiment fra prislisten, der prisen fremstår som uforholdsmessig høy. I denne vurderingen vil det ses hen til prisen gitt i hovedsortimentet der varelinjen/produktet er sammenlignbart. For øvrige varelinjer/produkter vil det vurderes mot markedspris.
Avtaleforvalter vil også stryke varelinjer/produkter der det fare for forveksling med produkter i hovedsortiment.
5.4 Øvrig økologisk sortiment
Leverandør skal til avtalestart, eller det tidspunkt Kunden bestemmer, utarbeide og tilby et økologisk sortiment der Leverandør forplikter seg til å levere økologiske varer. Leverandøren kan i avtaleperioden valgfritt oppdatere/endre innholdet i det økologiske sortimentet inntil 4 ganger i året
avhengig av tilgjengelighet i markedet. Avtaleforvalter skal underrettes om slike endringer 30 dager før iverksettelse.
5.5 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av Avtaleforvalter.
Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5.6 Retur og pant på emballasje
Leverandøren er forpliktet til å ta med seg transportutstyr/emballasje som eksempelvis paller, kasser og vogner i retur. Disse skal ikke stå igjen ved Kundens lokaler utover avtalt tid.
Pant på transportpaller/transportkasser/ transportvogner og lignende skal ikke faktureres Kunden.
6 Bestilling
Bestilling skal, om ikke annet er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Bestillingsnummer
• Navn på bestillende enhet/ kontaktperson for bestillingen.
• Kundenummer
• Leveringssted
• Antall enheter
Kunden skal, i samarbeid med Leverandøren, utarbeide bestillingsrutiner som ivaretar hensynet til begge parter.
Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling.
7 Levering
7.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretas DDP til Xxxxxx (adresse som fremkommer av bestillingen) i henhold til INCOTERMS 2010.
7.2 Leveringssted
Leveringssted skal fremkomme av bestillingen.
Dersom bestillingen ikke inneholder noe bestemt leveringssted, skal levering foretas på Kundens forretningsadresse.
7.3 Leveringstid og Leveringsfrekvenser
Leveringstidspunkt og bestillingsfrist
Leverandøren skal levere varer i henhold til leveringstidspunkt angitt i egne vedlegg for leveringstidspunkter (tidsvindu for levering) og bestillingsfrister for hver enkelt lokasjon innenfor de ulike geografiske områdene jf. vedlagte leveringsvilkår. Kunden og leverandør står fritt til å avtale nye leveringstidspunkt og bestillingsfrister i avtaleperioden.
Leveringsfrekvens
Leverandøren skal kunne levere varer med frekvens angitt i egne vedlegg for leveringsfrekvenser til hver enkelt lokasjon innenfor de ulike geografiske områdene jf. vedlagte leveringsvilkår.
Kunden og leverandør står fritt til å avtale ny leveringsfrekvens i avtaleperioden.
7.4 Leveringsgrad og leveringspresisjon
Benevnelse | Krav |
Terminlevering | Tilbyder skal kunne levere forespurte produkter iht. på forhånd avtalt leveringsplan mellom leverandør og kunde |
Leveringsgrad | Antall full-leverte varelinjer skal ikke være under 97,5% ved kvartalsvis måling *). Leveringsgrad måles i antall full-leverte varelinjer. |
Leveringspresisjon | Antall full-leverte varelinjer iht. leveringstid skal ikke være under 97,5 % ved kvartalsvis måling **) |
*) Leveringsgrad = ((Antall varelinjer totalt – antall varelinjer med avvik iht. bestilling)/antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal.
**) Leveringspresisjon = ((Antall ordrelinjer totalt – antall ordrelinjer levert for sent) / (antall varelinjer totalt)*100. Måles per helseforetak minimum en gang per kvartal))
For Forsyningssenteret i Helse Sør-Øst er det utarbeidet egne logistikkbetingelser, se vedlegg Helse Sør-Øst Forsyningssenter – Logistikkbetingelser.
Leverandøren er forpliktet til å benytte overnevnte metode ved beregning av leveringsgrad.
7.5 Leveringsrutiner
Leverandøren skal i samarbeid med Xxxxxx utarbeide leveringsrutiner for å oppnå mest mulig effektivisering og utnyttelse av avtalen. Leverandørens sjåfører som skal levere Kundens leveranser skal gjøre seg kjent med Kundens rutiner for levering, slik at Kunden ikke må bruke egne ressurser i forbindelse med levering. Leverandørens transportutstyr skal være kompatibelt med Kundens varemottak.
Transportemballasje (paller, grinder, bur osv) skal være hele og rene. Varer skal leveres på anvist sted hos Kunden. Enheter uten transportemballasje skal ikke settes direkte på gulv. Leverandøren må følge Kundens rutiner for ren og uren sone.
Av HMS hensyn bør forpakninger som løftes manuelt ikke overstige 25 kilo for hvert enkeltløft, og høyde på palle med last/bur ikke overstige 1,80 cm. De tyngste forpakningene bør pakkes nærmest gulv, og de lettest øverst på pallen/buret.
7.6 Restleveranser
Eventuelle restleveranser og leveringstidspunktet for restvarer meldes skriftlig til Kunden uten opphold etter at ordren er mottatt og gjennomgått. Kunden skal ved bestillingstidspunkt tilbys erstatningsvare.
Dersom leverandøren ikke er leveringsdyktig for en gitt vare skal dette registreres i leverandørens rapport for leveringsgrad.
7.7 Prognoser
Leverandøren plikter å ta hensyn til Kundens egne forbruksprognoser slik at leverandøren sikrer at hver enkelt Kunde til enhver tid har tilgang på ønsket produkt.
7.8 Feilleveranser og reklamasjon
Kunde skal kontrollere varene ved mottak. Ved mottakskontroll, forutsatt at det er personell til stede, skal leveransen kontrolleres i forhold til antall kolli, forsvarlig emballering at emballasjen er hel og ren.
Varer som er feillevert vil bli returnert til leverandøren. Varer som har mangler gir grunnlag for reklamasjon og skal tas med tilbake umiddelbart eller hentes av leverandør ved forespørsel.
Kunde skal informere leverandør på forhånd om at retur vil skje. Ved retur legges ved kopi av faktura/pakkseddel. Omkostninger ved retur dekkes av leverandør.
7.9 Forsinkelse
Dersom varen ikke er levert i henhold til punktet om leveringstid, anses varen som forsinket. Dette gjelder ikke dersom det foreligger forhold omfattet av punktet om force majeure.
Dersom Leverandøren forstår eller har grunn til å anta at leveransen blir forsinket, skal leverandøren uten opphold underrette Kunden om dette muntlig og skriftlig.
8 Leverandørens plikter
8.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet.
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke
omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til 3. parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
8.2 Krav til etisk handel
Det er et krav at de produkter som avtalen omfatter er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte, se vedlegget – «Etiske krav til leverandør». Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.
8.3 Krav til medlemskap i returordning
Hvis norsk leverandør benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning). Leverandør forplikter at returnert transportutstyr/emballasje behandles på en miljømessig god måte slik at ingenting av dette ender opp med å forsøple naturen.
8.4 Krav til dokumentert miljøarbeid
Leverandøren skal senest seks (6) måneder etter avtaleoppstart ha et strukturert og dokumentert miljøarbeid. Miljøarbeidet skal være aktivt gjennom hele avtaleperioden. Dette innebærer at det minimum skal finnes en miljøpolicy, målbare og tidsavgrensede mål for miljøarbeidet og ansvarsfordeling. Miljøarbeidet skal følges opp minst en gang per år. Leverandør skal innhente og informere om hva slags plast som benyttes i varer, emballasje og liknende. Leverandør skal også opplyse om hva som er korrekt bruk av plastprodukter og hva som er miljømessig riktig avfallshåndtering av disse.
8.5 Lette og tunge lastebiler
Om lette (totalvekt maks 3,5 tonn) eller tunge (totalvekt over 3,5 tonn) lastebiler benyttes ved utføring av transportene, skal leverandørene bruke biler som oppfyller utslippskravene. Per tiden Euro 6. Leverandørens biler må lett kunne tilpasses mottakers leveringsramper.
8.6 Bruk av underleverandører
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Avtaleforvalters skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.
8.7 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for at produktene til enhver tid er godkjent i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter, og at de er i henhold til kravene til egnethet og kvalitet som fremkommer av spesifikasjonene.
Produktene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, vedlegg –” Kravspesifikasjon”.
Produktene skal leveres i forsvarlig emballasje og i den forpakningsstørrelsen som følger av prislisten. I tillegg skal produktene være ledsaget av nødvendig informasjon om produktenes beskaffenhet og korrekt bruk. Informasjonen skal foreligge på følgende språk: Norsk.
Leverandøren må påse, ved bruk av flere underleverandører, at samme produkt har samme varenummer.
Dersom produktene ikke oppfyller kravene i dette punktet anses produktene som mangelfulle.
8.8 Levering av erstatningsprodukter
Leverandøren skal sikre at produktene ikke utgår av Leverandørens sortiment.
Leverandøren har rett til å tilby like eller tilsvarende produkter, dersom varene i den opprinnelige avtalen ikke lenger produseres, ikke lenger er godkjent av offentlige myndigheter, eller det foreligger forhold som nevnt i punktet om force majeure.
I øvrige tilfeller kan Leverandøren tilby like eller tilsvarende produkter dersom særlige forhold gjør det rimelig.
Produktene som blir tilbudt i henhold til dette punktet skal ha samme pris som det opprinnelige produktet, dog slik at gunstigere priser skal komme Kunden til gode. Produkter tilbudt i henhold til dette punktet må godkjennes skriftlig av Kunden.
Før Kunden kan godta produktendringen skal Leverandøren dokumentere spesifikasjonene til det nye produktet, herunder på hvilken måte produktets egenskaper tilsvarer det produkt som erstattes.
Ved levering av erstatningsprodukter skal kunde varsles om forhold som har betydning for mattrygghet, for eksempel endringer i allergeninformasjon, tiltenkt bruk, oppbevarings- eller tilberedningsbetingelser.
Kunden kan ikke godkjenne endringer i produktutvalget dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser. Kunden er heller ikke forpliktet til å godkjenne endringer i produktutvalget dersom dette vil medføre miljømessige, praktiske eller økonomiske ulemper for Kunden.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med Sykehusinnkjøp HF som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer.
8.9 Endring av produkter i sortimentet
Dersom det i avtaleperioden oppstår et behov for Kunden til å foreta mindre endringer av produktutvalget i sortimentet kan Leverandøren tilby andre produkter til en pris avtalt mellom partene. Slike endringer kan ikke foretas dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser.
Ved endringer av produkter i sortimentet skal kunde varsles om forhold som har betydning for mattrygghet, for eksempel endringer i allergeninformasjon, tiltenkt bruk, oppbevarings- eller tilberedningsbetingelser. Endringer som kan gi miljømessige negative konsekvenser sammenliknet med opprinnelig produkt skal grundig varsles.
Alle henvendelser omkring dette punktet tas opp med Sykehusinnkjøp HF som koordinerer prosessen rundt endringer i produktutvalget, samt implementering av slike endringer. Send anmodning til xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
8.10 Nyutviklede produkter
Dersom det i avtaleperioden blir utviklet nye produkter innenfor avtaleområdet kan Leverandøren tilby disse til Kunden i henhold til en pris avtalt mellom partene. Leverandøren kan forespørre det enkelte foretak om å innhente/ stille disponibel kompetanse fra det enkelte helseforetak til å utvikle produkter, emballasje, forpakning, bestillingsløsninger.
Leverandøren informerer Sykehusinnkjøp HF om nye produkter som kan prøves ut. Sykehusinnkjøp HF koordinerer iverksettelse av slik utprøving. Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter, samt å gjennomføre utprøving av nyutviklede produkter fra andre leverandører.
8.11 Faktura
Fakturaen skal, dersom annet ikke er avtalt, inneholde følgende informasjon:
• Navn på bestillende enhet
• Bestillingsnummer
• Antall enheter
• Pris
• Leveringstidspunkt
• Leveringssted
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold og Kunden har krav på ny faktura med nytt forfall. Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
8.12 Elektronisk faktura
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i
samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF).
8.13 eHandel
Dersom Kunden har innført eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg til å ta i bruk Kundens systemer ved avtalestart.
Dersom Kunden i avtaleperioden, beslutter å innføre eHandel for kjøp av varer dekket av denne avtalen, forplikter Leverandøren seg å ta i bruk Kundens systemer innen 1 måned etter mottatt varsel fra Kunden.
Leverandøren skal tilrettelegge for punch out løsning som gir integrasjon mellom Leverandørens webshop og Kundens innkjøpssystem.
Se vedlegg for samhandlingsavtaler og krav til implementering for de ulike regionale helseforetakene.
8.14 Utarbeidelse av statistikk over økologisk kjøp
Leverandøren skal utarbeide kvartalsvis statistikk som viser andelen av alle økologiske kjøp også hovedsortiment per delområde Leverandøren er tildelt, samt regionalt der delområdet omfatter alle regionene. Rammeavtalens punkt 12.1 gjelder for øvrig.
8.15 Matinformasjon
Leverandøren skal registrere sine produkter med nødvendige opplysninger jf. matinformasjonsforskriften. Leverandørens produkter skal registreres elektronisk i en database, varekatalog eller i et filformat som det er mulig for kunden å bruke på en hensiktsmessig måte for å få kjennskap til og nyttiggjøre seg av masterdata/produktinformasjon, med ingredienslister, næringsinnhold, allergener, varekoder og annen nødvendig informasjon.
Dersom det forekommer endringer i produktets resept skal dette oppdateres før produktet kan bestilles av Kunde.
Spiseklare produkter skal merkes tydelig og synlig at de er spiseklare.
Frossen frukt og bær skal være merket med opprinnelsesland. Opprinnelsesland skal til enhver tid fremgå av produktinformasjonen.
8.16 Produktansvar
Leverandøren er i henhold til lov av 23. desember 1988 nr. 104 om produktansvar og gjeldende norsk rett, ansvarlig for Kunde for den skade som produkt påfører Kunde, Kundes eiendom og/eller ansatte.
Leverandøren er pliktig til å holde Kunde skadesløs for ethvert krav, herunder krav om saksomkostninger, som tredjemann fremmer mot Kunde og som skyldes feil eller mangler ved produktet, Leverandørens mislighold eller Leverandørens skadevoldende atferd.
8.17 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
8.18 Import til Kunden
Importer til Xxxxxx fra Leverandøren og dennes underleverandører skal følge Tollovens bestemmelser.
Det henvises til Tollovens §§ 3-1, 4-10 om korrekt fremleggings- og deklareringsplikt ved innførsel.
Dersom Leverandøren velger å direkte speditere varer til Kunden, enten via datterselskaper eller underleverandører i utlandet, skal Leverandøren som MVA-registrert virksomhet i Norge selv stå som importør.
Dersom feil importør deklareres ved eksport fra utlandet, medfører dette feilbelastning av MVA samt kostnader til saksbehandling og omberegning hos Tollvesenet for Kunden.
Leverandøren er i alle tilfeller erstatningsansvarlig overfor Kunden for brudd på disse bestemmelsene.
8.19 Personvern
I den utstrekning leveransen omfatter IKT-løsninger eller ytelser som innebærer at data vedrørende den enkelte pasient (helseopplysninger og/eller andre personopplysninger) blir overført til leverandøren for lagring, tilgjengeliggjøring eller annen behandling, opptrer leverandøren som databehandler for det enkelte helseforetak. Det enkelte helseforetak er databehandlingsansvarlig. Det enkelte helseforetak skal gjennomføre en selvstendig risikoanalyse før databehandleravtale kan inngås.
Slik behandling av helseopplysninger og/eller andre personopplysninger kan ikke finne sted før det er inngått databehandleravtale mellom leverandøren og det enkelte helseforetak. Dette gjelder også om dataene er avidentifisert eller pseudonymisert.
Innholdet i databehandleravtalen og risikovurdering kan variere og gi rom for ulike vurderinger og resultat i det enkelte helseforetak. Det enkelte helseforetak kan dermed velge å ikke gjøre avrop på varen/tjenesten/løsningen/funksjonalitet som omfatter behandling av helseopplysninger og/eller andre personopplysninger.
8.20 Håndtering ved krisesituasjoner
Levering av produktene omfattet av avtalen er kritisk for driften av sykehus. Leverandøren skal derfor prioritere helseforetakene som Kunde i krisesituasjoner, eller i situasjoner hvor Leverandøren har leveringsutfordringer. Kunden skal også prioriteres ved tilbaketrekning av produkter.
Leverandør av mineralvann er forplikter seg til å levere flaskevann til sykehusene ved kriser.
Dersom Leverandøren eller leverandørens underleverandører berammes av streik skal Kunden og Sykehusinnkjøp HF uten opphold informeres om dette. Det skal også informeres om hvilke Kunder som eventuelt vil bli berørt.
8.21 Avvikshåndtering
Leverandøren er forpliktet til å ha et etablert system for avvikshåndtering. Kunden har angitt sine toleranser for hver enkelt avvikskategori og produktområde i vedlegg «Avviksskjema» arkfane
«avvik». Dersom Leverandøren ikke overholder Kundens krav til maksimum antall avvik per måned vil sanksjonen tilknyttet hver avvikskategori iverksettes automatisk. Når Xxxxxxx krav til maksimum avvik per måned overstiges skal Leverandøren umiddelbart fylle ut skjemaet «Avviksskjema» arkfane
«Avvik lukkes» og iverksette tiltak iht. dette skjemaet. Samme skjema brukes gjennom hele avtaleperioden. Det er ett skjema for hvert delområde. Skjemaet sendes Kunde med kopi til
«xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx» siste dag i inneværende måned, og senest den 5. i påfølgende måned. Denne sanksjonen kommer i tillegg til øvrige misligholdsbeføyelser.
8.22 Produktene
Produktene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg – ”Prisliste”.
8.23 Mat og drikke ferskt - Ferdig saltbehandlet og ferdig tint torskeloins
Alle fryste fisk- og fiskeprodukter skal være ferdig saltbehandlet og ferdig tint ved varemottakelse. Fiskeråstoffet må være helt opptint før råstoffet kan saltes, dette for å sikre at saltet kan trenge inn i fisken, og for å unngå en uønsket isdannelse i fiskekjøttet. Fisken skal ligge i laken i 10 minutter, før laken tømmes av. Dette gjelder i hovedsak leveranser til Haukeland Universitetssykehus.
8.24 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – truede arter
Leverandøren skal ikke importere eller omsette arter som er kritisk truet (CR), svært truet (EN) eller sårbar (VU) på den internasjonale rødlisten til den internasjonale unionen for bevaring av natur (IUCN) eller den nasjonale rødlisten til Artsdatabanken. Alle disse artene er vitenskapelig kategoriserte som utrydningstruet.
Leverandøren skal heller ikke importere og omsette arter som er omfattet av CITES-konvensjonen (Konvensjonen for internasjonal handel av truede arter), Appendix I & II.
Dette gjelder delområde 10.
8.25 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – Ulovlig fiske
Leverandøren skal ikke omsette fisk som stammer fra Ulovlig, Urapportert og Uregulert fiskeri (UUU- fiske), dette iht. FNs FAO.
Dette gjelder delområde 10
8.26 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – destruktive fiskemetoder
Leverandøren skal ikke omsette fisk som stammer fra svært destruktive fiskemetoder som dynamitt, gift eller liknende metoder. Fisk og sjømat som stammer fra bruk av bunntråling skal heller ikke benyttes dersom ikke fiskeriet er sertifisert etter Marine Stewardship Council (MSC) eller har liknende dokumentasjon på at fiskemetoden ikke signifikant skader bunnhabitat.
Dette gjelder delområde 10.
8.27 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – uetisk fiskeripraksis
Leverandøren skal ikke omsette fisk som stammer fra fiskerier som involverer haifinning og/eller annen uetisk fiskeripraksis.
Dette gjelder delområde 10.
8.28 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – MSC- eller ASC-sertifisert
Leverandør skal så langt det er mulig etterstrebe å innhente sjømat som er MSC- og ASC-sertifisert for arter der dette er mulig. Leverandør bør også der MSC- eller ASC-sertifisert sjømat ikke er tilgjengelig se til WWF Verdens naturfond sin Sjømatguiden for råd om hvilke arter som er miljømessig bra å importere og omsette. Her bør det være et minimum at alle arter markert med
«rødt lys» i denne Sjømatguiden unngås. Dette gjelder delområde 10.
8.29 Mat og drikke ferskt - Bærekraftig fiske – sporbarhet
Produktene (fryst, ferskt, bearbeidet, prosessert eller halvfabrikat) skal alltid være sporbar gjennom hele verdikjeden med minimum fangstområde (inkludert fangstfartøy), tidspunkt for fangst, fangstmetode, artsnavn inkludert det latinske navnet for sjømatprodukter fra viltfangede arter. For arter som stammer fra oppdrett skal artsnavn inkludert det latinske navnet, opprinnelsesland og produksjonsmetode være tilgjengelig.
Dette gjelder delområde 10
8.30 Mat og drikke ferskt - Kursing av lærlinger
Leverandører skal være tilknyttet offentlig godkjent lærlingordning i avtalens varighet. Dersom dette kun vil være aktuelt for godkjent underleverandør(er), skal Leverandøren dokumentere at underleverandør(ene) oppfyller kravet.
Leverandører av kjøtt og fersk fisk skal tilby Helseforetakenes lærlinger kurs innen nødvendige disipliner, så som filetering, pølseproduksjon, kjøttskjæring. Tilsvarende skal leverandører av bakeri- og konditoriprodukter tilby læringer kurs innen nødvendig disipliner.
Leverandør skal tilby kostnadsfri kursing av lærlingene. Kursingen kan utføres av leverandørens konsulenter/fagpersoner, og bør gjennomføres på hvert brukersted så langt det er mulig. Kursing kan gjennomføres samlet på annet egnet sted. Kostnader for reise og opphold for kundens personell skal da dekkes av kunden.
8.31 Opplæring
Leverandør bør tilby kostnadsfri opplæring for Kundens personell ved behov. Opplæring skal forstås som kompetanseheving som omhandler temaet på leverandørens kontraktsområde.
Opplæringen kan utføres av leverandørens konsulenter/fagpersoner, og bør gjennomføres på hvert brukersted så langt det er mulig. Opplæring kan også gjennomføres samlet på annet egnet sted.
Kostnader for reise og opphold for kundens personell skal da dekkes av kunden.
8.32 Mat og drikke tørt - Salgsfremmende utstyr
Leverandør skal tilby salgsfremmende utstyr til alle landets helseforetak. Kunden gis adgang til å låne nødvendig utstyr fra leverandør kostnadsfritt i avtaleperioden. Leverandør leverer og installerer dette uten ekstra kostnader for Kunden. Leverandør utfører nødvendig service og vedlikehold kostnadsfritt, og står som ansvarlig for utlånt utstyr ved tekniske feil eller andre feil som ikke er forårsaket av Kunden.
Leverandør skal for øvrig tilby bistand ved gjennomføring av salgsfremmende aktiviteter.
8.33 Mat og drikke tørt - Utlånsavtale kaffemaskiner
Ved inngivelse av tilbud på flytende kaffekonsentrat (delområde 3) som medfører produktendring og følgelig bytte av eksisterende maskiner, skal tilbyder tilby maskiner som passer til nytt produkt gjennom en kostnadsfri utlånsavtale som inngås direkte mellom tilbyder eller tilbyders underleverandør/produsent og det enkelte helseforetak. Tilbudet skal være tilgjengelig gjennom hele avtaleperioden, og kan avbrytes ved avtalens utløp. Det innebærer at tilbyder kan hente tilbake samtlige maskiner som har vært utlånt i avtaleperioden. I leieavtalen forutsettes det kostnadsfri service og nødvendig vedlikehold av utlånte maskiner.
9 Kundens plikter
9.1 Betaling
Kunden skal betale når produktene er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
9.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
Dersom Kunden ikke kan motta leveringen, skal dette uten opphold opplyses. Leverandøren skal oppbevare produktene for Kundens regning inntil levering kan skje.
10 Mangler
Det foreligger en mangel dersom produktene ikke oppfyller de krav som kontrakten fastsetter, eller ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt. Det foreligger videre en mangel dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige krav som kontrakten stiller til leveransen.
Dersom Kunden henvender seg til Leverandøren om feil eller mangler, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
11 Mislighold
11.1 Standardkompensasjon ved mislighold i tilknytning til avrop
Oppfølging av reklamasjoner, feilleveranser, forsinkelser og feilfakturering innebærer betydelig ressursbruk hos Kunde. Selv om det enkelte forhold kan fremstå som bagatellmessig, viser historikken at avvikshåndtering hos Kunde som skyldes at Leverandøren ikke har levert i henhold til Avtalen i sum påfører Kunden store ekstrautgifter.
For å bidra til å minske omfanget av dette, vil Xxxxxx ha rett til å kreve en standardkompensasjon på kr 200,- alene eller i tillegg til øvrige misligholdssanksjoner som følger av Avtalen.
Satsen kan kreves per ulikeartede forhold som ikke er i henhold til Avtalen og som har tilknytning til avropet. Eksempel 1: Dersom et avrop er forsinket, inneholder en eller flere varer som er mangelfulle og følges opp med en feilfakturering, kan det kreves kompensasjon på kr 600,-. Eksempel 2: Dersom det i et avrop er en eller flere varer som er mangelfulle men leveransen for øvrig er i henhold til Avtalen, kan det kreves kr 200,- i kompensasjon for merarbeid knyttet til denne avvikshåndteringen.
11.2 Misligholdsanksjoner ved forsinkelse i et avrop
Ved forsinkelse når dette ikke betraktes som force majeure kan Kunden heve avropet og/eller kreve erstatning. Erstatningen skal fastsettes konkret for den enkelte forsinkelse og skal dekke Xxxxxxx faktiske kostnader som følge av forsinkelsen. Dette kan eksempelvis være kostnader knyttet til skifte av meny, overtid, dekningskjøp m.v.
Dersom det haster å få varen kan Kunden foreta dekningskjøp uavhengig av om avropet først er hevet.
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, som følger av forsinkelse, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den
misligholdende parten. Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Som indirekte tap regnes tap som nevnt i kjøpslovens § 67 andre ledd.
11.3 Misligholdsanksjoner ved mangler ved et avrop
Ved mangler på produktene eller øvrig mislighold av avtalen har Kunden rett til helt eller delvis å avvise produktene og å kreve omlevering, prisavslag, foreta dekningskjøp hos annen leverandør, holde tilbake betaling inntil korrekt levering er skjedd og/eller kreve erstatning. Bestemmelsen om misligholdsanksjoner ved forsinkelse annet og tredje ledd gjelder også for erstatning ved annet mislighold enn forsinkelse.
Dersom mangelen/ det øvrige misligholdet er vesentlig, kan Kunden heve avropet helt eller delvis med øyeblikkelig virkning.
11.4 Heving av rammeavtalen
Kunden kan heve rammeavtalen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom Leverandøren har vesentlig misligholdt avtalen.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet at Leverandør tross skriftlige advarsler gjentatte ganger misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde.
Gjentatte forsinkelser av enkeltstående leveranser som ikke skyldes Force Majeure innebærer vesentlig mislighold av avtalen.
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
Ved heving av rammeavtalen kan Xxxxxx kreve erstatning for øvrig tap som ikke kan kreves dekket etter reglene om misligholdsanksjoner for foretatte avrop.
Heving etter dette punkt administreres av Avtaleforvalter.
12 Generelle bestemmelser
12.1 Statistikk
Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller Sykehusinnkjøp HF. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr 20.04 (Q1). 05.08 (Q2), 20.10 (Q3) og 20.01 (Q4). Statistikken skal oversendes Sykehusinnkjøp HF uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva pr. produkt fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av Sykehusinnkjøp HF. Statistikken skal inneholde alt salg til Kunden, både produkter som står i prislisten og øvrige produkter på området avtalen gjelder.
Statistikk leveres via Sykehusinnkjøp HF sin portal for statistikkinnlevering (xxx.xxxxx.xx) i Microsoft Excel-format. Brukernavn og passord fås ved henvendelse til xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Leverandøren skal i god tid før første innlevering av statistikk sørge for at egen statistikkansvarlig får
brukernavn og passord for pålogging. Leverandøren skal straks gjøre seg kjent med portalen og rutinene knyttet til denne, og har selv ansvaret for at innrapporteringen er i tråd med kravene som er stilt. Leverandøren skal oppdatere og holde vedlike kontaktinformasjon slik det fremgår av portalen. Leverandør som er part på flere avtaleområder, skal selv sørge for at rapporteringen pr. avtaleområde blir korrekt.
Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til Sykehusinnkjøp HF.
Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan Sykehusinnkjøp HF kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist.
12.2 Revisjon
Kunden, eller den Kunden utpeker har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
De leverandørene som ikke er GFSI-sertifisert plikter å benytte en sertifisert tredjepart for å gjennomføre årlig revisjon.
12.3 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid.
Leverandøren og Xxxxxx skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Xxxxxx. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår, tekniske spesifikasjoner og opplysninger om produktenes anvendelsesområde.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
12.4 Oppfølgingsmøter
Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig ved behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
Avtaleforvalterer ansvarlig for å innkalle til et årlig statusmøte for avtalen hvor Avtaleforvalter, Kunden og Leverandøren deltar.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
12.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Xxxxxx, Avtaleforvalter og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til vedlegg «Kunder tiltredelse». Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
12.6 Transport av avtalen
Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten.
12.7 Kjøp av nisje- og kortreiste produkter
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at Kunden vil kunne gjennomføre egne anskaffelser av enkelte produkter som er likt eller tilsvarende produkter (varelinje) i avtalesortimentet. Dette vil typisk kunne være der det også finnes nisje- og kortreiste produsenter/leverandører man ønsker skal få anledning til å tilby produkter til Kunden. Dette vil kun utgjøre små volum, og kan for alle tilfelle ikke overstige mer enn 5 % av volumet på aktuelle varelinje for vedkommende Kunde.
13 Force majeure
13.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraft-forsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning oppfyllelse av den er forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
13.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og Sykehusinnkjøp HF om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
13.3 Kostnader
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
14 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt, for eksempel i form av endret teknisk innhold, prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til Avtaleforvalter ved utfyllelse av «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av endringsprotokoll.
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
Dette punktet blir også gjeldende ved endringer/justeringer som følge av produkter som innføres ved sesongskifte.
15 Tvister
15.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
15.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
15.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
15.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
15.5 Verneting
Verneting for avtalen er kundens verneting, med mindre partene enes om et annet verneting.
16 Vedlegg til avtalen
Vedlegg | Konkurransegrunnlag |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 3 | Prisskjema |
Vedlegg 4 | Svarskjema erfaring |
Vedlegg 5 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 6 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 8 | Kunder tiltredelse |
Vedlegg 9 | Kravspesifikasjon utfylt av leverandør |
Vedlegg 10 | Prisliste |
Vedlegg 11 | Salgstatistikkrapportering |
Vedlegg 12 | Etiske krav |
Vedlegg 13 | Helse Nord - Krav til implementering |
Vedlegg 14 | Helse Nord – Samhandlingsavtale |
Helse Midt-Norge – Krav til implementering – link til dokumenter/informasjon | |
Vedlegg 15 | Helse Midt-Norge – Samhandlingsavtale |
Vedlegg 16 | Helse Vest – Samhandlingsavtale |
Helse Sør-Øst – Krav til implementering - link til dokumentene/informasjon | |
Vedlegg 17 | Helse Sør-Øst – Samhandlingsavtale |
Vedlegg 18 | Retningslinjer for utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer |
Andre vedlegg: | Helse Sør-Øst leveringstider |
Helse Vest leveringstider | |
Helse Midt-Norge leveringstider | |
Helse Nord leveringstider Krav til holdbarhet frukt og grønt Avviksskjema Vekting av produktegenskaper og næringsinnhold |