DEL I TILBUDSINNBYDELSE - DIREKTE ANSKAFFELSER (FOA)
DEL I TILBUDSINNBYDELSE - DIREKTE ANSKAFFELSER (FOA)
1 Orientering
Forsvarsbygg inviterer leverandøren til å inngi tilbud på Samspillskoordinator til gjennomføring av samspillsentreprise i forbindelse av etablering av nytt hovedbygg på Xxx Xxxxx.
Forsvarsbygg ønsker tilbud på en person i rollen som samspillskoordinator.
I tillegg til denne innbydelsen består konkurransegrunnlaget av følgende dokumenter (vedlagt): Del II - Forsvarsbyggs avtalemal med kontraktsbestemmelser
• Forsvarsbyggs generelle kontraktsbestemmelser
• Sikkerhetsavtale
• Databehandleravtale Del III - Leveransebeskrivelse
Anskaffelsen gjennomføres som en direkte anskaffelse, jf. del I i forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen er igangsatt ved såkalt frivillig kunngjøring på Doffin.
2 Kontaktopplysninger
Ugradert kommunikasjon skal foregå via Mercell-portalen slik at kommunikasjonen loggføres.
For å kommunisere med Forsvarsbygg gå inn på konkurransen i Mercell, deretter «Kommunikasjon» og velg
«Ny melding». Fyll inn emne og spørsmål, trykk deretter send for å sende meldingen til Forsvarsbyggs kontaktperson. Dersom spørsmålet angår alle tilbydere, vil Forsvarsbygg besvare det anonymisert ved å gi svaret som tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under «Kommunikasjon» og deretter under
«Tilleggsinformasjon». I de tilfeller Forsvarsbygg publiserer tilleggsinformasjon vil det sendes ut en e- postvarsling.
Navn: Xxxxxxxxx Xxxxxx
Telefon: 00000000
3 Tilbudsfrist
Tilbudsfrist er oppgitt i Mercell. Tilbudet leveres på følgende måte:
Ved offentlige anbud kreves det elektronisk signatur (BankID, Commfides eller Buypass), har du spørsmål vedrørende dette vennligst kontakt Xxxxxxx support. NB! Hvis en ikke har brukt elektronisk signatur tidligere anbefales det på det sterkeste at dette testet ut i god tid før innleveringsfrist!
4 Vedståelsesfrist
Leverandøren må stå ved sine tilbud i 60 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp.
Ved inngivelse av nye tilbud etter forhandling starter samme vedståelsesfrist å løpe fra avgivelsen av det enkelte tilbud.
5 Kvalifikasjonskrav
Det stilles følgende krav til leverandørene som ønsker å delta i konkurransen:
Krav: | Dokumentasjonskrav: |
Generelle krav: | |
Leverandøren skal være et lovlig registrert firma | Utenlandske leverandører må fremlegge dokumentasjon for at firmaet er lovlig registrert i sitt hjemland. Norske leverandører trenger ikke dokumentere oppfyllelse av kravet utover fremleggelse av skatte- og mva-attest, jf. nedenfor. |
Leverandøren skal ha et ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter | ‘Attest for skatt og merverdiavgift’ (RF-1316). Attesten kan bestilles via xxx.xxxxxx.xx. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. (kun for norske leverandører) |
Krav til økonomisk/finansiell stilling: | |
Leverandøren skal være kredittverdig uten krav til sikkerhetstillelse. | Kredittvurdering av leverandøren som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Vurderingen skal være utferdiget av selskap med kredittopplysningskonsesjon fra Datatilsynet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Kredittvurderingen skal inneholde en vurdering av leverandørens betalingshistorikk/-pålitelighet. Resultatet av kredittvurderingen skal fremkomme som en gradert verdi (bokstaver eller tall) mot en definert skala. Dersom leverandøren, for å oppfylle kravet, viser til garantier stilt av andre foretak (f.eks morselskap) må det fremlegges tilsvarende kredittvurdering fra dette selskapet. Det må videre fremlegges en rettslig bindende bekreftelse fra dette selskapet om at de hefter solidarisk for eventuelt ansvar under kontrakten. |
Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten | Fremleggelse av regnskapstall fra siste tilgjengelig årsregnskap som viser leverandørens omsetning. (Ikke nødvendig dersom regnskapets nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen). |
6 Tildelingskriterier og evalueringsmodell
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Nr: | Kriterium: | Vekt: | Dokumentasjon: |
1. | Pris | 40 % | Prisskjema, se vedlegg til konkurransegrunnlaget del I |
2. | Tilbudt kompetanse | 60 % | CV for tilbudt ressurs. Av CV skal det fremgå erfaring, utdannelse, og relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Forsvarsbygg vil i evalueringen vektlegge tilbudt ressurs sine referanseoppdrag med samspillsentrepriser. God erfaring med flere samspillsentrepriser vil gi uttelling. Forsvarsbygg vil videre spesielt vektlegge dersom tilbudts ressurs kan dokumenterte erfaring med samspillsentrepriser med komplekse krav til gjennomføring, gjennomføring i polare strøk og utfordrende logistikk. Notat med beskrivelse av tilbudt ressurs sin kompetanse i forhold til oppdraget som er beskrevet for avtalen. Notatet bør ikke være mer enn én A4 side. |
6.1 Evalueringsmodell
6.1.1 Evaluering av pris
Det fremgår av prisskjemaet hvilke elementer som inngår i prisevalueringen. Tilbudte priser vil først bli justert for regnefeil og eventuelle annen åpenbar feilprising. Deretter kan prisene i evalueringsøyemed bli justert for avvik og forbehold som ikke er så vidtrekkende at de medfører avvisning.
Billigste tilbyder vil bli gitt 10 poeng på pris. Øvrige tilbydere gis poeng ut fra avstand til den billigste ut fra følgende formel, hvor ’Pe’ er den prisen som evalueres og ’Pb’ er prisen på billigste tilbud;
10 - | 10 x (Pe-Pb) | = poengscore |
Pb |
Denne modellen gir kun poengscore for tilbud som er mindre enn dobbelt så dyrt som billigste tilbud.
6.1.2 Evaluering av tilbudt kompetanse
Det vil bli satt poeng fra 0 til 10 poeng på dette kriteriet. 10 poeng gis til leverandører med svært god tilbudt kompetanse og 1 poeng gis til leverandører med svært liten tilbudt kompetanse. 0 poeng gis dersom det ikke er gitt noen dokumentasjon som viser leverandørens tilbudte kompetanse.
6.1.3 Samlet evaluering
Poengene på begge kriterier blir deretter vektet med sine respektive vekttall.
Basert på de innkomne tilbud, vil Forsvarsbygg vurdere om, og eventuelt i hvilken grad, det er hensiktsmessig å gjennomføre avklaringer eller forhandlinger.
7 Sikkerhetsrestriksjoner
Anskaffelsen er ikke underlagt krav gitt i, eller i medhold av, lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven).
Gjennomføring av kontrakten vil kreve at valgt Samspillskoordinator skal sikkerhetsklareres.
Av hensyn til fremdriften i anskaffelsen/kontrakten stilles det krav om at leverandørene må være norske foretak eller foretak fra stater som har virksom/gyldig sikkerhetsavtale med Norge.
Personell som det kreves sikkerhetsklarering for skal kun inneha norsk statsborgerskap, eller kun inneha statsborgerskap fra land som Norge har sikkerhetsmessig samarbeid med.
Leverandøren må påregne minimum seks måneders saksbehandlingstid for personell som kun er norske statsborgere. Saksbehandlingstiden regnes fra korrekt utfylt personopplysningsblankett (POB) er mottatt av klareringsmyndigheten.
En person som har utenlandsk statsborgerskap, kan etter en konkret helhetsvurdering få klarering, dersom det ikke er rimelig grunn til å tvile på at personen er sikkerhetsmessig skikket. Det vil i vurderingen legges vekt på hjemlandets sikkerhetsmessige betydning, personens tilknytning til hjemlandet og tilknytningen til Norge. Utfallet av slike søknader er usikkert, og i alle tilfeller må det påregnes vesentlig lengre saksbehandlingstid enn for norske statsborgere.
Det gjøres oppmerksom på at det er leverandørens risiko at autorisasjon eller sikkerhetsklarering ikke oppnås. Han har også risikoen for at autorisasjon eller sikkerhetsklarering tar lengre tid enn tre måneder, med mindre forsinkelsen skyldes forhold oppdragsgiver eller norske sikkerhetsmyndigheter svarer for.
8 Bruk av personer med bakgrunn fra forsvarssektoren
Det skal utvises varsomhet ved bruk av tidligere forsvarsansatte i oppdrag for forsvarssektoren. Med tidligere ansatte menes her personer som har vært ansatt innenfor de siste to år regnet fra tilbudsfristens utløp.
Leverandøren skal, så langt det er mulig, unngå å benytte tidligere ansatte i forsvarssektoren i direkte kontakt med oppdragsgiver under anskaffelsesprosessen. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å imøtekomme dette kravet skal dette opplyses om i tilbudet.
9 Behandling av personopplysninger
Ved innsendelse av søknad om kvalifisering og tilbud ber vi leverandørene påse at det ikke forekommer taushetsbelagte eller sensitive personopplysninger utover det som uttrykkelig etterspørres. Leverandøren er ansvarlig for at de har tillatelse til å formidle CV-er og andre dokumenter med personopplysninger og at vedkommende er tilstrekkelig informert om hva som deles. CV-ene skal være egnet for offentlig tilgjengeliggjøring og skal ikke inneholde flere opplysninger enn det som er nødvendig for evaluering av søknad om kvalifisering og tilbud.
For ytterliggere informasjon om behandling av personopplysninger, se Forsvarsbyggs personvernerklæring på xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx/xx-xxx/xxxxxxxxxx/.
10 Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg
Forsvarsbygg har inngått et samarbeid med Skatteetaten, hvor formålet er forebygging og bekjempelse av arbeidslivskriminalitet. I den forbindelse krever Forsvarsbygg at tilbyder som innstilles til kontrakt skal sende inn signert fullmakt, før kontraktsinngåelse, som gir Forsvarsbygg en utvidet rett til et ubegrenset antall ganger å innhente opplysninger om tilbyderens skatte- og avgiftsmessige forhold. Fullmakten ligger som vedlegg 2 til dette dokumentet.
Kravet om signert fullmakt gjelder også for tilbyderens underleverandører. Tilbyderen skal kontraktsfeste signeringsplikten nedover i leverandørkjeden. Før signering av kontrakt kreves det dog kun signert fullmakt fra tilbyder, med mindre underleverandører benyttes for å oppfylle et kvalifikasjonskrav i konkurransen. I så fall skal signert fullmakt foreligge fra både tilbyder og underleverandører. Signert fullmakt fra øvrige underleverandører må imidlertid være levert og godkjent av oppdragsgiver før de kan benyttes i kontrakten/prosjektet. Dette gjelder i hele kontraktsperioden.
Forsvarsbygg gjør oppmerksom på at det kan være aktuelt å avvise den tilbyder og eventuelle underleverandører som i meddelelsesbrevet er innstilt som vinner av konkurransen, dersom det etter meddelelse, men forut for signering av kontrakt, mottas opplysninger fra Skatteetaten om manglende oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser mv. Tildelingen kan derfor ikke anses endelig før det foreligger en vurdering av de innhentede opplysninger som ikke endrer oppdragsgivers tildelingsbeslutning. Det presiseres også at hvis det ikke mottas signert fullmakt fra tilbyder og eventuelle underleverandører som man har støttet
seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene, vil dette anses som et vesentlig forbehold til kontrakten som vil medføre at tilbyder avvises fra konkurransen.
Kontrakten kan bli gjenstand for oppfølging gjennom hele kontraktsperioden. Oppfølgingen innebærer at tilbyder sender månedlige oversiktslister til Forsvarsbygg med fødsels- eller D-nummer på alle ansatte som utfører arbeid som ledd i oppfyllelsen av kontrakten. Listene vil kontrolleres av Skatteetaten.
11 Organisering av tilbudet
Tilbudet bes organisert på følgende måte:
1. Undertegnet tilbudsbrev
2. Attest for skatt og merverdiavgift – RF-1316
Attesten kan bestilles via xxx.xxxxxx.xx. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3. Kredittvurdering med økonomiske nøkkeltall.
4. Etisk egenerklæring (ligger vedlagt dette dokumentet)
5. Fullmakt til innhenting av utvidet skatteattest (ligger vedlagt dette dokumentet)
6. Det er kun tilbyder som innstilles til kontrakt som skal sende inn signert fullmakt før kontraktsinngåelse
7. Utfylt prisskjema
8. CV for tilbudt ressurs
Vedlegg 1 – Etisk egenerklæring
Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater erklæres det herved samvittighetsfullt:
1. At virksomheten har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater. De etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater finnes på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx/xx000000/.
2. At kontakten med FD og underliggende etater skal være utelukkende profesjonell og være basert på god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at det ikke er tillatt å tilby en fordel til en ansatt eller andre som utfører arbeid for FD eller underliggende etater, og som kan være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. Dette gjelder uavhengig av om fordelen tilbys direkte eller gjennom en mellommann.
3. I forbindelse med innlevering av tilbud, skal det sammen med tilbudet opplyses om hvorvidt:
a. virksomheten, eller andre som kan identifiseres med virksomheten, har vært med på å utarbeide spesifikasjoner for denne anskaffelsen,
b. virksomheten har ansatt, eller tilknyttet seg noen, som i løpet av de siste to årene regnet fra opprinnelig tilbudsfrist, har vært ansatt i FD eller underliggende etater,
c. virksomheten er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har blitt innstilt, eller om virksomheten befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter,
d. virksomheten er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter,
e. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, eksempelvis kan nevnes overtredelse av nasjonale og internasjonale bestemmelser om eksport av forsvars- og sikkerhetsmateriell,
f. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, terrorhandling eller finansiering av terrorhandling, eller
g. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, eksempelvis ved at forpliktelser i forbindelse med informasjonssikkerhet eller forsyningssikkerhet i en forutgående kontrakt har blitt misligholdt.
4. Opptreden i strid med punkt 2 i denne etiske egenerklæringen, eller grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatelse av å gi opplysninger i henhold til punkt 3 i denne etiske egenerklæringen, kan medføre avvisning fra å levere tilbud til FD og underliggende etater.
Dato:
Underskrift og tittel
Vedlegg 2 – Fullmakt til innhenting av utvidet skatteattest
Det er kun tilbyder som innstilles til kontrakt som skal sende inn signert fullmakt før kontraktsinngåelse. Se punkt over om «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg» for ytterligere informasjon.
Dobbeltklikk på bilde av fullmakten for å åpne i pdf-format.
Vedlegg 4 – Prisskjema
OM PRISSKJEMAET
Samtlige åpne felt i dette skjema skal fylles inn / prises av leverandørene.
Prisskjemaet vil kunne inneholde mengdeestimater, disse er utelukkende satt for å ha grunnlag til å sammenligne tilbudene i konkurransen. Estimatene er uforpliktende, og kan ikke tas til inntekt for at slike arbeider vil komme til utførelse.
Samtlige priser oppgis i norske kroner og eksklusiv merverdiavgift.
1 TILBUDTE TIMEPRISER
Oppgitte timepriser benyttes som grunnlag for betaling av oppdraget og eventuelle opsjonsarbeider, samt for eventuelle endrings- og tilleggsarbeid.
Tilbudt personell (oppgi navn) | Tilbudt timepris | Estimert mengde (timer) | Sum |
500 | |||
Sum ekskl mva | |||
Mva | |||
Sum inkl mva | |||