Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
Konkurranse for inngåelse av rammeavtale for kjøp av polikliniske spesialisthelsetjenester innen psykisk helsevern for pasienter under 18 år.
Elverum
Anskaffelse etter FOA del IV
Saksnummer: 20/532821
1
Innholdsfortegnelse
1. Presentasjon av oppdragsgiver og fristbruddordningen 3
1.3 Om behandling av rettighetspasienter fra den offentlige spesialisthelsetjenesten 4
2. Beskrivelse av anskaffelsen, avtaleperiode, e-konsultasjoner og konkurransegrunnlaget 4
2.1 Anskaffelsen formål og omfang 4
3.1 Regelverk og kunngjøring 6
3.2 Gjennomføring av konkurransen 6
3.5 Spørsmål til konkurransen 7
3.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist 7
4.1 Skatteattest, firmaattest og økonomisk stilling 8
4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 8
5. Tildeling av kontrakt - tildelingskriterier 10
6. Innsending av tilbud og tilbudsutforming 11
6.4 Krav til språk og utforming av tilbudet 12
1. Presentasjon av oppdragsgiver og fristbruddordningen
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Xxxxx.
Xxxxx er en ytre etat til Helsedirektoratet. Helfo forvalter årlig omlag 34 milliarder kroner gjennom oppgjør til behandlere, leverandører og tjenesteytere, samt individuell refusjon av privatpersoners utgifter til blant annet legemidler, tannhelse og helsetjenester i utlandet. I tillegg har Xxxxx ansvar for fastlegebytter, frikort, Europeisk helsetrygdkort, fristbruddordningen, godkjenningsordningen fritt behandlingsvalg, Helfo veiledning for helseaktører mv.
Rettighetspasienter som ikke har fått nødvendig helsehjelp innen den fristen som spesialisthelsetjenesten har fastsatt, har "rett til nødvendig helsehjelp uten opphold", om nødvendig fra privat tjenesteyter, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 bokstav b fjerde ledd.
Spesialisthelsetjenesten skal varsle Helfo pasientformidling dersom de ikke er i stand til å oppfylle den juridiske fristen for når helsehjelp senest skal gis. Når varsel om fristbrudd mottas, skal Xxxxx pasientformidling finne et annet behandlingstilbud til pasienten. Tilbudet skal fremskaffes "uten opphold" jf. pasient- og brukerrettighetslovens § 2-1 b, og dette gir anvisning på en meget kort frist. Erfaringsmessig kan også fristbruddene varsles i grupper og enkelte ganger i større grupper, og Helfo er derfor avhengig av å knytte til seg robuste leverandører som er i stand til å motta pasientgrupper som skal tilbys helsehjelp raskt.
Selv om et forventet fristbrudd er varslet til Xxxxx skal sykehuset frem til fristdatoen fortsatt forsøke å finne et tilbud til pasienten.
Dersom pasienten takker ja til et tilbud fra Helfo, tas pasienten av ventelisten ved sykehuset. Det er ny behandler som blir ansvarlig for helsehjelpen. For mer informasjon, se xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxx- av-fristbrudd
Spesialisthelsetjenesten er ansvarlig for utgiftene jf. spesialisthelsetjenesteloven kapittel 5.
Varsling av fristbrudd skjer via Fristbruddportalen. Fristbruddportalen er et elektronisk samhandlingssystem som ligger på Norsk Helsenett hvor den offentlige spesialisthelsetjenesten varsler fristbrudd. Helfo formidler beskjed til leverandør og tildeler pasienter via systemet.
Leverandør mottar automatiske e-postvarsler når en sak er blitt tildelt. Pasientens kontaktinformasjon og helseopplysninger/ henvisning ses i samhandlingssystemet og Xxxxx får tilbakemeldinger om saker ved at leverandør bekrefter time osv. direkte i systemet.
Leverandør må være tilknyttet Norsk Helsenett og må signere databehandleravtale med Helsedirektoratet for tilkobling til systemet.
1.3 Om behandling av rettighetspasienter fra den offentlige spesialisthelsetjenesten
Lovverket stiller mange krav som gjelder alle helsetjenesteytere – både private og offentlige. Eksempler på slike krav er blant annet krav om forsvarlige tjenester, internkontroll og systematisk arbeid med kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet. Imidlertid er en rekke plikter i lov og forskrift i utgangspunktet kun knyttet til offentlig virksomhet. Eksempler på dette er plikt til å rapportere aktivitetstall til NPR, plikt til å utarbeide individuell plan eller varslingsplikt ved alvorlige hendelser. Sistnevnte plikter er derfor inntatt som krav i konkurransen for å sikre pasientene et tilsvarende tilbud som det de skulle hatt ved sitt offentlige sykehus. Private leverandører som skal yte spesialisthelsetjenester til rettighetspasienter fra det offentlige, herunder fristbruddpasienter, må være godt kjent med og ha tilrettelagt sin virksomhet slik at plikter som ellers påhviler det offentlige vil etterleves av leverandøren.
2. Beskrivelse av anskaffelsen, avtaleperiode, e-konsultasjoner og konkurransegrunnlaget
2.1 Anskaffelsen formål og omfang
Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for bestilling av polikliniske spesialisthelsetjenester innen psykisk helsevern for fristbruddpasienter under 18 år i Eleverum.
Som nevnt over ønsker Xxxxx leverandører som er i stand til å motta større pasientgrupper som skal tilbys helsehjelp raskt. Det er imidlertid viktig å understreke at Helfo ikke kan estimere omfanget av avtalen da antall pasienter det meldes fristbrudd for er utenfor Helfo sin kontroll. Helfo kan derfor ikke garantere antall pasienter formidlet på avtalen. Det er kun avrop/ bestilling på avtalen som utløser en økonomisk forpliktelse for fristbruddinstitusjonen (den offentlige spesialisthelsetjenesten/sykehuset).
Tilbyder må kunne tilby e-konsultasjon. Ved bruk av e – konsultasjon i form av video eller telefon, er det faglig forsvarlighet og innholdet i helsehjelpen som er avgjørende, ikke måten tjenesten blir ytt på. Kravene til forsvarlighet skal være de samme som om helsehjelpen ytes med fysisk tilstedeværelse i konsultasjonen eller ved bruk av e-konsultasjon.
Hva som ligger innenfor det forsvarlige, vil blant annet bero på pasientens helsetilstand og hvilke behandlingsalternativer som er tilgjengelige. Pasientens medbestemmelsesrett må tas med i vurderingen. Med dette som utgangspunkt må behandler og pasient i felleskap bli enige om e – konsultasjon egner seg som et supplement til fysisk tilstedeværelse. Her vil også smittevern være et viktig moment.
E-konsultasjon skal gjennomføres via en programvare som er i henhold til gjeldene krav til personvern og informasjonssikkerhet.1 Helfo har også i punkt 14 i bilag 2 "Krav til tjenestene" stilt krav om at leverandøren skal sikre at gjeldene nasjonale smittevernrutiner følges.
Rammeavtalen vil ha en varighet på 1 år. Oppdragsgiver har ensidig rett til å forlenge avtalen i inntil 12 måneder to ganger. Det vil si inntil 12 + inntil 12 måneders forlengelse av avtaleperioden på ellers like vilkår, se kontraktens punkt 2. Avgjørelse om prolongering vil varsles av skriftlig av Helfo innen tre måneder før avtalens utløp.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende bilag:
Dokument | Navn |
Bilag 1 | Tilbudsbrev |
Bilag 2 | Krav til tjenestene |
Bilag 2 a | Bemanningsoversikt |
Bilag 2 b | CV for tilbudt personell |
Bilag 3 | Plan for økt tilfang av pasienter |
Bilag 4 | Rammeavtale |
Bilag 5 | Rutine for leverandør |
Bilag 6 | Mønsteravtale for direkte oppgjør |
Bilag 7 | Databehandleravtale |
Bilag 4 – 7 skal ikke legges ved tilbudet. Se pkt. 6.4 om utforming av tilbud.
1 Norm for informasjonssikkerhet og personvern i helse og omsorgstjenesten (Normen)
Anskaffelsen er omfattet av lov2 og forskrift3 om offentlige anskaffelser (heretter benevnt LOA og FOA). Anskaffelsen gjennomføres etter reglene i FOA del IV, som gjelder for anskaffelser av helse- og sosialtjenester.
Kunngjøring foretas ved bruk av den offisielle norske kunngjøringsdatabasen (DOFFIN), se xxx.xxxxxx.xx jf. FOA § 30-5 jf. § 21-1.
3.2 Gjennomføring av konkurransen
Konkurransen vil bli gjennomført som en kunngjort konkurranse etter del IV, hvoretter alle interesserte tilbydere gis anledning til å levere tilbud.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha kontakt med leverandørene utover å foreta eventuelle mindre avklaringer/korrigeringer av tilbudene.
Forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Ved uklarheter, rettes spørsmål via Mercell, ref. punkt 3.5.
Tilbud og anskaffelsesprotokoller er offentlige for allmenheten etter at valg av tilbyder er gjort, jf. offentleglova4 § 23 tredje ledd, jf. FOA § 7-3.
Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i nevnte dokumenter, men likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt, jf. for eksempel forvaltningslovens § 13 om drifts- eller forretningsforhold av konkurransemessig betydning.
2 Lov av 17. juni 2016 nr. 73, se xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxx/0000-00-00-00?xxxxxxxxx
3 Forskrift av 12. august 2016 nr. 974, se xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxxxxxxxx/0000-00-00-000
4 Lov av 19. mai 2006 nr. 16, se xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxx/0000-00-00-00
Xxxxxxxx bes derfor levere en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagt er sladdet. Opplysninger skal ikke være slettet fra dokumentet, men strøket over. Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Helfo kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
Informasjonen fra leverandør er bare veiledende, Xxxxx er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav iht. offentleglova.
Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen.
Xxxxx har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen:
Hendelse | Dato |
Kunngjøring av konkurranse | 28.12.2020 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 18.01.2021 |
Tilbudsfrist | 25.01.2021 |
Tentativ tildeling av kontrakt | 03.02.2021 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 25.03.2021 |
Rammeavtalen trer i kraft fra | 17.02.2021 |
All kommunikasjon og eventuelle spørsmål skal foregå elektronisk via Mercell. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved uklarheter og spørsmål, skal dette rettes via Mercell. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Mercell.
3.6 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist
Tilbudsfrist er satt til 25. januar 2021 kl. 24.00.
Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud til 25. mars 2021. Vedståelsesfristen skal bekreftes skriftlig i bilag 1, Tilbudsbrev.
Kvalifikasjonskravene fremkommer også i Mercell under ESPD Kvalifikasjonskrav. Kravene skal dokumenteres ved å laste opp etterspurt dokumentasjon i Mercell.
4.1Skatteattest, firmaattest og økonomisk stilling
Nr. | Krav | Dokumenteres ved |
1. | Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift, jf. FOA § 7-2. | Skatteattest for betalt skatt og betalt merverdiavgift, som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud. |
2. | Tilbyder må være en lovlig etablert virksomhet. | Firmaattest |
3. | Tilbyder må ha en tilfredsstillende økonomisk stilling til å kunne oppfylle rammeavtalen. | Siste års revisorgodkjente regnskap med noter. Eventuelle nystartede virksomheter skal redegjøre for relevante forhold knyttet til vurderingen av eget foretaks økonomiske og finansielle stilling. |
4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Nr. | Krav | Dokumenteres ved |
4. | Tilbyder skal være tilknyttet Norsk helsenett innen mottak av første pasient fra Helfo. | Dokumentasjon/bekreftelse på tilbyders tilknytning til Norsk helsenett. |
5. | Tilbyder skal kunne tilby e-konsultasjon. | Dokumentasjon/bekreftelse på at tilbyder har nødvendige systemer/programvare for gjennomføring av e-konsultasjon. |
6. | Tilbyder skal ha etablert de nødvendige systemer/programvare for å tilfredsstille kravene til rapportering av pasientdata i spesialisthelsetjenesten innen mottak av første pasient fra Helfo. | Dokumentasjon/bekreftelse på at tilbyder vil ha nødvendige systemer/programvare for rapportering av pasientdata |
7. | Tilbyder skal ha etablert et styringssystem jf. forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i | Tilbyder skal vedlegge en kopi av innholdsfortegnelsen til internkontrollsystemet. |
helse- og omsorgstjenesten5 (tidligere internkontrollforskriften). | ||
8. | Tilbyder skal tilby psykolog med spesialisering innen barne- og ungdomspsykologi og lege med spesialisering innen barne- og ungdomspsykiatri | Xxxxxxxx skal vedlegge utskrift fra Helsepersonellregisteret |
9. | Dersom det tilbys øvrig personell i tillegg til spesialistene må dette være autorisert helsepersonell. | Tilbyder skal vedlegge utskrift fra Helsepersonellregisteret |
10. | Tilbyder må kunne tilby oppstart av utredning/behandling umiddelbart etter avtaleinngåelse. Tentativ dato er satt til 17.02.21 | Tilbyder bes bekrefte dette |
5 Forskrift av 28. oktober 2016 (Helse- og omsorgsdepartementet)
5. Tildeling av kontrakt - tildelingskriterier
Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av en helhetsvurdering basert på følgende tildelingskriterier:
Nr. | Tildelingskriterier og beskrivelse | Besvarelse og evaluering |
1 | Tilbudt personell, kompetanse og gjennomføringsevne Tilbyder må tilby personell til å behandle inntil 30 pasienter fra oppstart av kontrakt. Under dette tildelingskriteriet vil sammensetningen av det tilbudte personell bli vurdert. Dersom det benyttes øvrig personell i tillegg til spesialistene, vil høy kompetanse og erfaring som behandler fra offentlig spesialisthelsetjeneste innen psykisk helsevern barn og unge vektlegges. Xxxxx ønsker å sikre at leverandør kan håndtere et pasientomfang utover 30 pasienter. Tilbyder må ha en plan hvis det skulle bli stort tilfang av nye pasienter i avtaleperioden. Planen må inneholde en beskrive av tiltenkt bemanning, kapasitet og lokaler. | Evalueres ut fra besvarelse av: • Bilag 2a - Bemanningsoversikt • Bilag 2b - CV for tilbudt personell • Bilag 3 – Plan for økt tilfang av pasienter. |
2 | Pris Helfo erfarer at det ofte ikke er lokale tilbydere i konkurranser om disse tjenestene. Valgte leverandør må da etablere seg med lokaler, og vil da ofte også ha reise/oppholdsutgifter for personell etc, som må innkalkuleres i timespris. Ved kunngjøring av konkurranse og kontraktsinngåelse vil antall pasienter som blir formidlet til leverandør være usikkert. Ved et stort antall formidlede pasienter vil leverandør ha sikret seg inndekning av faste kostander til lokaler, reise/opphold etc, og Xxxxx gir derfor tilbyder mulighet til å tilby differensierte timespriser ut fra formidlede antall pasienter utover i avtaleperioden. Intervallet/kategoriene vil være opptil 30 pasienter, mellom 31-60 pasienter og over 60 pasienter. Tilbyder må ikke tilby differensierte timespriser, men tilbudte priser i alle kategoriene vil være en del av evaluering under dette tildelingskriteriet. | Evalueres ut fra besvarelse av: • Priser oppgitt i Mercell under Produkter. |
Helfo presiserer at dette vil gjelde antall pasienter som forløpende blir formidlet til leverandør, og ikke det antall pasienter som er i behandling til enhver tid. Eventuelt ny pris vil gjelde fra pasient 31 og oppover og fra 61 og oppover. Tilbudt timespris skal oppgis i Mercell under Produkter. Timespris skal inkludere alle kostnader leverandøren har i forbindelse med tjenestene som skal leveres. Dvs at alle kostander relatert til f.eks lokaler, reisevirksomhet, reisetid, forarbeid og etterarbeid (f.eks journalskriving, innhenting av opplysninger mm) og andre øvrige kostnader ikke kan faktureres. Timespris skal ikke inkludere pasientens egenandel. Eventuelle utgifter til tolk kan faktureres etter faktiske kostnader. Timesprisen skal være fast – dvs ikke tillegg for kveld/natt/helg. Timespris løper etter hver påbegynte halvtime. |
6. Innsending av tilbud og tilbudsutforming
Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist, systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk etter tilbudsfristens utløp.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Eventuelle kostnader tilbyder har ved utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på Helfos konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av Xxxxx.
Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud.
Xxxxx ønsker fortrinnsvis å inngå kontrakter med leverandører som kun i begrenset grad benytter seg av underleverandører til pasientbehandling. Dette begrunnes med at det er ønskelig at leverandøren har en nær tilknytning til, og oppfølgingsansvar, overfor det personellet som yter behandling til pasientene. Det er derfor ikke ønskelig at det benyttes underleverandører i mer enn ett ledd under hovedleverandør. Xxxxx forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør.
Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av hovedleverandør.
6.4 Krav til språk og utforming av tilbudet
Tilbudet skal utformes på norsk.
Tilbudet skal leveres med filnavn etter følgende struktur:
Bilag nr. | Beskrivelse | Aktivitet |
Bilag 1 | Tilbudsbrev | Utfylt og signert |
Bilag 2 a | Bemanningsoversikt | Utfylt |
Bilag 2 b | CV oversikt over tilbudt personell | Utfylt |
Bilag 3 | Plan for økt tilfang av pasienter | Utfylt |
Bilag 4 | Sladdet versjon av tilbudet | Utfylt, se pk.t.3.3 |