Personvernerklæring for Kong Arthur StudentWeb (SelfService)
Personvernerklæring for Kong Xxxxxx XxxxxxxXxx (SelfService)
Sist endret: 27.06.2018
1) Kort om SelfService
SelfService er en webapplikasjon som lar deg som student utføre studieadministrative oppgaver, slik som endring i egne kontaktdata og mulig oppmelding til eksamen. SelfService gir deg også innsyn i informasjonen som Norsk Gestalt Institutt Høyskole har lagret om deg i det studieadministrative systemet Kong Xxxxxx Xxxxx (KA Admin), slik som kontaktopplysninger, eksamensresultater og hva som er sendt til Lånekassen.
SelfService er knyttet til det studieadministrative systemet KA Admin. Det betyr at data som registreres i SelfService lagres i KA Admin. Data i KA Admin rapporteres i ulike sammenhenger til flere parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for KA Admin.
2) Hva er en personvernerklæring?
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norsk Gestaltinstitutt Høyskole håndterer dine personopplysninger i datasystemet KA Admin. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
3) Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan identifisere en konkret person.
Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i SelfService
Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i SelfService er at du skal kunne administrere dine studier ved Norsk Gestaltinstitutt Høyskole.
Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen er også nødvendig for at Norsk Gestaltinstitutt Høyskole skal kunne oppfylle sin avtale med deg som student. Enkelte behandlinger er utøvelse av offentlig myndighet.
5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i SelfService og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Følgende personopplysninger vil vises i SelfService: navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11
siffer), kjønn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, foto (portrett/til ID kort), statsborgerskap, utdanningsbakgrunn, søknadsopplysninger, fakturainformasjon, oppmelding til studier, kurs og resultater.
Personopplysninger som registreres i SelfService blir sendt til det studieadministrative systemet KA Admin. Personopplysninger i KA Admin lagres i utgangspunktet til evig tid. Se gjerne personvernerklæringen for KA Admin.
Personopplysningene dine kan hentes fra:
1. Deg selv via SelfService
2. Administrasjonen ved Norsk Gestaltinstitutt Høyskole
Frivillige registreringer
1. Deg selv via SelfService
Det er frivilling for deg å registrere/endre personopplysninger i SelfService, men dersom ikke korrekt informasjon er registrert kan dette hindre Norsk Gestaltinstitutt Høyskole i å komme i kontakt med deg.
Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke
2. Saksbehandlere ved Norsk Gestaltinstitutt Høyskole
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Norsk Gestaltinstitutt Høyskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Disse dataene blir kun sendt til SelfService for at du skal få innsyn i dine data.
6) Vi utleverer dine personopplysninger til andre
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Norsk Gestaltinstitutt Høyskolekan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
1) Kong Arthur Produkt (KAP).
SelfService utvikles/driftes av KAP. Ansatte ved KAP som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
2) Xxxxx xxxxxx
Personopplysninger du registrerer i SelfService sendes til det studieadministrative systemet KA Admin. Se personvernerklæringen for KA Admin for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra KA Admin.
7) Sikkerheten rundt dine personopplysninger
Norsk Gestaltinstitutt Høyskolegjennomfører regelmessig internkontroll for å sikre dine personopplysninger i SelfService. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.
I tillegg til dine personopplysninger i Kong Xxxxxx Xxxxx, oppbevarer Norsk Gestaltinstitutt Høyskole dine personopplysninger og annen relevant informasjon i forbindelse med ditt studieløp, i
skolens arkiv i den tiden du er student ved skolen. Etter avsluttet studium vil Norsk Gestaltinstitutt
Høyskole kun oppbevare informasjon om hvilke studieprogram(ene) du har deltatt i. Øvrig informasjon vil bli makulert.
8) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Norsk Gestaltinstitutt Høyskolebehandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.
Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Norsk Gestaltinstitutt Høyskole. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.
Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.
I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.
Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfyl t. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.
Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan
gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 9.
Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.
9) Kontakt
Behandlingsansvarlig
Norsk Gestaltinstitutt Høyskoleer behandlingsansvarlig for personopplysninger i SelfService, jf. personopplysningsloven § 2 nr. 4 og §19 a.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 8 ovenfor, kan du ta kontakt på xxx@xxxxxxx.xx Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Tjenesteleverandør
Kong Xxxxxx Xxxxxxx (KAP) er tjenesteleverandør av SelfService. Det vil si at KAP utvikler og forvalter og har det daglige ansvaret for driften av SelfService. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved KAP tilgang til alle personopplysninger som er registrert i SelfService, og med det også personopplysninger som sendes til og fra KA Admin.