Konkurransegrunnlag for rammeavtale
Rehabilitering av enkelt leiligheter for Porsgrunn boligstiftelse
Konkurransegrunnlag for rammeavtale
Åpen anbudskonkurranse etter forskriftenes del I og III
DEL 2-2
PA- bok Prosjektadministrative rutiner
1.2 Generell prosjektinformasjon 3
1.3 Adresse- og telefonliste 5
2.0 Rutine for tegningsproduksjon og utgivelse 5
2.1 Tegningsbehandling generelt 5
2.2 Rutiner for digital tegningsproduksjon 6
2.3 Tittelfelt og tegningsnummerering 6
2.6 Kvalitetssikring av tegninger 7
3.1.2 PL samspillsmøter / Byggherremøter 8
3.1.6 Fremdrifts- og byggemøter 8
6.0 Dokumentasjon / korrespondanse 10
6.2 Tidsfrister – korrespondanse 10
6.3 Arkivering av dokumenter 10
6.5 Arkivering i elektronisk arkiv og merking av dokumenter 11
6.7 Xxxxxxx, møtereferater, meldinger 11
7. Rapportering til byggherre 11
11.1 SHA-runder/vernerunder 12
11.5 Overtakelsesforretning 12
12.0 Forvaltning, drift og vedlikehold 13
13.0 Ledelse og personelladministrasjon 13
1.1 Generelt
PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok og omfatter prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, retningslinjer og informasjon for gjennomføring, rehabilitering av enkelt leiligheter for Porsgrunn boligstiftelse.
Alle prosjektdeltakere skal gjøre seg kjent med, og følge, relevante deler av PA-boken, slik at prosjektet kan gjennomføres raskt og effektivt, dog uten skader på liv, helse og materiell, i henhold til gjeldende kontrakt.
PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring og forretningsmessig orden i prosjektet.
Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA-boken. PA-boken vil bli løpende revidert ved behov.
1.2 Generell prosjektinformasjon
Prosjekt: Rehabilitering av enkelt leiligheter «Utleieboliger
Byggherre: Porsgrunn Boligstiftelse
Byggherrens PA: Xxxx Xxxxxxxxxx
Byggherrens PL: HRP AS v/ Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Kontrakt: Avtaledokument 8406 Oppradering\rehabilitering enkelte leiligheter. Byggeperiode: Avklares ved avrop.
Prosjektet inneholder:
De fleste leieleiglighetene til Porsgrunn boligstiftelse er fra 70, 80 tallet og har et sterkt behov for oppgradering
\rehabilitering for å holde mål med dagens standard. Generelt skal alle overflatene i alle rom skiftes ut og erstattes med nye robuste materialer.
Inredningen i både kjøkken og bad skiftes ut.
I de fleste leilighetene er det montert i de siste årene sprinkler \tåkeanlegg disse skal beholdes. Nye sikringsskap, lysbrytere og stikkontakter etableres.
1.1 Organisasjonskart
«Organisasjonskart for gjennomføringsfasen for BH»
«Organisasjonskart for entreprenørens prosjektorganisasjon»
«Organisasjonsplan for SHA»
Byggherre
Porsgrunn boligstiftelse v\ Xxxx Xxxxxxxxxx
Prosjektleder (BH\PL)
Porsgrunn boligstiftelse v\Xxxx Xxxxxxxxxx
Assisterende Prosjektleder
Generalentreprenør
Prosjekteringsgruppen
Hovedbedrift
Underentreprenører
1.2 Pressekontakt
All kontakt med media/presse på vegne av prosjektet skal håndteres av Porsgrunn Boligstiftelse ved Xxxx Xxxxxxxxxx.
1.3 Adresse- og telefonliste
Adresse- og telefonlister utarbeides av entreprenør og distribueres til prosjektmedlemmene.
Kontrakter
Følgende kontrakter vil bli inngått i dette prosjektet:
Kontrakt | Ansvarlig |
Prosjekteringsgruppe | Aktuellt når prosjketet går over i neste fase |
Byggeleder | Aktuellt når prosjektet går over i neste fase |
Generalentreprenør | Aktuellt når prosjektet går over i neste fase |
Generalentreprenør | Aktuellt når prosjektet går over i neste fase |
Etc. |
Fullmakter
Rådgivere, byggeleder og entreprenør kan ikke på egen hånd påføre byggherren økonomiske forpliktelser.
2.0 Rutine for tegningsproduksjon og utgivelse
2.1 Tegningsbehandling generelt
Totalentreprenøren som innehar prosjekteringsansvaret skal sammen med Arkitekt og rådgivende ingeniører, utarbeide tegninger i henhold til avtalt beslutnings- og tegningsleveringsplan.
Tegninger fra de prosjekterende skal foreligge byggeplassen den angitte fristdato i henhold til den gjeldende prosjekteringsplanen. Prosjekteringsplanen skal til enhver tid være avstemt med hovedfremdriftsplanen for prosjektet.
Eventuelle produksjonstegninger fra underentreprenører skal kvalitetssikres i henhold til avtalte tverrfaglige prosedyrer og tidsfrister.
Alle tegninger skal være utarbeidet i korrekt stand (Norsk Standard), med utfylte tittelfelt og være kvalitetssikret etter utgiverens interne kontroll system, og i henhold til denne rutine før distribusjon.
Skala og format på tegninger avtales i prosjekteringsgruppen på prosjektet. Det skal lages
nedfotograferte tegninger på A3-format av alle hovedtegninger (plan, snitt og fasader). Det må vurderes nedfotografelte A3-kopier for øvrig som komplement til normalskala.
Følgende farger skal benyttes på tegningene:
• Arkitekttegninger - Hvit
• Bygningstekniske tegninger - Hvit
• VVS tegninger - Rød
• Elektrotegninger - Blå
• Utsparingstegninger - Blå
• Xxxxx - Xxxx
2.2 Rutiner for digital tegningsproduksjon
Digitale tegninger skal være gjeldende på lik linje med papirtegninger.
For å kunne gjennomføre tverrfaglige kontroller og samkjøre tegninger, skal alle konsulenter/leverandører benytte programvare som er kompatible.
Ved vurdering om oppgradering av programvare, skal dette omforenes med byggherrens prosjektledelse.
Tegninger:
Ønsket format på tegningsfilene er .pdf og .dwg.
Utvekslingsformater er .dwg (2D), og hver fil skal kun inneholde en gyldig tegning.
2.3 Tittelfelt og tegningsnummerering
Tittelfeltet på tegninger skal være entydig og i mest mulig klartekst angi innholdet på hver enkelt tegning. Revisjonsnummer skal være tydelig markert med revisjonsdato og revisjonsskyer på tegninger. Det skal også inneholde liste over revisjonshistorikk.
Alle tegninger skal ha en tegningslinjal som viser skalert mål.
2.4 Tegningslister
Oppdatert tegningsliste med revisjonsdato og revisjonsindeks skal til enhver tid være tilgjengelig. Hele tegningslisten skal revideres ved hver revisjon.
Generelt skal følgende opplysninger skal være ivaretatt:
• Prosjekt
• Prosjekterende
• Dato og revisjonsindeks på tegningsliste
• Tegningsnummer.
• Tegningstittel
• Målestokk
• Dato opprettet
• Revisjonsindeks
• Revisjonsdato
2.5 Utsparingstegninger
Det skal etableres felles utsparingstegninger for alle fag (ARK, VVS og Elektro). Utsparinger skal inntegnes på ARK/ byggetekniske tegninger. Dette skal først utføres av RIV (ventilasjon og rør) som deretter sender til RIE (elektro).
Deretter skal RlB foreta kontroll av utsparingene i alle eventuelle bærende konstruksjoner, og etablere en felles utsparingstegning. Denne distribueres til alle berørte parter via Entreprenøren og gis status "arbeidstegning". Dersom det skal tegnes utsparinger i lettvegger og murte vegger skal disse inntegnes på arkitekt tegninger i samme rekkefølge som over.
Utsparingstegninger skal være tydelig merket, og påføres at de kun gjelder for utsparinger og ikke må benyttes som måltegninger.
2.6 Kvalitetssikring av tegninger
Det er et krav at de prosjekterende utarbeider prosjekt spesifikke kvalitetsplaner og sjekklister som skal oversendes oppdragsgiver på forespørsel. Planene skal som et minimum tilfredsstille kravene i plan- og bygningsloven med tilhørende lover, standarder- og forskrifter.
2.7 Tegningsdistribusjon
Tegningsdistribusjon skal skje gjennom (avklares i neste fase). TE har ansvaret for å utarbeide en komplett distribusjonsliste.
3.1 Møter generelt
Møteinnkallelser distribueres digitalt.
Det skal føres møtereferat fra alle møter. Den som innkaller har ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert via e-post, senest 2 dager etter at møtet har funnet sted.
Kommentarer til møtereferater skal gis umiddelbart til den som er ansvarlig for referatet, og som senest til neste møte. Eventuelle merknader eller korreksjoner tas inn i påfølgende referat.
Møtereferat skal ha følgende innhold:
• Prosjektnavn
• Møtetype og nr
• Tid, sted, referent og utsendt dato
• Møtedeltakere
• Distribusjon: Møtedeltakere og kopi
• Neste møte (tid, sted)
• Referat (saksnr, sak, ansvar)
Følgende rutinemessige møtetyper er aktuelle i prosjektet.
• Prosjektoppstartsmøte
• Prosjekteringsmøter (avholdes evt. Også i gjennomføringsfasen)
• Xxxxx møter
• Særmøter
• Annet
• Ansvar:
• Avholdes etter nærmere avtale og ved behov
• Innkalling: xxxx, ev andre ved behov.
• Sted:
• Deltakere:
• Referent:
• Distribusjon av referatet: Tilstedeværende + BHs PL og TEs PL.
3.1.2 PL samspillsmøter / Byggherremøter
Entreprenør og prosjektledelsen til Porsgrunn boligstiftelse avholder møter, for rapportering, beslutninger og generell infoutveksling.
• Ansvar: Porsgrunn boligstiftelse v/prosjektleder
• Avholdes hver 14. dag eller etter nærmere avtale.
• Innkalling: Prosjektleder ved Porsgrunn boligstiftelse
• Sted: Byggeplass\ kontor til byggherre
• Deltakere: Prosjektledelse hos TE og BH.
• Referent: BHs PL
• Distribusjon av referatet: Tilstedeværende, kopi styringsgruppe
Byggherrens møter med bruker for avklaring av eventuelle kontraktuelle forhold, endringer, beslutninger samt generell informasjonsutveksling. Gjennomføres i den grad det er hensiktsmessig.
• Ansvar: Porsgrunn boligstiftelse v/Prosjektleder
• Avholdes etter avtale.
• Innkalling: Porsgrunn boligstiftelse v/ Prosjektleder
• Sted: Avtales senere
• Deltakere: Prosjektleder(e) og Prosjektledelsen hos bruker.
• Referent: HRP AS v/ Prosjektleder
• Distribusjon av referatet: Tilstedeværende, kopi til GEs PL.
TE har ansvaret for og skal avholde prosjekteringsmøter. Rutiner avtales med TE. BHs PL skal ha invitasjon og referat fra møter.
Særmøter avholdes etter behov.
• Innkalling: Initiativtaker
• Sted: Byggeplass eller der det er hensiktsmessig
• Deltakere: Avtales i hvert enkelt tilfelle
• Referent: Initiativtaker
• Distribusjon: tilstedeværende og BHs PL
3.1.6 Fremdrifts- og byggemøter
Rutiner avtales med GE. BHs PL skal ha invitasjon og referat fra møter.
Det etableres egne SHA møter mellom Porsgrunn boligstiftelse og entreprenør etter behov. Hensikten er å sikre et sterkt fokus på SHA hos alle involverte parter i alle prosjektets faser.
Under produksjonsfasen skal SHA-møter/vernerunder avholdes etter nærmere avtale med GE, men som et minimum annenhver uke. Ansvaret for vernerunder er hovedbedrift, ref. org kart for SHA.
Deltagere på SHA-runde på byggeplassen avtales i møtet.
• Ansvar: Prosjektleder SHA
• Ansvar: Koordinator SHA (PRO/UTF)
• Avholdes: Hver 14 dag, eller etter nærmere avtale.
• Innkalling: Hovedbedrift
• Sted: Byggeplass
• Deltakere: Verneombud på byggeplassen, KP, KU og prosjektleder SHA
• Referent: Byggeplassens SHA ansvarlig
• Distribusjon av referatet/vernerunder: Tilstedeværende, byggherre, brukers SHA ansvarlige.
Prosjektet har planer til forskjellig formål. Ansvar for planene følger organisasjonsansvaret.
Daglig ansvar i Prosjektet for en eventuell revisjon og etter\levelse av de mest vesentlige planene er som følger:
Type plan | Ansvarlig | Medvirkende | Godkjenning | Merknader |
Beslutningsplan Produksjon | GE | BH/Bruker | BH | |
Hovedfremdriftsplan | BH | Styringsdok. Som ikke revideres. | ||
Fremdriftsplaner produksjon | GE | BH | ||
Prosjekteringsplan | GE | BH | ||
Faktureringsplan | GE | BH | BH |
Hovedfremdriftsplan er en overordnet plan. Andre planer skal tilpasses denne og ajourføres fortløpende for å nå kontraktsmilepeler, og vise de respektive aktiviteter.
Informasjon om dette, og eventuelle konsekvenser for andre planer, skal umiddelbart tas opp med alle involverte parter.
Alle fakturaer i henhold til egne avtaler på prosjektet sendes til:
Fakturaadresse: EHF-faktura eller til e-post:xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx Faktura skal merkes med følgende:
Byggherrens navn:
Kontraktens navn:
Kontrakt-/prosjekt-/ressursnummer: Type faktura:
All kopi av faktura scannes og sendes BHs PL på e-post samtidig med fakturering.
6.0 Dokumentasjon / korrespondanse
6.1 Generelt
Korrespondanse skal generelt inneholde en sak pr brev/ E-post.
6.2 Tidsfrister – korrespondanse
All korrespondanse skal som hovedregel besvares snarest og uten ugrunnet opphold.
6.3 Arkivering av dokumenter
Samtlige aktører skal ha prosjektarkiv som er elektronisk basert. Dokumenter merkes i henhold til prosjektets rutine, se pkt 6.5.
Alle dokumenter som har betydning for prosjektet skal lagres i 10 år etter overlevering. Dette gjelder også e-post.
Viktige dokumenter som mottas i papir skal skannes og arkiveres elektronisk. Kontrakter skal i tillegg oppbevares på papir på forsvarlig måte
6.4 Korrespondanse
E-post er å anse som formell korrespondanse. Ved bruk av E-post gjelder følgende:
• E-post sendes kun til den som har ansvar for å svare (eller forventer har et ansvar). Evt andre som skal informeres får kopi.
• Kun en sak pr E-post.
• I emnefeltet skal innholdet i e-posten inneholde «prosjektnavn» i tillegg å beskrive kortfattet og entydig saken.
E-post som har eller kan få kontraktsmessige konsekvenser for byggherre er kun gyldig om den er signert av og sendt fra bemyndiget person.
Alle brev skal merkes med:
• Porsgrunn boligstiftelse v/ Prosjektleder
• «Oppgradering \rehabilitering enkelt leiligheter»
• Kort beskrivelse av tema og sak korrespondansen gjelder.
• Mottaker
• Sted og dato for avsendelse.
• Nummerering – løpende rekkefølge.
Brev kan sendes elektronisk.
6.5 Arkivering i elektronisk arkiv og merking av dokumenter
Alle aktører skal etablere prosjekt arkiv med oversiktlig struktur.
6.6 Kontrakter / avtaler
Kontrakter/avtaleoriginaler med vedlegg skal arkiveres elektronisk og som papirkopi på forsvarlig måte.
6.7 Xxxxxxx, møtereferater, xxxxxxxxx
Notater, referater, brev, endringsmeldinger, avviksmeldinger etc. skal registreres i et løpenummersystem, ARK- 01, ARK-02 osv.
Entreprenør sender månedsrapport til Porsgrunn boligstiftelse innen avtalt dato. Den skal som et minimum omfatte:
Prosjektering, rapport om pågående arbeid og fremdriftsstatus, fremdrift kommende periode, KS/Risikostyring (med egen rapportering ), SHA (med egen rapportering ref SHA-plan), miljø/avfall/status Miljøprogram, prosjektorganisasjon, økonomisk status, avviksregistrering, myndighetsstatus/-behandling. Evt. annen relevant informasjon. Rapporteringen skal ha ”cut” den 1. hver måned, og leveres senest den 10. i hver påfølgende måned.
Økonomirapport må spesifiseres etter avtale med byggherre.
Eksterne kontraktspartnere skal dokumentere eget og implementert KS-system som ivaretar relevante deler av NS-EN ISO 9001:2000 ”System for kvalitetsstyring”.
Byggherre forbeholder seg retten til å revidere kontraktspartenes styringssystem som er relevant for denne kontrakten. Kontraktsparten skal iverksette tiltak der det eventuelt avdekkes avvik.
Alle deltagere skal utarbeide kontrollplaner og holde disse à jour. Sjekklister skal fylles ut og signeres. Avviksbehandling skal dokumentere feil, utbedringsmåte og eventuell rutineendring for å hindre gjentagelse
løpende frem til BH’s overtakelse.
Etter overtakelse og innenfor reklamansjon-/garantiperioden vil BH melde fra om avvik og forhold som oppstår gjennom sitt FDV-system til GE. GE skal benytte den aktuelle app’en for utbedring, lukking og tilbakemelding av forholdet til BH. Nødvendig opplæring gis av BE.
Entreprenørs KS-leder skal umiddelbart etter kontraktsinngåelse med UE/lev ha kopi av deres
prosjekttilpassede KS system. Dette skal være tilgjengelig for byggherre på anmodning, og til enhver tid foreligge på byggeplass.
Sjekklister skal brukes aktivt i prosjektet til å forhindre avvik i forhold til avtalte leveranser.
8.1 Avvik
Entreprenøren skal føre logg over alle registrerte avvik. Føres inn i BH sitt digitalt arbeids Eiendomsforvaltnings verktøy.
Til byggherre skal avvik som vil medføre forringelse eller endring av den avtalte leveranse, rapporteres. Avvik som skal behandles av byggherre, skal innrapporteres inn i BH sitt digitale rapporterings verktøy
Avviksmeldingen skal angi:
• Beskrivelse av avviket
• Årsak til avviket
• Ansvar for opprettelse
• Forslag til korrigerende tiltak.
• Eventuelle konsekvenser av avviket som f.eks. tidsforsinkelser og endringer i utførelse i forhold til tegning, eller spesifikasjon.
Det skal utarbeides egne SHA avtaler og SHA planer. Det skal velges og lages avtaler for SHA koordinator prosjektering (KP), SHA-koordinator utførelsesfase (KU), samt hovedbedrift. Det vises til prosjektets SHA-plan.
Se YM –plan.
10.1 Avfallssortering
Se YM-plan. Minimum iht myndighetendes krav.
11.1 SHA-runder/vernerunder
SHA-arbeidet følger prosjektets SHA-plan.
11.2 Kvalitets kontroller
Det skal avtales rutiner mellom GE og byggherre for jevnlige kvalitetskontroller.
11.3 Forhåndsbefaringer
Hensikten med forhåndsbefaringer er å registrere og utbedre feil og mangler før
ferdigbefaringen. I forkant av denne befaring, skal de respektive UE/leverandører, ha gjennomført og dokumentert sine respektive egenkontroller. Xxxxxxxxxxxx med ansvarlige og tidsfrister for utbedring distribueres.
11.4 Ferdigbefaringer
I forkant av overtakelsesforretning skal det gjennomføres ferdigbefaringer med Porsgrunn boligstifteøse og GE. Plan for befaringer utarbeides i samarbeid mellom Porsgrunn boligstiftelse og GE. Planen skal ta hensyn til tilstrekkelig tid for utkvittering av feil og mangler og uttesting/dokumentasjon av tekniske anlegg, m.m.
11.5 Overtakelsesforretning
Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det bla. foreligge:
• Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene
• Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller
• Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene
• FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av byggherre eller hans rådgivere
• Brannverndokumentasjon
• Opplæring av brukere skal være gjennomført
12.0 Forvaltning, drift og vedlikehold
12.1 FDV-materiale
Innen overlevering skal entreprenøren ha levert FDV-dokumentasjon, for de arbeider som omfattes av kontrakten.
FDV-dokumentasjonen skal som minimum omfatte:
For bygningsmessige arbeider:
• Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene
• Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler
• Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler.
• Branndokumentasjon
For tekniske installasjoner i tillegg:
• Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser
• Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner
• Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller
• Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter
• Monteringsanvisninger
• Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg
• Innreguleringsprotokoller
• Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv.
• Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer
Totalentreprenøren skal fremlegge komplette sett av «som bygget tegninger», også ett sett med pdf og dwg
tegninger av ”som bygget-tegninger”.
Avstemmes med BH!
Opplæring av driftspersonale skal foretas i henhold til kontrakt med entreprenør. . Opplæring skal skje på anlegget og innenfor normal arbeidstid.
13.0 Ledelse og personelladministrasjon
Under arbeid på byggeplassen skal samtlige entreprenører/underentreprenører til enhver tid ha en ansvarlig leder tilstede på byggeplassen som fullt ut forstår og kan gjøre seg forstått på norsk.
Entreprenøren er ansvarlig for at personalliste inneholder rett navn og data, for det personell som til enhver tid befinner seg på byggeplassen.
GE er ansvarlig for at myndighetenes retningslinjer for smittevern til enhever tid etterleves.