Del II SSA-R Bilag til den generelle avtaleteksten Anskaffelse av rammeavtale for felles publisering av metodebøker

Del II SSA-R Bilag til den generelle avtaleteksten Anskaffelse av rammeavtale for felles publisering av metodebøker

Innhold

R‐Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen 3

1.1 Avtalens punkt 1.1 Formål og omfang 3

1.1.1 Bakgrunn 3

1.1.2 Formål 4

1.1.3 Omfang 5

1.1.4 Definisjon av en bok 5

1.2 Avtaleinnretning 5

1.3 Oppdragsgivere som er inkludert i denne avtale 6

R‐Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen 7

2.1 Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop) 7

R‐Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag8 R‐Bilag 4: Administrative bestemmelser 9

4.1 Avtalens punkt 1.3 Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse 9

4.2 Avtalens punkt 1.4 Partenes representanter 10

R‐Bilag 5: Pris og prisbestemmelser 11

5.1 Avtalens punkt 6.1 Priser 11

5.1.1 Modell 1: Pris pr bok 11

5.1.2 Modell 2: Fri bruk 12

5.1.3 Modell 3: Leverandørens alternative prismodell 12

5.1.4 Faste priselementer for alle modeller 12

R‐Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen

1.1 Avtalens punkt 1.1 Formål og omfang

1.1.1 Bakgrunn

Et evidensbasert helsevesen baserer seg på at tjenesten utnytter tilgjengelig kunnskap og erfaring, slik at man tar i bruk ny kunnskap samtidig som utdatert praksis opphører.1 Dette blir stadig mer utfordrende, da mengden av ny kunnskap øker betraktelig fra år til år.2

For å imøtekomme utfordringene utarbeider fagmiljøer i helseforetakene kliniske anbefalinger slik at fagfeller lettere får tilgang til oppdatert kunnskap. Disse anbefalingene utformes gjerne som metodebøker.

I rapporten fra tiltak 50 ‘Kunnskapsbasert pasientplanlegging 3 fra Nasjonal IKT, diskuteres og beskrives hvordan kunnskap i form av kliniske anbefalinger utvikles, publiseres, brukes, revideres og forvaltes i klinisk praksis. Denne prosessen beskriver også livsløpet for metodebøker.

Figur 1 Prosess for kunnskapsforvaltning (fra Tiltak 50)

Det er ønskelig å gi bedre støtte til det å publisere og bruke metodebøker ved å anskaffe en publiseringstjeneste som er lett tilgjengelig for klinikere, enkel å etablere og vedlikeholde, og

1 Veileder for utvikling av kunnskapsbaserte retningslinjer. Helsedirektoratet 10/2012

2 xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx/00xx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.xxxx og xxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/

3 xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx%00xxxxxxxxxx/Xxxxxx%0000%00-

%20Kunnskapsbasert%20pasientplanlegging%20-%20sluttrapport.pdf

understøtter målet om redusert uønsket variasjon gjennom standardisering rundt beste praksis, tilpasset lokale forhold.

Sentrale behov som må dekkes av denne tjenesten er:

• behov for å tilgjengeliggjøre metodebøker på mobile enheter

• mulighet for deling av metodebøker på tvers av helseforetak og helseregioner

• behov for å få metodebøkene tilgjengelige i samme løsning

1.1.2 Formål

Det er en betydelig variasjon i innholdet i helsetjenestene som tilbys, på alle nivåer i spesialisthelsetjenesten (innad i avdelinger i samme helseforetak, mellom helseforetak og mellom regioner), og ut fra dette naturlig nok også i kvalitet og resultater. Det er et mål å redusere uønsket variasjon ved at man samler seg rundt beste praksis. Det er flere prosesser som må på plass for måloppnåelse knyttet til dette.

Sentralt i dette arbeidet er det å utarbeide og vedlikeholde prosedyrer og metoder. For at disse skal få det nødvendige gjennomslag må de imidlertid tilgjengeliggjøres på et format som gjør det enkelt å ta disse i bruk. Per i dag er dette i liten grad gjort i spesialisthelsetjenesten. Det finnes svært mange prosedyrer, men disse er i liten grad gjort tilgjengelig på et format som gjør dem lett tilgjengelige for dagligdags bruk i klinisk drift.

Videre er det sentralt for ibruktagelse av metodebøker at disse oppfattes som relevante for brukeren. Ulik tilgang til kompetanse og utstyr medfører at forskjellige tilbydere av helsetjenester noen ganger skal, og må tilnærme seg like problemstillinger ulikt. For eksempel: mens en akuttpasient som legges inn på en universitetsklinikk vanligvis vil kunne ferdigbehandles der, vil tilsvarende pasient på et lite lokalsykehus kanskje stabiliseres og forberedes for transport til en større enhet (kanskje nettopp universitetssykehuset) for videre behandling, dette for å sikre likeverdig behandling for disse to pasientene. Det blir derfor slik at for å redusere variasjon i behandling og kvalitet så må man kunne lage lokale tilpasninger av prosedyrer og metoder. For eksempel, der prosedyren et sted kan være «bestill operasjonssal» så kan den et annet sted være

«kontakt universitetssykehus for overflytting». Mange faktorer, inkludert forskjeller i organisering, behandlingstradisjoner osv., har altså bidratt til den ulikhet man i dag observerer.

Det er altså et mål at metoder baserer seg på felles, nasjonale retningslinjer, basert på beste praksis, tilpasset lokale forhold. Måloppnåelse knyttet til dette vil imidlertid kreve et meget betydelig faglig standardiseringsarbeid. Som en myk start på dette, men med en tilnærming som muliggjør et relativt raskt og betydelig bidrag til måloppnåelse, søker man å etablere en felles publiseringsløsning for metodebøker for spesialisthelsetjenesten.

Løsningen må muliggjøre nasjonale metodebøker tilpasset lokale variasjoner, men det må også være mulig å publisere rent lokale metodebøker. Videre må løsningen kunne filtrere og sortere metodebøkene, på foretaksnivå og per fagområde, slik at brukere lett kan få tilgang på de bøkene som er relevante for dem. Muligheten til å lage lokale variasjoner innenfor allerede publiserte bøker (nasjonale, regionale og ellers) vil understøtte standardisering, enten ut fra at avdelingene selv finner dette hensiktsmessig, eller mer styrt, dersom dette besluttes.

Metodebøkene skal være organisert etter emne (og underemner) og skal være delt inn i kapitler (og underkapitler).

En mulig måte å organisere metodebøkene kan være følgende: Emne

Underemne

Bok

Kapittel

Underkapittel

Tekst, tabeller, bilder, lyd, video, mm

Metodebøkene skal inneholde tekst, tabeller, grafer, bilder, lyd og video (multimedia).

Det skal være enkelt å skrive (evt laste opp), redigere, publisere, administrere, kategorisere, finne, søke i og "lese" metodebøker.

Gevinstene ved bruk av metodebøkene realiseres i størst grad når de reflekterer omforent innhold som brukes av mange helseforetak, og helst på tvers av regionene. Dette forutsetter et enkelt, funksjonelt og oversiktlig brukergrensesnitt med gode og raske søkemuligheter (tenk Google) for "leserne". I tillegg må det være enkelt å lage (skrive/laste opp/redigere/referere/legge inn multimedia og linker) og publisere metodebøker.

For oversikt over gevinstrealisering og forvaltning må løsningen ha gode statistikkfunksjoner som gir innsikt i bruk av løsningen og metodebøkene.

Det er ønskelig at løsningen er i markedet og i drift ("hyllevare"). Løsningen skal leveres som "software as a service" (SaaS), uten behov for installasjon for bruk fra webleser. Løsningen skal også være tilgjengelig på alle mobile enheter.

1.1.3 Omfang

Løsningen skal være en lettvekts IKT-løsning for å publisere metodebøker og det er ikke et mål å erstatte større IKT-systemer i sykehusene som for eksempel kvalitetssystem og/eller avvikssystem.

1.1.4 Definisjon av en bok

Én bok kan defineres som en samling av tekst som temamessig naturlig hører sammen innenfor et område (for eksempel fagområdene Traumatologi eller Endokrinologi).

1.2 Avtaleinnretning

Følgende presiseres når det gjelder avtalens innretning:

1) Rammeavtalen begrenser ikke kundenes adgang til å kjøpe tilsvarende funksjonalitet av andre leverandører enn den som er på rammeavtalen, dette være seg som tillegg til allerede inngåtte avtaler eller fremtidige avtaler.

2) Den anskaffede løsningen skal være en lettvekts IKT-løsning for å publisere og tilgjengeliggjøre metodebøker (se punkt 1.1.4). Et avrop på rammeavtalen gjennom etablering av avropsavtale vil i så måte ikke påvirke helseforetakenes forpliktelser etter allerede eksisterende avtaler.

1.3 Oppdragsgivere som er inkludert i denne avtale

En oversikt over eventuelle andre oppdragsgivere enn Xxxxxx som kan tildele kontrakter under rammeavtalen skal fremkomme her:

Navn på oppdragsgiver	Xxxx og tittel på kontaktperson hos oppdragsgiver	Kontaktinformasjon
Helse Sør-Øst RHF med underliggende helseforetak	Navn	Kontaktinfo
Helse Vest RHF med underliggende helseforetak	Navn	Kontaktinfo
Helse Midt-Norge RHF med underliggende helseforetak	Navn	Kontaktinfo
Helse Nord RHF med underliggende helseforetak	Navn	Kontaktinfo

R‐Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen

2.1 Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)

Tildeling av kontrakt under rammeavtale med én leverandør, tildeles på bakgrunn av kontraktsvilkårene i rammeavtalen og relevant(e) tildelingskontrakt(er), eventuelt supplert med vilkår som fastsatt ved utfylling av tilbudet (i medhold av bestemmelsen(e) i forskrift om offentlige anskaffelser om rammeavtale med én leverandør).

Når et regionalt helseforetak (RHF) gjør avrop på denne rammeavtalen signerer det aktuelle RHF en egen Statens Standardavtale for løpende tjenestekjøp (vedlagte SSA-L) som angitt i R-Bilag 3.

Følgende aktiviteter må ferdigstilles i SSA-L før denne avtalen signeres:

1) Aktuelle prismodell for aktuelt RHF kopieres fra R-Bilag 5 til L-bilag 6

2) Det aktuelle RHF fyller inn sin bemyndigede representant i L-Bilag 5

3) Forsiden på SSA-L fylles ut av begge parter og signeres

R‐Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag

Relevant avtale med fremforhandlede avtalevilkår vedlagt:

	Avtale	Utgiver	Versjon	Valgt(e) tildelings‐ kontrakt(er)
SSA-L	Avtale om løpende tjenestekjøp, avtale om løpende levering av funksjonalitet i programvare over internett	Difi	februar 2017	[ X ]

R‐Bilag 4: Administrative bestemmelser

4.1 Avtalens punkt 1.3 Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse

Rammeavtalens (SSA-R) varighet er satt til 2 år med mulighet til å forlenge avtalen med 1 år 2 ganger (total varighet 2+1+1 = 4 år). Avrop må være gjort før rammeavtalens utløp. Avropsavtalen(e) (SSA-L) vil for hvert avrop ha en varighet på 3 år med påfølgende vurdering av forlengelser for 1 år av gangen. Maksimal varighet på et avrop er 8 år men dog ikke lenger enn rammeavtalens utløpsdato + 4 år. Dette er illustret i figuren nedenfor hvor det i et tenkt scenario er slik at et RHF gjør avrop ved inngåelse av rammeavtalen mens et annet RHF gjør avrop rett før rammeavtalens utløp. For første RHF kan da avropsavtalens varighet være opptil 8 år mens det for det andre RHF’et kan ha en varighet på opptil 4 år.

4.2 Avtalens punkt 1.4 Partenes representanter

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G18	Leverandøren skal i R-bilag 4 oppgi sin bemyndigede representant for saker som angår rammeavtalen.		B	L

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G18:

Partenes bemyndiget representant for denne rammeavtalen spesifiseres her:

For Kunden: For Leverandøren:

Navn: Navn:

Stilling: Stilling:

Telefon: Telefon:

E-post: E-post:

R‐Bilag 5: Pris og prisbestemmelser

5.1 Avtalens punkt 6.1 Priser

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G31	Leverandøren skal i R-Bilag 5 og L-bilag 6 bekrefte at bilaget inneholder en fullstendig oversikt over alle priselementer og relevante forhold knyttet til pristilbudet.			O
G35	Leverandøren skal i R-Bilag 5 bekrefte at kunden (det aktuelle RHF) fritt kan velge mellom de 3 (tre) prisalternativene oppgitt i krav G32-G34 ved avrop på rammeavtalen og at det aktuelle prisalternativet kopieres uendret til L-Bilag 6 i avropsavtalen (SSA-L) for det aktuelle avropet.			O

Alle priser skal oppis i henhold til avtaletekstens punkt 6.1.

Det skal ikke påløpe noen kostnader for det enkelte RHF før RHF’et eventuelt gjør avrop på denne rammeavtalen.

I og med at det er ønskelig å gjenbruke bøker, med variasjoner, heller enn å lage nye, bør det være en viss kostnad knyttet til å publisere en hovedbok, samtidig som gjenbruk av en allerede etablert hovedmetodebok for å lage lokale variasjoner bør være kostnadfri (eventuell støtte fra leverandør er betalbar etter timepriser angitt i 5.1.4 nedenfor).

Leverandørene skal oppgi priser i 3 ulike prismodeller hvor hvert RHF står fritt til å velge den prismodellen de ser mest hensiktsmessig når de eventuelt gjør avrop på rammeavtalen. Ved avrop kopieres den aktuelle modell for det aktuelle RHF til SSA-L bilag 6.

5.1.1 Modell 1: Pris pr bok

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G32	Leverandøren skal i tabell 1 i R-Bilag 5 oppgi priser som angitt i tabellen per RHF (avrop).		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G32:

MODELL 1: Pris pr hovedbok	HSØ	HMN	HV	HN
Engangs etableringskost for RHF ved avrop på rammeavtalen
Årlig sitelisens for tilgang til redigeringsverktøy/publisering
Årlig kostnad per publiserte hovedbok inkludert etablering av boken
% Rabatt for alle bøker ved 5 publiserte hovedbøker

% Rabatt for alle bøker ved 10 publiserte hovedbøker

% Rabatt for alle bøker ved 15 publiserte hovedbøker

% Rabatt for alle bøker ved 20 publiserte hovedbøker

5.1.2 Modell 2: Fri bruk

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G33	Leverandøren skal i tabell 2 i R-Bilag 5 oppgi priser som angitt i tabellen pr RHF (avrop)		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G33:

MODELL 2: Fri bruk	HSØ	HMN	HV	HN
Engangs etableringskost for RHF ved avrop på rammeavtalen
Årlig sitelisens for tilgang til redigeringsverktøy/publisering samt fri publisering av bøker

5.1.3 Modell 3: Leverandørens alternative prismodell

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G34	Leverandøren skal i tabell 3 i R-Bilag 5 oppgi en (1) egen entydig pristabell pr RHF (avrop)		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G34:

TABELL 3:	HSØ	HMN	HV	HN
[Oppgi Priselement per RHF (avrop)]
[Oppgi Priselement per RHF (avrop)]
…

5.1.4 Faste priselementer for alle modeller

I tillegg vil det for alle prismodeller bli bedt om priser for faste elementer som for eksempel:

• Timepriser for bistand utover det som er avtalt som standard bistand.

• Eventuell opplæring utover det som er avtalt som standard opplæring.

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G36	Leverandøren skal i R-Bilag 5 og L-Bilag 6 oppgi pris på eventuelle kurs som ikke er inkludert i avtalen		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G36:

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G37	Leverandøren skal i R-Bilag 5 og L-Bilag 6 oppgi timepris for bistand utover det som er inkludert i avtalen		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G37:

#	Krav	Krav oppfylt Ja/Nei	Beskriv	Viktighet
G38	Leverandøren skal i R-Bilag 5 og L-Bilag 6 oppgi eventuelle andre priser som trengs for å levere løsningen		B	H

Leverandørens utfyllende beskrivelse av krav G38: