KONTRAKT – VAREKJØP
KONTRAKT – VAREKJØP
Postadresse: | Trondheim komm Innkjøpstjenesten | une (Oppdra Org. nr.: | gsgiver) 942 110 464 |
Postboks 2300, Sluppen | Telefonnr.: | ||
Postnr.: | 7004 | E-post: | |
Poststed: | Trondheim | ||
Kontaktperson: |
og
Postadresse: | Navn på leverandør (Leverandør) Org. nr.: |
Postnr.: | Telefonnr.: |
Poststed: | E-post: |
Kontaktperson: |
Avtaleområdet:
Anbudskonkurranse på Leasing, Administrasjon og Forsikring av kjøretøy.
Avtaleperiode:
01.03.2018 – 29.02.2020 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg 1 Tilbudsskjema
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder
hvert sitt.
For Trondheim kommune: | For (Leverandørens navn): |
Sted: | Sted: |
Dato: | Dato: |
Underskrift: | Underskrift: |
Antall vedlegg: Antall sider:
Innholdsfortegnelse
1
1
1
1
1
1
2
8 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER OG SANKSJONER FOR SOSIALE KONTRAKTSVILKÅR
2
3
9.4 Endringer i varesortiment 3
9.6 Leverandørs sideforpliktelser 4
9.6.4 Implementering og avvikling 4
9.7 Møter og seminarer i kontraktsperioden 4
9.8 Statistikk og informasjon 4
5
5
5
5
6
14.1 E-FAKTURA (ELEKTRONISK FAKTURA) 6
14.1.1 Krav til TK org.kode i EHF- faktura 6
14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura 6
15 SAMARBEID OG OPPFØLGING I AVTALEPERIODEN
7
7
17 ENDRINGER I LEVERANDØRS ORGANISASJON MV.
8
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av Leasing, Administrasjon og Forsikring av kjøretøy.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 01.03.2018 – 29.02.2020 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.
4 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 Avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av Leasing, Administrasjon og Forsikring av kjøretøy til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av:
(Si noe om hvem som vil bruke avtalen)
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.
6 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
7 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
8 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår
a) I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapporterting på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
• Timelister
Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
• Lønnsslipper
Lønnslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
• Oppdragavtale for vikaren
• Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
9 Leverandørs forpliktelser
9.1 Leveringsbetingelser
Oppdragsgiver s leveringsbetingelse er DDP (inkl. lossing av varer inn til anvist sted) til bestillingens angitte leveringsadresse i samsvar med Incoterms 2010.
Levering skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.
9.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter (nevner spesielt Kjøretøyforskriften (FOR-1994-10-04-918) og Forskrift om kjøretøyverksteder (FOR- 2009-05-13-589)) og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de varer det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
Ved feil på varer skal det ytes en kompensasjon ved at det blir levert ny vare kostnadsfritt. Oppstår det ”restordre”, dvs. at det er ikke mulig å levere det totale antallet som er avropt, skal Oppdragsgiver v/bestiller varsles umiddelbart.
For at levering skal kunne godkjennes skal den også i alle henseender være i samsvar med avrop (bestilling) fra den enkelte kjøper, med mindre avvik er forhåndsgodkjent av respektive bestiller.
9.3 Varekatalog
Leverandør skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog for Oppdragsgiver der kun de produktgrupper og produkter det er inngått avtale om skal fremkomme. Varekatalogen skal utarbeides i elektronisk format. Distribusjon til kommunens virksomheter av varekatalog skal skje for Leverandørs regning.
Leverandør skal ved utskifting i varesortiment oversende oppdatert liste til kommunens kontaktperson. Listen skal være i et elektronisk format som egner seg for publisering på kommunens intranett.
9.4 Endringer i varesortiment
Nye kjøretøy i kontraktperioden som Oppdragsgiver velger å lease, skal også følge samme pris- og rabattkalkyle som Leverandørs tilbud til denne avtale.
9.5 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
9.6 Leverandørs sideforpliktelser
(Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag). Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser:
9.6.4 Implementering og avvikling
Ved avvikling av rammeavtalen skal Leverandøren gjøre tilgjengelig all data og statistikker om Oppdragsgivers bilhold og bilpark. Leverandøren skal samarbeide med ny leverandør slik at overgangen går smooth for Oppdragsgiver.
9.7 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Innkjøpstjenesten.
9.8 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og evt. andre enheter pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
9.9 Avrop
Alle bestillinger skal skje elektronisk via Oppdragsgivers innkjøpssystem.
10 Ordrebekreftelse
Ordrebekreftelse skal sendes til bestiller kort tid etter bestilling.
11 Retur og feilleveranser
Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og feilleveringer skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig.
12 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold
• Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12- 9 , § 14-5 , § 14-6 , § 14-8 , § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
• Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
• Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
• Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
• Forhold som gir avvisningsrett iht FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.
13 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud datert (dato).
Eneste unntak fra dette er at det kan benyttes gebyr ved videreformidling av bøter.
13.1 Regulering av prisen
Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:
• Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst to (2) måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.
• De kostnadselementer som vil påvirke prisen er som følger: XXXX Ved eventuell konsumprisindeks må dette relateres til fagområdet.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
14 Fakturering
14.1 E-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
14.1.1 Krav til TK org.kode i EHF- faktura
Kravet til at gyldig TK org.kode skal fremgå av fakturaen gjelder også ved oversendelse av elektronisk faktura og kreditnota.
Som standard skal de 6 sifrene i TK org.koden stå i de 6 første posisjonene i feltet "Deres referanse".
14.1.2 Vedlegg til EHF- faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert.
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
15.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
15.2 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
15.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
15.4 Kommunikasjon
Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant.
16 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
• Kontrakt
• Konkurransegrunnlag
• Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer (AIK varer 2015)
• Leverandørens tilbud av dato
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
16.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
17 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.