Generelle regler for tilskudd
Generelle regler for tilskudd
Generelle regler for tilskudd regulerer, sammen med tilskuddsbrev og vilkår, rettigheter og forpliktelser mellom Artsdatabanken og den enkelte tilskuddsmottaker. Disse reglene gjelder for tilskudd med vedtaksdato f.o.m. 26.11.2018, dersom annet ikke er skriftlig avtalt. Enkelte begreper benyttet i disse reglene er forklart under punkt 16.
Generelle regler for tilskudd fra Artsdatabanken er utarbeidet i henhold til
«Reglement for økonomistyring i staten» og «Bestemmelser om økonomistyring i staten» og gjelder for alle innvilgede tilskudd.
1. Tilsagn om tilskudd fra Artsdatabanken
Artsdatabankens formål med tilskuddsordningene er å styrke kunnskap om og formidling av mangfoldet av arter i Norge til beste for forvaltning, forskning og allmennheten.
Tilbudet om tilskudd fra Artsdatabanken har en svarfrist, og tilskuddsmottaker må akseptere tilsagnet innen 14 dager etter at det ble sendt fra Artsdatabanken, hvis ikke annet er avtalt. Tilsagnet aksepteres ved å signere og returnere tilskuddsbrev til Artsdatabanken innen fristen.
Dersom tilskuddsbrevet ikke returneres innen fristen vil tilskuddet bortfalle i sin helhet.
2. Partenes representanter
Partene skal til enhver tid være representert ved kontaktpersoner som har fullmakt til å treffe beslutninger for gjennomføring av prosjektet. Partene skal varsle hverandre ved endring av hvem som er kontaktpersoner.
Artsdatabanken utnevner en kontaktperson som både er administrativt og faglig ansvarlig for prosjektet.
Tilskuddsmottaker skal ha en administrativt ansvarlig og en faglig ansvarlig. Den administrativt ansvarlige har fullmakt til å representere og forplikte tilskuddsmottaker ovenfor Artsdatabanken. Den faglig ansvarlige er ansvarlig for utførelsen av prosjektet/arbeidet på vegne av tilskuddsmottaker.
3. Fremdrifts- og finansieringsplan
Prosjekter som innvilges tilskudd fra Artsdatabanken skal gjennomføres i samsvar med fremdrifts- og finansieringsplanen som fremgår av tilskuddsbrevet. Enhver endring i fremdrifts- og finansieringsplanen skal godkjennes av Artsdatabanken før iverksetting.
4. Regnskapsføring
Tilskuddsmottaker skal fortløpende føre et separat prosjektregnskap over faktiske kostnader knyttet til tilskuddet. Prosjektregnskapet skal kun belastes med kostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet, og som ligger innenfor rammen av finansieringsplanen.
5. Rapportering
Artsdatabanken tildeler tilskudd til flere formål. Rapportering skal skje i henhold til vilkår for den aktuelle tilskuddsordningen.
Dersom det oppstår eller ser ut til å oppstå tekniske/faglige, økonomiske eller fremdriftsmessige avvik som påvirker forventet sluttdato for prosjektet, skal det umiddelbart iverksettes korrigerende tiltak.
Tilskuddsmottaker skal utarbeide ny plan i samråd med Artsdatabanken.
Artsdatabanken kan endre retningslinjene for rapporteringen. Slike endringer varsles direkte til administrativt og faglig ansvarlig hos tilskuddsmottaker.
Ved prosjektslutt skal det leveres regnskapsrapport for hele prosjektperioden. Denne skal være underskrevet av administrativt ansvarlig hos tilskuddsmottaker. Revidert regnskap ettersendes. Prosjektet kan bli gjenstand for evaluering.
6. Arkivering
Tilskuddsmottaker skal arkivere relevante prosjektdata på en betryggende måte i minimum 10 år etter avslutningen av prosjektet. Regnskapsbilag knyttet til gjennomføringen skal oppbevares i minst 10 år, eller i henhold til regnskapsloven dersom virksomheten er underlagt denne.
Tilskuddsmottaker skal sikre at dataene oppbevares på en slik måte at de også vil være tilgjengelige ved omorganisering, eierskifte eller lignende.
7. Utbetaling
Tilskuddsmottaker sender faktura til Artsdatabanken i henhold til plan spesifisert i tilskuddsbrevet. Betalingsfrist for faktura til Artsdatabanken er 30 dager. Forsinket utbetaling av tilskudd fra Artsdatabanken gir ikke rett til forsinkelsesrente.
8. Rettigheter til data
Regjeringen ønsker at offentlige virksomheter skal dele sine data, blant annet fordi det gir dataene en betydelig merverdi for samfunnet. Artsdatabanken jobber derfor under prinsippet om at data som er fremkommet gjennom tilskudd fra offentlige midler skal være fritt tilgjengelige for offentligheten gjennom åpne lisenser.
Et annet grunnleggende prinsipp er at dataprodusentene selv er eiere av sine data og forvalter dataene i Artsdatabankens løsning. Dataeier gis god synlighet og kreditering.
9. Overdragelse
Tilskuddsmottaker kan ikke overdra tilskudd fra Artsdatabanken til tredjepart uten skriftlig samtykke fra Artsdatabanken. Ved overdragelse kan Artsdatabanken kreve at opprinnelig tilskuddsmottaker hefter solidarisk for gjennomføring av prosjektet.
10. Endring av prosjektet
Hver av partene kan foreslå endringer av prosjektet på grunnlag av resultater eller andre forhold som endrer forutsetningene for prosjektet. Endringen kan blant annet gjelde prosjektets mål, omfang eller andre forhold.
Endringer av prosjektet må godkjennes skriftlig av Artsdatabanken før endringer iverksettes. Artsdatabanken ønsker ikke å utbetale midler til gjennomføring av identisk arbeid. Hvis prosjektet mottar finansieringsstøtte fra andre enn Artsdatabanken, og støtten ikke var forutsatt i finansieringsplanen for prosjektet skal partene sammen revidere prosjektplanen. Det samme gjelder dersom annen støtte vesentlig endrer forutsetningene for tilskuddet.
Ved endring av prosjektet vil fortsatt vilkår gitt i tilskuddsbrevet og «Generelle regler for tilskudd» gjelde.
11. Force majeure
Dersom force majeure hindrer tilskuddsmottaker i å oppfylle sine forpliktelser, skal tilskuddsmottaker straks varsle Artsdatabanken. Så lenge force majeure hindrer gjennomføring av prosjektet opphører partenes forpliktelser. Tilskuddsmottaker skal fortsette gjennomføringen av prosjektet straks force majeure-situasjonen opphører. Ved force majeure kan partene forhandle om eventuell forlengelse av prosjektperioden.
12. Tilbaketrekking av tilskudd
12.1 Grunnlag for tilbaketrekking
Artsdatabanken har rett til å trekke tilbake tilskuddet helt eller delvis dersom midlene ikke brukes i henhold til forutsetningene eller at forutsetningene for tilskuddet bortfaller. Dette gjelder følgende situasjoner:
• Tilskuddsmottaker fullfører ikke eller det sannsynliggjøres at tilskuddsmottaker ikke vil være i stand til å fullføre prosjektet i henhold til prosjektbeskrivelsen eller vilkårene i tilskuddsbrevet.
• Det er vesentlige mangler ved tilskuddsmottakers rapportering.
• Tilskuddsmottaker har gitt mangelfulle, uriktige eller misvisende opplysninger som har betydning for Artsdatabankens vurdering av tilskuddsmottaker eller prosjektet.
• Det er begjært oppbud, fremsatt konkursbegjæring, åpnet private eller offentlige gjeldsforhandlinger hos tilskuddsmottaker eller tilskuddsmottaker innstiller sine betalinger.
• Det er klart at en force majeure-begivenhet vil vare ut prosjektperioden og det er en betydelig fare for at prosjektet ikke kan gjennomføres eller blir vesentlig forsinket.
• Prosjektet endres vesentlig i forhold til opprinnelige forutsetninger, og dette ikke skyldes enighet mellom partene.
• Ved annet vesentlig mislighold av vilkårene i disse reglene, tilskuddsbrev eller øvrige vilkår.
12.2 Varsel om tilbaketrekking av tilskudd
Tilskuddsmottaker skal varsles før Artsdatabanken treffer beslutning om å trekke tilbake tilskuddet. Dersom Artsdatabanken finner det hensiktsmessig, kan det avtales vilkår for at prosjektet likevel kan videreføres og resterende tilskudd utbetales.
12.3 Tilbakebetalingsplikt og renter
Ved tilbaketrekking av tilskudd skal tilbaketrukket beløp innbetales til Artsdatabanken. Ved utbetaling av for mye tilskudd, uansett årsak, har Artsdatabanken rett til å holde tilbake innvilget, ikke utbetalt tilskudd. Artsdatabanken kan også motregne for mye utbetalt tilskudd i gjenstående utbetalinger eller i andre krav tilskuddsmottaker måtte ha mot Artsdatabanken. Dette gjelder uavhengig av tidspunktet for når kravet oppstod eller forfalt.
13. Opplysningsplikt og kontroll
Artsdatabanken kan med hjemmel i bevilgningsreglementet på eget initiativ iverksette kontroll av om tilskuddet er benyttet i samsvar med forutsetningene. Riksrevisjonen utfører både regnskaps- og etterlevelsesrevisjon på Artsdatabankens tilskuddsforvaltning.
Tilskuddsmottaker plikter på forespørsel fra Artsdatabanken å legge frem bilag, timelister, beregninger og annet underlagsmateriale som er nødvendig for gjennomføre slike kontrolltiltak.
Artsdatabanken kan kreve informasjon fra tilskuddsmottaker som er nødvendig for å kontrollere at reglene om offentlig støtte overholdes. Dersom tilskuddsmottaker mottar annen offentlig støtte som er relevant for prosjektet, skal dette oppgis. Det må opplyses om støttebeløp, når støtten ble innvilget og fra hvem.
14. Offentlighet og kommunikasjon
Artsdatabanken kan offentliggjøre tilskuddsmottaker, prosjekttittel, tilskuddets størrelse og gi et beskrivende sammendrag av prosjektet ved innvilgelse av tilskudd.
Artsdatabanken kan kreve at tilskuddsmottaker bidrar i å utarbeide tekster på norsk eller engelsk som Artsdatabanken kan publisere eller distribuere. Tilskuddsmottaker skal i sin utadrettede informasjon om prosjektet informere om Artsdatabankens bidrag.
15. Lov- og regelendringer
Ved lov- og regelendringer som påvirker prosjektet, skal prosjektet tilpasses de endrede betingelsene. Tilskuddsmottaker skal også holde seg orientert om og innrette seg etter de til enhver tid gjeldende generelle regler for tilskudd. «Generelle regler for tilskudd» fra Artsdatabanken er tilgjengelig på xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
16. Definisjoner
Administrativt ansvarlig: Person som har fullmakt til å representere og forplikte tilskuddsmottaker ovenfor Artsdatabanken.
Artsdatabanken: Artsdatabanken er en nasjonal kunnskapsbank for naturmangfold opprettet i 2005 og hjemlet i St. meld. 42 (2000- 2001) «Biologisk mangfold». Artsdatabankens hovedoppgave er å formidle oppdatert og lett tilgjengelig informasjon om arter og naturtyper. Gjennom innhenting, systematisering og formidling av kunnskap, bygges broer mellom vitenskap og samfunn.
Artsdatabanken er et selvstendig, bruttobudsjettert forvaltningsorgan som ligger under Klima- og miljødepartementet. Artsdatabanken er faglig uavhengig og har eget styre.