Etiske krav til leverandør
Etiske krav til leverandør
Kontraktsvilkår for ivaretakelse av samfunnsansvar i leverandørkjeden
Sist oppdatert: september 2024
Innhold
2 Overholdelse av internasjonale konvensjoner og arbeidsmiljølovgivningen 3
4 Informasjonssikkerhet og personvern 5
Samfunnsansvar handler om hvordan spesialisthelsetjenesten utfører sitt samfunnsoppdrag i samarbeid med andre, og hvordan vår virksomhet påvirker mennesker, miljø og samfunn. Som en del av samfunnsansvaret skal spesialisthelsetjenesten bidra til at både vår virksomhet, og alle våre leverandører bidrar til et ansvarlig næringsliv.
Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde punkt 2-5 i kontraktsvilkårene. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene i leverandørkjeden.
Der hvor internasjonale konvensjoner og nasjonal lovgivning omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde.
2 Overholdelse av internasjonale konvensjoner og arbeidsmiljølovgivningen
Kontraktsvilkårene bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv med aktsomhetsvurderinger som metode. Begge rammeverkene anbefaler aktsomhetsvurderinger som foretrukket metode for å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan virksomheter håndterer eventuell negativ påvirkning på arbeidstaker- og menneskerettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Leverandøren som leverer varer eller tjenester i denne kontrakt skal være fremstilt under forhold som er i overensstemmelse med kravene i konvensjonene og lovgivningen angitt nedenfor. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden og omfatter:
2.1 ILOs kjernekonvensjoner om tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, fagforeningsrettigheter og retten til kollektive forhandlinger: nr. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 og 182. Der hvor konvensjon 87 og 98 er begrenset ved nasjonal lov skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.
2.2 FNs barnekonvensjon, artikkel 32.
2.3 Arbeidsmiljølovgivningen i produksjonsland (her menes alle produksjonsland i leverandørkjeden der utvinning og produksjon av råvare og/eller komponent/halvfabrikata og/eller ferdigvare, inklusive distribusjon og transport, skjer). Av særlige relevante forhold fremheves 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser, 2) helse, miljø og sikkerhet, 3) regulære
ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter, samt 4) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger.
For å sikre etterlevelse av kravene i punkt 1, samt for å forebygge og håndtere eventuelle avvik fra kravene, skal leverandøren ved kontraktsstart, ha policys og rutiner på plass for aktsomhetsvurdering ved kontraktsstart.
Det betyr at leverandøren skal kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer risiko for negativ påvirkning på kravene i punkt 1, og retter opp skade. I tråd med metoden for aktsomhetsvurderinger skal interessenter, særlig berørte rettighetshavere, involveres. Alvorligst risiko, uavhengig av hvor i leverandørkjeden risikoen er, prioriteres først.
Leverandørens aktsomhetsvurderinger skal omfatte:
2.1 En eller flere offentlig tilgjengelige policys, vedtatt av styret. Innholdet skal som minimum omfatte en forpliktelse om å etterleve kravene i punkt 1, i egen virksomhet og i leverandørkjeden. En eller flere ansatte på ledelsesnivå skal ha ansvar for etterlevelse og rapportering om arbeidet med aktsomhetsvurderinger til styret. Leverandøren skal ha rutiner for formidling og regelmessig oppfølgning av slik policy i egen virksomhet og i leverandørkjeden.
2.2 Rutiner for å utføre regelmessige risikoanalyser i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Det innebærer å kartlegge og vurdere risiko for brudd på kravene i punkt 1.
2.3 Rutinen(e) skal beskrive hvilke tiltak leverandøren vil iverksette for å stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning og skade på kravene i punkt 1.
2.4 Leverandøren skal redegjøre for rutiner for å overvåke at tiltakene blir gjennomført og har effekt.
2.5 Leverandøren skal kunne vise til offentlig tilgjengelig informasjon om arbeidet med aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Dette omfatter hvordan risiko for brudd på kravene i punkt 1, og eventuell skade i egen virksomhet og i leverandørkjeden, er håndtert.
2.6 Dersom leverandøren har forårsaket, eller medvirket til skade, skal dette håndteres ved å sørge for eller samarbeide om å rette opp skaden og yte erstatning til skadelidende.
For å redusere negative helse- og miljøeffekter gjennom verdikjeden, skal det gjennomføres tiltak for å minimere utslipp av klimagasser i produksjon og transport, lokal forurensning, bruk av skadelige kjemikalier og sprøytemidler. Leverandøren skal fremme effektiv og bærekraftig ressursbruk og bærekraftig forvaltning av vann, hav, land, skog og bevaring av biologisk mangfold.
Leverandøren som leverer varer eller tjenester i denne kontrakt skal være fremstilt under forhold som er i overensstemmelse med kravene i lovgivningen og regulering angitt nedenfor. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden og omfatter:
3.1 Leverandør skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale miljølovgivninger og reguleringer.
3.2 Leverandøren skal sørge for trygg håndtering, oppbevaring og avhending av kjemikalier og farlige stoffer. Relevante utslippstillatelser skal innhentes.
3.3 Kjemikalier eller stoffer som har restriksjoner eller reguleres av EU-direktivene REACH og RoHS skal behandles etter disse reguleringene.
3.4 Leverandør skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale dyrevelferdslovgivninger og reguleringer.
4 Informasjonssikkerhet og personvern
Leverandøren som leverer varer eller tjenester i denne kontrakt skal overholde lovgivninger og reguleringer for håndtering av informasjon og personopplysninger. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Det er nulltoleranse for korrupsjon og andre økonomiske misligheter, inkludert, men ikke begrenset til, bestikkelser, smøring og favorisering. Leverandøren må aktivt arbeide for å forebygge, oppdage og bekjempe økonomisk kriminalitet, inkludert, men ikke begrenset til, utpressing, hvitvasking, terrorfinansiering og svindel.
Leverandøren som leverer varer eller tjenester i denne kontrakt skal være fremstilt under forhold som er i overensstemmelse med kravene i lovgivningen og regulering angitt nedenfor. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden og omfatter:
5.1 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale skattelovgivninger og reguleringer. Leverandøren skal sørge for at alle skatter og avgifter betales i alle lokale land de opererer i.
5.2 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale lovgivninger og reguleringer om hvitvasking. Leverandør eller underleverandør skal ikke godta eller støtte hvitvasking i noen form.
5.3 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale straffelovgivninger og reguleringer.
5.4 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale aksjelovgivninger og reguleringer.
5.5 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale lovgivninger og reguleringer om regnskapsføring og god regnskapsskikk.
5.6 Leverandøren skal respektere gjeldende nasjonale og internasjonale konkurranselover og regler. Leverandøren skal ikke forårsake eller ta del av aktiviteter, avtaler eller ordninger som bidrar til hindring eller vridning av konkurransen, inkludert, men ikke begrenset til, samarbeid om prising og andre former for ulovlig markedssamarbeid.
Leverandøren som leverer varer eller tjenester i denne kontrakt skal overholde lovgivninger og reguleringer for håndtering av informasjon og personopplysninger. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Leverandøren skal sikre at kravene i punkt 2-5 etterleves i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Dersom leverandøren blir klar over forhold i strid med punkt 2-5 i leverandørkjeden, skal leverandøren rapportere dette til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold. Oppdragsgiver kan kreve at etterlevelse dokumenteres ved ett eller flere av følgende tiltak:
6.1 Fremvise vedtatte policys og rutiner.
6.2 Fremvise en oversikt over produksjonsenheter i leverandørkjeden, inkludert kontaktopplysninger, for utvalgte produkter, og/eller komponenter og/eller råvarer. Oppdragsgiver angir hvilke produkter og hvilken del av leverandørkjeden.
6.3 Besvare egenrapportering senest seks uker etter utsendelse fra oppdragsgiver, med mindre oppdragsgiver har satt en annen frist.
6.4 Fremvise gjennomført risikoanalyse, og rapportere om oppfølging og håndtering av funnene.
6.5 Delta i oppfølgingssamtale(r) med oppdragsgiver, og eventuelt andre relevante interessenter.
6.6 Fremvise rapport(er) relevant for kravene i punkt 2-5.
6.7 Kontroll og revisjon av kravene i punkt 2-5 hos leverandøren.
6.8 Kontroll og revisjon av kravene i punkt 2-5 i leverandørkjeden.
Kontraktsoppfølgingen kan gjennomføres av oppdragsgiver eller av offentlig enhet som oppdragsgiver samarbeider med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele revisjonsrapporter og annen kontraktsoppfølgingsinformasjon med andre offentlige virksomheter. De offentlige virksomhetene omfattes av taushetsplikten.
Ved brudd på punkt 2-5, eller om det foreligger mangler i dokumentasjonen, gjelder sanksjonsbestemmelser i hovedkontrakten med følgende tillegg og presiseringer.
Oppdragsgiver kan:
6.1 Kreve retting: leverandøren skal fremlegge en tiltaksplan for når og hvordan bruddene skal rettes. Tiltakene skal være rimelige sett i forhold til bruddenes art og omfang. Tiltaksplanen skal fremlegges innen fire uker, med mindre Oppdragsgiver har satt en annen frist. Oppdragsgiver skal godkjenne tiltaksplanen, og dokumentasjon av rettelser.
6.2 Iverksette midlertidig stans i hele eller deler av leveransen når leverandøren ikke oppfyller kravet om å fremlegge tiltaksplan eller tiltaksplanen ikke blir overholdt. Under stans vil ikke erstatningskjøp som foretas hos annen leverandør anses som kontraktsbrudd.
6.3 Kreve at leverandøren bytter underleverandør ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentakende alvorlige brudd eller hvis tiltaksplanen ikke blir overholdt. Dette skal skje uten kostnad for oppdragsgiver.
6.4 Heve kontrakten: Ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentagende alvorlige brudd eller hvis tiltaksplanen ikke blir overholdt
Ethical requirements for suppliers
Contract terms for safeguarding social responsibility in the supply chain
Last update: sept 2024
Innhold
2 Compliance with The International Conventions and working environment legislation 3
3 The Climate and environment 4
4 Information Security and Data Privacy 5
Corporate social responsibility is about how the specialist health service carries out its social mission in collaboration with others, and how our activities affect people, the environment and society. As part of our corporate social responsibility, the specialist health service shall contribute to ensuring that both our operations and all our suppliers contribute to a responsible business community.
The Supplier must comply with clauses 2-5 of the Contract Terms throughout the contract period. If the supplier uses subcontractors to fulfill this contract, the Supplier is obliged to ensure and contribute to compliance with the requirements in the supply chain.
Where international conventions and national legislation deal with the same topic, the highest standard shall always apply.
2 Compliance with The International Conventions and working environment legislation.
The contract terms are based on the UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP) and the OECD Guidelines for Responsible Business, Conduct using due diligence as a method. Both frameworks recommend due diligence as the preferred method for mapping, preventing, mitigating and accounting for how companies deal with any negative impact on labor and human rights in their own operations and in the supply chain.
The supplier providing goods or services in this contract shall ensure that these goods or services are manufactured under conditions that comply with the requirements of the conventions and legislation set out below. The requirements apply in the supplier's own operations, and in the supply chain, needs to include:
2.1 The ILO's core conventions on forced labor, child labor, discrimination, trade union rights and the right to collective bargaining: Nos. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 and
182. Where Conventions 87 and 98 are restricted by national law, the employer shall facilitate, and not impede, alternative mechanisms for free and independent organization and negotiation.
2.2 The UN Convention on the Rights of the Child, Article 32.
2.3 The working environment legislation in the country of production (this refers to all production countries in the supply chain where the extraction and production of raw materials and/or components/semi-finished products and/or finished goods, including distribution and transport, takes place).Of particular relevance, 1) wage and working hours regulations, 2) health, safety and the environment, 3) regular
employment conditions, including employment contracts, and 4) statutory insurance and social security schemes are highlighted.
In order to ensure compliance with the requirements in section 1, as well as to prevent and manage any deviations from the requirements, the supplier shall have policies and procedures in place at the start of the contract for due diligence at the start of the contract.
This means that the supplier must survey, prevent, limit and account for how they manage the risk of negative impact on the requirements in section 1, and rectify damage. In line with the due diligence methodology, stakeholders, particularly affected licensees, must be involved. The most serious risk, regardless of where in the supply chain the risk is, an then prioritized that first.
The supplier's due diligence assessments shall include:
2.1 One or more publicly available policies, adopted by the Board of Directors. The content shall at least include an obligation to comply with the requirements in section 1, in the company's own operations and in the supply chain. One or more employees at management level shall be responsible for compliance with and reporting on the work on due diligence assessments to the board. The supplier shall have procedures for the dissemination and regular follow-up of such a policy in its own operations and in the supply chain.
2.2 Routines for carrying out regular risk assessments in own operations and in the supply chain. This involves mapping, assessing and evaluate potential risks of a breach of the requirements in section 1.
2.3 The procedure(s) shall describe the measures the supplier will implement to stop, prevent or reduce the negative impact and damage to the requirements in section 1.
2.4 The supplier must account for routines for monitoring that the measures are implemented and have an effect.
2.5 The supplier must be able to refer to publicly available information about the work on due diligence in its own operations and in the supply chain. This includes how the risk of breach of the requirements in section 1, and any damage to the company's own operations and in the supply chain, is handled.
2.6 If the Supplier has caused, or contributed to, damage, this shall be dealt with by ensuring or cooperating to rectify the damage and provide compensation to the injured party.
To reduce negative health and environmental impacts throughout the value chain, measures will be implemented to minimise greenhouse gas emissions in production and transport, local pollution, and the use of harmful chemicals and pesticides. The supplier
shall promote efficient and sustainable use of resources and sustainable management of water, sea, land, forests and the conservation of biodiversity.
The supplier supplying the goods or services in this contract shall be manufactured under conditions that are in accordance with the requirements of the legislation and regulation set out below. The requirements apply to the supplier's own operations and in the supply chain and include:
3.1 The Supplier shall respect applicable national and international environmental legislation and regulations.
3.2 The Supplier shall ensure the safe handling, storage and disposal of chemicals and hazardous substances. Relevant discharge permits must be obtained.
3.3 Chemicals or substances that are restricted or regulated by the EU directives REACH and RoHS must be treated in accordance with these regulations.
3.4 The supplier must respect applicable national and international animal welfare legislation and regulations.
4 Information Security and Data Privacy
The supplier supplying goods or services in this contract shall comply with laws and regulations regarding information security and data ensure that information and personal data is handled responsibly. The requirements apply in the supplier's own operations and in the supply chain.
There is zero tolerance for corruption and other financial irregularities, including, but not limited to, bribery, facilitation, and favoritism. The supplier must actively work to prevent, detect, and combat financial crime, including, but not limited to, extortion, money laundering, terrorist financing and fraud.
The supplier supplying the goods or services in this contract shall be manufactured under conditions that are in accordance with the requirements of the legislation and regulation set out below. The requirements apply to the supplier's own operations and in the supply chain and include:
5.1 The Supplier shall respect applicable national tax laws and regulations. The supplier must ensure that all taxes and duties are paid in all local countries in which they operate.
5.2 The Supplier shall respect applicable national and international legislation and regulations on money laundering. Supplier or subcontractor shall not accept or support money laundering in any form.
5.3 The Supplier shall respect applicable national and international criminal laws and regulations.
5.4 The Supplier shall respect applicable national and international company laws and regulations.
5.5 The Supplier shall comply with applicable national legislation and regulations on accounting and generally accepted accounting principles.
5.6 The Supplier shall respect applicable national and international competition laws and regulations. The Supplier shall not cause or participate in activities, agreements or arrangements that contribute to the prevention or distortion of competition, including, but not limited to, cooperation on pricing and other forms of unlawful market cooperation.
The supplier supplying goods or services in this contract shall comply with laws and regulations regarding the handling of information and personal data. The requirements apply in the supplier's own operations and in the supply chain.
The supplier shall ensure that the requirements in sections 2-5 are complied with in its own operations and in the supply chain. If the supplier becomes aware of circumstances in breach of sections 2-5 of the supply chain, the supplier must report this to the contracting authority without undue delay. The contracting authority may require compliance to be documented by one or more of the following measures:
6.1 Present adopted policies and procedures.
6.2 Provide an overview of production units in the supply chain, including contact details, for selected products, and/or components and/or raw materials. The contracting authority specifies which products and which part of the supply chain.
6.3 Respond to self-reporting no later than six weeks after dispatch from the client, unless the client has set a different deadline.
6.4 Demonstrate a completed risk analysis, and report on follow-up and handling of the findings.
6.5 Participate in follow-up conversation(s) with the client, and any other relevant stakeholders.
6.6 Present report(s) relevant to the requirements of clauses 2-5.
6.7 Control and revision of the requirements in points 2-5 at the supplier's.
6.8 Control and audit of the requirements in points 2-5 in the supply chain.
Contract follow-up can be carried out by the contracting authority or by a public entity with which the contracting authority cooperates. The contracting authority reserves the right to share audit reports and other contract follow-up information with other public agencies. The public agencies are covered by the duty of confidentiality.
In the event of a breach of clauses 2-5, or if there are deficiencies in the documentation, sanction provisions in the main contract apply with the following additions and clarifications. The contracting authority can:
6.1 Demand correction: the supplier must present an action plan for when and how the breaches are to be rectified. The measures must be reasonable in relation to the nature and extent of the violations. The action plan must be submitted within four weeks unless the Contracting Authority has set a different deadline. The contracting authority must approve the action plan, and documentation of corrections.
6.2 Initiate a temporary halt in all or part of the delivery when the supplier does not meet the requirement to submit an action plan, or the action plan is not complied with. During a shutdown, replacement purchases made from another supplier will not be considered a breach of contract.
6.3 Require the supplier to change subcontractors in the event of material breaches of contract, repeated serious breaches or if the action plan is not complied with. This must be done at no cost to the client.
6.4 Terminate the contract: In the event of a material breach of contract, repeated serious breaches or if the action plan is not complied with.