Eieravtale for
Eieravtale for
Valdres Kommunale Renovasjon IKS (VKR)
Innhold
3. Strategi og styringsdokumenter 2
4. Styringsorganer i selskapet 2
4.2.2. Administrative drøftingsmøter 4
5.2. Økonomiforvaltning, regnskap og revisjon 4
6. Endring av selskapsavtalen, utelukkelse med mer 4
7. Endring av eieravtalen og retningslinjer for valgkomiteen 4
8. Endring av avfall- og slamplan og renovasjonsforskrifter 4
9. Endring av styringsdokumentene 4
7.11.2014
Denne avtalen er inngått mellom kommunene Nord-Aurdal, Sør-Aurdal, Vestre Slidre, Øystre Slidre, Vang og Etnedal, som eiere av det interkommunale selskapet Valdres Kommunale Renovasjon IKS (VKR).
Denne avtalen regulerer forholdet mellom kommunene som eiere av VKR, samt VKR som renovasjonsleverandør på vegne av kommunene.
3. Strategi og styringsdokumenter
VKR er organisert som et interkommunalt selskap etter IKS-loven. Loven og forskriftene til IKS-loven, samt selskapsavtalen er de øverste formelle rammene for VKR. For tjenestene VKR leverer gjelder forurensningsloven med forskrifter.1
De juridiske rammene for VKR er utarbeidet i dokumenter som regulerer styring av VKR på ulike nivåer. IKS-loven og selskapsavtalen går foran disse dokumentene som er utarbeidet som verktøy for gjennomsiktlighet og forutsigbarhet i eierskapet av det interkommunale selskapet.
Strategi og styringsdokumentene for VKR er følgende:
• IKS loven
• Selskapsavtalen
• Eieravtalen
• Økonomiplan
• Retningslinjer for valgkomiteen
• Styreinstruks
• Avfall og slamplan
• Renovasjonsforskriften
• Instruks for daglig leder
• Internkontrollsystemet
• Etiske retningslinjer
4. Styringsorganer i selskapet
Deltakerkommunene er eierne av VKR og utøver sin myndighet gjennom deltagelse i representantskapet, selskapets øverste organ.
VKR er etablert som et verktøy for eierkommunene og styrer selskapet gjennom formelle vedtak i representantskapet. Godtgjøring av representantskapsmedlemmer gjøres av kommunene.
Valgperioden følger kommunevalgperioden. Representantskapet xxxxxx selv sin leder og nestleder.
Representantskapet velger selskapets styre. Representantskapets leder innkaller representantskapet og innkallingen skal være skriftlig. Sakspapirer skal følge innkallingen.
1 Se lov om vern mot forurensning og om avfall av 13. mars 1981 nr. 6
Representantskapets leder kan selv kalle inn til ekstraordinært representantskapsmøte eller når styret, revisor, minst en av eierne eller minst 4 av representantskapets medlemmer krever det.
Ekstraordinært representantskapsmøte kan innkalles med kortere frist enn 4 uker i tilfeller hvor dette er nødvendig.
Representantskapsmøte skal behandle følgende saker:
• Godkjenne årsmelding og regnskap.
• Vedta 4 årig økonomiplan.
• Vedta årsbudsjett m/ gebyrsatser.
• Anbefale endringer i selskapsavtalen og fremme dette som forslag for eierkommunene.
• Vedta pantsettelse eller salg av selskapets faste eiendommer eller andre større kapitalgjenstander.
• Vedta investeringer av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av eierne.
• Velge styre, dets leder og nestleder.
• Vedta godtgjørelse til styret for 2 år.
• Velge leder og nestleder i representantskapet for 2 år.
• Evaluere garantiansvarsdel hvert 4 år.
• Xxxxx og vedta eieravtalen
• Andre saker som er meldt inn til representantskapet.
Det skal føres protokoll fra representantskapsmøtet som underskrives av møteleder eller to av medlemmene.
Styret i VKR er et kollegialt organ og styremedlemmenes lojalitet er til selskapet. Styret har ansvaret for den daglige forvaltningen av selskapet. Styremedlemmene plikter å erstatte skade som de forsettlig eller uaktsomt volder selskapet, den enkelte deltaker eller andre ihht. § 38 IKS loven.
Styret har ansvar for en tilfredsstillende organisering av selskapets virksomhet og skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, eieravtalen, selskapets økonomiplan, investeringsplan og årsbudsjett samt andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Styret skal også sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Xxxxxx har ansvar for å føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.
Xxxxxxxxxxx er et personlig verv og ikke et politisk verv. Styremedlemmene representerer ikke den enkelte eierkommunes særinteresser. Selskapet skal forholde seg til representantskapets vedtak og styrende dokumenter. Varamedlemmene til styret trer inn som ordinære styremedlemmer når de møter, med det ansvar det medfører.
Medlemmer av styret skal være villige til å tilegne seg kompetanse om styrevervet og om selskapet. VKR skal tilby relevant opplæring til styremedlemmene. Xxxxxx skal evaluere sitt arbeid og på denne måten bidra til at styret utvikler seg som et team og et kollegium.
Xxxxxx ansetter daglig leder og styret har øverste arbeidsgiveransvar for det personell som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Daglig leder er arbeidsgiver med det daglige ansvaret.
I retningslinjer for valgkomité framgår hvordan styret skal søkes sammensatt og hva som i denne sammenheng skal vektlegges av valgkomiteen.
Xxxxxxx leder og daglig leder har signatur i fellesskap. Daglig leder har prokura alene.
Eiermøte er en uformell arena hvor selskapets utvikling og strategi kan luftes, drøftes og diskuteres. Eiermøter må ikke forveksles med representantskapsmøter, da eiermøter ikke fatter formelle vedtak. Eiermøte bør heller ikke legge føringer eller gi signaler av en slik art at det griper inn i styrets myndighetsområde og kompetanse.
Deltakere på eiermøter kan variere ut fra agendaen på møtet og det er selskapet som inviterer til eiermøtene. Et eiermøte kan initieres av eierne, men det er like fullt selskapet som inviterer til møtet.
4.2.2. Administrative drøftingsmøter
Det kan avholdes administrative drøftingsmøter med ulike kommunale samarbeidsforum etter behov. Det skal foreligge referat fra møtene.
Avtalepartnernes eierandel følger den til enhver tid fastsatte andel av garantiansvar jf. Selskapsavtalen § 3.
5.2. Økonomiforvaltning, regnskap og revisjon
Selskapet skal følge et vedtatt budsjett og økonomiplan.
Xxxxxx har plikt til å etterse at det føres lovmessig regnskap og at det foretas revisjon av selskapets regnskaper.
6. Endring av selskapsavtalen, utelukkelse med mer
Selskapsavtalen kan endres ved at eierkommunene gjør likelydende kommunestyrevedtak om dette. Xxxxxx skal uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før endringsforlag fremmes for behandling i representantskapet. Representantskapet fremmer endringsforslaget for kommunestyrene.
For utelukkelse, uttreden og oppløsning gjelder reglene i IKS-loven §§ 30 til 32 fullt ut.
7. Endring av eieravtalen og retningslinjene for valgkomiteen
Vedtakelse av, og eventuelt endringer i, eieravtalen vedtas av representantskapet med 2/3 flertall. Kommunestyrene skal orienteres om avtalen og eventuelle endringer.
Likeledes kreves det 2/3 flertall i representantskapet for å foreta endinger i retningslinjene for valgkomiteen i VKR.
8. Endring av avfall- og slamplan og renovasjonsforskrifter
Styret vedtar avfall- og slamplan og renovasjonsforskrifter etter forslag fra VKR sin administrasjon. Forslaget skal utarbeides i samarbeid med administrasjonen i eierkommunene.
Vesentlige endringer i avfall- og slamplan skal behandles i representantskapet.
9. Endring av andre styringsdokumenter
Styret vedtar endring av styreinstruks, instruks for daglig leder, internkontrollsystemet og etiske retningslinjer.