KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Konkurranse med forhandling Kjøp av ambulanseflytjenester
For perioden
1.juli 2019- 30.juni 2025
Med mulighet for forlengelse 2+3 år
Bodø 15.11.2016
Oppbygging av dokumentet
Konkurransegrunnlaget er delt inn i tre deler:
• Del A – Om konkurransen; generell informasjon og rammer for konkurransen angis.
• Del B – Prekvalifisering; rammer for prekvalifiseringen angis.
• Del C – Konkurransegrunnlag - tilbudsinnlevering; rammer for konkurransen og tilbudsinnlevering angis.
Innhold
DEL A Om konkurransen
Basemønster og -fasiliteter 10
Operativ kapasitet - Ambulansefly 10
3.5 Virksomhetsoverdragelse 15
4 Generelle forhold ved søknadsinnlevering og tilbudsinnlevering 16
4.2 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 17
4.3 Kommunikasjon i konkurranseperioden 17
4.4 Søknads- og tilbudsinnlevering i Mercell 17
DEL B Prekvalifisering
5 Prekvalifiseringsgrunnlag 19
5.1 Om kvalifikasjonskravene 19
5.2 Formelle kvalifikasjonskrav 19
Etisk forsvarlig virksomhet 20
5.3 Oppdragsgivers egne kvalifikasjonskrav 20
Tilbyders økonomiske og finansielle stilling 20
5.4 Tekniske og operative kvalifikasjonskrav 22
Tekniske kvalifikasjonskrav 22
Operative kvalifikasjonskrav 22
Pålegg fra luftfartsmyndighetene eller annen stat 22
6.1 Søknadens utforming ved levering 23
7 Oppdragsgivers behandling av søknadene 24
7.2 Kommunikasjon i konkurranseperioden 24
7.5 Beslutning om prekvalifisering 24
DEL C Konkurransegrunnlag - tilbudsinnlevering
8 Særlig om kravspesifikasjonen 25
Dokumentasjon av krav (DOK) 25
9.2 Tilbudets utforming ved levering 26
10 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 27
10.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget 27
10.4 Kommunikasjon i konkurranseperioden 27
10.7 Presentasjon av tilbud 28
10.9 Reduksjon av antall tilbud 28
10.10 Innstilling på tildeling av avtale 28
11 Avgjørelse av konkurransen 28
11.2 Utdyping av tildelingskriteriene 28
DEL A Om konkurransen
Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS, heretter Oppdragsgiver) skal på vegne av de regionale helseforetakene inngå avtale om kjøp av ambulanseflytjenester for perioden 1. juli 2019 – 30.juni 2025 med opsjon på 2 + 3 år.
Den nasjonale luftambulansestrukturen består i dag av ni ambulansefly ved syv baser. I tillegg er det 13 ambulansehelikoptre på beredskap ved 12 baser, og seks redningshelikopterbaser.
Helseforetakene har det medisinske systemansvaret, og bemanner flyene med flysykepleier på alle baser og flylege i bakvakt på enkelte baser.
Det henvises til Årsrapport 2015 for Luftambulansetjenesten ANS for detaljer om tjenesten. Se xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/%X0%X0xxxxxxxxx
Sykehusinnkjøp HF eies av de fire regionale helseforetakene, og gjennomfører anskaffelsen på vegne av Oppdragsgiver. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) ble virksomhetsoverdratt til Sykehusinnkjøp HF 27.oktober 2016.
For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, xxx.xxxxx.xx, og xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:
Dokument | Vedlegg | Bilag |
Prekvalifiserings -grunnlag | Vedlegg P-A: Svarskjema erfaring Vedlegg P-B: Forpliktelseserklæring Vedlegg P-C: Egenerklæring Helse, miljø og sikkerhet | |
Konkurranse- grunnlag | Vedlegg A: Kravspesifikasjon | Bilag A1: Oversikt medisinsk utstyr Bilag A2: Anskaffelse, akseptering og implementering av medisinteknisk utstyr Bilag A3: Opplæring medisinsk utstyr og basale medisinske prosedyrer (flygere) Bilag A4: Tentativ innholdsfortegnelse Samarbeidsavtale Bilag A5: Beredskapsstruktur Bilag A6: Samarbeidsrutine psykiatri Bilag A7: Merking og profilering |
Vedlegg B: Prisskjema Vedlegg C1: Skjema tilsagn Påkravsgaranti Vedlegg C2: Påkravsgaranti Vedlegg D: Skjema forbehold Vedlegg E: Retningslinjer for sladding av tilbud | ||
Avtale |
Anskaffelsen omfatter en komplett operasjon ved aktuelle luftambulansebaser for fly, inkludert anskaffelse og drift av ambulansefly, bemanning, vedlikehold, beredskap, utstyr, trening etc.
Oppdragsgiver stiller basefasiliteter inklusive hangar til rådighet. Operasjonen innebærer at Tilbyder skal stille ni ambulansefly (Kategori 1-fly i Kirkenes, Alta (2 fly), Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund og Gardermoen og Kategori 2-fly/jetfly på Gardermoen) med operative besetninger til beredskap på baser (døgnfly/dagfly) i henhold til spesifikasjoner gitt i Bilag A5 - Beredskapsstruktur.
I tillegg skal Tilbyder stille med nødvendig reservekapasitet på fly og personell. Det er et mål å redusere utmeldinger som følge av planlagt og uforutsett teknisk vedlikehold. Det skal tilbys og prises inn to alternative løsninger for reservekapasitet på fly, med tilhørende estimert teknisk tilgjengelighet. Reservefly skal være av typen Kategori 1-fly og skal fungere som reserve for begge kategorier fly.
Det skal være en robust bemanning av tjenesten. Det er et mål å redusere utmeldinger som følge av planlagte og uforutsette personellmessige årsaker. Tilbyder vil bli evaluert på tilbudt vaktordning for piloter og teknikere etter kriterier gitt i kravspesifikasjonen.
Tilbyder skal dekke alle kostnader (inklusive flytimer) ved overførings-/ferryflyging og testflyging. Tilbyder skal også dekke alle kostnader (inklusive flytimer) ved bruk av fly på base til utsjekk av nytt operativt personell (landingsrunder i forbindelse med utsjekk av nye kapteiner og styrmenn).
Tilbydere skal ta utgangspunkt i dagens regelverk og vedlagte konkurransegrunnlag ved utarbeidelse av sine tilbud. Ved eventuell ikrafttredelse av nytt EASA-regelverk kan det bli foretatt endringer i vederlaget etter forhandlinger mellom partene.
Tilbyder skal ha en dedikert prosjektansvarlig (full stilling) i perioden fram til oppstart av beredskap
01.07.19. I denne perioden stilles det høye krav til fremdrift og rapportering for å ivareta en sikker og god overgang til oppstart av ny avtaleperiode. Prosjektansvarlig skal starte arbeidet senest 3 måneder etter kontraktsignering og arbeide fram til beredskapsstart.
Fra oppstart av ny avtaleperiode vil de aktuelle oppdragstypene være:
• Luftambulanseoppdrag og EMS med ambulansefly
• I særskilte tilfeller søk- og redningsoppdrag (SAR), for eksempel radio relay
• I særskilte tilfeller transport av politi ifm. PLIVO-situasjoner (pågående livstruende vold) jamfør Rundskriv IS-5/2016 Politiets bruk av ambulanseressurser
Verdien av tjenesten som etterspørres, komplett og for alle baser estimeres til ca. 425 - 430 MNOK eks. mva de første 12 månedene (2019-tall).
De oppgitte verdiene er totale kostnader, inklusive fast vederlag, timeuttak, luftfartsavgifter etc. De oppgitte verdiene er kun veiledende og ikke på noen måte bindende. I 2015 fløy ambulanseflyene totalt 10 106 flytimer.
Luftambulansetjenesten er en medisinsk tjeneste, integrert i den akuttmedisinske beredskap. Det stilles derfor høye krav til samarbeid og samhandling mellom operatør og det medisinske fagmiljøet på de enkelte basene. Det er særlig viktig og nødvendig med en god integrasjon og koordinering med de øvrige prehospitale tjenestene.
Luftambulansetjenesten karakteriseres av betydelige helsefaglige og luftfartsfaglige utfordringer. Innenfor den flyoperative virksomheten er det viktig at Tilbyder legger opp et system som tar hensyn til bl.a. følgende:
• Utfordrende operativ profil (kortbaneoperasjoner, topografi, klimatiske forhold og særskilte vindbegrensninger) herunder mange kategori B- og C-flyplasser
• Fleksibilitet i forhold til at oppdrag kan endres på kort varsel, også i lufta
• God kommunikasjon med Flykoordineringssentralen
• Begrenset værinformasjon og få alternative flyplasser tider av døgnet
• Det er beredskapstjeneste døgnet rundt, hele året
• Den medisinske hastegrad kan være høy
Dette innebærer at den flyoperative delen av tjenesten må tilrettelegges og utøves innenfor en sikkerhetsmessig ramme som ikke utsetter operativ og medisinsk besetning, pasient eller tredjeperson for unødig risiko. Alle disponeringer, prioriteringer og oppdrag fra
Flykoordineringssentralen skal derfor skje innenfor følgende rammebetingelser (i prioritert rekkefølge):
1. Fartøysjefens vurdering av sikkerhetsmessig forsvarlighet
2. Den til enhver tid gjeldende luftfartslovgivning
3. Helsefaglige anvisninger gitt av luftfartøyets medisinsk ansvarlige
De regionale helseforetak innehar «sørge for»-ansvaret for luftambulansetjenesten. Ansvaret for den medisinske virksomheten ved basen ivaretas av en medisinsk leder ved hvert helseforetak.
Denne delegerer de daglige medisinske driftsoppgaver til vakthavende medisinsk personell. Flysykepleiertjenesten ved basen ledes av en avdelingssykepleier.
Dette medfører at operatøren skal samordne og tillempe sin virksomhet ved basen i forhold til de behov og prioriteringer som fastsettes av helseforetakene. Operatøren skal opprettholde god dialog og kontakt med vakthavende medisinsk personell, medisinsk leder, avdelingssykepleier og ansvarlig helseforetak. Det utarbeides en samarbeidsavtale mellom aktuelt helseforetak, operatør og Oppdragsgiver, som beskriver ansvars- og oppgavefordeling på basenivå.
Problemstillinger og spørsmål fra basens medisinske personell/medisinsk ansvarlige vedrørende forhold som operatøren er ansvarlig for i henhold til kontrakten med Oppdragsgiver, skal operatøren umiddelbart søke avklart og løst.
Dersom det ikke oppnås enighet ved slik direkte kontakt mellom partene, skal Xxxxxxxxxxxxx informeres. Om nødvendig fastsetter Xxxxxxxxxxxxx hvordan operatøren skal forholde seg til spørsmål av denne art.
Flykoordineringssentralen (FKS) er en del av Luftambulansetjenesten ANS og er lokalisert i Tromsø. FKS har ansvar for koordinering av ambulanseflyene i nært samarbeid med medisinske koordineringspunkter og fremtidig operatør. FKS er døgnbemannet og skal forvalte den totale flyflåten på en mest mulig effektiv måte. Det er utarbeidet rutiner for operativ koordinering og drift ved sentralen. Driftshåndboken (Operation Manual) har samme struktur som EASA OPS AMC3 ORO.MLR.100. Denne samsvarer med Service Level Agreement, inngått med dagens operatør, samt relevante krav i Bestemmelser for Sivil Luftfart og ICAO training manual doc 7192-AN857. Tilbyder forpliktes til nært samarbeid med FKS etter nærmere angitte kriterier i kravspesifikasjonen. Blant annet skal det inngås en Service Level Agreement som fastsetter ansvarsforhold og forpliktelser mellom Tilbyder og FKS. Tilbyder skal ha den operative kontroll iht. EASA OPS ORO.GEN.110 (C).
Gjennom FKS ivaretar Luftambulansetjenesten ANS operativ kontroll av alle EMS oppdrag utført av ambulansefly som operer i hht inngått kontrakt med Luftambulansetjenesten ANS. Dette er en
«contracted activity» som innebærer at FKS vil være underlagt operatørens AOC og utføre alle oppgaver under operatørens godkjenninger. Tilbyders Nominated person flight operation er formelt ansvarlig.
Oppgaver som FKS i dag utfører på vegne av operatør er blant annet:
• Produksjon og distribusjon av flygeplaner
• Operativ kontroll (iverksettelse og gjennomføring) av EMS- og luftambulanseoppdrag
• Xxxxxxxx ved uforutsette hendelser
• Duty beregning
• Utmeldinger av ressurs i hht hviletidsbestemmelser
• Ground handling ved behov
Sentralen er døgnbemannet med tilstedevakt og samlokalisert med AMK Tromsø. FKS mottar de medisinske oppdragene fra tre «medisinske koordineringspunkter»;
• AMK Tromsø – koordinerer alle oppdrag i Nord-Norge.
• Flybestilling Lørenskog – koordinerer alle bestilte oppdrag i Sør-Norge
• AMK Møre og Romsdal – koordinerer alle Øyeblikkelig hjelp-oppdrag i Sør-Norge
Koordineringspunktene setter medisinsk hastegrad, gjør prioriteringer og vurderer medisinsk ledsagerbehov for oppdragene. Koordineringspunktenes behov danner grunnlaget for hvordan FKS forvalter den totale flyflåten for å oppnå en mest mulig effektiv bruk av ressursene, og samtidig sikrer en nødvendig beredskap. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at strukturen på disse tre
«medisinske koordineringspunktene» er under vurdering og kan bli justert innen sommeren 2019.
Lokalt helseforetak er ansvarlig for den medisinske bemanningen ved basene.
Oppdragsgiver utarbeider i samarbeid med helseforetaket minimumskrav til kvalifikasjoner for helsepersonell i tjenesten. Det vises til Nasjonal standard for flysykepleiere.
Flysykepleiere («flight nurses») er en fast del av besetningen og skal for alle praktiske formål ha status som besetningsmedlem, med tilhørende beskrevne krav til kvalifikasjoner, trening, arbeidstidsbegrensninger (ikke årlig) etc. Antall flysykepleiere skal beregnes til ca. 10 pr. fly i beredskap.
Ved basene Kirkenes, Tromsø, Bodø, Ålesund og Gardermoen har helseforetaket i tillegg en fast stab av anestesileger («flight doctors») i bakvakt, totalt 45 (kan variere noe). Disse er med når det er medisinsk behov for det. De har ikke samme formelle besetningsstatus som flysykepleierne, men under oppdrag fungerer de i praksis som en integrert del av besetningen. Dette er til forskjell fra helsepersonell («medical passengers») som ikke har vaktfunksjon for ambulanseflyene, men er med ved ekstraordinære behov. Eksempler er jordmødre ved fødsler og barneleger ved kuvøsetransporter.
Det vises til definisjoner, kapittel 2 Definisjoner.
Dagens basemønster (geografisk plassering av basene) videreføres, jfr. kapittel 1.3 Beskrivelse/Omfang. Oppdragsgiver stiller basefasiliteter og hangar til rådighet. Det vises til Vedlegg B Prisskjema.
Operativ kapasitet - Ambulansefly
Oppdragsgiver ber om tilbud på operasjon av ni ambulansefly på beredskap ved syv baser, nødvendig reserveflykapasitet for uforutsette hendelser i tillegg til planlagt vedlikehold, modifikasjoner etc. Det vises til Vedlegg A Kravspesifikasjon 3.4 Reservefly.
Tjenesten vil omfatte en komplett operasjon inkl. anskaffelse, drift, bemanning, trening, opprettholdelse av kontinuerlig luftdyktighet, teknisk vedlikehold, med mer for luftfartøy. Flyene skal yte, være utstyrt for, og være sertifisert for den definerte typen operasjoner i henhold til gjeldende regelverk for å operere sikkert og effektivt innen luftambulansetjenestens definerte
operasjonsområde i alle relevante værforhold inkludert isingsforhold og operasjoner på «wet and contaminated runways». Tilbudte flymodeller skal tilfredsstille gjeldende regelverk i tillegg til kravene i kravspesifikasjonen som på enkelte områder kan være strengere.
Det vil i konkurransen bli differensiert mellom to ulike flykapasiteter, benevnt Kategori 1- fly og Kategori 2-fly. Kategori 1-flyene skal være stasjonert med ett fly på hver av basene Kirkenes, Tromsø, Bodø, Brønnøysund, Ålesund og Gardermoen. I Alta skal det være stasjonert to fly. Ett Kategori 2-fly skal være stasjonert på Gardermoen. I tillegg kommer nødvendig reserveflykapasitet som skal være av typen Kategori 1-fly og være reserve for begge kategorier fly.
Kort beskrivelse av flykapasitetene (se kravspesifikasjon for detaljerte krav):
Kategori 1: Tomotors turbopropellfly. Må kunne lande på kortbaneflyplasser med rullebanelengde ned til 799 meter. Må kunne fly oppdrag fra fastlandet til Svalbard og Xxx Xxxxx med begrenset nyttelast.
Kategori 2: Tomotors jetfly. Må kunne fly oppdrag fra fastlandet til Svalbard med funksjonell nyttelast. Må kunne fly direkte fra Svalbard til Gardermoen med funksjonell nyttelast.
Dørbredde, inn- og utlastingsforhold og hensiktsmessig kabinstørrelse vektlegges. Bør kunne operere på «mellomlange» rullebaner (ned til 1199 meter) som Brønnøysund (ENBN) og Stokka (ENST) med funksjonell nyttelast.
Oppdragsgiver dekker kostnader til drivstoff til luftfartøy. Se utkast til Avtale – Kjøp av ambulanseflytjenester kap 7.2.5 Diverse operative utgifter. Operatøren skal være ansvarlig for at det til enhver tid finnes tilstrekkelig og godkjent drivstoff på basen. Se beskrivelse under Vedlegg A Kravspesifikasjon kap 3.5.2 Forsyningssystem for drivstoff.
Det vises til den enhver tid gjeldende Luftfartslovgivningen, NS-EN ISO 9000:2000 serien, NS-EN ISO 19011:2011, EN 13718 (del 1 og 2) og Definisjonskatalog for den akuttmedisinske kjede, 2. utgave,
31.07.2012, Helsedirektoratet.
Aksept: Samtykke i at avtale er oppfylt.
Aktiveringstid: Aktiveringstid er tid fra en enhet svarer på AMK- sentralens/Flykoordineringssentralens varsling, til enheten rykker ut (block off).
AMK: Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (mottaker av medisinske nødhenvendelser på tlf. 113)
Cargo: Occasional goods. Typically patient’s belongings and luggage.
Dokumentasjon: Skriftlig eller billedmessig informasjon som beskriver, definerer, spesifiserer, rapporterer og/eller sertifiserer aktiviteter, krav, prosedyre eller resultater.
Flight doctor (flylege): A defined group of duty doctors (anaesthesiologists), appropriately trained for serving in fixed wing ambulances. Attend flight when deemed medically needed (between 10 and 25
% of missions). Have no formal duties as cabin crew, according to EASA regulation.
Flight nurse (flysykepleier): A defined group of nurses (nurse anaesthesist/ICU nurse), appropriately trained and qualified as crewmember for duty in fixed wing ambulance aircraft.
Attend every flight and is assigned by the operator to perform duties related to the flight operation, such as flight safety tasks in the cabin. The operational duties shall be described in the operator’s OM in accordance with EASA regulations and acceptance from Luftfartstilsynet (Civil Aviation Authorities).
Flytid: summen av timer og minutter (nøyaktig), beregnet fra det tidspunkt flyet tar av til det lander. Flytiden oppgis i heltall og desimaler.
Godkjenning: Bekreftelse på at et produkt eller tjeneste er i samsvar med spesifiserte krav.
Kvalitetssikring: Alle systematiske tiltak som er nødvendige for å sikre at virksomheten er planlagt, organisert, utført, vedlikeholdt og dokumentert i samsvar med krav fra Oppdragsgiver og virksomhetens egne krav.
Lisens: Tilbyders godkjenning fra luftfartsmyndighet til å utøve ervervsmessig luftfart.
Medisinsk innredning: Innmontert utstyr i flykabinen, beregnet til medisinsk formål, herunder båremateriell, innfesting, skuffer/skap, tilkoblingspunkter.
Medisinsk ledelse: Basens avdelingssykepleier (leder av flysykepleiertjenesten) og basens medisinske leder (lege med fullmakt fra sykehusets ledelse).
Medical passenger: Ad hoc medical personnel (doctors, nurses, midwifes etc.) attending flight when deemed medically needed. Have no formal duties as cabin crew, according to EASA regulation.
Medical personnel: Collective term for flight nurse, flight doctor and medical passenger (see above)
Medical role equipment: Non-standard medical equipment that is used with patients in need of special treatment. See Attachment A1.
Medical seat: Defined cabin seat specified for use by medical personnel.
Medisinsk utstyr: Alt materiell som brukes til eller er knyttet til medisinsk overvåkning, diagnostikk, pleie eller behandling.
Medisinskteknisk utstyr: Medisinsk utstyr som er strøm- eller gassdrevet.
MTU: Medisinskteknisk utstyr.
Operatør: Et luftfartsselskap som har inngått kontrakt med Oppdragsgiver om leveranse av ambulanseflytjenester og som har gyldige og dekkende lisenser, godkjenninger og sertifikater. I kravspesifikasjonen brukes både begrepet operatør, Tilbyder etc.
Oppdrag: Bruk av ambulansefly som en del av respons på en henvendelse eller som forhåndsbestilt.
PLIVO: En PLIVO-aksjon defineres som en pågående situasjon hvor en eller flere gjerningspersoner utøver livstruende vold med våpen / farlige gjenstander mot flere uskyldige personer, og hvor politiet skal gå i direkte innsats for å nøytralisere gjerningspersonen(e) for å redde liv og begrense skade. Det er bare politiets operasjonsleder som kan definere PLIVO-hendelser. Brann og helse skal aktivt bistå med livreddende tiltak.
Primary medical seat: The medical seat reserved for flight nurse. This seat is to be pointed out by the operator.
Reaksjonstid: Enhetens reaksjonstid defineres som tid fra AMK- sentralen/Flykoordineringssentralen(FKS) varsler enheten, til enheten rykker ut (block off). Enhetens reaksjonstid er summen av enhetens aksesstid og enhetens aktiveringstid. Aksesstid er tid fra
AMK/FKS varsler en enhet til enheten svarer på varslingen. Aktiveringstid er tid fra en enhet svarer på AMK-sentralens/FKS varsling, til enheten rykker ut (block off).
Sertifikat: Et dokument, utstedt av en autorisert person/enhet/organisasjon, som angir en bestemt status eller tilstand.
Spesifikasjon: Dokument som fastsetter krav til produkt og/eller tjeneste.
Virksomhetsleder: Den leder som er ansvarlig for medisinsk virksomhet i helseforetaket.
Luftambulansetjenesten skal, i tillegg til operative lover og regelverk, oppfylle de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. De følgende dokumenter er grunnlaget for utarbeidelse av kravspesifikasjonen:
1. BSL Bestemmelser for sivil luftfart
2. BSL D 1-1 Forskrift om luftfartsoperasjoner forordning (EU) nr. 965/2012 (EASA Part OPS)
3. BSL C 1-1 Forskrift om sertifisering av besetningsmedlemmer forordning (EU) nr. 1178/2011 (EASA Part Air crew)
4. EASA CS 23 og CS 25
5. EASA Part 145
6. EASA Part M
7. Lov om luftfart, 1. juli 2016, nr.101
8. Lov om offentlige anskaffelser, 16. juli 1999, nr. 69
9. Lov om helsepersonell, 2. juli 1999, nr. 64.
10. Lov om helseforetak, 15. juni, 2001, nr. 93.
11. Lov om spesialisthelsetjenesten, 2. juli 1999, nr. 61.
12. Lov om helsemessig og sosial beredskap, 23. juni 2000, nr. 56.
13. St meld nr. 43 (1999-2000) Akuttmedisinsk beredskap.
14. Innst S nr. 300 (2001-2002) Om akuttmedisinsk beredskap.
15. Forskrift om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste (Akuttmedisinforskriften), 20. mars 2015, nr. 231.
16. Norsk indeks for medisinsk nødhjelp, 3. utgave 2009, Legeforeningen.
17. Retningslinjer for bruk av luftambulanse, fastsatt av Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS med gyldighet fra 1. april 2009.
18. Rundskriv IS-5/2012 Helsetjenestens og politiets ansvar for psykisk syke – oppgaver og samarbeid.
19. Rundskriv IS-5/2016 Politiets bruk av ambulanseressurser - implementering i tjenesten.
20. Forskrift om lufttransporttjenester i EØS, FOR-2011-08-12-833
21. Forskrift om offentlige anskaffelser, 7. april 2006 nr. 402.
22. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, FOR-2011-12-06-1355.
23. Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler, FOR-2011-12-06- 1356.
24. Forskrift om konstruksjon, utforming og produksjon av personlig verneutstyr (PVU), FOR- 1994-08-19-819.
25. Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav, FOR- 2011-12-06-1357.
26. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), FOR-1996-12-06-1127
27. Forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område, FOR-2011-12-06-1360
28. Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr, FOR-2013-11-29-1373.
29. EN-NS 13718-1:2014 Ambulanser og ambulanseutstyr - Luftambulanser - Del 1: Krav til medisinsk utstyr i luftambulanser
30. EN-NS 13718-2:2015 Ambulanser og ambulanseutstyr - Luftambulanser - Del 2: Operasjonelle og tekniske krav til luftambulanser.
31. NS-EN ISO 9170-1:2008 Ut- og inntaksposter i medisinske sentralgassanlegg - Del 1: Uttaksposter for komprimerte medisinske gasser og inntaksposter for vakuum.
32. NS-EN 13976-1:2011 Ambulansetjeneste – Transport av kuvøser, Del 1: Grensesnitt til transportenheten.
33. NS-EN 13976-2:2011 Ambulansetjeneste – Transport av kuvøser, Del 2: Systemkrav.
34. NS-EN ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet.
35. NS-EN ISO 14001:2015 Ledelsessystemer for miljø - Spesifikasjon med veiledning.
36. NS-EN ISO 19011:2011 Retningslinjer for revisjon av styringssystemer.
37. IEC 60601-1; Medical electrical equipment, Part 1: General requirements for safety.
38. IEC 00000-0-00; Safety of power transformers, power supply units and similar, Part 2-15: Particular requirements for isolating transformers for the supply of medical locations.
39. RTCA do-160D; Environmental conditions and test procedures for airborne equipment.
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling iht. Forskrift om offentlig anskaffelse av 7. april 2006 nr. 402, del III § 14-1, jfr. § 14-3. Xxxxxxxx inviteres til å inngi tilbud og delta i forhandlinger.
Avtale med én leverandør.
Avtalen planlegges signert ultimo juni 2017, og gjelder fra signeringsdato. Tilbyder er forpliktet til å følge avtalt fremdriftsplan, og sikre at oppstart av beredskap kan skje på en sikker og god måte, i nært samarbeid med Oppdragsgiver og helseforetak på den enkelte base.
Planlagt oppstartstidspunkt for beredskap er 1.07.2019 kl. 00:01. Avtalen skal ha en varighet på seks år. Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen to ganger, to år første gang og tre år andre gang.
Maksimal samlet avtaleperiode, knyttet til beredskap, er 11 år.
Gjennomføringen av avtalen er betinget av at Stortinget, Helse- og omsorgsdepartementet eller de regionale helseforetakene ved vedtak godkjenner og aksepterer endelig innstilling, og stiller nødvendige bevilgninger til disposisjon for Oppdragsgiver.
Overføringene av oppgavene fra eksisterende operatør til ny operatør vil kunne utgjøre en virksomhetsoverdragelse i henhold til arbeidsmiljøloven, og vil kunne medføre at leverandøren ved kontraktstildelingen blir bundet av de rettigheter og plikter som følger av arbeidsmiljølovens kapittel
16. Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. I så fall vil leverandøren være ansvarlig for etterlevelse av disse reglene.
Det vil bli avholdt en tilbudskonferanse i Luftambulansetjenesten ANS sine lokaler (Auditorium 8. etasje) i Xxxxxxxx 0, Bodø den 9.01.2017 kl. 12:00. Påmelding innen den 30.12. 2016 kl. 12:00 til xxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx. Det vil bli utarbeidet referat fra tilbudskonferansen. Dette sendes samtlige deltakende tilbydere.
Det er ikke anledning til å gi deltilbud.
Det er adgang for Tilbyder å inngi flere parallelle tilbud med ulike flytyper i konkurransen. Dersom det leveres inn parallelle tilbud må det fylles ut en kravspesifikasjon og et prisskjema per tilbud.
De parallelle tilbudene vil konkurrere mot hverandre på samme måte som mot tilbud fra øvrige Tilbydere.
Alternative tilbud aksepteres ikke.
Oppdragsgiver ønsker at Tilbyder skal prise inn og beskrive to ulike løsninger for reservekapasitet jf Vedlegg A Kravspesifikasjonen - Krav 3.4.3 Opplegg for reservefly – løsning 1 og Krav 3.4.4 Opplegg for reservefly – løsning 2 (forsterket løsning) i Krav til beredskap. Begge løsningene vil bli evaluert både på pris og kvalitet. Tilbyder skal prise inn begge løsningene i prisskjema og hver av løsningene vil bli vektet 50 % inn i totalsum. I kvalitetsevalueringen vil begge krav være EV1-krav som er vektet normalt. Se kapittel 11.2.2. Oppdragsgiver vil deretter, etter inngåelse av kontrakt, velge løsningen som anses som mest fordelaktig for Oppdragsgiver.
Denne konkurransen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen DOFFIN og EU-databasen TED.
Fremdriftsplanen er tentativ.
Milepæl | Beskrivelse | Dato |
M1 | Kunngjøring av konkurranse (alle konkurransedokumenter publiseres) | 17-18. november 2016 |
M2 | Spørsmålsfrist prekvalifisering | 12.desember 2016 |
M3 | Frist for innlevering av søknad om prekvalifisering | 19. desember 2016 |
M4 | Avgjørelse prekvalifisering | 23. desember 2016 |
M5 | Frist for begjæring om midlertidig forføyning prekvalifisering, se kapittel 7.5 Beslutning om prekvalifisering. | 6. januar 2016 |
M6 | Tilbudskonferanse | 9. januar 2017 |
M7 | Frist for å stille spørsmål | 31. januar 2017 |
M8 | Frist for innlevering av tilbud | 09.februar 2017 |
M9 | Presentasjon av tilbud | 20.februar 2017 |
M10 | Forhandlinger | Uke 10 2017 (06.-08.03.17) |
M11 | Frist for innlevering av revidert tilbud | 17. mars 2017 |
M12 | Forhandlinger | Uke 14 2017 (03.-04.04.17) |
M13 | Frist for innlevering av endelig tilbud | 11. april 2017 |
M14 | Varsel om tildeling | Primo juni 2017 |
M15 | Karenstid avsluttet | Ultimo juni 2017 |
M16 | Signering av avtale | Ultimo juni 2017 |
M17 | Virkningsdato beredskap | 1. juli 2019 |
4 Generelle forhold ved søknadsinnlevering og tilbudsinnlevering
Reiseutgifter og andre kostnader i forbindelse med tilbudskonferansen, presentasjon av tilbud, samt forhandlinger dekkes av den enkelte Tilbyder.
Andre omkostninger som Xxxxxxxx pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av søknad/tilbud vil ikke bli refundert.
4.2 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
Offentleglova åpner for at anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud kan unntas fra offentlig innsyn frem til tilbud er valgt. Deretter skal disse dokumentene være offentlig tilgjengelige.
Opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt skal likevel unntas fra offentlig innsyn. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive opplysninger om drifts- eller forretningsforhold.
I denne konkurransen bes Tilbyder om å legge ved en versjon av søknaden og tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg: Sladdet versjon av søknad og Sladdet versjon av tilbudet. For nærmere veiledning om sladding av tilbud, se vedlegg E – Retningslinjer for sladding av tilbud.
For ordens skyld gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av om de sladdede opplysningene er av en slik art at de er underlagt taushetsplikt.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til etter beste evne å vurdere hva som er taushetsbelagt uten å konferere med Xxxxxxxx.
4.3 Kommunikasjon i konkurranseperioden
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.
Det er angitt en frist for å stille spørsmål både til prekvalifiseringen og tilbudsinnleveringen. Spørsmål som fremsettes etter denne fristen kan ikke påregnes besvart.
Tilbyder skal i søknadsbrevet og tilbudet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e-postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres.
Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi Tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt oppdragsgiver i henhold til prekvalifiseringsgrunnlagets regler.
4.4 Søknads- og tilbudsinnlevering i Mercell
Søknad om prekvalifisering og tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen fastsatt tidsfrist. Se kapittel 7.3 Søknadsfrist og 10.5 Tilbudsfrist.
Er Tilbyder ikke bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: x00 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Dersom Xxxxxxxx ønsker å endre sine tilbud, kan Xxxxxxxx gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Tilbyder vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell Tilbyder som har sendt inn tilbud.
Elektronisk signatur kan skaffes på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Elektronisk signatur utenfor Norge:
Vi gjør oppmerksom på at Mercell portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:
Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES
Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509 sertifikater men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.
Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings / tilbudsinnleveringsstegene.
DEL B Prekvalifisering
For å kunne levere tilbud må potensielle Xxxxxxxxx først søke om å bli prekvalifisert. Prekvalifiseringssøknad skal leveres før tilbudsinnlevering. Se kapittel 7.3 Søknadsfrist, for frist og behandling av søknad. Søknad om prekvalifisering vil gjelde for alle tilbud.
Prekvalifiseringsgrunnlaget inneholder følgende vedlegg:
Dokumentnavn |
Svarskjema erfaring |
Forpliktelseserklæring |
Egenerklæringsskjema Helse, miljø og sikkerhet |
Retningslinjer for sladding av tilbud |
Tilbyderne skal i sin søknad om prekvalifisering beskrive og dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Kun Xxxxxxxxx som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen.
5.2 Formelle kvalifikasjonskrav
Tilbyder skal fremlegge attest for skatt og merverdiavgift som ikke viser vesentlige restanser.
Dokumentasjonskrav - Skatt og mva |
Attest for skatt og merverdiavgift. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Evt. restanser må forklares og begrunnes. Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Xxxxxxxx har forretningssted. |
Det er et krav at Tilbyder er et lovlig etablert foretak.
Dokumentasjonskrav - Lovlig etablert foretak |
Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgiv- ningen i det land Tilbyder er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. |
Det er et krav at Tilbyder har etisk forsvarlig virksomhet.
Dokumentasjonskrav – Etisk forsvarlig virksomhet |
Xxxxxx Xxxxxxxx siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger – eller kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel - må Xxxxxxxx i eget dokument redegjøre for dom og saksforhold. Dersom Xxxxxxxx ikke har begått forhold som nevnt i dette punkt, skal slik forsvarlig yrkesmessig vandel bekreftes i tilbudsbrevet. |
5.3 Oppdragsgivers egne kvalifikasjonskrav
Tilbyders økonomiske og finansielle stilling.
Det er et krav at Tilbyder har en økonomisk og finansiell soliditet som gir Oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.
Det er et krav at Tilbyder har positiv egenkapital.
Dokumentasjonskrav – Økonomi –(kun Tilbyder) |
Økonomi (kun Tilbyder) Avlagt regnskap for tre siste regnskapsår (2013, 2014 og 2015) med revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dokumentasjon fra et anerkjent kredittvurderingsfirma på at Tilbyder er «kredittverdig uten sikkerhet» eller tilsvarende. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å verifisere dokumentasjonen ved å utføre en egen kredittvurdering. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. |
En Tilbyder kan støtte seg på den finansielle og økonomiske styrken til andre foretak for å oppfylle dette kvalifikasjonskravet. Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom Tilbyder og foretaket/foretakene.
Dersom Xxxxxxxx ønsker å støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle soliditet, gjelder følgende dokumentasjonskrav:
Dokumentasjonskrav – Økonomi –(Tilbyder sammen med annet foretak) |
Fra Xxxxxxxx og annet foretak som Xxxxxxxx ønsker å støtte seg på: Avlagt regnskap for foretakenes tre siste regnskapsår (2013, 2014 og 2015) med revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakenes regnskapstall. Fra enten Xxxxxxxx eller annet foretak som Xxxxxxxx ønsker å støtte seg på: Dokumentasjon fra et anerkjent kredittvurderingsfirma på at Tilbyder eller annet foretak som Xxxxxxxx ønsker å støtte seg på er «kredittverdig uten sikkerhet». Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å verifisere dokumentasjonen ved å utføre en egen kredittvurdering. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for søknaden. |
Forpliktelseserklæringen som ligger ved prekvalifiseringsgrunnlaget skal fylles ut og legges ved tilbudet dersom Xxxxxxxx støtter seg på et annet foretaks økonomiske og finansielle soliditet.
Det er et krav at Tilbyder tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Virksomheten skal være lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.
Dokumentasjonskrav – HMS |
Utfylt og signert Egenerklæringsskjema Helse, miljø og sikkerhet. |
Det er et krav at Tilbyder har en organisasjon som tilsier at bemanningen er tilstrekkelig til å gi Oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene.
Oppdragsgiver vil ved denne vurderingen ta i betraktning at tildeling av kontrakt til ny operatør vil kunne medføre at det skjer en virksomhetsoverdragelse etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven.
Dokumentasjonskrav – Tilbyders organisasjon |
Tilbyder skal vedlegge en redegjørelse som viser Tilbyders eierstruktur og organisasjon med tilknyttede årsverk. |
Tilbyder skal ha erfaring innen flyoperasjoner med tomotors fly i et multicrew konsept (fartøysjef og styrmann) som gir Oppdragsgiver tilstrekkelig trygghet for at Tilbyder har kompetanse og evne til å innfri kontraktsforpliktelsene i avtaleperioden.
Erfaringen skal omfatte vinteroperasjoner under klimatiske forhold som er lik- eller tilsvarende nordisk klima. Det må dokumenteres erfaring fra minimum tre påfølgende vintersesonger siste fem år under de betingelser og forhold som er beskrevet.
Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders erfaring i forhold til:
• Xxxxx og antall flytimer på operasjoner/leveranser oppgitt i svarskjema (også de som ikke har vært med multicrew og tilsvarende nordisk klima).
• Størrelsen på mottaker av tidligere leveranser, herunder i hvilken grad mottakere er av sammenlignbar størrelse som Oppdragsgiver.
• Kompleksiteten i tidligere leveranser samt erfaring med samarbeid med tredjepart.
• Erfaring med tomotors fly i et multicrew konsept siste fem år.
• Erfaring med vinteroperasjoner under tilsvarende nordiske klimatiske forhold siste fem år.
Dokumentasjonskrav – Tilbyders erfaring
Vedlegg P-A - Svarskjema erfaring, utfylt av Tilbyder.
5.4 Tekniske og operative kvalifikasjonskrav
Tilbyder skal selv ha EASA Part M-godkjenning. Videre skal Xxxxxxxx selv ha EASA Part 145- godkjenning eller inngå avtale om flyvedlikehold med en godkjent EASA Part 145-organisasjon.
Dersom Tilbyder har inngått avtale om flyvedlikehold med en godkjent EASA Part 145-organisasjon må forpliktelseserklæringen som ligger ved konkurransedokumentene også fylles ut og legges ved tilbudet.
Dokumentasjonskrav – Tekniske kvalifikasjonskrav |
EASA Part M-godkjenning EASA Part 145-godkjenning, eventuelt kopi av avtale om flyvedlikehold med en godkjent Eventuell forpliktelseserklæring |
Tilbyder skal ha gyldig lisens for luftfartsselskaper utstedt i henhold til forskrift nr. 833 av 12. august 2011 om lufttransporttjenester i EØS (forordning 1008/2008), Air Operator’s Certificate (AOC), samt driftstillatelse.
Utenlandske Tilbydere må innhente forhåndsutsagn fra CAA-Norway om at tillatelse i henhold til luftfartslovens §§ 2-2 og 8-8 vil kunne bli gitt dersom Xxxxxxxx får tildelt kontrakt.
Det forutsettes at alle tillatelser, aksepter etc. er utstedt med hjemmel i EASA forskrifter etter den timeplanen som Luftfartstilsynet fastsetter for innføring av regelverket i Norge.
Dokumentasjonskrav – Operative kvalifikasjonskrav |
Gyldig lisens for luftfartsselskaper utstedt i henhold til forskrift nr. 833 av 12. august 2011 om lufttransporttjenester i EØS (forordning 1008/2008). AOC. Driftstillatelse. Tilbydere fra andre land enn Norge skal legge frem kopi av forhåndsutsagn fra CAA- Norway i henhold til luftfartsloven §§ 2-2 og 8-8, om at tillatelse vil kunne bli gitt dersom Xxxxxxxx får tildelt kontrakt. Forhåndsutsagn skal ikke være eldre enn 3 måneder. |
Pålegg fra luftfartsmyndighetene eller annen stat
Tilbyder skal dokumentere at Tilbyder ikke har forfalte utestående pålegg eller funn fra luftfartsmyndighet i Norge eller annen stat.
Dokumentasjonskrav – Pålegg fra luftfartsmyndighet eller annen stat
Tilbyder skal legge ved et bekreftelsesbrev fra sin luftfartsmyndighet som dokumenterer at Tilbyder ikke har forfalte utestående pålegg eller funn.
6.1 Søknadens utforming ved levering
Søknaden skal innleveres i henhold til format i utsendte dokumenter og følge oppsettet i tabellen nedenfor. Tilbyder kan bare forvente at dokumentasjon i søknad som er presentert på denne måten blir tatt i betraktning.
Vedlegg | Navn |
- | Søknad om prekvalifisering |
P1 | Dokumentasjonskrav – Skatt og mva. |
P2 | Dokumentasjonskrav – Lovlig etablert foretak |
P3 | Dokumentasjonskrav – Etisk forsvarlig virksomhet |
P4 | Dokumentasjonskrav – HMS |
P5 | Dokumentasjonskrav – Økonomi |
P6 | Dokumentasjonskrav – Tilbyders organisasjon |
P7 | Dokumentasjonskrav – Tilbyders erfaring |
P8 | Eventuell Forpliktelseserklæring |
P9 | Dokumentasjonskrav – Tekniske kvalifikasjonskrav |
P10 | Dokumentasjonskrav – Operative kvalifikasjonskrav |
P11 | Dokumentasjonskrav – Pålegg fra luftfartsmyndighet i Norge eller annen stat |
P12 | Sladdet versjon av prekvalifiseringssøknad |
Søknad om prekvalifisering skal være skrevet på norsk. Dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
7 Oppdragsgivers behandling av søknadene
Dersom vilkårene i FOA § 20-12 (1) er oppfylt, vil Tilbyder bli avvist. Dersom vilkårene i FOA § 20-12
(2) er oppfylt, kan Tilbyder bli avvist.
7.2 Kommunikasjon i konkurranseperioden
Frist for å stille spørsmål til prekvalifiseringen er 12.12.16 kl. 12:00. Spørsmål som fremsettes etter denne fristen kan ikke påregnes besvart.
Se kapittel 4.3 Kommunikasjon i konkurranseperioden, for ytterligere informasjon om kommunikasjon i konkurranseperioden.
Søknad om prekvalifisering skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen søknadsfristen 19.12.2016 kl. 12:00. For sent innkomne søknader vil bli avvist. Systemet tillater heller ikke å sende inn søknad elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp. Se for øvrig kapittel
4.4 Søknads- og tilbudsinnlevering i Mercell.
Det skal leveres en sladdet versjon av søknaden. For mer informasjon, se kapittel 4.2 Offentlig innsyn i Konkurransedokumenter.
Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig.
7.5 Beslutning om prekvalifisering
Beslutning vedrørende hvilke Tilbydere som prekvalifiseres til konkurransen vil bli varslet skriftlig til alle Tilbydere samtidig. Eventuelle Tilbydere som avvises vil motta egen melding om dette.
Beslutningen vil også gi informasjon om frist for begjæring om midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, jf. FOA § 19-7.
DEL C Konkurransegrunnlag - tilbudsinnlevering
8 Særlig om kravspesifikasjonen
Vedlegg A Kravspesifikasjon omfatter overordnede samt spesifikke krav til planlegging og gjennomføring av luftambulansetjenesten og gjelder for operatør som har inngått avtale med Oppdragsgiver om luftambulanseoppdrag.
Operatøren er ansvarlig for at virksomheten utøves i overensstemmelse med Vedlegg A Kravspesifikasjon, og at dette kan dokumenteres.
Kravene til luftfartøy og til medisinsk innredning er skrevet på engelsk, som er standard i industrien. Dette vil bidra til å sikre en felles forståelse av de enkelte krav.
Når Xxxxxxxx benytter egne vedlegg for å beskrive hvordan kravene er oppfylt, skal kravene beskrives i samme rekkefølge og med samme nummerering som de står i kravspesifikasjonen.
Obligatoriske krav:
Absolutte minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet kan anses å tilfredsstille kravspesifikasjonen. Dersom et obligatorisk krav ikke er oppfylt, vil tilbudet bli avvist. Et tilbud kan ikke avvike fra obligatoriske krav.
Det er Tilbyders ansvar at tilbudet utformes på en slik måte at Oppdragsgiver ikke er i tvil om at alle obligatoriske krav oppfylles.
Evalueringskrav:
Evalueringskrav er ikke minstekrav. Tilbudets oppfyllelse av evalueringskravene vil bli evaluert under evalueringen av tildelingskriteriet «Kvalitet». Det tilbudet som oppfyller evalueringskravet best vil få flest poeng. Se kapittel 11.2.2 Kvalitet – vektes 60 %, for mer informasjon om evalueringskrav.
Kontraktskrav (KK):
Dette er krav som operatør skal oppfylle gjennom hele kontraktsperioden.
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at løsninger/beskrivelser som ikke er priset inn i tilbudet ikke vil bli gjenstand for kvalitetsevaluering. Dersom en løsning/beskrivelse av et konkret krav ikke er priset inn må dette fremgå tydelig av tilbudet.
Det er en egen kolonne i Vedlegg A Kravspesifikasjon som heter «DOK». Dersom det for et krav er krysset av i kolonnen «DOK», betyr dette at Tilbyder skal legge ved dokumentasjon på at kravet oppfylles.
Tilbudsbrevet skal være signert av person som kan forplikte Xxxxxxxx.
9.2 Tilbudets utforming ved levering
Utfylte skjema skal leveres i samme format som utsendte dokumenter, og tilbudet skal følge oppsettet i tabellen nedenfor. All øvrig dokumentasjon skal leveres i søkbart pdf-format.
Tilbyder kan bare forvente at dokumentasjon i tilbud som er presentert på denne måten blir tatt i betraktning.
Tilbudsfristen 09. februar 2017 kl. 12:00 gjelder levering i Mercell. Denne er absolutt.
En kopi av Tilbudet skal (i tillegg til levering i Mercell) leveres i to papirversjoner, samt i søkbar elektronisk versjon (i samme format som utsendt dokumentasjon) på to USB-minnebrikker. Det er ikke nødvendig å sende papirversjon av Aircraft Flight Manuals. Papirversjon/minnebrikker må være Oppdragsgiver i hende senest under tilbudspresentasjonen.
Vedlegg | Navn |
- | Tilbudsbrev |
T1 | Utfylt kravspesifikasjon med dokumentasjon |
T2 | Utfylt prisskjema |
T3 | Utfylt skjema forbehold |
T4 | Utfylt skjema tilsagn påkravsgaranti |
T5 | Sladdet versjon av tilbudet |
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
Dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
Tilbudet skal prises i henhold til Vedlegg B Prisskjema. Alle priser skal oppgis i NOK (2019) eks. mva. Om ikke Xxxxxxxx får refundert offentlige avgifter, må utgiftene til dette innkalkuleres som en kostnad.
Under de forskjellige kostnadstypene i prisskjemaet er det en post «Annet». Dersom denne benyttes skal det vedlegges en spesifikasjon av hva beløpet består av.
Xxxxxx Xxxxxxxx blir tildelt kontrakt, skal Xxxxxxxx stille en påkravsgaranti pålydende 10 % av kontraktssum i første avtaleår. Summen skal beregnes ut fra evaluert handlekurv (alle elementer som inngår i totalsum til evaluering (ref. Vedlegg B Prisskjema).
Påkravsgaranti skal gjelde for hele avtaleperioden, inkludert opsjoner, + seks måneder. Tilbyder skal stille påkravsgaranti (on demand) fra foretak som har rett til å drive finansieringsvirksomhet etter finansieringsvirksomhetsloven § 1-4.
Tilbyder skal i konkurransen legge ved utfylt svarskjema Vedlegg C1 Skjema tilsagn Påkravsgaranti.
10 Oppdragsgivers behandling av tilbudene
10.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i henhold til FOA § 17-2.
Endringer/tilføyelser vil bli sendt samtidig til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget.
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i skjema Forbehold og vedlegges tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Tilbyderen.
Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i pris under oppdragsgivers evaluering. Dersom forbeholdet medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres i forhold til de øvrige tilbud vil tilbudet bli avvist.
Dersom vilkårene i FOA § 20-13 (1) er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Dersom vilkårene i FOA § 20-13 (2) er oppfylt kan tilbudet bli avvist.
10.4 Kommunikasjon i konkurranseperioden
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlag/tilbudsinnlevering er 31.01.2017 kl. 12.00. Spørsmål som fremsettes etter denne fristen kan ikke påregnes besvart.
Se kapittel 4.3 Kommunikasjon i konkurranseperioden, for ytterligere informasjon om kommunikasjon i konkurranseperioden.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen den 09.02.2017 kl. 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.) Se kapittel 4.4 Søknads- og tilbudsinnlevering i Mercell, for ytterligere informasjon om innlevering.
Det skal leveres en sladdet versjon av tilbudet/tilbudene. For mer informasjon, se kapittel 4.2 Offentlig innsyn i Konkurransedokumenter.
Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig.
Tilbyder skal presentere sitt tilbud for Oppdragsgiver i Bodø 20.02.2017. Tid til presentasjon er satt til en time.
Tilbudet er bindende for Tilbyder fra tilbudsfrist t.o.m. 10.01.2018.
10.9 Reduksjon av antall tilbud
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud etter første og/eller andre forhandlingsrunde. En eventuell reduksjon vil gjøres på bakgrunn av tildelingskriteriene.
10.10 Innstilling på tildeling av avtale
Beslutning vedrørende tildeling av avtale, vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges ut fra en totalvurdering av følgende kriterier:
Tildelingskriterium | Vekting |
1. Pris | 40 % |
2. Kvalitet | 60 % |
11.2 Utdyping av tildelingskriteriene
Pris – vektet 40 %
Under dette tildelingskriteriet evalueres de elementer som inngår i evaluert handlekurv (totalsum til evaluering):
• Sum Tilbyders oppgitte faste og variable priser, inklusive
o Fast vederlag
o Teknisk timepris multiplisert med flytimegrunnlag pr base samt for reservefly (ref. flytid i vedlegg B - prisskjema)
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10. Poeng for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
• (Sum beste tilbud)/(Sum tilbud X)*10= Sluttkarakter tilbud X.
Flytimegrunnlag som vil bli benyttet ved evaluering fremgår av prisskjema (se vedlegg B)
• Flytimeforbruk på de enkelte basene (budsjett 2017-tall)
• For kategori 2-fly, legges prognose 2019 til grunn
Kvalitet – vektet 60 %
Underkriteriene i tildelingskriterium Kvalitet samsvarer med de ulike arkfanene i Vedlegg A Kravspesifikasjon, og vil utgjøre følgende vektingsandeler av tildelingskriterium Kvalitet:
Krav | Vekting |
Krav til luftfartøy Krav til godkjenninger Krav til flykoordinering | 27,5 % |
Krav til fremdrift | 20 % |
Krav til medisinsk innredning | 25 % |
Krav til kvalitet Krav til kompetanse | 20 % |
Krav til beredskap | 7,5 % |
Sum | 100 % |
Det skal tilbys åtte kategori 1-fly og ett kategori 2-fly (ikke inkludert reservefly). Av total kvalitet vektes kategori 1-fly 1/10 x 8stk., mens kategori 2-fly vektes 2/10 x 1stk., altså dobbelt så mye som hvert av kategori 1-flyene.
Innenfor hvert underkriterium under kvalitet er det tilordnet høyt vektede EV1-krav, vanlige EV1-krav og EV2-krav. Høyt vektede EV1-krav vil telle 4 ganger så mye som vanlige EV1-krav. EV1-krav vil telle 3 ganger så mye som EV2-krav. Et høyt vektet EV-1 krav vil altså telle 12 ganger så mye som et EV2- krav.
Vekten på det enkelte underkriterium vil fordeles mellom EV-kravene som er tilordnet underkriteriene. Dersom et underkriterium er vektet 20 % og det består av 1 EV1-krav høyt vektet, 2 EV1-krav normalt vektet og 2 EV2-krav, så vil EV1-kravet høyt vektet telle 12 %, de to EV1-krav normalt vektet vil hvert telle 3 %, mens de to EV2-kravene vil hvert telle 1 %.
Vekten til hvert EV1-krav høyt vektet, EV1-krav normalt vektet og EV2-krav vil dermed være ulikt i de ulike underkriteriene.
Det gjøres spesielt oppmerksom på at følgende EV1 krav ilegges større vekt enn øvrige EV1 krav innenfor hvert tildelingskriterium:
Krav til luftfartøy:
• Krav 1.2.10 Category 2 Capacity – range II
• Krav 1.9.2 Cabin door II
Krav til medisinsk innredning:
• Krav 2.3.3 Loading/unloading of stretcher with patient or incubator and medical equipment
Krav til beredskap:
• Krav 3.2.12 Vaktordning piloter II
• Krav 3.2.14 Vaktordning teknisk personell II
Krav til fremdrift:
• Krav 7.1.4 Krav - Fremdriftsplan II
Avtale er lagt ved konkurransegrunnlaget. Forbehold mot kontrakten skal angis i vedlegg D Skjema forbehold. Forbehold som er vesentlige eller medfører relativ bedømmelsestvil vil gi plikt til avvisning, jfr. FOA § 20-13 (1) bokstav d og bokstav f. Andre forbehold kan medføre avvisning.