Innholdsfortegnelse‌

Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (‘LOA’) med senere endringslover og forskrift om offentlige anskaffelser 07. april 2006 nr 402 (‘FOA’) med senere endringer gjelder for konkurransen.

A.1.3 Konkurranseform

Konkurransen gjennomføres som:

Åpen anbudskonkurranse
Begrenset anbudskonkurranse	[innebærer prekvalifisering]
Konkurransepreget dialog, jf. FOA § 20-8		[innebærer prekvalifisering]
Konkurranse med forhandling, jf. FOA § 11-8		[innebærer ettrinnsprosedyre eller
	prekvalifisering]

A.1.4 Tjenestekategori

Konkurransen omfatter anskaffelse av:

Prioritert tjeneste, tjenestekategori 15
Uprioritert tjeneste, tjenestekategori	[fyll inn]

A.1.5 Terskelverdi

Anskaffelsen gjøres i henhold til reglene som gjelder kontraktsverdi:

Over EØS-terskelverdi
Under EØS-terskelverdi	[teksten erstattes med «Uprioritert tjeneste» dersom det er
	krysset av for dette i punkt A.1.4]

A.2 Orientering om anskaffelsen ‌

A.2.1 Anskaffelsens formål, art og omfang

Oppdragsgiver ønsker tilbud på levering av produksjon og utsendelse av vognkort.

Formålet med anskaffelsen er produksjon av vognkort i sikkerhetstrykkeri samt distribusjon av disse. Det forutsettes at det skal inngås avtale med én leverandør.

Avtalen skal gjelde i 1 år fra oppstart av ordinær produksjon. Oppdragsgiver har videre opsjon på å forlenge avtalen med 1+1+1 år, slik at total mulig avtalelengde blir 4 år.

Nærmere beskrivelse av anskaffelsen fremgår av Konkurransegrunnlagets del D “Beskrivelse/Kravspesifikasjon”.

A.2.2 CPV-koder

Anskaffelsen har følgende Common Procurement Vocabulary produktkoder (CPV):

1. 22000000 - Trykksaker og relaterte produkter

2. 22450000 - Trykksaker med sikkerhetstrykk

3. 22900000 - Diverse trykksaker

4. 79800000 - Trykking og relaterte tjenester 5. 79810000 - Trykking

6. 79820000 - Tjenester i tilknytning til trykking

7. 79824000 - Trykking og distribusjon

A.2.3 Kunngjøring

Anskaffelsen er kunngjort i:

DOFFIN (xxx.xxxxxx.xx)

DOFFIN og TED (xxx.xxxxxx.xx)

A.2.4 Tilbudskonferanse eller befaring

Tilbudskonferanse:	[sted, dato og klokkeslett]
Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse

A.2.5 Tilbudsåpning

Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning
Tilbudsåpning vil finne sted:	[sted, dato og klokkeslett]

A.3 Konkurransegrunnlaget ‌

Konkurransegrunnlaget består av:

- Konkurransegrunnlagets del A, B, C, D og E

- Vedlegg 1 Administrative bestemmelser

- Vedlegg 2 Beskrivelse av rekorder som oversendes til vognkortprodusent

B Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav ‌

B.1 Spesielle konkurranseregler ‌

B.1.1 Dekning av kostnader for å delta i konkurransen

Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. Dette gjelder også kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende.

B.1.2 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer

Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer fremgår av FOAs bestemmelser om dette.

B.1.3 Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud

Leverandørens rett til å tilbakekalle eller endre tilbud fremgår av FOAs bestemmelser om dette.

B.1.4 Tilbudsfrist – frist for innlevering av tilbudet

Siste frist for innlevering av tilbudet er:

11. juli 2013 klokka 10.00

Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist.

B.1.5 Vedståelsesfrist

Tilbudet er bindende til 11. oktober 2013 klokka 10.00 eller til kontrakt er inngått med en av tilbyderne i konkurransen dersom dette blir gjort før 11. oktober 2013.

B.1.6 Adresse for levering av tilbud

Oppdragsgivers postadresse er:	Statens vegvesen, Vegdirektoratet, Postboks 0000 Xxx, 0000 Xxxx.
Oppdragsgivers besøksadresse er:	Statens vegvesen, Vegdirektoratet, Brynsengfaret 6A, 0667 Oslo.

Leverandøren bærer ansvaret for forsinkelser i postgangen o.l.

Levering av tilbudet på andre adresser enn ovenfor, kan føre til avvisning.

B.1.7 Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden

Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom det oppdages at konkurransegrunnlaget inneholder feil, utelatelser, uklarheter eller annet og dette har betydning for tilbudet.

Dersom leverandøren har spørsmål vedrørende konkurransen, skal spørsmål i den forbindelse fremsettes på e-post til oppdragsgiver:

Navn: Xxxxx Xxxxxx

E-post: xxxxx_xxxxxx@xxxxxxxx.xx

Spørsmål skal fremsettes på e-post innen 4. juli 2013 klokka 10.00.

Alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på DOFFIN uten å oppgi identiteten til spørsmålsstilleren. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget.

B.1.8 Tilbudskonvolutt- eller pakke

Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt eller pakke.

Konvolutten eller pakken (dette gjelder også budpakker) skal være merket med:

”Tilbud: 2013049724 og Kjøp av produksjon og utsendelse av vognkort, att.: Xxxxx Xxxxxx”.

Tilbudet skal ikke leveres per e-post.

B.1.9 Språk, format og kopier

Det skal leveres 2 eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket ”original”. Det skal i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbudet (e-post godtas ikke). Ved motstrid mellom elektronisk utgave og “original” papirutgave, vil “original” papirutgave ha forrang.

Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbudet skal være på norsk.

B.1.10 Tilbudet

Tilbudet skal inneholde dokumentasjon som er etterspurt i del E “Svardokumenter”.

B.1.11 Deltilbud

Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget

Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget (se nærmere beskrivelse i del D

“Beskrivelse/Kravspesifikasjon”) , det vil si tilbud på følgende deler: XX

B.1.12 Alternative tilbud

Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud

Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av vedlagt del D

“Beskrivelse/Kravspesifikasjon” , minstekrav for det alternative tilbud er angitt i punkt xx.

B.1.13 Xxxxxxxxx og avvik

Forbehold og avvik til konkurransegrunnlaget vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål, jf. punkt B.1.7 “Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden”.

Eventuelle forbehold og avvik skal fremgå klart av tilbudet, og være presist og entydig beskrevet i et eget vedlegg, slik at Statens vegvesen kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør.

Hvis tilbudet ikke inneholder en klar og entydig beskrivelse, kan konsekvensen bli at tilbudet må avvises. En annen mulig konsekvens er at avviket/forbeholdet ikke kan påberopes ved gjennomføringen av leveransen (se kontraktens punkt C.2.1 om rangorden og håndtering av eventuell motstrid).

Eventuelle forbehold og avvik skal så vidt mulig prissettes. Forbehold eller avvik som ikke er prissatt, vil om mulig bli kostnads- eller skjønnsmessig vurdert av oppdragsgiver i forbindelse med evaluering av tilbud.

Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning.

B.2 Krav til tilbyders kvalifikasjoner (firmakvalifikasjon)‌

For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn.

I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver kunne vektlegge egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen.

B.2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav som følger av regelverket

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Skatteattester

Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter.

Tilbyder skal vedlegge to attester:

1. Attest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift).

2. Attest fra skattekontor i vedkommende region (merverdiavgift).

Norske firma: Attestene skal være så nye som mulig og ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene skal ha betegnelsen RF-1244 og være fastsatt av Skattedirektoratet.

Utenlandske firma: For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter.

HMS-egenerklæring

Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet.

Tilbyder skal vedlegge utfylt og undertegnet HMS- egenerklæring. (Mal for egenerklæring ligger på: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx/xx/xx-00000000-0000-000.xxxx).

Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte.

B.2.2 Andre kvalifikasjonskrav

Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjonskrav
Økonomisk og finansiell stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.	Tilbyder skal vedlegge årsregnskap for de siste 3 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse, noter og revisjonsberetning.
Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha erfaring fra relevante leveranser.	Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Det skal redegjøres for minimum 3 (maksimum 5) referanseoppdrag. Dokumenteres ved referanser som skal inneholde følgende informasjon; kontaktperson, firma, hva leveransen omfatter, størrelsen i NOK eller annen europeisk valuta, telefonnummer og e-post.
Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold.	Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten.

B.2.3 Arbeidsfellesskap – erklæring om solidaransvar

Der tilbyder støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, skal det med tilbudet følge en erklæring om solidarisk ansvar overfor oppdragsgiver og tredjemann.

Videre skal hvert enkelt deltakende firma i arbeidsfellesskapet gi slike opplysninger om sitt firma som er krevd i konkurransegrunnlaget. Arbeidsfellesskap vil bli vurdert under ett for alle kvalifikasjonskrav unntatt HMS. For HMS vurderes hver enkelt deltager individuelt.

B.2.4 Bruk av underleverandør – krav om forpliktelseserklæring

Der leverandøren støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene.

Dette kan dokumenteres ved at leverandøren fremlegger en gjensidig forpliktelseserklæring eller tilsvarende.

B.3 Kriterier for valg av tilbud ‌

For denne konkurransen vil tildeling av kontrakt skje:

ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen.

på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på

følgende kriterier:

Tildelingskriterier	Vekt (%)	Dokumentasjonskrav
Pris	100 %	Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris.

C Kontraktsbestemmelser ‌

C.1 Avtaledokumentet ‌

Avtale om kjøp av produksjon og utsendelse av vognkort med saksnummer 2013049724 er inngått mellom:

Oppdragsgiver:

Statens vegvesen, Vegdirektoratet

Organisasjonsnr.:

971032081

Postadresse:

Postboks 8142 Dep

Telefonnr.:

02030

Postnr.:

0033

Poststed:

Oslo

E-post:

xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Leverandør:		Organisasjonsnr.:
Postadresse:		Telefonnr.:
Postnr.:	Poststed:	E-post:

Avtaledokumentet med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar.

Sted og dato:		Sted og dato:

(sign.) Statens vegvesen Vegdirektoratet		(sign.) Leverandør

C.2 Spesielle kontraktsbestemmelser ‌

C.2.1 Kontraktsdokumentene (se alminnelige kontraktsbestemmelser punkt C.3.3)

Kontrakten består av:

Dokument nr	Dokument navn
1	Avtaledokumentet (C.1)
2	Spesielle kontraktsbestemmelser (C.2)
3	Alminnelige kontraktsbestemmelser (C.3) [eller annen standardkontrakt]
4	Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Konkurransegrunnlagets del D)
5	Leverandørens tilbud [dd.mm.åååå og med saksnummer 2013049724]
6	Oppdragsgivers konkurransegrunnlag del A, B, og E
7	Vedlegg 1: Administrative bestemmelser

Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipp legges til grunn:

1. Dokument er rangert i rekkefølge og ved eventuell motstrid er det dokument som har høyest rang som har forrang.

2. I den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til, skal følgende motstridsprinsipp gjelde:

Dokument 5 går foran dokument 4,

C.2.2 Priser (se alminnelige kontraktsbestemmelser punkt C.3.10)

Levering skal skje i henhold til de priser som er oppgitt i E.4. Utlegg dekkes bare av Oppdragsgiver i den grad dette er avtalt i Kontrakten

Priser er oppgitt i norske kroner (NOK) eks. mva.

Prisene er faste det første året avtalen løper. Prisen oppjusteres deretter årlig den 1. januar i henhold til konsumprisindeksen for november året før.

Endring i prisen på råvarer som ikke inngår i konsumprisindeksen, vil i tillegg gi grunnlag for en tilsvarende endring av prisen på vognkort. Slike endringer skal dokumenteres og kan

skje én gang per år (1. januar). Dokumentasjonen skal oppgi prisendringer på råvarene regnet fra forrige endring av råvareprisene. Første prisjustering av denne typen skal ta utgangspunkt i råvareprisene på det tidspunktet tilbudet på leveransen gis.

Valutaendringer vil også kunne gi grunnlag for prisendringer. Dette vil gjelde for de råvarer som anskaffes i utlandet og for eventuell prosessering som vil foregå i utlandet. Dette skal gi en prisendring tilsvarende endringene i kostnadene som valutaendringene representerer.

Denne prisendringen vil bare gjelde når valutaendringene er minst +/- 4 %. Prisendringer på bakgrunn av valutaendringer på minst +/- 4 % skal skje umiddelbart etter at valutaendringene får innvirkning på kostnadene knyttet til leveransen.

Andre kostnader i forbindelse med oppdraget, dekkes av oppdragsgiver dersom de er godkjent av oppdragsgiver før de påløper.

C.2.3 Avtaleperiode og levering

Kontrakten gjelder fra og med 1. januar 2014 til og med 31. desember 2014.

Fristene som er opplyst ovenfor er dagbotbelagt. Eventuell fremdriftsplan fremgår av Del D ”Beskrivelse/Kravspesifikasjon”.

C.2.4 Fakturering (se alminnelige kontraktsbestemmelser punkt C.3.11)

Faktura skal merkes med [saksnummer, prosjektnummer, ansvar og attestant] på første side av fakturaen.

C.2.5 Forsinket levering (se alminnelige kontraktsbestemmelser punkt C.3.18)

Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal oppdragsgiver omgående orienteres om dette. Ved forsinket levering som ikke skyldes oppdragsgiveren eller som ikke kan henføres under force majeure, kan oppdragsgiver kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot) fra leverandøren. Konvensjonalboten skal være 10 % av prisen på den delen av leveransen som er forsinket. Ved hyppige forsinkelser i leveransen, kan oppdragsgiver si opp avtalen.

C.2.6 Xxxxxxx (se alminnelige kontraktsbestemmelser punkt C.3.19)

Vognkortleverandøren er ansvarlig for at vognkortleveransen utføres i samsvar med konkurransegrunnlagets spesifikasjoner. Leverandøren er forpliktet til snarest mulig og for egen regning å rette feil og utbedre mangler slik at de avtalte spesifikasjonene oppfylles.

Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å utbedre feil og mangler ved leveransen, har oppdragsgiveren rett til å si opp avtalen dersom feil/mangler har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse.

C.2.7 Oppsigelse

Dersom det skulle bli nødvendig, kan oppdragsgiver skriftlig si opp kontrakten. Slik oppsigelse skal begrunnes og skal fastsette opphørsdato og hva leverandøren skal foreta seg i forbindelse med oppsigelsen. Dersom oppsigelsen ikke skyldes misligholdelse fra leverandørens side som gir oppdragsgiver rett til å si opp avtalen, skal oppdragsgiver innen rimelig tid dekke påviselige kostnader og tap som leverandøren er påført ved oppsigelsen.

Leverandøren skal treffe rimelige tiltak for å begrense kostnadene ved oppsigelsen. Hvis dette ikke skjer, skal vederlaget til leverandøren reduseres tilsvarende.

C.3 Alminnelige kontraktsbestemmelser ‌

C.3.1 Anvendelse

Dette dokumentet er en standardkontrakt for Statens Vegvesen (’Alminnelige bestemmelser’) og gjelder for kjøp av tjenester i de tilfeller hvor partene har avtalt at bestemmelsene skal gjelde. Leverandøren har ved inngåelsen av Kontrakten godtatt Oppdragsgiverens foreliggende betingelser for tjenestekjøp. Leverandørens egne kontraktsbestemmelser gjelder ikke. De Alminnelige bestemmelser kan benyttes ved enkeltkjøp, men ikke som rammeavtale med mindre dette særskilt er avtalt.

C.3.2 Definisjoner

Oppdraget: Leverandøren skal utføre eller besørge utført alle tjenester og dekke Oppdragsgivers behov, ytelser og krav som følger av Kontrakten (‘Oppdraget’). Tjenestene skal utføres på de tidspunkter eller med de intervaller som er angitt i Kontrakten.

Kontrakten: Ordet Kontrakten betyr de dokumenter som er beskrevet i punkt C.3.3 “kontraktsdokumentene og tolkningsregler”.

Skriftlig meddelelse: betyr ethvert dokument som er underskrevet av en av partene og som har kommet frem til den annen part. Skriftlig meddelelse betyr videre beskjed som er kommet frem til den annen part ved hjelp av elektroniske bestillingsformer, e-post og faks.

C.3.3 Kontraktsdokumentene og tolkningsregler

De dokumenter som inngår i kontrakten er listet opp i spesielle kontraktsbestemmelser punkt C.2.1.

Kontraktsdokumentene er rangert i rekkefølge og ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang.

C.3.4 Kvalifikasjonskrav

Leverandøren skal påse at han selv oppfyller de kvalifikasjonskrav som er beskrevet i konkurransegrunnlaget gjennom hele avtaleperioden. Der en Leverandør støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, skal Leverandøren også påse at hans underleverandører oppfyller kvalifikasjonskravene gjennom hele avtaleperioden.

C.3.5 Arbeidets organisering

Oppdraget skal utføres av de personer som er navngitte i Kontrakten.

Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de navngitte personer med den grad av deltakelse slik det fremkommer av Leverandørens tilbud.

Dersom en navngitt person slutter i sin stilling hos Leverandøren, sykemeldes eller tar ut permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter Leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen person med samme faglige kompetanse. Dersom en person skal erstattes, skal Leverandøren på forhånd innhente skriftlig samtykke fra Oppdragsgiveren. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny person som ikke anses egnet til å utføre oppdraget eller som ikke har den samme faglige kompetanse.

Nødvendig opplæring av ny person, bekostes av Leverandøren og belastes ikke Oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet.

C.3.6 Forberedelser til gjennomføring av oppdraget

Dersom det er avtalt, skal Oppdragsgiver sørge for at utstyr og lokaler står til rådighet for Leverandøren til de tidspunkter, på de steder, i den kvalitet og kvantitet som angitt i Kontrakten.

Dersom det i Kontrakten er avtalt at Oppdragsgiver skal stille utstyr og lokaler til rådighet for at Leverandøren skal kunne utføre oppdraget, og partene i Kontrakten ikke har avtalt når dette skal skje, skal Leverandøren i rimelig tid før han trenger utstyr og lokaler gi Oppdragsgiveren skriftlig meddelelse om når han trenger dette.

C.3.7 Bruk av underleverandører

Leverandøren kan for egen regning og risiko benytte andre underleverandører enn det som opprinnelig var avtalt, eller dersom ikke noe er avtalt, bytte underleverandører etter behov. Leverandøren skal likevel før et eventuelt bytte eller supplering av underleverandør, ha skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver. Dersom det foreligger saklig grunn, kan Oppdragsgiver underkjenne Leverandørens valg av underleverandør.

Leverandøren er fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørers oppfyllelse av Kontrakten på samme måte som om Leverandøren selv sto for utførelsen. Leverandøren påtar seg fullt økonomisk, juridisk og faglig ansvar for de samlede leveranser, og forestår all fakturering av og kommunikasjon med Oppdragsgiver.

C.3.8 Konfidensialitet

Med mindre det strider mot norsk lov, har ingen av partene rett til uten den annen parts samtykke å gi tredjemann opplysninger om informasjon som en part ved Kontraktens inngåelse, jf. de spesielle kontraktsbestemmelsene, eller senere har angitt å være konfidensiell.

Leverandøren kan ikke gi offentligheten opplysninger om denne Kontrakten i reklame- eller markedsføringsformål uten at Oppdragsgiver på forhånd har godkjent dette. Leverandøren kan imidlertid oppgi Oppdraget som referanse, men bare dersom det for dette forholdet på forhånd er innhentet skriftlig godkjenning fra Oppdragsgiveren. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse i sine underkontrakter.

C.3.9 Immaterielle rettigheter

Leverandøren beholder rettighetene til resultatene av Oppdraget, med de begrensinger som følger av Oppdragsgivers bruksrett.

Som «resultater» forstås i denne avtalen alle resultater, rådata, data, informasjon og fysiske gjenstander som er skapt eller oppnådd i forbindelse med Oppdraget, herunder Immaterielle rettigheter, uavhengig av om resultatene er beskyttet etter norsk eller utenlandsk lovgivning.

Oppdragsgiver får rett til å bruke ethvert resultat av Oppdraget, og har rett til fritt å bruke, gjengi og spre hele eller deler av resultatene, å bruke resultatene i videre forskning og utredning samt å gi andre en tilsvarende rett til å bruke resultatene.

Oppdragsgivers bruksrett er vederlagsfri og ubegrenset i tid og omfang. Dette gjelder også alt materiale og alle resultater som regnes som oppdateringer. Bruksretten omfatter ikke rett til å endre resultat av arbeidet, så som å endre tekst, tabeller eller grafiske oversikter eller illustrasjoner.

Begge parter har rett til å gjøre resultatene av Oppdraget tilgjengelig for allmennheten. Det skal fremgå at Leverandørens publikasjon er utarbeidet i forbindelse med oppdrag finansiert av Xxxxxxxxxxxxx.

Oppdragsgiver plikter i sin utadrettede informasjon om resultatet av oppdraget å navngi opphavspersonen slik god forretningsskikk kreve, se åndsverkloven § 3.

Resultatene av Oppdraget kan offentliggjøres hvis en av partene ønsker det. Den part som offentliggjør bestemmer selv hvor og på hvilken måte dette skal skje. Offentliggjøring skjer ikke nødvendigvis ved publisering, resultatene kan offentliggjøres på samlinger, seminarer, legges ut på internett o.l.

C.3.10 Priser

Med mindre annet er avtalt, skal priser være oppgitt i norske kroner (NOK) og eksklusive merverdiavgift.

Priser skal være inklusive samtlige kostnader forbundet med Oppdraget, slik som administrasjons- og faktureringskostnader.

Dersom ikke annet fremgår av Kontrakten, er prisene faste i hele avtaleperioden.

Partene dekker egne reisekostnader i forbindelse med reiser/møter. Med mindre annet er avtalt, skal alle utgifter til lokale reiser som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget være inkludert i satsene. Lokale reiser er reiser til det geografiske området oppdraget knytter seg til, samt reiser til Oppdragsgiverens kontorsted.

Blir Leverandør pålagt reiser ut over lokale reiser, skal kostnadene refunderes i henhold til Statens reiseregulativ.

C.3.11 Fakturering og betalingsbetingelser

Betalingsfristen er 30 dager etter at faktura er mottatt.

Betaling skjer etter kontraktsmessig levering. Det vil ikke bli betalt ut forskudd. Det skal ikke betales ekspedisjons- eller fakturagebyrer.

Dersom det faktureres månedlig, skal fakturaen vedlegges en oversikt over det arbeid som er utført.

Leverandørens fakturaer skal være med god trykk på nøytral bakgrunn og skal spesifiseres med følgende informasjon:

navn og adresse på avsender, organisasjonsnummer, bankkontonummer,

fakturanummer, saksnummer, fakturadato, og

fakturabeløp (må komme tydelig frem).

Leverandørens fakturaer skal sendes til:

Statens vegvesen, regnskap, Båtsfjordveien 18, 9815 VADSØ.

Fakturaer som ikke oppfyller minstekravene i denne bestemmelsen, har Xxxxxxxxxxxxx rett til å returnere. Dersom Oppdragsgiver rettmessig har returnert en faktura, skal betalingsfristen i denne forlenges til et tidspunkt som er rimelig.

C.3.12 Forsinket betaling

Betaler ikke Oppdragsgiveren til avtalt tid, og forsinkelsen ikke skyldes at Oppdragsgiveren rettmessig kan holde tilbake betalingen i henhold til punkt C.3.18 “Forsinket levering (dagbot)” eller er forhindret i henhold til punkt C.3.17 “Force majeure”, har Leverandøren fra forfallsdag krav på forsinkelsesrenter etter lov 12. desember 1976 nr. 100 om forsinkelsesrenter.

Betaler ikke Oppdragsgiveren til rett tid, har Leverandøren i tillegg rett til etter først å ha gitt Xxxxxxxxxxxxxxx en siste rimelig frist i en skriftlig meddelelse om dette, å innstille oppfyllelsen av Kontrakten inntil betaling skjer.

C.3.13 Offentligrettslige krav, nye regler mv.

Oppdraget skal være i samsvar med de lover, forskrifter og andre offentlige bestemmelser som til enhver tid er gjeldende.

Fører lov- eller forskriftsendring etter kontraktsinngåelsen til at Oppdraget må justeres, skal det anses som en pålagt endring etter C.3.14 med mindre Leverandøren ved kontraktsinngåelsen burde ha tatt endringen i betraktning eller unngått virkningen av den.

Det samme gjelder hvis et enkeltvedtak medfører at Oppdraget får et annet omfang enn det Leverandøren burde ha tatt i betraktning ved kontraktsinngåelsen.

C.3.14 Endringer

Oppdragsgiver kan til enhver tid inntil levering har skjedd, forlange endringer av Oppdraget som eksempelvis angår kvalitet, kvantitet, konstruksjon, utførelse og fremdrift. Oppdragsgiver har likevel ikke rett til å kreve endringer av Oppdraget som går ut over hva partene med rimelighet kunne regne med da Kontrakten ble inngått.

Leverandøren er ikke forpliktet til å levere endringer i tjenesten som omfatter mer enn 15 % netto tillegg til kontraktssummen. Merarbeid som skyldes variasjon i avtalte anslåtte mengder anses ikke som tilleggstjenester i denne sammenheng, med mindre variasjonene i vesentlig grad overstiger det Leverandøren burde tatt i betraktning ved inngåelsen av kontrakten.

Et pålegg om endring må fremsettes ved skriftlig meddelelse til Leverandøren.

Har Leverandøren forslag til endringer, skal Xxxxxxxxxxxxxxx varsles skriftlig om dette så snart dette blir klart for Leverandøren og ikke seinere enn inntil levering har skjedd.

Vederlag grunnet endringer i tjenestens omfang skal være i samsvar med Kontraktens opprinnelige time- og enhetspriser.

Ved det endelige oppgjøret skal endringer som medfører kostnadsøkning legges til og besparelser skal trekkes fra.

Ingen endring krevet av Oppdragsgiver eller foreslått av Leverandøren, skal iverksettes før det foreligger skriftlig tilleggsavtale vedrørende endringen.

Dersom Leverandøren igangsetter arbeidet uten at en slik skriftlig tilleggsavtale er utarbeidet, skal arbeidet anses å være en del av Leverandørens forpliktelser i henhold til Kontrakten, og Leverandøren taper sin rett til å påberope seg arbeidet som grunnlag for ekstra vederlag.

C.3.15 Forsikring

Staten er selvassurandør for egen risiko. Særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for Oppdragsgivers regning, med mindre spesielle forhold er til stede og det er fastsatt i de spesielle kontraktsvilkår.

Leverandøren er forpliktet til, for egen regning, å tegne og opprettholde forsikringer tilpasset Leverandørs virksomhet og Oppdragets art frem til rettidig levering har funnet sted.

Leverandøren er forpliktet til eksempelvis å tegne tilstrekkelig transportforsikring, innbrudds- og montasjeforsikring, produktansvarsforsikring for skade på tredjemanns eiendom og person, og forsikring for dødsrisiko hos egne ansatte.

Leverandøren skal på Oppdragsgivers anmodning fremlegge dokumentasjon på at forsikringsplikten er oppfylt.

C.3.16 Skadesløsholdelse

Leverandøren skal holde Oppdragsgiveren skadesløs for ethvert krav som er knyttet til personskade blant Leverandørens ansatte, eller tap av eller skade på eiendom som tilhører Leverandøren, som er voldt av Leverandøren eller noen han svarer for, under arbeidet med Oppdraget.

Leverandøren skal holde Oppdragsgiveren skadesløs for ethvert krav fra tredjemann på grunn av krenkelse av opphavsrett eller annen immaterialrett som følge av Oppdragsgivers bruk av Oppdraget. Dette gjelder allikevel ikke dersom Oppdraget benyttes på en annen måte enn avtalt i Kontrakten eller at det er gjort endringer i Oppdraget av andre enn Leverandøren.

Partene skal gjensidig informere hverandre når krav som vedrører den annen part er fremmet av tredjemann.

C.3.17 Force majeure

Ingen av partene skal holdes ansvarlig for å ha misligholdt en forpliktelse i Kontrakten dersom han kan godtgjøre at disse skyldes en hindring utenfor denne parts kontroll, som han ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning da Kontrakten ble inngått og som han heller ikke med rimelighet kan unngå eller overvinne følgene av. Blant annet skal følgende omstendigheter betraktes som force majeure: krig, naturkatastrofer, brann, eller andre omstendigheter av lignende karakter.

Beror misligholdet på en tredjeperson som Leverandøren har gitt i oppdrag helt eller delvis å oppfylle Oppdraget, er Leverandøren fri for ansvar bare dersom også tredjemann ville vært

fritatt etter forrige avsnitt. Det samme gjelder om misligholdet beror på en underleverandør eller på noen annen leverandør i tidligere salgsledd.

Dersom leveringen forsinkes av force majeure, skal Leverandøren straks eller så snart han blir klar over at forsinkelse vil inntreffe, gi Oppdragsgiveren melding om dette og virkningene i et rekommandert brev.

Dersom force majeure situasjonen er forventet å vare, eller har vart i mer enn 60 dager, har partene rett til å heve Kontrakten ved å melde dette skriftlig til motparten.

C.3.18 Forsinket levering (dagbot)

Dersom Leverandøren forstår eller har grunn til å anta at fullføringen av Oppdraget til avtalt eller varslet tidspunkt vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig melding om dette til Oppdragsgiver. I meldingen skal det fremgå antatt varighet og begrunnelse for forsinkelsen. Unnlater Leverandøren å gi slikt varsel, skal han erstatte Oppdragsgiveren de merutgifter denne påføres og som han ville ha unngått dersom han hadde fått varsel i tide.

Dersom levering blir forsinket som følge av omstendighet som i henhold til punkt C.3.17 “Force majeure” utgjør en fritakelsesgrunn, eller på grunn av handling eller unnlatelse fra Oppdragsgivers eller hans øvrige leverandørers side, skal tiden for levering forlenges med en periode som etter sakens omstendighet er rimelig.

Dersom levering blir forsinket som følge av handling eller unnlatelse fra Leverandørens eller hans underleverandørers side, skal betalingsfristen forlenges med en periode som etter sakens omstendighet er rimelig.

Blir ikke avtalte eller varslede frister i henhold til spesielle kontraktsbestemmelser overholdt, er Oppdragsgiveren berettiget til å kreve dagbot.

Med mindre annet er avtalt, skal dagboten utgjøre 0,2% av kontraktsummen for hver kalenderdags forsinkelse, men ikke mindre enn kr 1500,- for hver kalenderdag.

Leverandørens samlede ansvar for dagbøter etter Kontrakten er begrenset til 15% av kontraktsummen.

Dersom Oppdragsgiveren har vært berettiget til maksimal dagbot etter punkt C.3.18 “Forsinket levering” og Oppdraget fremdeles ikke er utført i henhold til Kontrakten, kan Oppdragsgiveren ved skriftlig meddelelse til Leverandøren kreve levering innen en siste rimelig frist, som ikke skal være kortere enn 1 uke.

Dersom Leverandøren heller ikke har utført Oppdraget innen denne fristen, kan Oppdragsgiveren ved skriftlig meddelelse til Leverandøren heve Kontrakten og i tillegg til dagbot kreve erstatning for det direkte tap han har lidt.

C.3.19 Mangler

Leverandøren er ansvarlig for enhver mangel ved Oppdraget og gjennomføringen av dette.

Med mindre annet er avtalt, omfatter Leverandørens ansvar for Oppdraget som er utført så lenge Kontrakten løper og deretter i en periode på 24 måneder.

For de mangler som er avhjulpet i samsvar med punkt C.3.19 “Mangler”, påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige Oppdraget i 12 måneder for de delene av Oppdraget som er avhjulpet, hvor denne fristen uansett aldri skal være

kortere enn den opprinnelige reklamasjonsfristen. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse. Leverandørens ansvar etter punkt C.3.19 “Mangler” skal likevel ikke vare utover 36 måneder fra utløp av kontrakten.

Oppdragsgiveren skal gi Leverandøren melding om mangelen uten ugrunnet opphold etter at han oppdaget eller burde ha oppdaget mangelen og slik melding kan ikke gis seinere enn innen utløpet av reklamasjonsperioden.

Dersom Oppdragsgiver reklamerer, skal Leverandøren utbedre mangelen innen rimelig tid.

Dersom Leverandør ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, kan Oppdragsgiveren ved skriftlig meddelelse gi Leverandøren en siste rimelig frist for oppfyllelse. Er ikke forpliktelsene oppfylt innen denne satte fristen, kan Oppdragsgiver etter eget valg: a) selv, eller ved andre, foreta utbedring, eller b) foreta erstatningskjøp for Leverandørs regning og risiko, eller c) kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Oppdragsgiveren å avvente Leverandørs utbedring. I slike tilfeller skal Leverandør underrettes skriftlig før utbedring iverksettes.

Dersom mangelen er vesentlig, kan Oppdragsgiveren i stedet heve hele eller deler av Kontrakten. Før hevning skjer, skal det ved skriftlig varsel gis en rimelig frist, som ikke skal være kortere enn én uke, til å rette på forholdet. Oppdragsgiveren kan ved heving kreve erstatning for det direkte tap han har lidt.

C.3.20 Vesentlig kontraktsbrudd

Følgende forhold utgjør alltid et vesentlig kontraktsbrudd:

a) Leverandørens konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger,

b) gjentatte brudd på instrukser i henhold til Kontrakten, dersom Leverandøren har unnlatt å iverksette nødvendige korrigerende tiltak umiddelbart etter å ha mottatt varsel fra Oppdragsgiver,

c) brudd på offentlige lover og regler,

d) svik, forsømmelser eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til Oppdragsgiver.

Oppdragsgiveren kan også påberope seg andre forhold i vurderingen av hva som er å anse som et vesentlig kontraktsbrudd. Foreligger vesentlig kontraktsbrudd, kan Oppdragsgiver alltid velge å heve Kontrakten og forlange erstatning for det direkte tap han har lidt.

C.3.21 Overdragelse av kontrakten

Leverandøren kan ikke overdra Kontrakten i sin helhet eller sine rettigheter og forpliktelser etter Kontrakten til andre, uten skriftlig tillatelse fra Oppdragsgiveren.

C.3.22 Oppsigelse uten kontraktsbrudd

Frem til Oppdraget er fullført, kan Oppdragsgiver med skriftlig varsel til Leverandør si opp Kontrakten helt eller delvis.

Ved oppsigelse skal Oppdragsgiver betale:

a) det beløp som Leverandøren har til gode for den del av Oppdraget som allerede er gjennomført, og

b) andre dokumenterte direkte kostnader som Leverandøren påføres som følge av oppsigelsen. Dette omfatter utlegg og kostnader som Leverandøren har pådratt seg før avbestillingen ble mottatt, og som Leverandøren ikke kan nyttiggjøre seg i andre sammenhenger, og

c) tap av fortjeneste som leverandøren påviselig lider som følge av oppsigelsen. Leverandøren har bevis- og dokumentasjonsbyrden for at tapet er påviselig.

Leverandøren har ikke krav på andre former for kompensasjon.

Oppgjøret i henhold til denne bestemmelsen skal ikke overstige den avtalte kontraktssummen.

Treffer ikke Leverandøren rimelige tiltak for å begrense kostnadene ved oppsigelsen, skal det endelige vederlag reduseres.

C.3.23 Ansvarsbegrensning

Leverandøren kan ikke holdes ansvarlig for indirekte tap eller konsekvenstap.

Samlet erstatning per kalenderår er begrenset til et beløp som tilsvarer avtalens samlede årlige vederlag eksklusive merverdiavgift.

Begrensningene i ansvaret etter denne bestemmelsen gjelder imidlertid ikke dersom Leverandøren eller noen denne svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett.

C.3.24 Lønns- og arbeidsvilkår

Leverandøren skal sørge for at alle hans ansatte og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet.

Leverandøren skal oppfylle nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte som medvirker til å oppfylle Kontrakten.

Ved manglende oppfyllelse av dette krav, kan Oppdragsgiveren ved skriftlig meddelelse til Leverandøren kreve oppfyllelse av dette kravet innen en siste rimelig frist som ikke skal være kortere enn en uke. Dersom Leverandøren fortsatt ikke har oppfylt kravet innen denne fristen, skal dette anses som vesentlig kontraktsbrudd og Oppdragsgiveren kan rettmessig heve kontrakten og kreve erstatning av Leverandøren.

C.3.25 Etiske krav

C.3.25.1. Krav

a) Nasjonal lovgivning

Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og

sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter.

b) Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182)

Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter.

Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land).

Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert - nattarbeid.

Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

c) Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105)

Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.

Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

d) Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111)

Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.

e) Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98)

Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt.

Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal Leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne.

C.3.25.2. Oppfølging

Leverandør er forpliktet til å etterleve de ovennevnte krav i egen virksomhet, samt bidra til etterlevelse hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra Xxxxxxxxxxxxx skal dette arbeidet dokumenteres innen rimelig tid ved:

a) å få utlevert dokumenter fra leverandør som viser hvordan dette er overholdt overfor deres underleverandør, hvilke krav de har stilt til sine underleverandører i kontraktsforholdet de har med dem, informasjon om hvorvidt det er foretatt noen tredjemannskontroll på de aktuelle forholdene mellom leverandør og underleverandør og/eller

b) oppfølgingssamtaler med Oppdragsgiver og/eller

c) at Oppdragsgiver enten selv eller etter eget valg får en uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted. Velges denne metoden kreves informasjon

om hvem som har utført kontrollen og hvilke inspeksjonsmetoder som er brukt og/eller

d) sertifisering av produsent: SA8000 eller tilsvarende.

Oppdragsgiver eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.

C.3.25.3. Brudd

Brudd på punkt C.3.25.1 – C.3.25.2 innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter Leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Oppdragsgiveren bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan det angis bøter på kr 1000,- for hver kalenderdag bruddet varer. Bøtene skal være forholdsmessige med type og omfang av bruddene, og skal uansett ikke være større enn maksimalt 15 % av kontraktsverdien. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning eller prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til Xxxxxxxxxxxxxx økonomiske interesse av at kravene er fulgt. Ved vesentlige brudd på punkt C.3.25.1 – C.3.25.2, eller ved manglende oppretting, kan Oppdragsgiver heve kontrakten og kreve erstatning.

C.3.26 Bakgrunnsrett og tvisteregler

Norske rettsregler gjelder som bakgrunnsrett for Kontrakten. Tvister som oppstår i forbindelse med Kontrakten og som ikke løses i minnelighet, skal avgjøres etter norske prosessregler ved norske domstoler. Verneting for søksmål er Oppdragsgivers verneting.

D Beskrivelse/Kravspesifikasjon ‌

D.1 Bakgrunn/formål ‌

Statens vegvesen, Vegdirektoratet, heretter benevnt som oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på produksjon og utsendelse av vognkort.

Formålet med anskaffelsen er å få i stand en avtale med en leverandør om produksjon av vognkort i sikkerhetstrykkeri og distribusjon av disse.

D.2 Oppdraget ‌

Leveransen omfatter produksjon og distribusjon av vognkort i henhold til kravene i forskrift om bruk av kjøretøy kapittel 2 jf. EF direktivene 1999/37/EF og 2003/127/EF.

Grunnleggende lover og forskrifter

Følgende lover og forskrifter regulerer registrering av kjøretøy herunder utforming av vognkort:

Vegtrafikkloven.

Forskrift om bruk av kjøretøy kapittel 2.

Rådsdirektiv 1999/37/EF og Kommisjonsdirektiv 2003/127/EF om registreringsdokument for kjøretøy.

Direktivene 1999/37/EF og 2003/127/EF om harmoniserte registreringsdokumenter setter krav til utforming og rutiner for vognkort. De er ansett som EØS-relevante og er derfor implementert i Norge gjennom forskrift om bruk av kjøretøy kapittel 2. Direktivene beskriver krav til sikkerhet i selve dokumentene og i behandlingsrutinene samt innhold, utførelse og behandlingsregler for registreringsdokumenter innenfor hele EØS-området. Definerte opplysninger i dokumentet skal kodes med bokstaver som angitt i direktivene.

Direktivene foreskriver at vognkortet skal bestå av en eller to deler. Del 1 skal inneholde eieropplysninger og tekniske opplysninger. En eventuell del 2 skal inneholde opplysninger for identifikasjon av kjøretøy og eier og vil være en form for eierbevis som skal oppbevares atskilt fra kjøretøyet.

Direktivene foreskriver også at dokumentene skal være utstyrt med minst to av følgende sikkerhetselementer: grafikk, vannmerke, fluoriserende fibere, fluoriserende trykk.

Direktivene setter også noen krav til behandlingsrutiner. Spesielt i forhold til registrering av kjøretøy som tidligere har vært registrert i annen medlemsstat.

Vegdirektoratet har implementert følgende nasjonale tilpasninger til direktivene:

Det skal utstedes del 1 og del 2 av vognkortet. Sikkerhetselementer: minimum grafikk og vannmerke. Innholdet i dokumentene skal være i henhold til vedlegg 2.

D.2.1 Beskrivelse av ytelsen

D.2.1.1. Forventet produksjonsvolum

Antallet utstedte vognkort for de siste 3 år er følgende:

2010	-	1 004 189
2011	-	1 000 956
2012	-	1 030 367

Volumene er direkte påvirket av situasjonen for omsetningen av kjøretøy i Norge.

Statens vegvesen vurderer muligheten til å gå over til vognkort i kun én del. Dette er noe som kan skje i løpet av kontraktsperioden og det vil eventuelt medføre endring i volumet.

Statens vegvesen jobber også med å digitalisere sitt tjenestetilbud. I den forbindelse kan det bli aktuelt å gå over til elektronisk vognkort. Det er per i dag ikke avklart, og det er ikke mulig å si noe om når dette eventuelt vil skje. Det er imidlertid et krav i vognkortdirektivet at vognkort skal være et fysisk dokument, slik at ved kryssing av landegrenser vil det fremdeles være påkrevet med trykket vognkort selv om man benytter seg av elektronisk vognkort nasjonalt. Vognkort trykket på papir vil dermed ikke falle bort i sin helhet dersom Statens vegvesen velger å gå over til elektronisk vognkort, men volumet på trykte vognkort vil reduseres betraktelig.

D.2.1.2. Behandling av personopplysninger

Vognkortprodusent skal følge lov 14. april 2000 nr. 31 om personopplysninger (heretter ”personopplysningsloven”) med tilhørende forskrifter, herunder om informasjonssikkerhet.

Opplysninger for produksjon av vognkortene kan bare overføres til land som har implementert Rådsdirektiv 95/46/EF om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av sådanne opplysninger. Dette direktivet sikrer at det er iverksatt tiltak som gir personopplysningene en forsvarlig behandling.

D.2.1.3. Roller/ansvar

Statens vegvesen er ansvarlig og utførende myndighet for registrering av kjøretøy i Norge. I tillegg bidrar forhandlere av kjøretøy med tilrettelegging for registrering via internettjenesten Autoreg. Selve registreringen forgår i Statens vegvesens datasystem Autosys enten registreringen er utført på trafikkstasjon eller via Autoreg. Bestillingen av vognkortet blir generert i Autosys og gjort tilgjengelig for vognkortprodusent.

Oversikt over berørte parter med beskrivelse av roller og ansvar:

Trafikkstasjon

• Registrere kjøretøy

• Bestille vognkort

Forhandler av kjøretøy

• Forhandlere med tilknytning til Autoreg kan på Statens vegvesens vegne tilrettelegge for registrering av kjøretøy

• Bestille vognkort

Vegdirektoratet

• Tilrettelegge data for produksjon av vognkort (Autosys)

• Overordnet ansvar for registrering

• Brukerstøtte (delegert Publikumstjenester i Steinkjer)

• Systemansvarlig

Vognkortprodusent

• Produsere vognkort

• Distribusjon av vognkort til registrert eier

D.2.1.4. Krav til vognkortets innhold og utforming

Format

Del 1 og del 2 skal ha format A5, 4 sider i form av brettet A4.

Opplysningsinnhold

Vognkortene skal inneholde opplysninger som fremkommer i tabellen i vedlegg 2 avhengig av datagrunnlaget som kommer fra Autosys. Direktivet (jf. EØS avtalen) stiller også noen formelle krav til hvilken informasjon som skal fremkomme på dokumentene:

• Navnet på land som har utstedt vognkortet med nasjonalitetskode

• Navnet på utstedende myndighet

• Vognkort del 1 respektive del 2 på norsk samt offisielle EU/EØS-språk

• Europeiske økonomiske fellesskapsområde

Vognkortene skal produseres på bokmål og nynorsk avhengig av målform oppgitt i bestillingen.

Mal for dokumenter på bokmål ligger i vedlagt pdf-fil. Original av vognkortet kan fås fra Vegdirektoratet.

Layout/visuell profil

• Dokumentet skal være utformet iht. til dokumentene i vedlegg 2.

• Vegvesenets logo og vognkortets navn på ulike språk skal være plassert med aksial symmetri.

Fonter og farger:

• Statens vegvesens logo er i fargene PMS 485, PMS 116 og sort.

• De 2 vognkortdelene er i fargene PMS 286 og PMS 207.

• Teksten på vognkortdelene er sort.

• Skrift font for teksten er Frutiger 8 pt.

• Statens vegvesen sin logo skal ha samme størrelse som på vedlagte vognkort.

Sikkerhetspapir

• Vognkortet skal trykkes på sikkerhetspapir. Sikkerhetspapiret skal produseres av sikkerhetspapirprodusent.

• Sikkerhetspapiret skal lages hvitt av en 100 % trefri masse.

• Papiret skal ha en vekt på 85 – 100 g/m2.

• Sikkerhetspapiret skal ha et bunntrykk bestående av et mønster av tynne linjer med minst 2 farger som kan skilles fra hverandre med blotte øyet. Et av bunntrykkets mønster skal være utført som iristrykk. Bunntrykket skal plasseres alle steder på dokumentet der opplysninger skal skrives inn.

• Sikkerhetspapiret skal være laget med trykningsmetoder av svært høy kvalitet og som er egnet for en god gjengivelse av bunntrykkets mønster samt godt egnet for papir med vannmerke.

• Det skal gi tydelige spor i sikkerhetspapiret og/eller bunntrykket ved forsøk på kjemisk eller mekanisk radering av tekst på vognkortet.

Vannmerke

• Papiret skal ha et unikt vannmerke bestående av Statens vegvesen sin logo, emblem og teksten Statens vegvesen.

• Vannmerke skal lett kunne identifiseres uten særskilte hjelpemiddel.

• Vannmerket skal være dobbeltvirkende (positivt-negativt).

• Vannmerkene skal ha en størrelse og plassering på sikkerhetspapiret som vist i vedlagte eksempel.

Grafikk

• Det skal trykkes en usynlig tekst som ikke synes under ordinær bruk av blanketten, men som kommer tydelig til syne ved forsøk på kopiering.

• Teksten ”KOPI”, skal ha en størrelse og plassering på sikkerhetspapiret som vist i vedlagte eksempel og skal i sin helhet være synlig på alle 4 sidene når papiret er brettet.

• En linje på 6 av sidene på vognkortdelene skal inneholde mikroskrift med tekst, størrelse, innhold og plassering på sikkerhetspapiret som vist i vedlagte eksempel. Mikroskriften er plassert på den tykke sorte streken nederst på vognkortsidene.

Strekkode

• Del 1 og del 2 skal ha endimensjonal strekkode i henhold til code 128.

• Strekkoden skal være plassert nederst på fremsiden av dokumentene.

• Strekkoden skal minimum inneholde opplysninger om kjennemerke, vognkortnummer og vognkort del. Endelig innhold vil bli fastsatt senere.

Blankettnummer

• Hvert dokumentsett av blanco-dokument skal være påført et unikt nummer.

• Det er ikke påført et slikt nummer på det vedlagte vognkortet.

• Plasseringen av blankettnummeret på vognkortdokumentet avtales med den tilbyderen som tildeles oppdraget.

D.2.1.5. Produksjon

Det skal alltid produseres del 1 og del 2 ved hver bestilling av vognkort. Produksjonen av delene bør forgå i én operasjon. Det skal også produseres et informasjonsskriv som skal vedlegges hver vognkortforsendelse.

D.2.1.6. Mottak og håndtering av data fra Statens vegvesen

Vognkortprodusenten skal kunne motta og håndtere vognkortkortbestillinger som beskrevet i kapittel D.2.1.15 og vedlegg 2.

Vognkortprodusentens system skal sende statusmeldinger til Statens vegvesen på det tidspunkt vognkortet er ferdig produsert.

Dersom vognkortprodusenten ikke mottar all nødvendig data fra Statens vegvesen, skal det sikres at mottatte data kan lagres/oppbevares frem til eventuelt manglende data er mottatt.

Vognkortprodusenten skal så snart som mulig melde tilbake til Statens vegvesen hvis de mottar en vognkortbestilling som er mangelfull eller har feilaktig informasjon.

Tilbyder skal i sin tilbudsbesvarelse gi en beskrivelse av hvordan de vil kontrollere og sikre at datafilene som er mottatt fra Statens vegvesen inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å produsere vognkortene.

D.2.1.7. Produksjonsmakulering av vognkort

Alle vognkort som er skadet eller ødelagt under produksjon skal makuleres så snart som mulig.

D.2.1.8. Krav til produksjonstid

Vognkortprodusenten skal etablere rutiner slik at leveransetiden i punkt D.2.1.13

leveransetid overholdes.

D.2.1.9. Krav til produksjonsvolum

Vognkortprodusenten skal minimum ha kapasitet til å produsere følgende antall vognkort:

• Pr år: 1,5 millioner

• Pr. uke: 40 000

Tilbyder skal bekrefte at han har kapasitet i henhold til dette kravet.

D.2.1.10. Informasjonsskriv

Hver forsendelse skal vedlegges et informasjonsskriv som vil inneholde generell informasjon om det nye vognkortet og hvordan de 2 vognkortdelene skal oppbevares og behandles av kjøretøyenes eiere og brukere. Skrivet skal være uadressert og vil bestå av et A5 ark med innhold som vil bli fastsatt av Vegdirektoratet.

Enkelte forsendelser skal også vedlegges et informasjonsskriv som vil inneholde en generell informasjon om årsavgift til eier av kjøretøy. Skrivet skal være uadressert og vil bestå av et A5 ark med innhold som vil bli fastsatt av Toll- og avgiftsdirektoratet.

D.2.1.11. Krav til oversikt over gyldige dokumentnummer

Vognkortprodusenten skal ha oversikt over dokumentnumre på produserte, makulerte og bortkomne blanketter.

D.2.1.12. Krav til forsendelse

Vognkortprodusenten skal, som en del av produksjonsrekken, være ansvarlig for forsendelse av de ferdige vognkortene.

Kravene for forsendelse av vognkort er at:

• Utsending av vognkort skal skje 2 ganger per uke i etterkant av overføring av vognkortbestillinger fra Statens vegvesen.

• Produserte vognkort skal forvares sikkert før det utsendes.

• Vognkortet skal sendes til registrert eier eller underenhet i de tilfeller den er oppgitt.

• Vognkortets del 1 og del 2 skal alltid sendes atskilt i samme konvolutt.

• Hver forsendelse skal også inneholde to uadresserte informasjonsskriv på to A5 ark.

• Vinduskonvolutt i størrelse B5 eller C5 kan benyttes.

• Vognkortet skal sendes som ordinær A-post.

• Konvolutten skal ha påtrykt returadresse til Statens vegvesen, Publikumstjenester, 7737 Steinkjer.

Vognkortprodusenten skal ha rutiner som sikrer at produserte vognkort blir distribuert uten unødige forsinkelser. Xxxxxxxx skal i sin tilbudsbesvarelse gi en beskrivelse av rutinene.

Dersom tilbyder stiller bestemte krav til vognkortet for å kunne utføre forsendelsen, må det opplyses om dette i tilbudsbesvarelsen.

D.2.1.13. Krav til tjenestenivå og kvalitet

Leveransetid

Xxxxxx produserte vognkort med vedlegg skal være sendt fra vognkortleverandøren senest i løpet av dagen etter at tilhørende vognkortbestillinger er gjort tilgjengelige for vognkortleverandøren.

Minst 85 % av vognkortene skal være framme hos mottakerne senest i løpet av dagen etter at de er sendt fra vognkortleverandøren.

Driftsavbrudd og responstid

Frist for rapportering om langvarig driftsavbrudd til Statens vegvesen er 1 dag.

Ved henvendelse om feil og mangler til vognkortprodusent skal det gå maksimum 1 arbeidsdag før vognkortprodusent kan yte oppdragsgiver bistand, og har påbegynt feilretting eller utbedring av rapporterte mangler.

D.2.1.14. Krav til vognkortprodusent

Kompetanse

Personellet skal ha nødvendig kompetanse og erfaring for det arbeidet som skal utføres.

Aktuelt personell hos vognkortprodusenten skal ha tilstrekkelig kompetanse vedrørende datakommunikasjon og elektronisk datautveksling (EDI) og sikkerhetsmekanismer i dataoverføring (blant annet kryptering). Tilbyder skal fremlegge CV for nøkkelperson/ansvarlig person.

Informasjonssikkerhet

All informasjon som fremkommer på vognkortene samt logger skal behandles som konfidensiell informasjon av vognkortprodusenten.

Personopplysninger skal håndteres i henhold til personopplysningsloven med tilhørende forskrifter.

Personopplysningsloven setter krav om planlagte og systematiske tiltak for å sikre informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, jf. personopplysningsloven § 13 og personopplysningsforskriften kapittel 2.

Vognkortprodusenten skal redegjøre for hvordan personopplysningsloven følges generelt for vognkortprodusentens virksomhet. Vognkortprodusenten skal redegjøre for sin sikkerhetsstrategi.

Vognkortprodusenten skal redegjøre for hvordan personopplysningsloven følges spesielt for produksjon av vognkortene. Vognkortprodusenten skal dokumentere sikkerhetstiltakene som gjennomføres. Denne dokumentasjonen skal oversendes Statens vegvesen ved produksjonsstart. Vognkortprodusenten skal også ha denne dokumentasjon tilgjengelig hos seg.

Denne dokumentasjonen skal også etter forespørsel være tilgjengelig hos vognkortprodusenten for Datatilsynet og ”Personvernnemnda."

Overvåkning av systemtilgang og systembruk

Vognkortprodusent skal ha funksjoner for å generere og lagre overvåkningslogger (tilgang og bruk av produksjonssystemene).

• Vognkortprodusent skal påse at overvåkningsloggene har relevant innhold for revisjon.

• Vognkortprodusent skal påse at overvåkningslogger analyseres regelmessig.

• Vognkortprodusent skal påse at overvåkningsloggene er integritetsbeskyttet.

• Vognkortprodusent skal analysere og konsolidere overvåkningsloggene minst en gang i måneden. Minst 2 forskjellige personer skal være tilstede ved en slik gjennomgang og sammenstilling.

• Vognkortprodusent skal gjøre overvåkningsloggene tilgjengelige for Statens vegvesen på forespørsel.

Produksjonsstyring - produksjonslogger

Vognkortprodusent skal ha funksjoner for å generere og lagre produksjonslogger.

Vognkortprodusent skal påse at produksjonsloggen sikrer sporbarhet i produksjonen av vognkort og skal derfor som minimum inneholde produksjonsdata koplet til IT-system og tid. Obligatoriske data i produksjonsloggen er, men skal ikke begrenses til, data nødvendige for produksjon av vognkort.

Vognkortprodusent skal gjøre produksjonsloggene tilgjengelige for Statens vegvesen på forespørsel.

Arkivering

Vognkortprodusent skal arkivere overvåkningslogger og produksjonslogger. Vognkortprodusent skal påse at arkivet er lesbart under hele avtaleperioden. Arkivene skal kun være tilgjengelige for Vognkortprodusent og Statens vegvesen.

Kontinuitetsplan

Vognkortprodusenten skal ha en kontinuitetsplan (business continuity plan - BCP). Denne skal, men ikke begrenses til, inkludere hendelser som:

• sikkerhetspapir på avveie

• fortrykte vognkortblanketter på avveie

• tap av data på grunn av tyveri, brann, feilfunksjonering, feil ved maskin- og programvare

• andre typer systemfeil

• samhandling med andre aktører

Xxxxxxxx skal i sin tilbudsbesvarelse gi en beskrivelse av dette.

Samarbeid

Vognkortprodusenten og Statens vegvesen skal samarbeide om felles løsninger med bakgrunn i avtalen. Samarbeidet skal også gjelde situasjoner som måtte oppstå og som ikke er avtalefestet.

Vognkortprodusent og Statens vegvesen må etablere en tilfredsstillende samarbeidsform som sikrer en stabil drift av vognkortproduksjonen. Foruten de kravene som følger av denne kravspesifikasjonen, ligger det i dette å:

• Etablere sikker kommunikasjon mellom vognkortprodusenten og Statens vegvesen med et grensesnitt som er beskrevet nærmere i kapittel D.2.1.15.

• Utveksle den informasjon som trengs for å effektuere produksjon av vognkort.

• Etablere rutiner for rapportering og oppfølging av driftsmessig art (support, endringer, driftsavbrudd, andre avvik, etc.)

Møter mellom vognkortprodusent og Statens vegvesen skal normalt avholdes i Oslo.

Vognkortprodusenten skal kommunisere med Statens vegvesen på norsk, dansk eller svensk.

Når en av partene finner det nødvendig, kan man med tre hverdagers varsel kreve møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på.

Vognkortprodusent forplikter å samarbeide med tredjeparter i den utstrekning oppdragsgiver finner dette formålstjenlig for utnyttelsen av tjenestene angitt i denne avtalen. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med oppdragsgiver. Vognkortprodusenten er imidlertid fritatt for slike plikter dersom det dokumenteres at slikt samarbeid vil virke uheldig inn på forholdet til hans eksisterende underleverandører eller forretningsforbindelser.

Vognkortprodusenten plikter også å samarbeide med oppdragsgiver dersom det oppstår situasjoner og/eller behov for å endre løsningen for produksjonen av vognkortet.

Service og support

Det stilles følgende krav til leverandørs service og support:

Leverandør skal ha bemannet service og support som er tilgjengelig for oppdragsgiver mandag til fredag kl. 0800 til 1600, norsk tid.

Følgende service og support skal være tilgjengelig:

• Telefonnummer som Statens vegvesen kan benytte dersom de har spørsmål om produksjonsstatus på vognkortet.

• E-postadresse som Statens vegvesen kan benytte dersom de har spørsmål om produksjonsstatus. E-post skal besvares så snart som mulig, og senest innen 1 time etter mottak.

• Bemanningen som besvarer telefon og e-posthenvendelsene skal kunne svare på spørsmål angående produksjons- og forsendelsesstatus.

• Vognkortprodusent skal ikke besvare henvendelser fra publikum, men henvise disse til Statens vegvesen.

• Statens vegvesen skal ha tilgjengelig telefonnummer og e-postadresse til teknisk personell hos vognkortprodusent. På oppgitt telefon og e-postadresse skal det være tilgjengelig personell med teknisk kompetanse som kan gi teknisk support. De skal spesielt kunne besvare spørsmål og følge opp saker som angår det tekniske grensesnittet mellom Statens vegvesen og vognkortprodusenten. De skal også kunne besvare spørsmål og følge opp saker som angår selve overføringen av opplysninger mellom oppdragsgiver og Statens vegvesen.

• Vognkortprodusenten skal kunne tilby service og support på norsk, dansk eller svensk.

Tilbyder skal bekrefte at de oppfyller kravene til service og support.

Sikkerhetsrutiner

Vognkortprodusent skal oppfylle følgende krav til sikkerhet for produksjon, oppbevaring, transport og papir. Kravene gjelder også for underleverandørers produksjon og leveranser som har betydning for sluttproduktenes sikkerhet:

• Vognkortprodusent må ha tilfredsstillende innbruddsikring og system for adgangskontroll.

• Bare behørige personer skal gis adgang til produksjonslokaler og lagerrom der vognkortprodusent oppbevarer materialet som inngår eller har betydning for produksjonsprosessen. Samme regler gjelder for rom der sikkerhetspapir og sikkerhetstrykksaker i hel- og halvfabrikata samt makulatur oppbevares.

• All inn- og utpassering skal kontrolleres og registreres. Tilfeldige besøk skal alltid overvåkes.

• Produksjonen (også prøveproduksjon), interne forflyttninger, lagerhold og annen oppbevaring, utlevering eller makulering skal skje under kontroll og bokføres med angivelse av kvantitet, fysisk plassering, tidspunkt og personsignatur.

• Alt som har betydning for vognkortblankettens sikkerhetsgrad skal behandles som konfidensielt.

• All transport skal skje med den beskyttelse som er nødvendig for å minimalisere ulike risikofaktorer.

Vegdirektoratet skal når som helst kunne kontrollere hvordan oppdraget utføres hos vognkortprodusent.

Tilbyder må i sin tilbudsbesvarelse gi en beskrivelse av hvilke sikkerhetsrutiner og sikkerhetssystem som er tilknyttet egne og underleverandørers produksjonslokaler samt for transporter av sikkerhetspapir mv. I dette inngår blant annet en beskrivelse av eventuelt:

• adgangskontroll/adgangssystem til produksjonslokalene

• antall personer til stede i lokalene hvor produksjon og eventuelt makulering av vognkort finner sted

• alarmsystem

• brannsikring

• oppbevaring av sikkerhetspapir eller fortrykte blanketter

• personellsluser

• transport av sikkerhetspapir og sikkerhetsblanketter

Tilbyder må dokumentere hvilke sikkerhetsstandarder sikkerhetstrykkeriet tilfredsstiller. Dette kravet gjelder også for underleverandører, for eks. sikkerhetspapirprodusent.

Krav til arbeidsrutiner

Interne rutiner

Vognkortprodusenten skal ha rutiner for å minimalisere skadeeffekten ved katastrofer. Dette skal inkludere rutiner for sikker backup, fungerende rutiner for datagjenoppbygging, etc. og være en del av BCP.

Kontroll og oppfølging

Vognkortprodusenten skal ha en intern organisatorisk enhet som skal være bindeleddet mot Statens vegvesen. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive hvordan henvendelser fra Statens vegvesen skal håndteres av vognkortprodusenten.

For å sikre at kravene til produksjon av vognkort innfris, skal Statens vegvesen kunne gjennomføre kontroller av produksjonsprosessen. Det er derfor et absolutt krav at representanter fra Statens vegvesen kan komme på uanmeldte kontroller hos vognkortprodusenten.

Rapportering

Vognkortprodusenten skal sende produksjonsrapport til Statens vegvesen hver måned.

Statens vegvesen skal fra vognkortprodusenten på forespørsel kunne få tilsendt rapporter for en bestemt ønsket periode (en eller flere måneder).

Produksjonsrapporten skal blant annet inneholde:

• antall mottatte bestillinger (fra- og til nummer)

• antall utsendte vognkort (fra- og til nummer)

• antall makulerte vognkort som følge av feil hos vognkortprodusenten

• antall makulerte vognkort som følge av feil ved dataoverføring

• antall makulerte vognkort som følge av feil ved grunnlagsdata mottatt fra Statens vegvesen

• antall vognkortbestillinger med mangelfull eller feilaktig informasjon

• avvik fra avtalt produksjonstid

• avvik fra avtalte rutiner for dataoverføring

• avvik fra vognkortprodusentens generelle og eventuelt avtalte spesielle rutiner for sikkerhet i produksjon

• avvik fra avtalte rutiner for sikkerhet

• oversikt over nummer på makulerte og bortkomne blanketter

For øvrig skal vognkortprodusenten uoppfordret rapportere alle hendelser som kan tenkes å ha konsekvenser for vognkortets og produksjonens sikkerhet eller leveringstid (for eksempel brann eller innbrudd). Rapporteringsparametere skal avtales nærmere mellom vognkortprodusenten og Statens vegvesen.

D.2.1.15. Tekniske krav

I forbindelse med at Statens vegvesen utarbeider nytt Autosys vil det komme nye tekniske krav. Vognkortprodusenten må være forberedt på å tilpasse seg dette. Det er per i dag ikke mulig å si når dette vil bli produksjonsatt, men det kan bli aktuelt i løpet av kontraktsperioden.

Datagrunnlag

Vognkortene skal produseres på grunnlag av opplysninger i motorvognregisteret. Det sentrale motorvognregisteret er et register over alle registrerte kjøretøy med aktuelle opplysninger om kjøretøyene og eierne mv. Det sentrale motorvognregisteret er en del av Autosysdatabasen som også inneholder førerkortregisteret. Dataene her er ordnet i en nettverksdatabase og driften er lagt til EVRY ASA DPS 9000 under operativsystemet GCOS8. Databasen har inngangsnøkler på blant annet kjennemerke, understellsnummer, eiers navn og eiers fødselsnummer/-organisasjonsnummer. Vegdirektoratet er eier og forvalter av systemet.

Krav om tilpasning av grensesnitt, i samarbeid med Statens vegvesen.

Vognkortprodusenten forplikter seg til å imøtekomme Statens vegvesens dataformat, våre overføringsmetoder, tidspunkt, og eventuelle krypteringskrav. I tillegg må tilbyder gi en beskrivelse av hvordan deres datasystem vil imøtekomme Autosys motorvognregister.

Transaksjonsformatet mot Autosys er beskrevet i vedlegg 2 om VK rekorder.

Opplysninger krysset av i kolonnene Del 1 og Del 2 skal skrives inn i de respektive dokumentene såfremt opplysninger finnes i bestillingen. Opplysningene skal knyttes til den oppgitte ledetekst og kode (i parentes) i tabellen eks: Kjennemerke (A) AB 23456.

Testmiljø

Vognkortprodusenten skal ha nødvendige testprosedyrer for å kontrollere utstyret og IT- systemene samt endringer i disse før de settes i produksjon. Endringer inkluderer, men skal ikke begrenses til, endringer i vognkortprodusentens produksjonsmiljø eller grensesnittet mot Statens vegvesen. Testbestilte vognkort skal påføres teksten "Specimen" skrevet på skrå over dokumentet og det skal ikke sendes til registrert eier, men til Statens vegvesen, Vegdirektoratet, Kontor for kjøretøyregistrering, Postboks 8142, Dep 0033 OSLO.

Vognkortprodusenten skal kunne behandle testbestillinger av vognkort uten at dette påvirker ordinær produksjon. Testsystemet skal primært være atskilt fra produksjonssystemet, men økonomiske hensyn kan tilsi at man fraviker dette for deler av testsystemet. I så fall må testprosedyrene utarbeides slik at det ikke er mulig å blande testproduksjon med ordinær produksjon.

Testsystemet skal være tilgjengelig på forespørsel fra Statens vegvesen på to dagers varsel, men ved akutte feilsituasjoner må det kunne påregnes kortere varslingsfrister.

Tilbyderen skal foreslå testopplegg og testprosedyrer som tilfredsstiller disse kravene.

D.2.2 Leveringsvilkår

Ordinær produksjon skal starte 2. januar 2014.

D.2.2.1. Etablering av produksjonsmiljø

Vognkortprodusenten skal etablere et utviklingsprosjekt for å utvikle nødvendige systemer, rutiner mv. for vognkortproduksjonen.

I forbindelse med prosjektmøter og lignende skal vognkortprodusentens prosjektleder utarbeide møtereferater med statusrapport som skal oversendes Vegdirektoratet.

Prosjektleder må ha tidligere erfaring med lignende oppdrag, og inneha formell kompetanse som prosjektleder. Tilbyder må oppgi navn, stillingsbetegnelse, CV og referanser for den personen som skal være vognkortprodusentens prosjektleder. Opplysningene skal oppgis i tilbudsbesvarelsen.

Statens vegvesen er tilgjengelig for henvendelser om det datatekniske og overføring av data ved forespørsel.

D.2.2.2. Prosjektplan for utviklingsleveransen

Tilbyder må legge ved tilbudsbesvarelsen en prosjektplan som viser fremdrift og ressurser for utvikling av eget system bestående av:

• Milepæls- og fremdriftsplan

• Kvalitetsplan

• Testplan

Milepæls- og fremdriftsplan

Milepælsplanen som utarbeides skal som et minimum inneholde:

• Beskrivelse av aktiviteter

• Ansvar og beslutningsmyndighet

• Fremdriftsplan

• Beskrivelse av fremgangsmåte

Kvalitetsplan

Kvalitetsplanen skal referere til leverandørens kvalitetssystem, og må som et minimum inneholde:

• Prosjektstruktur

• Oppfølgings- og rapporteringsprosedyrer

• Endringsprosedyre

• Prosedyre for håndtering av avvik, inkludert korrektive tiltak

• Prosedyre for gjennomføring av kvalitetskontroll og tester generelt

• Planer for kvalitetskontroll og utprøving av denne leveransen

Testplan

Vognkortprodusenten skal ha en plan som beskriver hvilke tester som skal utføres på det systemet som skal leveres, når disse testene skal gjennomføres, retningslinjer for testene og

hvilke forutsetninger og konfigurasjoner som må være på plass i forbindelse med disse testene. Dokumentasjon på slik testplan skal vedlegges tilbudsbesvarelsen.

Vognkortprodusenten skal videre ha en detaljert testprosedyre og tilhørende testprotokoller. Testprosedyrene skal beskrive forutsetninger for hver enkelt test, hva den enkelte testen går ut på og forventet resultat fra de enkelte testene. Dokumentasjon på slik testprosedyre skal vedlegges tilbudsbesvarelsen.

Testplaner skal godkjennes av Statens vegvesen.

D.2.2.3. Godkjenning

Statens vegvesen skal i samråd med vognkortprodusenten bli enige om en leveranse- og godkjenningsplan så snart som mulig etter kontraktsinngåelsen.

D.2.2.4. Akseptansetest

Etter at utviklingsarbeidet er utført, skal det gjennomgås en fullstendig test av produksjon av vognkort.

Statens vegvesen har ansvaret for å gjennomføre akseptansetesten.

Før Statens vegvesen påbegynner denne testen, skal vognkortprodusenten ha gjennomført følgende:

• utført og dokumentert testing som sikrer at alle Statens vegvesens krav i denne avtalen er oppfylt

• foretatt inspeksjon av alt utstyr og alle tilhørende dokumenter

• meddelt Statens vegvesen at systemet er ferdig installert for testing.

Oversendelse av prøveeksemplar

Maksimum 4 uker etter inngåelse av kontrakt skal vognkortprodusenten levere 10 eksemplarer av hver av de to delene. Prøveeksemplarene av vognkortene skal gjenspeile vognkortene i ordinær produksjon med unntak av kravet om unikt vannmerke.

Statens vegvesen skal godkjenne prøveeksemplarene innen en uke etter mottagelse.

D.2.2.5. Godkjenningsperiode

Statens vegvesen ønsker en godkjenningsperiode på 3 måneder fra oppstartdato.

D.2.3 Priser

Antallet vognkort som skal produseres, vil variere noe fra år til år. Derfor skal prisen i tilbudet angis som en enhetspris for del 1 og del 2 samt informasjonsskriv distribuert til mottaker. Prisen per 2. januar 2014 oppgis på prisskjema i punkt E.4. Prisen skal oppgis eks. mva. i NOK. Prisen skal oppgis inkludert portoutgifter.

E Svardokumenter ‌

I dette kapittelet redegjøres for hvordan opplysningene skal presenteres i tilbudet. Tilbyder skal fylle ut vedlagte skjemaer. Attester for skatt og merverdiavgift er standardiserte dokumenter.

E.1 Tilbudsopplysninger ‌

Følgende dokumenter ligger til grunn for tilbudet	Punkt i konkurranse- grunnlaget
Komplett konkurransegrunnlag som utsendt av oppdragsgiver	Del A-E med vedlegg
Spørsmål og svar i kunngjøringsperioden	Punkt B.1.7
Dokumenter sendt av oppdragsgiver i ettertid
Dokumentasjon som skal innleveres (i nedenfor angitte rekkefølge) og som sammen med tilbudsbrevet utgjør tilbudet
Tilbudsbrev: a. Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen, b. I tillegg bør tilbudsbrevet inneholde en innholdsfortegnelse over tilbudsbesvarelsen og vedlagt dokumentasjon, og c. Eventuelle forbehold skal framgå av tilbudsbrevet, jf. B.1.13.	Tilbyders eget dokument (mal ikke utarbeidet)
Skatteattest fra kommunekasserer (kemner)	B.2.1/E.2
Skatteattest fra skattekontor i fylket	B.2.1/E.2
HMS – egenerklæring	B.2.1/E.2
Årsregnskap	B.2.2/E.3
Krav til tilbyders erfaring	B.2.2/E.3
Krav til kvalitetssystem	B.2.2/E.3
Erklæring(er) om solidaransvar for arbeidsfellesskap (hvis aktuelt	Tilbyders eget dokument (mal ikke

for tilbyder)	utarbeidet), jf. punkt B.2.3
Forpliktelseserklæring eller tilsvarende for underleverandører (hvis aktuelt for tilbyder)	Xxxxxxxxx eget dokument (mal ikke utarbeidet), jf. punkt B.2.4
Prisskjema	B.3/E.4

E.2 Dokumentasjon på tilbyders kvalifikasjoner/firmakvalifikasjon ‌

Her setter tilbyder inn dokumentasjon på kravene i punkt B.2.1.

• Skatteattest fra kommunekasserer (kemner)

• Skatteattest fra skattekontor i fylket

• HMS – egenerklæring

E.3 Andre kvalifikasjonskrav ‌

Her setter tilbyder inn dokumentasjon på kravene i punkt B.2.2.

• Økonomisk og finansiell stilling

Årsregnskap for de siste 3 regnskapsår inntas her

• Krav til tilbyders erfaring

Ved krav om erfaring satt til tilbyder (B.2.2), bes følgende skjema fylles ut:

Firma:

Referanseprosjekt	Utført for	År utført	Størrelse (kr)

Kontaktperson	Telefon	E-post

Kort informasjon om oppdraget

Referanseprosjekt	Utført for	År utført	Størrelse (kr)

Kontaktperson	Telefon	E-post

Kort informasjon om oppdraget



Referanseprosjekt	Utført for	År utført	Størrelse (kr)

Kontaktperson	Telefon	E-post

Kort informasjon om oppdraget

Referanseprosjekt	Utført for	År utført	Størrelse (kr)

Kontaktperson	Telefon	E-post

Kort informasjon om oppdraget

Referanseprosjekt	Utført for	År utført	Størrelse (kr)

Kontaktperson	Telefon	E-post

Kort informasjon om oppdraget

• Krav til kvalitetssystem

Dokumentasjon ISO 9001:2002 eller tilsvarende jf. punkt B.2.2 tas inn her.

E.4 Beskrivelse av tildelingskriteriene ‌

Prisskjema

Pris i NOK per vognkort (del 1, del 2 og informasjonsskriv) distribuert til mottaker eks. mva.

Sted Dato

………………………………………………………………..

Signatur

Vedlegg 1 ‌

Administrative bestemmelser

1. Kontaktpersoner

Alle henvendelser vedrørende Kontrakten skal rettes til:

Kontaktpersoner:	Telefon:	Mobiltlf.:	E-post:
Xxxxx Xxxxxx	22073861		xxxxx_xxxxxx@xxxxxxxx.xx
[Leverandørens kontaktperson]

Kommunikasjon vedrørende Kontrakten skal rettes til partenes kontaktpersoner. Henvendelser skal besvares uten unødig opphold.

Dersom det blir endringer i kontaktinformasjonen ovenfor plikter partene å informere hverandre skriftlig om dette uten ugrunnet opphold.

Vedlegg 2 ‌

Beskrivelse av rekorder som oversendes til vognkortprodusent ‌

Startrekord:

Felt	Lengde	Type	Kommentar
St-transkode	2	NUM	00 Start-transaksjon
St-dato	8	NUM	Dato klargjort ååååmmdd

Vognkortbestillinger:

Feltnr	Felt innhold	Lengde	Type	Kommentar	Del 1	Del 2	Ledetekst i vognkort	Kode
1	Transkode	2	AN	10 - Nytt vognkort 19 – Avbestilling
2	Rekord versjon nr	2	AN	01
3	Produksjonstype	1	AN	P – Normal

				produksjon T - Testproduksjon
4	Målform	1	AN	B – bokmål N - nynorsk
	1. Identitet
5	Vognkortnummer	12	AN	Også i strekkode	X	X	Vognkortnummer
6	Kjennemerke	8	AN	Også i strekkode	X	X	Kjennemerke	A
7	Format på kjennemerke	5	AN	Eks.: SS/SS LH/LS	X	X
8	Farge på kjennemerke	5	AN		X	X
9	Understellsnummer	19	AN		X	X	Understellsnummer	E
10	PIN-kode	8	AN			X	PIN-kode
	2. Merke/type/modell
11	Merkekode og Merke	30	AN		X	X	Merke	D.1
12	Type	25	AN		X	X	Type	D.2
13	Modell	25	AN		X	X	Modell	D.3
	3. Registreringsdatoer

14	Dato for første gangs registrering	10	AN	åååå-mm-dd	X	X	Registrert første gang	B
15	Registrert første gang i Norge	10	AN	åååå-mm-dd	X	X	Registrert første gang i Norge
16	Registreringsdato på eier	10	AN	åååå-mm-dd	X	X	Registrert på eier	I
	4. Eieropplysninger
17	Registrert eier, etternavn, firmanavn	60	AN		X	X	Registrert eier, etternavn, firmanavn	C.1.1/ C.2.1
18	Fornavn	40	AN		X	X	Fornavn	C.1.2 / C.2.2
19	Adresse	40	AN		X	X	Adresse	C.1.3 / C.2.3
20	Postnummer	4	AN		X	X	Postnummer	C.1.3 / C.2.3
21	Poststed	25	AN		X	X	Poststed	C.1.3 / C.2.3
22	Firmanavn underenhet	60	AN	forsendelsesadresse	X	X	Eiers underenhet
23	Adresse underenhet	40	AN	forsendelsesadresse	X	X	Adresse

24	Postnummer underenhet	4	AN	forsendelsesadresse	X	X	Postnummer
25	Poststed underenhet	25	AN	forsendelsesadresse	X	X	Poststed
26	Eiers Fødselsnummer/ Organisasjonsnummer	12	AN			X	Eiers Fnr/Onr
27	Medeier	40	AN		X	X	Medeier
28	Leietaker	60	AN		X	X	Leietaker	C.3.1
29	Fornavn	40	AN		X	X	Fornavn	C.3.2
30	Adresse	40	AN		X	X	Adresse	C.3.3
	5. Klassifisering
31	Kjøretøygruppe EF	40	AN	Kode + tekst 3 + 36	X	X	Kjøretøygruppe, teknisk	J
32	Teknisk undergruppe	5	AN	Kode	X	X	Teknisk undergruppe
33	Kjøretøygruppe (ikke EF)	40	AN	Kode + tekst 3 + 36	X	X	Kjøretøygruppe, avgift
	6. Farge/regdistrikt/regkoder
34	Farge	9	AN		X	X	Farge	R
35	Registerførende distrikt	20	AN	Kode og navn 3 + 16	X	X	Registerførende distrikt



38	Avgiftsgrunnlag tilhenger	6	AN		X	X	Avgiftsgrunnlag tilh (kg)
39	Redusert avgiftgrunnlag	6	AN		X	X	Redusert avgiftgrunnlag (kg)
40	Kjøringens art	22	AN	Kode og tekst 2 + 19	X	X	Kjøringens art
	7. Typegodkjenning
41	Typegodkjenningsnummer nasjonalt	13	AN		X	X	Typegodkjenningsnumme r norsk
42	Typegodkjenningsnummer EF	22	AN		X	X	Typegodkjenningsnumme r EF	K
43	Variant	40	AN		X	X	Variant	D.2
44	Versjon	40	AN		X	X	Versjon	D.2
	8. Vekter
45	Teknisk tillatt totalvekt	6	AN	Ikke implementert	X		Teknisk tillatt totalvekt (kg)	F.1
46	Tillatt aksellast foran, Aksel 1	6	AN		X		Tillatt aksellast foran (kg)

47	Bak, Aksel 2	6	AN		X	Tillatt aksellast bak (kg)
48	Aksel 3	6	AN	Ikke implementert	X	Aksel 3 (kg)
49	Aksel 4	6	AN	Ikke implementert	X	Aksel 4 (kg)
50	Aksel 5	6	AN	Ikke implementert	X	Aksel 5 (kg)
51	Tillatt totalvekt i Norge	6	AN		X	Tillatt totalvekt (kg)	F.1 / F.2
52	Vogntogvekt	6	AN		X	Tillatt vogntogvekt (kg)	F.3
53	Egenvekt	6	AN		X	Egenvekt m/fører (kg)	G
54	Tilhengervekt, med brems	6	AN		X	Tillatt tilhengervekt, med brems (kg)	O.1
55	Tilhengervekt uten brems	6	AN		X	Tillatt tilhengervekt uten brems (kg)	O.2
56	Effekt/egenvekt forhold	5	AN	Kw/kg, Kun motorsykkel	X	Effekt/egenvekt forhold MC	Q
57	Tillatt koplingslast	6	AN		X	Tillatt koplingslast (kg)
58	Tillatt taklast	4	AN		X	Tillatt taklast (kg)
	9. Dimensjoner

59	Bredde	4	AN	I millimeter	X	Bredde (mm)
60	Lengde	5	AN	I millimeter	X	Lengde (mm)
61	Lengde til tilhengerkopling el svingskive	6	AN	I millimeter	X	Lengde til tilhengerkopling el svingskive (mm)
62	Akselavstand 1	4	AN	I millimeter	X	Akselavstand 1 (mm)	M
63	Akselavstand 2	4	AN	I millimeter	X	Akselavstand 2 (mm)	M
64	Akselavstand 3	4	AN	I millimeter	X	Akselavstand 3 (mm)	M
65	Akselavstand 4	4	AN	I millimeter	X	Akselavstand 4 (mm)	M
	10. Motor/drivverk
66	Slagvolum	6	AN		X	Slagvolum (cm3)	P.1
67	Største effekt i kW	7	AN		X	Motoreffekt (KW)	P.2
68	Drivstoff	17	AN	Kode og tekst (Eks: 1 Bensin)	X	Drivstoff	P.3
	11. Sitteplasser
69	Xxxxxx sitteplasser foran	1	AN		X	Xxxxxx sitteplasser i forsete

70	Antall sitteplasser i alt	2	AN		X	Antall sitteplasser i alt	S.1
71	Antall ståplasser	2	AN		X	Antall ståplasser	S.2
	12. Xxxxxx, Xxxx/felg
72	Antall aksler	1	AN		X	Antall aksler	L
73	Xxxxxx xxxxxx med drift	1	AN		X	Antall aksler med drift
74	Std dekkdim foran	25	AN		X	Std dekkdimensjon foran
75	Std dekkdim bak	25	AN		X	Std dekkdimensjon bak
76	Min load index foran	9	AN		X	LI foran
77	Min load index bak	9	AN		X	LI bak
78	Min hastighetskode	4	AN		X	Min hastighetskode
79	Std felg foran	8	AN		X	Std felgdimensjon foran
80	Std felg bak	8	AN		X	Std felgdimensjon bak
81	Min innpress foran	5	AN	I millimeter.	X	Min innpress foran (mm)
82	Min innpress bak	5	AN	I millimeter.	X	Min innpress bak (mm)
83	Maks sporvidde foran	4	AN	I millimeter	X	Maks sporvidde foran

						(mm)
84	Maks sporvidde bak	4	AN	I millimeter	X	Maks sporvidde bak (mm)
	13. Prøveresultater/miljøklasse
85	Standstøy	3	AN		X	Standstøy (dB(A))	U.1
86	Ved omdreiningstall	4	AN		X	Turtall (o/min)	U.2
87	CO2-utslipp kombinert	3	AN	Gram / km	X	CO2-utslipp (g/km)	V.7
88	Kombinert forbruk	4	AN	Liter / 100 km	X	Kombinert forbruk (l/100 km)	V.8
89	Miljøklasse jf 70/220 eller 88/77	1	AN	Euro klasse. Samme som Euro- norm / avgasskode for tyngre kjøretøy?	X	Miljøklasse EURO	V.9
90	Fabrikkmontert partikkelfilter	3	AN	Ja/Nei	X	Fabrikkmontert partikkelfilter
	14. Merknader
91	Merknad 1	70	AN	Vognkort merknader	X
92	Merknad 2	70	AN	Vognkort merknader	X

93	Merknad 3	70	AN	Vognkort merknader	X
94	Merknad 4	70	AN	Vognkort merknader	X
95	Merknad 5	70	AN	Vognkort merknader	X
96	Merknad 6	70	AN	Vognkort merknader	X

Sluttrekord:

Felt	Lengde	Type	Kommentar
sl-transkode	2	NUM	99 Slutt-transaksjon
sl-ant-nybestillinger	6	NUM	Antall nye bestillinger
sl-ant-rebestillinger	6	NUM	Antall rebestillinger
sl-ant-avbestilte	6	NUM	Antall avbestillinger

Beskrivelse av transaksjoner som oversendes fra vognkortprodusenten ‌

Filen inneholder ingen start eller sluttrekord. Det skal gis bare én tilbakemelding pr. bestilling til Statens vegvesen, Autosys. Denne skal sendes først når vognkortet er sendt, eventuelt ikke kunne produseres.

Dersom vognkortprodusenten finner ut at vognkortproduksjonen har tatt lengre tid enn avtalt, skal status settes til ”forsinket” (11).

Felt	Lengde	Type	Kommentar
transnavn	5	AN	VKORT (fast tekst)
status	2	NUM	10 – OK 11 - OK, men forsinket i følge kontrakten 12 - tilbakekalt 13 - tilbakekalt pr. fax fra trafikkstasjon eller forhandler 19 – bestillingen effektueres ikke pga feil/manglende data fra Autosys Alle tilbakemeldinger oppdaterer statistikker.
Kjennemerke	8	AN
Vognkortnummer	12	NUM
bestilt-dato	8	NUM	Dato fra Autosys-bestilling. ååååmmdd
mottatt-dato	8	NUM	Dato bestilling mottatt hos vognkortprodusenten. ååååmmdd

produsert-dato	8	NUM	Dato kortet er produsert hos kortprodusenten. Ååååmmdd benyttes som ‘produsert dato’ i Autosys
tilbakemelding	70	AN	Evt. feilmelding som kan være meldt inn av kortprodusenten

Document Metadata

Table of Contents

Innholdsfortegnelse‌

Document Metadata