AVTALE

AVTALE

SAMARBEID VEDRØRENDE DIGITALISERING

Versjon 2.0

Avtale revidert i januar 2021

Kommentarer til denne revisjonen av avtalen

Endringer i avtalen har blitt til via dialog mellom medlemmene i Arbeidsutvalget (AU) og

«kompiskommunene». Innspill har blitt behandlet i AU og deretter oppdatert/revidert av sekretariatet. Vurdering av AU og denne arbeidsmetoden vil blir gjort i løpet av 2021 og avtalen kan revideres i 2022 ref. punkt 8.

Avtalen ble behandlet i styringsgruppen i Digi Rogaland 17. februar 2021, og noen endringer i punkt 4.2 ble besluttet. «AVTALE SAMARBEID VEDRØRENDE DIGITALISERING versjon 2.0» er vedtatt i styringsgruppen.

1. Bakgrunn

For å møte utfordringsbildet ble det etablert et felles regionalt forprosjekt knyttet til «Samordnet regional digitalisering» høsten 2017. Forprosjektets formål var å avklare grunnlag for et felles regionalt kompetansesamarbeid på digitaliseringsområdet. Samarbeidet endret våren 2018 navnet fra Samordnet regional digitalisering – til Digi Rogaland. I desember 2018 ble samarbeidsavtalen signert av de ulike Rogalandskommunene.

Alle kommuner skal møte de samme lovpålagte oppgavene og må interagere med de samme sektorene og aktørene. Samtidig varerier utgangspunktet og forutsetningene mellom de enkelte kommune. Digi Rogaland er et samarbeid om å ta i bruk digitale verktøy for å gi bedre tjenester til innbygger og næringsliv. Ambisjonen er at innbyggerne skal oppleve at kommunens digitale løsninger er lik på tvers av kommunegrensene.

For å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring skal samarbeidet bidra til deling og gjenbruk av ressurser. Dette skal også styrke kommunenes mulighet til å gjennomføre prosjekter, samtidig som bistand til gevinstrealisering og prosessforbedringen skal hjelpe kommunene med å realisere effekter og legge til rette for samordnet arkitektur, utvikling og anskaffelsesprosesser.

Kommunene opplever at digitale trender utfordrer dagens tjenesteproduksjon, og at det er krevende å møte de nasjonale initiativene innenfor ulike tjenesteområder. Innbyggere og næringsliv forventer digital samhandling med kommunen og tilgang til åpne data. De er først og fremst opptatt av at deres behov blir dekket, ikke om behovet blir dekket av stat, fylke eller kommune. Det felles regionale samarbeidet skal hjelpe kommunene til å møte disse utfordringene, og skal bidra til at innbygger og næringsliv får bedre tjenester gjennom:

• Raskere saksbehandlingstid

• Bedre kvalitet

• Økt grad av selvbetjening

Behovet for forsterket innsats på digitaliseringsområdet og sektorspesifikke krav til bruk av standarder og felleskomponenter øker i takt med at omfanget av statlige digitaliseringsprosjekter og nasjonale felleskommunale prosjekter og løsninger.

2. Formålet med samarbeidet

Formålet med samarbeidet er å øke effekten av digitaliseringen i Rogalands kommunene. Dette får vi til med å:

• Styrke den samlede kompetansen innenfor digitaliseringsområdet

• Dele på nøkkelkompetanse

• Optimalisere ressursforbruket

• Øke gjennomføringsevnen og gjennomføringskraften i utbredelse av nasjonale løsninger

• Øke kvalitet og robusthet på digitale løsninger

• Koordinere felles anskaffelser og arrangere felles leverandørmøter

• Være kompetansesenter for gevinstrealisering

I tillegg er det forventet fra KS at Digi Rogaland som et diginettverk er:

• Premissgiver og pådriver i det nasjonale og regionale utviklingsarbeidet

• En tydelig aktør i samstyringsstrukturen

Gjennom å utvikle og ivareta et langsiktig faglig samarbeid og tilgang til felles løsninger og ressurser innenfor digitalisering, vil det bli enklere for kommunene å oppnå kvalitative innbyggereffekter, mer effektiv tjenesteproduksjon og bedre ressursutnyttelse. Digi Rogaland bistår kommunene i gevinstarbeidet, men ansvaret for å realisere gevinstene tilligger den enkelte kommune.

For å redusere risikoen for et digitalt klasseskille mellom kommuner i regionen ønsker partene å høste felles erfaringer og etablere en system- og kompetansemessig plattform som utjevner ulikheter og forsterker og forenkler innsatsen på digitaliseringsområdet.

Ved å delta i samarbeidet får kommunene tilgang til:

• Felles ressurser

• Standardiserte løsninger og tjenesteprosesser

• Koordinert mottak av statlige og felleskommunale prosjekter

• Bidra i implementeringen av nasjonale løsninger i kommunene

• Optimalisere bruken av løsningene

• Bedre koordinering mot KS og andre nettverk Ved å delta i samarbeidet kan kommunene delta i:

• Felles faglige arenaer (bl.a. faggrupper)

• Felles implementeringsløp av nasjonale løsninger i kommunene

• Koordinerte regionale anskaffelser

• Bidra i regional og nasjonal utvikling av løsninger Ved å delta i samarbeidet forplikter kommunene seg til:

• Sette av ressurser som aktivt skal delta i ressursgruppen

Et felles kompetansemiljø på digitaliseringsområdet vil øke muligheten for å gjennomføre felles tiltak og være en arena å møte nasjonale initiativer på. Samarbeidet vil i tillegg kunne bidra til å forenkle informasjonsflyt mellom kommunenes interne løsninger og fellesløsninger som følger av nasjonale, statlige og felleskommunale tiltak.

Kollektiv læring, erfaringsutveksling og felles infrastruktur gir grunnlag for å realisere fremtidige effekter. Ved å legge til rette for standardisering, samordnet utvikling og økt gjennomføringskraft på digitaliseringsområdet vil det regionale samarbeidet bidra til å styrke kommunenes mulighet for å ta i bruk og realisere effekter av nasjonale felleskomponenter og elektronisk samhandling mellom forvaltningsnivåer.

3 Partenes rolle og ansvar i samarbeidet

3.1 Ansvar for alle de deltakende parter

Hver part har ansvar for å arbeide for at formålet i avtalen oppnås. Partene har også ansvar for å bruke virkemidlene de har til rådighet for å sikre måloppnåelse, bidra med ressurser på felles arenaer og i prosjekter som etableres, samt å arbeide for at relevante fellesløsninger tas i bruk.

De deltakende parter bærer sine interne kostnader som følger av samarbeidet.

Alle deltakende kommuner oppfordres til å delta og å ta ansvar i tiltak etter evne og kapasitet. Dette innebærer å sikre at prosjektet svarer ut de deltakende kommunenes behov innenfor omforente fremdriftsplaner og budsjetter, herunder tilrettelegging for innføring av løsning i samarbeidskommunene i de tilfeller dette er en del av prosjektets mandat. Fordeling av prosjekter mellom de deltakende kommunene kommer frem av den til enhver tid gjeldende prosjektporteføljen.

De deltakende kommunene skal være tilknyttet den nasjonale finansieringsordningen («DigiFin») som KS etablerte for dette området i 2017.

Kommunene har ansvaret for å holde seg oppdatert med felles informasjon i samarbeidet, og videreformidle denne informasjon til relevant fagavdeling i egen kommune.

Kommunene oppfordres til å involvere aktuelle fagmiljøer og å være proaktive i forhold til kommunikasjon og informasjonsflyt.

3.2 Spesielt for Stavanger kommune

Stavanger kommune har ansvar for etablering av et felles sekretariat og utpeke leder for sekretariatet. Stavanger, som den største kommunen i Rogaland, må ha en aktiv og ledende rolle i samarbeidet. Stavanger kommune oppfordres til å involvere Digi Rogaland i samarbeid med andre parter på regionalt og nasjonalt nivå der det er naturlig og mulig.

4 Organisering

Arbeidet med å nå målene i avtalen er organisert gjennom et sekretariat. Sekretariatet har en koordinerende funksjon. Tiltak organiseres som prosjekter og ledes av en kommune i samarbeidet. Kommunen fungerer som prosjektleder og har et regionalt gjennomføringsansvar. Xxxxxx interesserte kommuner deltar med ressurser inn i arbeidet som prosjektdeltakere. Den enkelte deltakende kommune har et selvstendig ansvar for å realisere gevinster av tiltaket.

Prosjektene ledes ved å gi det enkelte prosjekt stor grad av ansvar innenfor rammer av sentral styring, koordinering og bruk av felles metodikk.

Partene er enige om at Stavanger kommune leder sekretariatet i henhold til prinsippene gitt nedenfor.

4.1 Leder for styringsgruppen

Kommunedirektøren i Stavanger, eller den han utpeker, leder styringsgruppen. Leder for styringsgruppen innkaller til møter i styringsgruppen, og er ordstyrer for møtene.

4.2 Styringsgruppe

Styringsgruppen består av 8 personer;

• 7 rådmenn + 1 representant for KS Rogaland. Stavanger, Sandnes og en av kommunene på Haugalandet har fast representasjon i styringsgruppen

• Sekretariatet ivaretar sekretærfunksjon og er ikke medlem av styringsgruppen

• 1 representant fra Statsforvalteren møter som observatør

• 1 representant fra Rogaland fylkeskommune møter som observatør. Styringsgruppen fatter beslutninger av overordnet karakter i saker som partene må avklare i fellesskap for å realisere formålet med samarbeidet.

Styringsgruppen vedtar på strategisk nivå rammene for budsjett, budsjettoppfølging og tildeling av midler. Styringsgruppen behandler også andre dokumenter som er styrende for prosjekter i samarbeidet som f.eks. veikart for Digi Rogaland, beslutter og prioriterer fellesprosjekter og finansiering av disse, samt oppfølging av fremdrift og leveranser.

Endringer i de ovenfor nevnte dokumenter skal også godkjennes av styringsgruppen. Styringsgruppen skal ha en overordnet rolle og styre etter rammer.

Styringsgruppen møtes kvartalsvis og ellers ved behov.

Det søkes konsensus i styringsgruppen om beslutninger. Dersom konsensus ikke oppnås i budsjettrelaterte saker, beslutter styringsgruppens leder. For andre saker der konsensus ikke oppnås, så bestemmer flertallet. Ved stemmelikhet har styringsgruppens leder dobbeltstemme. Hver part med gjennomføringsansvar skal sørge for at beslutninger fattet i styringsgruppen blir gjennomført.

4.3 Sekretariat

Det er et mål for samarbeidet å oppnå gjenbruk av erfaringer og løsningskomponenter i øvrige Rogalandskommuner og å bidra regionalt inn mot nasjonal utvikling. Sekretariatet vil derfor aktivt arbeide for regional representasjon på relevante arenaer. Sekretariatet skal utrede områder der kommunene ser nytte av felles tilnærming og prøve ut felles løsninger innenfor et felles rammeverk, og da i størst mulig grad på den felles integrasjons og tjenesteplattformen for kommunal sektor (FIKS). Sekretariatet skal samarbeide med KS regionalt og nasjonalt med sikte på å bidra til overføringsverdi til andre kommuner i regionen og nasjonalt.

Leder for sekretariatet har ansvar for å realisere samarbeidet i henhold til samarbeidsavtalen, mandat og andre vedtak fattet i styringsgruppen. Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen.

Sekretariatet kan foreslå etablering av faggrupper innenfor spesifikke områder relatert til digitalisering, herunder arkitektur, sikkerhet, teknologi mv. Etablering av slike grupper, med tilhørende mandat, besluttes av styringsgruppen.

Funksjonene til sekretariatet er beskrevet i vedlegg – Mandat sekretariat

4.4 Ressursgruppe

Det etableres en ressursgruppe bestående av operative koordinatorer i deltakende kommuner og leder for sekretariatet. Gruppen kan utvides med sentrale ressurser innenfor sekretariatets ulike fagområder.

Formålet med ressursgruppen er å sikre realisering av samarbeidsavtalens formål, styrke samhandlingen på tvers av kommunene og understøtte integrerende prosesser og oppgaveløsning som bidrar til den felles gjennomføring.

Formålet til ressursgruppa er også få gjennomført det som blir besluttet, og være en rådgiver for egen kommunedirektør.

Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for interne kostnader knyttet til mottak av prosjekter og å realisere gevinster av arbeidet.

Ressursgruppen sine medlemmer har ansvaret for å holde seg oppdatert på det som skjer i samarbeidet, og er ansvarlig for å videreformidle relevant informasjon til fagavdelingene i egen kommune.

4.5 Arbeidsutvalg

Arbeidsutvalget er etablert for å øke involvering og samhandling med ressursgruppen.

Arbeidsutvalget er en gruppe som representerer alle regionene i Rogaland som skal tilrettelegge for fremdrift i samarbeidet og involvere og forankre strategiske prosesser ute i kommunene, og levere anbefalinger til styringsgruppen.

Arbeidsutvalgets hovedoppgaver er å utarbeide og innstille saksgrunnlag til styringsgruppen. Medlemmene har samtidig et ansvar for å ha dialog med kommunene slik at både fremdriften i samarbeidet opprettholdes, og at de strategiske valgene er forankret ute i kommunene.

Styringsgruppen kan beslutte frikjøp til arbeid i arbeidsutvalget. Dette er avhengig av budsjettmidler og besluttes evt. år for år.

4.6 Faggrupper

Faggruppene er en arena for kompetanseheving i kommunene, men er også et rådgivende organ for prosjekter.

4.7 Prosjekter

Alle gjennomføringsprosjekter i Digi Rogaland skal være med i veikart for Digi Rogaland. Veikartet revideres minst to ganger årlig. Arbeidsutvalget har ansvar for saksgrunnlaget relatert til veikartet, og styringsgruppen beslutter eventuelle endringer.

Gjennomføringsprosjektene har ansvar for realisering av tiltak innenfor samarbeidsavtalens formål. Prosjektene forankres i og ledes av enkeltkommuner. For hvert prosjekt skal det avtales mandat og budsjett som er forankret blant de deltakende parter og i styringsgruppen. Partene er forpliktet til å delta aktivt inn i prosjektene og forholde seg til rammer gitt gjennom samarbeidsavtalen.

Implementering av nasjonale systemer skal ha prioritet foran eventuell regionale prosjekter.

Prosjektene skal følge Digi Rogalands implementeringshåndbok der beste praksis for kommunene i Rogaland skal være beskrevet.

5. Kommunikasjon og informasjonsflyt

Sekretariatet tilpasser kommunikasjonskanalene etter behov i kommunene, og vil primært benytte xxxxxxxxxxxx.xx som ekstern kommunikasjonskanal. Sekretariatet vil utarbeide nyhetsbrev og artikler med jevne mellomrom.

Intern kommunikasjonskanal mellom kommunene i Digi Rogaland vil være Teams eller tilsvarende.

Ressursgruppens medlemmer har ansvaret for å videreformidle informasjon til relevant fagavdeling i egen kommune.

Kommunene oppfordres til å dele informasjon og saker som kan være nyttig for andre kommuner.

6. Finansiering

Digi Rogaland finansieres primært gjennom medlemsavgift fra medlemskommunene.

For 2021 vil nivået være NOK 150 000 pr. kommune pluss NOK 5 pr. innbygger. For 2021 har styringsgruppen besluttet at de tre minste kommunene ikke betaler den faste summen, men kun den variable medlemsavgiften.

Styringsgruppen har mandat til å gjøre endringer relatert til medlemsavgiften, men skal hensynta en modell som ikke ekskluderer små kommuner.

Ut over dette deltar kommunene med egeninnsats og finansiering inn i samarbeidet for å gjennomføre enkeltprosjekter og tiltak. I de tilfeller sekretariatet eller ressurspoolen leverer tjenester og spesialistkompetanse på områder som den enkelte kommune ellers ville kjøpt i markedet eller ansatt i egen organisasjon, skal dette avtales og finansieres særskilt.

Enkeltprosjekter og tiltak finansieres særskilt. Plan for finansiering av det enkelte prosjekt legges frem for styringsgruppen som en del av prosessen med veikart for Digi Rogaland.

Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for interne kostnader knyttet til mottak av prosjekter og å realisere gevinster av arbeidet.

Sekretariatet har mandat til å søke annen ekstern finansiering til prosjekter og tiltak. For at et prosjekt kan iverksettes, må det inn på veikartet for Digi Rogaland.

7. Oppsigelse

For å sikre kontinuitet i samarbeidet, settes oppsigelsestiden til ett år gjeldende fra 1. januar i påfølgende år.

8. Endringer

Alle endringer til denne avtale skal gjøres skriftlig, og revideres årlig.

Styringsgruppen har mandat til å beslutte endringer i avtalen etter en høringsperiode hos alle medlemskommunene.