VEDLEGG 1
VEDLEGG 1
MERKANTIL OPPDRAGSBESKRIVELSE
Kontraktsnummer: R00919 Rammeavtaler skadedyrbekjempelse
Side 1 av 12
Innholdsfortegnelse
2 RAMMEAVTALENS OMFANG 4
2.1 Rammeavtalens formål 4
2.2 Rammeavtalens geografisk virkeområde 5
2.3 Rammeavtaletype 6
2.5 Eksklusivitet og grensesnitt mot andre avtaler 6
3.3 Forvaltning av rammeavtalen 7
4 RAMMEAVTALENS OPPSTART OG VARIGHET 7
6.1 Adgangskontroll og adkomstmuligheter 8
7.1 Oppdrag utenfor nevnte steder 8
7.2 Dekning av kostnader reise utenfor nevnte steder 8
7.4 Dekning av kostnader opphold og diett 9
8.1 Kontraktsvilkår for det enkelte avrop 9
9.3 Oppdatering av tilbudte varer og tjenester 9
10.1 Fakturering og betalingsbetingelser 10
10.5 Løpende dokumentering av medgåtte timer 11
11 OPPFØLGINGSAKTIVITETER I LØPET AV AVTALENS LEVETID 11
1 OM OPPDRAGSGIVER
1.1 Generelt
Oppdragsgiver er Staten ved Forsvarsdepartementet ved Forsvarsbygg.
Forsvarsbygg er et statlig forvaltingsorgan underlagt Forsvarsdepartementet som utvikler, bygger, drifter og avhender eiendom for forsvarssektoren. I tillegg tilbyr Forsvarsbygg ekspertkompetanse til andre deler av offentlig sektor innenfor sikring av bygg, kulturminnevern og avhending.
Eiendomsporteføljen som forvaltes inneholder mange av de mest særegne og krevende bygg i landet; fra de 15 festningene som er tilgjengelige for allmennheten, til militærleirer, skyte- og øvingsfelt og flystasjoner for Forsvaret.
Forsvarsbyggs desidert største kunde er Forsvaret, men vi har også andre offentlige og sivile leietakere i våre bygg.
Vi har hovedkontor i Oslo med lokasjoner over hele landet, deriblant Hamar, Harstad, Bergen, Stavanger og Trondheim.
For mer informasjon om Oppdragsgiver, se vår internettside xxx.xxxxxxxxxxxx.xx .
1.2 Organisasjon
Forsvarsbygg består av fire avdelinger i tillegg til direktør med tilhørende stab.
2 RAMMEAVTALENS OMFANG
2.1 Rammeavtalens formål
Formålet med denne rammeavtalen er å dekke Forsvarsbyggs behov for:
• Skadedyrbekjempelse
• Faglig rådgivning angående skadedyr herunder forebyggende aktiviteter
• Kontroll med fiberoptisk utstyr
• Fjerning av bol, tuer og lignende.
• Hasteutkalling ved insektplager.
• Kjøp og leie av feller og annet utstyr for salg til private uten godkjenning som skadedyrbekjemper
• Elektriske insektfangere (gitterapparater eller tilsvarende).
Det henvises forøvrig til vedlegg 2 Faglig oppdragsbeskrivelse for ytterligere detaljer om rammeavtalens formål.
2.2 Rammeavtalens geografisk virkeområde
Det vil bli inngått 6 delkontrakter innenfor ulike geografiske områder. Områdene er delt inn som følger:
1. REGION NORD (RENO) PRISSONE 1: - Tromsø kommune - Vardø kommune - Porsanger kommune - Sør-Varanger kommune - Senja kommune PRISSONE 2: - Bardu kommune - Målselv kommune - Sørreisa kommune - Skjervøy kommune - Hasvik kommune - Nordkapp kommune - Karasjok kommune - Berlevåg kommune | 5. REGION VIKEN (REVI) - Kongsvinger kommune - Oslo kommune - Bærum kommune - Asker kommune - Nannestad kommune - Hurdal kommune - Eidsvoll kommune - Ullensaker kommune - Gjerdrum kommune - Nes kommune - Rælingen kommune - Nittedal kommune - Skedsmo kommune - Lørenskog kommune - Fet kommune - Sørum kommune - Aurskog-Høland kommune - Halden kommune - Moss kommune - Fredrikstad kommune - Frogn kommune - Nordre Follo kommune - Horten kommune - Larvik kommune - Færder kommune - Kongsberg kommune - Ringerike kommune - Hole kommune |
2. REGIONHÅLOGALAND (REHÅ): PRISSONE 1: - Andøy kommune - Sortland kommune - Øksnes kommune - Harstad kommune - Evenes kommune - Tjeldsund kommune - Narvik kommune - Bodø kommune - Gildeskål kommune PRISSONE 2: - Vefsn kommune | |
3. REGION MIDT (REMI) PRISSONE 1: - Ørland kommune - Trondheim kommune - Stjørdal kommune - Verdal kommune - Steinkjer kommune PRISSONE 2: - Rauma kommune | |
6. REGION ØST(REØS) PRISSONE 1: - Hamar kommune - Elverum kommune - Løten kommune - Stange kommune - Åmot kommune - Lillehammer kommune - Ringsaker kommune - Vestre Toten kommune - Søndre Land kommune PRISSONE 2: - Dovre kommune | |
4. REGION VEST (REVE) - Bergen kommune - Bjørnafjorden kommune - Voss herad - Kinn kommune - Stavanger kommune - Sandnes kommune - Sola kommune - Haugesund kommune - Kristiansand kommune |
Det understrekes at reise-, diett- og opphold til disse områdene ikke vil bli dekket.
Forsvarsbygg forvalter i tillegg en del installasjoner som har mer perifer beliggenhet. Leverandøren skal kunne gjøre tjenesteoppdrag også på slike installasjoner innenfor det geografiske området.
Oppdrag på slike stedene anses å ha et svært lavt volum. Reise- og oppholdskostnader til slike steder dekkes.
Det forutsettes her at det er kjørbar adkomstvei fram til oppdragsstedet. For lokasjoner innenfor nevnte område hvor det ikke er kjørbar adkomstvei dekkes ekstra transportkostnader etter dokumenterte kostnader.
2.3 Rammeavtaletype
☒ Rammeavtale med èn leverandør per geografiske område.
2.4 Økonomisk omfang
Rammeavtalens anslåtte verdi i anskaffelsesøyemed er ca. 3,5 millioner NOK eks. mva per år, tilsammen ca. 14 millioner eks. mva. i avtalens antatte levetid inkludert opsjoner.
Dette er basert på en kombinasjon av historisk volum og vurdering av fremtidige behov.
De tildelte kontraktene vil utgjøre separate enheter også etter kontraktsinngåelse, og vil bli vurdert prolongert separat.
Angitte verdier er basert på historisk omsetning i perioden 2017-2020 og er Oppdragsgivers beste skjønn på anskaffelsestidspunktet. Det vil være usikkerhet knyttet til framtidige avrop over denne avtalen. Driftsbudsjetter, omfang av skadedyr og øvelsesaktivitet i fremtiden vil variere og kan påvirke tall i begge retninger. Oppdragsgiver er således ikke forpliktet til å ta ut estimert volum over denne rammeavtalen.
Maksimalverdien av de oppdrag som kan tildeles under rammeavtalene er 14 millioner eks mva i løpet av en 4 års periode fordelt på de ulike delkontraktene som angitt i tabellen. Forsvarsbygg forbeholder seg retten til å si opp et pågående oppdrag uten erstatningsplikt dersom den maksimale verdigrensen er oversteget.
2.5 Eksklusivitet og grensesnitt mot andre avtaler
Rammeavtalen skal som hovedregel benyttes for å dekke de behov som denne rammeavtalen regulerer.
Side 6 av 12
Ved sammensatte oppdrag hvor deler av oppdraget ikke er dekket av rammeavtalen, kan Xxxxxxxxxxxxx anskaffe dette som en egen anskaffelse eller del av annen avtale.
For mindre kjøp av utstyr til intern bruk, kan Oppdragsgiver velge om rammeavtalen skal benyttes eller ikke.
2.5.1 Avgrensning mot tjenester ved bruk av gassledere
For å bruke bekjempelsesmidler merket med faresymbol og farebetegnelse «meget giftig» og «giftig» i gassform, må man gjennomføre og bestå et eget spesialkurs. Denne typen tjenesten er derfor ikke en del av denne forespørselen. Slike tjenester vil bli konkurranseutsatt særskilt.
3 BRUKERE AV RAMMEAVTALEN
3.1 Avtaleeier
Avtaleeier for denne avtalen er Forsvarsbygg Eiendomsforvaltning ved drift i de ulike regionene.
3.2 Brukere i Forsvarsbygg
Alle avdelinger i Forsvarsbygg kan benytte avtalen innenfor det geografiske virkeområdet angitt over, i den grad de finner rammeavtalen hensiktsmessig.
Kontraktsforvalter kan når som helst i avtalens løpetid kreve at nye avrop kun kan gjennomføres av personer på en forhåndsspesifisert liste. Dette innebærer i så fall at det lages en endringsavtale i henhold til mal.
3.3 Forvaltning av rammeavtalen
Rammeavtalen forvaltes av Xxxxxxxxxxxxxx representant, også omtalt som kontraktsforvalter. Kontraktsforvalter skal oppgis med navn på rammeavtalens første side ved signering.
Endringer i kontraktsforvalteransvaret skal reguleres i form av en endringsavtale, se vedlegg 8 Endringer av avtaledokumenter etter signering.
4 RAMMEAVTALENS OPPSTART OG VARIGHET
4.1 Oppstartsdato
Rammeavtalen skal gjelde fra kontraktssigneringsdato / 15.09.2020 (ikrafttredelsesdato påført rammeavtalens forside).
Personellet som er tilbudt må så gjennom en klareringsprosess, som ventes å ta 2-3 mnd.
Det vil skje en gradvis overgang fra gammel rammeavtale til ny rammeavtale fra oppstartdato og ut 2020.
Forsvarsbygg vil umiddelbart etter at det er avklart hvilken leverandør som er valgt oversende informasjon om utplassering av nye feller i områder der det ikke kan være fravær av feller.
Leverandør må være klar til å bytte fellene i overgangsperioden.
4.2 Varighet og forlengelse
Rammeavtalen vil etter ikrafttredelsesdato ha en varighet på 2 (to) år.
Oppdragsgiver kan deretter ensidig kreve forlengelse av avtalen i inntil 1 (ett) + 1 (ett) år, maksimalt 4 (fire) år fra ikrafttredelsesdato.
Varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest 1 (én) måned før rammeavtalen utløper, men forlengelse etter dette kan gjøres etter avtale mellom begge parter. Oppdragsgiver kan ensidig velge å forlenge med mindre enn ett år av gangen.
Forlengelse skal bekreftes av begge parter gjennom signering av vedlegg 8 Endringer av avtaledokument etter signering.
4.3 Oppsigelse
Oppdragsgiver har mulighet til ensidig å si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel dersom det foreligger saklig grunn for dette. Oppsigelsen påvirker ikke allerede inngåtte avrop.
5 AVROP
5.1 Generelt om avrop
Leverandøren plikter å levere de varer eller tjenester eller kombinasjoner av disse som omfattes av rammeavtalen etter bestilling fra Oppdragsgiver.
Leverandørens manglende bekreftelse eller signering av avrop fritar ikke leverandøren fra leveringsplikten i henhold til rammeavtalen.
Leverandør plikter å varsle kontraktsforvalter ved avrop i strid med denne rammeavtalens vilkår og mekanismer.
5.2 Avropsmekanismer
Alle bestillinger iht. denne rammeavtalen, skal skje skriftlig, i form av en innkjøpsordre med tilhørende ordrebekreftelse
Leverandøren skal så snart det er mulig, og senest innen to virkedager, bekrefte mottak av bestilling.
6 Sikkerhetsbestemmelser
Leverandøren plikter å rette seg etter stedlige militære bestemmelser ved utførelse av avrop. Leverandøren har selv risikoen for at personell som han ønsker å bruke til gjennomføring av kontrakten kan sikkerhetsklareres.
6.1 Adgangskontroll og adkomstmuligheter
Leverandørens personale kan ved enkelte tilfeller få utlevert nøkler/nøkkelkort/adgangskort. Nøkler/nøkkelkort/adgangskort skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Tap av nøkler/nøkkelkort/adgangskort må øyeblikkelig meddeles til oppdragsgiver.
Leverandør skal overholde og tilfredsstille alle offentligrettslige lover og krav som gjelder for bransjen. Personalet skal ha gjennomgått nødvendig opplæring for å utøve sitt virke.
Tjenesteytere skal benytte arbeidstøy som er godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med firmaemblem/logo. Leverandør skal også utstyre personalet med ID-kort med bilde, som skal bæres synlig under arbeidet.
Personalet som arbeider i områder som krever sikkerhetsklarering, skal bære oppdragsgivers adgangskort lett synlig.
Dersom det er nødvendig å tenne lys, åpne vinduer eller dører, låse opp dører etc. for å utføre arbeidet, skal leverandør slukke/lukke etter seg når arbeidet er utført.
7 REISER
7.1 Oppdrag utenfor nevnte steder
Forsvarsbygg forvalter i tillegg en del installasjoner som har mer perifer beliggenhet. Leverandøren skal kunne gjøre tjenesteoppdrag også på slike installasjoner. Oppdrag på slike steder anses å ha et svært lavt volum.
7.2 Dekning av kostnader reise utenfor nevnte steder
Reise dekkes som kilometer på bilvei fra nærmeste nevnte geografiske angivelse i punkt 2.2. Timepris på reise dekkes etter oppgitt pris i prisskjema.
Der angivelsen er en kommune gjelder oppstart fra kommunegrensen. Dersom den geografiske avgrensningen er en region gjelder avregning fra nærmeste Forsvarsbygglokasjon i regionen.
Dersom det ikke er kjørbar vei til oppdragsstedet dekkes reise etter dokumenterte kostnader.
7.3 Kjedereiser
Ved pålagte kjedereiser, reiser til flere oppdrag på samme reise utenfor nevnte steder, skal samlede dokumenterte reisekostnader danne grunnlag for oppgjør.
7.4 Dekning av kostnader opphold og diett
Diett- og oppholdskostnader på oppdrag utenfor nevnte steder dekkes etter statens satser når oppdrag varer lengre enn 12 timer. Med oppstart av tellende timer fra samme tidspunkt som oppstart av kilometer.
8 KONTRAKTSVILKÅR FOR AVROP
8.1 Kontraktsvilkår for det enkelte avrop
Det enkelte avrop reguleres av rammeavtalen samt Forsvarsbyggs generelle kontraktsvilkår.
Ved alminnelige varekjøp kan oppdraget bli spesifisert i innkjøpsordre uten at avtaledokumentet fylles ut og signeres av partene.
Leverandørens manglende bekreftelse eller signering av avrop fritar ikke leverandøren fra ytelsesplikten iht. rammeavtalen.
Avrop under denne rammeavtalen reguleres i tillegg av:
☒ Kjøpsloven
9 PRISBESTEMMELSER
9.1 Priser
Rammeavtalens priser og betalingsvilkår skal legges til grunn ved alle avrop. Se prisskjema for detaljer angående hva som inngår i prisene.
9.1.1 Fakturering av hasteutrykning
Ved fakturering av hasteutrykning kan leverandør fakturere overtid 50 % fra første time uavhengig av tidspunkt for oppdaget.
9.2 Prisendringer
Prisene i rammeavtalen kan kreves regulert en gang i året i samsvar med endringer i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (KPI) i tiden fra siste regulering. Regulering kan tidligst kreves etter første hele kalenderår og med virkning for påfølgende arbeider.
Utgangspunkt for første regulering er indekstallet for den måneden tilbudsfristen utløp i.
Krav om indeksregulering får bare virkning for påfølgende arbeider som gjøres senere enn ti dager etter at kravet er mottatt av Oppdragsgiver. Kravet skal være skriftlig og inneholde gjeldende og ny pris.
Dersom det er opprettet elektronisk varekatalog, skal Leverandøren oppdatere katalogen ved prisregulering.
9.3 Oppdatering av tilbudte varer og tjenester
Partene kan bli enige om endringer i rammeavtalens sortiment så lenge dette er innenfor rammeavtalens formål og relative priser. F.eks. kan teknologisk utvikling i løpet av rammeavtalens levetid eller behov for å endre produsent av enkeltprodukter være endringer som vil være innenfor avtalens rammer.
Ved implementering av nye produkter skal leverandørens tilbudte påslagsprosent på nettopris benyttes. Ved fastsetting av prisen skal eventuelle rabatter, bonuser og lignende som leverandøren mottar komme Forsvarsbygg til gode.
Endringer i rammeavtalens sortiment og prisliste skal forhåndgodkjennes av Forsvarsbyggs kontaktperson for Rammeavtalen, reguleres skriftlig i en endringsavtale.
Ved utskifting som nevnt ovenfor skal det legges et «kost pluss» prinsipp til grunn for fastlegging av pris for de nye produktene. Prisen fremkommer ved at man legger leverandørens tilbudte påslagsprosent på nettopris inn til leverandøren. Ved fastsetting av prisen skal eventuelle rabatter, bonuser og lignende som leverandøren mottar komme Forsvarsbygg til gode. Leverandør plikter å dokumentere sin nettopris.
10 FAKTURERING
10.1 Fakturering og betalingsbetingelser
Fakturering skal som hovedregel skje når ytelsen er levert og overtatt av oppdragsgiver. Fakturering kan også skje på etterskudd etter fastsatt plan. Egen plan må da lages for hvert avrop.
Forhåndsfakturering aksepteres ikke.
Xxxxxxxx skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og korrekt merket faktura med avtalte bilag er mottatt av Forsvarsbygg. Ved delleveranser skjer betaling innen 30 dager etter at både delleveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt.
Betaling innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for vedkommende faktura eller frafall av mangelsinnsigelser. Xxxxxx oppdragsgiver ikke betaler til rett tid, skal oppdragsgiver betale forsinkelsesrente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17.12.1976 nr. 100.
10.2 Fakturagrunnlag
Alle fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver.
• Der materiellpriser følger av rammeavtalens artikkelsortiment kan disse listes opp og faktureres uten annet underbilag.
• For produkter som ikke er listet i rammeavtalens artikkelsortiment må netto pris inn til leverandør dokumenteres med underbilag.
• Materialpåslag legges deretter på alt materiell.
• Timer skal dokumenteres ved timelister. Av disse skal det fremgår:
a. Hvem har utført arbeidet
b. Sted hvor arbeidet er utført
c. Hvilket arbeid som er utført
d. Hvor mange timer som er brukt
Dersom benyttet prismekanisme er medgått tid og materiell skal faktura basere seg på timelister forhåndsgodkjent av Oppdragsgiver.
Dersom ikke annet er avtalt, starter avregningen fra det tidspunkt at mannskaper, maskiner og utstyr er operativ på oppdragsstedet. Det dekkes ikke kostnader knyttet til driftsstans og stopptid som har årsak i feil og mangler på leverandørens utstyr og maskiner, eller som på annen måte kan henføres til forhold, som leverandøren selv har ansvaret for.
10.3 Elektronisk faktura
Faktura og eventuell kreditnota skal sendes elektronisk til Forsvarsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Ytterligere informasjon om elektronisk faktura finnes her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxx-xxxxxx-xxxxxxxxxxx- handelsformat-ehf
Forsvarsbyggs EHF-adresse er 975950662.
Se også Forsvarsbyggs nettsider – xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx Det skal sendes en faktura per kostnadssted innad i hvert markedsområde.
10.4 Merking av faktura
Ulike enheter i Forsvarsbygg benytter ulik merking av faktura. For denne rammeavtalen vil det være påkrevd med følgende merking av faktura:
1) Dersom Leverandøren har mottatt en innkjøpsordre skal innkjøpsordrenummer oppgis under
«Order reference»
2) Dersom Leverandøren ikke har mottatt en innkjøpsordre skal følgende oppgis:
a. Ressursnummer til mottaker oppgis under «Buyer reference»
b. Prosjektnummer og kontraktsnummer oppgis i beskrivelsesfeltet. Faktura for endringsarbeider skal i beskrivelsesfeltet i tillegg henvise til endringsavtalenummer.
Ved manglende eller feil merking vil Leverandøren kunne få beskjed om at den umerkede/feilmerkede fakturaen ikke vil bli behandlet. Leverandøren plikter da å kreditere den umerkede fakturaen og utstede en ny korrekt faktura med ny fakturadato og nytt forfall.
10.5 Løpende dokumentering av medgåtte timer
Ved oppdrag med varighet under en uke skal spesifiserte oppgaver over totalt medgått tid og materiell fremlegges for kunden straks oppdraget er ferdigstilt.
Leverandøren skal ved oppdrag som har varighet utover en uke sende kunden spesifiserte oppgaver over medgått tid og materiell ukentlig.
Oppgavene skal anses som godkjent ved kundens skriftlige attestering. Dersom slik attestering ikke foreligger innen rimelig tid, kan leverandøren be om at kunden tar stilling til oppgavene.
Attestering av oppgaver avskjærer ikke kunden fra senere å påberope seg at de totale kostnadene ved oppgavene er blitt unødvendig høye på grunn av urasjonell drift eller annet uforsvarlig forhold.
11 OPPFØLGINGSAKTIVITETER I LØPET AV AVTALENS LEVETID
11.1 Planlagte aktiviteter
Det avholdes halvårlige møter mellom partene på rammeavtalenivå, hovedsakelig i Oppdragersgivers lokaler i Oslo dersom det er rasjonelt. Alternativt kan planlagte møter også gjennomføres digitalt.
Kostnader til slike møter godgjøres ikke.
På disse møtene gjennomgås erfaringer med rammeavtalen, eventuelle avvik og prognoser for forventet aktivitet.
Det avholdes jevnlige møter mellom leverandør og oppdragsgiver lokalt i hovedsakelig i oppdragsgivers lokaler som ligger innenfor de nevnte geografiske delområdene. På disse møtene gjennomgås forventet arbeidsomfang og gjennomgang av løpende prosjekter. Kostnader til slike møter godgjøres ikke.
11.2 Annet
Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minimum 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtalen blir gjennomført på.
Det må også tas høyde for møter av mer lokal art dersom oppdraget utøves over et større geografisk område.
Kostnader til evaluerings- og planleggingsmøter godtgjøres ikke.
11.3 Årsrapport
Rapportene skal minimum vise;
• totalomsetningsvolum siste 12 løpemåneder, for alle avrop
• antall bestillinger fordel på lokasjonsnivå
• oversikt over timeuttak fordelt iht. prisskjema.
• oversikt over alt materiell som er kjøpt