EDI Vilkår
XXX Xxxxxx
1. Gyldighet
Avsender i EDI-vilkårene er definert som den som er juridisk ansvarlig for initieringen av transportoppdrag hos PostNord Logistics AS. Dette gjelder uavhengig om det skulle finnes noen transportavtale mellom Partene eller ikke. Partene i denne sammenhengen og heretter i dokumentet er PostNord Logistics AS og Avsender.
EDI-vilkårene gjelder ved overføring av EDI-meldinger til PostNord Logistics AS, også når det er mangel på sådan. Det vil si at EDI-vilkårene blant annet er gjeldende for enhver som ikke benytter standard papir fraktbrev alene som nevnt i Transportvilkårenes pkt. 2. EDI-vilkårene gjelder også ved bruk av strekkodeetiketter og godslister. Dette gjelder også registreringer av sendinger på web- booking.
Dersom det er avvik mellom dette dokument på norsk og oversettelser til andre språk, er ordlyden i det norske dokumentet gjeldende.
Der disse vilkårene er i konflikt med tidligere avtaler (EDI-avtaler) vil EDI-vilkårene være gjeldende. EDI-vilkårene vil også være gjeldende på punkter ikke tidligere omtalt i avtalene (EDI-avtalene).
Dersom Partene ønsker å opprettholde punkter omtalt i tidligere avtaler som er i konflikt med EDI- vilkårene, skal nye avtaler inngås. Med tidligere avtaler menes avtaler inngått før 01.03.2005 som omhandler XXX-xxxxxxxxx til Tollpost Globe AS, eller avtaler inngått før 01.01.2013 som omhandler XXX-xxxxxxxxx til Eek Transport AS.
EDI-vilkårene skal være utfyllende for transportvilkårene for å beskrive spesielle retningslinjer for elektroniske dokumenter og strekkodemerking.
2. Utveksling
2.1. Parter
Dette er vilkår for overføring av EDI-meldinger fra Avsender til PostNord Logistics AS, samt bruk av strekkodeetiketter og godslister.
2.2. Overføring og lagring av data
EDI-melding kan overføres vha direkte kommunikasjon eller ved bruk av nettleverandør. Dersom det er teknisk mulig skal EDI-overføringer logges og lagres i minimum 6 måneder. Avsender betaler i utgangspunktet overføringskostnadene, der bruk av postkassefunksjon hos PostNord Logistics AS formidlingssentral er vederlagsfritt. Avsender er ansvarlig for å forsikre seg om at meldingen i sin helhet faktisk er mottatt hos PostNord Logistics AS.
2.3. Dokument
For alle meldingstyper som utveksles gjelder vilkårene under pkt 3 i dette dokument, som omhandler rutinemessige forhold og tekniske løsninger.
2.4. Endringer
Dersom det skal foretas endringer i tekniske løsninger eller rutinemessige forhold som kan påvirke EDI-overføringene, skal den andre part varsles i rimelig tid før endringer foretas. Tiltak skal likeledes iverksettes innen rimelig tid.
2.5. Mottak
En EDI-melding anses som mottatt når den er levert på PostNord Logistics AS sin maskin og lastet opp i PostNord Logistics AS sine systemer, samt kontrollert og godkjent. Avsender er ansvarlig for å sikre at meldingen i sin helhet faktisk er mottatt hos PostNord Logistics AS, mens PostNord Logistics AS på sin side er ansvarlig for at mottaksapparat og kontrollsystem er operativt. Dette inkluderer rutiner og tjenester som gjør det mulig for Avsender å kontrollere at EDI-meldinger er mottatt.
2.6. Identifikasjon
En melding er juridisk bindene for Avsender og PostNord Logistics AS, når PostNord Logistics AS kan identifisere parter som er oppgitt i meldingen. Tilsvarende vil en transport være juridisk bindende dersom PostNord Logistics AS kan identifisere parter som er enten oppgitt i EDI-melding eller på merking av gods.
2.7. Sikkerhet
Partene skal sikre sine systemer mot uautorisert adgang som kan føre til skader for den andre part.
2.8. Følgeskader
Partene er ikke ansvarlige for økonomiske følgetap av noen art som måtte oppstå pga. feil eller uaktsomhet fra den andre part eller dennes nettleverandør.
2.9. Gyldighet
Disse vilkårene gjelder selv om det ikke skulle finnes transport- eller prisavtale mellom Partene. Vilkårene har ingen tidsbegrensning.
2.10. Generelt
EDI-meldingene som utveksles mellom Partene skal ha samme rettslige status som tilsvarende papirdokument, med unntak av dokumenter regulert annerledes ved lov eller forskrifter.
3. Dokument
3.1. Spesifikasjoner
Spesifikasjoner sendes Avsender på forespørsel til PostNord Logistics AS. Det er i dokumentasjonen gitt en sammenheng mellom EDI-melding, etiketter og godsliste. Vilkårene for denne sammenhengen er gitt i dette dokument under pkt. 4.
Innholdet i en EDI-melding for transportinstruksjon skal i hovedsak inneholde samme informasjon som på fraktbrevet, men vil som gitt i spesifikasjonene også kreve noe mer informasjon i tillegg.
3.2. Oppstart og kontroll
3.2.1. Oppstart er definert som det tidspunkt da fysisk gods blir levert PostNord Logistics AS til befordring, eller EDI-melding om slikt gods overføres til PostNord Logistics AS. Unntaket er definerte testsendinger.
3.2.2. Ingen Avsender skal starte opp med EDI-overføring uten at dette på forhånd er avtalt. Inntil dette er avtalt skal sendingsinformasjon formidles via standard fraktbrev som omtalt i Transportvilkårenes pkt. 2. Xxxxx på dette punktet er likevel ikke begrensende for dette dokumentets gyldighet.
3.2.3. Før oppstart skal EDI-melding, transportetiketter og godsliste være kontrollert og godkjent av PostNord Logistics AS.
3.2.4. Avsendere som velger å benytte standard EDI-systemer levert av 3. part trenger kun bekreftelse fra PostNord Logistics AS på at systemet fyller de krav som er satt til generelle EDI- systemer.
3.2.5. PostNord Logistics AS godkjenner XXX-xxxxxxxxx, merkelapper og godsliste, samt EDI-systemer som er kontrollert på bakgrunn av spesifikasjonene gitt i pkt. 3.1.
3.2.6. Godkjenning gjelder kun for de deler som er kontrollert. Dersom man skal ta i bruk nye tjenester/produkter som ikke er kontrollert og godkjent gjøres dette etter de retningslinjer som nevnt under pkt. 3.3.
3.2.7. Etter oppstart og godkjenning vil det kunne komme en del justeringer. Enhver godkjenning er med forbehold om at det fortsatt kan være feil tilstede som må korrigeres.
3.2.8. Etter oppstart vil de generelle vilkår gitt under pkt. 4 gjelde.
3.3 Endringer
3.3.1. En endring er definert som systemmessig, layoutmessig, syntaktisk eller semantisk endring. Dette innbefatter endringer i bruk av segmenter og datafelt i EDI-meldingen.
3.3.2. Dersom ikke annet er gitt skal enhver endring i EDI-melding, merkelapper eller godsliste godkjennes av PostNord Logistics AS.
3.3.3. Dersom det skal foretas endringer i enten EDI-melding, merkelapper eller godsliste, skal dette varsles i rimelig tid før endring implementeres til PostNord Logistics AS.
3.3.4. Avsender er ansvarlig for de endringer som gjøres i EDI-melding, merkelapper og godsliste, også når Avsender benytter standard EDI-system levert av 3. part.
3.3.5. Endringer i Avsenders systemer som kan påvirke EDI-meldingene eller overføringen av disse skal meldes til PostNord Logistics AS i rimelig tid før endring finner sted. Eksempelvis kan det nevnes skifte av nettleverandør, oppgradering av systemer, reinstallasjon av programvare, bytte av maskinvare, endring i rutiner eller andre ting som kan påvirke overføringen.
4. Anvendelse av EDI-systemer og praktiske forhold
4.1. Anvendelse av EDI-meldingene
EDI-meldingen for transportinstruksjon kan erstatte bruken av papirdokumentet standard fraktbrev, slik som gitt under Transportvilkårenes pkt. 2. Ved bruk av andre XXX-xxxxxxxxx skal dette avtales på
forhånd. Dersom ikke annet er gitt vil de generelle vilkårene for transportinstruksjon også gjelde andre typer EDI-melding der det er overførbart.
4.2. Sammenhengen mellom gods, EDI-melding, merkelapper og godsliste
4.2.1. Enhver sending med PostNord Logistics AS som faller innunder EDI-vilkårene (jfr. pkt. 1 i dette dokument) skal ha EDI-melding for transportinstruksjon, strekkode etiketter og godsliste i henhold til spesifikasjonene (jfr. Pkt. 3.1. i dette dokument).
4.2.2. Det skal være samsvar mellom det fysisk sendte godset, merkelappene på godset, EDI- meldingen og godslisten.
4.2.3. Merkelappene skal identifisere hvert enkelt kollo som gitt i spesifikasjonene i pkt3.1. Merkelappene skal minimum være utstyrt med kolliidentitet og ruting i strekkodeform, i tillegg til tekstet informasjon.
4.2.4. EDI-meldingen skal m.m. inneholde informasjon om knytningen mellom sendingsidentitet og kolliidentitet.
4.2.5. Godslisten er en papirbackup for EDI-meldingen, og skal derfor ha samsvarende informasjon med EDI-meldingen. Derimot kan godslisten ikke ansees som ekvivalent med, eller på noen annen måte som en erstatning for transportdokumentasjonen, herunder standard fraktbrev eller transportinstruksjon i form av EDI-melding.
4.3. Praktiske forhold.
4.3.1. Overføring av EDI-informasjon for transportinstruksjon skal skje på et så tidlig tidspunkt at informasjonen er mottatt hos PostNord Logistics AS (jfr. pkt. 2.6.) før godset ankommer. Med mindre annet er avtalt skal informasjonen for samlastforsendelser sendes tidligst samme dag som godset mottas hos PostNord Logistics AS, og senest når godset hentes hos Avsender. For partifraktforsendelser skal informasjonen sendes én virkedag før godsavgang. For importgods skal informasjonen sendes en virkedag før godsankomst.
4.3.2. Avsender skal skrive en godsliste i henhold til PostNord Logistics AS sine spesifikasjoner, og formidle denne til PostNord Logistics AS. Dette kan gjøres ved at godslisten sendes med hentesjåføren. Ved import/eksportgods skal godslisten/losselisten følge godset, eventuelt sendes per e-post til nærmere avtalt PostNord Logistics avdeling.
4.3.3. Etiketten skal fortrinnsvis settes på kolloets naturlige «side opp» slik at den største flaten samt tyngdepunktet blir ned, alternativt kan den festes på siden. Etiketten skal limes slik at strekkoden er glatt og ikke går over noen skjøter, kanter eller andre hevelser på underlaget. Dersom det ikke er til å unngå er det viktig å merke seg at strekkoden er uten bøy eller brett i bredderetningen.
4.3.4. For at ikke flere EDI-meldinger enn nødvendig uteblir, har PostNord Logistics AS lov til å rette enkle syntaksfeil i meldingen.
4.3.5. Ved farlig gods forsendelser skal Avsender utstede nødvendige transportdokumenter som inneholder de opplysninger som ADR-reglene til enhver tid bestemmer. ADR reglene vil til enhver tid være overordnet vilkårene i dette dokument.
4.3.6. Ved giroforsendelse skal Avsender skrive ut giroblankett (giro +kvitteringsdeler) påført det aktuelle sendingsnummer og fremsende denne direkte til godsmottaker. Bankgironummer og beløp skal overføres i EDI-meldingen.
4.3.7. For at strekkodeetiketten skal ha tilfredsstillende kvalitet er Avsender ansvarlig for vedlikehold av strekkodeskriver i henhold til leverandørens anbefalinger. Rensing av skrivehode er spesielt viktig. Avsenderen plikter også å foreta en visuell kontroll av etikettene, samt å treffe tiltak dersom det er synlig forringelse på etikettene, eller PostNord Logistics AS melder om problemer med strekkoden.
4.3.8. PostNord Logistics AS endrer sin ruteplan, basestedtabell og DPD ruten database hvert kvartal. MyPack utleveringssteder og Parcel Letter distribusjonsruter oppdateres løpende. Avsender plikter å oppdatere sine registre til å samsvare med dette innen rimelig tid ved endring. Ytterligere informasjon om registrene fås ved henvendelse til PostNord Logistics AS.
4.3.9. Avsender plikter å sørge for riktig informasjon og opplæring til sine brukere og ansatte, slik at kvaliteten på EDI-meldingene og overføringene opprettholdes. Dette gjør seg spesielt gjeldende for vikarer ved sykdom og ferietid.
5. Feilhåndtering og konsekvenser
5.1. Feilhåndtering
Der det er overførbart gjelder de samme regler for EDI-meldinger med manglede eller feil informasjon som ved tilsvarende feil og mangler på papirdokumentet standard fraktbrev. Partene skal rette alle kjente feil og mangler snarest etter at feilen eller mangelen har blitt kjent.
5.1.1. Manglende/feil i EDI
5.1.1.1. Godset remerkes og ny EDI produseres ved behov før det settes i trafikk.
5.1.1.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller ny EDI ikke er mulig å produsere, skal PostNord Logistics AS Kundesenter varsles, slik at man får avklart tiltak.
5.1.1.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk vil PostNord Logistics AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte den opp mot de involverte partene.
5.1.1.4. Dersom det på forhånd er kjent at man ikke får overført EDI-meldingen skal standard fraktbrev benyttes. Godslisten er ikke en erstatning for standard fraktbrev eller EDI-melding.
5.1.2. Manglende/feil på etiketter
5.1.2.1. Godset remerkes og ny EDI produseres ved behov før det settes i trafikk.
5.1.2.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller nye etiketter og EDI ikke er mulig å produsere, skal PostNord Logistics AS Kundesenter varsles, slik at man får avklart tiltak.
5.1.2.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk vil PostNord Logistics AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte det opp mot de involverte partene.
5.1.3. Manglende/feil på godsliste
5.1.3.1. Ved behov skal ny godsliste produseres, eventuelt produseres manuelt. Dersom denne produseres manuelt skal den være klar og lettlest, samt inneholde all den informasjon som er påkrevd i forhold til godslisten.
5.1.3.2. Dersom godset allerede er satt i trafikk, eller ny godsliste ikke er mulig å produsere, skal PostNord Logistics AS Kundesenter varsles, slik at man får avklart tiltak.
5.1.3.3. Dersom slikt gods er satt i trafikk gjøres Avsender her oppmerksom på at man operer uten nødløsning for EDI-meldingen. Dersom dette medfører konsekvenser vil PostNord Logistics AS etter beste evne forsøke å fange opp informasjon rundt godset og knytte det opp mot de involverte partene.
5.2. Konsekvenser
Avvik vil bli varslet i form av e-post til ansvarlig for EDI overføringen. Det er kundens ansvar og oppgi riktig e-postadresse / e-postgruppe som skal ha slike meldinger. I varslingen finnes også informasjon om eventuelle påløpende gebyrer. Det er også informasjon om hvordan unngå gebyr/merkostnad.
5.2.1. Xxxxxxx og feil i EDI-melding vil kunne ha samme følger som tilsvarende feil i standard fraktbrev.
5.2.2. Med hensyn til gebyrer og belastning i forhold til feil som oppstår er PostNord Logistics AS prisliste alltid gjeldende.
5.2.3. Avsender vil bli belastet for merkostnader i forbindelse med manuell korrigering av EDI informasjon i følge prisliste. Avsender må selv sørge for å vedlikeholde e-postadresse på varsling av feil i EDI. (Aktiv EDIStatus)
5.2.4. Avsender kan unntaksvis bli belastet for tilleggskostnader utover prislisten, men dette skal da avklares med Avsender på forhånd.
5.2.5. Avsender kan unntaksvis bli belastet for ekstrakostnader uten at dette er avklart med Avsender på forhånd, dersom Avsender har utvist grov uaktsomhet og dette har hatt betydelige økonomiske konsekvenser.
5.2.6. Ved mangler, feil eller forsinket EDI-melding vil PostNord Logistics AS levere og beregne hvert kolli som en enkeltsending.
5.2.7. Ved feil eller mangler på EDI-melding, godsliste eller merkelapper, alternativt ved avvik i informasjonen i disse, forbeholder PostNord Logistics AS seg retten til å avvise eller returnere gods.
6. Kontakt
PostNord Logistics AS Kundesenter, e-post: xxxxxxxxxxx.xx@xxxxxxxx.xxx