Retningslinjer for leverandører og andre forretningspartnere – TINE SA

Retningslinjer for leverandører og andre forretningspartnere – TINE SA

Ajour per juni 2022.

TINE SA og dets datterselskaper (heretter TINE) tilstreber en bærekraftig forretningspraksis som respekterer mennesker, samfunn og miljø og har derfor utarbeidet retningslinjer for bærekraftig forretningspraksis (code of conduct) for TINEs leverandørkjede1 og forretningspartnere2 (samlet Leverandører) som et komplement til vår egen policy. For å sikre en bærekraftig forretningspraksis ønsker vi å samarbeide tett med våre Leverandører. XXXX er medlem av initiativ for etisk handel (IEH) og er forpliktet til å overholde IEHs prinsipperklæring, som vi baserer våre retningslinjer på.

TINE forventer at samtlige Leverandører arbeider systematisk med å overholde retningslinjene slik de gjelder til enhver tid, og aktivt fremmer slike retningslinjer i sin egen virksomhet og leverandørkjede. Leverandørene må derfor påse at deres egne underleverandører også følger retningslinjene, inklusiv alle underleverandører bakover i verdikjeden, og deres forretningspartnere.

Nasjonal lovgivning, politiske eller kulturelle omstendigheter, kan i enkelte tilfeller gjøre det vanskelig å oppfylle bestemte standarder eller å identifisere eller få kontakt med alle underleverandører. I slike tilfeller må Leverandørene se etter alternative måter å nå målene på, etter avtale med TINE.

1. RETNINGSLINJER FOR BÆREKRAFTIG FORRETNINGSPRAKSIS – CODE OF CONDUCT

Overordnet

Retningslinjene for bærekraftig forretningspraksis er basert på FN- og ILO konvensjoner, og angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Lovgivningen på produksjonsstedet skal alltid respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden gjelde.

Tvangsarbeid/slavearbeid3

Det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.

Arbeidere skal ikke måtte levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal fritt kunne avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. [Mulig tillegg: Alle arbeidere skal motta en skriftlig avtale på et forståelig språk som inneholder gjeldende lønnsvilkår og betalingsmåte, før arbeidet tiltres.]

Fagorganisering og kollektive forhandlinger4

Arbeidere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget ønske, og til å forhandle kollektivt. Dersom retten til fri organisering og/eller kollektive forhandlinger er begrenset

1 Med TINE`s leverandørkjede menes TINE`s leverandører og enhver underleverandør av disse, samt deres forretningspartnere så lenge deres innsatsfaktorer (råvarer, komponenter, tjenester, samt transport og annet) inngår i produksjonen av varerer eller tjenester til TINE.

2 Med forretningspartner til TINE menes enhver som leverer varer og tjenester direkte til TINE, men som ikke omfattes av definisjonen leverandørkjede fordi den ikke leverer varer og tjenester som en del av TINE`s produksjon, men har tilknytning til TINE`s virksomhet på andre måter.

3 ILO konvensjon nr. 29 og 105

4 ILO konvensjon nr. 87, 98, 135 og 154

ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling. Arbeidsgiver skal ikke blande seg inn i, hindre eller motarbeide fagorganisering eller kollektive forhandlinger.

Fagforeningsrepresentanter skal ikke diskrimineres eller hindres i å utføre sitt fagforeningsarbeid.

Barnearbeid5

Minstealder for arbeidere skal ikke være mindre enn 15 år og i tråd med nasjonal minstealder for ansettelse, eller; minstealder for obligatorisk skolegang, med høyeste alder som gjeldende. Dersom lokal minstealder er satt til 14 år i tråd med unntaket i ILO konvensjon 138, kan dette aksepteres.

Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte minstealder skal ikke finne sted.

Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som er til skade for deres helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.

Det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som er i strid med ILO- konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal dokumenteres og kommuniseres til relevant personale og andre interessenter. Det skal legges til rette for støtteordninger hvor barn gis mulighet til utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

Diskriminering6

Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.

Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd, og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV-smittet.

Brutal behandling7

Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

Helse, miljø og sikkerhet8

Det skal arbeides for å sikre arbeidere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.

Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse- og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte og omplasserte arbeidere.

Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.

5 FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr. 146

6 ILO konvensjon nr. 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon

7 Menneskerettighetserklæringen/UDHR

8 ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164

Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

Lønn9

Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.

Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.

Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

Arbeidstid10

Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer.

Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.

Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.

Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstidstid over normal arbeidstid (se punkt 8.1 over), minimum i tråd med gjeldende lover.

Regulære ansettelser

Forpliktelser overfor arbeidere, i tråd med internasjonale konvensjoner, nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.

Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår. Lærlingeprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold. Marginaliserte befolkningsgrupper

Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for urfolk eller andre marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer, uforsvarlig bruk av vann eller andre naturressurser som befolkningsgruppene er avhengig av.

Miljø og klima

Negativ miljøpåvirkning skal reduseres i hele verdikjeden. I tråd med føre var-prinsippet skal det gjennomføres tiltak for kontinuerlig å minimere utslipp av klimagasser og lokal forurensing, bruk av skadelige kjemikalier, sprøytemidler og for å sikre bærekraftig ressursuttak og forvaltning av vann, hav, skog og land, og bevaring av biologisk mangfold.

9 ILO konvensjon nr. 131

10 ILO konvensjon nr. 1 og 14

Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

Dyrevelferd

Dyrevelferd skal respekteres. Tiltak bør iverksettes for å minimere negativ påvirkning på produksjonsdyrs og arbeidsdyrs velferd.

Nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning og -reguleringer skal overholdes.

Korrupsjon

Alle former for bestikkelser er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.

Hvitvasking

Det skal avstå fra alle former for hvitvasking av penger og det skal tas nødvendige skritt for å forhindre at finansielle transaksjoner blir brukt av andre til å hvitvaske penger eller finansiere terror.

Handelssanksjoner

Relevante handelssanksjoner skal overholdes. Unngå handelspartnere som har aktiviteter i land eller som selv er pålagt handelsboikott eller sanksjoner av FN, norske myndigheter og/eller andre relevante myndigheter.

Konkurranse

Gjeldende konkurranselover og forskrifter skal overholdes.

Personvern

Gjeldende personvernlovgivning skal overholdes.

2. AKTSOMHETSVURDERING

Som innkjøper av produkter og tjenester, er TINE forpliktet til å foreta løpende aktsomhetsvurderinger av grunnleggende menneskerettigheter11, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Tilsvarende plikt pålegges TINEs Leverandører.

Aktsomhetsvurderingene skal utøves i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Dette innebærer krav til at TINEs Leverandøren skal:

• Forankre ansvarlighet knyttet til grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon i retningslinjer og styringssystemer. Leverandøren skal som et minimum ha:

11 Med grunnleggende menneskerettigheter menes de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av bl.a. FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet.

o Etiske retningslinjer eller tilsvarende dokument i egen virksomhet og i leverandørkjeden som minimum omfatter våre retningslinjer for Leverandører, og som er formelt vedtatt og forankret i ledelsen.

o Minst en ansatt på ledelsesnivå som har ansvar for at retningslinjene følges opp og etterleves i virksomheten.

o Skriftlige rutiner for å gjøre retningslinjene eller tilsvarende dokument kjent for underleverandører og forretningsforbindelser som inngår i leverandørkjeden for produksjon av varer og tjenester til TINE.

o Rutiner for alle trinn i aktsomhetsvurderingen, herunder ha et system på plass for å håndtere klager knyttet til grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon.

• Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.

• Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negativ konsekvenser basert på kartlegging og vurdering av risiko, samt forholdsmessighet.

• Overvåke og evaluere effekten av iverksatte tiltak.

• Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert.

• Sørge for, eller samarbeide om, gjenoppretting og erstatning for negative konsekvenser der dette er påkrevd. Der Leverandøren er ansvarlig for den negative påvirkningen/skaden, er Leverandøren også ansvarlig for gjenoppretting/erstatning.

3. INFORMASJONSPLIKT

Dersom Leverandøren blir oppmerksom på manglende overholdelse av retningslinjene for bærekraftig forretningspraksis i punkt 1, herunder negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettighetene, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon i egen virksomhet eller i underleverandørkjeden, eller for øvrig vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettighetene, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon, skal Leverandøren rapportere dette til TINE umiddelbart.

For å sikre at TINE er i stand til å foreta en vurdering av Leverandøren i samsvar med policy for egen virksomhet og gjeldende lovgivning, må Leverandøren kunne dokumentere hvordan de selv, og eventuelt deres underleverandørkjede og/eller forretningspartnere, arbeider for å etterleve retningslinjene. Dette kan gjøres gjennom oppfølgingsmøter eller at Leverandøren må besvare TINEs spørsmålsliste innen en nærmere angitt frist dersom TINE ber om det. Leverandøren skal besvare spørsmålslisten sannferdig og grundig.

Dersom TINE skulle be om en vurdering av eventuelle underleverandørers og forretningspartneres etterlevelse av retningslinjene ut over det som er mottatt fra Leverandøren, er Leverandøren pålagt å oppgi navn og kontaktinformasjon til underleverandører og forretningspartnere, med mindre det ikke er tillatt iht. lov eller avtale.

Leverandøren skal videre besvare enhver henvendelse fra TINE knyttet til de varer eller tjenester Leverandøren leverer til TINE, herunder spørsmål knyttet til potensiell eller faktisk negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon, og hvordan dette håndteres. Skriftlig, forståelig og utfyllende svar skal gis senest innen to uker etter at

forespørsel er mottatt fra TINE. Dersom nasjonal lov gir rettslig grunnlag for å avslå informasjonshenvendelsen fra TINE, skal Leverandøren begrunne dette.

Det presiseres at Leverandører skal pålegge sine underleverandører og forretningspartnere å følge retningslinjene, herunder men ikke begrenset til aktsomhets- og informasjonsplikten som angitt i retningslinjene.

4. KONTROLL

Leverandøren aksepterer at TINE skal ha rett til å gjennomføre kontroller av Leverandøren og dens underleverandører og forretningspartnere for å sikre overholdelse av disse retningslinjene. Eventuelle kontroller skal så langt det er mulig gjennomføres innenfor normal arbeidstid og etter skriftlig forutgående varsel.

Ved gjennomføring av slike kontroller kan TINE bruke eget personell eller eksterne konsulenter. Leverandøren skal gi tilgang til og informere TINE eller dets konsulenter om eventuelle lokaler der Leverandøren utfører arbeid, og fremlegge dokumenter som er relevante for disse retningslinjene. Den informasjon og dokumentasjon som fremlegges til TINE eller TINEs eksterne konsulenter, vil benyttes for å vurdere ivaretakelse av retningslinjene og for å oppfylle TINEs lovpålagte plikter, og skal ikke benyttes for andre formål. En Leverandør skal videre bidra til at TINE eller Leverandøren kan gjøre tilsvarende kontroller hos underleverandørene og/eller forretningspartnere sine.

5. KONSEKVENSER VED BRUDD PÅ RETNINGSLINJENE

Ved alvorlig eller gjentatte brudd på disse retningslinjene vil TINE ha rett til å heve eksisterende kontrakt med Leverandøren og/eller avslutte forretningsforhold eller andre former for samarbeid. TINE kan imidlertid velge å fortsette samarbeidet med Leverandøren med sikte på å gjøre forbedringer, herunder at berørte parter får gjenoppretting