Konkurransegrunnlag,

Statens pensjonskasse, heretter kalt SPK, inviterer til anbudskonkurranse for å konkurranseutsette rydding og avlevering av gammelt administrativt arkiv.

Alt arbeidet ifm rydding og arkivering skal håndteres i leverandørens lokaler.

Tilbyder må innlevere tilbud i henhold til informasjonen i dette konkurransegrunnlaget.

Tilbyderen må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og vedlegg som er angitt.

1.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget

Konkurransegrunnlaget gir tilbyder nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen og består av følgende dokumenter:

• Konkurransegrunnlag for rydding og avlevering av gammelt administrativt arkiv (dette dokumentet).

• Vedlegg 1: Statens standardavtale – Oppdragsavtalen med bilag.

• Vedlegg 2: Mal for tilbyders besvarelse.

• Vedlegg 3: Mal for tilbyders priser.

2 Formål med anskaffelsen

Det skal inngås en avtale om anskaffelse av rydding og avlevering av administrativt arkiv. Registrering skal skje iht. gjeldende krav og retningslinjer for avlevering til Riksarkivet.

Hovedmengden av dokumentene er fra 1900-tallet. Spesielt dokumentene fra perioden fram til 1950 må vurderes særskilt.

3 Tilbudsbefaring

Det vil bli avholdt tilbudsbefaring for samtlige tilbydere mandag 21.10.2013 kl. 09:00. Oppmøte i resepsjonen i SPKs lokaler i Xxxxxxxxxxxxx 00. Xxxxxxxx har anledning til å stille med opp til to representanter. Hvis ikke tidspunktet passer, er det anledning til avtale særskilt befaring. Ta kontakt med Xxxx Xxxxxx, 22 24 15 63/97 68 70 85 eller xxxx.xxxxxx@xxx.xx

4 Informasjon om Statens pensjonskasse

Statens pensjonskasse (SPK) er den største leverandøren av offentlig tjenestepensjon i Norge.

Arbeidsdepartementet eier Statens pensjonskasse, og det er Stortinget som fastsetter rammevilkårene våre. På vegne av staten forvalter vi pensjonsrettigheter på 384 milliarder kroner for 1 600 virksomheter og 990 000 tidligere og nåværende tilsatte i stat, skole, forskning, apotek og organisasjoner.

For statsansatte er medlemskapet i SPK obligatorisk. Andre virksomheter med tilknytning til det offentlige, for eksempel statlige selskaper, er kunder hos oss på frivillig basis. Deres ansatte blir dermed medlemmer i Statens pensjonskasse. I tillegg til alderspensjon, tilbyr Statens pensjonskasse uførepensjon, etterlattepensjon, gode forsikringsordninger og gunstig boliglån. Statens pensjonskasse er dessuten en stor leverandør av pensjonskurs, og vi forvalter pensjonsfondet for alle apotekene i Norge. Vi betalte ut 20,4 milliarder kroner i pensjoner – etter samordning med folketrygden. Det betyr at medlemmene våre i 2011 samlet fikk 20,4 milliarder kroner mer i pensjon enn de hadde fått hvis de bare hadde hatt folketrygden.

Statens pensjonskasse har ca. 400 medarbeidere.

For ytterligere informasjon om SPK, se: xxxx://xxx.xxx.xx.

5 Anskaffelsens omfang og varighet

5.1 Omfang

Det skal inngås avtale med én – 1 – leverandør.

Avtalen innebærer følgende aktiviteter for ordning og registrering av ca. 76 hyllemeter med ulik materialtyper nr. 1-8 (se pkt. 10 og vedlegg 3).

• For materiale fra før 1950 med særskilte krav og materiale etter 1950 skal det gjennomføres kassasjon iht. felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen.

• Materialet som skal avleveres skal:

- Registreres iht. krav fra Riksarkivet

- Ryddes og ordnes iht. krav

- Legges i mapper og bokser med godkjent av Riksarkivet.

5.2 Opsjon

SPK ønsker opsjon på hver av de nevnte materialtyper nr 9-10 (se pkt. 10 og vedlegg 3).

SPK har planlagt flytting til Skøyen i mars/april 2015. I den forbindelse vil det sannsynligvis være behov for ytterligere opprydding og registrering av vårt arkiv fram til flytting. Det forutsettes at prisen på de ulike materialtypeprisene som blir oppgitt også er gjeldende for oppdrag utover det som er nevnt i vedlegg 3.

5.3 Varighet

Avtalens varighet er todelt. Hovedanskaffelsen, dvs. de 76 hyllemeterne som skal ryddes og avlevere ønsket utført innen 1. mars 2014. Opsjonene skal være gjeldende til 1. mai 2015.

6 Anskaffelsesprosedyre

6.1 Anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsen følger prosedyren ”Konkurranse med forhandlinger”, gjennomført i ett trinn, i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA), med tilhørende forskrift nr. 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kongelig resolusjon 7. april 2006 (FOA), del I og II.

Ved konkurranse med forhandlinger er det i henhold til FOA § 4-2 d, har oppdragsgiver adgang til å forhandle ved alle sider ved tilbudet. Det følger av FOA § 11-8 at oppdragsgiver har anledning til å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. SPK vil maksimalt invitere 3 tilbydere til forhandlingsmøter. Det er tildelingskriteriene som blir lagt til grunn for utvelgelse av tilbydere til forhandlingsmøter.

6.2 Deltilbud

Det er ikke tillatt å levere tilbud bare på deler av anskaffelsesomfanget som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget.

7 Kontraktbestemmelser

Kontraktsforholdet reguleres av følgende dokumenter vedlagt konkurransegrunnlaget:

- Vedlegg 1: SSA-O med bilag.

8 Kvalifikasjonskrav til tilbyder

Dette kapittelet beskriver kvalifikasjonskravene til tilbyderne. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være oppfylt for at tilbyder skal kunne delta i konkurransen.

Det er krav om at tilbyder har arbeidsgiveransvaret herunder utbetaling av lønn, skattetrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger.

Det er tilbyders ansvar å påse at alle relevante forhold knyttet til besvarelse av kravene er tilstrekkelig belyst og dokumentert. Dersom en tilbyder ser at det kan oppstå tvil med hensyn til om vedkommende oppfyller kvalifikasjonskravene, oppfordres det til å vedlegge relevant tilleggsinformasjon i besvarelsen.

8.1 Skatteattester

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Tilbyder skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige.

1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skatteoppkrever (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden.

2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden.

8.2 HMS egenerklæring

Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjonskrav
Tilbyder skal bekrefte og oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS)	Signert HMS egenerklæring.

8.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Tilbyder skal være et lovlig registrert foretak.

For norske tilbydere: Firmaattest

For utenlandske tilbydere: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyder er etablert.

8.4 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling

Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjonskrav
Tilbyder skal ha god økonomisk soliditet	Det skal vedlegges soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og bør opplyse om grad av konkursrisiko (konkursprediksjon).

8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner

Kvalifikasjonskrav

Dokumentasjonskrav

Xxxxxxxx skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

Tilbyder skal redegjøre for 2 sammenlignbare oppdrag de siste tre årene. Med sammenlignbare oppdrag menes oppdrag innenfor rydding og avlevering av gammelt administrativt arkiv.

Beskrivelsen skal inneholde følgende informasjon:

• Kundens navn.

• Kontaktinformasjon til relevant person hos kunden, herunder e-postadresse og telefonnummer.

• Kundens virksomhet.

• Beskrivelse av oppdraget og de tjenester som er levert.

• Tidsrom og økonomisk omfang.

Beskrivelsen skal gis i den form som er angitt i Vedlegg 2 – Mal for tilbyders besvarelse.

Referanser

Det skal leveres skriftlig og signert referanse fra oppdragene. Referansen skal beskrive leveransen og kundens tilfredshet.

Hensikten med referansene er å dokumentere at tilbyder har erfaring fra sammenlignbare leveranser og har levert på en tilfredsstillende måte.

Merk: SPK forbeholder seg retten til å kontakte referanser ved behov for klargjøring av oppdragets relevans

Besvarelsen skal gjøres på anvist sted i Vedlegg 2 - Mal for tilbyders besvarelse.

Tilbyder skal ha nødvendig kompetanse på gjennomføring av oppdraget.

Tilbyder skal ha arkivtjenester som sitt kjerneområdet.

Besvarelsen skal gjøres på anvist sted i Vedlegg 2 – mal for tilbyders besvarelse.

Leverandøren skal ha god kapasitet og gjennomføringsevne

Redegjørelse for leverandørens arbeidsstyrke og antall medarbeidere.

9 Behovsbeskrivelse og krav til tjenesten som skal leveres.

Dette kapitlet beskriver SPKs krav til tjenesten og informasjon om tjenesteområdene som vil være aktuelle for avtalen.

9.1 Minimumskrav

Dette kapittelet beskriver SPKs minimumskrav til tjenestene. Tilbyder må bekrefte at samtlige minimumskrav i tabellen nedenfor kan godtas og leveres. Besvarelsen skal gis i den form som fremgår av vedlegg 2 - Mal for tilbyders besvarelse.

SPK gjør oppmerksom på at avvik/forbehold til minimumskravene kan føre til avvisning av tilbudet, jf. FOA § 8-4 (1).

Minimumskrav	Leverandørens svar – ja/nei
Den eller de tilbudte personene skal kunne skrive og snakke flytende norsk.
Bistanden skal utføres i leverandørens lokaler.

10 Pris

Alle priser skal oppgis i NOK eksklusiv mva., men inklusiv øvrige avgifter eller tillegg (også arkivemballasje, reiser, transport etc.).

Det er ikke tillatt å oppgi priser som varierer med hyllemeterantall (rabattmatriser eller lignende). Det er heller ikke tillatt å oppgi intervaller eller ”prisspenn” for de ulike materialtypene.

Prisene skal oppgis som maksimale priser pr. hyllemeter innen den enkelte materialtype.

Tilbyder skal angi en pris som gjelder for samtlige av leverandørens ressurser som skal levere tjenester til SPK under denne avtalen for nevnte tjenesteområder.

Dersom SPK har behov for å få kopiert materiale eller tilsendt materiale fra arkivet mens det er i leverandørens forvaring, er tidsbruk for dette ikke inkludert i prisen.

Tilbyder skal gi priser i følgende format:

Tabellen settes inn i Vedlegg 3 - Mal for tilbyders priser.

#	Materialtyper	Maksimumspris pr. hyllemeter (hm) ekskl. mva.
1	Styreprotokoller 1917-1950 (2 hm)	Kr.
2	Aktuararkiv div. før og etter 1950 (2 hm)	Kr.
3	Lånedokumenter 1900 -1966 (2hm)	Kr.
4	Journal 1950-1985 (4,5 hm)	Kr.
5	Journalsaker, invalide saker 1972-1984 (0,5hm)	Kr.
6	Div. journaler (medlemmer, poliser, innmeldinger etc.) stor og skinninnbundne 1917-1950 (30 hm)	Kr.
7	Medlemskort 1917-1980 (små kort ordnet etter medlemsnr. i esker (28hm)	Kr.
8	Administrative saker etter 1950 (5 hm)	Kr.

Opsjoner:

#	Materialtyper	Maksimumspris pr. hyllemeter (hm) ekskl. mva.
9	Etatsarkiv (6hm)	Kr.
10	Kopibøker 1917-1986 (80 hm)	Kr.
11	Personalarkiv (21 hm)	Kr.

11 Tildelingskriterier

Tildelingen vil basere seg på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på SPKs evaluering av tilbudene.

Det er angitt prosenttall som tilsier hvilken vekt de ulike kriteriene skal gis i den samlede vurderingen. Summen av vektene utgjør 100 %.

Ved evaluering av de enkelte tilbud vil oppdragsgiver benytte en evalueringsmodell der poengskalaen for det enkelte evalueringspunkt går fra 1 til 10. Det tilbud som vurderes som best på det enkelte evalueringspunkt vil få 10 poeng og de andre tilbudene vil bli gitt en lavere poengsetting som er relativ til det tilbud som har fått 10 poeng. De innkomne tilbudene vurderes på den måten relativt i forhold til hverandre, og ikke i forhold til eksterne faktorer som for eksempel det samlede markedet, beste praksis eller lignende.

Tildelingskriterium

Dokumentasjonskrav

Vekt

Pris

Utfylt prisskjema i Vedlegg 3 – prisskjema

60 % *)

Kompetanse og erfaringer

CV’ene til de tilbudte fagfolkenes kompetanse og erfaring innenfor fagfeltet, jfr. vedlegg 2 mal for tilbyders

besvarelse.

30 %

Leveringstid

Ferdigstillelse av hovedanskaffelsen (76 hyllemeter), jfr. vedlegg 2 mal for tilbyders besvarelse

10 %

*) Den samlede vektingen på pris består av 60 % i forhold til oppgitt pris på leveransen materiell 1-8 (76 hm) og 40 % innenfor pris på opsjonen (materiell nr. 9 og 10), jfr. vedlegg 3.

12 Krav til tilbudets innlevering og utforming

12.1 Innlevering av tilbud

Alle tilbud skal leveres elektronisk i PDF-format hvor tekst i PDF-dokumentene er søkbar. Levering skjer ved bruk av elektronisk signatur via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx, innen tilbudsfristen. Tilbud som leveres på en annen måte vil bli avvist.

Har tilbyder spørsmål til SPK vedrørende denne konkurransen, må spørsmålene stilles via kommunikasjonsmodulen i Mercell for at all kommunikasjon skal loggføres.

Er tilbyder ikke bruker hos Mercell eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, eller hvordan tilbud skal innleveres, ta kontakt med Mercell Support:

xxxxxxx@xxxxxxx.xxx. Tlf: + 00 00 00 00 00.

Ved offentlige anbud kreves det elektronisk signatur av tilbyder (Bank ID, Commfides eller Buypass). Dersom tilbyder har spørsmål vedrørende dette vennligst kontakt Mercell support.

Vi anbefaler at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra SPK som fører til at tilbyder ønsker å endre tilbudet før fristen utgår, kan tilbyder gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til tilbudsfristen utgår.

12.2 Utforming av tilbudet

Det skal leveres ett signert følgebrev og tre (3) dokumenter med egne filnavn. Tilbudet, inklusiv alle vedlegg, skal være på norsk.

Firmapresentasjoner, brosjyrer, fakta-ark og lignende skal ikke vedlegges tilbudet. Det skal heller ikke gis henvisninger til nettsider.

Tilbudet skal bestå av følgende dokumenter med angitt filnavn: Signert følgebrev.

Filnavn: <tilbyder>-følgebrev.pdf

Følgebrevet skal som et minimum inneholde følgende informasjon:

• Tilbyders fulle juridiske navn, organisasjonsnummer og adresse.

• Kontaktperson for tilbudet, angitt med navn, tittel, telefon og

• e-post.

• Signatur fra bemyndiget person.

Dokument 1: tilbyders besvarelse

Filnavn: Dokument 1. <tilbyder>-.pdf

I Dokument 1 skal tilbyder ta inn sin utfylte besvarelse av Vedlegg 2 - Mal for tilbyders besvarelse. Samtlige kapitler i malen for tilbyders besvarelse skal inngå i dokumentet.

Dokument 2: Prisskjema.

Filnavn: Dokument 2.<tilbyder>-prisskjema.pdf

I Dokument 2 skal tilbyder ta inn utfylt prisskjema fra Vedlegg 3 - Mal for tilbyders priser.

Dokument 3: Sladdet tilbud.

Filnavn: Dokument 3.<tilbyder>-sladdet.pdf

En sladdet versjon av komplett tilbud i PDF-format. Informasjon som tilbyder anser som forretningshemmeligheter skal være sladdet.

Tilbud som leveres med oppsett som avviker fra det som er beskrevet ovenfor kan bli avvist, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 11-10-§ 11-12.

13 Prosess for evaluering av tilbud og valg av leverandør

Etter at tilbudsfristen har gått ut vil SPK gjennomgå alle rettidig innleverte tilbud og vurdere disse med henblikk på tilfredsstillelse av kvalifikasjonskravene. Tilbydere som ikke tilfredsstiller samtlige kvalifikasjonskrav vil bli avvist.

De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert i henhold til de oppgitte tildelingskriteriene.

Når SPK har foretatt innstilling på valg av leverandør, vil alle som har levert tilbud motta skriftlig meddelelse om hvem som er tildelt kontrakt og begrunnelse for tildelingen.

13.1 Tidsplan for anskaffelsesprosessen

Anskaffelsen planlegges gjennomført etter tidsplanen nedenfor. Tidsplanen er tentativ og tilbydere vil bli informert ved endringer av betydning.

Milepæl	Dato
Kunngjøring av konkurranse på DOFFIN	11.10.2013
Tilbudsbefaring	21.10.2013
Frist for oppklarende spørsmål/avklaringer fra leverandører	29.10.2013
Tilbudsfrist	01.11.2013
Evaluering av tilbud	4.-7.11.2013
Forhandlingsmøter	13.-15.11.2013
Beslutning om tildeling av avtale	20.11.2013
Utløp av karensperiode	30.11.2013
Kontraktsignering	04.12.2013
Vedståelsesfrist	01.02.2014

14 Viktig informasjon om øvrige bestemmelser

Nedenfor angis øvrige administrative bestemmelser for gjennomføring av konkurransen.

14.1 Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen for tilbudene er satt til 01.02.2014. Tilbudet opphører å være bindende for tilbyderne når kontrakt er signert med den som tildeles kontrakt.

14.2 Offentlighet

I henhold til Offentlegslova § 23 kan hvem som helst kreve innsyn i tilbudene etter at valg av leverandør er gjort.

Ved en eventuell innsynsbegjæring vil det i utgangspunktet være den sladdede versjonen av tilbudet som utleveres, men det gjøres oppmerksom på at SPK har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som tilbyderen anmoder om å unnta fra offentlighet.

14.3 Tilbyders forbehold og avvik

Alle forbehold og avvik må være så presise og entydige som mulig, slik at SPK kan vurdere konsekvensen av avviket uten kontakt med tilbyderen.

SPK vil oppfordre tilbydere til å være varsomme med å ta forbehold eller gjøre avvik i sitt tilbud, da et tilbud skal avvises dersom det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget (jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 11-3.

Et tilbud skal også avvises dersom det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene (jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 11-11 (1).

14.4 Kontakt mellom SPK og tilbyder i tilbudsfasen

All kontakt mellom SPK og tilbyder i forbindelse med tilbudet, skal foregå skriftlig via kommunikasjonsmodulen i Mercell. Dette for at all kommunikasjon automatisk skal loggføres. Xxxxxxxx skal ikke ta personlig kontakt med noen i SPK i forbindelse med anskaffelsesprosessen.

14.5 Spørsmål til konkurransen

Spørsmål til konkurransen eller anmodning om avklaring av eventuelle uklarheter i anbudsdokumentene, skal oversendes i god tid via kommunikasjonsmodulen i Mercell, se frist for å stille spørsmål i kap. 13.1.

Alle spørsmål som SPK mottar vil besvares og sendes til samtlige tilbydere via Mercell- portalen, uten at identiteten til spørsmålsstiller avsløres. SPK forbeholder seg retten til å avvise ethvert spørsmål som SPK vurderer som irrelevant eller ledende. Enhver informasjon fra SPK som tilbyder får på en annen måte enn beskrevet over, vil med henblikk på evalueringen og kontrakten bli ansett for ikke å ha blitt gitt.

14.6 Feil/uklarheter i anbudsdokumentene

Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i anbudsdokumentene som kan ha betydning for kontraktens ytelser, herunder forståelsen, gjennomføringen, prissettingen eller ferdigstillelsen av kontrakten, plikter tilbyder umiddelbart å varsle SPK om dette.

14.7 Endring av konkurransegrunnlaget

SPK kan gi tilleggsopplysninger om konkurransegrunnlaget og vil i så fall sende likelydende skriftlig melding via Mercell-verktøyet til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget.

Dersom tilleggsdokumenter eller tilleggsopplysninger er for omfattende til at de kan fremskaffes innen fristen, skal SPK fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.

14.8 Språk

All kommunikasjon og alle dokumenter vedrørende konkurransen skal være på norsk.

14.9 Honorar for utarbeidelse av tilbud

Tilbydere har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med eventuelle befaringer, avklaringer eller møter i tilbudsprosessen.

14.10 Avvisning

I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA §§ 11-11 til 11-12 komme til anvendelse.

14.11 SPKs forbehold

SPK anser ikke å ha inngått noen forpliktelse før endelig kontrakt er signert.

SPK forbeholder seg retten til å velge og ikke gjennomføre anskaffelsen, uten at dette skal medføre noen krav fra leverandørene. SPK forbeholder seg retten til å forkaste alle innkomne tilbud, helt eller delvis, og utlyse ny konkurranse dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA § 13-1.

Document Metadata

Table of Contents

Konkurransegrunnlag,

Document Metadata