RENHOLDSTJENESTER

Statsbygg skal ha opsjon på å inkludere utvidet renhold på disse eiendommene eller flere eiendommer i Bergens-området i avtalen. Andre eiendommer i Bergen kan være aktuelle for enkeltoppdrag. Prisene på eventuelle nye eiendommer skal ikke overstige priser som er avtalt for lignende tjenester i avtalen.

Forespurte renholdstjenester omfatter daglig renhold og vindusvask. Oppgavene er nærmere spesifisert i Renholdsboka.

Det skal inngås avtale med 1-en-leverandør. Oversikt og beskrivelse av Statsbyggs eiendommer i Bergen er tilgjengelig på Xxxxxxxxx.xx

Konkurransegrunnlaget består av:

Tilbudsskjema

Kontraktbestemmelser (renholdsboka) Vedlegg 1-1 - Fasade – Gamlehaugen Vedlegg 1-2 - Fasade – Gamlehaugen Vedlegg 1-3 - Fasade – Gamlehaugen Vedlegg 1-4 - Fasade – Gamlehaugen Vedlegg 1-5 - Fasade - Bergen Tinghus Vedlegg 1-6 - Fasade - Bergen Tinghus Vedlegg 1-7 - Fasade - Bergen Tinghus

Vedlegg 1A - Kravspesifikasjon – Bergen Tinghus Vedlegg 1B - Kravspesifikasjon – Gamlehaugen

Vedlegg 1C - Kravspesifikasjon – Vindusvask – Bergen Tinghus Eiendomsavdelingens miljøbestemmelser

Utkast til avtaledokument

Elektronisk egenerklæringsskjema for konkurransen vedrørende kvalifikasjonskrav, avvisningsgrunner og eventuelle utvelgelseskriterier (ESPD)

Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Mercellportalen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Mercellportalen for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer.

4 AV 12

1.2 Kunngjøring

Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED-basen

1.3 Særlige forhold

Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet.

Åpenbare feil i tilbudet som Statsbygg blir oppmerksom på, vil bli rettet dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes.

1.4 Kontraktsbestemmelser

Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg.

Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 08.02.08 nr 112.

Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI.

1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring

Det vil etter avtale bli avholdt informasjonsmøte for denne kontrakten den 16.03.2018. Kl. 10:00.

• KL.10-11.00 – Bergen Tinghus:

Oppmøtested: Hovedinngangen til Bergen tinghus, Tårnplass 2.

• Kl. 11.30-12.30 - Gamlehaugen

Oppmøtested: Gamlehaugveien 10, 5230 Paradis

Påmelding til befaring sendes til Xxx Xxxxx Xxxxxxx, på epost: xxxx@xxxxxxxxx.xx

1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget

Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han via Mercellportalen, og kun her, stille spørsmål og be om tilleggsopplysninger. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes.

Spørsmålene i anonymisert form og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget er kun tilgjengelige i Mercellportalen, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Mercellportalen.

5 AV 12

2 Orientering om oppdraget

2.1 Generelt

Hensikten med avtalen er å knytte til oss firma med god kompetanse og tilstrekkelig kapasitet til å utføre renhold og vindusvask.

Statsbygg har idag egne renholdere og vil fungere som renholdsleder. Statsbygg har behov for renholdere til å dekke vikarbehov på daglig renhold.

På grunn av eiendommenes spesielle anvendelsesområde kan det bli aktuelt å kreve vandelsattest på plettfri vandel for utførende personell.

Statsbygg har anledning til å gå utenom avtalen på kjøp av periodisk vindusvask.

2.2 Om eiendommene

Bergen Tinghus

Er et av Statsbyggs mange kulturhistoriske bygg i Norge. Bergen Tinghus ble bygget på slutten av 1920 tallet, og ble tatt i bruk i 1933.

Bergen Tinghus har en utvendigfasade med klare renessansetrekk. Bygget er d.d. arbeidsplass for ca. 120 personer, men daglig er det i snitt 500 personer innom Bergen tinghus.Bergen tinghuset er fredet.

Gamlehaugen: Museumsbygg og kongebolig i Bergen.

Statsminister Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

xxxxx fra 1900 til 1925. Bygget er i jugendstil inspirert av skotske jaktslott.

Bygget er arbeidsplass for 3 fast ansatte og 10 sommervikarer og gartnere i sommerhalvåret. Bergenhus: et av statsbyggs mange kulturhistoriske bygg i Norge (Håkonshallen/Rosenkrantztårnet) er fra 1200 tallet. Stallbygningen er fra 1700- tallet. Byggene blir i hovedsak brukt i sammenheng med arrangement, og er åpen som museum på dagtid. Alle byggene er fredet.

2.3 Om oppdragene under rammeavtalen

Forespurte renholdstjenester omfatter daglig renhold og vindusvask. Se vedlagte kravspesifikasjon. Oppdraget baserer seg på NS-INSTA 800:2010.

På utførelse av vindusvask står leverandør for innleie av lift, sikring og tilgang på bakkeplan, samt rullestillas. Vi henviser til Bergens kommunale vedtekter. Det vil utføres halvårlig periodisk vindusvask utvendig og årlig innvendig på Bergen Tingus.

Statsbygg står ansvarlig for kjøp av sanitærartikler og kjemi for utførelse av oppdraget. Ved vindusvask skal dette utføres etter kl.17.00.

2.3.1 Kapasitet og responstid

Oppgaver skal utføres i henhold til kravspesifikasjonen, vedlegg 1. For eventuelle tilleggsytelser og oppgaver som skal bestilles etter behov, kreves det at leverandøren kan påta seg oppgaver med maksimum 4 dagers varsel.

Det er strenge krav til kvalitet på utført arbeid. Ved manglende utførelse vil Statsbygg kunne engasjere andre leverandører for å avhjelpe situasjonen. I slike tilfeller vil leverandøren bli

belastet for eventuelle merkostnader dette måtte påføre Statsbygg.

6 AV 12

2.3.2 Periodisk vindusvask

På Bergen Tinghus skal Tilbyder i tilbudsskjema gi fastpris på periodisk vindusvask. Per februar 2018 så er det ca. 284 vinduer med et snitt på ca. 2,8 m2 som har 4 glassflater som da blir 3181 m2 glass. Dette anslaget er et estimat og forplikter ikke Statsbygg. Xxxxxxxx står selv ansvarlig for å estimere arbeidets omfang og oppfordres derfor til å delta på befaring. Liftutleie står Leverandør ansvarlig for, men kan fakturere dette med en påslagsprosent. Vi viser forøvrig til vedlagte tegninger og kravspesifikasjon.

På Gamlehaugen kan tilbyder fakturere medgått tid på periodisk vindusvask.

2.3.3 Arbeidstid/arbeidsted

Arbeidstid vil i hovedsak være i tidsrommet 06:30-15:00. Arbeid utover dette skal avtales med Statsbygg på forhånd.

Noen deler av eiendommen vil av sikkerhetsgrunner få begrenset tilgjengelighet.

Fasiliteter som wc, spiserom, skifterom ved eiendommen kan disponeres etter avtale. Lagring av materiell og verktøy på eiendommer kan påregnes, dette avtales i forkant.

2.4 Om rammeavtalen

Det anslås at verdien på de oppdrag som tildeles under rammeavtalen vil være i størrelsesorden NOK 4-6 Millioner i løpet av 4 år. Rammeavtalen inngås for en periode på 4 år.

3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen

3.1 Lov om offentlige anskaffelser

Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr 974 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget.

Denne anskaffelsen følger prosedyren ”åpen anbudskonkurranse”.

3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen

Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall.

Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle.

3.3 Offentlighet

Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere er offentlige. Protokoll sendes ut på forespørsel. Timepriser eller annen informasjon fremgår dog ikke av åpningsprotokoll.

3.4 Tilbyder som rådgiver ved utarbeidelse av spesifikasjoner

7 AV 12

Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist.

3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse – avviste tilbud

Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold

Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert.

4 Statsbyggs evaluering av tilbudet

4.1 Kvalifisering - Tildeling

For å kunne få sitt tilbud evaluert, må leverandøren fylle inn og levere det elektroniske egenerklæringsskjemaet for konkurransen (ESPD) om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor. I egenerklæringen må leverandørene også bekrefte at det ikke foreligger bestemte angitte avvisningsgrunner. Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse må, før kontrakt inngås, dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.

Tilbudene vil bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriteriene. Evaluering vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon.

Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist.

4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen

8 AV 12

Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne. (Dokumentasjonen angitt nedenfor skal ikke sendes inn nå, kun ESPDen):

Kvalifikasjonskriterium	Kvalifikasjonskrav	Dokumentasjon
Organisatorisk og juridisk stilling	Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak	Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert
Økonomisk og finansiell kapasitet	Det kreves at tilbyder skal være kredittverdig og ha tilstrekkelig finansiell gjennomføringsevne Omsetningens størrelse vil også bli vektlagt	Statsbygg vil gjennomføre en kredittvurdering av tilbyder. Tilbyder kan i tillegg bli bedt om å sende inn revisorbekreftede årsregnskaper, alternativt oppgi StartBANK ID.
Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner	Det kreves at leverandøren har erfaring fra tidligere relevante oppdrag. Det kreves at leverandøren har god kapasitet til å utføre tjenesten med både bemanning og utstyr,	3-5 referanseprosjekter de siste 5 år med angivelse av oppdragsgiver, kvm, type vask og kontaktperson med tlf. nr. Statsbygg vil kunne kontakte oppgitt referanse. Oversikt over antall personer som leverandøren disponerer innenfor fagområdene kontrakten omfatter.

Statsbygg krever at når en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, er de solidarisk ansvarlig for utførelsen av kontrakten. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle kapasitet for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser ved en solidaransvarserklæring, jf. anskaffelsesforskriften § 16-10.

Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks tekniske eller faglige kapasitet eller kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser ved f eks en forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften § 16-10.

Foretak som tilbyder støtter seg på, må sende inn egen ESPD, jf ovenfor.

4.3 Attest for skatt og merverdiavgift

Norsk leverandør som får kontrakten, skal levere felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest).

9 AV 12

Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

4.3.1 Samarbeid med Skatt Øst – fullmakt til Statsbygg

Statsbygg har inngått et samarbeid med Skatteetaten. Formålet med avtalen er forebygging og bekjempelse av arbeidslivskriminalitet. I denne forbindelse krever Statsbygg at tilbyder som innstilles til kontrakt skal sende inn signert fullmakt, før kontraktsinngåelse, som gir Statsbygg en utvidet rett til et ubegrenset antall ganger å innhente opplysninger om leverandørens skatte- og avgiftsmessige forhold, se Blankett 2 til Renholdsboka.

Kravet om signert fullmakt gjelder også for leverandørens underleverandører. Leverandøren skal kontraktsfeste signeringsplikten nedover i leverandørkjeden. Før signering av kontrakt kreves det dog kun signert fullmakt fra leverandør, med mindre underleverandører benyttes for å oppfylle et kvalifikasjonskrav i konkurransen. I så fall skal signert fullmakt foreligge fra både leverandør og underleverandører. Signert fullmakt fra øvrige underleverandører må imidlertid være levert og godkjent av oppdragsgiver før de kan benyttes i kontrakten.

Statsbygg gjør oppmerksom på at det kan være aktuelt å avvise den tilbyder som i meddelelsesbrevet er innstilt som vinner av konkurransen dersom det etter meddelelse, men forut for signering av kontrakt, mottas opplysninger fra Skatt Øst om manglende oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser m.v. Det presiseres også at hvis det ikke mottas signert fullmakt fra leverandør og eventuelle underleverandører som er benyttet i kvalifiseringen, vil dette anses som et vesentlig forbehold til kontrakten som vil medføre at tilbyder avvises fra konkurransen.

Enkelte kontrakter kan bli valgt ut til en oppfølging gjennom hele kontraktsperioden, jf Renholdsboka pkt 14.5. I slike kontrakter vil Statsbygg oversende oversiktslister til Skatt Øst, med fødsels- eller D- nummer på alle ansatte som utfører arbeid som ledd i oppfyllelsen av kontrakten.

4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen

Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier:

Vekt

Tildelingskriterium

Dokumentasjon

40 %

Kvalitet, herunder

Organisering og utførelse av leveranse

Totalt skal denne beskrivelsen være på ca. 2-3 sider.

Kort redegjørelse for tilbudt(-e) utførende ressurs(-er) og leveransene:

• Bemanningsplan og organisering av oppdraget.

• Bruk av teknisk utstyr, herunder metoder

for renhold og innovative løsninger.

60 %

Pris

Ferdig utfylt tilbudsskjema

10 AV 12

5 Avvik fra konkurransegrunnlaget

5.1 Generelt om forbehold og avvik

Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes.

Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder.

Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet.

Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist.

Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises.

Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktbestemmelser for rengjøring (Renholdsboka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning.

Forbehold om forskudd vil medføre avvisning.

5.2 Alternative tilbud

Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor.

5.3 Tilbud på deler av oppdraget

Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

6 Krav til tilbudet

6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse

Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet – minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene.

Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet.

Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert:

11 AV 12

• Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word

• Tabeller: Excel

• Bildefiler: JPEG eller TIFF

• Kart: TIFF

• Video: MPEG 2

• Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave

Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert.

Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert.

6.2 Vedståelsesfrist

Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp.

6.3 Tilbudets språk

Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk.

6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?

1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet.

2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg)

3-1 Elektronisk egenerklæringsskjema for konkurransen vedrørende kvalifikasjonskrav, avvisningsgrunner og eventuelle utvelgelseskriterier (ESPD), jf pkt 4.2-4-3 (vedlegg)

4 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.4

4-1 Tildelingskriterie – Kvalitet 5-1 Innholdsfortegnelse

Tilbyderne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud.

Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist.

6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist

Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercellportalen; xxx.xxxxxxx.xx. Fristen for innlevering av tilbud er 03.04.2018 kl. 1200

For sent innkomne tilbud vil bli avvist.

(Merk at systemet heller ikke tillater å levere tilbud elektronisk via Mercellportalen etter tilbudsfristens utløp.)

6.6 Om Mercellportalen

12 AV 12

For å kunne levere tilbud via Mercellportalen, må man ha en bruker, og logge inn med denne. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid, minimum 1 time, før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering. Elektronisk signatur kan skaffes fra ulike leverandører, f. eks xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.

NB! Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen bør settes i gang så snart som mulig.

Statsbygg anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfristen). Testfunksjonaliteten ligger i påmeldings- /tilbudsinnleveringsstegene.

Ved spørsmål om funksjonalitet i verktøyet eller hvis du har problemer med å få inngitt tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx i god tid før tilbudsfristens utløp

7 Oppdragsgivers underskrift

Sted:	Bergen	Dato:	28.02.2018
For Statsbygg:		Xxxxxxxx Xxxxxx
		regiondirektør
Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

Vedlegg