Anskaffelsesreglement for Sarpsborg kommune
Anskaffelsesreglement for Sarpsborg kommune
1. Hjemmel og gyldighet
1. Lovgrunnlag
Anskaffelsesloven (LOV-2016-06-17-73 ) med tilhørende forskrifter;
• Anskaffelsesforskriften (FOR-2016-08-12-974)
• Forsyningsforskriften (FOR-2016-08-12-975)
• Konsesjonskontraktforskriften (FOR-2016-08-12-976)
• Forskrift om arbeidsvilkår i off. kontrakter (FOR- 2008-02-08-112)
• Forskrift om plikt til bruk av lærlinger i off. kontrakter (FOR-2016-12-17-1708)
• Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (FOR-2002-11-15-1288)
Kommuneloven (LOV-1992-09-25-107)
2. Gyldighet
Anskaffelsesreglementet trer i kraft fra og med den datoen det er vedtatt av Sarpsborg bystyre.
Anskaffelsesreglementet skal revideres minimum hvert fjerde år. Prinsipielle endringer skal behandles i bystyret.
2. Fullmakter og ansvar
1. Fullmakter
Fullmakt til å gjennomføre anskaffelser gis til kommunedirektøren gjennom kommunens delegeringsreglement og den årlige behandlingen i bystyret av handlingsplan, økonomiplan og årsbudsjett.
Kommuneovergripende rammeavtaler på vegne av Sarpsborg kommune kan kun inngås etter delegering av fullmakt fra kommunedirektøren.
2. Ansvar
Kommunedirektøren er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet.
Kommunedirektøren har ansvaret for både at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet og anskaffelsesstrategi, og at det er rutiner innenfor kommuneområdene som ivaretar reglementet.
3. Definisjoner
Anskaffelse: Et kjøp eller en forpliktelse om kjøp av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider.
Engangskjøp: Kjøp av en vare eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året.
Terskelverdi: Den verdi som til enhver tid er fastsatt som grensen for pliktig kunngjøring nasjonalt, jf. § 5-1(2) og pliktig kunngjøring i EØS jf.§ 5-3 i anskaffelsesforskriften (sist endret 23. 3.2022), eller for noen kontrakter i tilsvarende paragrafer i forsyningsforskriften og konsesjonskontraktforskriften. Verdiene fastsettes av Nærings- og fiskeridepartementet.
(per 23. 3. 2022 er disse grensene henholdsvis 1, 3 millioner / 2,2 millioner / 7,8 millioner eller 4,5 millioner / 56 millioner, avhengig av anskaffelsens innhold og art).
4. Viktige prinsipper for anskaffelsesarbeidet.
Alle anskaffelser skal:
• Gjennomføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og i henhold til kommunens plattform for anskaffelser.
• Utføres i henhold til Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer, administrative rutiner, prosedyrer og verktøy for anskaffelsesarbeidet.
• Være basert på konkurranse.
• Xxxxxxx hensynet til høy integritet, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
For at det skal bli enklere å forholde seg til reglementet er anskaffelsene delt inn i ulike typer ut fra anskaffelsens verdi, se punkt 5 nedenfor.
5. Kjøpstyper
Alle anskaffelser deles inn i ulike typer ut fra anskaffelsens totale verdi ekskl. MVA. Det er den totale verdien i hele kontraktens varighet, inkludert opsjoner, som skal legges til grunn. Store anskaffelser nevnes ikke spesielt, da de omfattes av forskriftene til anskaffelsesloven. Store anskaffelser skal gjennomføres via kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).
1. Mindre anskaffelser
Mindre anskaffelser er engangskjøp med verdi mellom 10 000,- og 100 000,- X.xx. ekskl. MVA.
Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig.
2. Mellomstore anskaffelser
Mellomstore anskaffelser er engangskjøp med verdi mellom 100 000,- og grensen for pliktig kunngjøring i Doffin1. Det skal legges vekt på de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven, i henhold til kommunens gjeldende rutiner.
1 Angitt i anskaffelseslovens forskrifter, blir endret ca annethvert år av Nærings- og fiskeridepartementet
Det skal føres en anskaffelsesprotokoll fra prosessen.
Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så sant dette er praktisk mulig.
Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig. Det skal alltid vurderes om frivillig kunngjøring i Doffin er hensiktsmessig for anskaffelser med verdi i nær grensen for pliktig kunngjøring. Frivillig kunngjøring i Doffin skal alltid brukes for anskaffelser etter forsyningsforskriften og konsesjonskontraktforskriften med antatt verdi som overstiger 1,3 millioner kroner ekskl. MVA
Disse anskaffelsene skal gjennomføres via kommunens KGV.
3. Regelmessige anskaffelser
Ved regelmessige anskaffelser med samlet verdi større enn 600 000,- X.xx. ekskl. MVA /år, skal det vurderes om det er hensiktsmessig å komme fram til en flerårig rammeavtale for leveransen. Kontrakten skal kunngjøres i henhold til anskaffelsesregelverket.
6. Motvirkning av sosial dumping og økt bruk av lærlinger
Sarpsborg kommune har fokus på å motvirke sosial dumping og arbeidslivskriminalitet.
For å bekjempe kriminalitet og useriøse arbeidsforhold, inntas seriøsitetskrav i alle kontrakter. Anvendelsesområde reguleres i hvert enkelt krav. Bestemmelsene skal bidra til å motvirke sosial dumping, arbeidslivskriminalitet og svart økonomi i bygg-, anlegg- og renholdsbransjen, samt å fremme ryddige lønns- og arbeidsvilkår for alle arbeidstakere. Seriøsitetsbestemmelsene skal også legge til rette for rekruttering til bygg- og anleggsfagene, samt bedre kvalitet og produktivitet. Disse skjerpede kontraktkravene, Sarpsborg kommunes seriøsitetsbestemmelser finnes opplistet i vedlegg 1.
Sarpsborg kommune skal følge den til enhver tid beste praksis på området, jf. veiledere om beste praksis, utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ) og publisert på fagsider om offentlige anskaffelser, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
DFØ’s beste praksis er blant annet flere ulike nasjonale veiledere utarbeidet av Samarbeid mot svart økonomi2, Arbeidstilsynet, DFØ og andre.
2 Samarbeid mot svart økonomi er samarbeid mellom: KS; NHO, Skatteetaten, Unio, YS og LO
Vedlegg 1: Sarpsborg kommunes seriøsitetsbestemmelser
Følgende bestemmelser skal inntas i alle kontrakter i Sarpsborg kommune. Anvendelsesområde reguleres i hvert enkelt krav.
[Bestemmelsen gjelder for virksomhet som utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser i henhold til byggherreforskriften § 2, jf. § 4., samt virksomhet som utfører renholdstjenester etter forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester]
Alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen under denne kontrakten, skal bære lett synlig et gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet, jf. FOR-2007-03-30-366. Tilsvarende gjelder alle som utfører renholdsarbeider under denne kontrakten, jf. FOR-2012-05-08-408. Frem til HMS-kortet er mottatt aksepterer oppdragsgiver gyldig HMS-kortbekreftelse med QR-kode fra Arbeidstilsynet sammen med gyldig identifikasjon.
Ordrebekreftelse, søknadsskjema o.l. aksepteres ikke som HMS kort. Før HMS-kortet er mottatt, må arbeidstakeren på bygge- og anleggsplassen kunne dokumentere hvilken virksomhet han eller hun jobber for.
Lånekort aksepteres ved fremvisning av gyldig HMS-kortbekreftelse med QR-kode fra Arbeidstilsynet sammen med gyldig identifikasjon.
Arbeidstakere som ikke har slikt HMS-kort, eller ovennevnte dokumentasjon, vil bli bortvist fra bygge- eller anleggsplassen for leverandørens regning og risiko.
[Bestemmelsen gjelder for alle bygg- og anleggskontrakter.]
Leverandøren skal følge den til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning med tilhørende forskrifter, Oppdragsgivers SHA-plan (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø) og Oppdragsgivers eller koordinators anvisninger. Leverandøren plikter å ha et internkontrollsystem iht. forskrift om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Relevante deler av Oppdragsgivers SHA-plan skal innarbeides i, og følges opp gjennom, leverandørens internkontroll. Innarbeidingen skal skje slik at SHA-planens bestemmelser kan identifiseres.
Med mindre annet er avtalt skal alle Leverandørens nøkkelpersoner i prosjektet forstå og kunne gjøre seg godt forstått på norsk. Leverandøren skal sørge for at arbeidere han og eventuelle underleverandører benytter kan kommunisere på en slik måte at manglende kommunikasjon ikke utgjør en sikkerhetsrisiko.
Minst én av det utførende personell på ethvert arbeidslag skal kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk eller engelsk. Dersom flere utfører oppdrag sammen, skal vedkommende i tillegg forstå og gjøre seg forstått på et språk alle de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.
Alle på arbeidsplassen skal forstå SHA-plan, sikkerhetsopplæring, HMS-rutiner, verneprotokoller, sikkerhetsinstrukser, SJA (Sikker jobbanalyse), sikkerhetsdatablader og varselskilter på arbeidsplassen, samt bruksanvisning for verktøy og arbeidsutstyr mv. som vedkommende benytter i arbeidet. Materialet skal foreligge på et språk vedkommende arbeider forstår godt, så fremt arbeideren ikke forstår informasjonen fullt ut på norsk eller engelsk.
Ved brudd på ovennevnte plikter har Oppdragsgiver rett til å stanse arbeidene for Leverandørens regning og risiko i den utstrekning Oppdragsgiver anser det nødvendig. Leverandørens forsinkelse som følge av stansing gir Oppdragsgiver rett på eventuell dagmulkt etter kontraktens bestemmelser om forsinket levering.
Oppdragsgiver kan heve avtalen dersom Leverandøren vesentlig misligholder ovennevnte plikter og ikke retter forholdene innen rimelig frist. Før heving gjennomføres skal leverandøren ved skriftlig varsel gis en rimelig tilleggsfrist for å dokumentere retting, med varsel om heving om så ikke skjer. Ved gjentatte mislighold kan Xxxxxxxxxxxxx heve avtalen selv om leverandøren retter forholdene. Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx hever kontrakten med Leverandøren, kan Xxxxxxxxxxxxx kreve å få tiltransportert til seg Leverandørens kontrakter med underleverandører.
Ved tilsvarende brudd hos underleverandøren, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren skifter ut underleverandøren. Dette skal skje for Leverandørens regning og risiko.
3. Krav til dokumentert yrkesskadeforsikring
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter.]
Leverandøren skal på forespørsel innen en rimelig frist fastsatt ved skriftlig varsel dokumentere at egne ansatte og ansatte hos underleverandører som utfører arbeid på kontrakten, er dekket av lovpålagt yrkesskadeforsikring.
Oppdragsgiver kan bortvise arbeidstakere/foretak som det ikke har dokumentert yrkesskadeforsikring for innen fristen.
Manglende eller mangelfull dokumentasjon, kan påberopes av Oppdragsgiver som grunnlag for å heve kontrakten. Før heving gjennomføres skal leverandøren ved skriftlig varsel gis en rimelig tilleggsfrist for å dokumentere retting, med varsel om heving om så ikke skjer.
Dersom bruddet gjelder manglende dokumentasjon for yrkesskadeforsikring hos underleverandør, kan Oppdragsgiver på samme måte kreve at leverandøren skifter ut underleverandører. Dette skal skje uten omkostninger for Oppdragsgiver.
4. Krav om bruk av fast ansatte og stillingsandel
[Bestemmelsen gjelder for utførelse av bygge- og anleggsarbeider og alle renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), jf. anskaffelsesforskriften § 19-3, samt øvrige risikoutsatte tjenesteområder etter særskilt vurdering].
Ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal arbeidet i all hovedsak utføres av fast ansatte i minst 80 % stilling, uavhengig av om arbeidere er ansatt hos leverandøren eller eventuelle underleverandører.
For innleid arbeidskraft må innleier stille krav om at bemanningsbyråer praktiserer og kan dokumentere minimum 80 % stillingsandel og forutsigbare arbeidsperioder.
Leverandøren skal etter kontraktsinngåelsen redegjøre for hvordan kravet vil bli oppfylt, samt jevnlig oversende bemanningsplaner og rapporter som viser oppfyllelsesgraden.
Ved kontraktavslutning skal det fremlegges oversikt over bemanningen og oppfyllelsesgrad. Timelister skal fremlegges på anmodning.
Det gjøres unntak for arbeid som etter sin art ikke tilsier et krav om full stillingsandel, eksempelvis sesongarbeider, eller i den utstrekning det er nødvendig for utførelsen av kontraktsarbeid. Unntaksbestemmelsen kan ikke anvendes i større utstrekning enn det er nødvendig for utførelsen av kontraktsarbeid.
Oppdragsgiver kan totalt holde tilbake inntil 1 prosent av kontraktssummen dersom krav i seriøsitetsbestemmelsene som er regulert ved misligholdes, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Dersom krav ikke er oppfylt ved overtakelsen avkortes vederlaget med inntil 1 prosent av kontraktssummen.
Ved vesentlig mislighold av ovennevnte plikter, kan byggherren stanse eller heve kontrakten dersom forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel, med varsel om stansing eller heving om så ikke skjer.
5. Bruk av underentreprenører /Begrensing i antall ledd underleverandører
[Bestemmelsen gjelder for utførelse av bygge- og anleggsarbeider og alle renholdstjenester, omfattet av CPV-kode 90910000, over EØS terskelverdi for varer og tjenester, samt øvrige risikoutsatte tjenesteområder etter særskilt vurdering. Det 2. leddet er hovedsakelig ment å dekke leverandørens/underleverandørs behov for å tilknytte seg spesialkompetanse]
Leverandøren skal ikke ha flere enn to ledd underleverandører i kjede under seg, jf. anskaffelsesforskriften § 8-13 og § 19-3. Innleid personell regnes som ett ledd.
Oppdragsgiver vil unntaksvis kunne stille krav om maksimalt ett ledd, basert på en konkret vurdering av marked, kompleksitet og risiko m.m. i den enkelte anskaffelse. Dette vil i tilfelle fremgå av konkurransegrunnlaget for den aktuelle anskaffelsen.
Oppdragsgiver kan godta flere enn to ledd dersom det på grunn av uforutsette omstendigheter er nødvendig for å få gjennomført kontraktsarbeidene.
Leverandørens bruk av underleverandører, herunder innleid arbeidskraft, skal skriftlig forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan bare nekte bruk der han/hun har saklig grunn. Det samme gjelder for utskifting av underleverandører i kontraktsperioden.
Manglende fremleggelse av dokumentasjon, eller ikke ubetydelige avvik ved fremlagt dokumentasjon, knyttet til underleverandør danner saklig grunnlag for å nekte godkjenning
av vedkommende underleverandør. Oppdragsgivers godkjenning endrer ikke leverandørens forpliktelser overfor Oppdragsgiver.
Ved inngåelse av kontrakter med underleverandør, der kontraktsverdien overstiger kr 500 000 eks. mva., skal Leverandøren innhente skatteattest. Fra underleverandører med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge, skal det innhentes tilsvarende attest.
Leverandøren skal på forespørsel fra Oppdragsgiver fremlegge skatteattesten. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere at underleverandører oppfyller kontraktens bestemmelser, herunder at de har oppfylt sine forpliktelser overfor skattemyndighetene.
Ovennevnte attester for skatt- og merverdiavgift skal til enhver tid finnes på byggeplassen. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder gamle. Dersom attesten ikke fremlegges eller viser restanser som ikke er ubetydelige, kan Oppdragsgiver kreve at underleverandøren skiftes ut for Leverandørens regning og risiko dersom forholdet ikke rettes innen en rimelig frist, gitt ved skriftlig varsel.
Oppdragsgiver kan totalt holde tilbake inntil 1 prosent av kontraktssummen dersom krav i seriøsitetsbestemmelsene som er regulert ved misligholdes, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Det samme gjelder der det er grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe.
Dersom kravet ikke er oppfylt ved overtakelsen, kan vederlaget avkortes med et forholdsmessig prisavslag på inntil 1 prosent av kontraktssummen.
Ved vesentlig mislighold av eller gjentatte brudd på ovennevnte plikter, eller der det er god grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe, kan Oppdragsgiver, med rimelig varsel, stanse arbeidene for Leverandørens regning og risiko, eller heve kontrakten. Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx hever kontrakten med Leverandøren, kan Xxxxxxxxxxxxx kreve å få tiltransportert til seg Leverandørens kontrakter med underleverandører.
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter.]
Bruk av innleid arbeidskraft fra produksjonsbedrift og bemanningsselskap skal varsles Oppdragsgiver i rimelig tid før oppmøte på byggeplass. Oppdragsgiver kan nekte bruk der han har saklig grunn. Manglende fremleggelse av dokumentasjon, eller ikke ubetydelige avvik ved fremlagt dokumentasjon, knyttet til underleverandør danner saklig grunnlag for å nekte godkjenning av vedkommende underleverandør. Innleide arbeidstakere som ikke er varslet Oppdragsgiver, vil bli bortvist fra byggeplassen.
Leverandøren skal sørge for at innleid personell som Leverandøren benytter til å oppfylle kontrakten med Oppdragsgiver, har arbeidskontrakter som sikrer disse tarifflønn, også mellom oppdrag.
Innleie fra bemanningsbyrå skal kun skje innenfor de vilkår og intensjoner som følger av arbeidsmiljøloven og de aktuelle tariffavtaler, herunder kravet om likebehandling i § 14-12a. All omgåelse av regelverk skal forebygges.
Der det foreligger en lokal avtale om innleie, har innleie- og utleiebedriften en gjensidig plikt til å kunne dokumentere at innleiebedriften er bundet av tariffavtale inngått med fagforening med innstillingsrett og at avtalen om innleie er inngått med tillitsvalgt.
For å sikre et effektivt vern mot omgåelse av krav til dekning av utgifter til reise, kost og losji, skal innleiebedriften stille krav om at innleid arbeidskrafts bosted er definert i arbeidsavtalen. Ved arbeid som krever overnatting utenfor definert hjemsted, skal det dokumenteres betaling for kostnader knyttet til kost og losji, og reise der arbeidstaker har rett til slik utgiftsdekning.
Det gjøres unntak for frivillige organisasjoner, lag og foreninger.
Ved brudd på bestemmelsen kan vederlaget avkortes tilsvarende eventuell besparelse for leverandøren. Brudd på bestemmelsen kan også påberopes av den enkelte ansatte overfor leverandøren som grunnlag for krav om etterbetaling av lønn.
7. Krav til lønns- og arbeidsvilkår
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter.]
Leverandøren er ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn:
• Den til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning, allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.
• På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
• Lov om obligatorisk tjenestepensjon (OTP-loven) av 21.12.2005
For bransjer som ikke er allmenngjort, skal det, for å sikre et effektivt vern mot omgåelse av krav til dekning av utgifter til reise, kost og losji, stilles krav om at arbeidskrafts bosted er definert i arbeidsavtalen. Ved arbeid som krever overnatting utenfor definert hjemsted, skal det dokumenteres betaling for kostnader knyttet til kost og losji, og reise der arbeidstaker har rett til slik utgiftsdekning.
Leverandøren plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene for egne arbeidstakere, arbeidstakere hos eventuelle underleverandører. Opplysningene skal dokumenteres ved blant annet kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og arbeidsgiverens bankutskrift. Dokumentasjonen skal være på personnivå og det skal fremgå hvem den gjelder. Det skal også dokumenteres oppfyllelse av krav om dekning av reise, kost og losji.
Oppdragsgiver og/eller andre som opptrer på vegne av oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter, og rett til å foreta andre undersøkelser, som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes.
Medvirknings- og dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører.
Oppdragsgiver kan kreve å få adgang til lokaler som benyttes til innkvartering av ansatte. Dette gjelder bolig arbeidsgiver har fremskaffet/tilbudt til arbeidere som medvirker i oppfyllelse av kontrakt.
Oppdragsgivers rett til dokumentasjon og inspeksjon skal også gjelde overfor eventuelle underentreprenører, innleide arbeidstakere og utsendte arbeidstakere.
Ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal leverandøren rette forholdet. Der bruddet har skjedd hos en underleverandør er rettingsplikten begrenset til krav som er fremmet skriftlig innen tre måneder etter lønnens forfallsdato, både for krav som følger av allmenngjort tariffavtale og landsomfattende tariffavtale. De vilkår og begrensninger som følger av lov om allmenngjøring av tariffavtaler mv. av 4. juni 1993 § 13 skal gjelde i begge disse tilfellene.
Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake et beløp tilsvarende to ganger innsparingen for leverandøren. Tilbakeholdsretten opphører så snart retting etter foregående ledd er dokumentert.
Vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren kan påberopes av oppdragsgiver som grunnlag for heving, selv om leverandøren retter forholdene.
8. Mannskapslister og innsyn i oversiktslister
[Bestemmelsen gjelder for utførelse av bygge- og anleggsarbeider]
Før oppstart av arbeidet, skal leverandøren oversende oppdragsgiver en liste over hvilke personer som vil utføre arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Oppdragsgiver har til enhver tid rett til innsyn i oversiktsliste over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Oversiktslisten skal føres og kontrolleres daglig i henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser.
Leverandøren skal etablere elektronisk mannskapsregistreringssystem for byggeplassen, iht. Byggherreforskriftens krav til oversiktslister. Systemet skal vise kontraktspyramiden, hvilke arbeidstakere og virksomheter som utfører arbeid på byggeplassen, samt informasjon om lærlinger. Oppdragsgiver skal ha innsyn i systemet.
Alle arbeidere skal hver dag registrere seg ved arbeidsstart. Leverandøren har ansvaret for at alle aktører på byggeplassen har nødvendig godkjente sertifikater og kompetansebevis, og må kunne dokumentere dette.
Oppdragsgiver kan totalt holde tilbake inntil 1 prosent av kontraktssummen dersom krav i seriøsitetsbestemmelsene som er regulert ved tilbakeholdsrett misligholdes, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Det samme gjelder der det er grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe.
9. Åpenhet om leverandørkjeder, kunnskapsplikt og aktsomhetsvurderinger
[Bestemmelsen gjelder alle kontrakter] Kunnskapsplikt
Leverandøren plikter å ha kunnskap om vesentlig risiko for negativ påvirkning på
grunnleggende menneskerettigheter, miljø og anstendig arbeid i egen virksomhet og i virksomhetens leverandørkjeder. Omfanget av kunnskapsplikten avhenger blant annet av virksomhetens størrelse, eierforhold og struktur, aktiviteter, bransje og vare- eller tjenestetyper. Oppdragsgiver kan be om at leverandør fremskaffer slik informasjon innen en gitt frist.
Aktsomhetsvurdering
Er leverandøren en større virksomhet3 skal leverandøren gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å kartlegge, forhindre og begrense mulig negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter, miljø og anstendig arbeid, og gjøre rede for hvordan dette håndteres. Slik informasjon skal fremlegges oppdragsgiver innen en måned etter kontraktsinngåelse. Aktsomhetsvurderingene skal være risikobaserte, gjentagende og forebyggende.
10. Faglærte håndverkere
[Bestemmelsen gjelder alle kontrakter over kr 500.000 som gjelder for renhold, bygg- og anleggsfag (dvs. fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk), samt elektroarbeid (regulert av Forskrift om elektrofag og kvalifikasjonskrav knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr).]
Ved utførelsen av kontraktsarbeidet skal minimum 50 % av arbeidede timer innenfor renhold, bygg- og anleggsfagene (de fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk samt anleggsgartnerfaget), samt elektroarbeid (regulert av Forskrift om elektrofag og kvalifikasjonskrav knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr) samlet utføres av personer med fagbrev, svennebrev eller dokumentert fagopplæring i henhold til
3 Større virksomheter» er store foretak og andre foretak som ikke er definert som små i lov om årsregnskap
m.v. (regnskapsloven).
nasjonal fagopplæringslovgivning eller likeverdig utenlandsk fagutdanning. Kravet til 50 % skal oppfylles innen hvert enkelt fag.
Det gjøres unntak hvor kravet ikke er hensiktsmessig for de oppgaver som skal gjennomføres. Unntak vil være nærmere beskrevet i det enkelte konkurransegrunnlag sammen med en omtale av bruk av annen fagkompetanse.
Inntil 10 % av kravet kan oppfylles ved at arbeidede timer er utført av personer som er under systematisk opplæring og er oppmeldt, for første gang, etter kravene i Praksiskandidatordningen, jf. Opplæringslova § 3-5, eller etter tilsvarende ordning i annet EU/EØS-land.
I enkeltpersonforetak uten ansatte gjelder ovenstående krav for eier. Dokumentasjonskrav og oppdragsgivers innsynsrett:
• Leverandøren skal etter kontraktsinngåelsen dokumentere hvordan kravet vil
bli oppfylt, samt jevnlig oversende bemanningsplaner og rapporter som viser oppfyllelsesgraden. Ved kontraktavslutning skal det fremlegges oversikt over antall fagarbeidertimer. Timelister skal fremlegges på anmodning.
Oppdragsgiver kan totalt holde tilbake inntil 1 prosent av kontraktssummen dersom krav i seriøsitetsbestemmelsene som er regulert ved misligholdes, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Det samme gjelder der det er grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe. Dersom krav ikke er oppfylt ved overtakelsen avkortes vederlaget med inntil 5 promille av kontraktssummen.
[Krav til bruk av lærlinger skal stilles i alle kontrakter over NOK 2,05 million kroner ekskl. mva. og med en varighet på over 3 måneder, på områder der det er behov for og tilgang til lærlinger, når kravet vurderes som forholdsmessig i den enkelte kontrakt].
Det er et krav at leverandører er tilknyttet en lærlingordning og at lærlinger skal delta i utførelsen av kontraktarbeidet i tjenestekontrakter og kontrakter om bygg og anleggsarbeider. Kravet skal oppfylles av Leverandøren og en eller flere av hans underleverandører.
Utenlandske entreprenører kan oppfylle lærlingekravet ved å benytte lærlinger som er tilknyttet offentlig godkjent lærlingeordning i Norge eller tilsvarende ordning i annet EU/EØS- land.
Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, dokumentere at kravene vil bli oppfylt. Ved kontraktavslutning skal det fremlegges oversikt over antall lærlingetimer. Timelister skal fremlegges på anmodning.
Kravet om bruk av lærling i kontraktsarbeidet gjelder ikke dersom en leverandør, som er tilknyttet en lærlingordning, kan dokumentere at manglende lærekontrakt skyldes begrenset tilgang på lærlinger i markedet.
Oppdragsgiver kan totalt holde tilbake inntil 1 prosent av kontraktssum dersom krav i seriøsitetsbestemmelsene som er regulert ved misligholdes, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra oppdragsgiver. Det samme gjelder der det er grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe. Dersom krav ikke er oppfylt ved overtakelsen avkortes vederlaget med inntil 1 prosent av kontraktssummen.
Ved vesentlig mislighold av ovennevnte plikter, eller dersom det er grunn til å tro at slikt mislighold vil inntreffe, kan byggherren stanse eller heve kontrakten dersom forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel, med varsel om stansing eller heving om så ikke skjer.
12. Krav om betaling med elektronisk betalingsmiddel/forbud mot kontantbetaling
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter.]
All betaling leverandøren og underleverandører foretar i forbindelse med utførelsen av kontraktsarbeid for Oppdragsgiver skal betales med elektronisk betalingsmiddel.
Ved brudd på bestemmelsen avkortes leverandørens vederlag med samme beløp som kontantbetalingen.
13. Krav om betaling av lønn, oppgjør og annen godtgjørelse til bank
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter.]
Lønn, oppgjør og annen godtgjørelse til egne ansatte, ansatte hos underleverandører, innleide og selvstendige oppdragstakere som utfører arbeider under kontrakten skal utbetales til den enkeltes konto i bank.
Alle avtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelse.
Ved brudd på bestemmelsen avkortes leverandørens vederlag med samme beløp som kontantbetalingen.
14. Rapporteringsplikt til Skatteetatens Oppdrags- og arbeidsforholdsregister (OAR)
[Bestemmelsen gjelder for alle bygg og anleggsanskaffelser over kr 500.000, og alle renholdstjenester omfattet av CPV-kode 90910000, over kr 500.000, samt øvrige risikoutsatte tjenesteområder etter særskilt vurdering.]
Oppdrag gitt til utenlandsk leverandør eller underleverandør, og alle arbeidere på slikt oppdrag, skal rapporteres til Skatteetaten via Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret i henhold til lov om skatteforvaltning § 7-6.
Leverandøren er ansvarlig for at slik rapportering skjer i hele kontraktskjeden. Leverandøren skal på forespørsel dokumentere at rapporteringsplikten er oppfylt ved kopi av innmeldingsskjema eller kvittering.
Eventuelt ansvar for skatter eller avgifter, gebyrer eller tvangsmulkt ilagt Oppdragsgiver som følge av at leverandøren ikke har overholdt sine forpliktelser etter dette punktet, er leverandørens ansvar og skal betales av ham.
15. Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser
[Bestemmelser gjelder for alle kontrakter]
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter.
Dersom Leverandøren i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan Xxxxxxxxxxxxx, etter at Leverandøren er gitt en frist til å rette, heve kontrakten. Dersom Leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan Oppdragsgiver heve kontrakten uten at Leverandøren er gitt en frist til å rette. Retten til å heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og Leverandøren kan sannsynliggjøre overfor Xxxxxxxxxxxxx at kravet ikke er berettiget.
Dersom Leverandørens underleverandør i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan Oppdragsgiver, etter at underleverandør er gitt en frist til å rette, kreve at Leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør for Leverandørens regning og risiko. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og klagen fremstår som saklig grunngitt.
Dersom Leverandøren ikke skifter ut underleverandøren som den er forpliktet til å skifte ut, kan Oppdragsgiver heve avtalen.
16. Pliktig medlemskap i leverandørregister
[Bestemmelsen gjelder for alle kontrakter over 2,05 mill.]
Leverandøren, og eventuelle underleverandører, skal ved kontraktsinngåelse oppgi StartBANK ID eller fremlegge kopi av registreringsbevis fra StartBANK eller tilsvarende leverandørregister som inneholder oppdatert og kontrollert leverandørinformasjon. Leverandøren skal gi leverandørregisteret fullmakt til å innhente SKAV-info (skatte- og avgiftsinformasjon) i hele kontraktsperioden.
Leverandøren kan ikke starte arbeidet på kontrakten før StartBANK ID eller kopi av registreringsbevis fra StartBANK eller tilsvarende leverandørregister, som inneholder oppdatert og kontrollert leverandørinformasjon, er fremlagt for byggherren.
[Bestemmelsen gjelder alle kontrakter]
Arbeidstakere og arbeidsgivere har rett til å danne, eller slutte seg til de organisasjoner de selv måtte ønske, og til å drive kollektive forhandlinger og dele innholdet. All aktivitet i forhold til denne organiseringen skal skje helt uten represalier eller andre former for forulemping for deltakerne.
Arbeidsgiver må på ingen måte hindre arenaer for møter og kollektive forhandlinger.
Der organisasjonsfriheten og retten til kollektive lønnsforhandlinger er begrenset ved nasjonal lov, skal arbeidsgiver legge til rette for, og ikke hindre, parallelle mekanismer til fri og uavhengige organisering og forhandling.
18. Mislighold av kontraktbestemmelser – konsekvenser
[Bestemmelsen gjelder alle kontrakter]
Brudd på leverandørens plikter i denne kontrakten vil bli nedtegnet og kan få betydning i senere konkurranser, enten i kvalifikasjons- eller tildelingsomgangen, i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser.
19. Revisjon fra oppdragsgiver eller ekstern revisor
[Bestemmelsen gjelder for alle bygg og anleggsanskaffelser, og alle renholdstjenester omfattet av CPV-kode 90910000, samt øvrige risikoutsatte tjenesteområder etter særskilt vurdering.]
Oppdragsgiver, eller eventuelt tredjepart engasjert av Oppdragsgiver kan, for å undersøke om kontraktens krav blir oppfylt, gjennomføre revisjon av Leverandøren og eventuelle underleverandører i perioden fra kontraktsinngåelse til seks måneder etter at sluttfaktura er betalt. Denne adgangen omfatter også kontrakter og dokumentasjon i underliggende ledd. En slik revisjon bør stå i forhold til om det foreligger mistanke om brudd på spesifikke kontraktbestemmelser, og det kan i første omgang kreves dokumentasjon på om et spesifikt krav oppfylles.
Leverandøren skal vederlagsfritt stille nødvendige ressurser og dokumentasjon til disposisjon for oppdragsgivers kontroll. Medvirknings- og dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører.
Oppdragsgiver, samt eksterne kontrollører engasjert av oppdragsgiver, har rett til å foreta annonserte og uannonserte stedlige kontroller hos leverandøren, eventuelle underleverandører og ved lokasjonen hvor tjenesten utføres. En stedlig kontroll vil kunne inkludere innsyn i lønns- og personalsystemer.
20. Brudd på konkurranselovgivning
[Bestemmelsen gjelder alle kontrakter]
Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at Leverandøren har brutt konkurranseloven
§§ 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan Oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette er forholdsmessig.
Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at Leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens §§ 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, for Leverandørens regning og risiko. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet og Leverandøren kan sannsynliggjøre overfor Oppdragsgiver at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget.
Dersom Leverandøren ikke skifter ut underleverandøren som den er forpliktet til å skifte ut, kan Oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd, skal Oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranseloven §§ 10 eller 11 ble begått, hvilke self-cleaning-tiltak som er iverksatt fra Leverandørens eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Viken fylkeskommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig. Alle avtaler Leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser.
Vedtatt dato
15. september 2022, jf. Bystyret sak PS 54/22
Gjelder for
Anskaffelsesreglementet gjelder for alle anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Sarpsborg kommune.
Reglementet er et supplement til anskaffelsesregelverket gitt gjennom lov og forskrifter, og kommunens plattform for anskaffelser. Gjeldende anskaffelseslov med forskrifter gir tydelige føringer for anskaffelser over terskelverdiene. Dette reglementet tar derfor i hovedsak for seg anskaffelser under terskelverdiene.