Anskaffelses strategi
2024–2035
Anskaffelses strategi
2024–2035
1. Strategiens hensikt og formål
Renovasjon i Grenland IKS (RiG) har ambisiøse mål om mindre avfall, mer ombruk, økt material gjenvinning og reduserte klimagassutslipp.
Målene følger av selskapsavtalen, samt hoved planen (2018–2030) som er vedtatt av selskapets fire eierkommuner, Bamble, Porsgrunn, Siljan og Skien. Å nå disse målene er helt nødvendig for at samfunnet skal bevege seg over i en sirkulær økonomi, der færre ressurser fjernes fra krets løpet og mer kommer til nytte og brukes på nytt. Anskaffelser er et sentralt og strategisk virke middel i dette arbeidet.
RiG ivaretar selv bestillerfunksjonen, og anskaf felser utgjør en vesentlig del av selskapets kjerne virksomhet. Strategiske mål som kan påvirkes direkte gjennom anskaffelser er materialgjenvin ning, klima og miljø og kostnadseffektivitet, mens mål som kan påvirkes mer indirekte er mål om mindre avfall, ombruk og brukertilfredshet.
Denne strategien inneholder de strategiske målene for anskaffelser, samt hovedprioriteringer og prinsipper som skal legges til grunn i RiGs anskaffelsesarbeid.
2. Strategiske mål
Tre strategiske mål gir rammer og retning for anskaffelsesarbeidet:
• Anskaffelser skal bidra til bærekraftig ressurs utnyttelse nå og i framtiden, for å fremme sirkulær økonomi.
RiG skal gjennomføre anskaffelser som stimulerer til konkurranse
• Anskaffelser skal være et strategisk virkemid del for å fremme gode og innovative løsninger og et konkurransedyktig leverandørmarked.
3. Hovedprioriteringer og prinsipper
Når det er etablert et behov for innkjøp, skal
RiG gjennomføre anskaffelser som stimulerer til konkurranse og resulterer i sirkulære, kostnads effektive og brukervennlige løsninger.
Følgende hovedprioriteringer og prinsipper legges til grunn i arbeidet:
3.1 Klima og miljøhensyn
RiG skal vurdere hva som er de vesentlige klima og miljøpåvirkningene av varer og tjenester som skal anskaffes og sørge for at konkurransen er innrettet slik at mulige klima og miljøgevinster kan hentes ut.
Lave klimagassutslipp, redusert forurensning og bruk av gjenvunne produkter (som biogass fra matavfall, avfallsbeholdere av gjenvunnet plast osv.) skal prioriteres særskilt.
RiG skal vurdere tilleggskostnader for å redusere klimagassutslipp opp mot EUs til enhver tid gjeldende klimakvotepris pr. tonn CO2e. Klima kvoteprisen kan sees hen til når RiG skal fast sette akseptabel tilleggskostnad for økt klima gevinst.
Dersom anskaffelsen er innovativ eller der tilbudt løsning også vil bidra til oppfyllelse av andre mål
f.eks. økt bruk av biogass eller andre returråstoff, kan RiG akseptere en tilleggskostnad som er høyere enn kvoteprisen.
3.2 Innovativ og framtidsrettet
I anskaffelsesarbeidet skal RiG stimulere løsnin ger som er framtidsrettede og robuste over tid.
RiG skal innta en aktiv rolle for å utvikle et effek tivt og konkurransedyktig leverandørmarked som kan levere gode tilbud, spesielt der konkurranse er begrenset og/eller nye løsninger er nødvendig for å nå langsiktige klima og miljømål.
Samarbeid med andre renovasjonsselskap bør også vurderes i tilfeller der en samling av inn kjøpsmakt er nødvendig for å få fram innovative løsninger i vårt geografiske område.
Som hovedregel skal RiG benytte funksjonskrav, slik at markedet utfordres til å utvikle og tilby nye og bedre løsninger.
RiG skal bruke innovative anskaffelsesprosesser der dette er tjenlig for å oppnå mål – særlig
der markedet er umodent eller ved komplekse anskaffelser der løsninger pr. i dag ikke er kommersielt tilgjengelig eller hyllevare.
3.3 Samfunnsansvar
RiG skal ta samfunnsansvar og etterleve seriøsi tetsbestemmelser ved å stille krav som motvirker sosial dumping og ivaretar et anstendig arbeids liv, i anbudskonkurranser og kontraktsoppfølging.
Som hovedregel skal RiG stille krav i anskaffelser om:
• tiltak mot sosial dumping i henhold til Skiens modellen
• lønns og arbeidsvilkår i henhold til allmenn gjorte tariffavtaler eller som sørger for oppfyl lelse av tilsvarende vilkår og nivå
• miljø og kvalitetsledelsessystem (f.eks. ISO 14001/9001/18001 eller tilsvarende). I sær skilte tilfeller med umodent marked eller der kravet er egnet til å begrense konkurransen kan kravet fravikes
• sporbarhet for produkter og tjenester.
3.4 Kostnadseffektivitet
Anskaffelser skal innrettes på en måte som sikrer kostnadseffektive løsninger og kostnadseffektiv gjennomføring av anskaffelsesprosessen.
I utarbeidelse av plan for anskaffelser og konkur ransegrunnlag for den enkelte anskaffelse, skal RiG gjøre vurderinger av hvordan varer og tjenester best kan grupperes eller deles opp i anskaffelser for å sikre bedre kostnadseffektivitet og god konkurranse. Behovet anskaffelsen skal dekke skal være tydelig definert slik at markedet settes
RiG skal ta samfunnsansvar og etterleve seriøsitets bestemmelser
i stand til å utvikle og tilby de beste løsningene.
I anskaffelsene skal kostnadselementet veies bevisst opp mot andre kriterier, slik at den faktiske merverdien av øvrige kriterier (miljø, kvalitet og lignende) gjenspeiles i betalingsviljen som vektingen legger opp til.
Kostnadseffektivitet i gjennomføring av anskaf felser skal oppnås ved riktig og balansert bruk av ressurser og kompetanse, effektiv organisering og gjennomføring, og gjennomtenkt utforming
av konkurransegrunnlaget.
RiG skal jobbe bevisst med valg av krav og tilde lingskriterier, også i samarbeid med leverandør markedet, for å gjøre disse tydelige og relevante, med den hensikt å redusere antall tilbud som må avvises.
3.5 Profesjonalitet i alle faser
RiG skal være en profesjonell og forutsigbar inn kjøper som gjennomfører anskaffelser i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men samtidig utfordrer og utnytter handlingsrommet regelverket gir.
RiG skal ha høy innkjøpsfaglig kompetanse og gjennomføre anskaffelser på en strukturert og effektiv måte.
Tilnærmingen til anskaffelser skal være plan messig og metodisk, for å gi tilstrekkelig tid til gjennomføring og sørge for at riktig kompetanse kobles på til riktig tid.
Markeds og leverandørdialog skal alltid vurderes, og gjennomføres når det anses nødvendig for å få riktig innretning på konkurransen. RiG skal bidra til profesjonalisering av leverandørmarkedet for å styrke kvaliteten på mottatte tilbud og kommu nisere sine behov og sin plan for anskaffelser for å skape størst mulig forutsigbarhet.
RiG skal ha et aktivt forhold til bruk av ulike anskaffelsesprosedyrer, behovsspesifikasjon, tildelingskriterier, evalueringsmodeller, avtale vilkår mv. RiG skal bruke avtalevilkår som mulig gjør utvikling og forbedringer i kontraktsperioden for å stimulere utvikling av nye løsninger.
Systematisk kontraktsoppfølging skal sørge for at innsikt og erfaringer i gjennomføringen av kontraktene kan legges til grunn i anskaffelses arbeidet.
4. Ressurs og kompetansebehov
RiG besitter interne ressurser og intern kompe tanse på anskaffelser, men vil i perioder ha behov for ekstra kapasitet og kompetanse på spesifikke fagområder for å kunne gjennomføre anskaffelser på en profesjonell og effektiv måte.
RiG skal bidra til
profesjonalisering av leverandør markedet
Behov for eventuell ekstra fagkompetanse og kapasitet dekkes ved tjenestekjøp.
5. Virkeområde og ansvar
Anskaffelsesstrategien gjelder i hovedsak for gjennomføring av anskaffelser som følger av regelverket for offentlige anskaffelser, men prinsippene i anskaffelsesstrategien skal også være førende for alle typer anskaffelser, innkjøp og salg som selskapet foretar:
• Alle som gjennomfører anskaffelser og innkjøp, skal etterleve strategien.
• Fagansvarlig for anskaffelser gir anskaffelses faglig støtte dersom andre ansatte gjennom fører anskaffelser.
• Fagansvarlig for anskaffelser er administrativt ansvarlig for anskaffelsesstrategien og tilhø rende planer, prosedyrer og malverk.
• Fagansvarlig for kontraktsoppfølging er administrativt ansvarlig for prosedyrer og malverk som gjelder oppfølging av avtaler.
• Styret i Renovasjon i Grenland vedtar anskaffel sesstrategien.
6. Implementering og rullering
RiG skal jobbe i henhold til anskaffelsesstrategien, dens prioriteringer og prinsipper fra planen er vedtatt:
• Ressursbehov tas inn i årlige budsjetter.
• Anskaffelsesarbeidet konkretiseres i fireårig plan for anskaffelser, årlige handlingsplaner og aktuelle prosjektplaner.
• Strategien rulleres sammen med rullering av avfallsstrategien som ventes vedtatt i 2025.
Renovasjon i Grenland IKS Pb. 3046, 3707 Skien