KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET
KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III OPPDRAGET
NS 8403
Infra TBA TBA
Vedlegg:
o Ytelsesbeskrivelse
INNHOLD
2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN) 3
2.1 Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg 3
2.3 Oppdragets omfang og opsjoner 3
2.4 SHA koordinering i utførelsesfasen 4
3.1 Forsvarsbyggs organisasjon 4
3.2 Byggeleders organisasjon 4
3.3 Grensesnitt mot andre aktører 5
6 KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE 6
9.1 Krav til autorisasjon og sikkerhetsklarering av personell 7
10 INFORMASJON - PROFILERING 7
1 INNLEDNING
Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg er en av Norges største eiendomsaktører, og totalleverandør av eiendomstjenester til Forsvaret. Nærmere informasjon om Forsvarsbygg finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Konkurransen omhandler byggeledelse på ett større prosjekt på Haakonsvern som vil på gå frem til tentativt medio 2023.
2 ORIENTERING OM OPPDRAGET (KONTRAKTEN)
2.1 Beskrivelse av aktuelle bygg- og anlegg
Prosjektet er et infrastrukturprosjekt/anleggsprosjekt som vil pågå i flere år. Prosjektet er lokalisert på Haakonsvern.
Mer informasjon om prosjektet vil bli presentert på ett senere tidspunkt.
Det er behov for en byggeledelse bestående av hovedbyggeleder, assisterende hovedbyggeleder, fagbyggeledere (VVS, anlegg og elektro) evt mm. Omfang per rolle vil varier og må tilpasses prosjektets fase.
Det ønskes også en oversikt over hvilke andre rådgivningstjenester som kan tilbys, som kan bli nødvendig å trekke inn i prosjektet. Omfang per rolle vil varier og må tilpasses prosjektets fase.
Generalentreprise med flere.
2.3 Oppdragets omfang og opsjoner
Byggelederoppdraget omfatter ytelser i følgende faser i samsvar med prosjektets fremdrift:
☒ Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen
☒ Utførelsesfasen
☒ Overtakelsesfasen
☐ Prøvedriftsfasen
☒ Reklamasjons- og garantifasen
Ytelsesbeskrivelse:
Oppdraget vil bli spesifisert etter kontraktsinngåelsen, med utgangspunkt i vedlagte ytelsesbeskrivelse.
Opsjoner:
Kontrakt inngås for en periode på 6 måneder av gangen. Opsjon på nye 6 måneder gjøres automatisk med mindre Forsvarsbygg senest 1 måned før utløpet av gjeldende avtaleperiode skriftlig informerer leverandøren om at opsjon ikke vil bli utløst. Det antas at behovet ved kontraktsinngåelse vil være innleie på 100%. Det antas samtidig at omfanget vil variere i avtaleperioden utover det spennet som er angitt i del III. Dersom det i perioder blir aktuelt å redusere eller øke omfanget, avtales dette fortløpende mellom partene.
Forsvarsbygg forbeholder seg retten til å avgjøre i hvilket omfang og for hvilke roller/fag som evt innløses i opsjonene.
2.4 SHA koordinering i utførelsesfasen
Byggeleder skal ivareta rollen som SHA-koordinator i utførelsesfasen. Det inngås egen avtale
Anslått omfang av byggeleders ytelser i de enkelte faser er:
Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen: | 10 timer pr. uke |
Utførelsesfasen: | 40-90 timer pr. uke avhengig av fase |
Overtakelsesfasen: | 40-90 timer pr. uke avhengig av pågående aktivitet |
Prøvedriftfasen: | NA |
Reklamasjons- og garantifasen: | Tas på time for time ved behov. |
Tidsforbruk er kun et anslag, og er ikke en bindende forutsetning for kontrakten mellom partene.
Ved oppstart av prosjektet vil det bli holdt et oppstartsmøte der alle relevante data fra brukere, parallelle prosjekter etc. gjennomgås. Det må påberegnes en kontinuerlig dialog med bruker og prosjektledelsen hos Forsvarsbygg. Disse vil bidra til avklaringer i forhold til behov, funksjon, standard og lignende.
3 ORGANISATORISKE FORHOLD
3.1 Forsvarsbyggs organisasjon
Forsvarsbyggs organisasjon er organisert slik:
Funksjon | Firma | Kontaktperson |
Prosjektsjef | Forsvarsbygg | Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx |
Prosjektleder | Forsvarsbygg | Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx |
Prosjektkoordinator | Forsvarsbygg markedsområde | Xxxx Xxxxxxxx |
Det skal tilbys byggeledelse som dekker alle nødvendige fag slik at samtlige krav i kontrakten nås. Det skal ikke tilbys personer med mindre enn 3 års erfaring fra tilsvarende rolle.
Det skal tilbys navngitte personer for følgende fag:
☒ Hovedbyggeleder med koordineringsansvar
☒ Assisterende byggeleder
☐ Byggeleder bygg
☒ Byggeleder elektro
☒ Byggeleder anlegg
☒ Byggeleder VVS
☐ Byggeleder Innredning
Ved gjennomføringen av oppdraget er byggeleder forpliktet til å benytte de tilbudte navngitte personer innenfor aktuelle fag til utførelsen av oppdraget.
3.3 Grensesnitt mot andre aktører
Grensesnitt mot uavhengig kontroll og 3-part vil forekomme. Utover dette vil det bli grensesnitt mot prosjektadministrasjon som også kontraheres.
Adresser for byggeplass og møtested er:
Byggeplass: | Haakonsvern |
Møtested: | Haakonsvern |
Forsvarsbygg stiller nødvendige kontorfasiliteter til disposisjon for gjennomføring av oppdraget.
4 ØKONOMISKE FORHOLD
Oppdraget honoreres etter medgått tid.
Byggeleder skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide honorarbudsjett for oppdraget, se konkurransegrunnlaget del II.
Prisene reguleres i samsvar med bestemmelsen i konkurransegrunnlaget del II
Tilbudte priser skal dekke kostnader i forbindelse med reiser til og fra byggestedet og til og fra oppdragsgivers møtested.
Reisekostnader utover dette dekkes bare dersom Forsvarsbygg på forhånd har godkjent reisen.
5 FREMDRIFT
Forsvarsbygg har satt følgende tentative tidsplan* for gjennomføringen av oppdraget:
Nr. | Fase: | Dato fra | Dato til |
1 | Kontraktsinngåelse | 13.02.2019 | 28.02.2019 |
2 | Detaljprosjekterings- og anskaffelsesfasen | 28.02.2019 | 31.12.2019 |
3 | Utførelsesfasen | 01.09.2019 | 01.07.2023 |
4 | Overtakelsesfasen | 01.04.2020 | 31.12.2023 |
5 | Prøvedriftsfasen | NA | NA |
6 | Reklamasjons- og garantifasen | 01.07.2020 | 31.12.2028 |
*Kontraktens varighet følger prosjektets faktiske fremdrift.
6 KVALITETSSIKRING AV BYGGELEDERS LEVERANSE
Byggeleder skal i prosjektet ha implementert en kvalitetsplan for å sikre at egne arbeider utføres i henhold til gjeldende forskrifter og kontraktens krav. Kvalitetsplanen skal oversendes oppdragsgiver senest 4 uker etter kontraktsinngåelse. Kvalitetsplanen skal holdes oppdatert i hele kontraktsperioden.
Byggeleder skal utarbeide kontrollplan for rutinemessige og spesielle kvalitetskontroller som skal utføres for å verifisere at kontraktens krav, gjeldene offentligrettslige krav samt kvalitetsplan oppfylles. Kontrollplanen skal også omfatte de kvalitetskontroller som byggeleder skal utføre for å verifisere at Forsvarsbyggs kontrakt med entreprenørene, og entreprenørenes etterlevelse av offentligrettslige krav, oppfylles.
Kontrollplanen skal minimum angi:
• Område (fag / funksjon / del / ...)
• Aktivitet/sjekkpunkt (arbeidsoperasjon / leveranse / ytelse / ...)
• Kontrollgrunnlag (krav / referanse /...)
• Hvordan (prosedyre / sjekkliste / ...)
• Tidspunkt (fast rutine / tidsfrist / milepæl / ...)
• Ansvarlig (utførende / godkjenning / ...)
• Varsling (byggherre / myndighet / ...)
• Dokumentasjon (dokumentasjonskrav)
Kontrollplanen skal oversendes Forsvarsbygg senest fire uker etter kontraktsinngåelse.
Forsvarsbygg vil angi på byggeleders kontrollplaner hvilke aktiviteter/sjekkpunkter Forsvarsbygg skal delta på og rapportere dette tilbake til byggeleder.
Byggeleder skal dokumentere at kontroll i henhold til planen er foretatt, og at resultatet er i samsvar med gitte krav. Avvik som kontrollene avdekker skal registreres og rapporteres fortløpende til Forsvarsbygg. Oppdatert kontrollplan skal oversendes Forsvarsbygg månedlig.
Dokumentasjon av kvalitetskontroll i form av registreringer (utfylte kontrollplaner med sjekklister/kontrollskjemaer) arkiveres hos byggeleder i hele bygge- og reklamasjonstiden, og tas inn i FDV- dokumentasjonen.
7 FAKTURERING
Faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Forsvarsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Forsvarsbyggs elektroniske fakturaadresse er 975950662. For nærmere informasjon om fremgangsmåte, se xxx.xxxxxxx.xx.
Spesifiserte oppgaver i henhold til NS 8403 punkt 10.2.4 skal vedlegges alle fakturaer. Det skal sendes separate fakturaer for:
• Endringsarbeid
• Sluttfaktura
Forsvarsbyggs betalingsbetingelser er 28 dager etter mottak av faktura.
Alle fakturaer skal inneholde:
• «TBA» - oppgis under «Deres referanse» («AccountingCustomerParty»/«Party»/«Contract ID»)
• «Prosjektnummer TBA, kontraktsnr. TBA». – oppgis i beskrivelsesfeltet
• Faktura for endringsarbeider skal i beskrivelsesfeltet i tillegg henvise til endringsavtalenummer (E001, E002 osv.).
• Videre skal beskrivelsesfeltet inneholde opplysninger om hvilke ytelser/leveranser fakturaen gjelder. Fakturaene skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiveren.
Ved manglende eller feil merking vil byggeleder kunne få beskjed om at den umerkede/feilmerkede fakturaen ikke vil bli behandlet. Byggeleder plikter da å kreditere den umerkede fakturaen og utstede en ny korrekt faktura med ny fakturadato og nytt forfall.
8 SPRÅK
Alle dokumenter, møtereferater mv. skal fremlegges på norsk. Muntlige fremstillinger og presentasjoner vil også foregå på norsk.
9 SIKKERHET
Gjennomføringen av kontrakten er underlagtsikkerhetslovens bestemmelser, se punkt 9.2
9.1 Krav til autorisasjon og sikkerhetsklarering av personell
Under gjennomføringen av kontrakten vil byggeleder få tilgang til skjermingsverdig informasjon eller objekt i henhold til sikkerhetsloven. Det er krav om at personer som skal ha tilgang til den skjermingsverdige informasjonen må autoriseres. Personer som skal autoriseres for skjermingsverdig informasjon gradert KONFIDENSIELT eller høyre, må sikkerhetsklareres før autorisering. For denne kontrakten er det (angitt ved kryss):
☒ Alt. 1: Krav til autorisasjon for BEGRENSET nivå for adgang til base/leir/objekt
☒ Alt. 2: Krav til sikkerhetsklarering for KONFIDENSIELT for adgang til base/leir/objekt
☒ Alt 1: Krav til autorisasjon for HEMMELIG for tilgang til skjermingsverdig informasjon
☒ Alt 2: Krav til sikkerhetsklarering for HEMMELIG for tilgang til skjermingsverdig informasjon
Nærmere informasjon om graderingsspesifikasjonen vil bli gitt ved henvendelse til oppdragsgiver.
Autorisasjon skjer ved gjennomføring av en autorisasjonssamtale. Det må normalt påregnes inntil ca. tre timer pr. samtale. For personer med eventuell usikkerhet må det påregnes en ekstra autorisasjonssamtale.
Sikkerhetsklarering gjennomføres på bakgrunn av kriterier forvaltet av Nasjonal Sikkerhetsmyndighet. Skjemaer som skal benyttes i forbindelse med sikkerhetsklarering vil bli rekvirert av oppdragsgiver. Det må påregnes minst 4 måneders saksbehandlingstid for norske statsborgere.
Utenlandske statsborgere kan autoriseres og sikkerhetsklareres etter særskilt søknad. For utenlandske statsborgere må det påregnes vesentlig lengre saksbehandlingstid. Det føres en restriktiv praksis i forhold til autorisasjon og sikkerhetsklarering av personer fra nasjoner Norge ikke har sikkerhetsmessig samarbeid med. Det gjøres oppmerksom på at det er byggeleders risiko at autorisasjon eller sikkerhetsklarering tar lengre tid enn planlagt, eller ikke oppnås.
10 INFORMASJON - PROFILERING
All kontakt med media og publikum skal håndteres av oppdragsgiver. Henvendelser fra media, eller forespørsler om innsyn, skal henvises til oppdragsgivers prosjektleder eller annen oppgitt kontaktperson for slike henvendelser.
Dersom byggeleder eller noen av byggelederens kontraktsmedhjelpere for reklameformål eller annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om oppdraget, skal dette alltid forelegges oppdragsgiver på forhånd til godkjennelse.