KVALIFIKASJONSGRUNNLAG
KVALIFIKASJONSGRUNNLAG
Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III
for anskaffelse av
Avtale om distribusjonstjenester
Saksnr. HANDL-100-12
Innleveringsfrist : 31.10.2012
kl. 12:00
Innhold
2 Formål, offentlighet og varighet 3
2.5 Kontraktens omfang/verdi 8
3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen 8
4 Generelle bestemmelser om konkurransen 9
4.5 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget 10
5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 11
5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 12
5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 12
7 Utforming og innlevering av søknaden 14
7.1 Innlevering av søknaden 14
1 Innledning
1.1 Oppdragsgiver
Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål.
Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2011 for 16,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx). Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte.
Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet.
Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og Multix og Belago spillterminaler.
Oppdragsgivers kontaktinformasjon er:
Navn: | Norsk Tipping AS |
Postadresse: | Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar |
Gateadresse: | Jønsrudvn. 21, ing. Måsåbekkvn., 2315 Hamar |
e-post |
Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbuds- konkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen
2 Formål, offentlighet og varighet
2.1 Anskaffelsens formål
Norsk Tipping ønsker tilbud på utgående distribusjonstjenester for distribusjon av fysisk materiell til selskapets ca. 4000 kommisjonærer.
Selskapet har som formål å effektivisere sin distribusjon gjennom bedre koordinering og sampakking av utsendelsene slik at det blir færre kolli og forsendelser.
Selskapet har i dag to hovedprosesser for utsendelse av materiell, en fra produsent via Norsk Tipping og videre ut til kommisjonærnettet, og en direkte fra produsent og til kommisjonær. «Ferskvarer» som kampoppstillingskuponger og oddsprogram
sendes direkte fra trykkeri 1-2 ganger i uken fast. Bulkvarer (standardvare) som blankokuponger sendes fra trykkeri, pakkes om på Norsk Tipping, og sendes ut igjen til kommisjonær etter behov. Dette gjelder også Flaxlodd. Ubrukte og utgåtte Flaxlodd returneres til Norsk Tipping for sikker makulering.
Figur 1: Hovedprosesser for materiellutsendelse. «Norsk Tipping Ekspedisjon»; se punkt 2.1.3
I tillegg til ovennevnte ønskes tilbud på utsendelse av selskapets øvrige brevpost, samt utenlands sendinger.
2.1.1 Tilbudsområder
Det er behov for distribusjonstjenester innen følgende områder;
1. Mindre pakker med strenge krav til ledetider (oddsprogram)
2. Trykksaker, Skrapelodd (Flax) og andre sendinger i kartong, pakke eller pall
3. Brevsendinger innland og utland
4. Utenlands sendinger med fortolling
Materiellet under tilbudsområde 2 omfatter spillkuponger, termopapir (kvitteringsruller), kampanjemateriell, butikkinteriør, spillerkort og øvrige trykksaker. Se nærmere beskrivelse av materiellet nedenfor.
Tilbudsområde 3 gjelder vanlige forsendelser i brevformat; innland og utland. Tilbudsområde 4 gjelder i hovedsak midlertidig utførsel av spillterminaldeler til og fra serviceleverandør i utlandet i henhold til serviceavtale.
Materiell
Det totale volumet fordeler seg på ca. 200 millioner Flaxlodd, spillkuponger, spillkvitteringsruller, oddsprogram, kampanjemateriell og diverse trykksaker.
Flaxlodd
Hyppig utskiftning av loddserier, i alt ca. 20 serier på årsbasis, samt etterfylling av lagerbeholdning hos kommisjonær. Vekt 1-3 kg.
Spillkuponger (kampoppstilling)
Spillkuponger med kampoppstilling for neste spilleomgang med krav til kort ledetid. Distribueres til et utvalg av kommisjonærene 52 uker i året. Vekt 1-2 kg.
Spillkuponger (blankokuponger)
Distribueres etter bestilling fra kommisjonærene. Vekt ca. 1-5 kg
Spillkvitteringsruller
Distribueres etter bestilling fra kommisjonærene. Vekt ca. 10-20 kg
Oddsprogram:
Trykkes 2 ganger ukentlig, mandag og torsdag. Skal være ute hos kommisjonær tirsdag og fredag formiddag. Vekt inntil 1 kg.
Kampanjemateriell:
Standard plakatmateriell; formater 50x70 og 70x100, samt en del «ukurant» materiell som sjokkselgere, utstanset materiell (store formater), T-shirts, myntmatter etc. Det gjennomføres ca. 25 kampanjer årlig. Vekt ca. 1-3 kg.
Diverse trykksaker
Dette utgjør spillerkort, informasjonsbrosjyrer, diverse skjemaer. Vekt 1-3 kg.
Det må tas høyde for volumendringer i løpet av kontraktsperioden, spesi elt knyttet til følgende områder:
• Det forventes en økning i volum av Flax-lodd
• Oddsprogram i trykket versjon vil delvis reduseres på grunn av digitalisering
• Det forventes noe volumreduksjon i kampanjemateriell
2.1.2 Ukentlige koordinerte sendinger til kommisjonærene
Norsk Tipping ønsker en bedre koordinering av sine forsendelser blant annet ved samsending av flere ferdigpakkede kolli til samme kommisjonær i den grad det er mulig. Distributøren vil motta kolli fra produsent (se pkt. 2.1.1) for levering til kommisjonærene i samlet sending innen gitte tidsfrister (1-3 dager). Enkelte kupongtyper og materiell leveres til ca. 1100 kommisjonærer hver uke. Øvrige (ca.
2900) kommisjonærer får levert materiell hver 14. dag. I en overgangsperiode vil Oddsprogram fortsatt leveres alle kommisjonærer ukentlig (inntil dette digitaliseres).
Slik samsending krever at distributøren har kapasitet i form av lokaler, bemanning og ev. tekniske hjelpemidler. Tilbyderne må beskrive hvilke ressurser de har til å utføre oppdraget.
2.1.3 Opsjon på pakking og lagerhold
Tilbud på opsjonspunktet forutsetter at man gir tilbud på tilbudsområde 2. Som opsjon ønsker Norsk Tipping at tilbyderen kan motta materiell direkte fra produsent (trykkerier) for pakking og tilrettelegging for videreforsendelse til
kommisjonærene. Jobben består da også i pakking av de enkelte elementene som inngår i kolliene nevnt over i pkt. 2.1.2.
I tillegg ønskes tilbud på håndtering av kommisjonærbestillinger.
Bestilling fra kommisjonærene innebærer alt fra rekvisita, spillkuponger, spillerkort, spillkvitteringsruller etc. Kommisjonærene sender bestillingene elektronisk gjennom spillterminalene i butikk.
Dette innebærer et krav til kapasitet i form av lagerhold og bemanning til pakking av materiell klargjort for segmentert distribusjon til kommisjonærene innen en gitt tidsfrist hver uke.
Trykking av kuponger, termopapir og kampanjemateriell er i dag fordelt mellom 4 trykkerier, lokalisert sentralt på Østlandet. Sammensetning og geografisk beliggenhet på trykkeriene kan endres i løpet av avtaleperioden.
1) Spillkuponger, termopapir og øvrige trykksaker
Xxxxxxxxx, pakking og klargjøring for utsendelse til kommisjonær. Dette materiellet bestilles av kommisjonærene selv og sendes ut 1 gang pr. uke
2) Kampanjemateriell
Pakking av kampanjemateriell for segmentert utsendelse til kommisjonærer. Det gjennomføres ca. 25 kampanjer i året i henhold til selskapets markedsplan/aktivitetsplan og disse forsendelsene ønskes samsendt med materiellet i punkt 1.
Det er ikke anledning til å gi tilbud på bare opsjonen. Opsjonen vil eventuelt først tas i bruk fra tidligst medio 2013.
2.2 Deltilbud
Tilbudsområder:
1. Mindre pakker med strenge krav til ledetider (oddsprogram)
2. Trykksaker og Flaxlodd og andre sendinger i kartong, pakke eller pall
3. Brevsendinger innland og utland
4. Utenlandssendinger med fortolling
Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere av tilbudsområdene nevnt over.
For tilbudsområde 2 kan det i tillegg gis tilbud på opsjonen (pakking, lagerhold og tilrettelegging for distribusjon, ( jf. kap. 2.1.3.).
2.3 Offentlighet
Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova.
Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om «rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)».
Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik:
• Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt
• Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser
Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av kvalifikasjonssøknaden med vedlegg.
1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk
2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres*
*Denne versjonen leveres kun som en skannet PDF på cd/dvd/minnepinne.
Det framgår av FOA § 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av
konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen.
Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l.
2.4 Kontraktens varighet
Kontraktsperioden er to år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere ett + ett år, slik at total mulig kontraktslengde blir fire år.
2.5 Kontraktens omfang/verdi
Avtalen vil innebære en forventet verdi på mellom 25 og 35 millioner per år (ekskl. mva. og ekskl. opsjon).
3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen
Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III, § 14 -1(1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren ”begrenset anbudskonkurranse”.
Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden.
Norsk Tipping ønsker å invitere minimum fem kvalifiserte leverandører til å gi tilbud. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud.
Alle referanser til ”leverandør” i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i.
4 Generelle bestemmelser om konkurransen
4.1 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen – Se xxx.xxxxxx.xx. Konkurransen ble dessuten lyst ut som veiledende kunngjøring 24.1. 2012.
4.2 Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring i DOFFIN | 16.8.2012 |
Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget | 7.9.2012 |
Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen | 18.9.2012, kl. 12:00 |
Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag | 1.10.2012 |
Tilbyderkonferanse | 4.10.2012 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 21.10.2012 |
Tilbudsfrist | 31.10.2012, kl. 12:00 |
Evaluering av tilbud | Uke 45-46 |
Tilbudspresentasjon | Uke 47 |
Meddelelse om tildeling | Ca. 30.11.2012 |
Kontraktsignering | Uke 50,12.2012 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige.
4.3 Taushetsplikt
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 3-6, jf. forvaltningsloven § 13.
4.4 Etiske retningslinjer
Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling.
Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer.
1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland.
Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter.
Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor.
Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter.
For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser § 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: ”Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.”
Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten
4.5 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Xxxxxx.xx.
4.6 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post.
Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post.
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers e-post.
2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale
konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra
xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx_xxxxxx.
5 Kvalifikasjonskrav
5.1 Obligatoriske krav
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. | • Skatteattest for skatt. • Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx/Xxx-xx/Xxxxxxxxxxxx • Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. |
Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. | HMS-egenerklæring Vedlegg 1 |
5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav - eksempler | Dokumentasjonskrav – eksempler |
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. |
5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
Krav | Dokumentasjonskrav |
Det kreves tilfredsstillende økonomi | • Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. • Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. • Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. • Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. |
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
5.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Norsk Tippings kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon – skal vise at de stilte kravene er oppfylt |
Distribusjonsløsninger Leverandøren må ha løsninger for distribusjon av forsendelser som beskrevet til hele landet. | Bekreftelse på at leverandøren tilbyr løsninger for distribusjon over hele Norge inkl. Svalbard |
Erfaring Leverandøren må ha erfaring med tilsvarende oppdrag. | Referanser fra relevante oppdrag iht. de områdene det er aktuelt å gi tilbud på, for de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt, mottaker og kontaktinformasjon. Fylles ut i referansematrise, vedlegg 2. Disse referansene kan ev. kontaktes for å verifisere informasjon. |
Kapasitet | Beskrivelse av kapasitet i form av bemanning, produksjonsmidler og lokaler for de områdene det er aktuelt å gi tilbud på. Bekreftelse av at leverandøren kan tilby en fagansvarlig rådgiver og kontakt som vil ivareta strategisk utvikling av Norsk Tippings logistikk- og distribusjon. |
Kvalitetssikring | Beskrivelse av rutiner for kvalitetssikring av leveransen, ev. dokumentert med ISO-sertifikater eller tilsvarende. |
Miljøfokus | Kort Beskrivelse av hvordan miljøtiltak ivaretas i verdikjeden - for kjøretøy - avfallshåndtering - annet Ev. miljøsertifiseringer legges ved. |
Tilleggskrav for opsjon: | Beskrivelse/dokumentasjon av kapasitet for å utføre oppdraget som er opsjon, beskrevet i kap. 2.1.3 |
Taushetserklæring for leverandører | Signert taushetserklæring, vedlegg 4. |
6 Utvelgelseskriterier
Norsk tipping vil invitere maks fem leverandører til å gi tilbud. Dersom det melder seg flere enn fem søkere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter hvem som er best kvalifisert totalt sett iht. tekniske og faglige kvalifikasjonskriterier.
7 Utforming og innlevering av søknaden
7.1 Innlevering av søknaden
Søknaden skal leveres /sendes til den gateadresse som er angitt i dette dokumentets pkt. 1.1.
Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med:
"Kvalifisering, HANDL-100-12.”.
Søknaden skal leveres i ett – eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark. I tillegg skal identisk kopi av søknaden leveres på elektronisk lagringsmedium.
Søknaden skal være Norsk Tipping i hende innen fristen For sent innkomne søknader vil bli avvist.
Søknaden og alle vedlegg skal leveres på norsk.
Søknad levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen
7.2 Søknadens utforming
Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres.
1 | Oversendelsesbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Det må fremgå tydelig av oversendelsesbrevet hvilke(t) tilbudsområde(r) det søkes kvalifisering for Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette kvalifikasjons-grunnlaget.. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon, herunder telefonnummer og e-postadresse, til leverandørens kontaktperson. |
2 | Skatteattest for skatt. Jf. 5.1. |
3 | Skatteattest for mva. Jf. 5.1. |
4 | HMS-egenerklæring, Jf. 5.1. |
5 | Firmaattest. Jf. 5.2. |
6 | Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Jf. 5.3 |
7 | Kredittvurdering/rating, Jf. 5.3. |
8 | Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Jf. 5.3. |
9 | Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Jf. 5.3 |
10 | Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, Jf. 5.4. |
11 | Leverandørens svar på kvalifikasjonskrav for opsjon, jf. 5.4 |
8 Vedlegg
1. HMS egenerklæring
2. Referansematrise
3. Etiske retningslinjer
4. Taushetserklæring for leverandører