Den som legger inn tilbudet må lese gjennom hele dokumentet og svare som beskrevet i kapittel 5.

Tjenestekonsesjonskontrakt for frisørtjenester på Helsehuset Sarpsborg

Den som legger inn tilbudet må lese gjennom hele dokumentet og svare som beskrevet i kapittel 5.

Innholdsfortegnelse

1. Innledning ………..……............................................................................ 3

1.1 Om oppdragsgiver 3

1.2 Hensikten med konkurranse 3

1.3 Om tjenestekonsesjon, omfang, varighet og oppsigelse 3

1.4 Kunngjøring av konkurransen 4

1.5 Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen 4

1.6 Leverandørs deltakelseskostnader 4

1.7 Offentlighet 5

2. Leie av lokaler 5

2.1 Sted 5

2.2 Kontaktperson 5

2.3 Taushetsplikt 5

2.4 Praksis i lokalene 5

2.5 Leiepris 5

3. Dette kreves av den som leverer tilbud 6

3.1 Lovlig etablert foretak med skatt og mva. attest 6

3.2 Fagbrev 6

3.3 Bemanning/vikarer 6

4. Krav til leverandør 6

4.1 Generelt – om tjenesten som tilbys 6

4.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt 7

4.3 Fakturering 7

4.4 Vurdering av tjenesten 8

5. Slik må tilbudet være 8

5.1 Innleveringssted 8

5.2 Tilbudsfrist 9

5.3 Eventuell avvisning 9

6. Gjennomføring av konkurransen 9

7. Tildeling av kontrakten 10

8. Vedlegg til konkurransen 10

Vedlegg: Tjenestekonsesjonskontrakten

1 Innledning

1.1 Om oppdragsgiver

Sarpsborg ble grunnlagt av Xxxx Xxxxxxxxxx (den Hellige) i 1016, og byen er dermed landets tredje eldste. I 1992 ble Sarpsborg slått sammen med de omliggende kommunene Skjeberg, Tune og Varteig.

Antall innbyggere: 58 327 (pr. første kvartal 2022)

Høyeste punkt: Gastgiveren 216,5 meter over havet. (Ved Sætretjern i Øvre Tune.) Hovednæring: Tjenesteyting

Største arbeidsplasser: Sarpsborg kommune, Østfold fylkeskommune og Borregaard.

Helsehus Sarpsborg er en samlokalisering av alle tidsbegrensede sengeplasser, legevakt og andre helse- og omsorgsrelaterte tjenester. En samling av helse- og omsorgstjenester i Sarpsborg helsehus gir enklere tilgang og bedre tilgjengelighet for innbyggerne og imøtekomme kommunens fremtidige behov for heldøgns plasser.

Helsehus Sarpsborg er kommunens helsehus. Dette er en storsatsning fra Sarpsborg kommune, og det er nylig gjennomført betydelige bygningsmessige tiltak som gjør dette bygget rustet for fremtiden. Nå bygges det en helt ny ambulansestasjon som skal stå ved siden av helsehuset.

Sarpsborg kommune ved virksomhet eiendom og virksomhet helse har ansvar for videre utvikling av Helsehus Sarpsborg.

Det søkes etter samarbeidspartnere som er interessert i å delta i arbeidet med å skape en god atmosfære for våre beboere, brukere av helsehuset, samt besøkende.

Vi inviterer potensielle drivere til inngåelse av tjenestekonsesjonskontrakt for drift av frisør på Helsehus Sarpsborg.

1.2 Hensikten med konkurranse

Hensikten er å inngå en tjenestekonsesjonskontrakt for frisørtjenester med en Leverandør.

En tjenestekonsesjon er en avtale hvor kommunen gir et oppdrag til noen, men det er ikke kommunen selv som betaler for oppdraget/tjenesten. I dette tilfellet er det beboerne/brukerne av frisørtjenestene som betaler for tjenesten. Leverandør har risikoen for å sikre inntjening og for å drive tjenesten. Oppdragsgiver garanterer ikke noe minstevolum. Anskaffelsen er underlagt Lov om offentlig anskaffelser (LOA) og konsesjonskontraktforskriftens del 1. Det vil si at oppdragsgiver ivaretar de grunnleggende kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

1.3 Om tjenestekonsesjon, omfang, varighet og oppsigelse

Oppstart av tjenestekonsesjonen: 23.8.2022, eller så raskt som mulig etter denne datoen. Noen av beboerne/brukerne ved helsehuset kan tenkes å benytte seg av frisørtjenesten. Det er ikke mulig for oppdragsgiver å anslå eksakt hvor mange det vil dreie seg om. Beboere/ brukere vil da bestille time direkte med frisør eller med bistand fra kommunens ansatte.

Det vises til vedlagte kontraktutkast for nærmere informasjon om avtaleforholdet – se vedlegg 1. Det er ikke mulig å forhandle på kontrakten. Dersom tilbudsgiver tar

forbehold mot vilkår i konkurransen eller vilkår i kontrakten kan det medføre en avvisning av tilbudet. (En avvisning betyr at man mister muligheten til å delta). Forbehold eller avvik som oppdragsgiver vurderer som vesentlige, kan medføre avvisning av tilbudet. Dersom tilbudet inneholder forbehold / avvik som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at disse samlet sett anses som vesentlige.

Tjenestekonsesjonen varer i tre år fra kontraktsignering. Deretter kan avtalen forlenges årlig i til sammen fire år. Kontrakten kan altså maksimalt vare i syv år.

Kontrakten har en seks måneders gjensidig oppsigelsesfrist og oppsigelsen skal være skriftlig.

Følgende funksjoner er per dags dato i helsehuset:

• Totalt 85 sengeplasser

• Legevakt med:

- Lilletorget legekontor

- Vaksinasjonskontor

- Diabetes- og sårpoliklinikk

- Koordinator trygghetsalarm/ call-senter

• Laboratorietjenester

• Frisklivsentral

• Demensteam

• Avdeling for behandlingshjelpemidler for Østfold

• Blodbanken og laboratoriet

• Ambulansetjenesten

I tillegg til funksjoner som her nevnt, vil kommunen søke å fylle opp helsehuset med helse -og omsorgsrelatert virksomhet.

Samlet areal for sykehusbygningen er på totalt 12.900 kvm.

1.4 Kunngjøring av konkurransen

Konkurransen er kunngjort på Sarpsborg kommunes internettside, Facebook side og i lokalpressen, og ved behov, xxx.xxxx.xx

I tillegg kan oppdragsgiver kontakte frisører som kan være interessert, med oppfordring om å delta i konkurransen.

1.5 Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransen

Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktperson per e-post. Svar vil, så langt mulig, bli gitt via e-post.

Navn: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx e-post: xxxx@xxxxxxxxx.xxx

Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn kontaktpersonen over.

1.6 Leverandørs deltakelseskostnader

Kostnader som Leverandør pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse i anskaffelseskonkurransen vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser.

1.7 Offentlighet

Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova). Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf.

Offentleglova § 11.

2 Leie av lokaler

2.1 Sted

Frisørtjenesten skal utføres på Sarpsborg helsehus.

Arealene det skal driftes frisørtjenester fra, ligger i 1.etasje i sidefløyen like ved inngangen og er på ca. 11 kvm. I tillegg har frisør og fotpleier et felles venterom på ca. 11 kvm.

2.2 Kontaktperson

Når kontrakten signeres vil det bli opplyst om hvem som er kontaktperson for oppdragsgiver og for leverandør. Kontaktperson kan utpeke stedfortreder ved ferie og lignende.

2.3 Taushetsplikt

Leverandøren og dens ansatte har taushetsplikt angående alle opplysninger av privat karakter som de får kjennskap til ved tjenesten. Avtale om taushetsplikt undertegnes ved avtaleinngåelse.

2.4 Praksis i lokalene

Det er ønske fra kommunen at det tilbys frisørtjenester også til besøkende og andre brukere av bygget for å bidra til liv og aktivitet i huset. Dersom Leverandøren tilbyr frisørtjenester i lokalene til Sarpsborg helsehus, må ikke dette gå på bekostning av beboere på helsehuset. Hvor mye tid som bør avholdes beboere på helsehuset er vanskelig å si noe om, men er estimert til ca. to dager per uke. Utgangspunktet bør være at beboere ikke må vente mer en to åpningsdager før de får time.

2.5 Leiepris

Leieprisen for strøm og driftskostnader utgjør kr 5000,- pr år eksklusiv merverdiavgift. I risørarealene er det to vasker, skap og et permanentapparat. Ytterligere utstyr må drifter selv stå for. Frisøren disponerer også ansatte toaletter og publikumstoaletter/inngang.

Årlig leiepris for lokalene vil være kr ,- eks mva. Det tilsvarer en månedspris på

kr ,- eks mva.

Leieprisene justeres årlig iht. konsumprisindeksen, med utgangspunkt i måneden kontrakten er signert. Første gang reguleres prisen ett år etter signering av leieavtalen. Dersom virksomheten og aktiviteten som drives i lokalet er -merverdiavgiftpliktige, legges det også mva. på leieprisen.

3 Dette kreves av den som leverer tilbud

Tilbud som ikke fyller kravene i punkt 3.1 og 3.2 vil bli avvist

3.1 Lovlig etablert foretak med rettidig betalte skatter og avgifter

Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak, og ha innbetalt skatte- og avgifter slik loven krever. Dette skal dokumenteres.

Tilbudet skal inneholde:

- Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

- Skatteattest (RF1507) fra Skatteetaten, ikke eldre enn 6 måneder. Bedrifter med restanser på skatter og avgifter kan bli avvist, alternativt kan tilbakebetalingsplan godtas. Manglende skatteattest gir grunnlag for avvisning.

3.2 Fagbrev/autorisasjon

De som skal utføre tjenestene må ha fagbrev som frisør, eller tilsvarende fagkompetanse ved utenlandsk utdannelse. Det gjelder også vikarer. Dette skal dokumenteres. Kopi av fagbrev skal legges ved tilbudet. Dette er likevel ikke til hinder for at lærlinger tilbys lærlingplass og utfører tjenester hos frisør, så fremst faglig ledelse ivaretas.

3.3 Bemanning/vikarer

Leverandør bør ha en bemanningsplan hvor det er vikarer som tiltrer ved ferier og lengre sykdomsperioder. Ved kortere ferier avgjør kontaktpersonene om det er nødvendig å sette inn vikar eller å justere på dagene for tjenesten på Helsehuset.

3.4. Dokumentasjonskrav:

a) Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder;

• en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kompetanse relatert til leveransen,

• en oversikt over selskapets historikk, organisering og en beskrivelse av dagens virksomhet.

b) Dersom tilbyder/leverandør har erfaring/konpetanse knyttet til drift av frisørtjenester, må dette dokumenters.

4 Krav til leverandør

4.1 Generelt – om tjenesten som tilbys

Tjenesten skal inneholde vanlige frisørtjenester til beboere/brukere av Helsehuset Sarpsborg.

Oppdragsgivers forventninger

• Leverandøren er ansvarlig for at lokalene holdes rydding og for renhold av de aktuelle arealene

• Endringer av de fysiske lokalene avtales med kommunen som eiendomseier.

Det forventes at den som utfører tjenestene har følgende egenskaper:

• Samarbeidsvillig

• Takle utfordrende adferd og ulike funksjonshemminger hos beboer/bruker

• Må like å omgås mennesker og ha gode kommunikasjonsevner

• Må kunne jobbe tverrfaglig og kunne forholde seg til ulike yrkesgrupper

• Må beherske norsk skriftlig og muntlig. Minimum nivå tilsvarende Norskprøve B2.

• Fleksibel. Være åpen for raske endringer, f.eks. at beboer/bruker ikke ønsker tjenesten likevel eller at nye kunder kan komme på kort varsel.

4.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt

Leverandør skal, i god tid, sammen med kontaktperson avtale hvilke dager og til hvilke tider tjenestene skal tilbys.

Det er frivillig for beboerne å benytte seg av tjenestene eller ikke. Oppdragsgiver er dermed ikke ansvarlig for omfang og etterspørselen av tjenestene.

Xxxxx fra avtalte åpningstider skal avtales med kontaktperson på helsehuset.

Det forventes av leverandøren:

• Tilby klipp, vask, permanent og annen hårpleie

• Tar imot timebestilling og tilby drop-in.

• Oppstart rundt kl. 10 de dagene man tilbyr tjenesten. Åpningstider spesifiseres i tilbudet.

• Ha åpent for beboerne minst 2 dager i uka. De vil da bestille time direkte med fotpleier eller gjennom kommunens ansatte.

• Beboer/bruker må prioriteres som nummer en ved tildeling av timer, slik at øvrige må få timer som er «til overs».

• Ved avbestilling av timer, grunnet sykdom/innleggelse sykehus eller annet utenfor pasientens råderett, må krav til betaling bortfalle

• Beboer/bruker kan avbestille på kort varsel hvis de ikke er i stand til å møte opp.

4.3 Fakturering

Leverandøren må selv fakturere sine kunder og beboere/bruker. Oppdragsgiver er ikke involvert i dette.

Betaling skjer på en av disse måtene:

1. Kontant betaling, eller bruk av vipps, mot kvittering. Enten betaling fra kunden og beboer/bruker selv eller fra helsehuset sitt personale, hvis de har tilgang til kundens penger

2. Bankkort terminal

3. Faktura enten til kunden og beboer/bruker selv eller til hjelpeverge.

Faktura som sendes ut / kvittering skal følgende være spesifisert:

• Navn på leverandør

• Beboer/bruker navn

• Dato for tjenesten

• Tjeneste(r) som har blitt utført, med pris

• Totalpris

• Betalingsfrist 30 dager

Eks: Xxxx Xxxxxxx, 4.3.2012, klipp dame kr xxx, permanent kr xxx Totalt kr: xxx

Alle priser skal være inkludert mva. Fakturagebyr må ikke overstige kr 50,-

4.4 Vurdering av tjenesten

Minst en gang hvert år bør kontaktpersoner fra oppdragsgiver og leverandør møtes for å evaluere tjenesten og se om det er rutiner som bør endres. Kontaktpersonene har hovedansvar for å innkalle til disse møtene.

Det forventes likevel at leverandør har løpende kontakt med kontaktperson for oppdragsgiver dersom det oppstår situasjoner eller problemer med levering av tjenesten, slik at disse i fellesskap kan avtale nødvendige tiltak.

5 Slik må tilbudet være

Tilbudsbrevet, vedlegg 1, skal være datert og signert av bemyndiget person.

Tilbudet skal

• være på norsk og leveres i lukket og merket forsendelse uten noen avsenderinformasjon

• merkes "Tilbud på tjenestekonsesjon for frisørtjenester ved Helsehuset Sarpsborg"

• leveres i et eksemplar på papir i ringperm eller plastmappe med skilleark

Skilleark	Innhold	Bruk	Kryss av
1	Tilbudsbrev. Datert og signert.	Vedlegg 1
2	Pris på tjenesten	Vedlegg 2
3	Liste over personell, stillingsstørrelser Godkjent kopi av fagbrev som frisør	Vedlegg 3
4	Leverandørens kontaktinformasjon	Vedlegg 4
5	Firmaattest	Vedlegg 5
6	Attest for skatt og merverdiavgift fra skattekontoret	Vedlegg 6
7	Beskrivelse av tjenesten som tilbys, herunder åpningstider/dager, tilbudt behandling, evt. mulighet til å tilby lærlingeplass og erfaring med ulike brukergrupper	Vedlegg 7
8	Referanser	Vedlegg 8

5.1 Innleveringssted

Tilbudet skal leveres til:

Navn: Sarpsborg kommune

Besøksadresse: Sarpsborg rådhus, Xxxxxxxxxx 00, 1702 Sarpsborg

Tilbudet skal merkes "Tilbud på tjenestekonsesjon for frisørtjenester ved Helsehuset Sarpsborg".

Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post.

5.2 Tilbudsfrist

31.05.2022 Kunngjøring av anskaffelsen

09.06.2022 Befaring av lokalene om ønskelig

10.06.2022, kl. 12.00 Frist for spørsmål til grunnlaget/kunngjøringen. Sendes på e- post til xxxx@xxxxxxxxx.xxx

Spørsmålene vil bli samlet opp og svar blir sendt til alle som har meldt interesse. 13.06.2022 kl. 12.00 Frist for å melde interesse. Påmelding sendes per e-post til: xxxx@xxxxxxxxx.xxx, e-post må inneholde opplysninger om firmanavn og kontaktperson‌

med e-post og telefonnummer.

20.06.2022 kl.12.00 Tilbudsfrist

Uke 25 og 26 Forhandlinger

Uke 26 Konsesjonstildeling

Tilbudet skal være levert på Sarpsborg rådhus innen tilbudsfristen.

For sent innlevert tilbud må avvises. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes noen andre (posten, budfirma, etc.).

Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder etter tilbudsfristens utløp. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist.

5.3 Eventuell avvisning

Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist.

6 Gjennomføring av konkurransen

Denne anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i et trinn, dvs. at tilbudet som leveres skal inneholde svar på kvalifikasjonskravene samt et tilbud på driften, se punkt 5 og 6.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall leverandører som blir funnet til å være best kvalifisert for deltakelse i selve forhandlingene. Antall deltakere som blir invitert til forhandlinger vil kunne bli begrenset, dersom det viser seg at det er mange kvalifiserte mulige drivere som leverer tilbud.

1. Vurdering av kvalifikasjoner.

Eventuelt en første avklaring om konsesjonsbetingelser. Det kan være at antallet deltakere i konkurransen reduseres allerede i denne fasen.

2. Forhandlinger

Oppdragsgiver kan bestemme at samtalene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av samtalene. Det kan forhandles om alle forhold ved tilbudet.

3. Levering av endelig tilbud

4. Tildeling av tjenestekonsesjonen.

Alle deltakere vil bli tilskrevet med opplysninger om hvilket firma som er tildelt oppdraget med en kort begrunnelse i henhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt 5. Oppdragsgiver vil sikre at forhold rundt denne prosessen dokumenteres, for å ivareta kravet om likebehandling og etterprøvbarhet.

7 Tildeling av kontrakten

Tildeling vil skje etter følgende kriterier:

Vekting	Kriterium	Dokumentasjon
10%	Pris på tjenesten til beboere/brukere ved helsehuset	Oversikt over tjenester og priser
20%	Leverandørens konsept for tjenesten, herunder: - Åpningstider og tilgjengelighet - Driftskonsept - Tilbud av ulike frisørtjenester - Beskrivelse av om og hvordan leverandøren skal ha tilbud til ulike kundegrupper, for eksempel for besøkende eller andre.	Beskrivelse av tjenesten
20%	Egenhet, herunder: - Erfaring fra arbeid med ulike brukergrupper - Fleksibilitet og personlig egenhet som beskrevet i punkt 4.1 - Kompetanse hos tilbudt personell	Personell uten norsk utdanning skal dokumenteres med norskprøve B2 Beskrivelse av tjenesten Referanser
50 %	Pris på leie av lokaler	Årlig leiesum

8 Vedlegg til konkurransen

Vedlegg 1: Tilbudsbrev

Vedlegg 2: Pristilbud på tjenesten Vedlegg 3: Liste over personell Vedlegg 4: Kontaktdata

Vedlegg 5: Firmaattest

Vedlegg 6: Attest for skatt og merverdiavgift Vedlegg 7: Beskrivelse av tjenesten som tilbys Vedlegg 8: Referanser