Konkurranseregler del II
Konkurranseregler del II
Table of contents
5 Gjennomføring av konkurransen 6 Krav til leverandøren
9 Evalueringsmetode 10 Krav til tilbudet
11 Innsyn og offentlighet 12 Vedlegg
Stavanger kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av vektertjenester til Sølvberget, Stavanger Kulturhus.
Oppdragsgiver vil invitere til en befaring av lokalene tirsdag 21.12.21 kl. 12:30. Oppmøte i hovedfoajeen.
Sølvberget bibliotek og kulturhus (heretter referert som Kulturhuset) forvaltes på vegne av
byggets eier, Stavanger Eiendom, og er den største leietakeren. Bygget har til sammen 6 etasjer.
Kulturhuset sine lokaler:
Stavanger Bibliotek, som per dags dato er fordelt på publikumsavdelinger i 1-4 etasje på østsiden, og med en avdeling i 2. etasje på vestsiden.
Administrasjonsdel med kontorer, kantine og møterom i 3-4 etasje på vestsiden. Boksortering og magasiner i første og andre underetasje (U1 og U2).
Noen arrangementslokaler i første underetasje (U1). I tillegg til biblioteket rommer Kulturhuset Odeon Kino, to kafeer og en kiosk, samt fellesarealer.
Sikkerheten i Sølvberget skal ivaretas gjennom:
En kombinasjon av vektertjeneste basert på tilkalling ved spesielle behov – ved bruk av mobile trygghetsalarmer eller til vakttelefon i mindre presserende tilfeller - og stasjonær vektertjeneste fordelt på bestemte tider.
Sjekkrunder utenom stasjonær vektertjeneste. Sjekkrunder om natten.
Vektertjenesten gjelder i Kulturhuset sine lokaler, hovedfoajeen og kinoens foaje i 1. etasje, gangarealer, fellestoaletter og kinoens toaletter i U1 samt Odeon Kinos gangarealer i U2.
Leverandør må kunne utvide vektertjenesten med areal og tjenester dersom andre leietakere i Kulturhuset ønsker å kjøpe tjenester. Dette avtales direkte med den enkelte leietaker.
Vi forventer at oppstart av avtalen vil skje 01.03.2022.
Avtalen varer i 2 år. Vi har opsjon på ytterligere forlengelse av avtalen med 1 + 1 + 1 + 1 år på samme vilkår. kan også forlenge avtalen for en kortere periode enn 1 år, men ikke kortere enn 6 måneder.
Dersom vi bruker alle opsjoner inkludert forlengelse vil den forventede verdien være 6 000 000 kr. Vi opplyser om verdier kun for informasjon, og er ikke bundet av disse.
Dersom vi får tildelt ekstraordinære midler, vil disse kunne danne grunnlag for kjøp utenfor denne avtalen.
Avtaletype: Kontrakt.
Avtalen vil bli regulert av vedlagte avtaledokument og generelle avtalevilkår.
Fristen for å stille spørsmål er 1/6/2022 12:00 PM. Fristen for å levere tilbud er 1/14/2022 12:00 PM.
Vedståelsesfrist er 2 måneder regnet fra tilbudsfristen.
5 Gjennomføring av konkurransen
Denne konkurransen gjennomføres etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, og følger prosedyren åpen tilbudskonkurranse. I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte
leverandører gi tilbud.
Vi vil i utgangspunktet evaluere tilbudene uten dialog med leverandørene. Dersom vi likevel vurderer at det er behov for dialog, kan denne bestå av avklaringer eller forhandlinger om
tilbudenes innhold. Før eventuelle forhandlinger forbeholder vi oss retten til å velge ut mellom 3 til 5 tilbud. En eventuell utvelgelse vil skje etter tildelingskriteriene.
Konkurransen gjennomføres i Mercell. Vi anbefaler alle å gjøre seg kjent med veiledningene og ofte stilte spørsmål her: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xx-xx/00000000/xx-xxx-xxx-xxxxxxxx-xxxx-xx- mest-stilte-spoersmaalene.aspx
Ved behov for ytterligere bistand, kontakt Mercell support.
Dere skal kun kommunisere med oss i Mercell og all kommunikasjon skal være på norsk eventuelt skandinavisk språk.
Dersom dere har spørsmål, kan dere be om tilleggsopplysninger innen spørsmålsfristen. Vi vil publisere anonymiserte spørsmål med svar for samtlige leverandører.
Frem til signering av avtalen kan vi foreta endringer i anskaffelsedokumentene som ikke er vesentlige.
Dersom dere oppdager feil eller uklarheter i anskaffelsedokumentene melder dere dette til oss snarest.
Dere kan endre eller trekke tilbake tilbudet før tilbudsfristen. Dere må dekke alle kostnader ved deltakelse i konkurransen.
Dere vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem vi vil inngå avtale med og en begrunnelse for valget.
Dere må fylle ut det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) i følgende faneblad i Mercell: "ESPD - II: Opplysninger om leverandør"
"ESPD - III: Avvisningsgrunner" "ESPD - IV: Kvalifikasjonskrav"
Alle avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav er angitt direkte i Mercell.
Før avtaleinngåelsen må de valgte leverandørene på forespørsel og uten opphold framlegge dokumentasjon på at de oppfyller kvalifikasjonskravene, samt skatteattest. Dere skal ikke legge ved dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller skatteattest i tilbudet.
Dersom | Så må |
Dere støtter dere på andre foretak for å bli kvalifisert | Hvert foretak fylle ut et separat ESPD-skjema det foreligge en forpliktelseserklæring mellom tilbyderen og hvert foretak |
Flere leverandører går sammen om å levere tilbud | Hvert foretak fylle ut et separat ESPD-skjema |
Se vedlagte Vedlegg 1 - Kravspesifikasjoner.
Vi vil vurdere følgene:
Name Type Weight
1 Kvalitet No Response 20.0%
Leverandør vil bli vurdert ut ifra beskrivelse av rutiner, opplæring og gjennomføring i følgende eksempler og scenarioer:
Nummer 1: Oppdraget vil innebære en del faste sjekkrunder, og det er fordelaktig for
både oppdragsgiver og tilbyder at det i størst mulig grad kan dokumenteres at disse er utførte.
Dokumentasjonskrav: Vi ønsker en beskrivelse av hvordan tilbyder løser dette med dokumentasjon av utført runde, registrering av avvik og oppfølging.
Nummer 2: Det oppstår tidvis episoder på Sølvberget hvor det er behov for å kommunisere med en eller flere gjester av preventive hensyn – for å både vise
tilstedeværelse og sjekke nærmere hvordan den eller de personene oppfører seg. Dette kan være enkeltpersoner eller grupperinger som har en oppførsel hvor man
eksempelvis mistenker ruspåvirkning, aggressiv oppførsel eller ulovlige aktiviteter, utagerende oppførsel som kan være til sjenanse for Sølvbergets øvrige gjester, aktiviteter og arrangementer, men som bare er i grenselandet til å kvalifisere til
bortvisning.
Dokumentasjonskrav: Vi ønsker en beskrivelse for hvordan tilbyder løser slike situasjoner via konkrete interne rutiner, opplæringsprosedyrer og andre tiltak som sørger for at de forskjellige vekterne er trygge på hva de kan gjøre i slike tilfeller.
Nummer 3: Ved større, alvorlige hendelser på Sølvberget ønsker vi en beskrivelse for hvordan tilbyder her kan bidra. Eksempel: Masseslagsmål, krise (brann, terror, større hærverk og ødeleggelser, annet). Dokumentasjonskrav: Beskrivelse på hvordan tilbyder håndterer større alvorlige hendelser. | ||
2 Pris | Price | 40.0% |
Priser skal oppgis i vedlagte prisskjema. - Alle oppgitte priser skal være eksklusive merverdiavgift og i norske kroner, men inklusive alle andre kostnader som for eksempel miljøgebyr, bompenger, skatter, avgifter, transport egne servicebiler, service, leverings- og faktureringsomkostninger m.v. - I tilfeller der en leverandør har unnlatt å prise en prisenhet vil Oppdragsgiver i evalueringen av tilbudet, for den aktuelle prisenheten, kunne velge å legge til grunn enhetsprisen fra dyreste tilbudet. Denne metoden er likevel ikke til hinder for at tilbudet vil kunne bli avvist i henhold til reglene i FOA. - Kostnader knyttet til eventuelle forbehold skal oppgis. | ||
3 Responstid | No Response | 40.0% |
Leverandør skal, som spesifisert i vedlegg 1: Kravspesifikasjoner, levere et visst antall trygghetsalarmer etter nærmere avtale for bruk. Leverandør skal legge ved responstiden fra når alarmen blir utløst til når vekter er på plass. Det skal beskrives hvordan responstiden skal kunne overholdes. | ||
9 Evalueringsmetode
Dere kan laste ned dokumentasjon med simuleringsmuligheter i Excel-format ved å trykke på ikonet med teksten «Simuler» under konkurransen i Mercell.
Dere kan finne informasjon om poengskala/rating ved å trykke på ikonet med teksten
«Kunngjøring» under konkurransen i Mercell.
Veileder for evalueringsmetoden finner dere ved å trykke på ikonet med teksten «Support» i Mercell-portalen.
Tilbudet skal være skriftlig på norsk, bindende og skal leveres elektronisk i Mercell.
Tilbudet regnes ikke som levert før dere har digitalt signert det. Vi anbefaler at dere leverer
tilbudet i god tid før fristens utløp. Dere bærer risikoen for at tilbudet er levert korrekt og innen
fristen.
Eventuelle avvik bør være tydelig beskrevet.
Følgende dokumenter skal legges ved tilbudet under fanebladet "Dokumenter" i Mercell: Vedlegg 1 ‐ Leverandørens tilbudsbrev inkludert oversikt over tilbudets dokumenter
Vedlegg 2 ‐ Fullstendig utfylt prisskjema Vedlegg 3 - Skatte- og firmaattest
Vedlegg 4 ‐ Dokumentasjon på tildelingskriteriet "Kvalitet"
Vedlegg 5 - Dokumentasjon på tildelingskriteriet "Responstid"
Vennligst lever dokumentene med samme struktur og filnavn som ovenfor. Dokumenter som skal fylles ut av leverandøren må leveres tilbake i opprinnelig format. Dere kan ikke levere en samling av dokumenter i .zip-format eller andre tilsvarende formater.
Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort. For å kunne gjøre unntak fra hovedregelen om innsyn, må det foreligge en hjemmel.
Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsynsretten jf. offentleglova § 13, jf.
forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2. Bestemmelsen gir kun rett til å unnta opplysninger om:
«tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår».
Leverandørene kan bli bedt om å oversende en sladdet versjon av tilbudet. På forespørsel om dette må dere oversende dette snarest. Hver enkelt opplysning dere sladder i tilbudet må være omfattet av taushetsplikten og dere må kunne begrunne dette konkret.
Vi gjør oppmerksom på at informasjonen vi får fra leverandørene bare er veiledende, og det er vårt selvstendige ansvar å gi korrekt innsyn. Dersom noen ber om innsyn i et tilbud, vil vi vurdere den sladdede versjonen og begrunnelsen før vi gir innsyn.
Name
Description Version Change date
Vedlegg 1 - Kravspesifikasjoner.pdf 1 11/9/2021 11:00 AM
Vedlegg 2 - Prisskjema vektertjenest er.xlsx
1 12/14/2021 12:55 PM
(3)
Name
Change date
Description
Avtaledokument Vektertjenester Sølvberget. Avtalenummer xx/xxxxx
12/7/2021 1:19
PM
Generelle avtalevilkår 11/3/2021 9:51 AM
Konkurranseregler del II 11/9/2021 3:41 .
PM