Contract
9.3 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge
Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene ble 4. mai 2020 enige om ny særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge.
Avtalen gjelder med virkning fra 1. juni 2020–28. februar 2021. Særavtalen om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge er som følger:
9.3.1 § 1 Virkeområde og omfang
1. | Særavtalen gjelder for arbeidstakere1 som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning utenfor Norge. |
2. | Hvis sammenhengende2 opphold på samme oppdragssted varer utover 28 døgn, skal satsene for kost reduseres med 25% fra og med det 29. døgnet. |
3. | Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) kan, i samråd med hovedsammenslutningene, fastsette andre bestemmelser eller godtgjørelser enn de som framgår av denne særavtale. |
Departementets kommentarer:
1 | Særavtalen gjelder for arbeidstakere i staten. For oppdragstakere og konsulenter fra privat sektor får avtalen anvendelse så langt den passer. Særavtalen gjelder også pålagte eller godkjente reiser som ansatte foretar for å presentere egne eller forskningsgruppens/instituttets forskningsresultater. Avtalen gjelder ikke stipendreiser. Unntak kan likevel gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres. Det er arbeidsgiver som foretar denne vurderingen. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn. Avtalen gjelder heller ikke lokalt ansatte ved utenriksstasjonene. |
2 | Dersom oppholdet etter avbrudd, fortsetter med samme utgifter til overnatting og kost, løper ikke nye 28 dager. Med avbrudd menes f.eks. fravær i forbindelse med langhelg, ferie, avspaseringer, delt oppdragssted/tjenestested o.l. I de tilfeller der oppholdet blir noe forlenget pga. uforutsette hendelser, gjelder særavtalens kostsatser som for de første 28 dager. Ved forlengelse av oppholdet utover 28 dager skal tillatelse innhentes fra arbeidsgiver. Den reduserte satsen opprettholdes inntil 2 måneder. I spesielle tilfeller kan arbeidsgiver forlenge den reduserte satsen med ytterligere 3 måneder. |
9.3.2 § 2 Definisjoner
1. | Reise: Pålagt og/eller godkjent reise. |
2. | Oppdragssted: Område som kan dekkes med utgangspunkt fra samme overnattingssted. Det kan forekomme flere oppdragssteder på en reise. |
3. | Døgn: Med døgn menes 24 timer regnet fra det klokkeslett reisen begynner. |
4. | Utgangs- og endepunkt for reisen: Det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter. |
9.3.3 § 3 Generelt
1. | Reisen skal foretas på den for statens hurtigste og rimeligste måte1 når det samlet tas hensyn til alle utgifter, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen. |
2. | Arbeidstaker skal benytte arbeidsgivers inngåtte rabattordninger2 i forbindelse med reisen så langt det er mulig. |
Departementets kommentarer:
1 | Arbeidsgiver avgjør i tvilstilfeller hvilken reisemåte som er hurtigst og rimeligst for staten. Ved valg av reisemåte/hotell må det også kunne legges vekt på reisens varighet, behov for å arbeide underveis på reisen og om det foreligger særlige krav til fleksibilitet i forhold til å forandre reisetidspunkter. Arbeidsgiver har ansvaret for å vurdere sikkerheten i forbindelse med oppdraget. |
2 | Arbeidstaker kan ikke privat benytte Eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom reiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter. |
9.3.4 § 4 Rutegående transportmidler
Ved bruk av rutegående transportmidler skal utgifter til rutefly, beste klasse1 tog og skip dokumenteres. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten dokumentasjon.2
Departementets kommentarer:
1 | Det skal innhentes forhåndsgodkjenning fra arbeidsgiver/oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle for at beste klasse tog eller tilsvarende kan benyttes. |
2 | Plassbillett (eksempelvis plass på komfortvogn på tog må alltid dokumenteres. |
9.3.5 § 5 Ikke-rutegående transportmidler1
Det må redegjøres2 for årsaken til at ikke–rutegående transportmidler benyttes (drosje og andre leide fremkomstmidler mv.). Utgiftene må dokumenteres.
Departementets kommentarer:
1 | Forhåndsgodkjenning fra arbeidsgiver til å benytte ikke-rutegående transportmidler kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle. |
2 | Der arbeidsgiver/ oppdragsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3 nr. 1, kan arbeidsgiver/oppdragsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes, jf. også § 15. |
9.3.6 § 6 Bruk av egen bil
Det skal innhentes godkjenning1 fra arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen.
Bruk av egen bil godtgjøres tilsvarende satsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 6.
Departementets kommentarer:
1 | Der arbeidsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3, kan arbeidsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes. Se kommentarene til § 6 i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innlands. |
9.3.7 § 7 Dekning av andre utgifter
I tillegg til utgifter som dekkes etter §§ 4-6, refunderes andre nødvendige1 utgifter i forbindelse med reisen. Det må redegjøres2 nærmere for utgiften.
Departementets kommentarer:
1 | Arbeidsgiver avgjør hva som er nødvendige utgifter. Der det er mulig skal utgiften dokumenteres. Nødvendige utgifter kan for eksempel være: utgifter til pass og eventuelt visum når dette er nødvendig for å gjennomføre reisen, vaksinasjon/medisiner som av klimatiske eller helsemessige grunner er nødvendig på reisen, gebyrer ved kjøp/salg av valuta mv. |
2 | Det må redegjøres for årsaken til utgiftene på reiseregningen. Det er arbeidsgiver som foretar den endelige vurderingen av om utgiften skal dekkes. |
9.3.8 § 8 Utgifter til kost
1.
a) | For reiser som varer mer enn ett døgn, dekkes udokumenterte utgifter til kost1 etter de kostsatser for vedkommende land som er oppført i vedlegg 1. |
b) | For reiser fra og med 6 timer og inntil 12 timer tur/retur dekkes 50% av kostsatsen for vedkommende land. |
c) | For reiser fra og med 12 timer tur/retur dekkes full kost for vedkommende land |
d) | For reiser som varer ut over hele døgn dekkes kost tilsvarende etter b) eller c).2 |
Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kost for det land hvor arbeidstakeren oppholdt seg lengst.3
Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk4 tilsvarende 20% for frokost, 30% for lunsj og 50% for middag av døgnsatsen i a). Det foretas også måltidstrekk dersom kost er inkludert i billettutgiftene.
2. | Dersom særlige grunner tilsier det, dekkes utgifter til kost etter regning for den enkelte reise. |
Departementets kommentarer:
1 | Satsene for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet. |
2 | For reiser med flere overnattinger får arbeidstakeren døgnsatsen etter bokstav a. |
3 | Dette gjelder også for den del av reisen som foretas i Norge. |
4 | Det foretas ikke måltidstrekk ved enkel servering. |
5 | Det er arbeidsgiver som foretar den konkrete vurderingen i det enkelte tilfelle. Som «særlige grunner» kan for eksempel være tilfeller der utgifter til kost er uforholdsmessig høye, eller der arbeidstaker er på reise kortere enn 6 timer og vedkommende ikke blir påspandert måltid. Enkelte grensetilfeller kan føre til at arbeidstaker ikke får dekket alle måltider som følge av trekk i døgnsatsen. Slike tilfeller kan regnes som «særlige grunner» etter bestemmelsens nr 2, slik at alle måltider dekkes etter regning for den enkelte reise. |
9.3.9 § 9 Utgifter til overnatting
Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning.1 Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme2 og tilgjengelig overnattingsmuligheter på stedet.
Departementets kommentarer:
1 | Det må vedlegges originalbilag fra overnattingsstedet eller reisebyrå. Der originalbilag har gått tapt må det dokumenteres på en annen måte hvilken utgift man har hatt. |
2 | Se § 3 med kommentarer. |
9.3.10 § 10 Dagopphold
Ved tjenstlig behov eller i påvente av transport, dekkes dokumenterte utgifter til dagopphold på minst 6 timer på hotell eller lignende.
9.3.11 § 11 Reisetid1
For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis kompensasjon på 30 minutter pr. reisetime. Den enkelte virksomhet kan i tillegg gi kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime begrenset oppad til time for time. Beregnet reisetid gis som hovedregel som fritid, men kan etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker utbetales med timelønn.
Bestemmelsen omfatter ikke arbeidstaker i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder.
Departementets kommentarer:
1 | Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og oppdragssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere oppdragssteder, regnes tid for reiser mellom oppdragsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lignende, beregnes ikke som reisetid. Det gis ikke kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime i forbindelse med kurs, seminarer, utstillinger, messer mv. som ikke er en del av det ordinære arbeidet, jf. § 2. Reisetid beregnes ut fra lokal tid. |
9.3.12 § 12 Kompensasjonstillegg1
Det gis et kompensasjonstillegg på kr 548,- pr. døgn utover 12 timer.2
Departementets kommentarer:
1 | Kompensasjonstillegget er skattepliktig, se PM-2009-13. Kompensasjonstillegget beregnes for hele reisen fra avreise arbeidssted/bosted til retur arbeidssted/bosted. Når reisen forlenges av personlige forhold, bortfaller tillegget for denne delen av reisen. Blir reisen avbrutt på grunn av tjenstlige oppdrag i Norge, starter/slutter utenlandsreisen ved når man ankommer/lander i Norge. |
2 | For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 12 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. For reiser som varer under ett døgn, utbetales tillegget etter 12 timer. |
9.3.13 § 13 Forsikring1
1. | For skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig2 bruk, erstattes et sannsynliggjort3 tap. Erstatningssøknad4 avgjøres og utbetales av den enkelte arbeidsgiver. Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet. Se for øvrig kgl. res. av 1. januar 2018.5 |
2. | For erstatning ved reiseulykke vises det til særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandet.6 |
Departementets kommentarer:
1 | Statlig arbeidsgiver har, som selvassurandør, ikke anledning/fullmakt til å tegne reise- og/eller ulykkesforsikringer i forsikringsselskaper. Det er for enkeltreiser likevel åpnet for at arbeidsgiver kan tegne reiseforsikring, særskilt utenfor EØS området, for den konkrete reisen. |
2 | Arbeidstaker eller andre som reiser for statens regning, bør tegne egen privat forsikring for spesielt kostbare/verdifulle gjenstander som er medbrakt. |
3 | Det er ikke nødvendig å fremlegge regning som dokumentasjon for kjøp av ny gjenstand, men nok at man sannsynliggjør den tapte gjenstands verdi. |
4 | Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst. |
5 | Se kgl. res. av 27. oktober 2017 om «Erstatning til ansatte i staten ved skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten» (SPH pkt. 10.22. Denne trådte i kraft 1. januar 2018. |
6 | Se «Særavtale om forsikrings- og erstatningsordninger for statsansatte på tjenestereise og ved stasjonering i utlandet» (SPH punkt 9.24 |
9.3.14 § 14 Kredittkort1
1. | Arbeidsgiver kan dekke årsavgift for kredittkort ut fra tjenstlige behov. |
2. | Gebyr ved bruk av kredittkort dekkes mot dokumentasjon for tjenesterelevant veksling eller betaling. |
Departementets kommentarer:
1 | Arbeidstakere kan ikke pålegges å skaffe seg kredittkort til bruk på tjenestereise. Arbeidstakere som får dekket årsavgift på kredittkort, plikter å benytte dette på reiser. Når det gjelder forskudd vises det til bestemmelsene i § 15 nr. 3. Refusjon av årsavgift gjelder for ordinære kredittkort. Kortet er personlig og betaling skal trekkes på egen konto. Differansen mellom årsavgift på ordinære kort og kort av høyere grad, for eksempel «gullkort» og «platinakort» dekkes ikke. Årsavgift på ordinære betalingskort dekkes ikke. Med ordinære betalingskort menes kort hvor regningsbeløpet trekkes direkte fra arbeidstakerens konto. |
9.3.15 § 15 Reiseregning1
1. | Reiseregning sendes arbeidsgiver snarest.2 |
2. | Alle utlegg føres opp i den valuta de er betalt i. Ved omregning til norske kroner benyttes valutakursen på betalings-/vekslingstidspunktet da reisen fant sted. |
3. | Det kan gis forskudd3 til dekning av utgifter på reisen. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke gis før forskudd fra tidligere reiser er gjort opp. Forskudd kan kreves tilbakebetalt dersom reiseregning ikke blir gjort opp innen avtalt frist. Dette gjøres gjennom avtale om trekk i lønn. |
4. | Dersom utgifter4 dekkes av andre enn arbeidstakeren selv, skal det oppgis i reiseregningen hvem som har dekket utgiftene. Arbeidstakeren som har dekket utgiftene, fører på sin reiseregning hvem dette gjelder for. |
Departementets kommentarer:
1 | Arbeidsgiver velger selv hvilket reiseregningsskjema de ønsker å bruke lokalt. Dato og klokkeslett for når reisen begynte og når den ble avsluttet, spesifiseres på reiseregningen. Er det passasjerer med i bilen, føres navnene opp på reiseregningen. Det skal angis hvem som kjørte bilen. Dersom det finnes program for oppholdet, skal dette vedlegges reiseregningen. |
2 | Krav foreldes etter lov om foreldelse av fordringer (foreldelsesloven av 18. mai 1979 nr. 18. |
3 | Arbeidstakeren skal levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene før forskudd kan gis. Dersom flere skal reise sammen, kan en person ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen. Forskudd skal grovt anslått dekke de totale utgifter til reisen. Det kan ikke innføres ordninger som fratar arbeidstakeren retten til å ta ut reiseforskudd. |
4 | Se skattebetalingsforskriften § 5-6-11. |
9.3.16 § 16 Reguleringsbestemmelser
Satsene gjennomgås årlig med virkning fra og med 1. januar påfølgende år. Kompensasjonstillegget forhandles årlig med samme virkningstidspunkt.
9.3.17 § 17 Avtaleperiode
Avtalen gjelder med virkning fra og med 1. juni 2020 til og med 28. februar 2021.
9.3.18 Vedlegg: Satser for kostgodtgjørelse gjeldende fra 1. juni 2020
Land | Byer | Kostsatser gjeldende fra 01.06.2020 |
Europa | ||
Albania | Tirana | kr 380 |
Østerrike | Utenom Wien | kr 860 |
Østerrike | Wien | kr 840 |
Hviterussland | Minsk | kr 360 |
Belgia | Brüssel | kr 960 |
Bosnia | Sarajevo | kr 500 |
Bulgaria | Sofia | kr 530 |
Kroatia | Zagreb | kr 610 |
Kypros | Nicosia | kr 770 |
Tjekkiske republikk | Praha | kr 550 |
Danmark | København | kr 1 230 |
Estland | Tallinn | kr 680 |
Finland | Helsingfors | kr 1 000 |
Frankrike | Utenom Paris | kr 810 |
Frankrike | Paris | kr 970 |
Tyskland | Berlin | kr 860 |
Tyskland | Utenom Berlin | kr 810 |
Hellas | Athen | kr 800 |
Ungarn | Budapest | kr 560 |
Island | Reykjavik | kr 930 |
Irske Republikk | Dublin | kr 930 |
Italia | Roma | kr 830 |
Kosovo | Pristina | kr 370 |
Latvia | Riga | kr 720 |
Litauen | Vilnius | kr 560 |
Lichtenstein | Vaduz | kr 1 400 |
Luxembourg | Luxembourg | kr 990 |
Makedonia | Skopje | kr 470 |
Malta | Malta | kr 740 |
Moldova | Chisinau | kr 430 |
Monaco | Monaco | kr 980 |
Montenegro | Podgorica | kr 550 |
Nederland | Amsterdam | kr 830 |
Poland | Warzawa | kr 570 |
Portugal | Lisboa | kr 660 |
Romania | Bucuresti | kr 470 |
Russland | Utenom Moskva og St Petersburg | kr 430 |
Russland | Moskva | kr 620 |
Russland | St Petersburg | kr 510 |
Serbia | Beograd | kr 550 |
Slovakia | Bratislava | kr 700 |
Slovenia | Ljubljana | kr 710 |
Spania | Madrid | kr 810 |
Sverige | Stockholm | kr 790 |
Sveits | Bern | kr 1 270 |
Sveits | Geneve | kr 1 400 |
Sveits | Zurich | kr 1 390 |
Ukraina | Kiev | kr 480 |
Storbritannia | Central London | kr 940 |
Storbritannia | Utenom Central London | kr 790 |
Land | Byer | Kostsatser gjeldende fra 01.06.2020 |
Afrika | ||
Algerie | Algiers | kr 500 |
Angola | Luanda | kr 470 |
Benin | Cotonou | kr 710 |
Botswana | Gaborone | kr 450 |
Burundi | Bujumbura | kr 430 |
Kamerun | Yaounde | kr 690 |
Kongo | Brazzaville | kr 760 |
Elfenbenskysten | Abidjan | kr 790 |
Demokratiske republikken Kongo | Kinshasa | kr 800 |
Egypt | Kairo | kr 450 |
Eritrea | Asmara | kr 680 |
Etiopia | Addis Ababa | kr 390 |
Gabon | Libreville | kr 970 |
Ghana | Accra | kr 510 |
Kenya | Nairobi | kr 680 |
Lesotho | Maseru | kr 280 |
Madagaskar | Antananarivo | kr 340 |
Malawi | Lilongwe | kr 540 |
Mauritius | Port Louis | kr 590 |
Marokko | Rabat | kr 590 |
Mozambique | Maputo | kr 410 |
Namibia | Windhoek | kr 340 |
Nigeria | Abuja | kr 680 |
Seychellene | Victoria | kr 730 |
Sør Afrika | Pretoria | kr 350 |
Sør Sudan | Juba | kr 540 |
Sudan | Khartoum | kr 260 |
Swaziland | Mbabane | kr 310 |
Tanzania | Dar es Salaam | kr 530 |
Togo | Lome | kr 640 |
Zambia | Lusaka | kr 280 |
Zimbabwe | Harare | kr 650 |
Afrika øvrige | kr 540 |
Land | Byer | Kostsatser gjeldende fra 01.06.2020 |
Amerika | ||
Argentina | Buenos Aires | kr 300 |
Bahamas | Nassau | kr 1 280 |
Barbados | Bridgetown | kr 1 190 |
Bolivia | La Paz | kr 530 |
Brasil | Brasilia | kr 450 |
Brasil | Rio de Janeiro | kr 480 |
Canada | Ottawa | kr 850 |
Chile | Santiago | kr 530 |
Colombia | Bogota | kr 440 |
Costa Rica | San Jose | kr 750 |
Cuba | Havana | kr 620 |
El Salvador | San Salvador | kr 670 |
Guatemala | Guatemala by | kr 750 |
Guyana | Georgetown | kr 720 |
Honduras | Tegucigalpa | kr 520 |
Jamaica | Kingston | kr 730 |
Mexico | Mexico by | kr 430 |
Nicaragua | Managua | kr 530 |
Panama | Panama by | kr 760 |
Paraguay | Asuncion | kr 450 |
Peru | Lima | kr 710 |
Puerto Rico | San Juan | kr 990 |
Surinam | Paramaribo | kr 500 |
United States of America | Manhattan NY | kr 1 280 |
United States of America | San Francisco CA | kr 1 110 |
United States of America | Utenom Manhattan, Washington og San Xxxxxxxxx | kr 980 |
United States of America | Washington DC | kr 1 120 |
Uruguay | Montevideo | kr 570 |
Venezuela | Karacas | kr 720 |
Amerika øvrige | kr 720 | |
Land | Byer | Kostsatser gjeldende fra 01.06.2020 |
Asia | ||
Afghanistan | kr 500 | |
Armenia | Yerevan | kr 510 |
Azerbajdsjan | Baku | kr 520 |
Bahrain | Manama | kr 900 |
Bangladesh | Dhaka | kr 610 |
Brunei | Bandar Seri Begawan | kr 590 |
Kambodsja | Phnom Penh | kr 670 |
Kina | Beijing | kr 790 |
Kina | Shanghai | kr 800 |
Øst Timor | Dili | kr 670 |
Georgia | Tbilisi | kr 330 |
Hong Kong | Hong Kong | kr 1 000 |
India | New Delhi | kr 490 |
Indonesia | Jakarta | kr 520 |
Iran | Teheran | kr 590 |
Israel | Jerusalem | kr 1 220 |
Japan | Tokyo | kr 820 |
Yemen | Sana | kr 690 |
Xxxxxx | Xxxxx | kr 960 |
Kazakhstan | Astana | kr 360 |
Republikken Korea | Seoul | kr 880 |
Kuwait | Kuwait by | kr 960 |
Laos | Vientiane | kr 470 |
Libanon | Beirut | kr 970 |
Nord-Korea | kr 690 | |
Malaysia | Kuala Lumpur | kr 450 |
Maldivene | Male | kr 580 |
Myanmar | Yangon | kr 530 |
Oman | Muscat | kr 1 030 |
Pakistan | Islamabad | kr 280 |
Palestina | kr 1 220 | |
Filippinene | Metro-Manila | kr 630 |
Qatar | Doha | kr 970 |
Saudi Arabia | Riyadh | kr 880 |
Singapore | Singapore | kr 880 |
Sri Lanka | Colombo | kr 380 |
Taiwan | Taipei | kr 750 |
Thailand | Bangkok | kr 780 |
Tyrkia | Ankara | kr 320 |
Tyrkia | Istanbul | kr 360 |
Forente Arabiske Emirater | Abu Dhabi | kr 1 160 |
Uzbekistan | Tashkent | kr 230 |
Vietnam | Hanoi | kr 530 |
Asia øvrige | kr 690 |
Land | Byer | Kostsatser gjeldende fra 01.06.2020 |
Australia / Oceania | ||
Australia | Canberra | kr 890 |
New Zealand | Wellington | kr 750 |
Papua New Guinea | Port Moresby | kr 700 |
Australia / Oceania øvrige | kr 780 | |