Sist revidert; 15.05.2023.
Vedtekter for Studentersamfunnet i Molde – iStudent
Sist revidert; 15.05.2023.
§ 1 INNLEDNING MED DEFINISJONER
§ 1.1
Organisasjonens navn er Studentersamfunnet i Molde – iStudent, forkortes Studentersamfunnet. Hovedstyret i Studentersamfunnet betegnes som iStudent.
§ 1.2
Med kunngjøring menes informasjon distribuert til alle studenter ved Høgskolen i Molde via e-post og xxxxxxxxxxxx.xx.
§ 1.3
Med offentliggjøring menes informasjon som gjøres tilgjengelig i papirform eller på iStudent sine kommunikasjonskanaler. En offentliggjøring skal alltid følges av en kunngjøring som beskriver hvor informasjonen er tilgjengelig.
§ 1.4
Høgskolen i Molde forkortes HiMolde.
§ 1.5
Studentsamskipnaden i Molde forkortes SiMolde.
§ 1.6
Typiske eksempler på ad hoc komiteer kan være Åpningsuka eller Vinteruka.
§ 2 FORMÅL
§ 2.1
Studentersamfunnet skal ivareta og fremme sosiale og kulturelle interesser for studentene ved HiMolde.
§ 2.2
Studentersamfunnet er en selvstendig, partipolitisk uavhengig og frilynt organisasjon.
§ 2.3
Studentersamfunnet er en ideell organisasjon basert på frivillig arbeid og dugnadsånd.
§ 3 GENERELLE BESTEMMELSER
§ 3.1
Studentersamfunnet består av organene Årsmøtet, hovedstyret iStudent, valgkomité, revisor, utvalgene og eventuelle ad hoc komiteer.
§ 3.2
Regelverket til Studentersamfunnet består av vedtektene, og økonomireglementet (se vedlegg 1). Endringer i vedtektene og økonomireglementet kan kun foretas på årsmøtet og bør gjennomgås hvert 2. år.
§ 3.3
Alle studenter som har betalt semesteravgift til SiMolde, er medlemmer i Studentersamfunnet. Som medlemmer regnes også utvekslingsstudenter ved HiMolde som har betalt semesteravgift til sin hjemmeinstitusjon. Utvalgene kan beregne egen medlemsavgift eller billettpris for tilgang til deres aktiviteter.
§ 3.4
Alle som innehar verv i Studentersamfunnet, må være registrerte studenter ved HiMolde.
§ 4 ÅRSMØTET
§ 4.1 Definisjon
Årsmøtet er Studentersamfunnets øverste organ og avholdes hvert år innen utgangen av februar.
§ 4.2 Berettigelse
Kun medlemmer i Studentersamfunnet har tale-, forslags- og stemmerett på Årsmøtet. Årsmøtet kan med alminnelig flertall (>50 %) innvilge andre personer tale- og forslagsrett.
§ 4.3 Gjennomføring
Innkalling til Årsmøtet kunngjøres senest tre (3) uker på forhånd.
§ 4.4 Fremming av saker
Saker til Årsmøtet skal fremmes skriftlig til hovedstyret iStudent senest to (2) uker på forhånd. Innkalling og sakspapirer skal offentliggjøres senest en (1) uke før Årsmøtet.
§ 4.5 Vedtak
Årsmøtet er vedtaksdyktig når medlemmene er innkalt i henhold til vedtektene. Vedtak blir fattet med alminnelig flertall (>50 %) av oppmøtte hvis ikke annet er vedtektsfestet.
§ 4.6 Saker
Følgende saker skal alltid behandles på Årsmøtet:
1. Opptelling av antall stemmeberettigede
2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent, tellekorps og protokollunderskrivere
3. Godkjenning av innkalling og saksliste
4. Godkjenning av forretningsorden
5. Årsmeldinger for hovedstyret iStudent, utvalgene og eventuelle ad hoc komiteer.
6. Revidert regnskap for foregående år
7. Budsjett for hovedstyret iStudent, utvalgene, og eventuelle ad hoc komiteer
8. Eventuelle vedtektsendringer
9. Arbeidsprogram fram til neste Årsmøte
10. Valg (Jf. § 5.)
● Hovedstyret iStudent
● Valgkomité
● Revisor
11. Innmeldte saker
§ 4.7 Ekstraordinært årsmøte
§ 4.7.1 Grunnlag
Dersom hovedstyret iStudent, Valgkomiteen eller minst 5% av medlemmene i Studentersamfunnet krever det, skal iStudent innen en (1) uke kalle inn til ekstraordinært Årsmøte. Kravet om ekstraordinært Årsmøte må fremmes og begrunnes skriftlig til hovedstyret. Det ordinære Årsmøtet kan kreve et ekstraordinært årsmøte om det er saker som skal vedtas, men som er tidsavhengig og må godkjennes av et ekstraordinært årsmøte senere. Dato for ekstraordinært årsmøte blir da satt på det ordinære årsmøtet.
§ 4.7.2 Innkalling
Innkalling til ekstraordinært Årsmøtet kunngjøres senest to (2) uker på forhånd. Saksliste og andre nødvendige dokumenter skal vedlegges innkallingen eller være tilgjengeliggjort på forsvarlig måte senest en (1) uke på forhånd. Dette skal fremgå av innkallingen.
§ 4.7.3 Saker
Kun saker i henhold til § 4.7.1 skal behandles på det ekstraordinære Årsmøtet.
§ 5 VALG
§ 5.1 Valgbarhet
Alle medlemmer av Studentersamfunnet er valgbare til verv i hovedstyret iStudent. Kandidater til valg er de som har sagt seg villig til å påta seg det aktuelle verv. Personlig fremmøte ved valgdagen eller gyldig stedfortreder forutsettes for at kandidater kan bli valgt. Stedfortreder skal ha skriftlig godkjenning fra kandidaten som ønsker å stille til verv.
§ 5.2 Valgorganisering
Valg kan kun gjennomføres på Årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte. I forkant av årsmøtet kan kandidater melde sin interesse for verv i hovedstyret til valgkomiteen. Valgkomiteen legger frem innstilling til nytt hovedstyre på Årsmøtet. Kandidater kan også melde seg på selve årsmøtet uten å ha meldt seg til valgkomiteen i forkant.
Tellekorpset teller avlagte stemmer blant stemmeberettigede. Valget skal gjennomføres skriftlig dersom en eller flere stemmeberettigede krever det.
§ 6 VALGKOMITEEN
§ 6.1 Valg
Valgkomiteen skal bestå av fire (4) medlemmer; to (2) fra Studenttinget og to (2) fra Studentersamfunnet. Valgkomiteen konstituerer seg selv. Studenttinget velger sine medlemmer selv, leder og nestleder kan ikke bli valgt. Medlemmene fra Studentersamfunnet skal bestå av:
1) En representant fra utvalgene
2) En representant fra hovedstyret iStudent (leder og nestleder kan ikke bli valgt)
Hovedstyret iStudent velger selv sin kandidat, mens punkt 1 velges på Årsmøtet. Dersom ingen fra punkt 1 stiller, kan valgkomiteen selv velge ett medlem fra utvalgene før evaluering av kandidatene begynner. Det samme gjelder dersom det er frafall eller Studenttinget ikke får valgt sine representanter til valgkomiteen. Det skal etterstrebes å beholde valgkomiteens tiltenkte sammensetning, dersom dette ikke lar seg gjøre skal øvrige medlemmer velges fra utvalgene.
§ 6.2 Ansvar
Valgkomiteen organiserer valg på Årsmøtet og ekstraordinært årsmøte.
Valgkomiteens hovedoppgave er å finne samt evaluere kandidater til hovedstyret iStudent. Valgkomiteen skal også motta og behandle mistillitsforslag i henhold til § 7.1.
§ 6.3 Årsmelding
Valgkomiteen skal legge frem en årsmelding for Årsmøtet på lik linje med andre utvalg. Denne inneholder kort informasjon om valgkomiteens arbeid, innstilling til valg og begrunnelse for denne.
§ 6.4 Taushetsplikt
Valgkomiteen skal forebygge at sensitive personopplysninger kommer på avveie.
§ 7 MISTILLIT
§ 7.1 Fremgangsmåte
Mistillitsforslag mot et av Studentersamfunnets sine organer eller tillitsvalgte skal begrunnes og framsettes skriftlig til valgkomiteen. Valgkomiteen skal gjennomgå forslaget før mistillit fremmes endelig.
§ 7.2 Saksgang
Ved et gyldig mistillitsforslag innkalles det til ekstraordinært Årsmøte. Gjelder mistillitsforslaget en av de tillitsvalgte i Studentersamfunnet suspenderes vedkommende inntil saken er avgjort av ekstraordinært Årsmøte.
§ 7.3 Grunnlag
Tillitsvalgte i Studentersamfunnet som viser uverdig oppførsel og misbruker Studentersamfunnet sin tillit kan ekskluderes som tillitsvalgt i Studentersamfunnet av Årsmøtet for et år. Handlinger som strider mot norsk lov skal politianmeldes.
§ 7.4 Avstemning
Avstemning over mistillitsforslag skal være skriftlig, og vedtas med 2/3 flertall.
§ 8 Hovedstyret iStudent
§ 8.1 Formål
Hovedstyret iStudent leder samfunnsarbeidet mellom Årsmøtene i tråd med organisasjonens formål og vedtak fattet av Årsmøtet. Hovedstyret skal påse at alle komiteer og underutvalg drives i henhold til vedtektene og egne retningslinjer, samt at vedtatte budsjetter og handlingsplaner følges opp.
§ 8.2 Styrets sammensetning
Hovedstyret består av:
● Leder
● Nestleder
● Ukesansvarlig
● Utvalgsansvarlig
● Økonomi- og sponsoransvarlig
Funksjonstiden er fra 01.mars til 01.april påfølgende år dersom ikke annet er spesifisert.
§ 8.2.1 Leder
● Leder skal sikre og opprettholde den daglige driften av iStudent.
● Leder skal være et bindeledd mellom Studentersamfunnet, Studenttinget, HiMolde og SiMolde
● Leder er hovedstyrets ansikt utad.
§ 8.2.2 Nestleder
● Nestleder samarbeider tett med leder for å sørge for daglig drift og støtte i oppgaver rettet mot hovedstyrets formål
● Nestleder skal følge opp og hjelpe de andre styremedlemmer når det trengs
● Leder og nestleder har hovedansvaret for å opprettholde en kontortid og være tilgjengelig via telefon utenom kontortid
§ 8.2.3 Utvalgsansvarlig
● Utvalgsansvarlig skal i hovedsak å sikre utvalgenes drift og samarbeid
● Utvalgsansvarlig skal oppfordre til kommunikasjon, utvikling, nytenkning og evaluere hvert utvalgs utførelse
● Utvalgsansvarlig skal hjelpe til i utvalgene ved behov
● Utvalgsansvarlig skal sørge for at husmøter jevnlig blir avholdt
§ 8.2.4 Økonomiansvarlig
● Økonomiansvarlig skal følge opp de økonomiske sidene ved Studentersamfunnet, med dette tenkes både underliggende ledd samt hovedstyret
● Økonomiansvarlig skal søke etter nye muligheter for inntektskilder og avtaler som kommer Studentersamfunnet økonomisk til gode
● Økonomiansvarlig har et særdeles ansvar i forhold til å bistå utvalg i forhold til budsjettering, regnskap og økonomiske spørsmål. Oppfølging av budsjettene i de enkelte utvalg og i hovedstyret skal gjøres jevnlig.
● Økonomiansvarlig er Studentersamfunnets sitt bindeledd til regnskapsfører og revisor
● Økonomiansvarlig skal informere hovedstyret om fortløpende status
§ 8.2.5 Innlemming av styreinstruks til ukesansvarlig i vedtektene
● Ukesansvarlig er hovedstyrets representant i ad hoc komiteer
● Ukesansvarlig skal sikre at styrene opererer på riktig måte i henhold til normer og regler
● Ukesansvarlig skal sørge for at styrene er effektive, produktive og ydmyke for tidligere erfaringer fra andre styrer i ad hoc komiteer
● Ukesansvarlig skal sørge for at det delegeres ansvar innad i styrene til dokumentasjon av fortløpende arbeid, styremøter og vedtak. Videre skal dette ansvaret resultere i en rapport som skal presenteres for hovedstyret og innlemmes i årsmeldingen
● Ukesansvarlig skal nedsette styrene til ad hoc komiteer
● Ukesansvarlig skal orientere hovedstyret om fortløpende status
§ 8.3 Vedtaksmyndighet
Styret fatter vedtak med alminnelig flertall (>50 %).
Hvert styremedlem har en stemme. Ved stemmelikhet har leder eller leders stedfortreder dobbeltstemme. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene møter og leder eller nestleder er blant disse. Det skal avholdes minst 10 styremøter i studieåret, hvorav minst fire i hvert semester.
§ 8.4 Protokoll
Alle styremøter skal protokollføres. Protokollen skal godkjennes på neste styremøte, og skal være offentliggjort til alle interessenter. Samtlige protokoller skal arkiveres slik at fremtidige hovedstyrer kan finne frem i tidligere styrevedtak.
Sensitive saker med personopplysninger som faller inn under taushetsplikten skal ikke offentliggjøres.
§ 8.5 Andre styreverv i studentersamfunnet
Studenter som velges inn til hovedstyret kan ha verv og/eller være styremedlem i andre studentutvalg i studentersamfunnet i Molde.
§ 9 HUSMØTET
§ 9.1 Oppgaver
Husmøtet skal koordinere aktiviteten i utvalgene. Husmøtet skal også kontrollere at hovedstyret arbeider i henhold til § 8.1., og fungere som et rådgivende organ for styret og utvalgene.
§ 9.2 Medlemmer
Husmøtet består av hovedstyret iStudent og tre representanter fra styrene i hvert utvalg.
§ 9.3 Ordstyrer
En representant fra hovedstyret iStudent er ordstyrer og utnevner sekretær for Husmøtet
§ 9.4 Innhold
Husmøtet er et rådgivende organ ovenfor hovedstyret iStudent.
§ 9a ALLMØTET
§9a.1 Definisjon
Allmøtet skal fungere som et møte mellom medlemmene og hovedstyret som kan foreta vedtektsendringer og suppleringsvalg til hovedstyret iStudent og utvalgene.
§ 9a.2 Berettigelse
Alle medlemmer av Studentersamfunnet har møte, tale, stemme og forslagsrett ved Allmøtet.
§9a.3 Innkalling
Det kan innkalles til allmøte om 10 % av medlemmene ønsker dette. Hovedstyret iStudent kan kalle inn til et allmøte.
§ 9a.4 Gjennomføring
Det skal avholdes minst 1 allmøte hvert studieår. Innkalling skal komme minst to (2) uker før møtedato, og saksliste skal offentliggjøres minst fem (5) dager før møtedato.
§ 9a.5 Saker
Følgende saker kan om nødvendig behandles på allmøtet.
1. Valg av ordstyrer, bisitter, referent, tellekorps og protokollunderskrivere.
2. Godkjenning av innkalling og saksliste
3. Godkjenning av forretningsorden
4. Eventuelle vedtektsendringer
5. Arbeidsprogram frem til neste allmøte.
6. Suppleringsvalg til hovedstyret, valgkomiteen og revisor
7. Godkjenning av utvalgenes handlingsplaner og budsjett.
8. Innmeldte saker
§ 9a.6 Innmelding av saker
Saker til allmøtet skal være innmeldt senest en (1) uke før møtedato. Saker skal innmeldes skriftlig til hovedstyret iStudent.
§ 9a.7 Gjennomføring av suppleringsvalg til hovedstyret
Ved suppleringsvalg til hovedstyret iStudent skal kandidater til ubesatte verv meldes inn for valgkomiteen som skal godkjenne kandidatene.
§ 9a.8 Gjennomføring av suppleringsvalg for utvalgene
Ved suppleringsvalg til de enkelte verv i utvalgene skal kandidater innmeldes til hovedstyret som skal melde kandidatene opp til valg.
§ 9a.9 Gjennomføring av suppleringsvalg til Valgkomiteen
Kandidater til valgkomiteen oversendes hovedstyret for oppmelding til valg på allmøtet.
§ 9a.10 Mistillit
Mistillit kan stilles ifølge § 7.
§ 10 UTVALG
§ 10.1 Formål
Utvalgene drives for å ivareta studentenes sosiale interesser og skal sørge for et kontinuerlig aktivitetstilbud innen områder med interesser blant studentene.
§ 10.2 Styre i utvalg
Dersom ikke annet er vedtektsfestet, består hvert utvalg av leder, økonomiansvarlig og styremedlem. Utvalg kan fravike § 2.2, men dette skal i tilfelle fremgå av utvalgets formålsparagraf og godkjennes av Årsmøtet.
§ 10.3 Oppretting av Underutvalg
Søknad kan sendes hovedstyret om midler til oppretting av nye utvalg. En slik søknad skal inneholde:
● Utvalgets formål og sammensetning
● Handlingsplan for resten av budsjettåret
● Budsjett for resten av budsjettåret
§ 10.4 INAKTIVITET OG AVVIKLING AV UTVALG
§ 10.4.1 Inaktivitet
Et utvalg regnes for inaktivt når minst ett av følgende har inntruffet:
● Tillitsverv står ubesatt, jamfør § 10.2
● Ingen registrert aktivitet de siste 6 månedene.
● Utvalget ikke har levert årsmelding, budsjett, handlingsplan innen gitte frister eller har utført grove overtramp på økonomireglementet (se vedlegg 1).
Dersom et utvalg viser seg å være inaktivt, skal hovedstyret sikre at utvalgets arkiver og aktiva ikke unødvendig forringes eller går tapt.
§ 10.4.2 Avvikling
Et utvalg regnes som nedlagt når det har vært inaktivt de siste 12 månedene. Nedleggelsen skal bekreftes av første ordinære Årsmøte. Utvalgets arkiver og aktiva tilfaller da hovedstyret, som skal oppbevare dette med tanke på ny aktivitet i utvalget.
§ 10.5 Retningslinjer
Utvalg tilknyttet Studentersamfunnet er til enhver tid bundet av hovedstyret iStudent sine vedtekter, og økonomireglement (se vedlegg 1).
§ 11 VEDTEKTSENDRINGER
§ 11.1 Gyldighet
Vedtektsendringer kan gjøres på Årsmøtet og Allmøtet, og krever 2/3 flertall av oppmøtte for å bli godkjent.
§ 11.2 Endringsforslag
Vedtektsendringer som medlemmer vil fremme på Årsmøtet og/eller Allmøtet må fremmes skriftlig til hovedstyret senest to (2) uker før møte dato. Bare forslag til vedtektsendringer som er styret i hende innen denne fristen kan behandles på Årsmøtet og/eller Xxxxxxxx.
§ 12 OPPLØSING
§ 12.1 Oppløsing
Hovedstyret iStudent kan oppløses ved 3/4 flertall på to (2) påfølgende ordinære Årsmøter. Ved oppløsning tilfaller hovedstyret iStudent sine aktiva, arkiver og regnskap til SiMolde.
§ 12.2 Fusjon
§ 12.1 kan fravikes i tilfeller der hovedstyret iStudent fusjonerer med den studentpolitiske organisasjonen (Tinget) ved HiMolde. Det kreves da 3/4 flertall på et ordinært Årsmøte.
§ 13 IKRAFTTREDELSE
Disse vedtekter trer i kraft fra 15.05.2023.
§ Vedlegg 1
Økonomireglement iStudent
§ 1. Innledning
Økonomireglementet slik som det foreligger, er gjeldene alle av studentersamfunnet i Molde (forkortet iStudent) sine organer (iStudent sine underutvalg) . IStudent sine økonomiske midler skal forvaltes på en måte som best mulig fremmer intensjonene i iStudent sin formålsparagraf.
§ 2. Ansvarsforhold
a) iStudent
iStudent er underutvalgene sitt øverste organ. iStudent har ansvar for fordeling, koordinering og disponering av studentsamfunnet sine midler. iStudent har muligheten til å bevilge og begrense organene sin bruk av midler. iStudent avgjør om disponeringen av midlene er uaktsom eller uansvarlig.
b) Utvalgene
Utvalgene er til enhver underlagt § 2 a i økonomireglementet. Leder og økonomiansvarlig står for skikket og ansvarlig bruk av midler innad i utvalget. Utvalgene skal unngå uaktsom disponering av midler.
§ 3. Koordinering
iStudent kan påkalle seg følgende koordinerende instrumenter i lys av håndheving § 2 a.
A) Koordinering av møte med leder og økonomiansvarlig av et gitt utvalg.
B) Påkalle et ekstraordinært allmøte
C) Xxxxx budsjettføringer til utvalget
D) Ved underskudd innkalles det til et ekstraordinært koordineringsmøte.
§ 4 Brudd på reglement
Ved uaktsom eller uansvarlig bruk kan iStudent påkalle seg instrumenter fra § 3.
§ 5 Rutiner
Alle utvalg under iStudent skal legge fram resultat på et husmøte hvert kvartal.
§ 6 Kalender
Måned | Xxxxxxxx | Xxxxxx |
Januar | Årsregnskap | Alle utvalg |
Februar | Årberetning | Alle utvalg |
Mars | Revidert regnskap. iStudent legger fram | iStudent |
Xxxxx | Xxxxx fram regnskapsrapport for 1.kvartal | Alle utvalg |
Xxxxxx | Xxxxx fram regnskapsrapport for 2.kvartal | Alle utvalg |
Oktober | Legge fram regnskapsrapport for 3. kvartal | Alle utvalg |
Desember | Xxxxxxxx for neste år legges fram på siste husmøte | Alle utvalg |