RAPPORT
RAPPORT
UNDERSØKELSER I SEKSJON FOR IT OG ARKIV, TROMSØ KOMMUNE
Rapport 2021
Forord
Etter avtale, inngått 28.9.2020, mellom Tromsø kommune v/kommunedirektør og KomRev NORD IKS har sistnevnte gjennomført undersøkelser i kommunens seksjon for IT og arkiv. Avtalen om undersøkelsene er kommet i stand på bakgrunn av en Bekymringsmelding om seksjon for IT og arkiv i Tromsø kommune av mars 2020. Kommunedirektøren ønsket bistand fra eksterne til å gjennomgå enkelte av forholdene nevnt i bekymringsmeldingen. I tillegg var det ønskelig at undersøkelsene også omhandlet en konkret avtale inngått ved seksjonen i juni 2020. XxxXxx NORD har på bakgrunn av opplysninger framkommet i bekymringsmeldingen og i møte med Tromsø kommune, gitt innspill til mandatet som er grunnlaget for de foretatte undersøkelsene.
Undersøkelsene er gjennomført ved innhenting av skriftlige og muntlige opplysninger fra kommunedirektør, stabssjef for økonomi og utvikling, leder og ansatte (både nåværende og tidligere ansatte) ved seksjon for IT og arkiv, samt leder og ansatte ved seksjon for anskaffelser. Vi har også innhentet informasjon fra kommunens internkontrolltjeneste, stab for administrativ og politisk ledelse samt fra kommuneadvokaten. Vi baserer også våre beskrivelser på opplysninger vi har innhentet fra eksterne. Vår kontaktperson i kommunen har vært leder for politisk sekretariat. I gjennomføringen av undersøkelsene har vi informert leder for seksjon for personal og organisasjonsutvikling om tidspunkt for oversendelse av rapportens faktabeskrivelser til informantene til gjennomgang.
I bekymringsmeldingen av mars 2020 ble det bedt om undersøkelser i seksjon for IT og arkiv for å sikre at Tromsø kommune ved denne seksjonen ikke bryter med lov, avtaleverk eller interne retningslinjer. KomRev NORDs undersøkelser rettet mot denne seksjonen viser disposisjoner som etter vår vurdering innebærer brudd på kommuneloven, lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget økonomi- og delegasjonsreglement.
XxxXxx NORD rapporterte til kontrollutvalget i juni om at det hadde oppstått en «sak» i seksjon for IT og arkiv. I september 2020 informerte vi kontrollutvalget om at vi var i gang med undersøkelser rettet mot den aktuelle seksjonen. I januar 2021 fikk kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse med informasjon om hvilke tema og spørsmål vi skulle belyse og hvilke vurderinger vi ville gjøre gjennom denne undersøkelsen. Kontrollutvalget er også mottaker av KomRev NORDs endelige rapport.
Tromsø, 5.3.2021
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx |
Statsautorisert revisor | Oppdragansvarlig forvaltningsrevisor |
Innholdsfortegnelse
1 BAKGRUNN 6
2 MANDAT 8
3 REVISORS UNDERSØKELSER 9
4 SAMARBEIDET MED SENJA KOMMUNE OG «FELLES DIGITAL GRUNNMUR» 13
4.1 Innledning 13
4.2 Prosjektet NEXT og prosjektet «Felles digital grunnmur» 13
4.3 Samarbeid mellom Tromsø kommune og Senja kommune 18
5 KJERNENETTET TIL TROMSØ KOMMUNE 28
5.1 Innledning 28
5.2 Delkonkurranse datarom og nettverk 30
5.3 Avtalen mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS 31
5.4 Spørsmålet om forholdet til egenregi 32
5.5 Spørsmålet om fullmakt til avtaleinngåelse 36
5.6 Terminering av avtalen og kompensasjon for dette 37
5.7 Strategi for eierskap av Bredbåndsfylket Troms AS 39
5.8 Endelig godkjennelse av avtale om kompensasjon 41
6 LISENSER VED SEKSJON FOR IT OG ARKIV 43
7 SAMLET OPPSUMMERING OG REVISORS KOMMENTARER 44
8 VEDLEGG 49
8.1 Oversikt systemer i Senja kommune som skal i drift 1. halvår 2020 og oversikt servere for Senja kommune på Felles digital grunnmur i Tromsø 49
8.2 Avtale om tjenestekjøp infrastruktur mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS 50
8.3 Bilag til avtale om tjenestekjøp infrastruktur 56
8.4 Korrespondanse med Stabssjef Stab for økonomi og utvikling 59
8.5 Statusnotat for prosjekt Felles digital grunnmur 62
8.6 Bekymringsmelding Seksjon for IT/Arkiv, Tromsø kommune 80
1 BAKGRUNN
Bekymringsmelding om seksjon for IT og arkiv og kommunens oppfølging
Tromsø kommune v/kommunedirektøren mottok 20.3.2020 en henvendelse med overskriften
«Bekymringsmelding Seksjon for IT/Arkiv, Tromsø kommune» fra Hovedverneombud og Hovedtillitsvalgt Fagforbundet. I henvendelsen fremgikk det at hovedverneombud og hovedtillitsvalgt etter flere møter med ansatte ved seksjon for IT og arkiv, møter med konstituert stabssjef Xxxxx Xxxxxxxx og seksjonsleder Xxxxx Xxxxxxxxxx, uttrykker bekymring for drift av seksjonen. Bekymringen knyttet seg til følgende fire tema:
1. Avtale med Senja kommune, drift og bruk av Tromsø kommunes ressurser til dette
2. Kjernenettet til Tromsø kommune
3. Arbeidsmiljøutfordringer – organisatoriske utfordringer
4. Lisensrevisjon
Avsenderne av henvendelsen beskrev at de opplever at ansatte og seksjonsleder har ulike opplevelser av situasjonen ved seksjonen. Avslutningsvis i henvendelsen, ba avsenderne kommunedirektøren om å undersøke saken for å sikre at Tromsø kommune ved seksjon for IT og arkiv ikke bryter med lov, avtaleverk eller interne retningslinjer.
Som det fremkommer i bekymringsmeldingen, har de forhold som tas opp i denne vært tema i flere møter i seksjonen fram til mars 2020. Kommunedirektøren deltok i desember 2019 i et møte vedrørende de tema som er tatt opp i henvendelsen. Kommunedirektøren har i møte med XxxXxx NORD orientert oss om at hun ikke oppfattet henvendelsen som et varsel da hun mottok denne. Henvendelsen ble derfor ikke ble fulgt opp som et varsel før i juni 2020.
Kommunen opprettet 9.6.2020 en arbeidsgruppe, bestående av leder for politisk sekretariatet, internkontrolltjenesten v/controller, stab for politisk og administrativ ledelse v/juridisk rådgiver og seksjon for personal- og organisasjonsutvikling v/juridisk rådgiver, for undersøkelser av saken. Seksjon for anskaffelser har også blitt involvert med hensyn til å belyse fakta og svare på innkjøpsfaglige spørsmål. Kommunen har selv omtalt saken som en «varslingssak ved Seksjon for IT og arkiv»1.
Avtale med Bredbåndsfylket Troms AS2
Den 2.6.2020 signerte stabssjef for økonomi og utvikling en avtale med Bredbåndsfylket Troms AS om kjøp av infrastrukturtjenester innen IT herunder blant annet drift av kommunikasjonssamband og driftstjenester for datasenter, lokalt nettverk og kommunens WAN-løsning. Den 4.6.2020 innhentet stabssjef for økonomi og utvikling vurdering av avtalens lovlighet etter anskaffelsesregelverket fra Kommuneadvokaten. Kommuneadvokaten kom til at avtalen var i strid med anskaffelsesregelverket. Den aktuelle avtalen ble forsøkt terminert 5.6.2020. Det ble oppnådd
1 Jf. notat 14.9.2020 fra juridisk rådgiver fra stab for politisk og administrativ ledelse og controller til kommunedirektøren
2 Bredbåndsfylket Troms AS ble etablert i 2003 med Troms fylkeskommune og 24 kommuner i Troms som eiere. Fylkeskommunens andel er på 80,7 % av aksjene og de øvrige kommunene eier resterende med like deler hver. I 2019 godkjente fylkestinget i Troms emisjon med nedsalg av fylkeskommunens eierandel til 51 % og at kommunene samlet skulle eie resterende, jf. fylkestingets sak 61/19. Fylkestinget i Troms og Finnmark behandlet i sak 61/20 endring i vedtekter og aksjonæravtale for Bredbåndsfylket Troms AS. Revisor oppfatter at emisjon ikke er endelig gjennomført.
enighet med Bredbåndsfylket Troms AS i desember 2020. Avtale vedrørende terminering ble forelagt og behandlet av formannskapet den 8.12.2020.
Kommunen orienterer KomRev NORD og ber om bistand til faktaundersøkelser
XxxXxx NORD ble i juni innkalt til et orienteringsmøte om saken. I dette møtet stilte vi kommunen spørsmål om de hadde vurdert habiliteten til de i kommunen som skulle gjennomføre undersøkelser. Den nevnte arbeidsgruppen gjennomførte en del innledende undersøkelser. Vi har fått tilsendt noe e-postkorrespondanse fra juli 2020 som viser at kommunen i ettertid av signeringen igangsatte vurderinger av avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket Troms opp mot gjeldende regler om fullmakter. Det fremkommer at kommunedirektøren ønsket en redegjørelse knyttet til mulige personalmessige konsekvenser for lederne og med drøfting av hvorvidt det var påkrevd å inndra fullmakter på nåværende tidspunkt. Vurderingen skulle gjelde hvorvidt lederne hadde holdt seg innenfor fullmakter til å inngå IT-avtale med Bredbåndsfylket – herunder økonomiske fullmakter og regelverket om anskaffelser. Det var også ønskelig å få belyst hvordan de hadde stilt seg til faglige råd om anskaffelsesreglene. Juridisk rådgivers tilbakemelding til kommunedirektør, var at hun ikke ville anbefale arbeidsgiver å gi noen personalmessige konsekvenser for leder(ne) før kommunen hadde fått avdekket alle fakta i saken. I e-posten som vi har fått tilgang til, har juridisk rådgiver vist til at selv om stabsleder for økonomi og utvikling hadde erkjent at han hadde inngått en avtale han muligens ikke hadde fullmakt til, hadde kommunen på dette tidspunktet ikke full oversikt over det som hadde skjedd i saken. Rådgiver viste også til at de ikke hadde avklart hvilken rolle IT-sjef hadde ved inngåelsen av denne avtalen (og eventuelle andre avtaler). Rådgiver viste videre til at revisjonen skulle gjøre undersøkelser.
Kommunen kom i september frem til at de selv ikke ønsket å foreta videre undersøkelser med unntak av å undersøke de forhold som omhandlet arbeidsmiljø. XxxXxx NORD mottok på denne bakgrunn en henvendelse fra kommunedirektøren om å bistå kommunen med gjennomgang av de øvrige forholdene. Mandatet som er inntatt nedenfor omhandler forholdene nevnt i punktene 1, 2 og 4 i bekymringsmeldingen samt avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket Troms AS.
Vi har underveis i vårt arbeid foretatt de undersøkelser som vi har vurdert som nødvendig for å belyse saken uavhengig av om det er oppgaver som fremgår uttrykkelig av ordlyden i mandatet nedenfor og for øvrig uten at kommunedirektøren er konsultert. Vi har på selvstendig grunnlag og ut fra de krav kommuneloven stiller til revisor, vurdert hvilke revisjonshandlinger som var nødvendig av hensyn til kommuneloven § 24-7 om skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor.
2 MANDAT
I henhold til avtale 28.9.2020 inngått mellom Tromsø kommune v/konstituert kommunedirektør og KomRev NORD IKS, har KomRev NORD gjort undersøkelser i kommunens seksjon for IT og arkiv.
KomRev NORD har utformet, og skal ifølge avtalen med kommunen besvare følgende spørsmål:
1. Samarbeidet med Senja kommune om felles digital grunnmur
a. På hvilken måte/bakgrunn er samarbeidet etablert?
b. Er samarbeidet hjemlet i politisk vedtak eller interne fullmakter i Tromsø kommune
c. I hvilket omfang er det levert varer og tjenester fra Tromsø kommune til Senja kommune fra og med opprettelse av samarbeidet og frem til i dag/frem til inngåelse av skriftlig kontrakt og etter signering av avtalen?
d. I hvor stor grad har Tromsø kommune fakturert, på hvilket grunnlag (timelister, innkjøpspris for varer med evt. påslag osv.) og mottatt betaling fra – Senja kommune for eventuelle varer og tjenester som er levert fram til i dag?
e. Er Tromsø kommunes rammeavtaler blitt benyttet i forbindelse med samarbeidet med Senja kommune?
f. Er anskaffelser av slikt utstyr fra Tromsø kommune sin side foretatt i tråd med anskaffelsesreglementet?
g. I hvilket omfang og hvordan er prosjektmidler benyttet i forbindelse med samarbeidet med Senja kommune?
h. Er prosjektet gjennomført og rapportert i tråd med det som kommer fram av søknaden? Hvis avvik, er dette avklart med tilskuddsgiver?
i. Har Tromsø kommunes lisenser blitt benyttet i forbindelse med samarbeidet?
j. Er dette avklart med leverandør av lisenser og er det i så fall fakturert Senja kommune?
2. Kjernenettet til Tromsø kommune
a. Er det i denne forbindelse at avtalen med Bredbåndsfylket Troms om innleie av personell for kr. Fem mill i fem år er inngått?
b. Er avtaleinngåelsen forestått av ansatte med fullmakter til å gjøre dette?
c. Hvordan har kommunen håndtert nærståendeproblematikk hos leverandør av utstyr i forbindelse med innkjøp av dette systemet?
3. Lisenser ved kjøp av utstyr
a. Hvilke lisenser forvaltes ved seksjonen?
b. Foreligger det gyldige avtaler for alle lisenser, jf. pkt. 1?
Kontaktperson i kommunen har vært leder for politisk sekretariat Xxx Xxxx. Kontaktperson hos XxxXxx NORD har vært Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx. Vi har parallelt med gjennomføringen av våre undersøkelser rapportert muntlig til kontrollutvalget fra og med møtet den 27.8.2020. Til kontrollutvalgets møte 21.1.2021 rapporterte revisor skriftlig om hvilke spørsmål undersøkelsene skulle belyse.
3 REVISORS UNDERSØKELSER
Metode og datamateriale
Våre undersøkelser er gjort gjennom dokumentanalyse og intervjuer. Vi har gjennomført intervjuer med følgende personer med direkte kjennskap til de saksforhold vi skal undersøke:
Stabssjef Stab for økonomi og utvikling Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Seksjonsleder, seksjon for IT og arkiv Xxxxx Xxxxxxxxxx
De ovennevnte fikk ved forespørselen om samtale med oss tilsendt spørsmålene som vi ifølge mandatet skal besvare. De ble også oppfordret til å ta med dokumentasjon som de mente kunne ha relevans for å belyse spørsmålene.
Andre med kjennskap til saken som vi har innhentet informasjon fra – via møtereferater, e- postkorrespondanse og/eller telefonsamtaler, er medtatt nedenfor. Titlene som fremkommer, er de som var gjeldende i den perioden hvor vi foretok våre undersøkelser. Noen av disse har nå en annen stilling enn det som fremkommer nedenfor.
Konstituert xxxxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxx Juridisk rådgiver, leder for politisk sekretariat, samt
leder for varslingssekretariatet Xxx Xxxxxxxx Xxxx Seksjonsleder personal og organisasjonsutvikling Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Konstituert stabssjef for plan og utvikling, og
leder for seksjonsleder for IT og arkiv i perioden for unders. Xxxxx Xxxxxxxx Seksjonsleder anskaffelser Xxxxx Xxxxxxxx
Kategoriansvarlig IT anskaffelser Xxxx Xxxxx Xxxxx
Controller, Internkontrolltjenesten Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Juridisk rådgiver, Stab for politisk og administrativ ledelse Xxxxxx Xxxxxxx Juridisk rådgiver, Seksjon for personal og organisasjon Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Advokat ved Kommuneadvokaten Xxxxxx Xxx Xxxx
Tidl. Prosjektleder for Felles digital grunnmur Xxxxxx Xxxxxx
Daglig leder i Bredbåndsfylket Troms AS Xxx Xxxxxx Xxxxxx Driftssjef i seksjon for IT og arkiv i Tromsø kommune Xxxxx Xxxxxxxxxx Stab for personal og organisasjon, hovedtillitsvalgte Xxxx Xxxxxx Xxxxxx0 Stab for personal og organisasjon, hovedtillitsvalgte Xxxxx Xxxxxxxxxx Seksjon for IT og arkiv, IT-rådgiver, tillitsvalgt Xxxxxx Xxxx
Seksjon for IT og arkiv: problem manager Xxxxxx Xxxxxxxx
Seksjon for IT og arkiv; prosjektleder, tillitsvalgt Xxxx Xxxxxxxx
Advokat v/Kommuneadvokaten har vært involvert i spørsmål som har oppstått som følge av avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket Troms AS. Revisor har ikke intervjuet advokaten, men vi har fått tilgang til e-poster og notater utarbeidet i denne anledning samt har vi har gjort noen avklaringer via e-post.
Når det gjelder informasjon fra og om Bredbåndsfylket Troms AS, har vi i tillegg til å ha samtale med daglig leder Xxx Xxxxxx Xxxxxx, fått tilgang til e-poster sendt mellom selskapet og kommunen
3 Rolle i tidsperioden som undersøkelsen gjelder var Rådgiver Seksjon for IT frem til 14.04.2020 og Opplæringsansvarlig i Stab for personal og organisasjon, Hovedtillitsvalgte
og notater utarbeidet av Bredbåndsfylket Troms AS sin revisor og advokat. Videre baserer vi våre beskrivelser på selskapsinformasjon -og dokumentasjon.
Revisor har også hatt samtaler med nåværende og tidligere ansatte i kommunens seksjon for IT og arkiv i anledning spørsmål knyttet til kommunens datarom og nettverksutstyr. Vi har også hatt samtale med avdelingsleder IKS- og digitalisering i Senja kommune, Xxxx Xxxxxxx, for enkelte avklaringer omkring dataroms- og nettverksutstyr som brukes av kommunen.
Dokumentasjon som kommunen har gjort tilgjengelig for oss er blant annet om kommunens vedtatte forbedringsprogram, prosjekter som knytter seg til infrastruktur innen IT og vi har fått kommunens søknad4 til og tildelingsbrev fra Fylkesmannen vedrørende prosjektet «Felles digital grunnmur». Kommunen har i anledning denne undersøkelsen oversendt e-postkorrespondanse mellom personer som har vært involvert i de saksforholdene som denne undersøkelsen gjelder. Vi har også fått tilsendt enkelte oppsummeringer/tidslinjer fra våre informanter samt referater fra møter som har vært avholdt i seksjonen og i prosjektet «Felles digital grunnmur». Med utgangspunkt i mottatt dokumentasjon har vi stilt oppfølgingsspørsmål til de ovennevnte informantene. For flere av de disposisjoner som vi omtaler i denne rapporten, er vi forelagt lite skriftliggjorte vurderinger/dokumentasjon utarbeidet i forkant av den aktuelle disposisjonen.
Vi har fremlagt våre faktabeskrivelser for informantene og disse har blitt gitt anledning til å supplere og/eller korrigere i disse. Dette ble gjort ved at involverte fikk tilsendt utdrag av rapportutkast hvor opplysninger fra dem inngikk. Flere av informantene ga utfyllende tilbakemeldinger på rapportutkastet som de var tilsendt. Flere av de dokumentene som vi bygger våre redegjørelser på, ble tilsendt oss først da vi forela informantene våre faktabeskrivelser. Vi har innarbeidet de opplysningene som vi har vurdert som relevante. Der informantene har gitt ulike beskrivelser av hendelser eller opplever situasjoner ulikt, har vi ikke tatt stilling til hvem som har riktige beskrivelser med mindre hendelsen underbygges av skriftlige opplysninger.
Vi tar forbehold om at det kan finnes relevante opplysninger som ikke er blitt forelagt oss. Vi mener likevel å ha relevante og tilstrekkelige opplysninger til å kunne gjøre vurderinger av hvorvidt relevant regelverk og retningslinjer er etterlevd ved kommunens seksjon for IT og arkiv i anledning samarbeid med Senja kommune, inngåelse av avtale med Bredbåndsfylket Troms AS og når det gjelder oversikt og bruk av lisenser.
Avgrensninger og presiseringer
Tromsø kommune er pliktig å håndtere bekymringsmeldinger herunder vurdere om innholdet tilsier at det er et varsel om kritikkverdige forhold. Kommunen har retningslinjer for håndtering av varsel om kritikkverdige forhold. KomRev NORDs undersøkelser inngår ikke som en del av håndteringen av bekymringsmeldingen. Vi har utelukkende gjort undersøkelser av fakta og gjort enkelte vurderinger i henhold til mandatet ovenfor. I våre undersøkelser har vi fått muntlige opplysninger om opplevelse av arbeidsmiljø og ledelse ved seksjon for IT og arkiv, men i tråd med mandatet har vi ikke gjort undersøkelser av dette. Dette skal kommunen selv undersøke nærmere.
Underveis i vårt arbeid, i et møte 20.10.2020 med Xxx Xxxx fikk vi kopi av en henvendelse som gjaldt Arkivtjenesten i kommunen. Vi mottok også denne henvendelsen via Altinn den 29.10.2020. Vi sendte i e-post 27.10.2020 vår vurdering om at kommunen selv måtte følge opp denne henvendelsen. Det var ikke forhold ved henvendelsen som hadde relevans for de spørsmål KomRev NORD i henhold til mandatet skulle undersøke. Vår vurdering er at den heller ikke var av en sånn
4 «Prosjektbeskrivelse for Felles digital grunnmur for kommuner i Troms og Finnmark»
karakter at det fordret ytterligere undersøkelser sett ut fra de plikter som påhviler revisor i henhold til kommuneloven.
Seksjon for IT og arkiv er kommunens fagenhet på blant annet området informasjonsteknologi. IT har blant annet ansvar for valg og drift av teknologisk infrastruktur, sikkerhet og kvalitet i de IT- løsninger som tas i bruk. Arbeidsoppgavene består blant annet i utbygging, drift og vedlikehold av kommunikasjonsnett og administrative datasystemer, brukerstøtte og IT-opplæring. I denne rapporten omtaler vi blant annet «kjernenettet» til Tromsø kommune, infrastruktur og datarom samt lisenser på IT-området. Et kjernenett (eller også omtalt som transportnett) er «motorveien» for tele- og datakommunikasjon. Kjernenettet består av overføringssystemer ned stor kapasitet, fiberkabel og i noen tilfeller radiolinje. Aksessnett er koblet sammen med kjernenettet/transportnettet. Undersøkelsene våre knytter seg ikke mot dette systemet som sådan, men utelukkende til et utvalg av disposisjoner som har knyttet seg til dette systemet. Videre presiserer vi at det kun er deler av denne seksjonen som omtales i denne undersøkelsen. I tidsperioden som vi beskriver i denne rapporten, er det gjort investeringer i IT-systemene til kommunen. Revisor oppfatter at oppbygging av dette har forankring blant annet i kommunens digitaliseringsstrategi, forbedringsprogram og prosjektene «Next» og «Felles digital grunnmur».
Som det fremkommer i denne rapporten har seksjon for anskaffelser blitt involvert i anskaffelsesrettslige spørsmål som har oppstått som følge av disposisjoner i seksjon for IT og arkiv. Seksjonen ble opprettet med vedtak i formannskapet i 2018 med målsetning om implementering fra 1.1.2019. Ett av innkjøpene som vi beskriver i denne rapporten ble gjort før seksjonen formelt var opprettet.
Våre undersøkelser retter seg ikke mot tidligere Lenvik kommune, Senja kommune eller mot Tromsø kommunes avtaleparter.
Flere av de disposisjonene og hendelsene som vi omtaler i denne rapporten er kjent for kommunen, som bestiller av denne rapporten. Vi har likevel søkt å sette disse inn i den konteksten de hører hjemme. Etter at disse undersøkelsene ble igangsatt, har formannskapet blitt forelagt sak om – og godkjent – avtale om terminering av avtalen mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS. Det har også blitt arbeidet videre med endringer i vedtekter og aksjonæravtalen for Bredbåndsfylket Troms AS for at eierkommunene skal kunne benytte selskapet til å levere tjenester til eierne i egenregi. Vi redegjør også for disse sakene.
Relevant regelverk, retningslinjer og vedtak
KomRev NORD skal i henhold til mandatet gjøre vurderinger av enkelte av disposisjonene foretatt av stabsleder for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT og Arkiv. Relevant regelverk i denne forbindelse er kommuneloven og lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Videre er kommunens eget økonomi- og delegasjonsreglement relevant.
Når det gjelder anskaffelser som belyses i denne rapporten, er spørsmålet om disse var lovlige med henvisning til anskaffelsesregelverkets bestemmelser om egenregi. Vi belyser i denne rapporten de utredninger og konklusjoner som kommunen selv har gjort og innhentet når det gjelder egenregi i anledning avtaleinngåelse med Bredbåndsfylket Troms AS. Vi gjør ikke selvstendige vurderinger av spørsmålet om egenregi for denne disposisjonen. For vurderinger av etterlevelse av anskaffelsesregelverk i anledning noen konkrete innkjøp som vi belyser er det også relevant om kommunen har rammeavtale for det aktuelle kjøpet.
Det foreligger ikke konkrete kommunestyrevedtak vedrørende de forhold som undersøkelsen gjelder.
4 SAMARBEIDET MED SENJA KOMMUNE OG «FELLES DIGITAL GRUNNMUR»
4.1 Innledning
I mandatets punkt 1 er overskriften «Samarbeidet med Senja kommune om felles digital grunnmur». Vi forstår at bakgrunnen for at det er stilt spørsmål om samarbeidet med Senja kommune om felles digital grunnmur, er informasjon om at Senja kommune har migrert data og har fått levert tjenester fra Tromsø kommune fra og med 1.1.2020. Vi har fått opplyst at det i forkant av dette også er brukt personalressurser fra Tromsø kommune da migreringen måtte være på plass 1.1.2020 som følge av kommunesammenslåingen. Senja kommune benytter Tromsø kommune sine servere. Vedlegg 8.1 er et dokument fra desember 2019 fra IKT-koordinator for nye Senja kommune. Dokumentet gir oversikt over hvilke systemer som skulle være i drift 1. halvår 2020 og hvilke servere for Senja kommune som skal settes i drift på ny digital grunnmur i Tromsø.
Både skriftlig og muntlig informasjon vi har mottatt, viser at Tromsø kommune og nye Senja kommune samarbeidet før prosjektet «Felles digital grunnmur» ble igangsatt i løpet av 2019. Samarbeidet gjaldt drift av felles datarom og ønske om å få til et innkjøpssamarbeid.
Prosjektet «Felles digital grunnmur» ble initiert i Tromsø kommune med sikte på hele Nord-Norge som målbilde for samarbeid innen IT. Senja kommune – som Tromsø kommune hadde dialog om samarbeid med da «Felles digital grunnmur» startet opp – ble senere plukket ut som en av fire mulige pilotkommuner (to i Troms og to i Finnmark) i prosjektet «Felles digital grunnmur». Gjennom prosjektet skulle man få til et større kommunesamarbeid innen IT i Nord-Norge. Tanken var at erfaringene fra samarbeidet mellom Tromsø kommune og Senja kommune ville være nyttig i kartleggingen av behovene i de øvrige kommunene i fylket samt i utredningen av hvilken samarbeidsform som skulle benyttes.
4.2 Prosjektet NEXT og prosjektet «Felles digital grunnmur»
Next-prosjektet
Revisor har fått beskrevet at «Next-prosjektet» var en forløper til prosjektet «Felles digital grunnmur». Vi har derfor etterspurt opplysninger om også «Next-prosjektet». Next-prosjektet omhandlet blant annet oppbygging av nytt IT-system5 og revisor oppfatter at det gjennom dette prosjektet ble investert i nytt utstyr og den digitale grunnmuren ble satt opp. Ifølge søknaden om støtte til dette prosjektet fra Digitaliseringsfondet, bidro ikke IT-systemet som Tromsø kommune hadde til kostnadseffektiv drift. Det står også i søknaden at risikoen for uhåndterbare feil og kritisk nedetid var altfor stor. Det ble i søknaden også formidlet at det var utfordringer med å bygge nye løsninger inn i dagens IT-løsning. Det ble søkt om kr 5 millioner6 og vist til at dette var et relativt lite beløp. Mange av investeringene var ifølge søknaden allerede gjort. Stabssjef for økonomi og utvikling har forklart at Next-prosjektet var et pilotprosjekt som skulle prøves ut som et forbedringsprosjekt med tanke på neste generasjon dataromsløsning og nettverksdrift.
5 Jf. søknad om støtte fra Digitaliseringsfondet. I prosjektsøknaden inngår beskrivelser av tre ulike alternative løsninger for IT-systemet i Tromsø kommune; 1. Ikke gjennomføre prosjektet, 2. Gjøre tilpasninger på dagens løsning, 3. Bygge nytt IT-system fra grunnen. NEXT-prosjektet var gjennomføring av alternativ 3.
6 Fordelt på kr 3,2 millioner til to prosjektmedarbeidere i to år, kompetanseheving, konsulentbistand og hardward/software på henholdsvis kr 500 000, 100 000 og kr 1,2 millioner.
Flere av revisors informanter har vist til at Tromsø kommunes gjennomgang av eksisterende IT- løsning og oppbygging av nytt system er beskrevet på internettsidene til Telenor. Nedenfor har vi derfor tatt inn bekrivelsene som er henvist til på Telenor sin hjemmeside:
Tromsø kommunes dataroms- og nettverksutstyr – kjøpt inn de siste årene – er av merket Cisco.
KomRev NORD er forelagt lite skriftlig informasjon utarbeidet i og om «Next-prosjektet». Det er noen beskrivelser av den digitale grunnmuren i Tromsø kommunes søknad til Fylkesmannen våren 2019 om støtte til prosjektet «Felles digital grunnmur». I «Prosjektbeskrivelse for Felles digital grunnmur for kommuner i Troms og Finnmark» står det at kommunen har etablert en ny og moderne dataromsteknologi. Den digitale grunnmuren baserer seg på moderne skyteknologi, er robust, fleksibel og skalerbar, og den kan vært vert for flere kommuner. Dette vil kreve kontinuerlig videre skalering av plattformen, står det i prosjektbeskrivelsen. Det er også beskrevet at fra den digitale grunnmuren er det mulig å kjøpe skytjenester fra Microsoft, Google og Amazon i tillegg til lokal sky.7 Det fremkommer at det leveres tjenester til Tromsø kommune og nye Senja kommune fra den digitale grunnmuren, og det opplyses at Bredbåndsfylket er en viktig aktør for å knytte kommunen til denne. Den digitale grunnmuren kan skaleres til å ta inn IKT-systemene til alle kommunene i Troms og Finnmark. Det fremkommer at det på sikt er ønske om å etablere et tredje datasenter i Finnmark, i tillegg til de to som er i Tromsø for å øke tilgjengeligheten til de digitale tjenestene.
Vi har fått opplyst av flere informanter at Tromsø kommune kun har et datasenter som ligger i Rådhuset. Datasenter nummer to var tenkt lagt til Otium, men ble ikke etablert. Det er opplyst til oss at dette var opplysninger som Senja kommune ikke fikk i forkant av at de hadde migrert data langt inn i 2020. De hadde heller ikke fått opplysninger om at det ikke tas back-up av deres data som de har hos Tromsø kommune.
Av søknaden til prosjektet «Felles digital grunnmur» redegjøres det altså for at Senja kommune allerede får tjenester fra den digitale grunnmuren og at denne kan skaleres til å levere til flere kommuner.
XxxXxx NORD har i intervju med seksjonsleder for IT stilt spørsmål om kommunen har investert i ny dataromsløsning. Seksjonsleder opplyste at kommunen ikke har gjort det. Han opplyste at kommunen har kjøpt inn 10 % av en dataromsløsning til kr 195 000 for å pilotere en ny sikrere teknologi på infrastrukturområdet. Teknologien kalles for «Programvare definert tilgang», den leveres av flere produsenter og gir en langt høyere sikkerhet på leveransen av datatjenester, men den krever et helt annet tankesett og kompetanse hos de ansatte. Han har videre opplyst til revisor at funksjonene også forenkler mulighetene for å automatisere og forbedre driften.
KomRev NORD er ikke forelagt dokumentasjon som er utarbeidet i anledning innkjøpene til datarom. Noe informasjon har imidlertid blitt framskaffet gjennom at vi er blitt forelagt dokumentasjon i anledning en innsynsbegjæring tilknyttet Tromsø kommunes innkjøp av dataromsutstyr: Bedriftssystemer ba i juli 2019 om innsyn angående investering i Cisco Hyperflex og Cisco ACI fra Telenor Inpli. Det ble bedt om fakturaer gjeldende to år tilbake i tid. Kommunen framskaffet etter en gjennomgang av økonomisystemet to fakturaer som var relevante. Den ene fakturaen var på i underkant av kr 800 000 inkl. mva. og den andre på kr 1,2 millioner inkl. mva. Kommunen skrev i sitt svar8 på innsynsbegjæringen at dette ikke var avrop gjort på gjeldende rammeavtale på nettverksutstyr med Telenor Impli. Kommunen redegjorde for at den for begge anskaffelsene hadde hatt separate tilbudsforespørsler. I begge tilfellene hadde Telenor Impli fått oppdraget, i konkurranse med henholdsvis Atea og iTet i første runde, og Xxxx og Xxxxxx i andre runde.
7 Jf. Prosjektbeskrivelsen for felles digital grunnmur for kommuner i Troms og Finnmark, sendt til Fylkesmannen i Tromsø og sak 29/19 Interkommunalt digitaliseringsprosjekt – ved seksjon for IT og arkiv i Tromsø-områdets regionråd 2.11.2019 samt Gamvik kommunestyres sak 54/19 Årsbudsjett 2020 og økonomiplan 2020-2023
8 Brev av 4.7.2019 fra Seksjon for IT og arkiv til Bedriftssystemer AS
Flere informanter har stilt spørsmål om hvordan dette merket ble valgt. Basert på foreliggende opplysninger kan ikke revisor gi sikre opplysninger om hvem som var involvert i innkjøp av dataroms- og nettverksutstyr, men flere informanter har kommentert at det var en ansatt på seksjonen som var ledende i arbeidet med det nye systemet. Sammen med dokumentasjonen tilknyttet det ovennevnte innsynskravet, fikk revisor tilsendt en rammeavtale om nettverksutstyr inngått mellom Tromsø kommune og Datametrix AS (senere Telenor) i 2016. Vi forstår dermed av denne og redegjørelsen om innkjøpene av Cicso-utstyr, at kjøp er gjort uten å følge allerede inngått rammeavtale. Det er ikke opplysninger om at innkjøpsfaglige råd er blitt innhentet i forkant av de konkrete innkjøpene9.
Når det gjelder Cisco-utstyret, har ulike informanter kommentert at det må gjøres ytterligere investeringer før dette kan tas i bruk på tiltenkt måte og som erstatning for dagens løsning for server/datalagringsutstyr i Tromsø kommune. De har pekt på investering i utstyr på om lag kr 10 – 11 millioner samt at det hertil kommer arbeidstimer for å få løsningen i drift. Valg av utstyr for lagring vil påvirke valg av utstyr for nettverk. Vi er ikke forelagt dokumentasjon som kan belyse disse forholdene.
Vi har videre fått opplyst av informanter at tidspunkt for når support fra leverandør av «gammelt» system for datalagring opphører, er 15. oktober 2020. Informanter har opplyst at de forventer en avklaring av dette forholdet nokså raskt, slik at planlegging av et slikt prosjekt kan starte opp.
Next-prosjektet ble avsluttet på slutten av 2019. Vi har forespurt seksjonsleder ved Seksjon for IT og arkiv hvilket beløp som er investert i «NEXT-prosjektet», men ikke fått svar. Ved søk i kommunens regnskap finner vi at det totalt er ført kr 5,5 millioner på prosjektet 177710 Next i perioden 2018 og 2019. Hvorvidt det er ført ytterligere beløp på andre prosjektnummer, har vi ikke informasjon om. Seksjonsleder for IT og arkiv har opplyst følgende til oss i en epost den 1.3.2020:
«NEXT var mye mer enn kun å pilotere et nytt datarom. Tanker omkring sikkerhet og automatisering var viktige slik at vi kan følge veilederen fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet så godt som mulig.» Ettersom det ikke er noen andre enn seksjonsleder som kjenner de ulike prosjektene, er det vanskelig å verifisere disse opplysningene. Vi har spurt flere informanter, men det var ingen som har kunnskap om prosjektene og alle henviser til seksjonsleder for IT og arkiv.
Prosjektet «Felles digital grunnmur»
Prosjektet «Felles digital grunnmur» innebærer kort sagt at kommunene i regionen skal samarbeide om å anskaffe og utvikle felles digitale løsninger. I prosjektet inngår blant annet at Tromsø kommunes datasenter kan benyttes av andre kommuner. Tromsø kommunes datasenter har kapasitet til dette og når øvrige kommuner betaler for sin andel, vil det bidra til å holde kostnadene for Tromsø kommune nede. Revisor oppfatter at gjennom «Felles digital grunnmur» skulle kommunen få kommuner i fylket med på samarbeid om drift av datarommet/IT-system som var bygget opp i Tromsø. Oppbyggingen var gjort gjennom blant annet «Next-prosjektet». I tillegg vil dette samarbeidet muliggjøre at kompetansen i de ulike kommunene utnyttes på en bedre måte. I notat
«Prosjektbeskrivelse for Felles digital grunnmur for kommuner i Troms og Finnmark» fremkommer det at Tromsø kommune anser det som naturlig at de som den største kommunen leder samarbeidet om felles løsninger innen IT.
9 Seksjon for innkjøp 1.1.2018-31.12.2018, seksjon for anskaffelser fra 1.1.2019
Prosjektet «Felles digital grunnmur» er delvis finansiert av skjønnsmidler fra fylkesmannen. Tromsø kommune søkte i 2019 Fylkesmannen i Troms om kr 4,5 millioner til prosjektet. Nedenfor er oversikt fra søknaden som viser budsjettet for prosjektet.
Ifølge søknaden var egenfinansiering på kr 8,6 millioner. I brev av 14.6.2019 ble kommunen tildelt kr 2 millioner til prosjektet. I tildelingsbrevet fremkommer det at fylkesmannen legger til grunn at fylkesmannen skal ha en formell posisjon i prosjektet.
Det var seksjonsleder for IT som var prosjekteier for «Felles digital grunnmur». Høsten 2019 ble det ansatt en prosjektleder (ansatt fra og med 1.11.2019). Styringsgruppa for prosjektet besto i tillegg til prosjekteier og prosjektleder av medlemmene Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx Xx og Xxxxxx Xxxxxxxxx. I gruppa var det også en representant fra Fylkesmannen i Troms og Finnmark og fra KS som observatører.
Prosjektleder for «Felles digital grunnmur» startet fra hun tiltrådte i november 2019 arbeid med å kartlegge hva som var gjort i prosjektet fra fylkesmannens tildeling av midler i juni 2019. Prosjektleder søkte også å få kartlagt hvilken dokumentasjon som forelå i kommunen vedrørende den digitale grunnmuren som skulle tilbys andre kommuner. Som nevnt skulle Senja kommune – som Tromsø kommune hadde innledet et samarbeid med – være en pilotkommune i prosjektet
«Felles digital grunnmur». Prosjektleder arbeidet med å få kartlagt hvilken form samarbeidet mellom kommunene skulle ha. Videre viser dokumentasjon vi er forelagt at prosjektleder arbeidet med å få kartlagt hva som var grunnlaget for samarbeidet, innholdet i det og vi har dokumentasjon som belyser at det har vært arbeidet for å få på plass en avtale mellom kommunene.
Vi har informasjon om at det ble benyttet om lag kr 200 000 i prosjektet «Felles digital grunnmur» i 2019. I løpet av januar/februar 2020 måtte Tromsø kommune rapportere til Fylkesmannen om økonomien i prosjektet. I referat fra prosjektmøte 10.3.2020 hvor alle med roller i prosjektstyret var til stede, fremkommer det at prosjektet hadde endret mål fra det opprinnelige. Det fremkommer at målet med prosjektet hadde endret seg fra å etablere et interkommunalt samarbeid om dataromsdrift til å være en kartlegging av behovene for et IKT-samarbeid blant kommunene i fylket. Ifølge møtereferatet ble hensikten med prosjektet å undersøke hva de 39 kommunene trenger og ønsker å samarbeide om, og deretter etablere et samarbeid med dette utgangspunktet. Prosjektet ble forsinket og i tråd med tilsagnet ble midlene avsatt for bruk i 2020.
Tromsø kommune sendte ny søknad til fylkesmannen om videreføring av prosjektet og bruk av skjønnsmidler i 2020. Søknaden til fylkesmannen redegjør for status i prosjektet. I søknaden fremkommer det at pr 31.12.2019 var kr 200 000 av den samlede bevilgningen på kr 2 millioner brukt. Pengene var gått til lønnsutgifter til prosjektleder og reiseutgifter for ledere i kommunen som hadde presentert prosjektet på konferanser og samlinger. I søknaden om skjønnsmidler for 2020 inngikk informasjon om en revidert prosjektplan. Kommunen fikk avslag på søknaden om nye midler i 2020 til prosjektet. Stabssjef for økonomi og utvikling har opplyst at beløpet ble søkt omdisponert, noe fylkesmannen innvilget høsten 2020.
Prosjektleder har i løpet av 2020 fått nye oppgaver og det er per tiden ikke noen som jobber med dette prosjektet «Felles digital grunnmur» i kommunen.
Når det gjelder de nevnte prosjektene og beslutning om oppbygging av IT-system, er foreligger det vedtak i styringsgruppen som kommunen hadde satt ned og gitt ansvar for utvikling innen IT og digitaliseringsprosjekter i kommunen. Disse ovennevnte IT-prosjektene inngikk også som en del av den handlingsplanen som kommunen vedtok med målsetting om å redusere kostnadene med kr 200 millioner, som er omtalt som Forbedringsprogrammet. Prosjektet «Felles digital grunnmur» har forankring i kommunens forbedringsprogram. Vi har ikke funnet egne saker for politisk behandling som omhandler det nærmere innholdet i disse prosjektene eller rapportering fra disse prosjektene.
4.3 Samarbeid mellom Tromsø kommune og Senja kommune
Om samarbeid mellom disse kommunene, viser våre undersøkelser viser at Tromsø kommune og Senja kommune tilbake i 2018 diskuterte samarbeid innen IT. Undersøkelsene våre viser også at det fra og med november 2019 ble arbeidet for å få formalisert samarbeidet mellom Senja kommune og Tromsø kommune og at målet var å få en skriftlig avtale på plass innen 1.1.2020 da kommunene på Senja ble slått sammen. Samarbeidet med Senja kommune pågikk altså da prosjektet «Felles digital grunnmur» ble igangsatt. Videre forstår vi som nevnt tidligere at Senja kommune – som Tromsø kommune samarbeidet med – ble valgt som en av fire pilotkommuner i prosjektet «Felles digital grunnmur».
I det følgende er våre funn når det gjelder etableringen av samarbeidet mellom kommunene. Vi redegjør også for et utstyrsinnkjøp som kommunene har samarbeidet om. Vi redegjør også for arbeidet som har vært gjort for å få regulert samarbeidet mellom kommunene i en skriftlig avtale.
Etableringen av samarbeidet
Tilnærmingen skjedde ifølge stabssjef økonomi og utvikling ved at kommunene har felles utfordringer og en tanke i Tromsø kommune om at det burde inngås samarbeid mellom kommunene, blant annet med hensyn til økonomiske besparelser. Stabsleder for økonomi og utvikling har opplyst at Senja kommune tok kontakt med kommunen for å innlede et samarbeid på IT-området da de så at det ville være vanskelig å få til stabilitet på egen drift når kommunesammenslåingen skulle skje. De hadde behov for et mer robust driftsmiljø. Tanken var og har vært at felles bruk av dyre komponenter i IT-driften ville bli billigere for begge kommunene. Basert på skriftlige og muntlige opplysninger som vi er forelagt, forstår vi at Tromsø kommune og nye Senja kommune ønsket samarbeid blant annet om drift av felles datarom og et innkjøpssamarbeid.
Stabssjef for økonomi og utvikling har opplyst til revisor at første gang han ble invitert til møte med Senja kommune (prosjektrådmann og IT-sjef i Lenvik) var også Bredbåndsfylket til stede med to representanter hvorav daglig leder var én av dem. Bakgrunnen for dette var at Bredbåndsfylket eier mye av nettet som trafikken mellom daværende Senja-kommuner og Tromsø kommune går på.
Felles IT-drift betyr ifølge stabssjef for økonomi og utvikling også at Bredbåndsfylket blir automatisk involvert.
Vi er ikke forelagt dokumentasjon som ligger til grunn for samarbeidet med Senja kommune om felles IT-drift. Kommunen har heller ikke fremlagt dokumentasjon som kan belyse hva og eventuelt hvem som bidro til at Senja kommune først tok kontakt. Fellesnemda for Senja kommune vedtok i møte 19.9.2018, i sak 36/18 Ny serverplattform for Senja kommune at «Fellesnemnda vedtar at Senja kommune inngår samarbeid med og kjøper serverplattform hos Tromsø kommune». I saksfremlegget fremkommer det informasjon blant annet om at Senja kommune trenger nye fasiliteter for sine IKT-tjenester. Det står at de ikke har bygningsmassen eller kompetansen som trengs for å realisere dette selv og trenger å gå ut på markedet for å skaffe en serverplattform som kommunen kan bygge tjenestene på. I fremlegget redegjøres det for de to alternativene som er videreutvikling av dagens plattform (0-alternativet) og leie serverplattform. Om det siste alternativet
– som ble valgt – inngår følgende opplysninger om Tromsø kommunes serverplattform:
«Tromsø kommune har etablert en serverplattform i 2 serverrom som har kapasitet til å dekke behovet til Senja kommune i dag og fremover i tid. Plattformen gir oss mulighet til å skalere opp og ned etter våre behov. Plattformen er satt opp som en multi-tenant plattform. Dvs at plattformen er klargjort for å kunne ta imot «kunder» som ønsker å dele plattform med Tromsø. «Kundene» de sikter seg inn mot er kommuner i Troms fylke, hvor også Tromsø kommune er «kunde» i egen datahall og på egen plattform. Tromsø kommune vil være vertskommune i samarbeidet».
Det står også i dette saksfremlegget at da serverplattformgruppen besøkte seksjon for IT og arkiv i Tromsø kommune, fikk gruppa presentert en løsning som virker solid og skapt for å kunne dele. Resultatet av møtet var ifølge saksfremlegget at «alle parter ønsker å jobbe for å plassere Senja kommune i samme serverplattform som Tromsø».
Prosjektleders anbefaling til fellesnemnda – som ble vedtatt – var å velge et samarbeid med Tromsø kommune hvor man kjøper serverplattform for inntil kr 1 500 000 per år.
Seksjonsleder for IT har opplyst at Senja kommune har opprettet en del nye servere på «Pilot datasenteret» i Tromsø kommune. Videre har han redegjort til oss at de ikke har migrert all data fra de gamle kommunene, om han har forstått det rett. Ifølge seksjonsleder har Senja kommune fått disponere ledig plass på piloten fram til kommunene fikk tatt en beslutning på om de greide å få til et samarbeid på dette området. Ifølge seksjonsleder har Senja kommune også fått benytte overskuddskapasitet på enkelte nettverkskomponenter som brannmurer, og han viste til at dette er produkter Tromsø kommune uansett måtte ha investert i.
Revisor er ikke forelagt dokumentasjon fra Tromsø kommune som belyser grunnlaget for etableringen av samarbeidet. Vi har ikke funnet politiske saker i Tromsø kommune hvor samarbeidet har blitt forankret.
Utstyrsinnkjøp/bruk av Tromsø kommunes rammeavtale
I dokumentasjonen som kommunen har forelagt oss, inngår det e-poster fra 2018 som viser at innkjøpsansvarlige på dette tidspunktet i Lenvik kommune og Tromsø kommune10 har vært i dialog med Bredbåndsfylket Troms AS om samarbeid på innkjøp. I en e-post 27.11.2018 fra Bredbåndsfylket fremkommer det at «Bredbåndsfylket fikk til oppgave i felles møte 13. august å
10 Henholdsvis Xxxxx Xxxxx og Xxxx Xxxx Xxxxxx
sjekke juridiske muligheter for innkjøpssamarbeid». Bredbåndsfylkets vurderinger er i denne e- posten formulert på følgende måte:
«1. Kommuner kan ikke kjøpe på anskaffelser andre kommuner har gjennomført hvis ikke dette er del i grunnlag for utlysning avtale
2. Bredbåndsfylket kan bruke omvendt egenregi for å kjøpe varer og tjenester fra eiere
3. Bredbåndsfylket kan videreselge varer og tjenester under reglene for egenregi forutsatt reelle salg til markedsverdi og der økonomiske rammen/verdien ikke er av vesentlig endring som vil endre karakter og volum av anskaffelsen.
Som Xxxxx nevner så anses IKKE utvidelser av avtaler under 10% være av vesentlig karakter».
I denne e-posten til de to innkjøpsansvarlige for Tromsø kommune og Lenvik kommune, fulgte et notat fra PWC av 26.11.2018 med overskriften «Spørsmål om bruk av avtaler internt mellom eiere av BBFT». Siden vi lengre ned i denne rapporten omtaler et kjøp av IT-utstyr til Senja kommune på Tromsø kommunes rammeavtale i 2019, redegjør vi her først for den vurderingen som ble gjort av PWC året før på oppdrag fra Bredbåndsfylket Troms AS.
I PWC sitt notat henvises det til at spørsmålet om bruk av avtaler internt mellom eiere av Bredbåndsfylket, vil ha betydning for om for eksempel nye Senja kommune kan benytte seg av avtaler fremforhandlet av Tromsø kommune. I PWCs vurdering vises det til hovedregelen om at kommunene er underlagt anskaffelsesregelverket, og at det ikke vil være lovlig at en kommune slutter seg til en avtale en annen kommune har inngått uten at det er tatt høyde for dette i utlysningen. Spørsmålet som belyses i det videre er om Bredbåndsfylket Troms kan kjøpe inn tjenester/utstyr fra Tromsø kommune for å selge dette videre til andre eierkommuner under unntaket for egenregi. PWC skrev at de i prinsippet antar at det vil være i tråd med regelverket at Bredbåndsfylket Troms kjøper fra for eksempel Tromsø kommune og så selger varer og tjenester videre til andre eiere under egenregiunntaket. Dette forutsetter reelle salg til markedspris.
Videre står det fra PWC at de imidlertid antar at en slik utvidelse av kjøp vil innebære at anskaffelsen som for eksempel Tromsø kommune har gjort, i utgangspunktet vil falle utenfor den økonomiske rammen/verdien av anskaffelsen som ble gjort i utgangspunktet. Og at «vi vil derfor anta at en slik endring vil være en såkalt «vesentlig endring» som vil endre karakter og volum av anskaffelsen slik at den må utlyses». Avslutningsvis står det i notatet at «Det er imidlertid mulig å få til et innkjøpssamarbeid mellom flere kommuner via BBFT men dette må da planlegges når konkurransen lyses ut. Dette kan vi komme nærmere tilbake til».
Når det gjelder Senja kommunes bruk av Tromsø kommunes rammeavtaler, har revisor innhentet dokumentasjon hvor det inngår informasjon om at Senja kommune kjøpte datautstyr via en rammeavtale som Tromsø kommune har, der faktureringen så skjedde via Bredbåndsfylket Troms AS. Fakturaen stilet til Tromsø kommune med informasjon om levering i Lenvik kommune er av 13.3.2019. Beløpet er på kr 4,5 millioner inkl. mva. Nevnte faktura ligger som vedlegg i e-post fra seksjonsleder for IT til leder for innfordring den 5.8.2019 der det bes om at Bredbåndsfylket blir viderefakturert nevnte faktura.
Revisor har spurt seksjonsleder for IT om hvem i Tromsø kommune som bestilte utstyret med levering i Lenvik kommune og hvem som godkjente kjøpet herunder om fullmakter til å foreta dette kjøpet. Ifølge seksjonsleder var det Bredbåndsfylket som tok initiativet til denne måten å gjøre innkjøp på med henvisning til prinsippet om omvendt egenregi. Seksjonsleder har sendt oss følgende dokumentasjon for bestillingen som kom fra Bredbåndsfylket Troms i desember 2018:
Utstyret ble ifølge seksjonsleder for IT bestilt av fagleder med bruk av Tromsø kommunes rammeavtale. Fagleder for infrastruktur attesterte fakturaen (av fakturaen fremkommer at Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx er satt som kontaktperson, jf. nedenfor), og seksjonsleder for IT anviste.
I Tromsø kommunes reglement for økonomiske fullmakter fra 2017, fremkommer at en enhetsleder har fullmakt til å bestille utstyr for opp til kr 1,3 millioner og en seksjonsleder har fullmakt til å inngå avtaler for opp til kr 2 millioner innenfor gjeldende rammeavtaler11.
Seksjonsleder for IT har opplyst til revisor at når det gjelder Bredbåndsfylkets bestilling av utstyr til Senja kommune var formålet et ønske fra Senja om å få ned kostnadene sine. Bredbåndsfylket bestilte som nevnt dette utstyret for kr 4,5 millioner inkl. mva. Seksjonsleders fullmakt var på kr 2 millioner inkl. mva. Seksjonsleder har opplyst til revisor at denne avgjørelsen ble tatt for raskt fra hans side og at han var ikke grundig nok da han vurderte fullmaktene sine da han anviste fakturaen. Seksjonsleder har videre opplyst at de vurderte denne anskaffelsen høsten 2019 og var enige om at prinsippet om omvendt egenregi ikke var en anskaffelsesmåte kommunen ønsket å benytte i fremtiden. Han har også opplyst at han har redegjort muntlig om fullmaktsbruddet til stabssjef for utvikling og økonomi. Han fikk beskjed om å forbedre rutinene, og det er noe som ifølge seksjonsleder er fulgt opp.
I dokumentasjonen som revisor har fått oversendt i anledning denne undersøkelsen inngår en e-post av 26.6.2019 fra seksjon for IT og arkiv til seksjon for anskaffelser hvor det var spørsmål om Lenvik kommune kunne kjøpe nettverksutstyr gjennom bruk av Tromsø kommunes rammeavtaler. Vi forstår at spørsmålet gjaldt utstyret som allerede var kjøpt inn til Lenvik kommune på Tromsø kommunes rammeavtale. E-posten kan isolert sett oppfattes som at kommunen etter kjøpet, skal undersøke om det var hjemmel for denne framgangsmåten. Som det fremgår ovenfor viser tilgjengelig dokumentasjon at de to kommunenes innkjøpsledere var involvert da spørsmålet om å kjøpe inn utstyr ble aktualisert. Vi har ikke muntlige eller skriftlige opplysninger som kan belyse hvorvidt innkjøpslederne på senere tidspunkt har vært involvert i dette konkrete kjøpet12.
11 I delegasjon av fullmakter Stab for økonomi og utvikling av 29.4.2019 fremkommer for Seksjon for IT og arkiv at seksjonsleder har fullmakt til å attestere på utbetalinger av lisenser på inntil kr 6 millioner og PC-kjøp til skoler på inntil kr 5 millioner. Det har ikke vært tilsvarende fullmakter for perioden før 29.4.2019.
12 På tidspunktet det aktuelle utstyrskjøpet ble gjort, var ikke kommunens seksjon for anskaffelser opprettet og implementert. Seksjon for anskaffelse ble etablert 1.1.2019 og erstattet da seksjon for innkjøp som var etablert 1.1.2018. Før dette tidspunkt hadde kommunen en enhet som jobbet med innkjøp med en innkjøpsleder, men som formelt sett ikke var etablert som en seksjon.
Seksjonsleder for IT har opplyst til revisor at det er arbeidet mye med anskaffelsesprosesser sammen med kategoriansvarlig for IT-anskaffelser på seksjon for anskaffelser. Han har vist til at kommunen i dag har gode rutiner på dette området og arbeider daglig for å forbedre disse samt at de forespør kategoriansvarlig om råd på alle anskaffelser over kr 100 000.
Tromsø kommune har ikke selv foretatt vurdering av lovligheten eller risikoen ved å la Lenvik kommune benytte Tromsø kommune sin rammeavtale for kjøp av IT-utstyr. Dette innkjøpet – til Lenvik kommune med bruk av Tromsø kommunes rammeavtale – reiser også enkelte andre spørsmål. Etter revisors oppfatning kan det stilles spørsmål ved om ikke slik disposisjon skulle vært diskutert med Xxxxxxxxx for økonomi og utvikling da dette er en transaksjon som ikke inngår i den ordinære driften til seksjon for IT og arkiv. Det ville også være naturlig å forvente at det lå en klar avtale om videresalget før utstyret ble bestilt inn. Videre anser revisor det som naturlig med en presisering i en avtale som angir at Tromsø kommune ikke er å anse som avtalepart eller leverandør av utstyret og dermed ikke har ansvar ved eventuell tvist mellom leverandør av utstyret og Bredbåndsfylket Troms/Lenvik kommune. Vi ser også at det kan stilles spørsmål ved om det burde ha vært en skriftlig avtale for å unngå risiko knyttet til tap for manglende oppgjør ved eventuell tvist eller andre forhold som medførte at Lenvik eller Bredbåndsfylket Troms unnlot å betale for det utstyret som var levert og installert i Lenvik kommune.
Vi viser ellers til at det har avgjørende betydning for Bredbåndsfylket Troms hvordan de bokfører denne transaksjonen. For at kommunenes kjøp fra Bredbåndsfylket Troms skal falle inn under regel om egenregi og dermed kan gjennomføres uten å følge de detaljerte reglene i anskaffelsesregelverket, må Bredbåndsfylket Troms sitt salg til eierne minst utgjøre 80 % av den totale omsetningen. En gjennomfakturering som transaksjonen med Tromsø kommune og Senja kommune vil, dersom den bokføres som en ordinær salgstransaksjon, føre til feilrapportering av det interne salget. Vi har sendt e-post til daglig leder i Bredbåndsfylket Troms hvor vi har bedt om dokumentasjon og forklaring av ovenfornevnte, og har på telefon fått opplyst at de kun har bokført sitt påslag på 1 % som utgjør om lag kr 36 000.
Samarbeidet mellom Tromsø kommune og Senja kommune – arbeidet for formalisering
I den juridiske vurderingen fra PWC, som vi redegjorde for ovenfor, var det avslutningsvis en henvisning til at det kan planlegges for et innkjøpssamarbeid mellom flere kommuner via Bredbåndsfylket Troms, men at dette da må planlegges før konkurransen lyses ut. Som vi tidligere har redegjort for har vi ikke fått noe skriftlig fra Tromsø kommune i forkant av/om etableringen av samarbeidet med Senja kommune.
I juni 2019 henvendte IKT-koordinator for Senja kommune seg til KS Advokatene med forespørsel om bistand med hensyn til samarbeidsavtale mellom kommunene. I forespørselen til KS Advokatene skrev IT-koordinator at «avtalen skal gi deltakerne i avtalen muligheten til å levere tjenester på tvers av juridiske enheter. Avtalen vil være midlertidig i påvente av resultatet av et prosjekt som skal utrede mulighetene for et større IKT samarbeid mellom alle kommunen i Troms- og Finnmark fylke». Det var ønskelig med utredning av hva som kreves for at kommunene skal være innenfor regelverket, i forhold til samarbeidsform og tjenesteytelse. Det ble også stilt spørsmål om hvilken modell for IKS samarbeid som var formålstjenlig.
Vi har informasjon om at det i september 2019 ble utformet en intensjonskunngjøring av IKT- samarbeid mellom Senja kommune og Tromsø kommune. Det skulle være en samarbeidsavtale om utvikling av felles digital grunnmur og leveranse av digitale tjenester fra den digitale grunnmuren. Samarbeidsavtalen skulle ha varighet på omtrent to år. Begge partene ønsket å kunngjøre samarbeidet gjennom en intensjonskunngjøring på Doffin.
I desember 2019 var status at intensjonskunngjøring ikke var publisert på Doffin. Revisor er forelagt lite informasjon fra dialogen som har vært omkring samarbeidet og intensjonskunngjøringen som kommunene arbeidet med.
I prosjektet «Felles digital grunnmur» har det blitt arbeidet med å få kartlagt hvilket samarbeid som hadde vært med Xxxxx og få formalisert samarbeidet innen 1.1.2020. Prosjektleder for «Felles digital grunnmur» tiltrådte som tidligere nevnt i slutten av november 2019.
KomRev NORD har i anledning denne undersøkelsen fått tilgang til en del e-postkorrespondanse og møtereferater fra november og desember 2019 som belyser hvordan det gjennom prosjektet
«Felles digital grunnmur» ble arbeidet med å skaffe oversikt over hvilket samarbeid som har vært mellom kommunene og for å få samarbeidet formalisert i en skriftlig avtale.
Et referat fra et møte 10.12.2019 i Tromsø kommune bidrar til å belyse hva slags samarbeid som har vært diskutert. I tillegg har vi mottatt noen e-poster som prosjektleder for «Felles digital Grunnmur» har sendt både til seksjon for IT og arkiv og seksjon for anskaffelser. Disse synliggjør en del problemstillinger som omhandler samarbeidet. Dokumentasjon vi har mottatt viser at prosjektleder har involvert seksjon for anskaffelser i dette arbeidet og at juridisk rådgiver i Stab for politisk og administrativ ledelse etter hvert er forelagt avtaleutkast for vurdering.
Det nevnte møtet den 10.12.2019 er i referat gitt tittelen «Møte om avklaringer samarbeid». Deltakere var seksjonsleder for IT og ansatte fra seksjonen: teknisk leder, virksomhetsarkitekt og en rådgiver13. I tillegg var ansatte fra seksjon for anskaffelser og prosjektleder for «Felles Digital grunnmur» til stede. Agendaen var:
1. Juridisk: Oppfyller samarbeidet kravene i § 3-314?
2. Økonomi: Hvilken varighet og økonomisk totalverdi har samarbeidet?
3. Innkjøp: Er det aktuelt å samarbeide om én eller to anskaffelser i avtaleperioden?
4. Informere: Bør vi publisere en intensjonskunngjøring?
Til punkt 1 om samarbeidet oppfyller kravene i anskaffelsesforskriften § 3-3, redegjør møtereferatet for at samarbeidet må oppfylle tre vilkår om det skal regnes som et offentlig-offentlig samarbeid etter anskaffelsesforskriften § 3-3. Om formålet med samarbeidet mellom Tromsø kommune og Senja kommune står at det er «å samarbeide om drift og vedlikehold av et datarom for å redusere utgifter, for å dele på ressurser og kompetanse og for å sikre en tryggere og mer stabil IKT-drift i kommunene. Samarbeidet vil også omfatte support tilknyttet datarom- og nettverksinfrastruktur. Det vil også være aktuelt å samarbeid om IKT-anskaffelser. Tromsø kommune har et ønske om å inkludere flere nordnorske kommuner i et lignende større offentlig IKT-samarbeid. Samarbeidet vil være en pilot for et utvidet samarbeid som er på planleggingsstadiet». Videre står det at «det er derfor viktig at Tromsø og Senja kommuner samarbeider om jevnlig rapportering og evaluering av samarbeidet. Erfaringer fra dette samarbeidet vil dermed kunne brukes i planleggingen av et mer omfattende kommunesamarbeid».
13 Teknisk leder var Xxxx Xxxxx (arbeider ikke lengre i Tromsø kommune). Xxxxx Xxxxxxxxxx var på dette tidspunktet virksomhetsarkitekt, men er nå konstituert teknisk leder, rådgiver er Xxxxx Xxxxxxxx som var ansatt fra desember 2018 til februar 2020.
14 FOA § 3-3: «Anskaffelsesloven og forskriften gjelder ikke for kontrakter som inngås utelukkende mellom to eller flere oppdragsgivere, og som etablerer eller gjennomfører et samarbeid
a) som har til formål å sikre at offentlige oppgaver blir utført for å oppnå felles mål,
b) som blir utført utelukkende av hensyn til offentlige interesser og
c) der mindre enn 20 prosent av aktivitetene som samarbeidet omfatter, blir utført for andre enn oppdragsgiverne»
Av referatet fremgår det at det overordnede målet er å spare kostnader ved å dele på arbeidsoppgaver og utgifter. Hvis den ene kommunen har kompetanse den andre kommunen ikke har, vil man kunne hjelpe hverandre framfor å leie inn eksterne konsulenter. På denne måten vil man kunne spare kostnader og utnytte kommunens egne fagmiljøer på en bedre måte. Verken samarbeidet eller samarbeidskommunene skal ha noe fortjeneste.
Når det gjelder det siste vilkåret i forskriften § 3-3 – vedrørende 80 % av aktivitetene – fremstår det i møtereferatet som at dette vilkåret er mer usikkert. Det fremkommer ikke uttrykkelig hva som er regnet som «aktivitetene». Men det står at: «slik vi vurderer det midlertidige samarbeidet mellom Tromsø og Senja, vil alle de tre vilkårene være oppfylt så lenge vi sørger for at samarbeidsområdene er godt begrunnet i avtalen».
Møtereferatet indikerer at helt sentrale forhold med hensyn til et kommunesamarbeid innen IT ikke hadde fått sin avklaring i forkant av at samarbeidet var innledet.
Også et statusnotat av 13.12.2019 som prosjektleder skrev til styringsgruppa for prosjektet synliggjør at det var mange forhold som ikke hadde blitt avklart og/eller var vanskelig å fremskaffe dokumentasjon for. Dette notatet er i sin helhet i vedlegg 8.5. Notatet var ment for styringsgruppas første møte som skulle være 17.12.2019, men skal ikke ha blitt sendt ut. I e-post fra prosjektleder til konst. stabssjef, seksjon for plan og utvikling 19.12.2019 vises det til at prosjekteier (seksjonsleder for IT) ikke ønsket at statusnotatet – som inneholdt informasjon om utfordringer i prosjektet – skulle sendes ut til styringsgruppas medlemmer. I denne e-posten fikk konst. stabssjef, seksjon for plan og utvikling informasjon om at prosjektleder opplever å ikke få tilsendt dokumentasjon som hun etterspurte fra seksjonsleder for IT og stabssjef for økonomi og utvikling.
Den 18.12.2019 sendte prosjektleder for «Felles digital grunnmur» ut referatet fra møtet den 10.12.2019 til alle deltakerne hvor det fremkommer at det gjenstår en rekke uavklarte forhold før man er klar til å inngå en avtale med Senja kommune. Av utklippet nedenfor fra møtereferatet, fremkommer det tydelig at prosjektleder blant annet ikke har fått svar på sine spørsmål vedrørende kostnadene som danner grunnlaget for verdi på avtalen. I referatet som er på ti sider, fremkommer en rekke forhold som er uavklart innen alle de punktene som er satt opp på agendaen og som fordrer avklaring før man kan inngå en avtale med Senja kommune.
Seksjonsleder for IT har sendt oss en e-post der han svarer oss følgende;
«Prosjektleder vurderte etter møter sammen med seksjon for anskaffelse at det ikke var et krav om at en kommune må gå ut på en intensjonskunngjøring før en samarbeidsavtale med en annen kommune kan lages, dermed fortsatte vi arbeidet med å få til en samarbeidsavtale uten å gå ut på en intensjonskunngjøring.»
Revisor oppfatter at de opprinnelige planene om å gjøre en intensjonskunngjøring ikke ble gjennomført. Vi forstår videre av tilgjengelig dokumentasjon at det fra Tromsø kommunes side –
gjennom involverte i prosjektet «Felles digital grunnmur» - ble arbeidet for å få samarbeidet mellom kommunene regulert i en avtale. I det nevnte møtet 10.12.2019 fremkommer det at prosjektleder skulle utarbeide en midlertidig samarbeidsavtale mellom Tromsø kommune og Senja kommune. Seksjonsleder for IT – som var prosjekteier for «Felles digital grunnmur» - skulle ifølge dette møtereferatet være den som skulle finne ut hvem i Tromsø kommune som måtte signere avtalen.
Vi har fått tilsendt dokumentasjon fra kommunen som viser en del av dialogen rundt avtaleutkastet. Vi har også fått utkast av avtalen tilsendt.
Den 20.12.2019 ble det avholdt et møte der prosjektleder, tillitsvalgt, fungerende stabssjef og kommunedirektør deltok. I dette møtet ble det formidlet bekymring rundt prosjektet «Felles digital grunnmur», der den største bekymringen var manglende formalisering av avtalen med Senja kommune. Xxxxxxx har spurt prosjektleder om hva som var bakgrunnen for dette møtet. Prosjektleder har gitt tilbakemelding til oss om at møtet kom i stand etter at hun i mer enn en måned hadde forsøkt å rette opp feil og mangler ved prosjekt «Felles digital grunnmur». Prosjektleder anså at feilene og manglene påvirket mye av innholdet og forutsetningene for prosjektet. I dette møtet deltok ikke seksjonsleder for IT.
Den 23.12.2019 ble det sendt et utkast av avtalen fra virksomhetsarkitekt ved seksjon for IT og arkiv til kommunedirektøren. Kommunedirektøren videresendte avtaleutkastet til juridisk rådgiver ved stab for politisk og administrativ ledelse. Sistnevnte gjennomgikk avtaleutkastet og utformet en juridisk vurdering av denne som samme dag ble sendt til kommunedirektøren. Her tas en rekke problemstillinger opp knyttet til inngåelse av en slik avtale. Han viste til at det er flere spørsmål rundt organiseringen, som for eksempel om hva som er det rettslige grunnlaget for organiseringen herunder om det var tenkt et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 20-2. Han lurte på om det var utredet hvordan kommunen kan organisere et slik samarbeid og hva som er handlingsrommet etter kommuneloven og regelverket om offentlige anskaffelser. Revisor oppfatter at det internt i Tromsø kommune fortsatt er flere forhold ved samarbeidet som ikke har blitt ferdig utredet.
Revisor har fått tilsendt siste versjon av avtaleutkastet kalt «Samarbeidsavtale om drift av datarom mellom Tromsø kommune og Senja kommune». Vedlegg 5 inneholder nærmere beskrivelse av kostnadsdeling og betalingsbetingelser. Det fremkommer at det er avtalt å benytte kommunenes innbyggertall som fordelingsnøkkel for kostnader til drift og forvaltning. Videre fremkommer det at partene skal dele på faste kostnader som er strøm til datarom, leie av lokaler til datarom og dataromsutstyr (fordelt på en avskrivningsperiode på 5 år). Revisor har oppfattet at det ikke har vært fremskaffet nødvendige opplysninger for å kunne beregne hva de faste kostnadene til dette utgjør. Det vil si at det ikke er lagt til rette for å måle strømforbruk, ikke gjort målinger av størrelsen på datarommet eller kartlagt hvilket utstyr som skal benyttes av partene. Av variable kostnader til fordeling mellom partene er det angitt i avtaleutkastet: vedlikehold/utskifting av dataromsutstyr, begrenset oppad til totalt 1 millioner kroner pr år, konsulentbistand tilknyttet dataromsdrift og eventuelle uforutsette utgifter tilknyttet dataromsdrift. Variable kostnader er angitt å skulle fordeles etter fordelingsnøkkelen.
Kommunedirektøren uttalte i møte med XxxXxx NORD at hun frem til juni 2020 trodde at avtalen var fulgt opp og signert før 1.1.2020 som var tidspunkt for migrering av data fra Senja kommune over til Tromsø kommunes utstyr. Dokumentasjon vi er forelagt viser at hun er satt som kopimottaker på e-post 3.1.2020 der det fremkommer dokumentasjon for at avtalen ikke er ferdigstilt. Arbeidet med avtalen er i henhold til stabssjef for økonomi og utvikling satt på vent, da kommunen vil vurdere hva de skal gjøre videre når rapport fra KomRev NORD foreligger. Stabssjef
for økonomi og utvikling har ved gjennomgang av rapportutkastet opplyst at Senja kommune nå i større grad retter seg mot Bredbåndsfylket for bistand med sine behov på IT-området og at Tromsø kommune må gjøre en fornyet vurdering av hvordan man skal håndtere avtaler med andre.
Ifølge avtaleutkastet skulle partene i løpet av januar 2020 i fellesskap sette opp en plan for evalueringsarbeidet15.
På spørsmål til stabssjef for økonomi og utvikling om det er foretatt en risikovurdering med hensyn til hvilket ansvar Tromsø kommune har dersom det skulle oppstå feil, datainnbrudd, sletting av data mv., har vi fått opplyst at dette ikke er gjort. Det er etter det vi vet ikke tatt stilling til hva det betyr for Tromsø kommune at det ikke er inngått avtaler med Senja kommune i tråd med GDPR- regelverket.
Omfang og fakturering av leveranse av varer og tjenester fra Tromsø kommune til Senja kommune Per i dag har Senja kommune migrert data over til servere hos Tromsø kommune og får levert tjenester fra Tromsø kommune. Vi har forespurt stabssjef for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT om beskrivelse av leveranse og omfang av tjenester som leveres. Vi har fått opplyst at det ikke finnes noen oversikt over antall timer de ansatte i Tromsø kommune har arbeidet for Senja kommune. Dette medfører at det ikke finnes noe grunnlag for fakturering av Senja kommune knyttet til dette arbeidet. Tromsø kommune har ikke fakturert Senja kommune for det arbeid ansatte ved seksjon for IT og arkiv har utført for Senja kommune. Det er ikke praksis for å registrere hva den enkelte ansatte ved IT arbeider med herunder heller ikke der ansatte har utført arbeid knyttet til de tjenester som leveres Senja kommune. Dette har vi også fått opplyst av flere informanter.
Seksjonsleder for IT har opplyst at Senja kommune i hele denne prosessen har hatt egne fagfolk som har arbeidet på sine løsninger, men har fått bistand fra noen ansatte i enkelte perioder. Det har ifølge seksjonsleder hele tiden mens Senja har fått disponere kapasitet hos Tromsø kommune vært meningen at de skulle drifte løsningene sine selv ved hjelp av eget personell eller eksterne konsulenter. Senja kommune har ifølge seksjonsleder driftet det meste selv og har i liten grad hatt behov for at vårt personell har måtte ta over driften til denne kommunen. Andre informanter har opplyst at deres oppfatning er at det er Tromsø kommune som har bidratt med ressurser da Senja kommune ikke hadde egne ansatte med riktig kompetanse. Flere har oppgitt at de følte det som at Tromsø kommune var en leverandør og at Senja kommune var en kunde. Revisor oppfatter at også Senja kommune har oppfattet at de er lovet en tjeneste som de nå er usikre på om de får levert fremover.
15 Det står i avtaleutkastet at «Kunnskaps- og erfaringsdeling er en viktig del av samarbeidet. Med henblikk på at planlagt utredning av et større IKT-samarbeid mellom kommuner i Troms og Finnmark, skal løpende og avsluttende evalueringer av pilotsamarbeidet deles og gjenbrukes. Evalueringsarbeidet skal resultere i en felles rapport».
Håndtering av lisenser ifm avtalen med Senja kommune
Etter det vi har fått opplyst av seksjonsleder for IT har Tromsø kommunes lisenser blitt benyttet av Senja kommune fra 1.1.2020. Seksjonsleder for IT hevder det følger av avtalen som er inngått med leverandører og at dette er i overensstemmelse med de avtalte betingelsene. Nye brukere vil kunne komme til i periodene mellom telling/fakturering som skjer en gang per år. De nye brukerne vil da bli omfattet av og inngå i avtalen om lisenser og betalt for. Det vil si brukere av lisenser telles i forbindelse med fakturering og nye brukere vil kunne overstige avtalt antall brukere i perioden mellom hver telling/fakturering.
I det tidligere nevnte referatet fra møtet om avklaringer om samarbeid av 10.12.2019, er lisenser nevnt under et punkt om «faste månedlige kostnader (Tromsø fakturerer Senja)». Under dette punktet står det at Tromsø kommune skal fakturere Senja kommune for lisenser for sikkerhetsprogramvare brukt i datarom. Vi forstår av møtereferatet at dette punktet var usikkert da prosjektleder for «Felles digital grunnmur» har påført møtereferatet spørsmål om hvem som har oversikt over disse lisensene og kostnadene knyttet til dem. Det står også spørsmål om «må Senja ut på egen anskaffelse av dette?». På denne bakgrunn noterer vi at prosjektleder og øvrige i møtet har sett utfordringer knyttet til å la ansatte i Senja kommune benytte Tromsø kommune sine lisenser.
Seksjonsleder for IT har opplyst at sommeren 2020 telte Telenor opp alle produkter og fakturerte Tromsø kommune for deres del og Senja kommune for deres andel av lisensene. Det var ifølge seksjonsleder ikke nødvendig for Tromsø kommune å fakturere Senja kommune for lisenser på dette området som inkluderer nettverkssikkerhet siden det viste seg at leverandøren enkelt kunne fakturerer hver kommune for lisensene på infrastrukturproduktene. Seksjonsleder har vist til at lisensene som det er snakk om på infrastrukturområdet er på nettverksbokser, og ikke pr ansatt. Det er ifølge seksjonsleder ikke ansatte i Senja kommune som benytter lisensene til Tromsø kommune.
Vi har fått opplyst og sett kopi av eposter som angir at Senja og Tromsø kommune har hatt dialog med Telenor slik at de to kommunene faktureres for sine respektive lisenser. Det er imidlertid slik at Senja kommune kjøper disse tjenestene på avtalen til Tromsø kommune og derigjennom får deres priser som er oppgitt å være bedre enn om Senja kommune hadde hatt egen avtale med Telenor.
Oppsummering og revisors kommentar
Det finnes ikke politiske vedtak som uttrykkelig omhandler et samarbeid mellom Tromsø kommune og Senja kommune innenfor IT. For Senja kommune er det gjort vedtak om samarbeid med Tromsø kommune, men det er ikke lagt fram sak om samarbeidet med andre kommuner for kommunestyret i Tromsø. Utkastet til avtale mellom Tromsø kommune og Senja kommune er for tiden ikke ferdigstilt og Tromsø kommune har verken en muntlig eller skriftlig avtale med Senja kommune knyttet til de tjenestene som Tromsø kommune har levert og leverer til Senja kommune. Senja kommune skulle være én av pilotkommunen i prosjektet «Felles digital grunnmur». Prosjektet
«Felles digital grunnmur» inngår i kommunens «Forbedringsprogram», og var ment blant annet å munne ut i et forslag til hvordan et interkommunalt samarbeid kunne organiseres, jf. prosjektbeskrivelsen.
Det fremgår ikke av den dokumentasjon vi har mottatt at innkjøp av utstyr for videresalg eller at samarbeidet med Senja kommune er politisk vedtatt. Slik vi ser det er anskaffelsen og videresalget, basert på ovenforstående redegjørelse, ikke i tråd med anskaffelsesregelverket.
Vi har bedt om, men ikke fått kopi av at det er foretatt en risikovurdering ved å la Senja kommune få benytte seg av lisenser i Tromsø kommune, før man lot deres ansatte få benytte Tromsø kommune sine lisenser.
Senja kommune benytter fortsatt Tromsø kommune sin avtale for lisenser og får bedre betingelser enn om de benyttet egne avtaler, men de får nå faktura for de lisensene de benytter. For øvrig forventer de ikke noe større faktura fra Tromsø kommune for mottatte tjenester frem til nå.
5 KJERNENETTET TIL TROMSØ KOMMUNE
5.1 Innledning
Mandatets punkt 2 har overskriften «Kjernenettet til Tromsø kommune». I bekymringsmeldingen fremkom det at ansatte var bekymret da Tromsø kommune har gått til anskaffelse av et kostbart system (kjernenett) som få i Norge har kompetanse til å drifte. Det vises også til at seksjon for IT og arkiv har mistet sin kompetanse på drift av systemet da disse ansatte har sluttet i kommunen og fått jobb i et firma som leverer konsulenttjenester knyttet til dette systemet. Under temaet kjernenettet, er det i mandatet spørsmål om avtalen som ble inngått i juni 2020 med Bredbåndsfylket Troms AS. Avtalen med Bredbåndsfylket ble inngått i etterkant av at bekymringsmeldingen ble sendt inn.
Når det gjelder henvisning til anskaffelse av et kostbart system (kjernenett), forstår revisor at det gjelder det innkjøpte Cisco-systemet, jf. våre redegjørelser i forrige kapittel. Flere av investeringene i dette skjedde gjennom det såkalte Next-prosjektet.
Det inngår som tidligere nevnt ikke i revisors mandat å gjøre undersøkelser knyttet til innmeldte arbeidsmiljøutfordringer i seksjonen (jf. bekymringsmeldingen av 20.3.2020). Det er imidlertid relevant å redegjøre for møter som har vært avholdt i seksjonen hvor både arbeidsmiljø, kjernettet og samarbeidet med Senja kommune har vært tema. Dokumentasjon som revisor er forelagt, viser det som står i bekymringsmeldingen: at ansatte har uttrykt bekymring omkring det nye nettet til kommunen, om lite dokumentasjon og at ansatte med kompetanse på dette området sluttet. Som vi redegjorde for i forrige kapittel ble det i et møte 20.12.2019 uttrykt bekymring omkring avtalen med Senja. I møte 3.3.202016 var tema hva som ble gjort etter møtet i desember. Oppsummeringer vi har fått fra øvrige møter i denne perioden viser at ansatte har uttrykt mangel på rutiner, retningslinjer og dokumentasjon.
Vi vet at to tidligere ansatte i seksjon for IT og arkiv nå jobber i Conscia Norge AS som er leverandør av utstyr og tjenester til Tromsø kommune. Selskapet leverer tjenester innen nettverk, datasenter og sikkerhet basert på Cisco-teknologi. Vi har ikke funnet at det innkjøp fra dette selskapet har endret seg vesentlig etter at de to tidligere ansatte begynte å jobbe for dette selskapet. Vi har som revisor for øvrig kartlagt og funnet at Tromsø kommune ikke har etablert rutiner som sikrer bevissthet og overholdes av problematikk knyttet til nærstående. Dette har vi tatt opp med stabsleder for økonomi og utvikling i møte høsten 2020.
16 Møtedeltakere var Xxxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxx Xxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxx og Xxxxx Xxxxxxxxxx
I møte17 den 9.3.2020 skal kjernenett ha vært tema, samt spørsmålet om bemanning i seksjonen. Det er referatført at seksjonsleder for IT opplyste at to av seks teknikere (med kompetanse på dette systemet) var sluttet og at de andre som hadde sluttet var personer med roller i Next-prosjektet som var avsluttet. Det ble vist til at det forelå en god plan for bemanningssituasjonen. En stilling var utlyst og midlene knyttet til den andre stillingen skulle gå til å leie inn en konsulent som kan serve driften av nettet. Den konsulenten som skulle kjøpes inn, ville få ansvar for opplæring av Tromsø kommunes nyansatte slik at kommunen selv kunne bygge opp kompetansen som den manglet. I denne sammenheng minte hovedtillitsvalgt ifølge møtereferatet om at «lov om offentlig anskaffelse måtte følges og at det er politisk enighet om drift i egen regi i Tromsø kommune». Seksjonsleder for IT orienterte videre at han hadde en god plan for hvordan de skulle rekruttere og bygge opp god kompetanse internt i Tromsø kommune slik at kommunen selv kunne drifte nettet.
I møtet 9.3.2020 ble også utfordringer vedrørende arbeidsmiljøet tatt opp. En del av utfordringene har knyttet seg til en av de to som har sagt opp og sluttet. For å bidra til et bedre arbeidsmiljø var en person konstituert som teknisk leder fra og med januar 2020.
Den 5.5.2020 innkalte hovedverneombud og hovedtillitsvalgt inn til møte hvor alle tillitsvalgte deltok sammen med leder ved stab for personal og organisasjon. Dette møtet var første gang leder ved stab for økonomi og utvikling ble involvert i møtene, men han har tidligere deltatt i møter direkte med Senja kommune knyttet til dette samarbeidet. I dette møtet deltok ikke leder ved Seksjon for IT og arkiv.
Den 15.5.2020 ble det avholdt et informasjonsmøte der leder ved seksjon for IT og arkiv presenterte en plan for å få kontroll på arbeidsmiljøet. Her ble det også gitt en orientering om hvilke leverandører Tromsø kommune kan inngå avtale med. Det ble lovet et oppfølgingsmøte med Stabssjef for økonomi og utvikling hvor det skulle drøftes kjøp av tjenester fra Bredbåndsfylket Troms. Hovedtillitsvalgt for lederne etterlyste møte for slik drøfting den 20.5.2020. Dette møtet ble ikke avholdt før inngåelsen av avtalen med Bredbåndsfylket Troms.
Daglig leder i Bredbåndsfylket Troms har informert om at de ble kontaktet av Stabssjef for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT og arkiv den 15.5.2020 med forespørsel om bistand. Fra denne dato og frem til signert avtale hadde han kontakt med kommunen v/stabssjef for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT.
Driftssjef ved seksjon for IT og arkiv har bekreftet overfor oss at han på oppdrag fra seksjonsleder for IT og arkiv jobbet med utkastet til avtalen med Bredbåndsfylket Troms. Han orienterte oss om at han ikke har førstehånds kunnskap til å uttale seg noe mer om forholdet rundt denne avtalen, verken hvorfor den kom i stand eller når den ble signert.
Stabssjef for økonomi og utvikling har fortalt at han signerte avtalen på bakgrunn av utfordringer i personalsituasjonen i seksjonen. Driftsleder hadde sagt opp og blitt erstattet av en intern ansatt med lang erfaring i kommunen. Etter det vi skjønner var dette også ønsket av ansatte og de tillitsvalgte. I mars var situasjonen at det var to som hadde sagt opp hvorav den ene stillingen ble utlyst mens det var leid inn personell til å dekke opp den andre. I mai sa ytterligere to personer i avdelingen opp sine stillinger.
Som vi kommer til nedenfor viser våre undersøkelser at Bredbåndsfylket Troms ikke hadde tilstrekkelig personell for å bistå kommunen i henhold til inngått avtale. Bredbåndsfylket Troms
17 Møtedeltakere var Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxx og Xxxxx Xxxxxxxxxx
måtte selv leie inn personell for å bistå kommunen. Dette fremkommer blant annet av de kostnadene som Bredbåndsfylket Troms krevde dekket i forbindelse med terminering av avtalen med Tromsø kommune. Her fremkommer det at de har hatt kostnader til «innleie av ressurs fra Atea» på til sammen kr 232 000. Dette er bekreftet av daglig leder i Bredbåndsfylket Troms. Stabsleder for økonomi og utvikling har opplyst til oss at han var kjent med at Bredbåndsfylket ikke hadde tilstrekkelig kapasitet og at de måtte sette i gang en rekrutteringsprosess.
Vi oppfatter at arbeidet med avtaleinngåelse med Bredbåndsfylket Troms ble initiert fra seksjon for IT og arkiv. Som vi kommer til nedenfor, hadde ikke kommunens seksjon for anskaffelser noen rolle i disse innledende arbeidene med en avtale med selskapet. Seksjon for anskaffelser arbeidet imidlertid med anskaffelser innen IT som måtte termineres på grunn av avtalen med Bredbåndsfylket Troms, jf. neste kapittel.
5.2 Delkonkurranse datarom og nettverk
Seksjon for anskaffelser arbeidet våren 2020 med en rammeavtale for levering av konsulenttjenester innen IT-tjenester for perioden 2020-2024. I Doffin har vi funnet konkurransedokumenter som beskriver at Tromsø kommune, Senja kommune og Karlsøy kommune skal inngå ny rammeavtale på konsulenttjenester innenfor IT. Kommunene ønsket ifølge konkurransegrunnlaget konsulentbistand innenfor følgende områder/delkontrakter:
1. Cisco datarom og nettverk
2. Citrix applikasjonsleveranser
3. Skytjenester – Microsoft Azure og Office 365
Det kunne leveres tilbud separat på de tre områdene. Konkurransen om kontrakten(e) ble publisert i Mercell i mai 2020. Avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket medførte at Tromsø kommune avlyste den igangsatte konkurransen om rammeavtale konsulentbistand IT-tjenester 2020-2024, det vil si delkontrakten nevnt i nr. 1 ovenfor som gjaldt Cisco datarom og nettverk18. Avtalen hadde et samlet stipulert volum på kr 2 775 000 pr år, totalt kr 11,1 millioner over hele avtaleperioden på fire år. Estimert totalbeløp for Tromsø kommune er i konkurransedokumentene opplyst å være kr 9,7 millioner. For de to øvrige delkontraktene er kontraktstildeling gjennomført.
Revisor oppfatter at denne konkurransen har blitt planlagt og kunngjort av seksjon for anskaffelser. Ifølge kopi av e-poster revisor har fått i anledning denne undersøkelsen, var seksjonsleder for IT og Arkiv pådriver for å få denne konkurransen avlyst. Leder for seksjon for anskaffelser ønsket mer informasjon fra stabssjef for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT og Arkiv om begrunnelsen for ønsket om å avlyse denne konkurransen og få informasjon om det var gjort vurderinger av forholdet til anskaffelsesregelverket når det gjaldt avtalen med Bredbåndsfylket Troms AS. Seksjonsleder for IT har beskrevet at de ønsket å benytte Bredbåndsfylket og kunne ikke samtidig gå ut på en eksklusiv konkurranse på bistand til datarom og nettverk.
Leder ved seksjon for anskaffelser har opplyst til revisor at hun etter flere henvendelser fra seksjonsleder for IT om å avlyse delkonkurranse datarom og nettverk innkalte stabssjef for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT til et avklaringsmøte den 28.5.2020. Møtet ble avholdt 2.6.2020. Seksjonsleder for anskaffelser ønsket – før en eventuell avlysning av anbudet med
18 I kunngjøringen er det beskrevet at Tromsø kommune, sammen med oppdragsgiverne, ber om tilbud på konsulentbistand på Cisco nettverk og datarom i samsvar med prisskjema og øvrige konkurransedokumenter. Det er ønskelig at leverandør har lokal tilstedeværelse da det vil være behov for å utføre jobb direkte mot serverparken som ligger i Tromsø. Dette gjelder både hasteoppdrag der det er behov for kort responstid, og oppdrag hvor det over lengre tid er behov for fysisk tilstedeværelse.
konsulenttjenester – å få avklart hva som var vurdert med hensyn til blant annet økonomi og om samarbeidsformen med Bredbåndsfylket Troms AS var juridisk gjennomgått og godkjent.
Stabssjef for økonomi og utvikling mente at det ville være innenfor egenregireglene å inngå avtalen med Bredbåndsfylket Troms AS. Leder for seksjon for anskaffelser har skrevet ned i sin tidslinje som er oversendt oss, at hun i dette møtet spurte og fikk bekreftet av stabssjef for økonomi og utvikling at han hadde vært i kontakt med kommuneadvokaten og fått en juridisk vurdering av forholdet.
Stabssjef for økonomi og utvikling signerte avtalen med Bredbåndsfylket Troms den 2.6.2020. Seksjon for anskaffelser avlyste på denne bakgrunn konkurransen om datarom og nettverk den 3.6.2020.
Revisor har fått opplyst at siden konkurransen om Cisco datarom og nettverk ble avlyst og avtalen med Bredbåndsfylket ble terminert, ble det inngått en ettårig avtale med Telenor. Konkurranse om rammeavtale for Cisco datarom og nettverk som først ble kansellert, ble lyst ut på nytt. Vi har på henvendelse til Seksjon for IT og arkiv fått forelagt følgende opplysninger om status per i dag vedrørende ovennevnte;
«Stipulert størrelse på de tre inngåtte rammeavtalene på konsulenttjenester:
- Sky: 1.275.000 kr pr år
- Citrix: 1.275.000 kr pr år
- Cisco: 2.775.000 kr pr år
Størrelsen på rammeavtale for Cisco datarom og nettverk som først ble kansellert, og der etter lyst ut på nytt, er helt identiske. Eneste forskjellen er at vi gikk fra en avtale på 2+2 år til en avtale på 1+1+1+1 år.» De nye avtalene er signert henholdsvis 1.10.2020, 18.09.2020 og 27.11.2020.
Som vi kommer til nedenfor, var fast årlig pris i avtalen med Bredbåndsfylket Troms angitt til kr 5,4 millioner. Avtalen om Cisco var på kr 2,8 millioner. Seksjonsleder for IT har opplyst til revisor at avtalen med Bredbåndsfylket var mer omfattende enn «Ciscoavtalen» som var en ren konsulentbistandsavtale. Avtalen var ikke ment som en erstatning for avtalen med Bredbåndsfylket. Han har videre opplyst at Cicsoavtalen ble gjort ikke eksklusiv slik at kommunen kunne ha mulighet til å benytte den sammen med bistand fra andre som for eksempel Bredbåndsfylket etter at aksjonæravtalen var ordnet opp i, jf. redegjørelsen nedenfor om endringer i selskapet.
5.3 Avtalen mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS
Avtale om tjenestekjøp infrastruktur mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS ble inngått den 2.6.2020. Det ble ikke gjennomført noen form for konkurranse i forkant av avtaleinngåelsen. Selve avtalen inneholder beskrivelser av bakgrunn for avtalen. I bilag til avtalen beskrives Tromsø kommunes omfang og behov for driftstjenester. Vi har inntatt avtalen i sin helhet i vedlegg 1 til denne rapporten.
Om bakgrunnen står det blant annet at Bredbåndsfylket og Tromsø kommune 3.11.2016 inngikk en avtale om kjøp av driftstjenester som omfattet drift av kommunikasjonssamband, herunder også fibersamband eid av Tromsø kommune. Det står videre at «på grunn av endringer internt hos Kunden, har et nå oppstått et akutt behov for innkjøp av langt mer omfattende infrastrukturtjenester av en annen art enn hva som følger av Hovedavtalen. Det er enighet om at disse tjenestene ligger
utenfor den arten av tjenester avtalen fra 2016 tok sikte på å regulere. Disse tjenestene er innenfor Bredbåndsfylkets tjenester og formål men er ny avtale er mer egnet». Stabssjef for økonomi og utvikling har forklart til revisor at kommunen sto i akutt krisesituasjon hvor det var en betydelig risiko for full nedstegning over sommeren om de ikke fikk på plass en avtale med noen som kunne bistå med driften av infrastrukturen i kommunen.
Det ble avtalt et fast beløp på kr 5,4 millioner i 5 år med tillegg av øvrige tjenester basert på medgått tid ut fra avtalt timepris på 1 000 – 3 000 kr per time.
Avtalen innebar at Bredbåndsfylket Troms AS skulle:
• Levere infrastrukturtjenester samt løpende tjenester knyttet til prosjekter
• Drift av kommunikasjonssamband
• Driftstjenester for datasenter, lokalt nettverk (LAN) og Tromsø kommune sin egen WAN- løsning. BBFT skal ikke innenfor denne avtalen investere i utstyr, men ha ansvar for drift av det utstyret som kommunen allerede har investert i og utvidelser av dette
• Levere tjenester knyttet til ulike prosjekter i kommunens geografiske område. Prosjekter som inngår, er:
- Implementering av redundant datarom på Otium helsehus
- Migrere Tromsø kommunes utelokasjoner over på ny løsning
- Være med i prosjekt for migrering av Tromsø kommunes applikasjoner fra gammel løsning over på ny løsning herunder alt arbeid kring infrastruktur
- Byggeprosjekter som trenger bistand fra IKT kring infrastruktur
Ved ferdigstillelse av prosjektene vil også driften av den infrastrukturen inngå i driftsavtalen.
Kommunen forpliktet seg til å investere i nødvendig utstyr. Kommunen forpliktet seg også til å kjøpe tjenester fra Bredbåndsfylket Troms til andre prosjekter som ligger innenfor de kompetanseområdene avtalen regulerte.
Til dette punkt har vi sendt spørsmål og mottatt svar fra stabssjef for økonomi og utvikling som er inntatt i vedlegg til denne rapporten.
5.4 Spørsmålet om forholdet til egenregi
Ifølge opplysninger vi har innhentet ringte Stabssjef for økonomi og utvikling 3.6.2020 til Hovedtillitsvalgt i anledning at Hovedtillitsvalgt for lederne hadde etterspurt møte om drøfting av avtalen med Bredbåndsfylket Troms. I denne samtalen skal stabsleder for økonomi og utvikling informert om at han først da har blitt kjent med at det forelå et varsel. Han informerte videre i denne samtalen at avtalen med Bredbåndsfylket Troms var klar. Hun på sin side etterlyste møtet som skulle drøfte saken samt politisk behandling.
Som vi har redegjort for tidligere, ble en skriftliggjort vurdering av lovligheten av avtalen innhentet først etter signeringen av avtalen. Stabssjef for økonomi og utvikling sendte e-post med vedlegg den 4.6.2020 til kommuneadvokaten om vurdering av spørsmålet om egenregi. Vi har vært i kontakt med kommuneadvokaten og fått bekreftet at han først ble kontaktet den 4.6.2020. Svaret fra Kommuneadvokaten forelå samme kvelden.
Hjemmelen for vurdering og bakgrunn for avtaleinngåelsen var forskrift om offentlige anskaffelser
§ 3-2 om utvidet egenregi, jf. forskriften § 3-1. Ifølge forskriften § 3-2 kan oppdragsgivere likevel
inngå kontrakter også med rettssubjekter den ikke er eneeier av. Det følger av forskriften § 3-2 at selv om oppdragsgivere ikke alene oppfyller vilkårene i § 3-1 første ledd, gjelder anskaffelsesloven og forskriften heller ikke når han inngår kontrakter med et annet rettssubjekt.
Egenregi krever at både det såkalte omsetningskriteriet og kontrollkriteriet må være oppfylt. Kommuneadvokaten konstaterte i sitt notat den 4.6.2020 at omsetningskriteriet var oppfylt, men at kontrollkriteriet ikke var oppfylt. Følgende vurdering lå til grunn for dette:
Konklusjonen til Kommuneadvokaten var i notatet:
Den 5.6.2020 tok stabssjef for økonomi og utvikling kontakt med Bredbåndsfylket Troms og orienterte om at inngått avtale var ulovlig og måtte termineres. Den 8.6.2020 ble det avholdt et koordineringsmøte hvor kommunedirektør, stabssjef for økonomi og utvikling, leder for seksjon for anskaffelser og to øvrige ansatte i denne seksjonen deltok. Det ble bestemt at konkurranse om datarom og nettverk skulle lyses ut på nytt.
Bredbåndsfylket Troms kommuniserte til kommunen at de var uenige i vurderingen av at avtalen skulle termineres med henvisning til reglene om egenregi. Det ble avholdt møter med Bredbåndsfylket og deres juridiske rådgivere. Kommuneadvokaten i Tromsø utarbeidet et nytt notat av 22.6.2020 hvor tidligere standpunkt ble opprettholdt; at kontrollkriteriet ikke kunne anses oppfylt og at Tromsø kommune dermed ikke kunne direkteanskaffe tjenester fra Bredbåndsfylket. Kommuneadvokaten skrev i notatet også at selve beslutningen om hvorvidt man skal forsøke å terminere kontrakten med Bredbåndsfylket på bakgrunn av dette må basere seg på en risikovurdering. Tromsø kommune måtte ifølge kommuneadvokaten vurdere om man ønsker å ta risikoen for at anskaffelsen er ulovlig, med de konsekvenser det innebærer. Det ble videre vist til at foruten den rettslige siden, ble det antatt at det både er politiske og økonomiske momenter som spiller inn i den vurderingen. Videre vises det til at saken også har et kontraktsrettslig aspekt i form av at en avtale i strid med anskaffelsesregelverket ikke uten videre er ugyldig eller gir oppdragsgiveren noen større rett til terminering. Kommuneadvokaten anbefalte at beslutningen om veien videre ble tatt av kommunedirektøren, som også måtte vurdere behovet for å involvere politiske ledelse.
Vi sendte over utdrag fra juridisk vurdering som er utarbeidet av advokat Xxxxxxx-Xxxxxx til daglig leder i Bredbåndsfylket Troms for kommentar, da det fremkommer at omsetningskriteriet anses å være oppfylt, men at det er et uavklart spørsmål om felles kontroll kan foreligge hvor en aksjonær kan utøve kontroll over selskapet alene. Ifølge daglig leder hadde han ikke fått med seg det som fremkom i denne juridiske vurderingen. Den var bestilt av fylkeskommunen i forbindelse med sammenslåingen av fylkeskommunene og daglig leder hadde ikke notert seg dette innspillet fra advokat Xxxxxxx-Xxxxxx.
Til disse forhold har vi sendt en forespørsel til Stabssjef for økonomi og utvikling. Svaret er vedlegg i denne rapportens kapittel 8.4.
Seksjon for anskaffelser
På spørsmål til leder ved Seksjon for anskaffelser hvordan de har stilt seg til transaksjoner med Bredbåndsfylket har vi fått følgende svar;
«Når det gjelder kjøp og salg til BBFT generelt har vi på seksjon for anskaffelse flere ganger stilt spørsmålstegn ved om samarbeidsformen er av en slik karakter at den er omfattet av utvidet egenregi i forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 og 3-2 og om den er juridisk vurdert. Vi har etterlyst den skriftlige vurderingen som ligger til grunn. Seksjon for anskaffelse har også stilt spørsmål ved om BBFT overholder reglene om offentlige anskaffelser i sine anskaffelser. Etter samtale med BBFT har seksjon for anskaffelse fått indikasjon på at reglene ikke overholdes. Dette
ser seksjon for anskaffelse på som alvorlig dersom Tromsø kommune har tenkt å benytte dem som samarbeidspart i fremtiden».
5.5 Spørsmålet om fullmakt til avtaleinngåelse
KomRev NORD er bedt om å vurdere om avtaleinngåelsen er forestått av ansatte med fullmakter til å gjøre dette. Avtalen er for Tromsø kommune inngått av stabssjef for økonomi og utvikling. For vurderinger av om avtaleinngåelsen var i tråd med gjeldende delegasjonsreglementer er følgende bestemmelser i delegasjonsreglementet relevante:
Punkt 3.1 om utøvelse av myndighet angir at «All myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover og forskrifter, samt være i samsvar med politiske vedtak, øvrige retningslinjer og instrukser – herunder vedtatte budsjettrammer». En beslutning – som utfra beløp synes å kunne gjøres av den aktuelle beslutningstaker – er ikke i tråd med delegasjonsreglementet dersom den ikke er i henhold til gjeldende lover, vedtak etc.
Ettersom kommunen er en av eierne av Bredbåndsfylket Troms AS er det spørsmål om kommunen kunne gå direkte til selskapet med henvisning til egenregi. Dette spørsmålet har vært utredet av Kommuneadvokaten som konkluderte med at egenregivilkåret om kontroll ikke var oppfylt, jf. våre redegjørelser ovenfor. Spørsmålet om forholdet til regelverket om offentlige anskaffelser burde vært avklart før avtalen ble signert. I tillegg gjelder det etter anskaffelsesregelverket et strengt krav om å dokumentere vurderinger og beslutninger i gjennomføringen av anskaffelser. KomRev NORD ser ikke grunn til å gjøre en selvstendig vurdering av kontrollkriteriet, og legger til grunn kommunens egen vurdering. Vi er ikke forelagt skriftliggjorte vurderinger av lovligheten av kjøpet opp mot anskaffelsesregelverket i forkant av signeringen. Det var ikke i henhold til delegasjonsreglementets pkt. 3.1 om utøvelse av myndighet å signere avtalen med Bredbåndsfylket Troms den 2.6.2020, jf. at kontraktsinngåelsen var i strid med anskaffelsesregelverket. Stabssjef for økonomi og utvikling viser til at når det ble konkludert med at avtaleinngåelsen ikke var i tråd med anskaffelsesregelverket er det etter hans oppfatning i strid med delegasjonsreglementet å inngå avtalen.
Slik revisor ser det er det også flere bestemmelser om fullmakter som får relevans med hensyn til den aktuelle avtaleinngåelsen. Punkt 8.6 om fagfullmakter lagt til avdelingsdirektør for finans (som nå gjelder for Stabssjef for økonomi og utvikling) omhandler myndighet til å forestå den øvrige løpende drift av Tromsø kommunes virksomhet, herunder foreta anskaffelser, samt tildeling av rettigheter til tredjeperson/organisasjon på områder som ikke er regulert av lov.
For den aktuelle avtaleinngåelsen kan det problematiseres om den angår anskaffelser for å forestå den øvrige «løpende drift av Tromsø kommune». I fullmakter som er delegert til avdelingsdirektør for finans er det angitt beløpsgrenser innenfor ulike områder hvor avdelingsdirektør kan gjøre anskaffelser. Den aktuelle avtalen omfattes ikke av ordlyden i bestemmelsen. Begrensningene i beløp og antallet år som gjelder for avdelingsdirektørs myndighet, bør imidlertid tas i betraktning. Ifølge delegasjonsreglementet gjelder fullmaktene inntil kr 5 millioner og inntil 5 år for de ulike konkret angitte disposisjonene. Dette bør tas i betraktning i spørsmålet om stabssjef hadde fullmakt til å inngå avtale med Bredbåndsfylket Troms med den verdi og varighet som det var lagt opp til.
For vurderinger av fullmakten til å forestå avtaleinngåelse er også kommunens Reglement for økonomiske fullmakter, punkt 5 om beløpsgrenser relevant. For inngåelse av særavtale – som avtalen med Bredbåndsfylket Troms AS må kategoriseres som – er det administrasjonssjefen (nå: kommunedirektøren) som har myndighet til bestilling/attestasjon og anvisning. Dette gjelder uavhengig av beløp.
Stabssjef for økonomi og utvikling har redegjort for sin oppfatning med hensyn til fullmakt til å signere avtalen. Xxxxxxxxx redegjorde for at han oppfattet delegasjonsreglementet som utydelig. Rangeringen burde ifølge han vært tydeligere i hva som er fullmaktene. Han mener myndigheten til å inngå en slik driftsavtale på kjøp av tjenester lå innenfor hans fullmakter. Dette var ifølge han i henhold til tabellen for dette hvor det fremgår i rad tre at innenfor særavtale knyttet til kjøp av varer og tjenester har alle direktører og stabssjefer fullmakt – uavhengig av beløp. Stabssjef oppfatter at det er rammeavtaler og særavtaler utenom varer og tjenester som kun kan håndteres av kommunedirektøren gjennom anvisning.
Med henvisning til beløp og varighet på avtalen mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS er vår vurdering at stabssjef for økonomi og utvikling ikke hadde fullmakt til å inngå avtalen.
Vurderingen gjelder utelukkende på bakgrunn av avtalens verdi og varighet. Ifølge reglementet skulle dette vært forelagt kommunedirektøren. Avtalens innhold/konsekvensene aktualiserer spørsmål om også kommunestyret skulle vært forelagt avtalen for vurdering og eventuell godkjennelse. KomRev NORD reiser dette spørsmålet fordi avtalens beskrivelser viser at kommunen med dette kjøper tjenester fra en ekstern leverandør som opprinnelig har vært ivaretatt av kommunens egne ansatte. Videre at det når det er en langvarig forpliktelse med betydelig kostnad for kommunen, er det spørsmål om dette er en prinsipiell sak som skulle vært forelagt politikerne for vurdering og avgjørelse.
Stabssjef for økonomi og utvikling er uenig i dette. Han har redegjort for at kommunestyret har delegert driftsavtaler knyttet til vare- og tjenestekjøp til kommunedirektøren. Han viser til at oppfølging av oppgaver hvor det ikke er ansatte eller kompetanse til å løse dem kan være en sak for kommunestyret. Stabssjef viser til at kommunens alternativer nå er å sette ut oppgaven på anbud på en treårs kontrakt versus en utvidet egenregiavtale med Bredbåndsfylket Troms AS.
5.6 Terminering av avtalen og kompensasjon for dette
Xxxxxxx har sett e-post som viser at kommunedirektøren den 5.6.2020 kontaktet leder for seksjon for anskaffelser og ba seksjonen om å ta ansvaret for å få terminert avtalen med Bredbåndsfylket Troms. Seksjon for anskaffelse ba stabssjef for økonomi og utvikling om å kontakte Bredbåndsfylket vedrørende dette. Bredbåndsfylket Troms ble 5.6.2020 kontaktet med orientering om at avtalen var vurdert og at kommunen hadde kommet fram til at den var inngått i strid med anskaffelsesregelverket.
I dokumentasjon som vi har mottatt fra kommunen inngår det referater fra flere møter internt i kommunen vedrørende terminering av avtalen. Vi har også dokumentasjon som viser at det ble avholdt møter og øvrig meningsutveksling gjennom juni og juli mellom Tromsø kommune v/seksjon for anskaffelser, kommuneadvokaten, Bredbåndsfylket Troms og deres juridiske rådgivere. Blant annet fremkommer det av referat fra møte 18.6.2020 at Bredbåndsfylket var uenig i Tromsø kommunes vurdering av at anskaffelsesregelverket ble brutt ved avtaleinngåelsen. Som følge av Bredbåndsfylkets innvendinger mot kommunens konklusjon om ulovlig inngått anskaffelse, foretok Kommuneadvokaten en fornyet vurdering. Kommuneadvokaten kom til samme konklusjon etter den fornyede vurderingen; avtalen var inngått i strid med anskaffelsesregelverket som følge av manglende oppfyllelse av kontrollkriteriet.
I referatene fra møter mellom kommunen og selskapet inngår det informasjon om at partene ønsker å få til et samarbeid.
Når det gjelder spørsmålet om hvordan den ulovlige avtaleinngåelsen skulle håndteres fra Tromsø kommune sin side, viser dokumentasjon vi er forelagt at Seksjon for anskaffelser har håndtert det i tråd med det kommunedirektøren ba om. Vi har fått tilsendt et dokument med overskriften
«Risikovurdering avtale med BBFT – tjenestekjøp infrastruktur». I denne konstateres det at avtaleinngåelsen var i strid med anskaffelsesregelverket som følge av manglende oppfyllelse av kontrollkriteriet. Det redegjøres for at konsekvensen av at det er gjort en ulovlig direkte anskaffelse, er at kommunen kan ilegges et overtredelsesgebyr på 15 % av anskaffelsens verdi dersom kommunen klages inn til KOFA. Det vises til at ved terminering av kontrakt vil Tromsø kommune reversere et «potensielt» brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Det vises videre til at det ikke er noen klausul i kontrakten om å kunne gå fra den på grunn av brudd på regelverket om offentlige anskaffelser, og at kommunen derfor må forhandle seg ut av kontrakten. I vurderingene inngår risikovurderinger innenfor økonomi, kvalitet, politisk behandling, media, leverandørmarkedet og om avlysning av anbud. Om økonomi er det fra seksjon fra anskaffelser sin side vurdert at det er stor sannsynlighet for at kommunen vil få et kompensasjonskrav ved terminering. Dette er også noe som Bredbåndsfylket hadde kommunisert til kommunen. Konsekvensen hvis kommunen ikke klarer å forhandle seg ut av avtalen angis å være at kommunen er bundet av avtalen i et år på grunn av oppsigelsestid på 12 måneder – noe som utgjør kr 5,4 millioner + timespris for løpende bistand definert som prosjekter. Som følge av kontraktens samlede verdi på over kr 35 millioner, er det lagt til grunn at et eventuelt overtredelsesgebyr vil kunne bli på kr 5 millioner dersom KOFA finner brudd på kunngjøringsplikten.
I risikovurderingen er det fra seksjon for anskaffelser sin side stilt spørsmål om Bredbåndsfylket har den riktige kompetansen til å utføre arbeidet med god nok kvalitet. Dette er ikke søkt redegjort nærmere for. Risikovurdering angir under punktet om politisk behandling at «inngåelse av kontrakt med BBFT burde vært oppe til politisk behandling. Xxxxx på delegasjonsreglementet å ikke terminere (politikere er ikke involvert, sak har ikke vært til politisk behandling) Xxx det informeres til politikerne om denne saken?».
Under et punkt i risikovurderingen kalt «avlyst anbud» står det at «mulig krav om negativ kontraktsinteresse fra leverandørene som potensielt kunne ha levert tilbud på rammeavtalen. Kan være at noen leverandører hadde startet på tilbudsutformingen, grunnet f.eks. sommerferieavvikling. Liten s.s. for at kommer negativ kontraktsinteresse».
Seksjon for anskaffelser sin vurdering basert på risikovurderingen var at avtalen tjenestekjøp infrastruktur ble terminert. Seksjon for anskaffelser anbefalte også prosessen med å finne en
samarbeidsform mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms som oppfyller kravet om felles kontroll i henhold til anskaffelsesforskriften § 3-2 ble igangsatt.
Før ferien mottok kommunen oversikt fra Bredbåndsfylket Troms med hvilke kostnader som måtte anses å inngå i en termineringsavtale mv. Det fremkommer at Bredbåndsfylket Troms sitt opprinnelige krav var på i overkant av kr 600 000.
Det fremkommer her at arbeidet med terminering ble satt litt på vent i en periode som følge av at det var ønskelig å få endret aksjonæravtalen og vedtektene til Bredbåndsfylket for å få oppfylt kontrollkriteriet. Denne prosessen tok imidlertid lengre tid enn kommunen har forutsatt, og det ble dermed arbeidet videre med termineringen. Fra og med september 2020 var det videre arbeidet til kommunen opp mot Bredbåndsfylket to ulike saker: 1. termineringen og 2. eierskapsdelen som omhandler endringer i styrende dokumenter for Bredbåndsfylket for oppfyllelse av kontrollkriteriet for kommunene.
5.7 Strategi for eierskap av Bredbåndsfylket Troms AS
Som redegjort for ovenfor begynte Tromsø kommune umiddelbart, etter det ble klart at avtalen med Bredbåndsfylket Troms var inngått i strid med anskaffelsesregelverket, å arbeide for å få kontrollkriteriet i anskaffelsesforskriften oppfylt.
I august mottok seksjonsleder for anskaffelser forslag fra Bredbåndsfylket Troms om endring i vedtektene som skal oppfylle krav om felles kontroll mv. Vi har fått kopi av e-postkorrespondanse med kommuneadvokaten som til slutt vurderer at kravet er å anse som oppfylt. I oversendt dokumentasjon ser vi at seksjon for anskaffelser i det videre bestemmer hvilke forhold som må kartlegges og dokumenteres i forbindelse med et videre arbeid med avtale med Bredbåndsfylket Troms om tjenestekjøp infrastruktur. Seksjon for anskaffelser krever dokumentasjon på at et strategisk samarbeid med Bredbåndsfylket er vurdert og konkludert før kommunen går videre. I et møte den 1.9.2020 stiller seksjon for anskaffelser følgende spørsmål:
- Hvordan sikrer vi oss at dette er den beste løsningen for kommunen – både økonomisk og kompetansemessig?
- Hva gjelder i anbudet, hvilke områder er dekket og varighet?
- Kan vi gjennomføre markedsundersøkelser der vi innhenter prisestimat på hva det koster å benytte de tjenestene som BBFT skal levere?
- Dersom vi viderefører driftsavtale:
- Kravspesifikasjon må på plass – klare og tydelige krav på hva de skal levere
- Kontrakt må oppdateres
- Krav om at LOA/FOA skal følges
- Benytte SA til gjennomføring av anskaffelse
Stabssjef har i et notat av 2.9.2020 til varaordfører redegjort for Tromsø kommunes interesser og eierskap i Bredbåndsfylket AS. Notatet er også sendt til kommunens eierskapsteam, seksjonsleder for anskaffelser, seksjonsleder for IT og arkiv samt Bredbåndsfylket ved daglig leder. Notatet var ment å danne basis for eierskapsutøvelse fra kommunens side – og handler ikke om en eventuell avtaleinngåelse med Bredbåndsfylket Troms AS. Xxxxxxxxx for økonomi og utvikling har opplyst at det er varaordfører som har møtt på vegne av ordføreren i eiermøter og generalforsamlinger med fullmakt. Notatet inneholder henvisning til sentrale statlige føringer som Nasjonal strategi for bruk av skytjenester, Digitaliseringsrundskrivet og Digitaliseringsstrategien for offentlig sektor 2019- 2025. Sett i lys av disse sentrale styringssignalene, har Tromsø kommune behov for kostnadseffektive løsninger og stabil kompetanse på både kort og mellomlang sikt. Notatet redegjør kort for at kommunen har hatt utfordring ved å ha mistet et helt kompetansemiljø på drift av
infrastruktur på IT. Det redegjøres i notatet for at kommunen bør samhandle av hensyn til sikkerhet, kompetanse, langsiktighet og stabilitet, driftsøkonomi og innkjøpsmakt på utstyr, teknologi og plattformer – og at samhandlingen er å foretrekke gjennom et selveid selskap. Det står videre at det er naturlig å se hen til dette selskapet opp mot drift av kommunens infrastruktur og at «Tromsø kommune og Senja kommune har tidligere signalisert interesse for å benytte selskapet i retning av en leverandør på drift av kommunal it-infrastruktur. Tromsø kommune ser at det er naturlig å videreføre denne strategien og la selskapet sammen med de andre eierne samle drift av kommunal it-infrastruktur for alle kommunene og etablere en felles digital grunnmur som kan sikre kommunen i nord et stabilt og sikkert driftsmiljø. Jo flere kommuner som deltar jo mer kostnadseffektivt vil et slikt selskap bli».
Stabssjef for økonomi og utvikling sin konklusjon i notatet om eierstrategi for Bredbåndsfylket Troms var:
For at kontrollkriteriet skulle bli oppfylt, er det gjennomført endringer i selskapet vedtekter og i aksjonæravtalen. Vedtektene skal gi kommunene større innflytelse med hensyn til fremtidige endringer i vedtekter/aksjonæravtale og makt i selskapets valgkomite og styre enn deres eierandel alene skulle tilsi, og det reduserer fylkeskommunenes tilsvarende. De nye vedtektene ble vedtatt i selskapets generalforsamling den 13.11.2020.
5.8 Endelig godkjennelse av avtale om kompensasjon
Formannskapet ble i møte 8.12.2020 forelagt sak om godkjenning av avtalen med Bredbåndsfylket Troms AS om kompensasjon på kr 494 592. Fremlegget i sak om godkjenning av avtale er fra kommunedirektøren og stabssjef for økonomi og utvikling. Saksbehandler for selve fremlegget er kommuneadvokaten. Vedlegg i saken er kommuneadvokatens to notater med konklusjon om brudd på anskaffelsesregelverket, utkastet til avtale om kompensasjon og avtalen mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket av 2.6.2020.
Det inngår ikke i mandatet av 28.9.2020 at KomRev NORD skal omtale denne saken. Vi anser det imidlertid relevant å omtale den da vi har redegjort for arbeidet med terminering av avtalen som ble påbegynt umiddelbart etter at avtalen var signert. Det er etter vår oppfatning relevant å vurdere hvorvidt formannskapet fikk relevant informasjon for beslutning om godkjenning av terminering av avtale med Bredbåndsfylket.
Under overskriften «saksutredning» står det om historikk. Det redegjøres for avtaleinngåelsen den 2.6.2020 om kjøp av driftstjenester til bredbåndsinfrastruktur og avtalen er vedlegg i saken. Det er informasjon om at avtalen ble inngått direkte med Bredbåndsfylket uten konkurranse. Det vises til
«ettersom det ble vurdert å falle inn under det såkalte egenregiunntaket i anskaffelsesforskriften». Det fremkommer videre at Kommuneadvokaten to dager etter avtaleinngåelsen ble bedt om å utrede spørsmålet om det var riktig at kontrakten kunne tildeles direkte til Bredbåndsfylket. Det vises videre til vurderingen som Kommuneadvokaten gjorde med hensyn til lovligheten av denne opp mot anskaffelsesregelverket og at konsekvensen av dette var at «tjenestekjøpet skulle ha vært konkurranseutsatt, enten som en begrenset konkurranse eller etter de mer spesifikke konkurranseprosedyrene i anskaffelsesforskriften del 2 eller 3».
I saksfremlegget står det om kommunikasjonen mellom kommunen og Bredbåndsfylket herunder at Kommuneadvokaten også etter en fornyet vurdering kom til at anskaffelsen ikke var i henhold til regelverket da vilkåret om «felles kontroll» ikke var oppfylt. Det står videre om det har blitt gjennomført møter og utvekslet korrespondanse med Bredbåndsfylket om muligheten for å gjøre endringer i selskapets vedtekter og aksjonæravtale for at unntaket om felles kontroll likevel skulle være oppfylt. Arbeidet tok ifølge saksfremlegget tid. Og ettersom Bredbåndsfylkets kostnader fortsatte å løpe og kommunen fortsatt hadde foretatt en ulovlig direkteanskaffelse besluttet kommunedirektøren den 1.7.2020 at den inngåtte avtalen skulle termineres. Planen videre var ifølge saksfremlegget å fortsette arbeidet med å oppfylle unntaket om felles kontroll parallelt med at man ble enige med Bredbåndsfylket om en kompensasjon for kostnadene de hadde hatt som følge av termineringen.
Under vurdering fremkommer blant annet at «Det er oppdragsgiver (her: Tromsø kommune) sitt ansvar å overholde anskaffelsesregelverket. At en avtale er inngått i strid med anskaffelsesregelverket innebærer som det klare utgangspunkt ikke at den er ugyldig eller gir partene noen ekstraordinær oppsigelsesadgang. Leverandøren (her: BBFT) kan derfor forholde seg til at avtalen er gyldig inngått og kreve oppfyllelse av den, herunder kreve inn det avtalte vederlaget. Unntak kan tenkes dersom det ville fremstått som urimelig og i strid med god forretningsskikk å opprettholde avtalen, jf. avtaleloven § 36. Terskelen for at avtalen kjennes ugyldig på dette grunnlaget er høyt, og ville uansett ført at leverandøren i det minste fikk dekket sine faktiske kostnader ved avtalen. I denne saken har BBFT akseptert at avtalen termineres mot at de får erstattet sine oppstartskostnader. Dette er kostnader som antakeligvis uansett ville vært erstatningsberettiget om avtalen ble kjent ugyldig, jf. avsnittet over. Dette erstatningskravet er derfor, etter kommunedirektørens vurdering, det beste utfallet i situasjonen kommunen står i».
Vi har stilt spørsmål, men ikke fått svar på hvorfor kommuneadvokaten var saksbehandler. Som det fremkommer av våre redegjørelser var konsekvensen av kommuneadvokatens vurdering av lovligheten av avtaleinngåelsen, at kommunedirektøren besluttet terminering av avtalen. Seksjon for anskaffelser fikk ansvaret for å følge opp arbeidet med terminering. Saksfremlegget omhandlet utelukkende den delen av saken som Kommuneadvokaten ble involvert i. Saken omhandler ikke øvrige forhold i forbindelse med avtaleinngåelsen. Slik vi leser saksfremlegget inngikk det opplysninger for å kunne ta stilling til spørsmålet om terminering, som saken omhandlet. Vi stiller ikke spørsmål ved om det var opplysninger som manglet eller ved selve termineringen. Vi bemerker imidlertid at selve avtalen var av en slik karakter at den etter vår vurdering skulle vært forelagt politisk nivå for behandling før inngåelsen.
Oppsummering og revisors kommentar
Inngåelsen av avtalen med Bredbåndsfylket med verdi på over 35 millioner kroner er forklart av seksjonsleder ved IT og arkiv og stabssjef for økonomi og utvikling å ha sammenheng med manglende ressurser i kommunens seksjon for IT og arkiv. Tromsø kommune trengte bistand til drift av datarom- og nettverksteknologi.
På samme tid som det har vært dialog med Bredbåndsfylket om levering av tjenester til Tromsø kommune, arbeidet kommunens seksjon for anskaffelser med rammeavtale om konsulenttjenester innen IT der den ene delkontrakten gjaldt Cisco datarom og nettverk. Utlysningen av denne delkontrakten ble stanset som følge av avtalen som skulle inngås med Bredbåndsfylket.
Etter at kontrakten med Bredbåndsfylket var signert, ble det innhentet juridisk vurdering av dens lovlighet opp mot anskaffelsesregelverket. På grunn av manglende oppfyllelse av det såkalte kontrollkriteriet i anskaffelsesforskriftens bestemmelse om egenregi, var avtalen i strid med anskaffelsesregelverket.
Etter revisors vurdering medførte kontraktsinngåelse i strid med anskaffelsesregelverket at delegasjonsreglementet er brutt. Revisors vurdering er også at selve avtalens innhold tilsier at kommunestyret skulle vært forelagt sak om inngåelse av den konkrete avtalen med Bredbåndsfylket.
6 LISENSER VED SEKSJON FOR IT OG ARKIV
Ifølge mandatets punkt 3 (jf. 3 a og b) skal KomRev NORD undersøke hvilke lisenser som forvaltes ved seksjon for IT og arkiv og om det foreligger gyldige avtaler for alle lisenser.
Bakgrunnen for at undersøkelsen skal omhandle dette er at det i bekymringsmeldingen fra mars 2020 fremkom at Tromsø kommune har avtale med et eksternt firma angående kommunens lisenser på programvarer. Det fremkommer i henvendelsen at det skal gjennomføres kontroll av lisensene hver tredje måned. Ifølge ansatte hadde avtalen med denne lisenskontrolløren opphørt for syv år siden og kommunen har ikke etablert tilstrekkelig rutiner som sikrer tilstrekkelig internkontroll vedrørende lisensene som seksjon for IT og arkiv er ansvarlige for.
KomRev NORD har fått opplyst at kommunen har brukt et selskap som heter Crayon for lisenskontroll. Etter at avtalen med Crayon gikk ut, har den blitt forlenget muntlig. Det har vært arbeidet med en ny rammeavtale for lisenskontroll hvor kravspesifikasjonene ble utarbeidet og oversendt Seksjon for anskaffelser sommeren 2020. Seksjon for anskaffelser opplyser at de er i sluttfasen med å publisere et nytt anbud på avtale vedrørende lisenskontroll knyttet til de lisenser kommunen har med Microsoft.
KomRev NORD fikk den 21.1.2021 tilsendt kopi av en rapport utarbeidet av Crayon i desember 2020 (dekker november og desember) som viser at kommunen løp risiko på kr 900 000 knyttet til uavklarte forhold vedrørende Microsoft-lisenser. Xxxxxx var ifølge seksjonsleder ved IT knyttet til at kommunen ikke hadde dokumentasjon for hvordan lisensene var benyttet på ansatte. Dette er ifølge ham håndtert nå og risikoen er ikke lengre til stede.
Seksjonsleder for IT har opplyst til revisor at kommunen holder kontroll på Microsoftlisensene ved hjelp av Software Asset Management som er en opsjon på avtalen med Crayon. De bistår kommunen med to rapporter i året, én før jul og en i mai rett før kommunen skal rapportere eventuelt økt bruk av lisenser til Microsoft. Om den ovennevnte rapporten har seksjonsleder opplyst at hensikten med den er at kommunen kan sette i verk tiltak fram mot målingen i mai for enten å redusere antall benyttede lisenser eller dokumentere hvordan bruken av lisenser har vært. Seksjonsleder har i denne sammenheng vist til at kommunen har hatt en stor økning av hjemmekontorløsninger under covid- 19 og at dette må dokumenteres. Kommunen har kjøpt opp hjemmekontorlisenser i juli og mener at kommunen nå har tilstrekkelig med lisenser. Det er imidlertid ikke dokumentert hvem disse er tildelt. Det arbeides nå fram mot mai for å få «tagget» de ansatte som skal ha hjemmekontorlisenser og kommunen vil da få en ny statusrapport som viser om kommunen har for få eller for mange lisenser. Kommunen løper ifølge seksjonsleder nå ingen risiko siden de er midt i en periode, men kommunen må være forberedt på å kjøpe seg opp på hjemmekontorlisenser dersom den fortsatt mangler i mai. Kommunen rapporterer inn manglende lisenser til Microsoft en gang i året (juli måned).
Oppsummering og revisors kommentar
Ovenfornevnte gjennomgang tilsier at Tromsø kommune gjennom flere år har brutt anskaffelsesregelverket ved å unnlate å gjennomføre nytt anbud. En forlengelse bør være skriftlig og det bør følge av den inngåtte avtalen at forlengelse inngår som en del av avtalen.
7 SAMLET OPPSUMMERING OG REVISORS KOMMENTARER
KomRev NORDs undersøkelser viser at de forhold som ble nevnt i bekymringsmeldingen i mars 2020 har vært tatt opp flere ganger i forkant av den formelle henvendelsen. De arbeidsmiljømessige forholdene har vært tema i flere møter i seksjonen og det har vært iverksatt ulike tiltak uten at dette har bedret situasjonen. Forhold knyttet til kommunens samarbeid med Senja kommune herunder om mangelfull forankring, formalisering og mangelfull dokumentasjon bør ha vært kjent for seksjonsleder for IT og arkiv. Opplevelsene av utfordringer i arbeidsmiljøet og med IT-samarbeidet med Senja kommune, har også blitt rapportert til seksjonssjef for personal- og organisasjonsutvikling, konstituert stabssjef med ansvar for IT og arkiv, stabssjef for økonomi og utvikling samt til kommunedirektør. Våre undersøkelser viser at gjennom prosjektet «Felles digital grunnmur», hvor Senja kommune etter hvert ble valgt til pilotkommune, har flere av de nevnte manglene blitt dokumentert og synliggjort for ledelsen i kommunen.
Tromsø kommune har gjennom flere år opptrådt som rådgiver overfor tidligere Lenvik kommune i deres valg av IT-utstyr, samt solgt IT-utstyr og IT-tjenester frem mot og etter sammenslåingen av de fire kommunene på Senja. Kommunestyret i Tromsø kommune har ikke blitt, og er fortsatt ikke forelagt, sak om dette. Administrasjonen har ikke fått ferdigstilt avtale som skal regulere forholdene mellom Tromsø kommune og Senja kommune. I arbeidet med å få avtale på plass har vi fått opplyst at det vært vanskelig å få tak i all relevant dokumentasjon fra seksjonsleder ved IT og arkiv. Revisor oppfatter at kommunenes særskilte innkjøpskompetanse ikke ble benyttet i innledende faser av samarbeidet mellom kommunene. Det ble i forkant av samarbeidets oppstart ikke gjort vurderinger og avklaringer om kommunene kunne inngå det konkrete samarbeidet, uten å bryte anbudsreglene. Det ble heller ikke foretatt en vurdering av hvorvidt dette samarbeidet var av en slik art at det burde vurderes opp mot EØS regelverket. Innkjøp og salg av utstyr til Senja kommune via Bredbåndsfylket Troms ble ikke vurdert og håndtert på en tilfredsstillende måte i forhold til delegasjonsregelverket, lov om offentlig anskaffelse eller forretningsrisiko ved å opptre som aktør mellom opprinnelig leverandør av utstyr og deres kunde.
Inngåelsen av avtalen med Bredbåndsfylket Troms med total verdi på rundt kr 35 millioner, er forklart av seksjonsleder ved IT og arkiv og stabssjef for økonomi og utvikling å ha sammenheng med at kommunen manglet egne ressurser i seksjon for IT og arkiv. Tromsø kommune hadde over en periode mistet flere ansatte som ikke var erstattet, hvor den første sluttet medio 2019. Stabsleder for økonomi og utvikling og seksjonsleder for IT og arkiv har begge forklart situasjonen med vanskeligheter med å beholde og rekruttere ut fra de den lønnen som kommunen kan tilby. Dette har tidligere ansatte vi har snakket med avkreftet, og har i stedet pekt på utfordringer ved de organisatoriske forhold i seksjonen. De oppgir at de har opplyst om dette i forbindelse med at de sluttet i seksjonen.
Tromsø kommune hadde i forkant av avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket, ute et anbud som omhandlet rammeavtale på konsulentbistand for IT-tjenester i perioden 2020-2024. Dette ble trukket tilbake slik at man kunne inngå avtale med Bredbåndsfylket. Seksjonsleder for anskaffelser påpekte i møte med stabssjef for økonomi og utvikling 2.6.2020 at det måtte foretas en juridisk vurdering med hensyn til om Tromsø kommune kunne inngå avtale direkte med Bredbåndsfylket uten at lov om offentlig anskaffelse ble brutt.
Avtale om tjenestekjøp mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS ble inngått den 2.6.2020 av stabssjef for økonomi og utvikling. Den 4.6.2020 konstaterte kommuneadvokaten at det ikke var anledning til å inngå avtalen. Den 5.6.2020 tok Tromsø kommune kontakt med Bredbåndsfylket Troms AS og orienterte om at inngått avtale var ulovlig og måtte termineres.
Formannskapet ble i møte 8.12.2020 forelagt sak om godkjenning av kompensasjon på kr 494 592 til Bredbåndsfylket Troms AS på bakgrunn av terminert avtale.
Det er gjennomført nye anbud, og det er per i dag inngått avtale med andre aktører for de neste årene. Vedtektene i Bredbåndsfylket Troms AS ble endret i november 2020. Vi har fått opplyst at kommunen ønsker å arbeide videre med samarbeidet med Bredbåndsfylket.
Avtalen er av oss vurdert slik at stabssjef for økonomi og utvikling ikke hadde fullmakt til å inngå avtalen. Den burde som et minimum ha vært forelagt kommunedirektøren og vi stiller spørsmål ved om den burde vært forelagt politikerne da den reiser prinsipielle spørsmål.
I det følgende oppsummerer vi våre svar på spørsmålene i mandatet:
1. Samarbeidet med Senja kommune
a. På hvilken måte er samarbeidet etablert?
Samarbeidet mellom Tromsø kommune og Senja kommune ble etablert med tanke på økonomiske besparelser for kommunene. Senja kommune trengte ny serverplattform i forbindelse med kommunesammenslåing av fire kommuner til én, og dette kunne Tromsø kommune tilby.
b. Er samarbeidet hjemlet i politisk vedtak eller interne fullmakter i Tromsø kommune? Fellesnemda for Senja kommune vedtok i møte 19.9.2018, i sak 36/18 Ny serverplattform for Senja kommune at «Fellesnemnda vedtar at Senja kommune inngår samarbeid med og kjøper serverplattform hos Tromsø kommune». Etter den dokumentasjon revisor har tilgang til, har ikke samarbeidet hjemmel i politiske vedtak for Tromsø kommune sin del. Etter revisors oppfatning burde beslutningen om at Tromsø kommune skal levere IT-tjenester til en annen kommune, hatt forankring i politisk vedtak.
For kommuner som ønsker å inngå et samarbeid på IT-området uten at det har grunnlag i en konkurranse, oppstiller anskaffelsesregelverket flere krav til samarbeidets innhold. Ifølge anskaffelsesforskriften § 3-3 gjelder ikke anskaffelsesregelverket for kontrakter som inngås utelukkende mellom to eller flere oppdragsgivere, og som etablerer eller gjennomfører et samarbeid
• som har til formål å sikre at offentlige oppgaver blir utført for å oppnå et felles mål
• som blir utført utelukkende av hensyn til offentlige interesser og
• der mindre enn 20 % av aktivitetene som samarbeidet omfatter, blir utført for andre enn oppdragsgiveren
Revisor oppfatter at kommunen ikke har klart å fremskaffe alle relevante opplysninger for å kunne sikre seg at samarbeidet faller inn under denne bestemmelsen.
c. I hvilket omfang er det levert varer og tjenester fra Tromsø kommune til Senja kommune fra og med opprettelse av samarbeidet og frem til i dag/frem til inngåelse av skriftlig kontrakt og etter signering av avtalen?
Det foreligger ikke signert og godkjent kontrakt mellom Senja kommune og Tromsø kommune om samarbeidet på IT-området. Revisor er ikke forelagt oversikt over i hvilket omfang det er levert varer og tjenester fra Tromsø kommune til Senja kommune. Tromsø kommune har ikke registrert hvor mye arbeidstid som er medgått til å bistå Senja kommune. Vi har etterspurt dokumentasjon og
vurdering fra seksjonsleder for IT og arkiv samt nåværende driftsleder og flere tidligere og nåværende ansatte i driftsavdelingen. Det er ikke lagt fram dokumentasjon som kan vise omfanget.
d. I hvor stor grad har Tromsø kommune fakturert, på hvilket grunnlag (timelister, innkjøpspris for varer med evt. påslag osv.) og mottatt betaling fra – Senja kommune for eventuelle varer og tjenester som er levert fram til i dag?
Tromsø kommune har ikke fremskaffet grunnlag for å fakturere Senja kommune og har heller ikke fakturert for tjenester som er levert til Senja kommune.
e. Er Tromsø kommunes rammeavtaler blitt benyttet i forbindelse med samarbeidet med Senja kommune?
Det har vært gjennomført kjøp og videresalg av nettverksutstyr til Senja kommune uten at det foreligger kontrakt om slik disposisjon. Seksjonsleder for IT og Arkiv hadde ikke fullmakt til å godkjenne kjøpet da hans fullmakt er begrenset til inntil kr 2 millioner. Kjøpet ble gjort med bakgrunn i Tromsø kommunes rammeavtale, noe vi vurderer ikke er i henhold til den konkrete rammeavtalen eller anskaffelsesregelverket. Vi har etterspurt, men er ikke forelagt den konkrete rammeavtalen og vi har heller ikke fått svar på om kjøp og videresalg på kr 3,5 millioner hadde betydning for betingelser og rabatter for Tromsø kommune.
f. Er anskaffelser av slikt utstyr fra Tromsø kommune sin side foretatt i tråd med anskaffelsesregelverket?
Revisor har vurdert at anskaffelsen av utstyr som er videresolgt til Senja kommune ikke ble foretatt i tråd med anskaffelsesregelverket. Senja kommune var ikke part/oppdragsgiver i denne rammeavtalen. For andre utstyrsinnkjøp som er omtalt i denne rapporten, er vi ikke forelagt dokumentasjon som kan belyse om anskaffelsesregelverket er fulgt. Vi bemerker at det er gjort innkjøp av utstyr til Tromsø kommune uten at rammeavtalen kommunen har hatt for dette har blitt benyttet.
g. I hvilket omfang og hvordan er prosjektmidler benyttet i forbindelse med samarbeidet med Senja kommune?
I prosjektet «Felles digital grunnmur» var Senja kommune en av pilotkommunene. Fylkesmannen bevilget kr 2 millioner til prosjektet i 2019. Vi har ikke opplysninger om hvor mye av prosjektmidlene som knytter seg til samarbeidet med Xxxxx i anledning dette prosjektet. Samlet ble det i 2019 brukt kr 200 000 i prosjektet «Felles digital grunnmur». Det er rapportert til fylkesmannen at utgiftene gjelder lønnsutgifter til prosjektleder og reiseutgifter i forbindelse med presentasjon av prosjektet på konferanser og samlinger.
h. Er prosjektet gjennomført og rapportert i tråd med det som kommer fram av søknaden? Hvis avvik, er dette avklart med tilskuddsgiver?
Prosjektet «Felles digital grunnmur» er ikke gjennomført i tråd med det som ifølge søknaden til Fylkesmannen var det opprinnelige formålet med prosjektet. Prosjektet hadde opprinnelig som mål å etablere et interkommunalt samarbeid om dataromsdrift. I dette prosjektet skulle det være fire pilotkommuner hvorav Senja kommune var én av dem. Det ble arbeidet for å få på plass en avtale med Senja kommune, men dette arbeidet ble ikke fullført. Prosjektet endret seg til å ha som mål å kartlegge hva kommunene i fylket trengte og ønsket å samarbeide om, for deretter å få etablert et samarbeid med det som utgangspunkt. Det er ingen som i skrivende stund arbeider med prosjektet.
i. Har Tromsø kommunes lisenser blitt benyttet i forbindelse med samarbeidet?
Lisenser for både Tromsø og Senja kommune beregnes og betales per i dag med utgangspunkt i Tromsø kommune sin avtale med Telenor om lisenser av Microsoft-produkter, men Senja kommune
får en egen faktura fra Telenor. Tromsø kommune sine lisenser ble benytter da Senja kommune overførte data og tok i bruk Tromsø kommune sitt utstyr. I forbindelse med gjennomgang og betaling for lisenser i 2020, har vi fått opplyst at forholdet er håndtert. Hvorvidt dette er en godkjent måte å håndtere en slik situasjon på, har vi ikke fått dokumentert. Vi har fått muntlig forklaring fra seksjonsleder for IT og arkiv at fremgangsmåten de har benytter er akseptabel i forhold til avalen med leverandør.
j. Er dette avklart med leverandør av lisenser og er det i så fall fakturert Senja kommune? Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at leverandører er konsultert i forbindelse med bruk av lisenser. Vi har sett en rapport datert i begynnelsen av 2021 utarbeidet av Crayon som angir hvilken risiko de mener Tromsø kommune har knyttet til lisenser samt at den angir risiko for gebyr på om lag 1 million kroner knyttet til feil håndtering av lisenser. Sistnevnte skal være ryddet opp i henhold til seksjonsleder ved IT og arkiv.
2. Kjernenettet til Tromsø kommune
a. Er det i denne forbindelse at avtalen med Bredbåndsfylket Troms om innleie av personell for kr 5,4 mill i 5 år er inngått?
Avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket Troms er forklart med manglende kompetanse og manglende ressurser i kommunens seksjon for IT og arkiv. Mange ansatte i avdelingen hadde sagt opp sine stillinger. Ifølge avtalen skulle Bredbåndsfylket levere infrastrukturtjenester samt løpende tjenester knyttet til prosjekter. Tromsø kommunes behov for driftstjenester var knyttet til drift datasenter med kjernenett (datasentertjenester), drift av WAN (sambandstjenester) og drift av LAN.
b. Er avtaleinngåelsen forestått av ansatte med fullmakter til å gjøre dette?
Avtalen med Bredbåndsfylket Troms er inngått av stabssjef for økonomi og utvikling. Etter revisors vurdering hadde ikke stabssjef fullmakt til å inngå denne avtalen. Vår vurdering er begrunnet i at avtaleinngåelsen var i strid med regelverket om offentlige anskaffelser. Etter vårt syn hadde skulle kommunestyret vært forelagt avtaleutkast for vurdering før signering. Avtalen innebærer at Tromsø kommune ber et annet eksternt selskap om å utføre driftstjenester som kommunen selv opprinnelig har egne ansatte for å gjøre.
Når det henvises til at kommunen selv ikke hadde ressurser og kompetanse til å drifte eget system, men måtte inngå en tjenestekontrakt for dette formålet, stiller vi spørsmål om dette i realiteten innebar å «sette ut» en del av virksomheten til kommunen til et eksternt selskap. I samme tidsperiode som det har vært samarbeidet med Bredbåndsfylket for avtale om driftstjenester knyttet til kommunens datarom og nettverksteknologi, har seksjon for anskaffelser arbeidet med å kunngjøre konkurranse om konsulenttjenester knyttet til Cisco datarom og nettverk. Kommunens seksjon for anskaffelser har etter revisors oppfatning ikke blitt involvert slik som forutsatt i avtaleinngåelsen med Bredbåndsfylket Troms.
c. Hvordan har kommunen håndtert nærståendeproblematikk hos leverandør av utstyr i forbindelse med innkjøp av dette systemet?
Tromsø kommune har ikke etablert rutiner som sikrer bevissthet og overholdes av problematikk knyttet til nærstående. Vi har undersøkt, men ikke funnet at det er kjøpt vesentlig mer tjenester fra Conscia Norge AS hvor tidligere driftsdirektør i Tromsø kommune er ansatt nå, i perioden etter at han gikk over til dette selskapet. Det er kun kjøpt inn utstyr og betalt for avtalte lisenser på om lag samme nivå som tidligere. Vi har fått opplyst at kjøp av konsulenttjenester har vært ute på anbud og at det var Telenor som vant dette anbudet hvor også Conscia Norge AS leverte inn et tilbud.
3. Lisenser ved kjøp av utstyr
a. Hvilke lisenser forvaltes ved seksjonen?
Vi er ikke forelagt oversikt over hvilke lisenser som forvaltes ved seksjonen. Når det gjelder en fullstendig oversikt over alle lisenser, har seksjonsleder for IT opplyst at dette er et komplisert område å holde kontroll over og at det blant annet er derfor kommunen har inngått avtale med Crayon for å holde oversikt over Microsoft-lisenser. Vi har ikke mottatt dokumentasjon som viser selve avtalen. Tromsø kommunen har også mange andre lisenser som det er viktig å ha kontroll med.
b. Foreligger det gyldige avtaler for alle lisenser, jf. pkt. 1?
Tromsø kommune bruker et selskap som heter Crayon for lisenskontroll av Microsoft-lisenser. Denne avtalen er utløpt, men er forlenget muntlig. Dette tilsier at kommunen gjennom flere år har brutt anskaffelsesregelverket ved å unnlate å gjennomføre nytt anbud. En forlengelse bør være skriftlig og det bør følge av den inngåtte avtalen at forlengelse inngår som en del av avtalen. Seksjon for anskaffelser opplyser imidlertid at de er i sluttfasen med å publisere et nytt anbud på avtale som gjelder lisenskontroll knyttet til de lisenser kommunen har med Microsoft. Det er ikke fremlagt dokumentasjon på andre typer lisenser.
I vår undersøkelse har vi undersøkt nærmere de forhold som i bekymringsmeldingen dreide seg om avtalen med Senja kommune, kjernenettet til Tromsø kommune og lisenser mens kommunen selv skulle håndtere det som dreide seg om utfordringer med arbeidsmiljøet. Vår oppfatning er at alle de forhold som er omtalt i bekymringsmeldingen henger sammen og vi har i forbindelse med våre samtaler med informanter fått informasjon som understøtter dette. Vi mener derfor det er viktig at kommunen håndterer de utfordringene som gjelder ledelse, organisasjon og arbeidsmiljø.
8 VEDLEGG
8.1 Oversikt systemer i Senja kommune som skal i drift 1. halvår 2020 og oversikt servere for Senja kommune på Felles digital grunnmur i Tromsø
8.2 Avtale om tjenestekjøp infrastruktur mellom Tromsø kommune og Bredbåndsfylket Troms AS
8.3 Bilag til avtale om tjenestekjøp infrastruktur
8.4 Korrespondanse med Stabssjef Stab for økonomi og utvikling
8.5 Statusnotat for prosjekt Felles digital grunnmur
8.6 Bekymringsmelding Seksjon for IT/Arkiv, Tromsø kommune