DRIFT AV KANTINER OG KIOSKER VED
0
Konkurransegrunnlag
DRIFT AV KANTINER OG KIOSKER VED
OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF
Saksnummer 2019/1510
Tilbudsfrist: 25.03.2020, kl. 10.00
Innhold
1 Informasjon om anskaffelsen 3
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
1.4 Orientering om virksomhetene 5
1.5 Produksjon og distribusjon til andre 6
1.6 Spørsmål vedrørende anskaffelsen 6
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 6
1.8 Forbehold/endringer i driftsperioden 6
1.9 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen 6
1.10 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon 7
1.11 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 7
1.12 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll 7
1.16 Virksomhetsoverdragelse 8
2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 10
2.2 Nasjonale avvisningsgrunner 10
3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 10
3.1 Skatt og merverdiavgift 10
3.2 Leverandørens xxxxxxxxxxxxx, autorisasjoner mv 11
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 11
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 12
3.5 Støtte fra andre virksomheter 13
3.6 Bruk av underleverandører 13
4.3 Strukturering av tilbudet 14
4.4 Parallelle og alternative tilbud 15
4.5 Tilbud på deler av oppdraget 15
4.8 Informasjon om prissetting 16
5 Avgjørelse av konkurransen 16
5.1 Tildelingskriterier med vekting 16
6.1 Avtaleform og avtaleperiode 18
6.2 Avvik fra anskaffelsesdokumentene 18
6.3 Meddelelse og karensperiode 18
1 Informasjon om anskaffelsen
1.1 Oppdragsgiver
1.1.1 Informasjon om Oslo universitetssykehus HF
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Oslo universitetssykehus HF.
Oslo universitetssykehus HF (OUS) eies av Helse Sør-Øst RHF og består av de tidligere sykehusene Aker sykehus, Rikshospitalet, Radiumhospitalet og Ullevål sykehus. OUS er lokalsykehus for deler av Oslos befolkning, akuttsykehus for store deler av Oslo-området, regionsykehus for innbyggere i Helse Sør-Øst og har en rekke nasjonale oppgaver. Sykehuset er landets største med over 20 000 ansatte og har et budsjett på ca. 22 milliarder kroner. Årlig gjennomføres det over 1,2 millioner pasientbehandlinger ved OUS, og sykehuset står for en stor del av medisinsk forskning og utdanning av helsepersonell i Norge.
Oslo universitetssykehus er organisert i 15 klinikker og enheten Oslo sykehusservice. Hver klinikk er organisert i avdelinger, og både for klinikker og avdelinger følger organiseringen en naturlig faglig inndeling slik at en avdeling normalt er lokalisert ved flere av de tidligere sykehusene, dvs. på flere geografiske steder.
Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på xxx.xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.1.2 Informasjon om Sykehusinnkjøp HF
Anskaffelsen gjennomføres av Sykehusinnkjøp HF, divisjon Sør-Øst, på vegne av Oslo universitetssykehus HF. Endelig avtale inngås mellom Oslo universitetssykehus HF og vinnende leverandør. Sykehusinnkjøp HF vil ikke være part i avtalen som inngås.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Formålet med anskaffelsen er å sikre en stabil, kostnadseffektiv, bærekraftig og kvalitativt god drift av oppdragsgiver sine kantiner og kiosker, heretter benevnt virksomheter eller virksomhetene.
Anskaffelsen omfatter virksomhetene spesifisert i punkt 1.4 og vedlegg 10.
Ønsket profil:
Virksomhetene skal framstå som et friskt og hyggelig fristed fra sykdom og behandling og være et godt tilbud til alle ansatte, besøkende og pasienter.
Mattilbudet skal være sunt, friskt, rent, godt, trygt, fleksibelt med fokus på miljø og bærekraft og i tråd med helsemyndighetenes kostråd:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx
OUS er miljøsertifisert (ISO 1400:2015) og vi arbeider systematisk for å redusere vår negative påvirkning på det ytre miljø.
Sunt: Vi ønsker å gjøre det lett og naturlig for kunden å ta sunne valg.
Friskt: Bruk av friske og delikate råvarer som virker fristende.
Rent: Vi må sette strengere krav til hygiene enn ellers fordi det finnes mer smitte på et sykehus enn ellers i samfunnet, samtidig som noen av kundene har redusert immunforsvar som følge av sykdom og behandling.
Godt: Maten skal være næringsrik og smakfull.
Trygt: Kundegruppen har svært ulike behov som følge av sykdom og behandling. Maten skal være merket slik at kunder med matallergi eller matintoleranse kan få trygg mat. I tillegg er det restriksjoner på enkelte matvarer med hensyn til hva som kan serveres på sykehuset.
Fleksibelt: Det skal være mulig å kjøpe et godt måltid innenfor hele kantinens og besøkskaféens åpningstid, og det skal være mulig å velge mellom en varmrett og en suppe, hver dag.
Miljø og bærekraft: Driften skal gi så lav negativ påvirkning på det ytre miljø som mulig, og slik bidra til at OUS sin miljøpolicy følges og at OUS sine miljømål nås.
Konkurransen omfatter 10 kantiner, 4 kiosker, 1 besøkskafé, 1 liten kantine, 1 kaffebar, distribusjon av catering, møtemat, overtidsmat samt automater.
Det vil bli inngått en driftsavtale med underliggende husleieavtaler per lokasjon, se vedlegg 8, 9 og 10.
Vederlaget for tjenesten består av det overskudd virksomhetene genererer. Oppdragsgiver yter ikke driftsstilskudd. Drifter bærer den økonomiske risikoen for gjennomføring av leveransen.
Estimert omsetning er ca. 103 MNOK ekskl. mva. per år. Den estimerte omsetningen er basert på historiske tall (se omsetning i 2018, vedlegg 6.1 og kiosk omsetning og tidsfordeling, vedlegg 6.2).
Totalt for hele kontraktsperioden er estimert omsetning 1 030 MNOK ekskl. mva.
Det oppgitte volum og estimat er veiledende og medfører ingen kjøpsplikt for oppdragsgiver.
Kontraktsperioden starter ved overtakelse av lokalene 1. juli 2020. Oppstartstidspunktet for driften av de omfattede virksomhetene er så fort som mulig, og senest innen 15. juli 2020.
1.3 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og forskrift av 12. august 2016 nr. 976 om konsesjonskontrakter del I og III.
Anskaffelsen gjennomføres ved at alle interesserte leverandører gis anledning til å levere tilbud.
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med de leverandørene som har levert tilbud. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud forut for dialogen, eventuelt også under dialogen dersom dialogen gjennomføres i flere faser. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Eventuelle forhandlinger vil bli ført skriftlig.
Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.
Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se xxx.xxxxxx.xx.
Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter til kontaktperson via Mercell.
1.4 Orientering om virksomhetene
Konkurransen omfatter 10 kantiner, 4 kiosker, 1 besøkskafé, 1 liten kantine, 1 kaffebar, distribusjon av catering, møtemat, overtidsmat samt automater.
• Kantine Ullevål (sentralblokken, bygg 4)
• Xxxxxxx Xxxxxxx (søsterhjemmet, bygg 2)
• Xxxxxxx Xxxxxxx (geriatri, bygg 37)
• Xxxxxxx Xxxxxxx (barnesenteret, bygg 9)
• Kantine Rikshospitalet (glassgaten, 1. et., avsnitt B)
• Kantine Forskningsveien 2 (1. et. bygg B)
• Kantine Radiumhospitalet (hovedbygget, 9. et., bygg AB)
• Kantine Radiumhospitalet (forskningsbygget, bygg K)
• Xxxxxxx Xxxx (hovedinngangen, 1. et. bygg 5 og 6)
• Kantine Mortensrud
• Kiosk Aker (bygg 5 og 11)
• Kiosk Radiumhospitalet (bygg AB)
• Kiosk Ullevål (bygg 4)
• Kiosk og besøkskafé Rikshospitalet (samdrift i lokalene som ikke kan skilles) (avsnitt D)
• Liten kantine Ullevål (ved blodbanken, bygg 25)
• Kaffebar Ullevål (xxxxxxxxxxxxx, xxxx 00)
Det tas forbehold om antall virksomheter i hele kontraktsperioden. Antall virksomheter som omfattes av kontrakten, skal kunne økes og reduseres i kontraktsperioden i henhold til oppdragsgivers behov. Økning og/eller reduksjon i antall virksomheter kan endres blant annet grunnet nedleggelse, nye behov, åpning av nye virksomheter, til- og fraflytting, rivning, ombygging etc.
Slike endringer må påregnes og gir ikke grunnlag for kompensasjon fra oppdragsgiver.
Det tas også forbehold om leietakere som leier lokaler. Leietakere i oppdragsgiver sine lokaler kan ha egne avtaler.
Det gjøres oppmerksom på at det i dag er ombygging på Radiumhospitalet. Det bygges ny kantine og ny kiosk som vil være en del av denne anskaffelsen. Overtakelse er tentativt 2023/2024. Eksisterende kiosk og kantine i bygg A og B vil da avvikles.
Den nye legevakten på Aker sykehus vil ha kantine og kiosk. Oslo kommune er eier, men oppdragsgiver vil leie store deler av lokalene. Det er ikke avklart hvem som er ansvarlig for kontraktene for driften av kiosken og kantinen.
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det på områdene finnes følgende konkurrenter:
- Kiwi og Espresso house (Ullevål)
- Blomsterbutikk/pizza (Aker)
- Hotellene (Gaustad, Montebello, Ullevål)
- Frivillige (Radiumhospitalet)
1.5 Produksjon og distribusjon til andre
Det er ikke anledning til å produsere eller distribuere varer eller tjenester til andre enn ansatte, brukere, leietakere og gjester ved OUS. Dette gjelder for alle virksomhetene.
1.6 Spørsmål vedrørende anskaffelsen
Ved spørsmål, bes leverandør bruke kommunikasjonsløsningen i Mercell. Kontaktpersoner er:
Kontaktpersoner | Xxxxx-Xxxx Xxxx /Xxxx Xxxxx X. Xxxxxxx/ Xxxxx X. Xxxxxxxx |
Adresse | Kommunikasjonsløsningen i Mercell |
Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt inn til vår kontaktperson xxx Xxxxxxx xxxxx 00.00.0000, kl. 10.00.
Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige i Mercell.
Dersom en leverandør oppdager feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget eller andre anskaffelsesdokumenter, som kan ha betydning for prissettingen, besvarelsen og gjennomføringen av konkurransen, bes leverandør å varsle oppgitt kontaktperson om dette.
1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige innen tilbudsfristens utløp. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle leverandører som har meldt sin interesse via Mercell.
1.8 Forbehold/endringer i driftsperioden
Det tas forbehold om at beslutninger i Helse Sør-Øst eller OUS HF kan medføre endringer i kontraktslengde, bygningsmasse, teknisk utforming, kundegrunnlag, økonomiske forutsetninger, prioriteringer, med mer, i kontraktsperioden. Slike endringer må påregnes og gir ikke grunnlag for kompensasjon fra oppdragsgiver.
1.9 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen
Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell leverandør/leverandørens ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.
1.10 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon
Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte.
Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering.
Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon.
Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er § 387 om korrupsjon, § 388 om grov korrupsjon og § 389 om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år.
1.11 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 2 millioner kroner ekskl. mva., jf. forskriften § 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 2 millioner kroner ekskl. mva.
Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers følger av allmenngjøringsforskrifter, jf. forskriften § 1.
Leverandør og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår.
1.12 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll
Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven § 23 (3), inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter
under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser).
1.13 Omkostninger
Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vare-/smaksprøver mv. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av leverandør.
1.14 Befaring
Det vil bli avholdt befaring med samtlige leverandører torsdag 27.02.2020 kl. 09.30-13.30 og
fredag 28.02.2020 kl. 09.30-13.30 på følgende adresser:
Dag 1 – Torsdag 27.02 kl. 09.30 (Xxxxxxx, Xxxx og Xxxxxxxxxx).
Dag 2 – Fredag 28.02 kl. 09.30 (Rikshospitalet, Forskningsveien og Radiumhospitalet). Oppmøte dag 1:
Oslo universitetssykehus HF
Ullevål sykehus, hovedinngangen
Det er muligheter for parkering i parkeringshus. Oppmøte dag 2:
Oslo universitetssykehus HF
Rikshospitalet, hovedinngangen
Det er muligheter for parkering i parkeringshus.
Det vil bli arrangert felles transport til og fra lokasjonene. Ved endt befaring vil man bli kjørt tilbake til oppmøtestedet.
Referat fra befaringen vil bli lagt ut i Mercell.
Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte leverandør.
Påmelding til befaring meldes via kommunikasjonsmodulen i Mercell innen 25.02.2020, kl. 10.00.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall deltakere fra hver leverandør.
1.15 Presentasjon av meny
Som et ledd i evalueringen av tilbudene skal oppdragsgiver prøvesmake menyene som tilbys i kravspesifikasjonene punkt 4.9.6 og 4.11.2. Presentasjon av meny, prøvesmaking og evaluering vil skje på en slik måte at de grunnleggende prinsippene i LOA ivaretas. Dette vil trolig bli gjennomført i uke 16/17, og vil bli avtalt individuelt.
1.16 Virksomhetsoverdragelse
Det legges til grunn at ny drifter overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte ved virksomhetene på overtakelsestidspunktet, og at virksomhetsovertakelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) kapittel 16
– Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse.
1.17 Forsikring
Alle driftsmessige forsikringer dekkes av leverandøren og spesifiseres i tilbudet. Relevant ansvarsforsikring fremvises forut for kontraktsinngåelse.
1.18 Planlagt fremdrift
Nedenstående tidsplan er tentativ.
Aktivitet | Tidspunkt |
Befaring | 27.02.2020 og 28.02.2020 |
Referat fra befaringen | 28.02.2020 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 17.03.2020, kl. 10.00 |
Frist for å levere tilbud | 25.03.2020, kl. 10.00 |
Tilbudsåpning | 25.03.2020, kl. 11.00 |
Evaluering | Uke 13-17 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 15-18 |
Utløp av karensperiode | 10 dager etter meddelelse om valget av leverandør er sendt |
Kontraktsinngåelse | Uke 18-21 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 180 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfristen kan kun skje med leverandørens samtykke.
2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
2.1 Generelt om ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner, skal leverandøren fylle ut ESPD-skjemaet direkte i Mercell. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.
Den leverandøren som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandøren levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
2.2 Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i konsesjonskontraktforskriften § 11-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- § 11-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- § 11-2 (3) i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner
Leverandør skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke.
3.1 Skatt og merverdiavgift
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgift. | • Norske leverandører: Attest for skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Evt. restanser og andre misligheter må begrunnes. • Utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor leverandøren har forretningssted. |
3.2 Leverandørens xxxxxxxxxxxxx, autorisasjoner mv.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. |
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Med tilstrekkelig menes: 1) Oppnådd minimum kredittratingen kredittverdig eller tilsvarende det siste tilgjengelige regnskapsåret OG 2) Gjennomsnittlig driftsinntekter siste tre tilgjengelige regnskapsår på minimum 200 MNOK. | • Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste regnskapstall. Vurderingen må ikke være eldre enn tre måneder. Dersom omsetningstall siste tre regnskapsår ikke fremgår av kredittvurderingen, må det i tillegg leveres årsregnskap hvor tallene fremgår. |
Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha god erfaring fra drift av virksomheter (kantiner og kiosker) med tilsvarende kompleksitet. Med tilsvarende menes sammenlignbare leveranser av kantine- og kioskdrift (blant annet omfang og omsetning). | • En oversikt over tilsvarende kantine- og kioskoppdrag utført de siste fem årene, sammen med opplysninger om kontraktens verdi, omsetning, oppdragsperiode, oppdragsgiver, kontaktperson og gjennomsnittlig antall kunder per dag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte kontaktpersoner som oppgis Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. • Leverandør skal angi om han har til hensikt å bruke underleverandør, og i så fall hvor stor del av kontrakten. |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. | • Beskrivelse av leverandørens organisasjon, inkludert arbeidsstyrke, ledelse, kapasitet og plan/ordning for reservekapasitet. • Redegjørelse for leverandørens evne til å levere drift av alle kantinene og kioskene ved OUS. • Organisasjonskart, og oversikt over antall personer som leverandøren disponerer innenfor fagområdene i kontrakten, samt rutiner for erstatning ved fravær som sykdom, ferie osv. • Det forutsettes at leverandør sørger for relevante bevillinger/godkjenninger før oppstart av kontrakten. |
Leverandøren skal ha et etablert internkontrollsystem som sikrer etterlevelse av næringsmiddellovgivningen. | • Beskrivelse av leverandørens internkontrollprosedyrer i forbindelse med matproduksjon, hygiene, renhold, drift og vedlikehold. Dersom leverandøren er sertifisert, eksempelvis ISO 9001 eller tilsvarende standarder, kan kopi av attesten vedlegges som dokumentasjon på oppfyllelse av kravet. |
Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem. | • Dokumentasjon som viser at leverandøren har et miljøledelsessystem med beskrivelse av miljøledelsestiltak som er implementert i virksomheten. Dersom leverandøren er sertifisert, eksempelvis ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn, kan kopi av attesten vedlegges som dokumentasjon på oppfyllelse av kravet. |
Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til utdanning og faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre tjenestene som krever slike kvalifikasjoner.
3.5 Støtte fra andre virksomheter
Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, må hver av de støttende foretak levere separate egenerklæringer (ESPD-skjema). Med «andre virksomheter» menes for eksempel morselskap, samarbeidspartner, underleverandør og lignende.
I tillegg skal leverandør dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene gjennom hele kontraktens varighet, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring (eksempelvis vedlegg 20) fra disse virksomhetene.
Dokumentasjon på at leverandør råder over de nødvendige ressursene leveres sammen med tilbudet.
Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for oppfyllelse av kravet til økonomisk og finansiell kapasitet, krever oppdragsgiver at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten.
Solidaritetserklæringen leveres sammen med tilbudet.
3.6 Bruk av underleverandører
I denne konkurransen er det kun adgang til å benytte maksimalt ett (1) ledd med underleverandører.
4 Krav til tilbudet
4.1 Språk
Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/dansk/svensk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk.
4.2 Tilbudsformat
Tilbudet skal leveres elektronisk, via xxx.xxxxxxx.xxx.
Oppdragsgiver benytter et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy fra Mercell.
Spørsmål vedrørende elektronisk innlevering rettes til Mercell, xxxx@xxxxxxx.xxx, eller per telefon 00 00 00 00 (hverdager 08.00-16.00). Innleveringsinformasjon for leverandør er også tilgjengelig i den elektroniske innleveringsløsningen.
For kravspesifikasjon og prisskjema bes leverandør om å laste opp dokumentene i originalt format.
NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel-format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF-format.
Det bes om at leverandør sammen med tilbudet leverer en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet (se vedlegg 17 og 18). Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
4.3 Strukturering av tilbudet
Tilbudet skal leveres etter den utforming det elektroniske systemet i Mercell angir. Dokumentasjonen som lastes opp skal navngis på følgende måte:
Inndeling | Dokumenter |
1 | Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Se vedlegg 3. <Leverandørens navn_tilbudsbrev.pdf> |
2 | Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav for deltakelse i konkurransen. Egenerklæringsskjemaet fylles ut direkte i Mercell. Dersom leverandør støtter seg på underleverandør, skal underleverandøren fylle ut eget egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercell. |
3 | Pris: Utfylt prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. <Leverandørens navn_prisinformasjon.xls> |
4 | Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 5.1 og 5.1.1), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. <Leverandørens navn_kravspesifikasjon.pdf> |
5 | Dokumentasjon på at leverandør råder over de nødvendige ressursene gjennom hele kontraktens varighet (hvis aktuelt). <Leverandørens navn_støttende_virksomhet.pdf> |
6 | Solidaritetserklæring (hvis aktuelt). <Leverandørens navn_solidaritetserklæring.pdf> |
Offentlig innsyn i tilbud (vedlegg 17) (hvis aktuelt). <Leverandørens navn_offentlig_innsyn.pdf> | |
7 | Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer. <Leverandørens navn_Vedlegg Y.pdf> |
4.4 Parallelle og alternative tilbud
Parallelle tilbud aksepteres ikke. Med parallelle tilbud menes flere tilbud fra samme leverandør som fullt ut oppfyller kravene spesifisert i kravspesifikasjonen.
Alternative tilbud aksepteres ikke. Med alternativt tilbud menes tilbud som beskriver enn annen løsning enn den som er beskrevet i konkurransegrunnlaget.
4.5 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.
4.6 Leveringsfrist
Tilbudet skal være levert via Mercell innen 25.03.2019 kl. 10.00.
Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og det vil ikke være mulig å sende inn tilbud etter denne fristen. Vi oppfordrer leverandør til å starte innsendingen og utfylling av dokumenter i god tid før fristen utløper, slik at innsending ikke blir hindret av eventuelle internett-, opplastingsproblemer e.l.
Leverandør har selv risikoen for at tilbudet er innsendt innen tilbudsfristens utløp.
4.7 Vedståelsesfrist
Tilbudet er bindende for leverandør i 180 dager regnet fra tilbudsfristens utløp.
4.8 Informasjon om prissetting
Priser skal være i NOK, ekskl. merverdiavgift, inkl. opplæring, emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert de ulike leveringsadressene ved Oslo universitetssykehus HF, reise- og diettutgifter, kjøregodtgjørelse, bompenger og parkeringsutgifter, administrative eller personlige tillegg og/eller gebyrer.
Prisene i tilbudet skal være utarbeidet i henhold til prisskjemaet (vedlegg 4) og retningslinjene gitt i kravspesifikasjonen. Der det er naturlig og relevant skal leverandør opplyse om mengde (vekt, volum).
Prisene i tilbudet skal være bindende det første året, og kan konsumprisreguleres en gang pr. år i den resterende avtaleperioden. Provisjonssatsen er fast i hele avtaleperioden.
Prisene skal oppgis som angitt i prisskjemaet.
Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist.
5 Avgjørelse av konkurransen
5.1 Tildelingskriterier med vekting
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, vurdert på bakgrunn av kriteriene og vektingen angitt nedenfor.
Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting der det gis karakterscore 1-100 hvor leverandørene maksimalt kan få 100 poeng totalt i konkurransen, ved full uttelling på alle kriterier.
Det vil bli benyttet to desimaler i sluttresultatsum.
Nr. | Kriterier | Vekting | Krav til dokumentasjon |
1 | Pris | 50 % | Utfylt prisskjema |
2 | Kvalitet | 40 % | Utfylt kravspesifikasjon |
3 | Miljø | 10 % | Utfylt kravspesifikasjon og beskrivelse av løsninger for hvordan man reduserer matsvinn og engangsartikler. |
For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må leverandøren gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen.
5.1.1 Utdyping av tildelingskriterier
Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for leverandør, men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet.
Hovedkriterium | Underkriterium | Vekting innen underkriterium |
Pris 50 % | Priser ansatte | 60 % |
Priser «Møtemat light» | 20 % | |
Provisjon | 20 % | |
Kvalitet 40 % | Konsept/profil | 20 % |
Varmretter kantine, beskrivelse av rullerende meny, presentasjon og prøvesmaking. Presentasjon og prøvesmaking vil telle vesentlig mer enn den rullerende menyen. | 40 % | |
Signaturretter besøkskafé, presentasjon og prøvesmaking | 20 % | |
Investeringer | 20 % | |
Miljø 10 % | Matsvinn | 60 % |
Engangsartikler | 40 % |
For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må leverandøren gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen.
5.2 Avlysning og avvisning
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering, interne vedtak i OUS HF, interne vedtak i HSØ RHF eller annet.
Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes.
Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at leverandør eller tilbud må avvises.
6 Informasjon om kontrakt
6.1 Avtaleform og avtaleperiode
Det vil bli inngått tjenestekonsesjonsavtale for drift av virksomhetene, med underliggende husleieavtaler (se vedlegg 8, 9 og 10).
Avtalen skal vare fra 01.07.2020 til og med 30.06.2024, med opsjon på ytterligere forlengelse i 5 år. Oppstartstidspunktet for driften av de omfattede virksomhetene er så fort som mulig, og senest innen 15. juli 2020.
De 12 første månedene vil betraktes som en prøvetid. I prøvetiden kan avtalen sies opp med 3 måneders varsel, dersom Xxxxxxx misligholder sine kontraktsforpliktelser.
Som kontraktsvilkår vil ”Utkast til driftsavtale” vedlegg 2 og ”Etiske kontraktsvilkår”, ”Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst” samt ”Fakturerings- og betalingsbetingelser for catering, møtemat og overtidsmat”, vedlegg 16, 19 og 12, bli benyttet.
Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum i avtaleperioden.
6.2 Avvik fra anskaffelsesdokumentene
Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Oppdragsgiver skal avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, herunder kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene. Andre forbehold og avvik kan medføre avvisning.
Eventuelle avvik eller forbehold skal angis presist og entydig i tilbudsbrevet, vedlegg 3. Avvik og/eller forbehold må fremgå av dette dokumentet for å kunne påberopes av leverandøren. Angivelsen av avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innlede dialog / foreta avklaringer med eventuelle leverandører som har inngitt tilbud med vesentlige avvik. Tilbud som inneholder vesentlige avvik etter gjennomført dialog, vil bli avvist.
6.3 Meddelelse og karensperiode
Oppdragsgiver vil informere alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort.
Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført.
Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen omgjøres frem til kontrakt er inngått.
7 Vedlegg
Vedlegg | Dokument |
1 | Kravspesifikasjon |
2 | Utkast til driftsavtale |
3 | Tilbudsbrev |
4 | Prisskjema |
5 | Minimumskrav til åpningstider |
6.1 | Omsetning 2018 |
6.2 | Kiosk omsetning og tidsfordeling |
7 | Oversikt over ansatte |
8 | Kiosk kantine tegninger alle |
9 | Kiosk kantine leiekontrakt |
10 | Kiosk kantine oversikt |
11 | Utstyrslister |
12 | Fakturerings- og betalingsbetingelser for catering, møtemat og overtidsmat |
13 | Utelatelsesliste av næringsmidler |
14 | Retningslinjer for oppslag av plakater |
15 | Utstilling, stand, salg, markedsføring |
16 | Etiske kontraktsvilkår |
17 | Offentlig innsyn i tilbud |
18 | Veileder for offentlig innsyn i tilbudene |
19 | Etiske retningslinjer for innkjøp og Leverandørkontakt i Helse Sør-Øst |
20 | Forpliktelseserklæring eksempel |