Reglement forutlån/utleie av flerbruksanlegg og grendehus på Stevningsmogen Flesberg kommune

Reglement for

utlån/utleie av flerbruksanlegg og grendehus på Stevningsmogen

Flesberg kommune

1

kk

Reglement for utlån/utleie av flerbruksanlegget og grendehuset på Stevningmogen

1 Innledende bestemmelser

1.1 Formål

Utlån/leiesordningen skal bidra til at frivillige organisasjoner og aktører kan søke om å låne eller leie flerbruksbygget «Skattekista», uteanlegget og grendehuset når kommunen ikke har behov for å disponere arealene selv.

1.2 Ikrafttreden

Dette reglementet gjelder fra 01.01.2020.

1.3 Virkeområde

Reglementet gjelder for regelmessig lån/leie gjennom et skoleår og timebasert engangslån/-leie:

«Skattekista»: idrettshall, basseng, «hjertet», sosialt rom, kantinekjøkken, mat og helserom, kunst- og håndverksrom, musikkrom, to øvingsrom og to møterom.

Uteområdet: Fotballbane, lysløype, skiskytingsbane, sekretariat/speakerhus. Grendehuset: Sal med kjøkken, garderobeanlegg.

Frivillige organisasjoner/lag/foreninger i Flesberg kommune med aktivitet for barn og unge under 18 år, kan søke om gratis lån av lokaler og anlegg. Det kan unntaksvis tas betaling for å dekke merkostnader1.

Frivillige organisasjoner/lag/foreninger i Flesberg kommune med aktivitet for voksne, organisasjoner og andre kan søke om leie av lokaler og anlegg.

1.4 Utlånsperiode

1 Det kan tas betalt for ekstra tilsynsvakt og renhold når det er behov for det. Kommunen vil understreke at det ikke at det ikke må etablere seg en praksis der betaling for renhold og tilsynsvakt blir hovedregelen. Det skal bare kunne tas betalt når det er helt spesielle og ekstraordinære behov som ikke dekkes av de ordinære renholdet og vedlikeholdet.

Perioden for regelmessig utlån/utleie er fra 1. september inneværende år til 20 juni året etter, unntatt i skoleferier og på helligdager og høytidsdager. Lokaler kan etter avtale lånes ut fast andre tidsperioder enn dette. Låntaker/leietaker må avstå arealene til kommunal bruk uten kompensasjon inntil 2 kalenderdager i perioden. Kommunen skal varsle om behov for eget bruk på utlånt/utleid tidspunkt senest 3 uker før aktuell dato.

Timebasert engangs-utlån/utleie kan foretas gjennom hele året.

1.5 Prioriterte aktiviteter og målgrupper

Arealene skal primært brukes til å utføre kommunale tjenester for bygdas innbyggere. Kommunens bruk av lokalene må derfor prioriteres foran utlån til andre brukere.

Følgende aktiviteter som arrangeres i regi av frivillige organisasjoner og aktører prioriteres ved tildeling av lokaler. I prioritert rekkefølge:

1.5.1 Gjelder for «Skattekistas» lokaler utenfor ordinær skoletid, unntatt idrettshall og basseng:

1. Aktiviteter i regi av kommune eller lokale organisasjoner rettet mot barn og unge under 18.

2. Aktiviteter i regi av kommune eller lokale organisasjoner rettet mot seniorer over 65.

3. Kurs som arrangeres av godkjente opplysningsorganisasjoner (studieforbund og medlemsorganisasjoner); jfr. Lov om voksenopplæring §7 (3).

4. Aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere.

5. Organisasjoner og aktører utenfor kommunen.

1.5.2 Gjelder for idrettshall og basseng:

Gjelder mandager til fredager kl. 15 – 21 (tirsdager og fredager også kl. 06.15 – 08.30), lørdager kl. 8- 16 og søndager kl. 10 – 20.30.

I prioritert rekkefølge:

1. Kommunale enheter som ønsker tid i idrettshallen og basseng.

2. Fysiske aktiviteter rettet mot barn og unge under 18 år i regi av lokale organisasjoner.

3. Fysiske aktiviteter som kan ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere.

4. Kulturaktiviteter med særlige behov for å benytte idrettshallen.

5. Organisasjoner og aktører utenfor kommunen.

1.5.3 Utlån/utleie av «Skattekista» til private og virksomheter

1. Private aktører som arrangerer private selskap og tilstelninger kan leie arealene i henhold til betalingssatser i punkt 4.2, så fremt arrangementet ikke går på bekostning av prioriterte målgrupper.

2. Virksomheter som har til hensikt å skape økonomisk overskudd av sitt arrangement, og som har til formål å bidra til å ivareta og utvikle trivsel, tilhørighet og et generelt bedre miljø for nærområdets beboere/enhetens brukere, kan leie arealene i henhold til betalingssatser i punkt 4.2.

1.5.4 For søknader om fast regelmessig lån av lokaler gjelder:

Prioriterte søkere som får tildelt et lokale, kan ikke garanteres å få tildelt akkurat det lokale de har søkt om. Flesberg kommune vil forsøke å tilby alternative lokaler og/eller tidspunkter til de som ikke får sitt førstevalg.

2. Fast regelmessig lån av lokaler

2.1 Søknad

Organisasjonen må sende søknad hvert år og gi oppdatert informasjon.

Søknadsfristen er 1. april hvert år. Søknaden sendes til xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Den som søker må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen. Vedkommende må være fylt 18 år.

2.2 Vedtak om tildeling

Oppvekst- og kulturetaten tildeler fast regelmessig lån/leie av lokaler. Før tildeling skal kommunen og involverte enheter gis mulighet til å komme med innspill.

Søknaden skal inneholde informasjon om organisasjonens behov for å bruke lokalene i tidsrom for utlånet, med angitte datoer for dette. Dersom organisasjonen har ekstraordinært behov for lokalene utover dette, må det søkes om engangslån/-leie for aktuelt tidspunkt.

2 Timebasert engangslån/-leie av lokaler

3.1 Søknad

Frivillige organisasjoner, privatpersoner og virksomheter kan søke om timebasert korttids lån/leie av arelane til møter, arrangementer og lignende.

Søknad må sendes innen 3 uker før ønsket dato for lån/leie til xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxxxxx.xx

Den som søker må ha fullmakt til å signere søknaden på vegne av organisasjonen/aktøren. Vedkommende må være fylt 18 år.

3.2 Tildeling

Oppvekst- og kulturetaten avgjør tildeling til den som melder sin interesse først. Etaten avgjør om søker får tildelt lokalet eller ikke. Det er ikke klageadgang.

4 Betalingssatser

4.1 Betalingssatser ved utlån/utleie av kommunale lokaler

Som hovedregel skal frivillige organisasjoner og aktører låne kommunale lokaler gratis. Imidlertid er det noen unntak fra dette. Det er derfor utarbeidet felles betalingssatser for de tilfeller der vi kan fakturere låntaker.

Type utlån/utleie	Lokale org., barn og unge	Lokale org., voksne	Eksterne
Xxxxxxx Xxxxxxx (4-6 personer)	0,-	100,- pr time	100,- pr time
Xxxxxxx Xxxxx (12-15 personer)	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Kunst- og håndverksrom uten bruk av utstyr	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Kunst- og håndverksrom med bruk av utstyr (ikke forbruksmateriell)	0,-	200,- pr time	200,- pr time
Musikkrom uten bruk av utstyr	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Musikkrom med bruk av utstyr	0,-	200,- pr time	200,- pr time
Øvingsrom Lågen	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Øvingsrom Vatnebrynvannet	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Hjertet uten musikkrom	0,-	250,- pr time	250,- pr time
Hjertet sammen med musikkrom uten bruk av utstyr på musikkrom	0,-	350,- pr time	350,- pr time
Hjertet sammen med musikkrom og bruk av utstyr på musikkrom	0,-	400,- pr time	400,- pr time
Sosialt rom: Tekslehøgget	0,-	200,- pr time	200,- pr time
Kantinekjøkken	0,-	150,- pr time	150,- pr time
Mat og helse-rom	0,-	200,- pr time	200,- pr time
Idrettshall, halv del inkl. bruk av utstyr (ikke forbruksmateriel)	0,-	250,- pr time	250,- pr time
Idrettshall, hele inkl. bruk av utstyr (ikke forbruksmateriel)	0,-	400,- pr time 3000,- for hel dag i helg 5500,- for hel helg	400,- pr time 3000,- for hel dag i helg 5500,- for hel helg
Kantinekjøkken sammen med leie av idrettshall eller svømmehall	0,-	50,- pr time	50,- pr time
Svømmehall innenfor ordinær åpningstid, har egen godkjent instruktør/livredder. Inntil 4 baner.	0,-	380,- pr time	450,- pr time
Svømmehall innenfor ordinær åpningstid, inkl. badevert. Inntil 4 baner.	500,- pr time	500,- pr time	500,- pr time
Stevner og aktivitet utenfor ordinær åpningstid, har egen godkjent instruktør/livredder. Hele bassenget.	200,- pr time	600,- pr time	850,- pr time

Stevner og aktivitet utenfor ordinær åpningstid, inkl badevert. Hele bassenget.	600,- pr time	1100,- pr time	1350,- pr time
Heving av temperatur og/eller bunn i bassenget i forbindelse med leie.	Kun etter avtale og anledning. Faktureres ut i fra kostnad.
Bursdagspakke for barnebursdag, for barn i grunnskolealder. Maksimal total varighet 2,5 timer.	Ordinær inngangsbillett for hvert barn + kr 100,- for administrasjon og borddekking i sosialt rom: Tekslehogget. Mulig å leie kantinekjøkken i tillegg for kr 100,- Kjøp av mat/drikke: etter avtale.
Grendehuset uten garderobeanlegg	0,-	1250,- for hel ukedag (man – tor) 1750,- for helgedag (inkl. fredag) og helligdag/off. fridag	1250,- for hel ukedag (man – tor) 1750,- for helgedag (inkl. fredag) og helligdag/off. fridag
Grendehuset inkl garderobeanlegg	0,-	2250,- for hel uke dag (man – tor) 2750,- for helgedag (inkl. fredag) og helligdag/off. fridag	2250,- for hel uke dag (man – tor) 2750,- for helgedag (inkl. fredag) og helligdag/off. fridag
Sekretariat/speakerbod	0,-	0,-	500,- pr dag
Fotballbane utendørs	0,-	150,- pr time 600,- pr hel dag	150,- pr time 600,- pr hel dag
Lysløype og skiskytingsanlegg (stenges for andre brukere)	0,-	0,-	400,- pr time 3000,- for hel dag i helg 5500,- for hel helg
Ved utlån av lokaler til overnatting	Kr 30 pr person pr døgn	Kr 60 pr person pr døgn, men minimum kr 1000 pr døgn	Kr 60 pr person pr døgn, men minimum kr 1000 pr døgn
Ved på forhånd avtalt leie av ekstra tilsynsvakt.	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time
Ved på forhånd avtalt ekstra renhold (ved arrangement hvor de må påregnes ekstra renhold utover det som er normalt). Ved behov for ekstra renhold om klister er brukt i brudd med gjeldende forutsetninger.	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time

Ved manglende rydding, per time medgått arbeid.	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time
Ved behov for at en ansatt i kommunen må reise til «Skattekista» utenom sin arbeidstid på grunn av oppstått situasjon i forbindelse med utlån. Per time medgått arbeid, inkludert reisetid.	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time	Kr 500 pr time

Tabell 1. Betalingssatser

BRUKSREGLEMENT

1 Generelle regler

1.1 Bruk av lokalene

All bruk av lokaler skal skje i samsvar med dette reglementet og de til en hver tid gjeldende regler for de enkelte lokalene.

1.2 Fremleie

Tildelt lånetid kan ikke gis til andre.

1.3 Lånetid som ikke blir benyttet

Lån-/leietaker som ikke kan benytte tildelt tid skal uten opphold melde fra om dette.

Xxxxxx en låntaker gjentatte ganger uteblir uten å melde fra, kan lån-/leietaker fratas den tildelte lånetid og evenuelt få avslag på senere søknader om lån av lokaler.

1.4 Adgang til lokalene

For å få adgang til lokalene må lån-/leietaker ta kontakt med den personen som har ansvar for lokalene. Kontaktinfo står i svarmailen låntaker har motatt.

1.5 Aksept av reglement og rutiner

Kontaktpersonen skal gi lån-/leietaker informasjon om reglement, ordensregler, oppslag, anvisninger, brannvernrutiner og rutiner for alarm. Lån-/leietaker må bekrefte med signatur at organisasjonen/aktøren og dens medlemmer vil forholde seg til dette.

1.6 Nøkler/nøkkelkort

Adgang til Skattekista gis primært gjennom tidsstyring av låssystem. Nøkkelkort kan i enkelte tilfeller være nødvendig. Dette må i tilfelle hentes på avtalt tidspunkt. Utleverte nøkkelkort skal leveres tilbake så fort som mulig etter endt låneperiode.

Adgang til grendehuset gis gjennom utlån av nøkkel. Denne må hentes på avtalt tidspunkt. Nøkkel skal leveres tilbake så fort som mulig etter endt låneperiode.

Hvis utleverte nøkler eller nøkkelkort blir borte, stilles låntaker økonomisk ansvarlig for eventuelle tap det medfører.

Adgang til sekretatiet/speakerbod gis gjennom tildelt kode til lås.

1.7 Røyking og bruk av alkohol

Røyking er ikke tillatt ved lokalenes inne- og nærliggende uteområde.

Det er som hovedregel ikke tillatt å nyte alkohol ved lokalenes inne- og uteområder. Ved spesielle arrangementer på grendehuset kan det søkes om leilighetsvis bevilling for skjenking av alkohol. Skjema for dette ligger på kommunens hjemmesider. (Ved lukket selskap som bursdagsfest og bryllup er det ikke nødvendig å søke om skjenkebevilling.) Brannvakten i Flesberg kommune skal kontaktes ved arrangementer som har alkoholservering på telefonnummer: 000 00 000

1.8 Overnatting

Overnatting er kun tillatt ved engangs lån/leie av lokaler. Det finnes egne sikkerhetsrutiner for dette som må følges.

Dersom overnatting innvilges, må ansvarlig selv melde fra til Xxxxxxxx brann- og redningstjeneste på telefonnummer: 000 00 000.

1.9 Førstehjelp

Lån-/leietaker er selv ansvarlig for å ha med nødvendig førstehjelputstyr til sitt bruk/sin aktivitet.

1.10 Oppførsel i lokalene

Lån-/leietaker er ansvarlig for ro og orden. Unødvendig opphold i bygningen og på enhetens uteområder må unngås.

2 Bruk av lokalene

2.1 Lokalenes tilstand og utstyr

Lokalene stilles til disposisjon i den stand som de er. Bruk av tilgjengelig utstyr er inkludert såframt ikke annet framgår av avtalen. Dette gjelder bruk av skjermer, tavler og annet utstyr, men ikke forbruksmateriell.

2.2 Tilsyn

Lån-/leietaker er ansvarlig for nødvendig tilsyn og vakthold. Dette gjelder også selv om arealene har egen tilsynsvakt.

Lån-/leietaker må sørge for at uvedkommende ikke får adgang til lokalene eller til andre deler av bygningen når lokalene benyttes.

Lån-/leietaker må passe på at de lånte lokalene er ryddet. I Skattekista må det påses at ytterdør er lukket når bygget forlates. For andre bygg må lån-/leietaker i tillegg kontrollere at alle vinduer og utgangsdører er forsvarlig lukket og låst når bygget forlates.

2.3 Spesielle regler for bruk av idrettshallen til fysisk aktivitet.

• Lån-/leietaker må sørge for at en ansvarlig voksen person er tilstede ved all trening. Den ansvarlige skal være den siste som forlater idrettshallen.

• Treningstøy, sko, klær, redskaper, baller med mer skal være grundig rengjort før det brukes i idrettshallen.

• Sko med knotter eller såler som setter merker på gulvet tillates ikke brukt innendørs.

• Bruk av klister er tillatt i idrettshallen under følgende forutsetninger:

- utøverne er G/J 16 eller eldre.

- klister påføres kun ved klistertralle.

- kun vannbasert klister tillates.

2.4 Spesielle regler ved bruk av svømmehallen

• Det henvises til eget regelverk som finnes på oppslag i og ved hallen.

2.5 Åpne arrangementer

Ved åpne arrangementer er lån-/leietaker ansvarlig for at antall funksjonærer (vakter o.l) er i samsvar med det som er nødvendig for å avvikle arrangementet forsvarlig. Lån-/leietaker er også ansvarlig for ikke å ta inn flere personer i lokalet enn det er godkjent for.

Ved åpne arrangement er lån-/leietaker som arrangør ansvarlig for eventuelt hærverk og ødeleggelser.

For arrangementer som skal avvikles på søndag og helligdager til tidspunkt som omfattes av «Lov om helligdagsfreden», må det innhentes tillatelse fra politet.

xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxx/0000-00-00-00

3 Egenansvar, erstatningsansvar og skademelding

3.1 Egenansvar

Kommunen har ikke ansvar for skade eller tap som lån-/leietaker eller andre måtte bli påført ved bruk av lokalene.

Kommunen er uten ansvar for lån-/leietakers tapte eiendeler i låneperioden.

3.2 Erstatningsansvar

Lån-/leietaker er erstatningsansvarlig for skader lån-/leietaker selv eller andre påfører lokalene/bygningen i låneperioden.

Dersom lån-/leietaker utløser innbrudd- eller brannalarmen uten at det er grunn for det, er lån-

/leietaker ansvarlig for å dekke eventuelle utrykningskostnader.

Dersom det ikke er gjort avtale om ekstra renhold, men dette likevel er klart på krevd, kan kommunen kreve dekning av utgifter til ekstra renhold.

Kommunen kan kreve erstatning fra lån-/leietaker for å dekke ekstra utgifter dersom det oppstår en hendelse i låne-/leieperioden som medfører at personell fra kommunen må reise til lokalet utenom sin arbeidstid. Det henvises til betalingssatser, pkt. 4.1.

3.3 Melding om skade og hærverk

Lån-/leietaker er forpliktet til straks å melde fra om en påført skade på lokalet eller utstyr. Skaden meldes til kontaktperson. Større skader skal straks meldes til vakttelefon 913 47 455. Ved behov for akutt varsling, kontaktes en av nødetatene.

4 Brudd på reglement

Brudd på dette reglement, regler knyttet til de enkelte lokalene og øvrige anvisninger kan medføre utestenging. Likeledes kan avtalt lånetid bli vurdert inndratt og adgang kan vurderes utelukket for kortere eller lengre tid.

5 Avlysning

Ved uforutsette hendelser, Force majeure, som medfører at kommunen må avlyse låneavtalen, har lån-/leietaker ingen krav overfor kommunen. Avgjørelse om avlysning tas av etatsleder.

Utlåner plikter å varsle lån-/leietaker om annullering så snart som mulig.