PROSESSVEILEDER EBA
PROSESSVEILEDER EBA
ANSKAFFELSE AV LEIEKONTRAKTER I POLITI- OG LENSMANNSETATEN
FORORD
Denne prosessveilederen er utarbeidet av Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) til hjelp for politi og lensmannsetaten ved inngåelse av leiekontrakter. Dokumentet gir steg for steg veiledning gjennom de ulike fasene i prosessen. Til hvert steg finnes det støttedokumenter som gir en mer utfyllende veiledning i prosessen eller som kan benyttes som eksempler. Disse kan fås ved å henvende seg til PDMT.
Veilederen er basert på de utfordringer man møter i behovsvurderingene og i anskaffelsesprosessen. Den er ment å gi en oversikt over de generelle utfordringene man står overfor ved inngåelse av ny leiekontrakt. Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at den ikke nødvendigvis kan gi svar på alle spørsmål. Xxxxxxxx bes kontakt PDMT ved behov for bistand til konkrete prosjekter.
Dokumentet vil være levende og endringer gjøres fortløpende i den elektronisk tilgjengelige veilederen. Endringer skjer med bakgrunn i endret regelverk, eller på bakgrunn av erfaringer vi har fra prosjekter vi er involvert i.
Mai 2011
INNHOLDSFORTEGNELSE:
Side
1. ETABLERE PROSJEKTORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE 4
2. XXXXXXXXXXXXX 0
3. MARKEDSUNDERSØKELSE 9
4. REFORHANDLE EKSISTERENDE LEIEKONTRAKT 11
5. NY LEIEAVTALE I OPPFØRT BYGG 13
6. NY LEIEAVTALE I NYTT BYGG 15
1. ETABLERE PROSJEKTORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Prosessen omfatter utarbeidelse av en enkel prosjektplan som skal ligge til grunn gjennomføring av behovsanalysen, inklusiv etablering av en riktig sammensatt prosjektorganisasjon.
Prosessnavn: | PGE1 ETABLERE PROSJEKTORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE |
Prosesseier: | Politimesteren/Xxxx særorgan |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
En til to måneder. |
Input: Output: | Xxxxx for å etablere en prosjektgruppe med nødvendige ressurser som følge av beslutning om å gjennomføre en behovsanalyse for å beskrive og omforene politidistriktets /særorganets endrede behov for EBA. |
En enkel prosjektbeskrivelse og en riktig sammensatt prosjektorganisasjon for å kunne gjennomføre en behovsanalyse |
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
Aktiviteter i gjennomføringen
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE11 FORUTSETNINGER FOR PROSJEKT
PGE12 PROSJEKT- BESKRIVELSE
PGE13 PROSJEKT- ORGANISERING OG ROLLER
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PGE11 Forutsetninger for prosjekt | Verifisere at ressurser og kompetanse matcher prosjektets hensikt | Eks ressursavtale |
PGE12 Prosjektbeskrivelse | Utarbeide en enkel beskrivelse av behovsanalysens gjennomføring | |
PGE13 Prosjektorganisering og roller | Etablerere organisasjon for behovsanalyse Bemanning vurderes med utgangspunkt i aktuelt tjenestesteds størrelse. | Eks orgkart |
Avhengig av prosjektets ulike faser og størrelse kan det være behov for ulik kompetanse og medvirkning fra berørte deler av organisasjonen. Det skal framgå av prosjektplanen hvilke personellresurser og kompetanse som er nødvendig for gjennomføring av behovsanalysen, samt hvordan roller og ansvar utformes. Følgende ansvar og roller er definert: 1. Prosjekteier/Styringsgruppe Har det overordnede ansvaret for prosjektet. Vil typisk være prosesseier, eller en eller flere i ledergruppen. Sammensetningen avhenger av størrelsen på prosjektet. 2. Prosjektleder Xxx den daglige ledelsen av prosjektet og rapporterer til prosjekteier/styringsgruppe. Arbeider i henhold til skriftlig avtale med prosjekteier/styringsgruppe, normalt i form av en forankret prosjektplan. 3. Representanter fra organisasjonens avdelinger/virksomhetsområder Er ressurs- og nøkkelpersoner med kompetanse avhengig av prosjektets hensikt og mål. 4. Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx, vernombud, AMU, BHT 5. Rådgivere Ressurser i PDMT VO EBA, eller eksterne tekniske og/eller juridiske rådgivere |
2. BEHOVSANALYSE
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Behovsanalysen er en beskrivelse av gapet mellom NÅ-situasjonen og ønsket fremtidig situasjon for EBA. Det omfatter blant annet beskrivelser av behovet for ulike romtyper, oversikter over totalt arealbehov og hvilke relasjoner som finnes mellom de organisatoriske enhetene.
Prosessnavn: Prosesseier: | PGE2 BEHOVSANALYSE |
Politimesteren/Xxxx særorgan |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
2-12 måneder avhengig av gapet mellom NÅ-situasjon og fremtidig behov (prosjektets størrelse) |
Input: Output: | Prosjektbeskrivelse (oppdraget) |
Omforent beskrivelse av behovet som underlag for markedsundersøkelse. |
Styring: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Politidistriktets/særorgane ts virksomhetsplan (eller handlingsplan, virksomhetsplan EBA) Politidirektoratets strategi for effektiv eiendomsforvaltning i politi og lensmannsetaten | Inneholder beskrivelser av fremtidens organisasjon og lokalisering | Legg ved strategi fra POD |
Støtteressurser: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Metodikk for kartlegging av NÅ-situasjon | Beskrivelser av verktøy for effektiv kartlegging av NÅ-situasjonen - Arealanalyse - Fysisk arbeidsmiljø - Energibruk - Funksjonalitet - Teknisk standard | Doculivenr.. |
Nøkkeltall | Gjeldene nøkkeltall fra PDMT og normer for beste praksis i bransjen til bruk i sammenligning med andre (benchmarking) og planlegging | PDMT VO EBA |
Mal for Nærhetsdiagram | En mal, med eksempler på funksjons/rom- matrise | Doculivenr.. |
som beskriver relasjoner mellom organisatoriske enheter og arealers behov for nærhet til hverandre. | ||
Funksjonslinje/prosesskart | Funksjonslinje og prosesskart som beskriver virksomhetens arbeidsprosesser. | KS-system |
Mal for Arealprogram | Dette er en mal for et såkalt arealprogram, dvs. en lister over totalt behov for areal summert i forhold til organisering | Doculivenr.. |
GIS-analyse for lokaliseringsvurderinger | Ved hjelp av geografiske informasjonssystemer (GIS) og data om straffesaker er det mulig å ta fram ulike visualiseringer fremstilt i kart, eksempelvis - varmeskala (fargespekter) i kartet. - Tyngdepunkt for befolkning og straffesaker presentert som en varmeskala (fargespekter) i kartet - Analyser for å beregne publikums kjøretid til aktuelle tjenestesteder | PDMT VO EBA |
Oversikter over husleiekontrakter | Politidistriktets/særorganets egne oversikter over eksisterende husleiekontrakter, inklusiv tegninger. (Behov for felles husleieregister for Politiet vurderes) | Politidistrikt/sær org |
Eksempler på behovsanalyser | Eksempler fra andre lignende prosjekter som nylig er gjennomført | PDMT VO EBA |
Kostnadskalkyler | Nøkkeltall for å kunne foreta grove kostnadskalkyler | PDMT VO EBA |
Aktiviteter i gjennomføringen
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE21 KARTLEGGE NÅ - SITUASJONEN
PGE22 KARTLEGGE FREMTIDIG SITUASJON
PGE13 PROSJEKT- ORGANISERING OG ROLLER
PGE23 PGE24
ANALYSEPUNKTER NÆRHETSDIAGRAM
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PGE21 Kartlegge NÅ-situasjonen | Beskrivelser av politidistriktets/særorganets nåværende EBA situasjon med hensyn til lokalisering, arealanvendelse, med mer. | Sjekkliste (fra mulighetsstudie) |
PGE22 Kartlegge fremtidig situasjon | Ut i fra aktuell virksomhet, beskrive konsekvensene for virksomheten dersom behovet ikke tilgodeses. Vurdere alternative strategier. | |
PGE23 Analysepunkter | REKKEFØLGE: • Følgende punkter bør analyseres og vurderes i en behovsanalyse; • Nye arbeidsformer/ framtida organisasjon • Hvordan vi skal kommunisere og samarbeide i fremtiden, innføring av ny teknologi • Hvilke funksjonsarealer skal ligge i nærheten av hverandre • Definere funksjonelle behov (kapasitet og kvalitet) • Alternative måter å dekke behovet på utredes, relokalisering, ombygging i eksisterende lokaler, nybygg • Rammefaktorer i prosjektet • Økonomi, budsjett • Sikkerhet |
• Fysisk, • Logisk (adgangskontroll, informasjon) og • Funksjonell (separere arrestanter/ publikum/vitner/etterforskning/) • administrasjon) • Omfang, arealbehov, leietid • Lokalisering • Foreta grove kostnadskalkyler: 1. Årlig leie > 1 MNOK skal søkes POD 2. Årlig leie > 5 MNOK skal søkes Justisdepartementet 3. Byggekost > 50 MNOK skal være gjenstand for et Regjeringsnotat 4. Byggekost > 1.000 MNOK skal kvalitets- sikres (ikke KS1) av Finansdeptartementet 5. Byggekost > 500 MNOK = KS1 og KS2 6. Byggekostbetraktninger er kun aktuelle ved Statsbygg som byggherre. • Avklare om Statsbygg skal være byggherre • Innstilling, begrunnelse, argumentasjon Sonderinger av grunnleggende forutsetninger, vurderinger av mulige "hinder" | ||
PGE24 Nærhetsdiagram | Utarbeide beskrivelser av relasjoner mellom organisatoriske enhetene som påvirker arealers behov for nærhet til hverandre. | |
PGE25 Arealprogram | Utarbeide arealprogram, dvs. lister over totalt behov for areal (rom av ulike typer) summert i forhold til organisering. For eksempel hvor mange kontorarbeidsplasser, garasjering, skytebane, celler mm | Arealveileder |
PGE26 Romskjema | Lag romskjema for hver romkategori - for å funksjonsbeskrive rommene | Mal |
3. MARKEDSUNDERSØKELSE
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Prosessen beskriver hvordan en går fram for å annonsere behov for ny leieavtale i dagspressen, lokalavis eller lignende. Hensikt er å få oversikt over mulighetene som finnes i markedet for bedre å kunne vurdere om dagens leiekontrakt eller andre løsninger kan dekke politidistriktets/særorganets behov. Resultatet legger grunnlag for videre valg av anskaffelsesprosess, best mulig konkurranse og ivaretakelse av lov og forskrift for offentlige anskaffelser. Statsbygg bør kontaktes og vurderes som en mulig leverandør. Ved formålsbygg skal Statsbygg benyttes og annonsering utgår.
Prosessnavn: Prosesseier: | PGE3 MARKEDSUNDERSØKELSE |
Prosjektleder |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
Ca 1-2 måned |
Input: Output: | Resultat fra behovsanalysen |
Forslag, skisser og prospekter, eller liknende fra interessenter. |
Styring: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Støtteressurser: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Aktiviteter i gjennomføringen:
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE 31 ANNONSERING
PGE32 INTERN VURDERING
PGE 33 FORSLAG ANS -
KAFFELSES PROSESS
PGE 34 INNSTILLING VEDTAK
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PG31 Annonsering | Markedsundersøkelse via annonsering og dialog med aktuelle tilbydere (tomt, tomt og | Mal for annonselayout og |
nytt bygg eller eksisterende arealer) ” Politiet vurderer ulike lokaliseringsalternativ og ønsker å komme i kontakt med aktører på markedet...” • Utarbeide annonsetekst basert på behovsvurdering • Annonseteksten annonseres i dagspresse, lokalavis el • Motta prospekter fra interessenter | annonsetekst PDMT VO EBA | |
PG32 Intern vurdering | Motta prospekter skisser, henvendelser fra interessenter som beskriver hvordan behovet kan møtes. Dette vurderes opp mot behov • Er det ønskelig å forlenge dagens avtale eller flytte inn i andre eksisterende arealer? • Følg prosess for leie av eksisterende arealer • Er det ønskelig å leie i nytt bygg? • Følg prosess for anskaffelse av leieavtale i nytt bygg I forbindelse med vurdere alternative prospekter der flytting og/eller oppgradering av leiearealene er aktuelt, er det viktig å se hele prosessen som en helhet. Kostnadsdrivere som flytting, midlertidig etablering, organisatoriske endringer og andre tidkrevende prosesser ved skifte av lokaler må også tas med i vurderingen. Det bør vurderes å kontakte Statsbygg for å avklare om de har egnede lokaler eller kan anskaffe nybygg. Hvis bygget ikke er et formålsbygg står politiet fritt til å velge private løsninger. | |
PG33 Forslag anskaffelsesprosess | Forslag til valg av anskaffelsesprosess, avgrense og identifisere potensielle tilbydere. | |
PG34 Innstilling vedtak | Anbefalinger /Innstilling til vedtak |
4. REFORHANDLE EKSISTERENDE LEIEKONTRAKT
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Når en leiekontrakt løper ut har leietaker anledning til å reforhandle vilkårene. Har leiekontrakten en opsjon på forlengelse kan denne benyttes hvis kontrakten var konkurranseutsatt da den i sin tid ble inngått. Har det ikke vært konkurranse mellom utleiere ved tidligere kontraktsinngåelse kan ikke leieforholdet forlenges i henhold til opsjonen. Finnes ikke gyldig opsjon på forlengelse må leietaker skape en konkurransesituasjon med andre utleiere før en evt. forlengelse av eksisterende leieforhold avtales.
Prosessnavn: Prosesseier: | PGE4 Reforhandle eksisterende leiekontrakt |
Prosjektleder |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
Det er en fordel å starte prosessen med å inngå en ny leiekontrakt i god tid før eksisterende leiekontrakt går ut. Anbefalt tid til oppstart av prosessen er minimum 12 måneder før utløp av leietiden |
Input: Output: | En beslutning på grunnlag av innstilling fra behovsanalysen og gjennomført markedsundersøkelse om at beste løsning for å dekke politidistriktets/særorganets behov er å reforhandle eksisterende kontrakt. |
Nytt leieavtale som dekker politidistriktets/særorganets behov av lokaler. |
Styring: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
LOA | Lov om offentlig anskaffelse | http:// |
FOA | Forskrift til lov om offentlig anskaffelse | http:// |
PDMT avtalemaler inkl ansvarsmatrise | Link til mal | |
Støtteressurser: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Eksempler | Eksempler på hva bør oppnås i en reforhandling | |
Aktiviteter i gjennomføringen:
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE41 FORUTSETNINGER
PGE42
KO NSE
NKURRA IHT LOA
PGE43
FØRH G MED
ANDLIN
AKTUELLE UTLEIERE
PGE44 VALG AV UTLEIER
PGE45 SIGNERE KONTRAKT
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PGE41 Forutsetninger | De fleste tilfeller der Politiet står foran denne oppgaven, vil det ofte være et alternativ å forlenge den kontrakten som allerede er inngått. Det er anledning til å forlenge en leiekontrakt med samme utleier som man allerede har en avtale med. Prosessen må imidlertid foregå på en slik måte at de grunnleggende kravene i Lov om offentlig anskaffelser (LOA) § 5 ivaretas. (Konkurranse, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og forutberegnlighet). Dette fremgår ikke direkte av loven, men er etablert som praksis i klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Politiet kan derfor ikke utelukkende forholde seg til eksisterende utleier og overse andre potensielle aktører i markedet. | Mal for annonselayout og annonsetekst PDMT VO EBA |
PGE42 Konkurranse iht. LOA | Ettersom inngåelse av leiekontrakter er omfattet av LOA, må politiet som leietaker skape en konkurransesituasjon for å dekke leiebehovet så langt dette er praktisk mulig. Dette kan eksempelvis gjøres ved å kontakte og etterspørre tilbud fra flere aktører i det lokale markedet. Alternativt kan politiet annonsere sitt behov for areal i dagspressen eller tilsvarende medier. Dette vil legge press på eksisterende utleier og sannsynlig sørge for at han ytterligere forbedrer tilbudet sitt. For å dokumentere at politiet har ivaretatt lovens konkurranseprinsipp, anbefales det at det lages et notat/føres en protokoll hvor det beskrives hvordan politiet har søkt flere aktører i markedet. | |
PGE43 Forhandling med aktuelle utleiere | I forbindelse med evaluering av alternative tilbud der flytting og/eller oppgradering av leiearealene er aktuelt, er det viktig å se hele prosessen som en helhet. Kostnadsdrivere som flytting, midlertidig etablering, organisatoriske endringer og andre tidkrevende prosesser ved skifte av lokaler må også tas med i vurderingen. Forhandling må startes i god tid før utløp av leietiden for at den skal oppfattes som en reell konkurranseutsetting av eksisterende leieforhold og lede til en mer fordelaktig forhandlingsposisjon mot utleier. | |
PGE44 Valg av utleier | Når alle aspekter er vurdert og avgjort velges utleier | |
PGE45 Signere kontrakt | Valg av utleier leder til at leieavtale signeres |
5. NY LEIEAVTALE I OPPFØRT BYGG
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Denne delen av prosessen beskriver elementene ved inngåelse av leieavtale i allerede oppført bygg som dekker virksomhetens behov.
Prosessnavn: Prosesseier: | PGE5 Ny leieavtale i oppført bygg |
Prosjektleder |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
Det er en fordel å starte prosessen med å inngå en ny leiekontrakt i god tid før eksisterende leiekontrakt går ut. Anbefalt tidspunkt for oppstart av prosessen er minimum 12 måneder før utløp av leietid. |
Input: Output: | En beslutning, på grunnlag av innstilling fra behovsanalysen og gjennomført markedsundersøkelse, om at beste løsning for å dekke politidistriktets/særorganets behov er gjennom nytt areal i allerede oppført bygg på ny lokasjon |
Ny leieavtale som dekker politidistriktets/særorganets behov for lokaler i allerede oppført bygg på ny lokasjon. |
Styring: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
LOA | Lov om offentlig anskaffelse | http:// |
FOA | Forskrift til lov om offentlig anskaffelse | http:// |
PDMT avtalemaler inkl ansvarsmatrise | Link till mal | |
Støtteressurser: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Eksempler | Eksempler på hva bør oppnås ved inngåelse av leiekontrakt på ny lokasjon. | |
Flyttveileder | Veileder som beskriver planlegging og gjennomføring av flytteprosessen. | |
Aktiviteter i gjennomføringen:
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE51 FORUTSETNINGER
PGE52 KONKURRANSE
IHT LOA
PGE 53 FØRHANDLING MED
AKTUELLE UTLEIERE
PGE 54 VALG AV UTLEIER
PGE 55 SIGNERE KONTRAKT
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PGE51 Forutsetninger | Utgangspunktet er at leiekontrakter i eksisterende bygg (bygg som allerede er oppført) er unntatt fra reglene om konkurranseutsetting etter forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), jfr. FOA §1-3 (2) bok b. Bakgrunnen for unntaket er at det vil være uhensiktsmessig å la reglene om offentlig anbud mv gjelde for leiekontrakter i eksiterende bygg. Inngåelse av leiekontrakter vil i stor grad være avhengig av geografisk plassering og er dermed i hovedsak knyttet til et lokalt marked. | Mal for annonselayout og annonsetekst PDMT VO EBA |
I det anskaffelsen ikke omfattes av FOA, vil det ikke foreligge en plikt for Politiet som oppdragsgiver å kunngjøre anskaffelsen i Xxxxxx. Politiet er ei heller forpliktet til å etterleve XXX'x formaliserte system for gjennomføring av konkurransen. | ||
Det følger imidlertid av klagenemndas (KOFA) praksis at anskaffelser av leiekontrakter for eksisterende bygg omfattes av lov om offentlige anskaffelser (heretter forkortet LOA). Xxxxxx krav om forutberegnelighet, konkurranse, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet gjelder. | ||
PGE52 Konkurranse iht. LOA | Ettersom inngåelse av leiekontrakter er omfattet av LOA, må Politiet skape en konkurransesituasjon for å dekke leiebehovet så langt dette er praktisk mulig. Dette kan eksempelvis gjøres ved å kontakte og etterspørre tilbud fra flere aktører i det lokale markedet. Alternativt kan Politiet annonsere sitt behov for areal i dagspressen eller tilsvarende medier. For å dokumentere at Politiet har ivaretatt lovens konkurranseprinsipp, anbefales det at det lages et notat/føres en protokoll hvor det beskrives hvordan Politiet har forespurt flere aktører i markedet. | |
PGE53 Forhandling med aktuelle utleiere | Gjennom å ta inn flere alternativer til ny lokasjon skapes en konkurransesituasjon ved å forhandle med aktuelle utleiere. | |
PGE54 Valg av utleier | Når alle aspekter er vurdert velges utleier. |
6. NY LEIEAVTALE I NYTT BYGG
PGE6
NY LEIEAVTALE NYTT BYGG
PGE1 ETABLERE PROSJEKT-
ORGANISASJON FOR BEHOVSANALYSE
PGE2 BEHOVSANALYSE
PGE3 MARKEDS-
UNDERSØKELSE
BESLUTNING/ VALG
PGE5
NY LEIEAVTALE OPPFØRT BYGG
PGE4 REFORHANDLE EKISTERENDE LEIEKONTRAKT
ENDRET FUNKSJONS- BEHOV
ENDRET AREALBEHOV
ENDRET LOKALISERINGS- BEHOV
AVTALE SOM LØPER UT
Xxxxxxxxx beskriver anskaffelse av ny leieavtale som resulterer i oppføring av nytt bygg. Dette omfatter aktivitetene fra anskaffelse av tomt og/eller bygg, gjennom forprosjekt, detaljprosjekt og bygging, fram til overlevering.
Prosessnavn: Prosesseier: | PGE6 NY LEIEAVTALE I NYTT BYGG |
Antatt tidsforbruk: Varighet/kalendertid: | |
Hele prosessen tar minimum 2,5 - 3 år fordelt på: - Anskaffelse = 8-12 måneder - Forprosjekt = ca 4 måneder - Detaljprosjekt = ca 3 måneder - Bygging = ca 18 måneder I tillegg kommer eventuell omreguleringsprosess for tomt. |
Input: Output: | En beslutning på grunnlag av innstilling fra i behovsanalysen og gjennomført markedsundersøkelse om at beste løsning for å dekke politidistriktets/særorganets behov er å anskaffe en leieavtale i et nytt bygg. |
Nytt bygg som dekker politidistriktets/særorganets behov overleveres sammen med nødvendig dokumentasjon, til lokal EBA leieforvaltning. |
Styring: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
LOA | Lov om offentlig anskaffelse | http:// |
FOA | Forskrift til lov om offentlig anskaffelse | http:// |
Kommuneplan Reguleringsplaner Arealplaner | Planer og bestemmelser for valgt lokasjon | Kommunens planseksjon |
Støtteressurser: | ||
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
Beskrivelse av byggherrens aktiviteter i prosjekt- og byggefasen | En beskrivelse, som supplement til dette prosessdokumentet, som beskriver byggherrenes oppgaver og ansvar i detaljprosjekt, hovedprosjekt og byggefase | Doculivenr.. |
Tekniske funksjonskrav | Tekniske funksjonskrav og standardbeskrivelser for generell og politispesifikk utforming av lokaler. | Doculivenr.. |
Flyttveileder | Veileder som beskriver planlegging og | |
gjennomføring av flytting til ny lokasjon. |
Aktiviteter i gjennomføringen
Nedenfor er en veileder for de enkelte trinn i prosessen:
PGE61 ETABLERE PROSJEKT FOR NYTT BYGG
PGE62 ANSKAFFELSE TOMT OG XXXX
BYGGHERRENS ANSVAR
PGE63 FORPROSJEKT
PGE64 DETALJPROSJEKT OG BYGGING
PGE65 OVERLEVERING
Navn | Beskrivelse | Lenke/referanse |
PGE61 ETABLERE PROSJEKT FOR NYTT BYGG | ||
PGE611 Forutsetninger for prosjekt | Verifisere at forutsetningen for prosjektetablering er til stede. Avklare utløpstider på alle eksisterende leieforhold for å kunne planlegge tidsforløpet for prosessen, og evt. forlenge eller avslutte eksisterende kontrakter til nytt bygg er tatt i bruk. | |
PGE612 Prosjekt organisering og roller | Beroende på prosjektets ulike faser og størrelse kan behov finnes for ulike kompetanse og medvirkning fra berørte deler av organisasjonen. Det skal framgå av prosjektbeskrivelsen hvilke personell resurser og kompetanses som behøves for gjennomføringen av byggeprosjektet samt hvordan roller og ansvar er utformet. | Eksempler på prosjektorganisa- sjoner, link |
PGE613 Prosjektbeskrivelse | Utarbeide beskrivelse av hensikt og målsetninger, inklusiv rammer og mandat, inklusiv en tidsplan for gjennomføring av hovedprosjektet. Planen bør også inneholde en kommunikasjonsstrategi hvis prosjektet vil kunne medføre større endringer for organisasjonen. | PDMTs styringsdokument for prosjekt- beskrivelse, inklusiv mandat- utforming |
PGE614 Forankring | Prosjektet må forankres hos prosjekteier/styringsgruppe gjennom en godkjenning av prosjektplanen. Forankring i den øvrige virksomheten gjøres gjennom å engasjere nøkkelpersoner i arbeidet, samt sørge for at det informeres. | |
PGE615 Spesialistrådgivning | Avstem prosjektet med PDMT VO EBA for erfaringsutveksling og identifisering av behov for bistand i videre prosess | PDMT VO EBA |
PGE62 ANSKAFFELSE TOMT OG XXXX | ||
PGE621 Lokalisering | Aktiviteten vil være ulik avhengig av innstilling fra markedsundersøkelsen: 1. Anskaffe tomt før utlysning av konkurranse. Konkurransen vil da omhandle oppføring av bygg på en bestemt tomt 2. Tomt og bygg tilbys samlet av hver enkelt |
tilbyder. Lokalisering blir da en del av tilbudsevalueringen. Dersom alternativ 1 velges, følges prosessen videre i PGE622 – PGE623 Dersom alt 2 velges, legges kriterier for lokalisering inn i tilbudsgrunnlaget omtalt fra PGE624. | ||
PGE622 Markedsundersøkelse for valg av tomt | Markedsundersøkelsen består normalt av disse delaktivitetene: 1. Utarbeide annonsetekst basert på behovsanalyse 2. Annonsering i dagspresse, lokalavis e.l. 3. Motta prospekter fra interessenter 4. Evaluere alternativer 5. Vurdere risikoelement vedrørende regulering. | Støttedokument - Regulering (lenke) |
PGE623 Inngå opsjonsavtale for tomt | Tomt kan iht. lovverket anskaffes direkte. Opsjonsavtale benyttes med bakgrunn i at opsjonen skal utløses av den tilbyder som vinner konkurransen om bygging. | Mal for opsjonsavtale (støttedokument?) |
PGE624 Utarbeide konkurransegrunnlag | Det utarbeides konkurransegrunnlag med grunnlag i informasjon fra behovsanalyse (PGE2) og markedsundersøkelser (PGE3) Det kan være aktuelt å kjøre en prekvalifisering for å begrense antall deltakere i konkurransen. Dette vil gjøre evalueringen enklere, samt forhåpentligvis være en oppfordring til de prekvalifiserte om å legge mer arbeid i tilbudet da sjansen for å vinne er større. Ta kontakt med PDMT for rådgivning på prosess Svar på tilbudsgrunnlaget skal utformes som et skisseprosjekt med målpriser. | Mal for konkurranse- grunnlag |
PGE625 Lyse ut tilbudsgrunnlag | Konkurransegrunnlag lyses ut i doffin-databasen Vær klar over at denne delprosessen kan ta inntil 120 dager. | |
PGE626 Evaluere tilbud | Evalueringen består normalt av disse delaktivitetene: 1. Evaluere tilbud opp mot tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget 2. Lage en matrise og vekte tilbud 3. Xxxx en vinner Når oppdragsgiver har foretatt et valg, sender oppdragsgiver tildelingsbrev til vinner og ikke-vinnere. Det skal gis en god begrunnelse for valg av leverandør, samt en klagefrist på ca 14 dager. Utarbeide anskaffelsesprotokoll | |
PGA627 Inngå lntensjonsavtale | Før forprosjektfasen starter, anbefales det å inngå en intensjonsavtale om signering av husleiekontrakt Forutsetning om signering av leiekontrakt er at partene gjennom forprosjektperioden avklarer nærmere omfang på nytt bygg. Dersom partene ikke kommer til enighet om et | Mal for intensjonsavtale (støttedokument) |
omforent forprosjekt, skal tilbyders kostnader refunderes iht. inngått intensjonsavtale Dersom det er detaljer som ikke er avklart med vinner av konkurransen, eks tekniske løsninger, avklar dette før tidspunkt for signering av husleieavtale. | ||
PGE63 FORPROSJEKT | Med hensikt å detaljere omfang på nytt bygg, gjøre endelig leieberegning med livssyklysperspektiv (LCC) og inngå husleieavtale sammen med utleier. Dokumenteres i en Forprosjektrapport. | Støttedokument 373 - Beskrivelse av forprosjekt (link) |
PGE631 Dialog i forprosjektet | Tett samarbeid mellom tilbyder og leietaker om utforming av forprosjektet gjennom løpende avklaringsmøter | |
PGE632 Signering av husleieavtale | Forprosjektet skal legges til grunn for endelig husleieberegning og estimat på tilhørende driftskostnader. • Utarbeide et notat som redegjør for prosessen og hvordan denne er gjennomført. • Arkivere leiekontrakt anskaffelsesprotokollnotat vedrørende redegjørelse for prosessen i Doculive Husleieavtale fungerer som en bestilling av detaljprosjektering og byggestart | Doculivenr.. Politiets standard husleieavtale med beskrivelse av anbefalt ansvarsfordeling (grensedragnings- liste) |
PGE64 DETALJPROSJEKTERING OG BYGGEPROSJEKT | Politiet følger arbeidet i rollen som bestiller. Hensikten er å få levert nytt bygg iht. kravspesifikasjon. EBA har utarbeidet et sett med tekniske retningslinjer Byggeprogram(Byggehåndboken) som de prosjekterende skal legge til grunn for sitt arbeid. • Forberede egen organisasjon på flytting (se EBA prosess flyttveileder) | Flytteveileder, link Bygghåndbok, link |
PGE641 Dialog i detaljprosjektering og byggefasen | Det foretas løpende avklaringer ift problemstillinger som kan påvirke inngått husleieavtale. | Rutine for endrings- håndtering |
PGE65 OVERLEVERING | Hensikten er å kvalitetssikre leveransen mot leieavtalen og sørge for at nødvendig dokumentasjon inngår i leveransen. Resultatet skal være et nytt bygg som dekker politiets/særorganets behov. Overlevering skjer til lokal EBA organisasjon. | |
PGE651 Befaring | Befaring med kontroll mot spesifikasjon og husleieavtale. • Overtagelseprotokoll • Garantier • Arealtegninger • Nødvendig FDVU-dokumentasjon | Mal for overtagelses- protokoll |