Konkurransegrunnlag trinn 2: tilbudsfasen
Konkurransegrunnlag trinn 2 (tilbudsfasen) del A: Prosedyreregler
Konkurransegrunnlag trinn 2: tilbudsfasen
Del A: Prosedyreregler
Rutetransport Østerdalen 2015
14.03.2014
Innhold
1 INFORMASJON 4
1.1 Innledning 4
1.2 Informasjon om Oppdragsgiver 4
1.3 Nåværende avtaleforhold 4
1.4 Ansattes rettigheter 4
1.5 Definisjoner 4
1.6 Konkurransegrunnlagets bestanddeler 5
1.7 Kontrakten 6
2 ANSKAFFELSENS OMFANG 6
2.1 Beskrivelse av oppdraget 6
2.2 Kontraktens varighet 6
2.3 Krav til utførelsen 6
2.4 Alternative tilbud og deltilbud 7
2.5 Opsjoner 7
3 KONTAKTOPPLYSNINGER 8
3.1 Oppdragsgiver 8
3.2 Kontaktpersoner 8
4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 9
4.1 Lovverk og konkurranseform 9
4.2 Tidsplan 9
4.3 Tilbudskonferanse 10
4.4 Spørsmål, tillegg og rettelser 10
4.5 Kostnader ved deltakelsen 11
4.6 Krav til ansattes lønns- og arbeidsvilkår 11
5 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 12
5.1 Tilbudets oppbygning 12
5.2 Tilbudsbrev 12
5.3 Prisskjema 12
5.4 Kjøretøyskjema 13
5.5 Forbehold og avvik 13
5.6 Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av tilbudets innhold 13
5.7 Milepælsplan for oppstartsforberedelser 14
5.8 Forsikring 14
5.9 Påkravsgaranti 14
5.10 Arbeidsfellesskap 15
6 EVALUERING AV TILBUDENE OG TILDELING AV KONTRAKT 16
6.1 Generelt 16
6.2 Tildelingskriterier 16
6.2.1 Pris 16
6.2.2 Kvalitet 16
6.2.3 Miljø 17
7 INNLEVERING AV TILBUDET 18
7.1 Generelt 18
7.2 Innleveringstid og -sted 18
7.3 Merking av tilbud 19
8 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD 20
8.1 Generelt 20
8.2 Tilbudsåpning 20
8.3 Tilbakekall av tilbud 20
8.4 Forhandlinger 20
8.5 Vedståelsesfrist 21
8.6 Offentliggjøring 21
9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 22
9.1 Tildeling og begrunnelse 22
9.2 Klagefrist 22
9.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse 22
9.4 Inngåelse av kontrakt 22
10 SJEKKLISTE 23
Bilag | 1 | Prisskjema |
Bilag | 2 | Kjøretøyskjema |
Bilag | 3 | Skjema/mal for angivelse av Tilbyderens avvik og forbehold |
Bilag | 4 | Liste over ansatte hos nåværende leverandører |
1 INFORMASJON
1.1 Innledning
Hedmark Trafikk FKF gjennomfører anskaffelse av persontransport med buss i Nord- og Sør- Østerdalen, Trysil og Engerdal.
Hedmark Trafikk FKF omtales heretter som ”Oppdragsgiver”.
De prekvalifiserte og inviterte Tilbyderne skal inngi tilbud på oppdraget slik som beskrevet i dette konkurransegrunnlaget.
Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen og TED-databasen.
1.2 Informasjon om Oppdragsgiver
Hedmark Trafikk FKF er et fylkeskommunalt foretak som har ansvaret for planlegging, kjøp av transporttjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke.
Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten.
For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk se: xxx.xxxxxxx-xxxxxxx.xx.
Kjørekontoret Innlandet AS (KKI) er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Hedmark Trafikk har avtale med Kjørekontoret som koordinerer, planlegger og formidler persontransport for Hedmark Trafikk.
1.3 Nåværende avtaleforhold
Nåværende operatører er; Gauldal Østerdal Buss AS, Boreal Transport Sør AS, Åmot og Engerdal Bilselskap AS og Nettbuss Øst AS. Selskapene utfører oppdragene basert på en netto-
/tilskuddskontrakt.
Det gjøres oppmerksom på at det vil bli gjennomført en anbudskonkurranse som omfatter anropsstyrt persontransport i samme område med planlagt oppstart 1.7.2015.
1.4 Ansattes rettigheter
Arbeidsmiljølovens bestemmelser i §§ 16-2 til 16-7 om arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, gjelder for denne konkurransen jfr. yrkestransportlovens § 8. Oversikt over berørte ansatte og deres arbeidsforhold er vedlagt i bilag 4 til dette dokumentet.
1.5 Definisjoner
Definisjoner av sentrale begreper benyttet i konkurransegrunnlaget er tatt inn i Kontrakten. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet;
Tilbud Tilbyders komplette tilbud (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.). Reglene om inngivelse av Tilbud gjelder både for opprinnelig og endelig Tilbud, dersom ikke annet fremgår.
Tilbyder Et selskap som deltar i konkurransen om å få tildelt kontrakt som Operatør, betegnes som Tilbyder frem til Kontrakt er inngått.
Konkurranse- Prosedyrereglene, Kontrakten og tilhørende Vedlegg.
grunnlag
1.6 Konkurransegrunnlagets bestanddeler
Konkurransegrunnlaget for trinn 2 (tilbudsfasen) består av følgende 2 deler:
A. Prosedyrereglene (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktsinngåelse, med følgende bilag:
Bilag | 1 | Prisskjema |
Bilag | 2 | Kjøretøyskjema |
Bilag | 3 | Skjema/mal for angivelse av Tilbyderens avvik og forbehold |
Bilag | 4 | Liste over ansatte hos nåværende leverandører |
Bilag 1 – 3 er skjema som skal fylles ut og benyttes ved tilbudsinngivelsen, jf. punkt 5 nedenfor.
B. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg:
[Vedlegg | 1 | Operatørs endelige tilbud med vedlegg] |
[Vedlegg | 2 | Referater og korrespondanse fra forhandlingene] |
Vedlegg | 3 | Økonomiske betingelser |
Vedlegg | 4 | Oppdragsbeskrivelse |
Vedlegg | 5 | Rutebeskrivelse |
Vedlegg | 6 | Materiellbeskrivelse |
Vedlegg | 7 | Billetteringsbeskrivelse |
Vedlegg | 8 | Designbeskrivelse |
Vedlegg | 9 | Databehandleravtale |
Ved kontraktsinngåelse vil Operatørs endelige tilbud med vedlegg, samt referater fra forhandlingene inngå blant kontraktsdokumentene som henholdsvis vedlegg 1 og 2, jf. punkt
1.7 nedenfor. Blant de dokumenter som Tilbyderne får utlevert i tilbudsfasen, jf. angivelsen ovenfor, finnes derfor ikke dokumenter betegnet som vedlegg 1 og 2 til Kontrakten.
Forut for kontraktsinngåelse vil Kontrakten og vedleggene bli fylt ut på bakgrunn av innholdet av det vinnende tilbudet.
Ved eventuell motstrid gjelder kontraktens tekst foran vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i den rekkefølge de er angitt ovenfor.
1.7 Kontrakten
Kontrakten mellom partene vil bestå av følgende dokumenter: Kontraktsdokument ("Kontrakt for Rutetransport Østerdalen 2015")
Vedlegg | 1 | Operatørs endelige tilbud med vedlegg |
Vedlegg | 2 | Referater og korrespondanse fra forhandlingene |
Vedlegg | 3 | Økonomiske betingelser |
Vedlegg | 4 | Oppdragsbeskrivelse |
Vedlegg | 5 | Rutebeskrivelse |
Vedlegg | 6 | Materiellbeskrivelse |
Vedlegg | 7 | Billetteringsbeskrivelse |
Vedlegg | 8 | Designbeskrivelse |
Vedlegg | 9 | Databehandleravtale |
Ved eventuell motstrid gjelder kontraktens tekst foran vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i den rekkefølge de er angitt ovenfor.
2 ANSKAFFELSENS OMFANG
2.1 Beskrivelse av oppdraget
Oppdragene med rutebuss omfatter drift av Oppdragsgivers busslinjer innen elleve (11) kommuner; Elverum, Trysil, Åmot, Engerdal, Rendalen, Stor-Elvdal, Folldal, Alvdal, Tynset, Tolga og Os. Produksjonen omfatter regionlinjer, bylinjer, lokal-/skolelinjer. Oppdraget skal betales med priser for nødvendig antall vogner og kilometerpris for kjørt distanse iht bestilling.
Tildeling av Kontrakt gir ikke enerett til å utøve transportvirksomhet for Oppdragsgiver i det geografiske området som Oppdraget skal utøves i. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre operatører som har kontrakt eller rammeavtale, ut i fra vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid, herunder å hente inn transportressurser fra andre områder.
2.2 Kontraktens varighet
Kontrakten får varighet fra 01.07.2015 og løper i 10 år frem til 30.6.2025.
Partene har også enkelte forpliktelser overfor hverandre i den prekontraktuelle fasen, jf. særlig Kontrakten punkt 7.
2.3 Krav til utførelsen
Krav til utførelsen av Oppdraget, materiell og vilkår for øvrig følger av Kontrakten med vedlegg. Xxxxxxxx oppfordres til å sette seg grundig inn i all dokumentasjon. For øvrig er det Xxxxxxxxx eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget. Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets intensjoner, selv om ikke
alle underliggende ytelser for å oppnå dette er uttrykkelig omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget.
Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet.
2.4 Alternative tilbud og deltilbud
Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud, eller til å inngi tilbud på deler av anskaffelsen.
2.5 Opsjoner
Oppdragsgiver har bedt om pris på tre opsjoner. Opsjonene er nærmere beskrevet i prisskjemaet, som er bilag 1 til dette dokumentet.
Ved tilbudsevalueringen vil prisen på opsjonene bli vektet i tråd med oppdragsgivers saklige og forsvarlige vurdering av hvor sannsynlig det er at opsjonen vil bli benyttet.
3 KONTAKTOPPLYSNINGER
3.1 Oppdragsgiver
Kontaktopplysninger for Oppdragsgivers virksomhet er:
Navn Hedmark Trafikk FKF
Adresse Xxxxxxxxxxxxxxxx 0
Poststed 2321 Hamar
Telefon 00 00 00 00
Telefaks 62 53 44 12
E-post xxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xx Internett xxx.xxxxxxx-xxxxxxx.xx Xxx.xx NO 981 522 427 MVA
3.2 Kontaktpersoner
Kontaktpersoner under anbudskonkurransen er;
Prosjektansvarlig Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Felles e-post xxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xx
4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
4.1 Lovverk og konkurranseform
Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr. 403.
For denne anskaffelsen er det valgt anskaffelsesprosedyren to-trinns konkurranse med forhandling. Dette innebærer at Oppdragsgiver først gjennomfører en prekvalifisering, hvor kvalifikasjonene til de interesserte Tilbyderne (Søkerne) vurderes.
Tilbyderne som blir prekvalifisert inviteres deretter i fase 2 til å inngi tilbud på anskaffelsen. Det er kun de kvalifiserte Tilbyderne som gis anledning til å inngi tilbud, og som vil bli invitert til forhandlinger.
Det er utarbeidet et eget kvalifikasjonsgrunnlag som angir kvalifikasjonskrav og prosedyreregler for prekvalifiseringen. Foreliggende prosedyreregler gjelder for tilbudsfasen/tildelingsfasen.
4.2 Tidsplan
Hedmark Trafikk har foreløpig satt opp følgende fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen. Det gjøres oppmerksom på at det kan forekomme endringer i fremdriftsplanen:
Fase | Milepæl | Tidspunkt |
Prekvalifisering | Kunngjøring av konkurransen via Doffin/TED | 14. mars 2014 |
Frist for å inngi søknad om å bli prekvalifisert | 14. april 2014 kl. 12.00 | |
Oppdragsgivers evaluering – prekvalifisering | ||
Meddelelse om hvilke Søkere som er blitt prekvalifisert. Invitasjon til å inngi tilbud. | 16. april 2014 | |
Tilbud | Tilbudskonferanse, Fylkeshuset, Parkgt. 64, 2325 Hamar | 29. april 2014 kl. 09.00 |
Frist for å stille spørsmål til Konkurransegrunnlaget | 30. april 2014 kl. 14.00 | |
Innleveringsfrist tilbud | 9. mai 2014 kl. 12.00 | |
Tilbudsåpning (ikke åpen) | 9. mai 2014 kl. 12.15 | |
Forhandlinger med Tilbyderne | 14. -22. mai 2014 | |
Tilbudsfrist (endelig komplett tilbud) | 2. juni 2014 | |
Evaluering av tilbud | ||
Meddelelse om tildeling av kontrakt | 10. juni 2014 | |
Klagefrist | 21. juni 2014 kl. 16.00 | |
Signering av kontrakt | 22. juni 2014 | |
Vedståelsesfrist | 1. september 2014 | |
Utførelse | Oppstart av Oppdraget | 1. juli 2015 |
Det gjøres oppmerksom på at tidsplanen er veiledende, og at det kan bli aktuelt med endringer. Eventuelle endringer i tidsplanen vil bli kommunisert til Tilbyderne via Doffin.
4.3 Tilbudskonferanse
Det inviteres til tilbudskonferansen, se punkt 4.2 i dette dokument.
På konferansen vil det bli en felles gjennomgang av Konkurransegrunnlaget. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå Konkurransegrunnlaget nøye i god tid før tilbudskonferansen og eventuelt sende inn skriftlige spørsmål til Konkurransegrunnlaget til Oppdragsgivers representant senest kl. 12 dagen før tilbudskonferansen avholdes. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål på tilbudskonferansen.
Påmelding med navn på alle deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til
xxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xx innen kl. 12.00 dagen før tilbudskonferansen.
Oppdragsgiver vil utarbeide referat fra tilbudskonferansen, som vil bli gjort tilgjengelig for Tilbyderne via Doffin.
4.4 Spørsmål, tillegg og rettelser
Frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
Tilbyder plikter å foreta en grundig gjennomgang av Konkurransegrunnlaget. Dersom det oppdages feil, mangler eller uklarheter i Konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder å varsle Oppdragsgiver om dette umiddelbart. Dersom Tilbyder ikke varsler om slik uklarhet som burde vært oppdaget ved en grundig gjennomgang av Konkurransegrunnlaget, har Tilbyder risikoen for eventuell tolkningstvil.
Tilbyder som har spørsmål til konkurransegrunnlaget, oppfordres å stille spørsmål til Oppdragsgiver innen 30. april 2014 kl. 14.00. Spørsmål som ikke er mottatt av Oppdragsgiver innen denne fristens utløp kan ikke garanteres besvart innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål skal være skriftlige og sendes Oppdragsgivers kontaktperson på e-post:
E-posten skal merkes med "[dato] - Spørsmål Rutetransport Østerdalen 2015"
Svar på spørsmål (som oppgis i anonymisert form) vil bli distribuert til Tilbyderne via Doffin.
4.5 Kostnader ved deltakelsen
Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med utarbeidelsen og innlevering av Tilbudet, forhandlinger, og eventuell kontraktsinngåelse bæres av Tilbyder.
4.6 Krav til ansattes lønns- og arbeidsvilkår
Det gjøres særlig oppmerksom på at det i Kontrakten vil bli stilt krav om at ansatte hos Operatøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke.
5 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING
5.1 Tilbudets oppbygning
Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett:
1. Signert tilbudsbrev, jf. punkt 5.2 nedenfor.
2. Vedlegg 1: Prisskjema, jf.punkt. 5.3 nedenfor.
3. Vedlegg 2: Kjøretøyskjema, jf. punkt 5.4 nedenfor.
4. Vedlegg 3: En uttømmende liste over Tilbyderens eventuelle forbehold og avvik, jf. punkt 5.5 nedenfor.
5. Vedlegg 4: Nærmere redegjørelse for, og beskrivelse av tilbudets innhold, jf. punkt 5.6 nedenfor.
6. Vedlegg 5: Milepælsplan for oppstartsforberedelser, jf. punkt 5.7 nedenfor.
7. Vedlegg 6: Bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil inngå avtale om ansvarsforsikring med Tilbyderen, jf. Kontraktens punkt 11, jf. punkt 5.8 nedenfor.
8. Vedlegg 7: Bekreftelse fra finansinstitusjon om at de vil stille påkravsgaranti for de forpliktelser Tilbyder påtar seg ved en eventuell kontraktsinngåelse med Oppdragsgiver, iht. kravene i Kontraktens punkt 12, jf. punkt 5.9 nedenfor.
9. Vedlegg 8: Erklæring om solidaransvar (kun for deltakerne i arbeidsfellesskap ol.) jf. Kontrakten punkt 13 bokstav d. Erklæringen skal være underskrevet av alle deltakerne i arbeidsfellesskapet, jf. punkt 5.10 nedenfor
5.2 Tilbudsbrev
Tilbudsbrevet skal være signert, og skal som minimum angi:
a. Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet
b. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de krav og vilkår som fremgår av det komplette konkurransegrunnlaget.
c. Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse.
Angivelse av hvilke personer som vil være Tilbyders representanter i forhandlinger.
5.3 Prisskjema
Tilbyder skal oppgi priser pr vogn og antall vogner Xxxxxxxxxx mener oppdraget nødvendiggjør for de ulike materiellkategoriene. Tilbyder skal også oppgi kilometerpris for rutekilometer pr. materiellkategori.
Det skal inngis priser på forskjellige opsjoner iht. prisskjema. Opsjonene er nærmere beskrevet i prisskjemaet.
Prisskjema følger som bilag 1 til prosedyrereglene. Xxxxxx utfylt prisskjema skal vedlegges som vedlegg 1 til tilbudsbrevet.
5.4 Kjøretøyskjema
Tilbyder skal innlevere utfylt kjøretøyskjema.
Kjøretøyskjema skal vise Tilbyderens antall kjøretøy til å dekke produksjon innenfor anbudsområde og materiellkategori, samt nødvendig reservemateriell. Herunder plan for utskifting av materiell.
Kjøretøyskjema følger som bilag 2 til prosedyrereglene. Ferdig utfylt kjøretøyskjema skal vedlegges som vedlegg 2 til tilbudsbrevet.
5.5 Forbehold og avvik
Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå klart av Tilbudet.
Oppdragsgiver har utarbeidet en egen mal for angivelse av eventuelle forbehold og/eller avvik, se vedlegg 3 til prosedyrereglene. Ferdig utfylt skjema for angivelse av forbehold/og eller avvik skal vedlegges tilbudsbrevet som vedlegg 3. I skjemaet forbeholdet/avviket beskrives, og det skal angis hvilke punkter i Konkurransegrunnlaget forbeholdet/avviker gjelder. Tilbyder skal også angi sin vurdering av forbeholdet/avvikets prismessige konsekvens.
Det gjøres oppmerksom på at reglene i forskrift om offentlige anskaffelser § 20-13 første ledd bokstav a, b, c , d, e og f, samt andre ledd bokstav a, c og d vil bli anvendt tilsvarende for tilbyders endelige Tilbud, etter gjennomførte forhandlinger. Dette innebærer blant annet at forbehold, avvik og uklarheter i det endelige Tilbudet kan medføre at oppdragsgiver får rett og/eller plikt til å avvise Tilbudet.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prissette eventuelle forbehold og/eller avvik. Det gjøres særlig oppmerksom på at forbehold/avvik som ikke lar seg prissette ofte vil medføre avvisning.
Skjema med angivelse av eventuelle forbehold og/eller avvik skal vedlegges tilbudsbrevet som vedlegg 3.
5.6 Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av tilbudets innhold
Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvordan Oppdraget vil bli utført, herunder redegjøre for de kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som tilbudet inneholder og som overgår de krav Oppdragsgiver har oppstilt i Kontrakten med vedlegg. Redegjørelsen vil ligge til grunn for evalueringen av tildelingskriteriene.
Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Kontraktens vedlegg, skal tydelig beskrives.
Blant annet bes Xxxxxxxx opplyse om / redegjøre for:
• Hvor mange kjøretøy og størrelsen av bemanning som det legges opp til innenfor anbudsområdet, herunder reservekapasitet.
• En beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav skal imøtekommes.
• Tilbyders rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser
• Tilbyders organisasjon og reservepersonell
• Reservemateriell, stasjonssted og antall
• Organisering av trafikklederfunksjonen, åpningstider, lokalisering og vaktordning
• Rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser
• Stasjoneringssteder og oppstillingsplasser
• Opplæringsprogram
• Renholdsprogram
• Utstyrsnivå på det materiell som skal benyttes til utførelsen av Oppdraget
• Tilbyders miljøprogram
• Relevant utstyr utover kravene som kan tenkes benyttet til oppdraget spesifisert i vognskjema.
• Løsninger, opplæring og rutiner for miljøvennlig kjørestil, drivstofforbruk, tomkjøring, mv.
• Vurdering av alternative drivstoff/energikilde og støy.
Redegjørelse for utførelsen av Oppdraget skal vedlegges tilbudsbrevet som vedlegg 4.
5.7 Milepælsplan for oppstartsforberedelser
Tilbyder skal vedlegge en fremdrifts-/milepælsplan som skal beskrive alle vesentlige innsatser og/eller kritiske handlinger/milepæler i perioden fra kontraktsignering og frem til 3 måneder etter oppstart av Oppdraget.
Milepælsplan skal vedlegges tilbudet som vedlegg 5.
5.8 Forsikring
Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap om at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontrakten punkt 11.
Bekreftelse fra forsikringsselskap skal vedlegges tilbudet som vedlegg 6.
5.9 Påkravsgaranti
Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti i henhold til Kontrakten punkt 12 bokstav a.
Bekreftelse fra bank eller finansinstitusjon skal vedlegges tilbudet som vedlegg 7.
5.10 Arbeidsfellesskap
Dersom tilbyder er et samarbeidsforetak/joint venture, arbeidsfellesskap eller lignende, skal alle deltakerne avgi en skriftlig erklæring om at de vil være solidarisk ansvar overfor byggherren og tredjemann, for oppfyllelse av Kontrakten, herunder eventuelle krav som måtte oppstå i forbindelse med utførelsen av Oppdraget. Erklæringer fra selskapene skal vedlegges tilbudet som vedlegg 8.
6 EVALUERING AV TILBUDENE OG TILDELING AV KONTRAKT
6.1 Generelt
Tildelingen av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, basert på tildelingskriteriene angitt nedenfor. Evalueringen av tilbudene vil foregå på bakgrunn av den dokumentasjon og de redegjørelser som fremkommer av det komplette tilbud.
6.2 Tildelingskriterier
Tilbudene vil bli evaluert ut i fra følgende tildelingskriterier:
Tildelingskriterier | Vekting av hvert kriterium |
Pris | 70 % |
Kvalitet | 10 % |
Miljø | 20 % |
6.2.1 Pris
Ved evalueringen av pris vil blant annet bli sett på:
• Tilbudt pris i prisskjema
• Pristillegg for eventuelle forbehold/avvik
• Pris for opsjoner, som beskrevet i prisskjema
Med pris, menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet.
6.2.2 Kvalitet
I evalueringen av kvalitet vil det blant annet bli sett på:
• Rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser
• Reservemateriell, stasjonssted og antall
• Organisering av trafikklederfunksjonen, åpningstider, lokalisering og vaktordning
• Rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser
• Stasjoneringssteder og oppstillingsplasser
• Opplæringsprogram
• Renholdsprogram
Vurderingen under tildelingskriteriet kvalitet gjelder ikke spørsmålet om Xxxxxxxx vil kunne utføre tjenesten i henhold til oppstilte krav. Kvalitetsvariasjoner utover nevnte krav vil bli vurdert. Siktemålet med vurderingen er å identifisere hvilket tilbud som vil gi den sikreste og beste opplevelsen for publikum og Oppdragsgiver.
Evalueringen av de opplistede underkriteriene vil bli foretatt samlet.
6.2.3 Miljø
Ved evalueringen av miljø vil blant annet bli sett på:
• Vurdering av kjøretøyene i de ulike materiellkategorier, herunder relevant utstyr som går utover de krav som Oppdragsgiver har stilt.
• Vurdering av løsninger for miljøvennlig kjørestil, drivstofforbruk, tomkjøring, mv.
• Vurdering av alternative drivstoff/energikilde og støy.
• Tilbyders miljøprogram
Vurderingen under tildelingskriteriet "miljø" gjelder ikke spørsmålet om Xxxxxxxx vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi.
Evalueringen av de opplistede evalueringsmomentene vil bli foretatt samlet.
7 INNLEVERING AV TILBUDET
7.1 Generelt
Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Det aksepteres likevel at enkelte vedlegg inneholder tekst skrevet på engelsk eller skandinavisk språk, eksempelvis produktbeskrivelser, bruksmanualer mv.
Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i en eller flere ringperm(er) med tydelige skilleblad og faner. Tilbudet (permene) må være merket med Tilbyderens navn og "Tilbud Rutetransport Østerdalen 2015" på forsiden og rygg. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders eller lignende.
I tillegg skal innleveres en elektronisk versjon av det komplette tilbudet lagret på en CD-plate eller USB-pinne. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være i et pdf-format, samlet i én pdf-fil.
Ved motstrid mellom de ulike versjoner, vil papirversjon av besvarelse gå foran elektronisk versjon. Leverandør bærer risikoen for eventuelle avvik mellom papirbasert og elektronisk versjon.
Dersom tilbudet inneholder opplysninger som Xxxxxxxx mener at kan unntas fra offentlighet, skal det også inngis ett eksemplar av tilbudet hvor Xxxxxxxx har sladdet eventuelle forretningshemmeligheter og andre opplysninger som kan unntas offentlighet i medhold av lov eller forskrift, og som Oppdragsgiver kan utlevere ved en eventuell innsynsbegjæring. For hvilke opplysninger som kan unntas offentlighet, vises særlig til offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13.
Det gjøres særskilt oppmerksom på at Oppdragsgiver etter loven har en selvstendig plikt til å vurdere hvilke opplysninger som lovlig kan unntas fra offentlighet.
7.2 Innleveringstid og -sted
Opprinnelig tilbud skal være Oppdragsgiver i hende innen 9. mai 2014 kl. 12.00. Tilbyderen har risikoen for at tilbudet er innkommet i tide, herunder risikoen for at postforsendelse ikke er ankommet Oppdragsgiver i tide, uavhengig av årsak.
Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. Samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget vil motta skriftlig og samtidig melding dersom dette blir aktuelt.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
Innen tilbudsfristens utløp skal tilbudet sendes / innleveres til:
Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4
2321 HAMAR
7.3 Merking av tilbud
Tilbudet skal være datert og signert, og skal leveres i lukket forsendelse, dvs. i konvolutt eller pakke som er gjenklistret eller forseglet på annen måte. Det er ikke tillatt å innlevere tilbudet elektronisk som e-post eller telefaks.
Tilbudet skal merkes:
Tilbud Rutetransport Østerdalen 2015 Att: Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Åpnes kun av adressat.
Dersom tilbudet fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte.
8 BEHANDLING AV TILBUD
8.1 Generelt
Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Hedmark Trafikk skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt.
Hedmark Trafikk vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de Tilbydere som ikke blir valgt. Hedmark Trafikk forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er mangelfulle.
Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post.
8.2 Tilbudsåpning
Oppdragsgiver holder tilbudsåpning i henholdt til tidligere beskrevet tidsplan.
Tilbud vil bli åpnet av minst to personer hos Oppdragsgiver. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning.
8.3 Tilbakekall av tilbud
Inntil tilbudsfristens utløp kan Xxxxxxxx endre og/eller xxxxx tilbake sitt tilbud. Tilbakekall av tilbud skal skje ved skriftlig melding til Oppdragsgiver.
Endringer i inngitt tilbud skjer ved inngivelsen av et komplett nytt tilbud hvor endringen er inntatt. Det skal tydelig fremgå av det endrede tilbudet at det endrede tilbudet erstatter opprinnelig inngitt tilbud.
8.4 Forhandlinger
Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling, hvor det kan forhandles om alle sider av tilbudene.
Tilbyderne bes spesielt merke seg at forhandlingsfasen med ny frist for inngivelse av revidert tilbud vil bli gjennomført med korte tidsfrister. Oppdragsgiver har som intensjon at forhandlingene skal være gjennomført i henhold til tidligere beskrevet tidsplan, se punkt 4.2.
Mottatte tilbud anses som bindende og danner grunnlag for Oppdragsgivers vurdering om videre deltakelse i forhandlingskonkurransen. Den enkelte Tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig.
Ved forhandlinger skal Xxxxxxxx stille med representant(er) som kjenner alle sider av Oppdragsgivers konkurransegrunnlag, eget tilbud, og som har fullmakt til å avklare alle sider av innholdet i tilbudet.
Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens § 3-1, herunder kravene til likebehandling, taushetsplikt og god forretningsskikk.
Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider av tilbudene. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra Tilbyder.
8.5 Vedståelsesfrist
Tilbud er bindende for Tilbyder (vedståelsesfrist) i henhold til tidsplan, se punkt 4.2 i dette dokumentet.
Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Oppdragsgiver.
8.6 Offentliggjøring
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Kontrakt med, eventuelt har inngått Kontrakt med, hvilke Xxxxxxxxx som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene lå.
Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før Oppdragsgiver har fattet tildelingsbeslutning.
9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN
9.1 Tildeling og begrunnelse
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt til alle Tilbyderne i rimelig tid før kontrakt inngås, med en kort begrunnelse for valget. Med ”kontrakt inngås” menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter.
Bindende avtale er inngått først når Kontrakt er underskrevet av begge parter.
9.2 Klagefrist
Det vil bli gitt en klagefrist på 10 kalenderdager. Kontrakt vil ikke bli inngått før etter utløpet av klagefristen.
9.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Saklig grunn vil blant annet foreligge dersom Tilbudene overstiger Oppdragsgiver budsjettramme for anskaffelsen.
9.4 Inngåelse av kontrakt
Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Kontrakt er signert av begge parter.
10 SJEKKLISTE
Tilbyderne bes kontrollere at følgende som et minimum er inkludert i tilbudet som innleveres til Oppdragsgiver:
Dokumentasjon | Se prosedyre- regler punkt | Bilag / vedlegg til tilbudsbrevet: | |
1. | Underskrevet tilbudsbrev | 5.2 | |
2. | Utfylt prisskjema | 5.3 | Vedlegg 1 |
3. | Utfylt kjøretøyskjema | 5.4 | Vedlegg 2 |
4. | Oversikt over forbehold og avvik | 5.5 | Vedlegg 3 |
5. | Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av tilbudets innhold | 5.6 | Vedlegg 4 |
6. | Milepælsplan for oppstartsforberedelser | 5.7 | Vedlegg 5 |
7. | Bekreftelse fra forsikringsselskap | 5.8 | Vedlegg 6 |
8. | Bekreftelse fra bank/finansinstitusjon på at det vil bli stilt påkravsgaranti | 5.9 | Vedlegg 7 |
9 | For deltakere i arbeidsfellesskap, samarbeidsforetak e.l: Erklæring om solidaransvar fra alle deltakerne | 5.10 | Vedlegg 8 |