Samarbeidsavtale om UniMus:Kultur
Samarbeidsavtale om UniMus:Kultur
UniMus:Kultur (UMK) er et nasjonalt samarbeid mellom Arkeologisk museum i Stavanger, Kulturhistorisk museum i Oslo, Universitetsmuseet i Bergen, NTNU Vitenskapsmuseet i Trondheim og Norges arktiske universitetsmuseum i Tromsø.
Samarbeidet omfatter videreutvikling og drift av en felles IT-basert samlingsforvaltningsløsning for universitetsmuseenes kulturhistoriske objektsamlinger.
Avtalen gjelder for perioden 01.01.2021–31.12.2023.
Partenes intensjon er å sikre varig drift og vedlikehold av felles datasystemer ved å fortsette samarbeidet også etter denne perioden.
1 Overordnet målsetning
UniMus:Kultur (UMK) er et samarbeid for å sikre en felles, koordinert utvikling og bruk av IT- tekniske løsninger for samlingsforvaltningssystem for drift, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av museenes objektsamlinger.
Samlingsforvaltningssystemet skal bidra til en effektiv, rasjonell og datasikker forvaltning av metadata for objektsamlingene slik at universitetsmuseene tilfredsstiller nasjonale og internasjonale standarder for samlingsforvaltning (som f.eks. kvalitetskravene i Spectrum standarden).
Systemporteføljen kan inneholde flere ulike, men integrerte systemer. Fokus for UMK i perioden 01.01.2021 – 31.12.2023 er:
• Gjennomføring av den prosjektorganiserte utviklingen av ett felles IT-basert samlingsforvaltnings-system for universitetsmuseenes kulturhistoriske objektsamlinger og overføring av eksisterende data til ny IT-plattform (fra Windows/Oracle til Web/PostgreSQL). Dette er detaljert i en egen prosjektbeskrivelse.
• Videreutvikling av de nye modulene fra MUSITs Ny IT-arkitektur prosjekt skal vurderes og eventuelt anbefales av samarbeidsgruppen. Dette er ikke del av den prosjektorganiserte utviklingen av det felles samlingsforvaltningsprosjektet.
• Daglig drift av eksisterende samlingsforvaltningsløsninger etablert gjennom MusPro- prosjektet og MUSITs Ny IT-arkitektur-prosjekt (bl.a. magasin- og analysemodul) foregår mellom de enkelte museer og USIT. Dette er detaljert i egne driftsavtaler som inngås mellom USIT og hvert enkelt museum.
• Legge til rette for at universitetsmuseene samlet og hver for seg enkelt kan tilgjengeliggjøre sine samlinger ved å gjøre tilgjengelig oppdatert API og datadump fra basene. Dette er en del av normal drift. Ønsker om spesialtilpasning av API-uttrekk av data eller format på datadump, må vurderes og eventuelt anbefales av samarbeidsgruppen.
• Gjennomgå porteføljen av løsninger med tanke på å forenkle framtidig drift og vedlikehold, f.eks. ved å fase ut (del)løsninger som ikke benyttes av alle museene eller (del)løsninger som driftes og vedlikeholdes mer kostnadseffektivt utenfor samarbeidet
2 Organisering av samarbeidstiltaket
Samarbeidet i UMK organiseres med en styringsgruppe, en samarbeidsgruppe samt faglige brukergrupper.
Styringsgruppen bestående av de samarbeidende museenes direktører, har overordnet ansvar for UMK.
Styringsgruppen oppretter et operativt drifts- og prioriteringsorgan kalt
«samarbeidsgruppe» med representanter fra alle museene der Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT, UiO) har observatørstatus.
I første treårige periode er KHM sekretær for styringsgruppen og leder samarbeidsgruppen.
Prosjektets planverk, sakspapirer, referater og rapporter skal være åpent og lett tilgjengelig for alle samarbeidende museer og universiteter.
KHM utnevnes som produkteier for IT-teknisk utviklingsarbeid på vegne av de samarbeidende museene og har i kraft av dette bestilleransvar for ekstern utvikling. Bestillerrollen ivaretas av KHMs prosjektgruppe.
2.1 Styringsgruppe
Styringsgruppen har overordnet ansvar for at virksomheten UKM skjer i henhold til intensjoner og mål samt at det skjer innenfor de økonomiske rammene for samarbeidet.
Styringsgruppen benytter UHR-Museum som rådgivende organ i saker som angår alle institusjonene, når det er behov for avklaringer mot universitetsledelsen ved de respektive universiteter. Møter i styringsgruppen avholdes i forbindelse med UHR-Museums møter, minst to ganger årlig.
Styringsgruppen vedtar nye utviklingsprosjekter samt økonomiske rammer for drifts- og utviklingsprosjekt, påser at vedtatte prosjekter utvikles i overenstemmelse med prosjektplanene og vedtar eventuelle endringer i prosjektplanene.
Kulturhistorisk museum (KHM) ved Universitetet i Oslo er sekretær for styringsgruppen og dekker egne lønnskostnader.
KHM jobber saksforberedende for styringsgruppen og rapporter om prioriteringer innenfor prosjektrammene, ressursdisponeringer, status og økonomi.
2.3 Samarbeidsgruppe
UMKs prioriteringsorgan «Samarbeidsgruppen» består av representanter for Arkeologisk museum (UiS), Kulturhistorisk museum (UiO), NTNU Vitenskapsmuseet, Universitetsmuseet i Bergen (UiB) og Norges arktiske universitetsmuseum og akademi for kunstfag (UMAK).
Samarbeidsgruppen styrer og følger opp utviklingsprosjekt og gir styringsgruppen råd om alternative løsninger.
Samarbeidsgruppen prioriterer utviklingsoppgavene på grunnlag av egne vurderinger og etter forslag fra brukerforaene og som er innenfor vedtatte prosjektrammer.
Prioriteringsorganets viktigste oppgave er å avstemme det IT-tekniske utviklingsarbeid med pågående og relatert arbeid i museene.
Samarbeidsgruppen oppretter i samarbeid med de deltakende museer, brukerfora der det er hensiktsmessig og fremmer forslag om nye utviklingsprosjekt for styringsgruppen.
KHM leder gruppen og dekker egne lønnskostnader.
Hvert museum har én representant i organet, og i tillegg deltar USIT på organets møter som observatør. Museene er representert ved faglige ledere eller fagpersoner museet delegerer ansvar til.
2.4 Brukergrupper
Brukernes og de enkelte samlingenes behov knyttet til utviklingen av det nye IT-baserte samlingsforvaltningssystemet ivaretas gjennom brukergrupper, som er rådgivende overfor samarbeidsgruppen og UMK styret.
Brukergruppene opprettes og avsluttes av samarbeidsgruppen sammen med museene og er sammensatt av fagpersoner med kompetanse innenfor de til enhver tid aktuelle utviklings- / samarbeidsprosjektene.
Brukergruppene møtes etter behov og bør organiseres med en egen valgt leder for å sikre god kommunikasjon mot samarbeidsgruppen.
Det er viktig at brukerforaenes sammensetning er representativ for å fange inn de ulike samlingenes variasjon og særtrekk.
Faggruppen for arkeologisk feltdokumentasjon videreføres som et brukerforum og når ADED prosjektet er avsluttet knyttes den til drift av infrastrukturen ADED.
3 Eierskap til data
Den enkelte institusjon har til enhver tid eierskap til og dermed full råderett over alle sine data, og kan når som helst kreve å få sine data eksportert ut fra systemet i bruk av UniMus:Kultur. Hver institusjon bestemmer hvilke data som skal publiseres.
Data skal rutinemessig eksporteres til standard format og API. USIT eller de samarbeidende museene kan ikke benytte de øvrige museenes upubliserte data i andre sammenhenger uten eksplisitt tillatelse fra eiende museum.
Databaseløsningen for museenes data publiseres som åpen standard, i tråd med forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. jfr. Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning (xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxxxxxxxx/0000-00-00-000).
4 Varighet
Samarbeidet gjelder fra 01.01.2021 og for en periode på tre år.
Dersom intet annet besluttes av styringsgruppen, skal avtalen revideres og fornyes hvert tredje år.
Dersom noen av universitetene ønsker å trekke seg fra samarbeidet, skal dette meddeles skriftlig de øvrige partene senest ett år i forveien.
Partenes intensjon med å inngå avtalen er at samarbeidet rundt felles IT-basert samlingsforvaltningssystem for de kulturhistoriske samlingene skal være langsiktig og nasjonal.
5 Drift og vedlikehold av eksisterende løsninger
UMK-samarbeidet omfatter videreføring av drift og vedlikehold av fellesløsningene etablert gjennom Dokumentasjons- og Museumsprosjektet (1992-2006).
Samarbeidet omfatter også vedlikehold og drift av modulene etablert gjennom MUSITs Ny IT-arkitekturprosjekt (2015-2020) når de inkluderes i den nye løsningen. I tillegg har UMK ansvar for drift av infrastrukturen ADED (Archaeological Digital Excavation Documentation),
Budsjettet for drift og vedlikehold til systemene spesifiseres i en egen driftsavtale mellom museene og USIT ved UiO.
Eierskap og bruksrett avtales separat mellom de enkelte museene og USIT i tråd med bestemmelsene i denne samarbeidsavtalens pkt. 3 Eierskap.
6 Budsjett
Budsjettfordeling
Alle utgifter fordeles etter samme
nøkkel, det forutsettes at NHM og KHM bidrar med like store andeler til drift.
Museum | Budsjettandeler |
NTNU/VM | 23,5% |
UiT/UMAK | 14% |
UiB/UM | 23,5% |
UiS/AM | 6% |
UiO/KHM | 33% |
De økonomiske rammene for samarbeidet ble vedtatt i MUSITs eiermøte 15. desember 2020.
Budsjettet har to deler, ett for utvikling og ett for drift.
Utviklingsarbeidet for ny IT-basert samlingsforvaltningssystem samt videreutvikling av nye moduler er beskrevet i målsetning under pkt. 1 i dette dokumentet samt i en egen prosjektbeskrivelse.
Daglig drift av eksisterende MUSIT database og nye moduler er regulert av en egen driftsavtale mellom de enkelte museene og USIT, jfr. beskrivelse i målsetning under pkt. 1 i dette dokumentet.
Budsjettrammen for prosjektet «Utvikling av felles gjenstandsbase for de kulturhistoriske samlingene» er 12 mill fordelt over tre år. I tillegg kommer museenes egenbidrag til prosjektet i form av arbeid med organisering og testing ved universitetsmuseene. KHM vil bidra med ca. 6 mnd / år, hvert av de andre museene vil bidra med ca. 2 mnd / år.
Budsjettet for leie av datasystemer, drift og vedlikehold av eksisterende MUSIT-systemer inkluderer både naturhistoriske og kulturhistoriske samlinger. Dette gjøres fordi naturhistoriske og kulturhistoriske samlinger bruker samme programvare og servere. Det forutsettes at NHM vil bidra med en like stor sum som KHM til drift av samlingene.
Dato, Signatur, Xxx Xxxxxx, Arkeologisk museum, UiS
Dato, Signatur, Xxxxxx xxx Xxxxx, Universitetsmuseet, UiB
Dato, Signatur, Xxxxxx Xxxxxxxx, Vitenskapsmuseet, NTNU
Dato, Signatur, Xxxx Xxxxxxx, Norges arktiske universitetsmuseum, UiT
Dato, Signatur, Xxxxx Xxxxxxxx, Kulturhistorisk museum, UiO