Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Oppdragsgiver Brukerhåndbok

Januar 2023

Versjonskontroll

Versjon	Dato	Endring
1.0	Mars 2012	Delt anbuds- og kontraktstyringshåndbok NYE versjoner
1.1	April 2012	Omfatter CTM versjon 6.9
1.2	Juli 2012	Omfatter CTM versjon 6.9.1
1.3	August 2014	Omfatter CTM versjon 7.0
1.4	Februar 2015	Omfatter CTM versjon 7.2
1.5	September 2015	Oppdatert Norska
1.6	Desember 2016	Omfatter CTM versjon 7.5
1.7	Mars 2017	Omfatter CTM versjon 7.5.4
1.8	August 2017	Omfatter CTM versjon 7.6.0
1.9	Februar 2019	Omfatter CTM versjon 7.6.6
2.0	Mai 2019	Omfatter CTM versjon 7.6.7
2.1	Januar 2023	Oppdatering til Mercell CTM

Innholdsfortegnelse

1. BEHANDLING AV INFORMASJON 5

”Prosjekter” under Mine konkurranser 5

1.1 Lag et ”Prosjekt” 5

1.2 Tildel teamet i ”Prosjekt” 7

2. KONKURRANSEPROSESSEN 8

2.1 Legg ut en konkurranse med en enkel prosess 8

Legg ut konkurranse med flere trinn 11

2.2 Redigering av konkurransen og oppsett av respons 14

Velg team 14

Angi mottakere av meldinger 15

Definere tidsfrister 15

Angivelse av CPV-koder: 16

Kunngjøringssted 17

Velg evalueringsmodell 18

ESPD (European Single Procurement Document) 20

Lag ESPD forespørsel 20

Tillegging av kvalifiseringskrav/minstekrav og evalueringskriterier: 23

Advanced Criteria Module/Avansert Kriterie Modul (ACM) 32

Valg av ønsket prissetting: 34

Lag prisskjemalinjer 36

Forbered evaluering 38

Autoskoringsformler 40

Legge til dokumenter: 41

Lag en zip-fil for leverandører. 42

Lage invitasjonsbrev: 43

Brukerinnstillinger for tilbudsåpning: 43

Kunngjøring av konkurranse 44

Flere delkontrakter i en konkurranse 47

3. Behandle Forespørsel for konkurranse 47

3.1 Søk leverandører 47

Leverandørdatabasen 48

3.2 Inviter leverandør 54

Fjern og lås/lås opp 56

3.3 Åpne tillbudene etter tidsfristen 58

3.4 Evaluer og last ned tilbud 59

3.5 Evaluering av anbudsbesvarelser: 61

Evaluering av krav (Online vurderingssystem) 61

Anskaffelseprotokoll 63

3.6 Meldingssystem 64

Send melding 65

Meldingsarkiv 66

Oppdragsgiver foretar endringer 67

Informer leverandører 69

3.7 To-Trinn prosess 74

Tildeling til foretrukket leverandør/Kontraktstildelning 74

Send melding om tildeling 75

Administrer kunngjøring av tildeling 78

Bruke Alcatel-direktivet 78

4. BRUKER ADMINISTRASJON 79

4.1 Rediger brukerprofil. 79

4.2 Digitale signaturer 80

5. MINE OPPGAVER: 83

6. DOKUMENTMAPPER. 84

6.1 Versjonstyring. 86

7. PRISSKJEMA 87

7.1 Lag rader direkte i anbudsstyringen 89

7.2 Import av prisskjema fra eksternt system 91

7.3 Formatering og redigering av data fra prisskjema 92

7.4 Navigasjon 94

7.5 Håndter avsnitt 94

7.6 Dokumentvedlegg 95

7.7 Prissetting av hele prisskjemaet 96

8. ANDRE OMRÅDER/MODULER 96

8.1 Innsjekk- /utsjekkfunksjon 96

8.2 Kontraktsnummer (separat innstilling) 97

8.3 Spørsmål og svar (Q&A) (separat modul) 97

8.4 To faktor autentisering 100

1. Behandling av informasjon

Trykk på Mine aktive for å få tilgang til dine konkurranser.

o ”Prosjekter” under Mine konkurranser

Prosjekter lager du ved å klikke på «Mine konkurranser» på startsiden.

Innenfor et prosjekt kan du lage konkurranser. "Prosjekt" fungerer som en gruppering med tilsvarende konkurranser innenfor for eksempel samme område. Innenfor "prosjekt" kan du skape et team eller en gruppe av medlemmer som skal jobbe sammen og som har tilgang til alle konkurranser innenfor prosjektet. Hvis det er et spesifikt team som skal jobbe med hver enkelt konkurranse, er det bedre å lage konkurranser utenfor prosjekt.

1.1 Lag et ”Prosjekt”

For å opprette et nytt ”Prosjekt”:

1. Klikk på Mine aktive på startsiden.

2. Trykk på [Lag nytt prosjekt]

3. Fyll ut skjemaet. Husk å fylle ut alle de obligatoriske feltene(*).

4. Klikk på knappen [Lagre].

5. I neste steg kan du redigere brukertilgang til prosjektet. Trykk på «Legg til/fjern medlemmer». Om det for øyeblikket ikke er mulig å legge til nye medlemmer, trykker du «Avbryt». Nye medlemmer kan også legges til ved senere tilfelle.

6. Generell informasjon om et "prosjekt" kan endres senere. Xxxxx [Xxxxx prosjekt] på det aktuelle "prosjektet" for å redigere informasjonen.

7. Klikk på «Team» for å få mere informasjon om rollene, tillatelsene og hvordan du administrer medlemmene.

8. Når du legger ut en konkurranse vil prosjektets generelle informasjon brukes.

1.2 Tildel teamet i ”Prosjekt”

Et "prosjekt" blir administrert av et team. Du gir brukere innenfor bedriften din tilgang til å jobbe med "prosjektet" og alle konkurransene som er lagt ut innenfor dette prosjekt. Du kan velge ulike typer av tilgang de forskjellige brukere skal få: mulighet til å redigere osv. På hver konkurranse vil du også ha mulighet til å velge hvem av prosjektmedlemmene som skal få motta meldinger som sendes gjennom systemet.

Legg til team og brukere til et "prosjekt":

1. Klikk på knappen Mine konkurranser fra hjemmesiden.

2. Gå til «Aktive»

3. Trykk på Team knappen.

NB: Dersom du har bestemt deg for å IKKE lage konkurransen innenfor et prosjekt, kan du tildele tilgang direkte på konkurransens sjekkliste.

4. Her redigerer du tilgang til "prosjekt". Trykk på [Legg til / Fjern medlemmer]. En liste over tilgjengelige brukere og team vil vises.

5. Velg i neste steg de teamene eller brukerne som skal ha tilgang til "prosjektet". Bruk pilene for å flytte dem over til panelet på høyre side. Bruk ctrl-knappen for å velge mer enn én bruker.

Når du er ferdig trykker du på [Lagre]

6. Velg rollene teamet eller brukerne skal ha ved å trykke på boksene for hver bruker og hvert team. Rollene beskrives på venstre siden.

Når du er ferdig trykker du på [Lagre].

Xxxxx eier – Etter at du har lagt til medlemmer kan du også endre eieren av prosjektet

2. Konkurranseprosessen

2.1 Legg ut en konkurranse med en enkel prosess

1. Trykk på knappen Mine aktive på innloggingssiden under Mine konkurranser.

2. Trykk på [Lag konkurranse] i prosjektet, eller i området som ikke er relatert til prosjekt hvis konkurransen er selvstendig og ikke skal ligge under et prosjekt

3. Velg den ønskede ett-trinns prosedyremalen.

Ved å legge inn en verdi gir systemet deg automatisk rettighet til å bruke visse prosedyremaler og prosesser.

Siden lastes på nytt og de forskjellige fasene og faseinnstillingene vises. Det kan være mulig å endre innstillinger, men dette kommer an på hvilke konfigurasjoner som er blitt gjort av virksomhetssadministratoren i prosedyremaler.

4. Legg inn en referanse/saksnummer (ikke obligatorisk). Denne referansen vil være en del av konkurransens innledningsbeskrivelse.

5. Innledningsbeskrivelsen er konkurransenavnet som står annonsert, og er synlig for alle parter.

6. Den detaljerte beskrivelsen (ikke obligatorisk) vises som en generell beskrivelse av hele konkurransen.

Velg hvilken sjekkliste du ønsker å benytte (jfr. bildet ovenfor). Din administrator kan opprette flere sjekklister som via konfigurasjon tilpasses spesifikke prosedyrer. Velg egnet sjekkliste i listen. Finnes ikke dette valg, har administratoren allerede gjort det.

Trykk på [Lagre] når du er ferdig med alle innstillingene. Konkurransen er nå blitt opprettet.

På venstre side har du en administrasjonsdel der du kan utføre flere oppgaver under hele prosessen. Nederst på administrasjonssiden kan du avlyse en konkurranse, slette og kopiere den.

Om du avlyser konkurransen vil det bli markert på en tydelig måte

Det vil stå med kanselleringsikonet i listen din over anbud

Konkurransen vil ikke vises på den offentlige oversikten i KGV etter at den har blitt avlyst. Du kan kun slette en konkurranse hvis det ikke er blitt lagt til noen leverandører.

MERK!

Publikasjoner som er sendt til Doffin må avlyses manuelt av oppdragsgiveren. Disse sidenes integrasjon tillater ikke noen automatiske avlysning/tilbaketrekking av en publikasjon. En publikasjon gjort til XXX og Xxxxxx kan avlyses ved å bruke en kunngjøring om kontraktstildeling.

Nederst i sjekklisten kan du: se konkurransedetaljene, endre konkurranseinnstillinger, legge til delkontrakter og legge til trinn om konkurransen er skapt med en flertrinnsprosedyre.

o Legg ut konkurranse med flere trinn

1. Trykk på knappen Mine aktive på innloggingssiden under Mine konkurranser.

2. Trykk på [Lag konkurranse] i "prosjektet", eller i området som ikke er relatert til prosjekt hvis konkurransen er selvstendig og ikke skal ligge under et prosjekt

3. Velg ønsket flertrinns prosedyremal for eksempel

Begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdiene

4. Siden lastes opp på nytt, og de forskjellige fasene og innstillingene for hvert trinn i prosessen vises. For å lettere kunne håndtere trinnene anbefales det å skille prosesstrinnene ved å forandre navnene deres.

5. Trykk på [Lagre] når du er ferdig med alle innstillingene.

Konkurransen er nå blitt opprettet, inkludert den første delkontrakten. Sjekklisten inneholder alle trinnene som må gjennomføres i konkurransen.

Begge sjekklistene kan minimaliseres når du arbeider med hvert enkelt trinn i prosessen. Jfr. nedenforstående eksempler. Den øverste delen av sjekklisten er generell og gjelder begge trinn, den nederste gjelder kontraktsdelen og inkluderer derfor begge trinn.

Sjekklisten for de to trinnene Kvalifisering og Tilbudsforespørsel er forskjellige:

Publisering av kontraktstildeling og utvelging av leverandører til neste trinn er en aktivitet på kvalifiseringsnivå. Invitasjon til leverandører og kontraktstildeling skjer i trinn tilbudsforespørsel

Nedenfor kan du se et bilde hvor minimaliseringen er utført på trinn "Kvalifikasjon" og "Tilbudsforespørsel."

Forskjellen mellom en enkelttrinnsprosess og en flertrinnsprosess:

Velger du en to-trinnsprosess vil du kunne kvalifisere leverandører separat i det første trinnet. Etter at leverandører har svart på kvalifiseringskravene i første trinn, kan du evaluere hvilke leverandører som skal inviteres videre til trinn to, tilbudsforespørsel.

2.2 Redigering av konkurransen og oppsett av respons

Sjekklisten er en oversikt over oppgavene som kan gjennomføres i en konkurranse; et fåtal av punktene er obligatoriske. Når et punkt er utført markeres den med en grønn hake i sjekklisten. Du kan sette den som ventende (gul) ved å trykke på hakesymbolet, men du kan også markere uferdige oppgaver grønne, for å markere en oppgave som ferdig.

Velg team

Du kan velge teammedlemmer til å jobbe med konkurransen Medlemmer kan gis rettigheter som redigerer eller som bruker med innsyn, avhengig av hva slags type oppgaver de skal utføre i konkurransen. Du kan også forandre eieren av konkurransen.

MERK! Dette er kun en mulighet om konkurransen opprettes utenfor et ”prosjekt”. Ellers utføres administrasjon av teammedlemmer for hele "prosjektet".

1. Under «Team» ser du hvilke av teammedlemmene som har tilgang til konkurransen. Om det ikke finnes noen medlemmer på listen eller om du vil fjerne medlemmer, kan du trykke på [Legg til/fjern…].

2. De teammedlemmene som er tilgjengelige står opplistet i den venstre boksen. Du velger ut brukere som skal få tilgang til konkurransen ved å velge én eller flere medlemmer. Deretter trykker du på pilen som peker til høyre.

3. Trykk [Lagre] og gå tilbake til området der du administrerer brukertilgang.

4. Sjekk om brukeren bør ha "redigerer", "bruker med innsyn" eller "bruker med begrenset innsyn" tilgang. Trykk [Lagre] .

5. Når du har forskjellige medlemmer på listen, kan du også velge å endre eieren av konkurransen.

Brukeradministrasjon kan gjøres fortløpende under hele konkurransen.

Angi mottakere av meldinger

1. Trykk på "angi mottakere av meldinger"

2. Velg hvilke av medlemmene som bør motta både systemmeldinger og direkte meldinger fra leverandører vedrørende konkurransen. Om du ikke velger noen blir meldingene kun sendt til eieren av konkurransen

MERK! Dette gjelder kun meldinger og ikke systemnotifiseringer.

Definere tidsfrister

Herfra kan du redigere alle datoene som er relevante i forhold til konkurransen som sluttidspunkt, publisering, dato for kontraktstildeling osv.

1. Velg hvilke datoer du vil bruke ved å velge avkryssingsboksen. Om du har lagt ut en konkurranse etter en mal kan det være at du har krav på å fylle ut noen av datoene. Legg inn datoene og trykk på [lagre].

2. Du har også mulighet til å angi datoer til informasjon for leverandøren.

a) Frist for avklaringsspørsmål: frist for leverandørene å sende inn avklaringsspørsmål til eieren av konkurransen

b) Konkurransens gyldighet: Hvor lenge kjøperen vil at konkurransen/svaret skal være gyldig

c) Planlagt tildelingsdato: anslått dato for tildeling av kontrakt

NB: Frist for bevarelse av tilbud kan ikke endres bakover i tid.

Angivelse av CPV-koder:

EU-standarden for kategorisering av en offentlig konkurranse er CPV kodene (Common Procurement Vocabulary). Alle offentlige konkurranser bør merkes med en eller flere CPV koder.

1. Klikk på «Angi CPV koder» i sjekklisten og trykk på [Legg til]. Kategoriene vises i et popup vindu. Om du ikke er sikker på hvilken CPV kode du trenger skriver du bare inn søkeord øverst i søkefeltet, og systemet vil vise deg noen alternativer.

2. Velg en eller flere kategorier. Bla nedover på listen og se lengre ned på treet for å finne den riktige kategorien.

3. Trykk på [Xxxx til valgte kategorier], pop-up vinduet lukkes, skjermbildet nedenfor oppdateres og de valgte kategoriene oppføres.

4. En av kodene må bli definert som «Hoved CPV kode» og denne blir markert med en stjerne. Hovedkategorien kan endres.

Kunngjøringssted

Velg evalueringsmodell

Når brukeren går inn på seksjonen hvor det skal velges evalueringsmodell fra sjekklisten, må følgende muligheter velges:

Evalueringsprosessen: Du kan veksle mellom individuell evalueringsprosess og gruppeevalueringsprosess. Vær oppmerksom på at om du bytter vil alle lagrede poeng bli borte. Om du velger gruppeevalueringsprosess må du ha valgt de personer som skal inngå i ditt evalueringsteam tidligere i sjekklisten. Individuell evaluering innebærer at hvilken som helst bruker som har tilgang til å redigere anbudet kan gi poeng på svar fra leverandørene. Brukerne vil ikke overskrive poeng gitt av andre brukere. Gjennomsnittlig poeng er beregnet for hvilket som helst element som har fått ett poeng. Det overensstemmende og endelige poeng vil bli bestemt basert på evalueringen. Det anbefales at denne prosessen kun benyttes i tilfeller hvor det er en evaluerer.

Evalueringsverktøy: Om du har den nye evalueringsverktøys modul slått på kan du velge det nye verktøyet «Online Vurderingssystem». Online Vurderingssystem er det systemet som har det mest oppdaterte og moderne brukergrensesnitt. Det gamle verktøyet (Active X) må ha modul og Microsoft ActiveX komponenter installert. De evalueringsmodellene og poengskjemaer som er tilgjengelig kommer an på hvilket evalueringsverktøy som er valgt.

Evalueringsmodell: Du har to evalueringsmodeller å velge mellom: «Vekting og scoring» og

«Fast vekting».

«Merverdi» er kun tilgjengelig i det gamle evalueringsverktøyet (Active X).

I Vekting og scoring tilføyer du vekting for de ulike deler av kriterier/krav og pris. Vekting (i prosent) angir viktigheten av ett element.

I evalueringen gir du poeng for hver leverandør og for element som er vektet

I fast vekting angis en fast vekting direkte på hvert krav. Vekting på seksjoner og delkontrakter regnes ut automatisk av KGV.

Evalueringstype: Evaluering per delkontrakt lar deg vurdere og poeng sette leverandøren tilbud individuelt på hver delkontrakt, vektingen og den totale poengsummen er ikke koblet til de andre delkontrakter.

Poeng på pris formel:

Vis automatiske poeng for krav for leverandører

Resultat før leverandør

Synlighet på vekting:

Vis øverste vekting til leverandøren

’

Resultat for leverandør:

ESPD (European Single Procurement Document)

ESPD er et felles europeisk egenerklæringsskjema som benyttes i offentlige anskaffelser over EØS. For mer informasjon om ESPD vennligs kontakt DIFI.

ESPD tilbys som en separat modul i KGV. Ta kontakt med din KGV leverandør om du ønsker mer informasjon om dette

Lag ESPD forespørsel

I den øverste seksjonen i sjekklisten til en kunngjøring, finnes en link til å skape en ny ESPD forespørsel.

Som oppdragsgiver kan du nå velge hvilke kriterier du ønsker å inkludere eller eksludere fra kunngjøringen. De obligatoriske kriteriene kan ikke velges bort.

Hver seksjon kan enten minimeres eller ekspanederes ved hjelp av pilene til høyre. eCertis informasjonen om hvert kriterie er tilgjengelig via linken “Mer informasjon”.

Når ESPD skjemaet er fullført, må det lagres for at leverandørene skal kunne laste det ned og eksportere det.

ESPD skjemaet skapes kun én gang i en kunngjøring, og er uavhengig av delkontrakter. Tilleggsvalg som er gjort i en kunngjøring (f.eks begrenset anbudskonkurranse) bruker den samme ESPD-forespørselen gjennom alle steg.

Om du gjør endringer i din ESPD-forespørsel etter publisering eller etter at leverandører er blitt invitert, må du melde fra til leverandørene om endringen for å la dem eksportere den nye versjonen av din ESPD-forespørsel.

Lag ESPD forespørsel – Xxxxx [Xxxxx]

Opprette en ny ESPD-forespørsel

Du får i denne fase en tom ESPD-forespørsel hvor all relevant informasjon må fylles ut.

Velg avvisningsgrunner

Noen er obligatoriske og kan ikke velges bort

Noen er ikke obligatoriske og kan velges bort

Oppdragsgiver angir hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder i konkurransen ved å huke av foran de aktuelle kravene

Fyll ut resten av skjemaet og klikk avslutt for å ferdigstille. Hvis du trenger å endre på ESPD skjemaet kan du låse opp for å redigere lengst ned på siden for ESPD.

Delkontrakter i EHF ESPD

Hvis oppdragsgiver har delt opp store konkurranser i delkontrakter er det nå mulig å spesifisere i ESPD hvilken delkontrakt kravet gjelder i del IV: Kvalifikasjonskrav. Muligheten til å velge delkontrakt i del IV av ESPD skjema vil kun være tilgjengelig i konkurranser med flere delkontrakter i sjekklisten. Hvis delkontraktene ikke ligger i konkurransen i systemet vil ikke denne tilleggsfunksjonen være tilgjengelig I ESPD skjemaet.

Når en leverandør starter å skape sitt ESPD svar i systemet, velger de i del II av ESPD besvarelsen hvilke delkontrakter de ønsker å være med på og basert på det vil skjema vise de relevante kriteriene i del IV for leverandøren. Kriterier for de andre delkontraktene vises ikke for leverandøren så sant ikke leverandøren endrer hvilke delkontrakter de skal være med på.

Gjennomgå ESPD-responsen som oppdragsgiver

Etter tilbudsfrist, og så fort tilbudsboksen er åpnet, kan oppdragsgiveren se ESPD-responsen i hver av leverandørenes tilbud.

For å kunne se responsen fra leverandør kan man klikke på navnet til ESPD svaret så kan man se svaret online og skrive det ut.

I KGV versjon 7.6.7 kan du nå laste ned ESPD svaret som PDF hvis leverandøren har fullført ESPD svaret i KGV og sender det inn som en del av tilbudet. Du kan laste ned PDF en på den detaljerte tilbudsiden eller som en del av dokumentene når du laster ned alle som zipp.

Leverandøren kan også laste ned ESPD svaret som PDF på leverandørens side under Vis/skriv ut tilbudsbesvarelsen

Tillegging av kvalifiseringskrav/minstekrav og evalueringskriterier:

Her skal du spesifisere både inngangsspørsmål (obligatoriske krav, kvalifikasjonskrav) og andre evalueringskriterier. Kravene/kriteriene kan velges ut fra en mal, eller legges til manuelt. Gå til linken for krav/kriterier i sjekklisten.

Trykk «Lag seksjon» = overskrift (Kvalifikasjonskrav, Obligatoriske Krav, Tildelningskriterer – Kvalitet osv) alt som skal besvares som har et skrevet krav.

● Gi overskriften et passende navn og velg lagre

● Klikk på [Lag krav/kriterier…]-knappen

● Velg spørsmåls/krav type og trykk på [Neste].

● Notering er en tekst som kan brukes til ekstrainformasjon til leverandørene.

● Ved enkelt- og flervalgsspørsmål/krav kan du sette automatisk poengvurdering som automatisk telles som poeng i analysemotoren når evalueringen starter. Merk at inngangsspørsmål ikke kan gis autoscoring på da leverandøren enten går videre etter kravet, eller han gjør ikke det.

● Flervalgsspørsmål/krav er når det kan være mer enn ett svar. Poengsummen kan være på maksimum 100 poeng.

● Enkeltvalgsspørsmål/krav er når det kun kan være ett svar. Om du benytter det som inngangsspørsmål må du huske på at disse kun bør brukes på ett av alternativene.

● Om du har et krav/kriterium til leverandøren som du ikke kan gi alternativer på, kan du også la han svare fritt. Disse spørsmålene kan ha et kort svar (100 tegn), medium (800 tegn) eller et langt svar (4000 tegn)

● Om du vil at leverandøren skal svare ved hjelp av nummer, kan du ta i bruk nummerspørsmål. Du kan også gjøre dette til et inngangsspørsmål, og legge til en minimums- og en maksimumspoengsum.

Flere valg som ligger nederst på spørsmålene dine:

Internt krav – Leverandøren ser ikke dette spørsmålet, som kan brukes som gruppepoengsum og vekt for en rekke spørsmål.

Svar utløper og går ut på dato – Leverandøren setter en utgangsdato på svaret sitt.

Dokumentvedlegg er tillatt som del av svaret – Leverandøren kan laste opp et dokument som en del av svaret

Dokumentvedlegg kreves for å svare – Leverandøren må legge ved et dokument som en del av svaret på spørsmålet

Krav / Inngangsspørsmål – Kun for nummer- eller alternativspørsmål. Leverandøren må svare korrekt, enten med ett av svaralternativene eller på nummerskalaen. Disse typer spørsmål kalles også "knock-out"-kriterium.

Dersom avmerkingsboksen for krav om dokumentvedlegg er markert vil systemet advare leverandøren om at det ikke er lastet opp dokument relatert til det konkrete spørsmålet

● For å lagre spørsmålet og gå tilbake til spørsmålslisten trykker du på [lagre].

● Spørsmålene/kraven er nå lagret som utkast/arbeidsversjon, og vil ikke vises til leverandøren før kravene har blitt lagret som vanlig ved å klikke på «Oppdater til ny versjon». Det samme gjelder om det foretas endringer av spørsmålene.

● Legg til spørsmål/krav eller evalueringskriterier fra en forhåndsdefinert mal:

● Velg Legg til fra mal i «Klargjør krav/kriterie».

● Når du er i biblioteket, velg relevant mal som er opprettet av en virksomhetsadministrator

Velg ut malen med krav og kriterier du vil bruke:

● Malspørsmålene vises. Velg de spørsmålene du vil linke eller kopiere over til konkurransen

● Listen over existerende spørsmål/krav/evalueringskriterier er vist i mal. Velg spørsmål som du ønsker og kopier det inn i anbudet ditt ved å klikke på Legg til.

. Hvis en leverandør tidligere har svart på et spørsmål som er hentet fra en mal, vil svaret bli forhåndsutfylt automatisk og leverandøren behøver bare å stadfeste eller redigere tidligere svar i kvalifikasjon

Spørsmål/krav som ofre forekommer i konkurransene er vanligvis opprettet i maler som er tilgjengelig for alle brukere i en virksomhet. Når spørsmålet er lagt inn, kan svarsalternativ ha standard verdier for poeng, verdiøkende summer, og det velges om verdien skal ha en inngangsverdi. (Verdiøkende sum er en separat modul og en individuell vurderingsmodell som ikke benytter seg av andre typer poengiving/vekting). Det er kun virksomhetsadministrator som kan skape malene.

Du kan sortere rekkefølgen på krav/kriterier i hver seksjon ved å velge «Sorter spørsmål»- knappen.

1. Velg i hvilken seksjon du ønsker å sortere spørsmål/krav/kriterier.

2. Velg et spørsmål ved å markere det.

3. Velg om spørsmålet skal flyttes opp eller ned i sorteringsrekkefølgen ved å klikke på Flytt Opp og Flytt Ned knappene. For å avslutte prosessen, lagre endringene og returnere til forutgående side hvor du kan se resultatet. Deretter må dette lagres.

Du kan flytte spørsmål fra en seksjon til en annen ved å gå inn på spørsmålet og velge en annen seksjon enn det ble opprettet.

Du kan også sortere rekkefølgen på seksjonene ved å klikke «Sorter seksjon»

Importering av krav/kriterier fra Excel (separat modul)

● Du kan importere krav/kriterier fra et generisk Excel-ark. For å komme til importeringsskjermen trykker du på [Importer]. Her finner du også link til malen du trenger til spørsmålsimporteringen

● Trykk på en av linkene for nedlasting av importeringsmalene. Det tomme importeringsformatet inneholder kun de korrekte innstillingene og kolonnene. Det andre inneholder også eksempler på spørsmål.

● For mer informasjon om hvordan man jobber med Excel-arket, se kommentarer i Excel.

● Velg så den filen du vil importere, og trykk på [Importer]. En validering av filen kommer da til syne. Trykk på [videre] for å importere alle kravene/kriteriene.

Advanced Criteria Module/Avansert Kriterie Modul (ACM)

Over er bildet på hvordan layouten til ACM ser ut. Xxxxxxxx kan skrive tekst i det store tekstfeltet mitt på siden, når han klikker på ‘Legg til enkelt krav’, det vil så bli lagt til i den seksjonen som allerede er skapt av systemet (Seksjonsnavnet kan endres). Brukeren kan så skape flere krav/kriterier.

Mange oppdragsgivere har sine krav og kriterier i et word dokument eller en PDF. For å forenkle og redusere tidsbruken med få kravene inn i KGV enten ved å taste inn eller kopiere inn et og et krav kan man nå legge innflere separate krav samtidig. For å gjøre det legger man inn kravene i tekstfeltet og mellom hvert krav setter man inn en separator (et tegn som virksomhetsadministrator definerer) og så klikker brukeren på ‘Smart add’ og systemet vil skape kriteriene i seksjonen.

Se eksempelet under hvor fire ulike krav/kriterer har blitt lagt inn med en separator (i eksempelet: #) mellom hvert krav.

Etter at alle krav/kriteriene har blitt lagt til kan de redigeres ved å klikke på et krav i oversikten og alle relevante alternativ for å fore kravet blir synlig på samme side. Som standard er alle krav som blir lagt inn direkte i ACM og ikke via maler eller import, enkelt valg med ja/nej alternativer.

Det er også mulig å endre rekkefølgen på spørsmål og seksjoner, man kan dra spørsmål i samme seksjon, fra en seksjon til en annen eller flytte seksjoner til et annen del av oversikten. Den nye designen er også tilgjengelig når man skaper eller redigerer gamle kravmaler.

Det er ikke mulig å lage tabellspørsmål i ACM.

Et type krav som heter ‘Dokument opplastning’ er tilgjengelig når du bruker ACM.

Denne typen krav kan kun besvares med å laste opp et dokument. Det vil ikke være noen svaralternativer eller tekstfelt, men en informasjonstekst som forklarer leverandøren hvilken type krav det er. ’Dette kravet kan kun besvares ved opplastning av dokumenter’.

Dette nye kravet vil også være tilgjengelig i Excel import filen, hvis oppdragsgiver bruker ACM.

Advanced Criteria Module er tilgjengeligsom en separat modul, kontakt din KGV distributør for mer informasjon.

Valg av ønsket prissetting:

Trykk på linken ved seksjonen for nødvendig prisinformasjon for å utføre endringer i den ønskede prissettingen.

Det tilbys følgende konfigurasjoner:

● Be om totalpris fra leverandør – Hvis du velger totalpris per anbud, og du har lagt ut et anbud med flere delkonntrakter vil dette medføre at leverandørene må sette en pris på minst én av delkontrakt for å kunne sende inn.

● Alternativt tilbud – Leverandøren kan fylle inn og en alternativ pris, dvs. en totalpris som ikke dekker alle kravene

● Deaktiver alternativ tilbud – Standardinnstillinger gjør at leverandører har to felter for angivelse av totalpris: en som samsvarer fullstendig og en alternativ pris, dvs. en totalpris som ikke dekker alle kravene. Her kan du nekte leverandøren å føre inn en alternativ pris som ikke oppfyller alle kravene.

● Forespørsel om prissetting av prisskjema – be om en stykkliste med pris fra leverandører, dette alternativet krever at du laster opp ett prisskjema til anbudet slik at leverandørene kan sette en pris på disse

● Prissetting av alle rekker er påkrevd – ber leverandører om å prise alle elementene i prisskjema, leverandører kan ikke sende inn forslag før alle radene er prissatt.

● Tillat at leverandør legger til elementer – velg om leverandørene skal kunne opprette egne elementer eller endre eksisterende elementer. Dersom de får tillatelse kan leverandørene opprette egne elementer eller opprette erstatninger for eksisterende elementer.

● Leverandører kan benytte oppdelingsstruktur – om det legges avsnitt til konkurransen, tillater leverandøren å se disse og bruke dem om igjen i et flernivå-tilbud.

● Topptekst på kommentarkolonne – Xxxxx en overskrift til komentarkolonne

● Dokumentoversikt – Last opp et HTML-dokument med koblinger til hver elementkode. Leverandøren vil kunne trykke på elementkodelinken og åpne HTML-dokumentet i riktig posisjon med flere detaljer om elementet.

● Legg til ekstra produktinformasjon for elementer

Endringene i disse innstillingene vil bli loggført i revisjonssporet med en ny revisjonshandling “Produktinformasjonsinnstillinger for prisskjema er blitt oppdatert”. Om endringer foretas etter at en leverandør har vist interesse for anbudet, vises varselet "uvarslede endringer" til oppdragsgiveren.

Alle produktinformasjonsfeltene kan settes som "skjult" eller "obligatorisk". Skjulte felter vises ikke til leverandøren, og disse kan dermed ikke bli priset. Obligatoriske felter blir behandlet som obligatoriske krav, og vil gi leverandørene advarsler ved innsending om disse ikke er utfylt. Dette vil imidlertid ikke forhindre leverandøren i å sende inn respons.

Lag prisskjemalinjer

Du kan lage rader direkte i ett prisskjema i konkurransen. Du kan bruke dette til å fylle ut et tomt prisskjema eller til å legge rekker til importert data.

For å opprette en linje:

1. Klikk på prisskjema fra sjekklisten og Legg til linje

2. Velg type rad du vil opprette (Element / Overskrift / Melding) fra rullgardinmenyen, og skriv ferdig den påkrevde informasjonen.

3. Om ønskelig vises den estimerte prisen. Den kan brukes som målestokk for mottatte priser.

4. Trykk på [Lagre].

For å importere fra Excel:

Klikk på prisskjema fra sjekklisten og Importer data

Velg fil fra PC og klikk importer, valg av kolonner fra Excel. Hvis du har brukt malen endres ikke noe i denne siden. Klikk Importer

● Oppretting av ekstra tilpasset produktinformasjon for elementer.

Det går an å definere opptil tre tilpassede felter der oppdragsgiveren kan be leverandørene om å fylle inn ekstra informasjon. Oppdragsgiveren kan markere disse som obligatoriske på samme måte som produktinformasjonen.

Oppsett av tilpassede felter

1. Kryss av de aktuelle boksene for å forandre innstillingene.

2. Trykk på [lagre] for å lagre innstillingene.

2.3 Forbered evaluering

Evalueringstreet er en logisk oversikt over delene i din konkurranse.

Når du for første gang går inn på «Forbered evaluering» fra sjekklisten, starter du med å definere prosentdelen for hele konkurransen.

Du har også mulighet til å velge at konkurransen eller en spesifikk kravseksjon ikke skal evalueres.

Det er VIKTIG å Lagre etter at du er ferdig med hver seksjon/krav som er vektet.

Fortsett med vekting gjennom hele treet ved å utvide pluss-ikonene til venstre på treet. Fyll ut relevant prosentdel og avslutt ved å Lagre.

Systemet vil advare brukeren når et felt mangler utfylling. I eksempelet nedenfor er ingen alternativer vektet og brukeren må derfor klikke på funksjonen for «ingen evaluering av dette elementet».

Brukeren KAN IKKE vekte på krav nivå med mindre disse først er blitt lagt til på seksjonsnivå. Kravene kan ikke bli vektet om vekting i seksjonsheaderen mangler.

Etter at hver heading er vektet er det mulig å vekte hvert enkelt krav eller velg ingen evaluering (burde kun være på header-nivå).

Autoskoringsformler

Poenggiving i prisskjema: I det nye evalueringssystemet og evalueringsmodell- vektingen og scoring er det fire tilgjengelige måter å gi poeng på samlet pristilbud i prisskjema: Forholdsmessig metode, Forventet pris, Tilpasset og Ingen automatisk beregning av poeng. Med det gamle evalueringssystemet (Active X) er det kun Standardskjema som er tilgjengelig.

Forholdsmessig metode: Automatisk beregningsformel for prispoeng: (Maximum poeng)-100*(1-(Laveste tibud/tibud))

Forventet pris: Automatisk formel for poengsetting for pris:

100* (1 – (bud – Minimum Forventet Pris)/(Maksimum Forventet Pris – Minimum Forventet Pris))

Du legger inn det forventede laveste og de høyeste prisene i "Pris fra" og "Pris til" feltene. Om en leverandør sender inn et lavere tilbud eller det samme som forventet laveste tilbud vil de få 100 poeng som er maksimum poeng. Hvis de sender en pris som er høyere eller den samme som det høyeste forventede tilbudet får de 0 poeng som er den minste poengsummen.

Tilpasset: Automatisk formel for poengsetting for pris:

100*(1- (bud – Lavest Bud)/(Faktor*Lavest Bud))

Denne formelen brukes enten for å spre poengene og/eller gjøre det enklere å sammenligne dem med hverandre. Om du forventer å få et bredt spekter av tilbud bør du velge en høy faktor og om du forventer lignende priser fra alle leverandører bør du velge en lav faktor så du kan få en større spredning av poengene. Har du for lav faktor og tilbudene er veldig spredt kan du risikere å få en negativ poeng for tilbudene. Det laveste tilbudet får alltid 100 poeng. Faktoren bør skrives som et prosenttall mellom 1-100%

Ingen automatisk beregning av poeng: Ingen automatiske beregningspoeng for pris ved hjelp av KGV

Velg prisformel, avslutt ved å klikke på Lagre.

2.4 Legge til dokumenter:

Dokumenter kan legges ved en hel anbudsmelding i tillegg til at man kan legge dokumenter til spesifikke regningselementer. Hver anbudsmelding har en separat dokumentmappe der du kan opprette filer og mapper.

Dokumentene kan lastes opp i to mapper. En for dokumenter som sendes til leverandører, for eksempel spesifikasjoner, tegninger osv. Den andre mappen er de interne dokumentene, dvs. dokumenter som ikke vil være synlige for leverandører. Disse er kun for kjøperen i dette anbudet, og dette kan være dokumenter for anbudsstrategi eller lignende.

Det finnes to måter å legge dokumenter til anbudsmeldinger på:

Last opp dokumentet fra PC-en din:

● Klikk på knappen [Last opp filer…].

● Alle filer og mapper på PC-en vises i et vindu.

● Velg ønsket fil ved å klikke på filen. Klikk deretter på knappen [Last opp filer].

● Dokumentene lastes opp.

● De opplastede dokumentene vises i mappen konkurranse mappe.

● MERK! Hvis man har modulen «Drag and Drop» aktivert på sin konto kan man markere flere filer og dra dem inn i stedet for å laste dem inn en og en .

Legg til dokumenter fra prosjektdokumentmappen Personlig eller Firma:

● Klikk på knappen «Legg til fra Prosjekt/Delt mappe».

● Alle filer og mapper i dokumentmappen "Prosjekt" vises i et vindu. Du kan endre til dokumentmappen Personlig/Firma i rullegardinlisten.

● Velg filen eller mappen du vil legge til og klikk på knappen «Legg til valgte dokument» eller «Legg til valgt mappe». Alle endringer som er gjort i den tilknyttede mappen eller dokumentet vil bli gjenkjent også i konkurransen, f.eks. sletting av dokumenter, tillegging av dokumenter eller nye dokumenter og oppdateringer av versjoner.

● Den valgte filen eller mappen vises i mappen konkurranse mappen.

Lag en zip-fil for leverandører.

Når eieren av konkurransen har lastet opp alle konkurransedokumenter bør dokumentene zippes. Dette gjør nedlasting enklere for leverandørene.

Zipping-prosessen blir utført asynkronisk. Statusikonet blir grønt når filen er tilgjengelig.

Eieren av konkurransen er ansvarlig for å begynne å zippe anbudsdokumentene. Når alle dokumenter er lastet opp, bruker eieren zip-alternativet i sjekklisten for å lage zip-filen. Hvis ikke zip-filen lages av eieren av konkurransen, kan leverandøren likevel laste ned dokumentene hver for seg.

Fordelen for leverandørene er at zip-filen allerede vil være laget, slik at dokumentene er tilgjengelige for nedlasting uten at leverandøren må starte zippe-prosessen.

Lage invitasjonsbrev:

Invitasjonsbrevet vises for leverandøren når konkurransen vises på Internett. Du kan skrive hvilken som helst informasjon om konkurransen og bruke en forhåndsdefinert mal for å lage invitasjonsbrevet. Merk at invitasjonsbrevet er det første leverandøren ser i en konkurranse (bortsett fra et publisert skjema til nasjonale eller EU-webområder). Beskrivelsen her skal være kort og konsis, med en kort beskrivelse av deg som kjøper og informasjon om konkurransen.

1. Klikk på linken ved siden av «Forside» for å lagre et invitasjonsbrev. Et tomt invitasjonsbrev vises.

2. Legg inn tekst i invitasjonsbrevet. Du kan også bruke variabler for å legge til f.eks. navnet på konkurransen og kort beskrivelse fra sjekklisten i stedet for å fylle ut informasjonen selv.

3. Hvis virksomhetens administrator har laget maler, klikker du på knappen «Last inn mal» for å hente den fra arkivet. Når du er ferdig med brevet, klikker du på «Lagre» og

«Ferdig» for å gå tilbake til sjekklisten.

Brukerinnstillinger for tilbudsåpning:

Velg hvilke personer som skal åpne tilbudsboksen etter at tidsfristen er utløpt. Vær oppmerksom på at du MÅ gjøre dette valget FØR du publiserer (hvis denne konkurransen skal publiseres) og før tidsfristen. Om det skulle være nødvendig kan du imidlertid endre hvilke personer som skal være i åpningskomiteen helt fram til noen har startet åpningen. Hvis du selv ønsker å være en av de som åpner svarene på din eget konkurranse, må du huske å velge deg selv og flytte over til høyre side av boksen.

Merk at man kan velge om alle personene må være med på åpningen eller om det er et bestemt antall av personene i komiteen som må være med på åpningen.

2.5 Kunngjøring av konkurranse

Funksjonen «Publiseringsskjema(er)» viser siden som ble definert i delen

«Kunngjøringssteder» i sjekklisten

Ved å velge «Kundeside (Mercell CTM)» er det kun nødvendig å lagre.

Om du har valgt Doffin eller andre sider må du fylle ut relevant kunngjøringsskjema.

Når du klikker på linken ved siden av «Publiseringsskjemaer» kommer du til en side hvor du må velge skjema. Du vil kunne se de skjemaene som er relevante for den prosedyren og forskriften du har valgt. Dette er definert og lagt inn i oppdragsgivergiverprofilen av

KGV-administratoren. Dette avhenger også av om det er en kontraktstildeling. Velg egnet skjema og klikk på Lagre.

På første side må du fylle ut innledende opplysninger. Dette er informasjon som avgjør hvordan resten av skjemaet bygges opp og påvirker hvilke felt og seksjoner som blir synlige i resten av skjemaet. Du må fylle ut informasjonen for å kunne fortsette. Innledende opplysninger kan ikke endres etter at en eller flere seksjoner er lagret. For å endre de innledende opplysningene må du slette skjemaet og begynne på nytt.

Du kan fylle ut skjemaseksjonen i hvilken som helst rekkefølge, og fortsette på et senere tidspunkt (dette gjelder ikke innledednde opplysninger på første side). Status på skjemaet er vist på venstre side av tre-strukturen.

Når du har fylt ut og kontrollert alle seksjonene i skjemaet, klikker du på «Aksepter» nederst på siden.

Kunngjøring

På kunngjøringslinken får du oversikt over publiseringer relatert til dette anbudet. Du får oversikt over status og de kan nå bearbeides. Ved å klikke på «Kunngjør» vil statusen endres til «Klar for kunnkjøring». Merk at du må ha valgt en dato for oversendelse til behandling for at kunnkjøringkappen skal synes. Du kan velge dagens dato om du vil at den skal sendes inn så fort som mulig. Vil du at den skal sendes inn senere så velger du en dato frem i tid. Husk at det er en behandlings tid på opp til 24 timer på en nasjonal og opp til 3 døgn på en TED kunngjøring.

Du har muligheten til å markere enkelte opplastete dokumenter som nedlastbare for leverandøren, før de logger inn og aksepterer den offentlige invitasjonen. Dette kan være dokumenter som inneholder nærmere beskrivelse og som kan ha innvirkning på

leverandørens beslutning om å delta i anbudskonkurransen. Hvis du ønsker at dokumentene skal være nedlastbare før de aksepterer markerer du dokumentet som offentlig der du har lastet dem opp.

Flere delkontrakter i en konkurranse

Du kan opprette flere delkontrakter i samme konkurranse hvis du ønsker det. Da kan du dele en større konkurranse opp i flere deler for å motta og sammenligne priser både fra leverandører som kan levere på alle delkontrakter og de som kan levere på en enkelt kontrakt.

For å lage en ekstra delkontrakt:

Alternativ 1

1. Klikk på knappen [Legg til delkontrakt] nederst på sjekklistesiden for konkurransen.

2. Legg inn informasjonen om den nye delkontrakten og klikk [Lagre].

3. Prisskjema, spørsmål og dokumenter kan nå legges til den nye delkontrakten eller kopieres fra en tidligere delkontrakt. Dette gjør du under «konkurransedetaljer» øverst i sjekklisten.

Alterantiv 2

1. Klikk på knappen ved siden av Konkurransedetaljer øverst i sjekkliste.

2. Klikk på Kopier delkontrakt.

3. Fyll inn skjemaet og velg hva som skal kopieres og gi den nye delkontrakten et navn.

4. Den første delkontrakten bør også navngis her . Konkurransenavnet endrer du i bunnen av sjekklisten ved å klikke Xxxxx-xxxxxxx)

3. Behandle Forespørsel for konkurranse

3.1 Søk leverandører

Leverandørfanen finner du i administrasjonsdelen for konkurransen (ved siden av sjekklisten). Her behandler du leverandørene som er involvert i hele prosessen.

Listen er tom i utgangspunktet. Leverandører må enten legges til fra leverandørdatabasen eller svare på en offentlig invitasjon. Når de er invitert, kan leverandører begynne å jobbe med sine svar. Flere leverandører kan involveres når som helst frem til tidsfristen.

Leverandører kan også "låses" under prosessen. Man kan fjerne leverandører man har lagt til fram til man har invitert dem. Har man invitert dem kan man ikke fjerne dem igjen, skal de ikke få delta i konkurransen må man i såfall låse dem.

Leverandørdatabasen

Leverandører legges til i en konkurranse fra leverandørdatabasen. Hver leverandør skal ha en oppdatert profil, inkludert følgende informasjon:

● En sammendragsfane «Oppsummering» med generell firmainformasjon.

● En fane for «Ytelse» som viser gjennomsnittlig responstid i dager, antall konkurranser som er vunnet, osv.

● En fane for «Konkurranse» som viser tidligere konkurranser som leverandøren har deltatt i.

● En fane for «Kontrakter» som viser kontrakthistorikk inklusive for eksempel forsinkelser, variasjoner, omkostninger osv.

● En fane for «Kommentarer» der du kan legge inn kommentarer om denne leverandørens resultater. Kan deles eller være personlig.

Det finnes fire hovedsøkefunksjoner når man vil legge til en leverandør:

● Hurtigsøk - hvis du vet hvilke leverandører du ønsker å involvere. Her kan du søke etter navn, adresse, osv.

● Konkurransesøk – hvis du vil invitere én eller flere leverandører som er invitert i tidligere konkurranser som er opprettet i firmaet ditt.

● Kategorisøk - hvis du vil finne flere nye leverandører. Her søker du på leverandørenes kategoriseringssystem.

● Godkjente leverandører – hvis du vil lagre og bruke egne favorittlister av leverandører på nytt.

Hurtigsøk:

Du kan søke etter følgende:

● Søk etter et firma ved navnet eller organisasjonsnummer

● Søk etter firma ved e-post eller deler av e-postadresssen

● Søk etter firmaer med markedsområde – søke etter en leverandør som selger til et bestemt land.

● Søke etter et selskap på postnummer – søke på en del av postnummeret.

● Land – søke etter en leverandør som er i et bestemt land.

For å søke med Xxxxxxxxx:

1. Velg ønskede søkeparametre.

2. Klikk på knappen [Søk]. Resultatet vises i en liste som viser tjue firmaer om gangen.

3. Klikk på firmanavnet for å se profilen til et firma.

4. For å legge til et firma til konkurransen, velger du firmaet ved å klikke i avkrysningsboksen til venstre for firmaet og klikke på knappen [Legg til]. Leverandøren legges til i listen.

Konkurransesøk:

I konkurransesøket kan du søke i tidligere konkurranser du har opprettet i systemet.

For å søke med Konkurransesøk:

1. Skriv navnet på konkurransen du søker etter og klikk på [Søk]. Søkeresultatet vises sammen med konkurransene

2. Du kan også skrive postnummeret for området firmaet skal ligge i og klikke på [Søk].

3. Klikk på konkurransen for å legge til leverandører. Et popup-vindu vises med leverandørene i konkurransen.

4. Velg leverandører som skal legges til og klikk på [Legg til]. De valgte leverandørene legges til i konkurransen

Kategorisøk:

I kategorisøket kan du søke i leverandørdatabasen på leverandørenes

produkt-/servicekategoriene kombinert med geografiske områder. Du har også muligheten til å søke med fritekst-ordene som leverandørene legger inn i sine profiler.

For å finne leverandører med kategorisøk, må leverandører ha oppdatert sin leverandørprofil.

Bruke kategorisøk for å legge til en leverandør i konkurransen:

Du vil ha forskjellige kategorier å velge mellom, avhengig av innstillingene og brukeren.

1. Klikk på knappen [Legg til kriterier] for å angi søkekriterier for produkter og tjenester.

2. Det valgte kategoriseringstreet for CPV koder vises, se eksempel.

3. Velg ønskede kategorier ved å klikke i avkrysningsboksen til venstre for elementet.

4. Klikk på knappen [Legg til valgte kategorier] helt nederst på siden.

5. Søkekriteriet oppdateres med de valgte kategoriene.

6. For å angi søkekriteriene for markedsomfang, klikker du på knappen [Legg til kriterie] for å søke i geografikategoriseringen.

7. De geografiske områdene vises.

8. Velg ønskede kategorier.

9. Klikk på knappen [Legg til valgte kategorier] helt nederst på siden.

10. Søkekriteriet oppdateres med geografien som er valgt.

11. Søkeord legges til ved å skrive et søkeord og trykk på knappen [Legg til]. Skriv deretter neste søkeord og trykk [Legg til], osv.

12. Søkeord kan slettes ved at du krysser av i boksen foran dem og klikker på knappen [Slett].

13. Klikk på knappen [Søk] helt nederst på siden etter at du har valgt ut de ønskede kriteriene.

14. Velg en eller flere leverandører.

15. Klikk på knappen [Legg til] for å legge til leverandørene til konkurransen.

Godkjente leverandører:

Du kan lagre dine godkjente leverandører i separate lister for å gjøre det enkelt å finne dem. Lister kan enten være private eller deles med dine kollegaer.

For å legge til en leverandør i konkurransen med godkjente mapper:

1. Klikk på knappen [Legg til leverandører…] på leverandørfanen.

2. Klikk på fanen { Godkjente leverandører } .

3. Velg «Personlige Leverandører» eller «Virksomhetens Leverandører».

4. Velg leverandørlisten du er interessert i.

5. Velg leverandørene du vil inkludere og klikk på knappen [Legg til i konkurranse]. Leverandører er lagt til i konkurransen

TransQ/Sellicha leverandør-søk.

Søk og legg til leverandører fra tredjepart -system TransQ/Sellicha (utviklet av Achilles).

Valg av søkerkriteria fra TransQ søkerliste er identisk med den forutgående.

Resultat av import blir synlig etter at filen over leverandører som skal importeres er valgt. For leverandører som kan bli lagt til anbudet i KGV; klikk på informasjonsikonet for å se liste over leverandører.

Leverandører som av en eller annen grunn er inaktiv i KGV bes om å kontakte support for ytterligere spesifikasjoner. Inaktive leverandører kan ikke bli lagt til et anbud i KGV. Leverandører som ikke kan importeres p.g.a. ugyldig data fra TransQ/Sellicha bes om å kontakte leverandøren for å få oppdatering av profil i TransQ/Sellicha.

Ved å velge “Legg til leverandører” blir leverandører tilføyd som nr. 1 i anbudet. Etter å ha tilføyd leverandørene blir søk fjernet fra KGV og kan dermed ikke brukes på nytt. Det må da opprettes tilleggssøk i TransQ/Sellicha.

For leverandører tilføyd i verifikasjonsfunksjonen; Klikk på informasjonsikonet for å se listen over tilføyde leverandører

3.2 Inviter leverandør

Leverandører må inviteres hver for seg for hver fase i konkurranseprosessen. Du kan invitere fullstendig registrerte leverandører og forhåndsregistrerte leverandører.

For å invitere en leverandør:

1. Gå til konkurransens sjekkliste.

2. Klikk på knappen [Inviter] ved siden av «Leverandørsinvitasjon» for ønsket trinn.

MERK: Hvis dere har satt opp en godkjennelsesprosess i firmaet ditt, må det godkjennes av en ansvarlig før leverandører kan inviteres. Videre, HVIS du bruker anbudsboks, må du ha valgt en åpningskomité for at du skal kunne invitere.

3. En forhåndsutfylt meldingsmal vises der din egen tekst kan legges til. For informasjon om endring av den forhåndsdefinerte meldingen, vennligst se firmaets administrasjonsveiledning. Vær oppmekrsom på at det finnes variabler i standard teksten som blir til vanlig tekst når meldingen sendes. Vær spesielt forsiktig med å ta bort variabelen $link, denne variabelen generer linken til konkurransen. Tar du bort denne så får ikke leverandøren noen link til konkurransen.

4. Ved å klikke på knappen [Til] velges mottakere av meldingen.

5. Velg ønskede mottakere ved å klikke i avkrysningsboksen og klikk på knappen [Velg].

6. Legg til supplerende tekst og klikk på knappen [Inviter] for å sende ut invitasjonsmeldingen. (Meldingen sendes via e-post eller som systemmelding, avhengig av mottakerens innstillinger.)

7. Du kan se på invitasjonsmelding som sendes ut til leverandøren ved å klikke på «Vis invitasjon».

8. Klikk på «Inviter».

I administrasjonsdelen under konkurransens oversikt kan du nå klikke på «Tilbud» der du finner en oversikt over firmaene som du har invitert.

Leverandører som er invitert, kan nå logge inn og begynne å jobbe med sitt svar og sende tilbudet.

Fjern og lås/lås opp

Det er to måter å utelukke en leverandør på fra deltakelse i en konkurranse. Dette kan gjøres under hele prosessen. Du kan begrense antallet deltakere etter forhandlinger.

● Fjern

Da fjernes leverandøren helt fra konkurransen. Fjerning kan utføres helt til du har sendt en invitasjon og informert leverandøren om konkurransen. Etter invitasjon kan bare låsing brukes.

● Lås/lås opp

En låst leverandør kan ikke opprette eller redigere svaret sitt. Ved å låse (og låse opp) leverandører kan du bestemme hvilke leverandører som er aktive til hvilket tidspunkt i prosessen. Ved Svartidsfrist låses alle leverandører av systemet med mindre du har valgt å akseptere sene svar når du oppretter konkurransen.

Når du velger å låse opp leverandører etter tidsfristen, kan du velge å åpne enkelte områder av svaret for å endre enkelte deler av det, f.eks. korrigere åpenbare feil

Du kan låse og låse opp en leverandør så ofte du vil underveis i prosessen. Leverandører som låses eller låses opp, får melding i systemet som underretter om det.

For å låse en leverandør:

1. Klikk på knappen [Lås/lås opp leverandører…] på administrasjonssiden under

«Tilbud».

2. På skjermbildet Lås/Lås opp velger du leverandøren som skal låses. Klikk deretter på knappen [Lås]. Ved å låse en leverandør avviser du videre deltagelse i konkurransen. Hvis anbudstidsfristen er utløpt, låses alle leverandører automatisk.

3. Hvis du klikker på «Lås opp» etter å ha valgt ut leverandøren får denne tilgang til hele sitt anbud igjen og kan gjøre endringer i henhold til dette (priser, dokumenter, tilbudssvar eller andre funksjoner du har satt opp for denne konkurransen)

For delvis å låse opp en leverandør:

1. Klikk på koblingen til navnet på Delkonkurransen i kolonnen lengst til høyre. I skjermbilde oppe heter der «Konkurranse».

2. På venstre side i rullegardinlisten velger du del av tilbudet du vil låse opp. En liste vises med elementer. Du kan f.eks. la leverandøren BARE legge til dokumenter eller BARE svare igjen på ett bestemt spørsmål, osv.

3.

4. Velg elementene som skal låses opp og bruk pilene i midten for å flytte dem til det ikke låste området.

Elementer som er flyttet til det ikke låste området vil være åpne for den valgte leverandøren for endringer inntil du låser det elementet på nytt.

Husk å klikk «Ferdig» til slutt.

Pass på at du informerer leverandøren om hvor lenge og hvilken del som er låst opp. Den leverandøren må sende endringene for at du skal motta dem. (i dette eksemplet tillegging av dokumenter). Husk at du må manuelt låse leverandøren på det tidspunktet som du har satt.

3.3 Åpne tillbudene etter tidsfristen

Åpne tilbudsboksen:

1. Klikk på knappen «Åpne» ved punktet «Tilbudsåpning» i sjekklisten. Et popup-vindu vises med brukerne som har tillatelse til å åpne tilbudsboksen.

2. Personene vises som er valgt til å åpne tilbudsboksen på opprettelsesstadiet.

3. Klikk på knappen [Åpne] for hver av brukerne. Xxxxxxxx bes tidlig om å verifisere seg ved å fylle ut brukernavn og xxxxxxx til siden. Hvis nåværende bruker er pålogget, vil det ikke være noe ekstra verifiseringstrinn.

4. Tilbudsboksen åpnes og tilbudsinformasjonen er tilgjengelig.

Åpne doble konvolutter:

1. Klikk på knappen [Åpningsprosedyre…] på tilbudsfanen

1. Klikk på knappen for hver av konvoluttene for å åpne dem.

2. Den første konvolutten åpnes. Den andre konvolutten kan åpnes når den tekniske informasjonen er gjennomgått. Det gjøres på samme måte. Den andre konvolutten kan også avvises. Det skjer ved å klikke på knappen

Avvisningen betyr at kjøperen ikke vil se innholdet i den andre konvolutten og

at leverandøren ikke overholdt kravene i den første konvolutten.

3.4 Evaluer og last ned tilbud

Under «Tilbud» kan du følge fremdriften til leverandørene som er involvert og se deres svar. Når hvert svar er åpnet, kan du se siste innsendingsdato/-klokkeslett for hver enkelt.

Du har tilgang til følgende fra fanen Tilbud:

● Tilbud (1-for-1-presentasjon)

Når du klikker på koblingen Tilbud for en leverandør, får du tilgang til tilbudet deres i utskriftsvennlig versjon.

Her får du tilgang til Prisskjema og detaljer om prising. Andre kommentarer om dokumenter kan også vises.

Kvalifisering

Når du klikker på [Sammenligning], får du opp en presentasjon av alle svar fra leverandører, side om side. Sammenligningen inkluderer all svarinformasjon bortsett fra

Prisskjema-informasjon og gir en rask første sammenligningsvisning av svarene som er mottatt.

Alle opplastete dokumenter fra leverandører kan lastes ned som en Zip fil

(1) Klikk Forberede zip.

(2) Last ned zip

3.5 Evaluering av anbudsbesvarelser:

Evaluering av krav (Online vurderingssystem)

Når tidsfristen er utløpt og åpningsprosedyren avsluttet av utvalgte personer/representanter, er det mulig å gå inn på Evalueringsvisning:

Eller via tilbud siden

Når du går inn på evaluering og det viser seg at vektingen har blitt delt mellom tilgjengelige seksjoner og/eller priser, vil skjermbildet gi en forklaring, slik at du kan gå ned på tre-nivå og utføre evaluering på det nivå hvor vektingen befinner seg. Du kan også, øverst i høyre hjørne, velge filter basert på obligatoriske krav.

Evaluer hver enkelt leverandør og krav,

Vedlagte dokument til kravene er synlige, poeng kan gis og kommentarer tilføyes, og leverandørenes besvarelser er synlig midt i bildet.

Over viser systemets forslag på poeng basert på hvilken prismodell du valgte (forholdsmessig vekting). Du kan alltid endre disse poengene manuellt om du ønsker en annen modell.

Når alle seksjonene er evaluert er poenggiving i form av leverandørspoeng, synlig midt på skjermen.

Individuell leverandørsevaluering

Individuell evaluering kan nå benyttes i online evalueringsverktøyet. Hvis den benyttes, vil det i evalueringen være et nytt leverandørfilter-rullgardin-alternativ for å velge en bestemt leverandør som skal evalueres. Ved å velge en bestemt leverandør, blir svarene og kommentarene for den leverandøren vist til evaluerer.

Etter evaluering av alle poster for en bestemt leverandør blir resultatene for den leverandøren ferdigstilt av evaluerer. Etter dette kan det ikke foretas ytterligere evaluering av evaluerer for denne leverandøren. Evaluerer vil kunne klikke på en ny link på evalueringssiden kalt "Liste over dine fullførte leverandører" for å se en pop-up som viser en liste over fullførte leverandører.Individuell leverandørevaluering er tilgjengelig som en separat funksjon, kontakt din lokale KGV -forhandler for mer informasjon

Evaluere leverandørskvalifisering

Gjennom en ny evaluerings post i sjekklisten- som heter 'Evaluer leverandørkvalifisering', er det mulig å vurdere hver leverandørrespons mot de obligatoriske kravene og manuelt overstyre status på svaret om nødvendig.

Denne nye evalueringssiden vil kun vise spørsmål med obligatoriske krav og bekreftelse av

svarsdokumenter. Evaluerer vil kunne se hver leverandørs svar, systemkvalifiseringen, samt et alternativ for å sette en evaluerer kvalifisering, et kommentarfelt og en xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.Xx evaluerer kvalifikasjonen for en leverandør endres, vil dette overstyre systemkvalifikasjonen og endre leverandørens svars status. Når du gjør det, blir det obligatorisk å skrive inn en kommentar.Evaluere leverandørkvalifisering er tilgjengelig som en separat funksjon, kontakt din lokale KGV distributør for mer informasjon.

Scoring skala

Ved bruk av en evalueringsmodell som er basert på vekting, er det nå mulig å score leverandørene ved hjelp av en scoring skala.

For eksempel vil det være mulig å score leverandør svar basert på en skala på 100 med intervall på 10, men en skala kan også bestå av bokstaver fra A til F eller tall fra 1 til 10 eller i et annet ønskede verdier. Det som er på skalaen, kan konfigureres i henhold til oppdragsgivers behov. Det vil også være mulig å legge til beskrivelse av scoringskalaen på evalueringssiden for å forklare verdiene til evaluerer.

Hvis scoringsskala brukes, har evaluatoren ikke mulighet til å skrive inn en score manuelt. Det vil bare være mulig å velge en score fra de forhåndsdefinerte verdiene.Scoring skala er tilgjengelig som en separat funksjon, kontakt din lokale KGV- distributør for mer informasjon.

Meldinger mellom evaluerer og team i konkurransen

Noen ganger, for eksempel ved bruk av teamevaluering, vil det være behov for å kunne kommunisere mellom evaluerer og eier av anbudet/øvrige team medlemmer, for å avklare eventuelle tvil eller spørsmål som kan oppstå under evalueringen.

Når en evaluerer har blitt tildelt en evalueringsoppgave og går til siden "Mine oppgaver", vil det være et nytt "Melding" -alternativ for hvert anbud, og også når man går inn i selve evalueringen, vil det ved hvert spørsmål være mulig å opprette en ny melding.

Evaluerer kan da sende meldinger til eier av konkurransen og øvrige medlemmer i teamet for sin konto. Evaluerer vil også kunne legge ved dokumenter i meldingene. Det er derimot ikke mulig å sende meldinger direkte til leverandørene.

Eier av konkurransen og team medlemmer vil bli varslet om den nye meldingen via en e-postmelding og meldingen i seg selv kan leses etter at du har logget inn på systemet. Xxxxxxxxx fra evaluerer vil også bli synlig for alle som deltar (team) under meldinger.

Anskaffelseprotokoll

Anskaffelseprotokoll er tilgjengelig for hvert trinn i en anbudskonkurranse, uansett hvor mange trinn som er inkludert.

Den vil være låst for redigering etter at du har invitert en leverandør til neste trinn hvis du har en flertrinnskonkurranse. Ellers vil den være låst etter at en leverandør har vunnet anbudskonkurransen.

3.6 Meldingssystem

Et meldingssystem støtter loggingen og sporingen for all kommunikasjon underveis i prosessen. Du kan sende meldinger til og motta meldinger fra de forskjellige brukerne som er involvert fra leverandørselskapene og involverte kollegaer.

På den første siden etter påloggingen, står alle uleste meldinger for å sikre at meldinger ikke forblir ubesvart.

Under Administrasjon i sjekklisten til kunngjøringen finner du «Meldinger» her finner du all kommunikasjon som har funnet sted i den bestemte konkurransen. Klikk på emnet for å se en melding.

Systemet genererer meldinger for å informere deg om når viktige hendelser inntreffer. I brukerprofilen din kan du også velge å motta disse automatisk genererte meldingene som e-postmeldinger.

For å sikre at meldinger utilsiktet blir stående ulest merkes uleste meldinger i fet skrift og med en svart konvolutt. Når den er lest vil den ha en hvit konvolutt og teksten er ikke i fet stil.

På samme måte, for å sikre at kladdmeldinger som er skrevet ikke utilsiktet blir stående usendt, vises et ikon for Ikke-sendte kladd for brukeren (både på leverandør- og kjøpersiden).

Systemmeldinger finner du under varsler og ikke i innboksen.

Send melding

For å sende en melding i en konkurranse:

1. Gå til ønsket konkurranse og «Meldinger» under administrasjon på venstre side av sjekklisten

2. Klikk på knappen [Nye melding].

3. Vinduet Melding vises.

4. Klikk på knappen [Til] for å velge mottakere og klikk knappen [Velg].

5. Der finner du alternativet å sende meldingen til alle leverandører som er invitert, og alle som vil bli invitert til konkurransen. Hvis dette alternativet velges, trenger du ikke velge noen mottakere.

6. Xxxxx et egnet emne.

7. Klikk på knappen [Legg ved filer] for å legge ved et dokument fra PC-en og velg filen(e) som skal lastes opp. Dette dokumentet vil IKKE bli lagt ved som

e-postvedlegg. Leverandøren må logge på i systemet, gå til fanen Meldinger og laste ned vedlegget derfra.

8. Klikk på knappen [Send] for å sende meldingen.

Når du sender en melding, har du muligheten til å krysse av i meldingsboksen. Da sendes en direkte-epostmelding, og det ligger en ny melding i systemet.

Meldingsarkiv

Du kan bruke Meldingsarkiv hvis du vil se gjennom alle meldinger uavhengig av konkurransen. Du får tilgang til Meldingsarkivet gjennom Navigeringslinjen.

Meldingsarkivet viser meldingene i et tradisjonelt e-postklientoppsett.

Hvis en melding opprettes og lagres men ikke sendes, blir den liggende i Kladd-mappen i meldingsarkivet.

En melding fjernes fra systemet hvis den slettes.

Du kan markere en melding som lest ved å velge den aktuelle meldingen og klikke Marker som lest.

Merk at det alltid er bedre å sende en melding direkte fra en konkurranse enn fra arkivet.

Oppdragsgiver foretar endringer

For å endre de generelle konfigurasjonene for prosessen:

1. På hovedsiden for konkurransen, klikk på knappen [Rediger fra sjekkliste…]. Siden Rediger anbudssjekkliste vises.

2. Klikk på knappen [Rediger…] nederst på siden for å endre innstillingene for prosedyren

3. Foreta de ønskede justeringene og klikk på knappen [Lagre].

Følgende restriksjoner gjelder for endringer av prosessen:

● En anbudsboks kan ikke legges til/fjernes etter at konkurransen er opprettet.

● Konkurransens betingelser kan ikke endres etter at de er akseptert av en leverandør.

● Ingen endringer kan utføres i prosessen etter at den aksepterte leverandøren er valgt.

For å endre innholdet i en Delkonkontrakt:

1. Klikk på linken Mine aktive fra hjemmesiden. Skjermbildet Mine konkurranser vises.

2. Klikk på ønsket anbudskonkurranse.

3. Klikk på linken ved konkurransedetaljer på ønsket delkontrakt.

4. Bruk de forskjellige delene av sjekklisten til å redigere innhold.

Alle endringer som utføres, logges og kan gjennomgås i Revisjonsspor. På den måten er det enkelt for deg, så vel som leverandører som er involvert, å se hvilke endringer som er utført og når. Du kan se informasjon om alle leverandørene mens hver leverandør bare ser deg og sine egne endringer.

Revisjonsspor har en kobling for å dokumentere versjonshistorikk når et dokument lastes opp, oppdateres (til en ny versjon) eller slettes.

Dette vinduet med dokumentversjonshistorikk viser alle tidligere og nyere versjoner av dokumentet. Alle versjoner er aktivert for visning/nedlasting. Versjonen du klikker på i revisjonssporet utheves og et ikon viser om en versjon er fjernet.

Leverandørside: Hvis et dokument endres på kjøpersiden og leverandøren har tilgang til dokumentet (dvs. leverandøren har akseptert invitasjonen), kan leverandøren se historikken til dokumentet i Konkurranserevisjonssporet. Bare versjoner som er gyldige og opprettet etter den første leverandøren har akseptert invitasjonene, er tilgjengelige. Dvs. alle leverandører kan få tilgang til samme kjøperdokumentversjoner.

Kjøperside: Hvis leverandøren har sendt forslaget sitt og et dokument som er vedlagt svaret endres, kan kjøperen se versjonshistorikken for leverandørdokumentet i Revisjonssporet.

Bare versjoner som er gyldige og er opprettet etter at leverandøren har sendt forslagene, er tilgjengelige.

Ikon indikerer at dokumentet er slettet. Dokumentversjonen er fremdeles tilgjengelig for visning/nedlasting.

Leverandørdokumentet er blitt endret etter at leverandøren sendte inn forslag. En link til versjon historikk er synlig (dersom anbudsboksen er åpnet). Kun versjoner som ble godkjent og opprettet ETTER innsending av forslag er synlig

Informer leverandører

Hvis du trenger raskere svar, kan du også underrette leverandørene når endringer er utført på Konkurransen.

For å underrette leverandørene som er involvert:

1. Klikk på knappen [Varsle om endringer…] fra Administrasjonssiden i sjekklisten

2. Velg leverandørene du vil informere eller om det skal være en fellesmelding (Det vil si at den vil sendes til alle nåværende og senere leverandører som legges til eller som legger inn anbud før tidsfristen), skriv eventuelt inn en egen tekst og klikk på knappen [Gi beskjed]. Du kan også klikke på [Legg ved filer]. "Lagt ved" står i meldingsfanen så leverandøren kan finne det. .

3. Leverandørene underrettes om endringene som er utført.

Hvis en leverandør allerede har sendt svar, kan deres status også oppdateres til "bekreft tilbud på nytt" hvis du ønsker dette, ved å svare ja når dette spørsmålet vises.

Utsending som fellesmelding (gjennom MELDINGS funksjonen vist ovenfor) kan bli trukket tilbake selv om den ble sendt og er synlig for alle leverandører som har registrert interesse ved innsending. Den er ikke synlig for nye, interesserte leverandører. Dette skal benyttes når du har f.eks. små system endringer eller det urelevant å informere alle nykommere ettersom dette ikke vedrører dem. For iverksetting av dette må du gå til tidligere sent melding og klikk Deaktiver kringkasting. Xxxx at man ikke kan dra tilbake en melding som er sendt, kun deaktivere kringkatingen.Leverandører som allerede er registrert på konkurransen vil kunne lese den selv om du deaktiverer kringkastingen.

Forberede og administrer publiseringer fra sjekklisten

Klikk på Tilføy endringsskjema

Velg skjema og klikk på lagre

Fyll ut skjema

Når du har fyllt ut og kontrollert alle seksjonene i skjemaet, klikker du på «Aksepter» nederst på siden. Statusen vil bli lagret og evaluert.

Ved å klikke på «Kunngjør» vil statusen endres til «Sendt til kunngjøring».

Det vil fremgå av status når endringsskjema er publisert.

Avlys konkurransen utføres i samme funksjon. Da vil statusen i systemet endres til konkurranse er avlyst. Du må likevel sende inn en kunngjøring av konkurranseresultat til XXX for å informere om kansellering.

1. Velg Avlys kunngjøring

2. Fyll ut kunngjøring av konkurranseresultat

3.Du må i tillegg avlyse konkurransen i KGV:

3.7 To-Trinn prosess

Hvis du kjører en flertrinnsprosess og er ferdig med evalueringer, kan du lage en liste over leverandørene du ønsker å ta med i neste trinn.

For å lage en liste med leverandører til det neste trinnet:

1. Klikk på fanen [Tilbud] for nåværende trinn.

2. Velg leverandørene du vil oppføre i en liste og klikk på knappen [Short list].

3. Listen med leverandører vises i fanen Tilbud for påfølgende fase og kan inviteres. De samme kontaktpersonene hos leverandøren som hadde rettigheter i trinn 1 kan sendes til trinn 2.

Invitasjonen til påfølgende trinn følger stegene oppført i skjermbilde nedenfor. Alle dokumenter, prisskjema-elementer og kvalifiseringsspørsmål kan legges til det andre trinnet, uavhengig av det første trinnet. Husk at neste trinn blir kun låst opp for leverandøren etter at du har inivtert dem til trinnet.

Tildeling til foretrukket leverandør/Kontraktstildelning

Hvis du har kjørt gjennom ett eller flere konkurransetrinn og har bestemt deg for å velge én eller flere leverandører, kan tildelingen administreres uavhengig, online, eller hvis du skal kjøre prosessen for kontraktadministrasjon online eller ikke.

For å velge foretrukket leverandør/Kontraktstildelning:

1. Klikk på knappen [Kontraktstildeling] i sjekklisten.

2. Velg leverandøren som du vil fortsette med og klikk på knappen [Lagre].

3. Skriv hvorfor leverandøren ble valgt og klikk på knappen [Lagre].

4. Leverandører varsles ikke automatisk av systemet (med mindre Alcatel-direktivet er på plass). Kjøperen må sende beskjed om tildelingen til leverandørene. Dette kan gjøres med funksjonen [Lag melding], se skjermbilde nedenfor. Du kan velge en forhåndsdefinert e-postmal for å sende underretting om tildelingen til leverandører.

Send melding om tildeling

På denne siden administrerer du meldinger til tildelte og ikke tildelte leverandører. Meldinger kan sendes til alle leverandører eller til leverandører individuelt. Denne siden viser alle leverandører som har gitt respons. Man kan sortere på tildelte og ikke tildelte leverandører.

Man kan sende til alle leverandører eller separat til hver enkelt leverandør.

Klikk på Lag meldinger for å sende melding til en spesifikk leverandør. Velg en meldingskategori. Mottageren i den valgte kategorien blir automatisk lagt til, man kan også legge til ytterligere e-post mottakere om man ønsker det.

Fra Tildelingsmeldinger får man en oversikt over alle tildelingsmeldinger man har sendt:

Lag en melding til alle leverandører. Velg kategori for den type melding du ønsker å sende:

Alle leverandører man har som intensjon å tildele for kunngjøringen (I dette tilfellet) er listet. Man kan hake ut en leverandør om nødvendig.

Administrer kunngjøring av tildeling

Kontraktstildelinger kan enten opprettes fra sjekklistens punkt «Publiseringssjema(er) for kontraktstildeling»

Legg til Tildeling og Klargjør skjema.

Ikke glem å publisere tildelingen når du er ferdig med å fylle ut skjema

Bruke Alcatel-direktivet

Alcatel-direktivet er et sett med regler som brukes i EU for å sikre at leverandører får muligheten til å utfordre en tildeling som skjer i en spesifikk tidsperiode, kalt stillstandsperioden. Stillstandsperioden angis når leverandøren blir valgt.

MERK! Dersom du velger å benytte denne funksjonen vil det medføre at systemet automatisk sender ut kontraktstildelingsbrev og gir leverandørene mulighet til å utfordre din beslutning via systemet. Leverandørene har også muligheter til å anmode om rapporter gjennom systemet. For å gjøre denne funksjonen tilgjengelig må dette innstalleres i en prosessmal av din virksomhetsadministrator.

4. Bruker administrasjon

4.1 Rediger brukerprofil.

Du har logget på og klikk på din personlige profil, som du finner mellom administasjon og hjelp på den blå linjen øverst. Nå kan du endre dine brukerdetaljer.

Redigering av brukerdetaljer:

1. Velg den personlige profilen. Xxxxxxxxxxxxxxx er nå synlige på skjermen.

2. Xxxx Xxxxx-linken i brukerprofilen for å endre brukerdetaljer. Eks. på redigerbare brukerdetaljer er brukernavn, passord, tidssone, meldingsinnstillinger, foretrukket språk, osv. Xxxxx innstilingene og velg [Lagre].

Varslingsinnstillinger.

Varslinger er handlinger som blir utført i systemet og hvordan du vil foretrekke å motta disse varslingene. En system-melding er alltid sendt for en varsling, og du kan velge om du også ønsker å motta e-post for varslingene.

ActiveX instillinger.

ActiveX er en funksjon som nedlastes og installeres på datamaskinen slik at du får tilgang til tilleggsfunksjoner i CTM. ActiveX er kun tilgjengelig på klientens Windows plattform og

Web-leser må være Internet Explorer. Installering av ActiveX krever tilgang til et

installeringsprogram i datamaskinen, d.v.s. du må være definert som superbruker eller system-administrator.

For å installere hver enkelt ActiveX , klikk på (last opp)-knappen ved siden av ActiveX. Du kan også installere alle samtidig ved å laste ned hele installasjonsprogrammet og deretter å installere på vanlig måte.

Dersom du ikke har tilgang til installasjonsprogram, kan du laste ned en installasjonsfil og be din interne supportavdeling om å installere ActiveX.

Følgende ActiveX er tilgjengelig:

ActiveX	Beskrivelse:
Analytisk motor	Den analytiske motoren er benyttet i et Anbud for å gi poeng og evaluere svar mottatt fra leverandører. Utviklet av Mercell CTM
Opplasting av administrator	Opplasting av administrator er et verktøy brukt i forbindelse med opplasting av flere filer og mappestrukturer fra din lokale disk til hvilket som helst dokument-arkiv i systemet. Utviklet av Mercell CTM
Chart FX	Chart FX er brukt i eAuksjon-modulen for å vise diagram over anbud som er levert i løpet av auksjonsprosessen. Utviklet av Software FX
CAPICOM	Capicom er brukt for å opprette digitale signaturer som skal benyttes på siden. Utviklet av Microsoft
Flash	Flash er brukt for å vise grafikk, i f.eks. en leverandørprofil, samt oversiktsdiagram. Utviklet av Macromedia
Digital signaturfunksjon	Digital signaturfunksjon som tillater deg å signere dokument og svar digitalt på siden fra leverandører. Utviklet av Mercell CTM

Sertifikat.

Det er to typer sertifikat som kan lastes opp i din brukerprofil. (i) er brukt ved pålogging og signering av kontrakter. (ii) er brukt ved kryptering og dekryptering av anbudsboksen i et tilbud.

i – Et digitalt sertifikat som benyttes ved pålogging og signering av kontrakter og som lastes opp fra siden hvor redigering av hoved brukerinformasjon utføres. F.eks tidssone og språk.

ii – Et digitalt sertifikat i hovedvisningen og som brukes ved kryptering og avsending av konvolutter som er en del av et Anbud når offline redigering utføres.

4.2 Digitale signaturer

I systemet kan du bruke og legge inn forskjellige varianter av sertifisering som brukes i sammenheng med digital signering. Disse kan legges inn på land- og organisasjonsnivå. Under ser du hvordan disse innstillingene, ser ut og det er mulig å føye dem til (dersom du har digital signaturmodul) i prosedyremaler. Innstilling for å tillate autentisitetsbrev kan også legges inn i prosedyremalen. Dersom du allerede har noen av disse vil du automatisk bli gitt andre innstillinger.

Dersom innstillingen til autensitetsbrevet er aktivert vil leverandøren få muligheten til å velge å enten signere svaret digitalt, eller sende inn et signert autensitetsbrev/tilbudsbekreftelsesbrev via meldingsfunksjonen på konkurransen.

Som oppdragsgiver vil du se forskjellen på leverandørenes svar som er sendt med digital signatur og hvem som har sendt tilbudsbekreftelsesbrev. Når du åpner svarene blir du også i stand til å kontrollere at tilbudsbrevet samsvarer med online informasjon Ved å klikke på ikonet ved siden av tilbudet vil du se brevet/hvilket sertifikat de har brukt. Brevet innholder en kontrollkode som du også ser i tilbudet.

Klikk på Tilbud:

Scannet tilbudsbrev sent på melding:

Dersom du finner samme signatur (kontrollkode) på både utskrevet tilbudsbekreftelsesbrev fra leverandøren og på svarsiden, har du verfisert at svarene er uendret og ikke er sendt inn på nytt etter at autensitetsbrevet ble skrevet ut.

Kjøper side: Ved å klikke på digital signatur blir sertifikatet brukt for signering validert mot en ekstern valideringstjeneste. De fleste norske leverandører benytter seg av Norsk Bank ID når de signerer. Ved å klikke på symbolet for digitalsignatur på tilbudet vil du få en bekreftelse på hvem Bank ID er utstedt til, hvilken bank og serienummer.

5. Mine oppgaver:

På hjemmesiden er det en link tilgjengelig til «Mine oppdrag». Denne viser en oversikt over oppdrag som involverer deg.

Brukere som er kontraktseier kan tildele oppdrag til forskjellige brukerer og eksterne personer. Oppdragene som blir tildelt andre brukere av deg er vist i fanen Sendte forespørseler. Der er kan du se hvem som er oppdragseier samt start- og fullføringsdatoer. Eksternt sendte oppdrag blir synlig på listen over avsendere og er gitt statusen “klar” (p.g.a at eksterne personer ikke har tilgang til systemet og derfor kan oppdraget aldri bli satt som ferdig)

Xxxxxxxx som er tildelt forskjellige oppdrag kan også se listen over oppdrag. På fanen { Mottatte forespørsler} finner du de forskjellige oppdrag som andre kontraktseiere har tildelt deg.

Når den tildelte bruker har registrert oppdraget som ferdig, blir det fjernet fra Forespørselsfanen og er nå å finne under fanen {Fullført }

6. Dokumentmapper

Dokumentmapper muliggjør lagring av dokumenter i systemet for senere bruk i Anbud eller prisgiving uten å laste opp samme dokument flere ganger. Distribusjon av nye versjoner, osv, blir også enklere.

Følgende dokumentmapper er tilgjengelige:

● Firmaets dokumentmappe – Dette er hvor du lagrer dokument som er delt internt i selskapet og benyttet i Anbudsprosessen. Enhver intern bruker kan linke eller kopiere disse dokumentene til alle Anbud eller kontrakter. Kun foretakets administrator kan oppdatere dokumenter i foretaksmappen.

● Brukers dokumentmappe – Her lagrer du personlige dokument. Disse er utilgjengelige for andre brukere.

● “Prosjekt” dokumentmappe – Her lagrer du dokumenter relatert til et spesifikt “Prosjekt”. Enhver bruker er tillatt adgang til, og nedlasting av “Prosjekt”. Alle redigerere kan endre, fjerne eller tilføye dokument til “Prosjekt” mappen.

Når en konkurranse er opprettet, kan det bli “linket” fra mappen for å bli inkludert i konkurransen. Når et dokument eller mappe er linket så vil endringer i dokument/mapper også gjenspeile seg i konkurransen som har tilføyd disse.

Opplasting av dokumenter fra datamaskinen.

Dokumenter blir lastet opp ved hjelp av opplastingsfunksjonen. Dokumentene kan enten bli lastet opp direkte, eller planlagt opplastet i løpet av kontortiden dersom store mengder data må opplastes.

Hvordan laste opp dokumenter fra datamaskinen med ActiveX:

Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i.

1. Klikk på (Last opp filer...)-knappen. Du vil da få tilgang til Upload Manager hvor filer og/eller mapper blir valgt. Dersom mapper er valgt kan mappehiearkiet også lastes opp. Det er derfor anbefalt at dokumentene struktureres hensiktsmessig på datamaskinen før opplasting.

Hvordan planlegge opplasting av dokument (kun med activeX):

1. Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i.

2. Klikk på (Last opp filer)-knappen og velg filer som skal opplastes.

3. Klikk på (Tidsplan)-knappen. I et separat vindu kan du angi tid for opplasting. Datamaskinen vil da, dersom den er tilkoblet internettet, iverksette opplasting på angitt tid.

NB! Datamaskinen må være tilkoplet internett for å iverksette planlagt opplasting.

Dersom du ønsker å kansellere planlagt opplasting eller oversikt over status på opplasting, velg Planlagt Opplasting linken på hovedsiden eller klikk på i skuffenheten på datamaskinen.

Et vindu som viser liste over planlagte jobber og deres status.

6.1 Versjonstyring.

Hvordan laste opp en ny versjon av et dokument:

1. Klikk på pil ned etter dokumentnavnet og xxxx Xxxxx....

2.Dokumentdetaljer er nå synlig.

3. Velg (Last opp ny versjon ) for å laste opp ny versjon av dokumentet.

1. Prisskjema

Avhengig av autoritet kan det stå prisoversikt, prisinformasjon eller prisliste i stedet for prisskjema i KGV.

Prisskjema tilbyr verktøy som lar deg jobbe effektivt med hele regnskapsfiler. Ved å bruke prisskjema administratoren kan du utveksle data med estimering av anbudsmeldinger, bryte opp en prisskjema fil til separate filer for senere distribusjon innen anbudsmeldinger, og følge opp priser på rader i prisskjema.

For å få tilgang til prisskjema-administratoren i prosjekt:

1. Klikk på koblingen Mine konkurranser fra hjemmesiden.

2. Trykk på Prisskjema.

3. Listen over prisskjema filer vises i "prosjektet", om de er aktuelle.

For å lage en ny prisskjema:

1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser

2. Trykk på Prisskjema

3. Trykk på [Lag prisskjemafil]

4. Før inn navnet på prisskjema og trykk på [Lagre].

5. Trykk på navnet for å åpne den nye prisskjema.

Faner i prisskjema:

Et opprettet prisskjema har følgende faner:

● Linjer – Inneholder hele prisskjema-filen i en lang liste. Fra denne fanen importerer du data fra estimeringsanbudsmeldinger, endre/slette elementer osv.

● Avsnitt – Inneholder de avsnitt som er opprettet. Fra denne fanen kan du opprette avsnitt, se linjer per avsnitt og splitte ett prisskjema i deler ved å bruke en montør.

● Reelle priser– Se prissettingen av hele prisskjemaet ved avsnitt. I denne fanen kan du se valgte priser for hvert avsnitt og en kobling til det aktuelle tilbudet.

● Dokumenter – Inneholder alle dokumentene som er lagt ved alle elementene i prisskjemaet. Elementene vises som mapper og i trevisning. Her kan du på en enkel måte legge ved dokumenter til hvert element

Du kan legge data til ett prisskjema på tre forskjellige måter:

● Lage rader direkte innenfor anbudsstyring– Enkelt elementer kan opprettes manuelt innen KGV

● Importer data fra et eksternt system– Anbudsordningensstøtteroppføringsimport samt flere importer hvis det eksterne systemet brukes som mester. Man kan også importere fra et Excel-ark. Du finner malen for Excel-arket på importsiden.

● Importering av data fra en mottatt forespørsel – Hvis du har mottatt en forespørsel, kan du bruke data du har mottatt for å lage din egen prisskjema-fil som du kan bruke til å samle inn priser fra forskjellige leverandører.

1.1 Lag rader direkte i anbudsstyringen

Du kan lage rader direkte i et prisskjema i KGV. Du kan bruke dette til å fylle ut ett tomt prisskjema eller til å legge rader til importert data.

For å opprette en rad fra en konkurranse på sjekkliste:

1. Klikk på linken ved Prisinformasjon

2. Velg Bruk av prisskjema

3. Trykk på [Legg til linje]. Området for oppretting og redigering av rader vises.

4. Velg type rad du vil opprette (Post / Overskrift / Melding) fra rullgardinmenyen, og skriv ferdig den påkrevde informasjonen.

5. Om ønskelig vises den estimerte prisen. Den kan brukes som målestokk for mottatte priser.

6. Trykk på [Lagre].

1.2 Import av prisskjema fra eksternt system

KGV støtter import av prisskjema fra eksterne systemer. Etter importen kan data redigeres på samme måte som du ville redigert data som opprettes i anbudsløsningen.

Import av data fra et eksternt system:

1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden.

2. Trykk på Prisskjema fra skjermbildet Mine konkurranser.

3. Trykk på navnet til prisskjema. { Linjer } faneområdet aktiveres.

4. Trykk på [Importer data] .

5. Bruk Bla-funksjonen til å velge den filen du vil importere fra datamaskinen.

6. Trykk på [Importer] .

7. Prisskjema som importeres, vises. Gjør eventuelle forandringer og trykk Importer.

8. Import-rapporteringssiden med informasjon om den kommende importen, vises. Siden viser antall elementer som vil opprettes i systemet. Om systemet finner feil i importfilen sier systemet fra om dette, og du vil bli spurt om å enten fortsette eller avbryte importen. Om det finnes mer enn tre feil i importfilen er sjansen stor for at noe er galt med filen, og den kan dermed ikke importeres.

9. Trykk på [fortsett] for å gjennomføre importeringen, og OK for å bekrefte.

10. { Linjer } faneområdet aktiveres.

11. Trykk på fanen { Avsnitt } for å se eventuelle importerte avsnitt.

Importering av mange filer(om det eksternesystemet støtter dette):

Om du fortsetter å gjøre endringer etter import av prisskjema kan du importere det samme prisskjemaet en gang til. Følgende informasjon vises ved andre gangs importering:

● Antall nye elementer – Antall elementer som vil opprettes.

● Oppdaterte elementer – En liste over alle forandrede elementer. Du kan velge å oppdatere alle eller bare noen av elementene.

● Ikke oppdaterte elementer – En liste over elementer som IKKE vil bli oppdatert. De kan ha blitt OPPRETTET på anbudsløsningen ETTER forrige IMPORTERING, eller de kan ha blitt SLETTET i det EKSTERNE systemet. Om de har blitt slettet må du i tillegg finne dem i listen og slette dem i anbudsløsningen.

Trykk på [fortsett] for å utføre oppdateringen. Du kan importere så mange påfølgende filer du vil.

1.3 Formatering og redigering av data fra prisskjema

For enkelt å kunne lese og navigere innen prisskjemaet varierer formateringen på topptekstnivåene i tekststørrelse, bruk av fet skrift, kursiv osv. Rader justeres også riktig i forhold til plasseringen i prisskjemaet.