FASTPRISAVTALE Denne avtale (”Avtalen”) er inngått den __________ mellom
Denne avtale (”Avtalen”) er inngått den __________ mellom
(1) _____________________________________ (”Byrået”) og
(2) _____________________________________ (”Oppdragsgiver”)
1.Formål OG GJENNOMFØRING
Partene har ved signering av Avtalen inngått en fastprisavtale. Bakgrunnen for dette er at Oppdragsgiver har et varig behov for byråtjenester og selskapet ønsker å sikre seg tilgang på Byråets kompetanse og ressurser innenfor disse områdene (fyll inn).
Fastprisavtalen forutsetter godt samarbeidsklima og tett dialog. Partene skal derfor møtes minst en gang i året for å evaluere samarbeidet.
Med mindre noe annet er skriftlig avtalt kan Oppdragsgiver ikke benytte andre byråer som leverer samme type tjenester som skal leveres av Byrået ihht denne Avtalen. Dette skal gjelde så lenge denne Avtalen er i kraft.
Avtalen omfatter ikke medieplassering, produksjon av reklamefilm, samt radio-, foto og web-produksjon.
KF kommentar: Det er viktig å vurdere om flere tjenester skal unntas fastprisavtalen, evt om tjenester skal uttrykkelig inkluderes.
Oppdrag som Byrået skal utføre på vegne av Kunden og som ikke faller inn under de tjenester som leveres ihht denne Avtalen, skal nedfelles i egne avtaler og faktureres ihht Byråets til enhver til gjeldende timepriser.
2.AVTALENS OMFANG og varighet
Avtalen trer i kraft ved signering og gjelder i [2] år (initiell avtaleperiode). Avtalen kan ikke sies opp i den initielle avtaleperioden. Dersom Avtalen ikke ønskes forlenget etter utløpet av den initielle avtaleperioden, kan hver part sende skriftlig melding til den andre parten fem måneder før utløpet av den initielle avtaleperioden.
Dersom Avtalen ikke sies opp, gjelder Avtalen videre i ett års-perioder (påfølgende avtaleperioder). Dersom Avtalen ikke ønskes forlenget etter utløpet av den aktuelle påfølgende avtaleperioden, kan hver sende skriftlig melding til den andre parten fem måneder før utløpet av den aktuelle avtaleperioden.
Det skal betales fullt vederlag i oppsigelsesperioden.
KF kommentar: Avtalen gjelder i utgangspunktet for 2 år, deretter kan den forlenges ett år av gangen. I oppsigelsestiden betales fullt fastpris-vederlag. Byrået har selv ansvaret for bemanningssituasjonen under og etter avviklingen av fastprisavtalen. Det utløses ingen erstatningsplikt eller avgangsvederlag ved avviklingen. Fordelen med å ha 5-måneders oppsigelsestid er derfor anledning til omstilling. Dersom oppsigelsestiden forhandles til å bli kortere, må byrået være beredt på konsekvensene ved å ha personell som jobber dedikert opp mot en kunde.
3.Kontaktpersoner og KjernetEam
Byrået har satt sammen følgende kjerneteam for Oppdragsgiver som skal være kontaktpersoner i avtaleperioden:
[fyll inn]
Som kontaktpersoner hva gjelder avtaleforholdet – ikke enkeltaktiviteter, har partene utpekt følgende personer:
For Byrået: [navn, tlf og e-post på kontaktperson]
For Oppdragsgiveren: [navn tlf og e-post på kontaktperson]
Begge parter kan endre kontaktpersoner ved å gi skriftlig varsel til den andre, der ny kontaktperson og kontaktdetaljer meddeles.
4.Gjennomføring av aktiviteter
4.1Generelt
Byrået skal i hele avtaleperioden påse at Byrået kan tilby den kompetanse og bistand som er nødvendig for å gjennomføre de byråtjenester som Oppdragsgiver har behov for og som ligger til grunn for fastprisen angitt i pkt. 5. Byrået skal gjennomføre sine tjenester til høy kvalitet og i henhold til gjeldende bransjenorm.
4.2Oppdragsgivers plikt til å gi informasjon
Før hver enkelt markedsaktivitet eller byråtjeneste igangsettes skal Oppdragsgiver skriftlig gi den informasjonen som Byrået trenger for å gjennomføre aktiviteten. Slik informasjon skal innebefatte brief, teknisk informasjon, samt andre opplysinger og underlag som er nødvendig for at aktiviteten kan utføres i samsvar med Oppdragsgiverens krav, herunder innhold, kvalitet og fremdriftsplan. Oppdragsgiver skal angi i hvilke medier og på hvilken måte arbeidene skal brukes.
Oppdragsgiver skal spesielt påse at spesielle krav til teknisk plattform, bruk i digitale medier, programvare, programvareversjon eller liknende blir uttrykkelig meddelt. Det samme gjelder andre spesifikke krav som Oppdragsgiver har, slik som eksempelvis krav for å sikre at resultatet kan nyttiggjøres som forutsatt.
Informasjonen angitt i avsnittet over skal overleveres før aktiviteten igangsettes. Dersom dette ikke er mulig, skal informasjonen overleveres uten ugrunnet opphold, og Byrået skal informeres om når informasjonen kan forventes. Byrået har intet ansvar for feil og mangler som følge av at Oppdragsgiver ikke har gitt de nødvendige opplysninger ihht pkt. 4.2.
4.3Gjennomføring av aktiviteter
Byrået skal påbegynne aktiviteten til den tid som partene er blitt enige om og gjennomføres innen de fastsatte frister.
Byrået har rett til å kreve fristforlengelse, dersom: 1) Arbeidsomfanget viser seg å være større enn hva partene forutsatte på avtaletidspunktet, og/eller 2) Feil, ufullstendige eller mangelfulle opplysninger fra Oppdragsgiveren eller noen denne svarer for, og disse opplysningene har betydning for fremdriften, og/eller 3) forsinkelser som skyldes Oppdragsgiveren eller noen denne svarer for.
Med mindre annet er skriftlig avtalt, har Byrået rett til å bruke underleverandører for utførelsen av aktivitetene. Byrået er ansvarlig for at arbeid som utføres av underleverandøren skjer i henhold til det partene er blitt enige om.
4.4Korrektur
Oppdragsgiveren skal lese korrektur av endelig utkast, med mindre annet avtales. Oppdragsgiver er ansvarlig for feil i staving, innhold eller andre feil som Oppdragsgiveren burde ha oppdaget ved egen gjennomgang.
5.FASTPRIS
5.1Fastsettelse av fastpris
Basert på Oppdragsgivers detaljerte plan over markedsaktiviteter, inkl. markedsføringsbudsjett for perioden x – x, og Byråets estimerte timeforbruk er partene enige om at det i samme periode skal betales NOK x som fastpris totalt, hvorav månedlig fakturering er NOK x, eks. mva.
KF kommentar: For å utarbeide en forsvarlig fastpris er det viktig at Oppdragsgiver gir en detaljert oversikt over forventet aktivitetsplan.
Fastprisen skal fastsettes hvert år. Innen utløpet av [dato] skal derfor partene bli enige om fastpris for påfølgende kontrakts-år. Oppdragsgiver forplikter seg til i god tid forut for denne dato, og senest fire uker før, å overlevere til Byrået en detaljerte plan over markedsaktiviteter, inkl. markedsføringsbudsjett for den kommende perioden.
5.2Hva fastprisen inkluderer
Fastprisen inkluderer følgende byråtjenester:
[fyll inn]
KF kommentar: Vurder nøye hvilke tjenester som bør ligge i fastprisen og hvilke tjenester som bør falle utenfor. Husk at fastprisen bør inneholde en viss margin og ta høyde for at arbeidet kan vise seg å bli mer omfattende enn estimert av byrået ved inngåelsen av fastpriseavtalen. Det kan med fordel presiseres hvor mange ganger en kunde kan be om endringer/justeringer/nye forslag pr tjeneste som spesifiseres, for eksempel tre ganger]
Fastprisen inkluderer ikke følgende byråtjenester:
[fyll inn]
For tjenester som ikke er en del av fastprisavtalen gjelder Byråets til enhver tid gjeldende satser. Byrået kan likeledes kreve dekket reiseutgifter, utlegg og andre innkjøp som skjer i forbindelse med gjennomføring av aktiviteter for Oppdragsgiver.
5.3Betalingsforpliktelser
Fastprisen faktureres forskuddsvis månedlig. Fakturaene forfaller til betaling [30] dager etter at de er utstedt av Byrået.
I tillegg til fastpris skal Oppdragsgiver dekke Byråets kostnader til innkjøp av materialer og tjenester fra tredjemann, og godtgjørelser til underleverandører og eksterne rettighetshavere, reisekostnader og andre utlegg. Byrået har rett til et påslag på [x] % for slike kostnader. Byrået skal på forespørsel kunne fremlegge dokumentasjon for innkjøpte materialer, tjenester, reisekostnader og utlegg.
Ved forsinket betaling har Byrået krav på forsinkelsesrenter etter lov om renter ved forsinket betaling. Ved betaling i annen valuta enn norske kroner, har Byrået rett til å få dekket eventuelt tap som følge av endringer i valutakursen.
5.4Håndtering av over- og underforbruk
Hvert halvår skal partene gjennomgå Byråets faktiske timeforbruk, herunder sammenholde faktisk medgått tid og den tidsbruk som ble estimert i pkt. 5.1.
Dersom Byrået har brukt mer tid enn det som ligger til grunn for beregningen av fastpris ihht pkt. 5.1, er partene enige om følgende: Oppdragsgiver skal betale for 50 % av overforbruket, beregnet ut fra Byråets gjeldende timepriser.
Dersom Byrået har brukt mindre tid enn det som ligger til grunn for beregningen av fastpris ihht pkt. 5.1, er partene enige om følgende: Tilgodehavende tid overføres ny fastprisperiode. Dersom Avtalen ikke videreføres, har ikke Kunden krav på tilbakebetaling eller andre ytelser fra Byrået.
KF kommentar: Fastprisavtalen forutsetter i utgangspunktet elementer av aksept av risiko for at det arbeides mer eller mindre enn det som ligger til grunn for beregningen av fastprisen. Avhengig av risikoeksponeringen, bør det vurderes en mekanisme for håndteringen av over- og underforbruk. Et forslag til slik regulering fremgår av dette punktet. Det bør vurderes om byrået anser seg best tjent med å ta med en bestemmelse som pkt. 5.4 eller om det er ønskelig å fjerne punktet i sin helhet, evnt gjøre justeringer.
Rettigheter til utnyttelse av resultatet
Rettigheter til utnyttelse av resultater skapt av Byrået
Oppdragsgiver har rett til å utnytte resultatene av Byråets arbeid som skapes for Oppdragsgiver i en periode på 2 år fra ferdigstillelse, med de presiseringer som fremgår nedenfor.
Oppdragsgivers rettigheter iht. dette punktet gjelder kun for bruk i de medier og på de måter som er angitt i medhold av pkt 4.2. Oppdragsgiveren har ikke rett til å gjøre endringer i arbeidene eller overdra arbeidene eller rettighetene til arbeidene til tredjepart.
Rett til utnyttelse av utførte arbeider inkluderer ikke digitale maler, kildekode (tekst skrevet i et programmeringsspråk) eller databaser, inkl. endringer, bearbeidelser og videreutviklinger av slike.
Oppdragsgiverens rettigheter forutsetter at vederlaget er fullt ut betalt. Bruk utover det som er avtalt skal kun skje etter avtale med Byrået. Byrået har i en slik situasjon krav på tilleggsvederlag.
Oppdragsgiver overdrar alle rettigheter til varemerker og design som Oppdragsgiver har klargjort på forhånd at skal registreres som varemerke og/eller design. Oppdragsgiver er ansvarlig for at registrering finner sted. Oppdragsgiver skal selv påse at det gjøres vurdering av registrerbarhet.
Byråets rettigheter til utførte arbeider
Byrået beholder alle opphavsrettighetene og andre rettigheter til det arbeidet som Byrået skaper i medhold av Avtalen. Byrået forplikter seg til ikke å bruke arbeidet på en måte som er klart i strid med Xxxxxxxxxxxxxxxx interesser, dog skal generelle konseptideer og skisser kunne brukes fritt.
Byrået har alltid rett til å vise resultatene av eget arbeid i egen markedsføring, herunder på Byråets egne nettsider. Byrået har rett til å sette sitt navn på diskret plass på det materiale som utarbeides for Oppdragsgiveren.
Forhold til underleverandører og eksterne rettighetshavere
Dersom Byrået benytter underleverandører, eller det er nødvendig å innhente samtykke eller klarere bruk av tredjeparts rettigheter, skal Byrået søke å avtale utnyttelsesrett som gir Oppdragsgiver rettigheter som angitt i pkt. 6.1. Dersom dette ikke er mulig, skal Byrået meddele dette til Oppdragsgiveren skriftlig innen rimelig tid. Oppdragsgiver forplikter seg til ikke å benytte slike tredjepartsrettigheter i annen utstrekning enn det som er avtalt mellom byrået og rettighetshaver.
Ved bruk av materiale som Oppdragsgiveren har utarbeidet eller fremskaffet er Oppdragsgiveren ansvarlig for at bruken ikke innebærer krenkelse av rettigheter som besittes av tredjepart.
Eiendomsrett til fysisk materiale. Oppbevaringsplikt.
Oppdragsgiveren har eiendomsretten til eventuelt fysisk materiale fra kampanjer e.l. som Byrået eller Byråets underleverandører har utarbeidet for, og som er fullt ut betalt av Oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren har rett til å kreve slikt materiale overlevert fra Byrået. Byrået har likevel rett til å beholde enkelte eksemplar av materiale til bruk i egen markedsføring.
Dersom materialet ikke overleveres, har Byrået plikt til å oppbevare materialet i 2 år regnet fra arbeidet ble avsluttet. Oppdragsgiveren dekker eventuelle kostnader ved overlevering og oppbevaring.
Byrået har ikke plikt til å oppbevare originaler (master), maler, arbeidseksemplar eller annet materiale, inkl. digitale filer, som er utarbeidet i forbindelse med arbeid som utføres for Oppdragsgiver. Byrået har heller ingen plikt til å overlevere maler eller originaler til Xxxxxxxxxxxxxxx med mindre dette er særskilt avtalt.
Dersom resultatet av arbeid for Oppdragsgiver kun foreligger elektronisk, skal resultatet overleveres på et digitalt medium som avtales mellom partene og som markeres som original.
ANSVAR FOR overholdelse av lover og bransjekutymer. Etikk
Oppdragsgiveren er ansvarlig for aktivitetene som skal gjennomføres av Byrået og bruk av arbeidene ikke er i strid med bestemmelser i lov eller særlige bransjekutymer som er spesielle for Oppdragsgiverens bransje, som f eks legemiddel-, alkohol-, og næringsmiddellovgivning. Byrået har anledning til å si fra seg aktiviteter som er i strid med Byråets etiske retningslinjer.
MISLIGHOLD og forsinkelse
Forsinkelse
Byrået er ikke ansvarlig for forsinkelser, feil eller mangler som er et resultat av spesifikasjoner, informasjon og materiale levert av Oppdragsgiveren, eller for mangelfull spesifikasjon eller informasjon gitt av Oppdragsgiveren. Ved forsinkelse skal Byrået varsle Oppdragsgiveren uten ugrunnet opphold. Varselet skal angi årsak til forsinkelsen og så vidt mulig angi når arbeidet kan ferdigstilles.
Byråets samlede ansvar er under enhver omstendighet begrenset oppad til to-måneders vederlag slik dette kan beregnes i medhold av punkt 5.1.
Reklamasjon
Oppdragsgiveren må reklamere skriftlig til Byrået senest innen 14 dager etter at mangelen ble eller burde blitt oppdaget. Byrået er likevel ikke ansvarlig for forhold som ikke er reklamert over innen 2 måneder etter avslutning av den aktuelle aktivitet.
Mangler
Byrået har rett til å rette mangler eller foreta omlevering innen rimelig tid. Dersom Byrået ikke ønsker å rette eller omlevere, kan Oppdragsgiveren kreve prisavslag eller erstatning. Prisavslaget skal svare til forholdet mellom leveransens verdi i mangelfull og kontraktsmessig stand på leveringstiden.
Oppdragsgiveren kan kreve erstatning for dokumentert direkte økonomisk tap han har lidt som direkte følge av misligholdet. Byrået er under ingen omstendighet ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt omsetning, tapt fortjeneste, tap av data, krav fra tredjepart eller annet følgetap.
Byråets samlede ansvar er under enhver omstendighet begrenset oppad til to-måneders vederlag slik dette fremgår av punkt 5.1.
Heving
Begge parter kan etter forutgående skriftlig varsel til den annen part heve Avtalen dersom den annen part
vesentlig misligholder Avtalen, og misligholdet ikke er rettet opp innen 30 dager etter avsendt skriftlig varsel om misligholdet, eller
går konkurs, åpner gjeldsforhandlinger, innstiller sine betalinger, blir insolvent eller på annen måte kommer under kreditoradministrasjon.
Dersom Avtalen heves tilfaller ingen rettigheter til det utførte arbeidet Xxxxxxxxxxxxxxx, uansett hevingsgrunn, og Oppdragsgiveren skal tilbakelevere alt materiale Oppdragsgiveren har mottatt fra Byrået.
FORCE MAJEURE
Dersom det oppstår en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll og som umuliggjør oppfyllelse av plikter etter denne Avtalen, som for eksempel værforhold, streik, råvaremangel, konkurs hos underleverandører, eller lignende force majeure tilfeller, skal den andre parten varsles om dette uten ugrunnet opphold. Partenes forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Dersom en slik force majeure situasjon varer lenger enn seks måneder kan en part si opp Avtalen med to ukers varsel ved å sende skiftlig melding til den annen part.
På tilsvarende måte skal partenes forpliktelser suspenderes dersom forsinkelsen beror på tredjeperson som en av partene har gitt i oppdrag helt eller delvis å oppfylle, og denne tredjeperson rammes av en slik ekstraordinær situasjon som fremgår av første ledd.
KONFIDENSIALITET
Partene forplikter seg til å bevare full konfidensialitet om sensitive opplysninger tilknyttet den annen parts virksomhet som man har blitt kjent med i forbindelse med Avtalen, herunder tekniske beskrivelser, konseptideer, forretningshemmeligheter, metoder, forretningsmessige vurderinger og analyser, med mindre annet fremgår av Avtalen eller opplysningene:
må overføres til tredjemann for utførelse og/eller kontroll av Oppdraget; og/eller
må overføres til offentlig myndighet i samsvar med gjeldende rett, og/eller
lovlig kan innhentes fra annen kilde uten plikt til hemmeligholdelse, og/eller
er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene.
var kjent for parten allerede uten plikt til hemmeligholdelse.
Konfidensialitetsplikten gjelder også etter Avtalens opphør.
Partene skal sørge for at tilsvarende bestemmelser om konfidensialitet skal gjelde for alle ansatte og underleverandører som utfører arbeid i forbindelse med gjennomføring av Avtalen.
TVISTELØSNING og lovvalg
Uenighet mellom partene skal søkes løst gjennom forhandlinger. Xxxxxx partene ikke klarer å løse tvister ved forhandlinger kan tvisten bringes inn for domstolene i Norge med verneting ved den domstol hvor Byrået har sin registrerte forretningsadresse i Norge.
Avtalen reguleres av norsk rett.
Avtalen foreligger i 2 – to – eksemplarer, ett til hver av partene.
[Byrå] |
|
[oppdragsgiver] |
|
|
|
|
|
|